時(shí)間：2023-09-15 17:14:34
導(dǎo)語(yǔ)：在合同管理的職責(zé)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列省轄市(行政區(qū))土地(國(guó)土)管理局(廳)：
根據(jù)《中華人民共和國(guó)土地管理法》第九、十、十四條規(guī)定，為了使地籍管理工作制度化、規(guī)范化，經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、總結(jié)各地試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，我局制定了《城鎮(zhèn)村莊地籍調(diào)查規(guī)程(試行)》和《全國(guó)土地登記規(guī)則(試行)》，現(xiàn)印發(fā)給你們?cè)囆?。試行中的?jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)反映給我們，以便進(jìn)一步修改、完善。
在執(zhí)行《規(guī)程》和《規(guī)則》中，需注意以下事項(xiàng)：
1. 各級(jí)土地管理干部，要認(rèn)真學(xué)習(xí)地籍管理方面的知識(shí)，不斷提高地籍管理水平和業(yè)務(wù)能力。
2. 地籍管理是土地管理的基礎(chǔ)工作，地籍測(cè)量是地籍管理的專業(yè)測(cè)量。在開展地籍調(diào)查時(shí)，應(yīng)充分利用各部門現(xiàn)有、適用的圖件進(jìn)行修測(cè)調(diào)繪；沒(méi)有符合要求圖件的地方，憶分發(fā)揮有測(cè)繪力量部門的作用，可采取投標(biāo)的方法由他們承擔(dān)。不論哪個(gè)單位承擔(dān)，都必須執(zhí)行本試行規(guī)程和規(guī)則，工作完成后，將所有原始、成果資料全部交土地管理部門。
3. 各地開展城鎮(zhèn)村莊的地籍調(diào)查和土地登記等地籍工作，必須報(bào)上一級(jí)土地管理部門審批。
一、地勘單位在合同管理方面普遍存在的問(wèn)題
隨著地勘行業(yè)市場(chǎng)化的不斷推進(jìn)，除了財(cái)政項(xiàng)目外，地勘單位也承攬了越來(lái)越多的市場(chǎng)項(xiàng)目，因此經(jīng)濟(jì)合同管理的工作量大為增加，但由于各單位對(duì)合同管理的重要性的認(rèn)識(shí)程度相差較大，在合同管理的具體過(guò)程中，很多單位的合同管理僅體現(xiàn)在簽訂合同時(shí)的登記、保管、借閱等簡(jiǎn)單工作上，合同管理工作的質(zhì)量和層次都很低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)合同的管理要求。具體來(lái)說(shuō)，主要存在以下問(wèn)題：第一，簽訂合同前未進(jìn)行充分論證和相對(duì)方調(diào)查，存在較大風(fēng)險(xiǎn)；第二，合同內(nèi)容十分簡(jiǎn)單，基本合同要素不完整，不符合標(biāo)準(zhǔn)合同要求；第三，合同管理體系不健全，合同管理的制度和程序不合理，缺乏對(duì)合同履約過(guò)程的監(jiān)控；第四，合同管理單純是靜態(tài)、孤立的檔案管理，沒(méi)有與項(xiàng)目管理其他部分緊密結(jié)合，導(dǎo)致項(xiàng)目管理水平不高。
二、結(jié)合項(xiàng)目管理，加強(qiáng)合同管理的基本思路
合同是項(xiàng)目實(shí)施的依據(jù)，是項(xiàng)目管理得以有效開展的前提。合同管理必須在項(xiàng)目管理體系內(nèi)才更加具有針對(duì)性，項(xiàng)目管理水平的高低也體現(xiàn)在合同履行程度的好壞上，所以合同管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，不能孤立于項(xiàng)目管理的其他部分而存在。地勘單位必須調(diào)整項(xiàng)目管理思路、加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、完善規(guī)章制度、創(chuàng)新管理工作方法、理順管理流程、明確部門職責(zé)、升級(jí)改造管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目事前、事中的管理能力，目的是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全周期管理，確保項(xiàng)目質(zhì)量、安全、進(jìn)度、資金實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)控。而針對(duì)合同管理，則需要在學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)地勘行業(yè)特點(diǎn)加以改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)合同管理的全過(guò)程、系統(tǒng)性以及動(dòng)態(tài)管理。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)以強(qiáng)化項(xiàng)目管理為目標(biāo)，將合同管理貫穿于項(xiàng)目管理的始終，通過(guò)建立適應(yīng)現(xiàn)代項(xiàng)目管理的合同管理體系，充分發(fā)揮各部門專業(yè)優(yōu)勢(shì)并加強(qiáng)部門間的有機(jī)聯(lián)系，緊密圍繞合同的各個(gè)要素，利用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)來(lái)開展合同管理工作。同時(shí)，結(jié)合合同管理加強(qiáng)項(xiàng)目成本控制，減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目的運(yùn)行質(zhì)量安全和經(jīng)濟(jì)效益，使地勘單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理逐步向精細(xì)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向轉(zhuǎn)變。
三、地勘單位加強(qiáng)合同管理的具體措施
（一）完善合同管理基礎(chǔ)性工作
1.建立并完善合同管理相關(guān)制度。積極推進(jìn)合同管理制度化，從制度建設(shè)的科學(xué)性、實(shí)用性和長(zhǎng)效性以及實(shí)際工作特點(diǎn)出發(fā)，把“建章立制”作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程抓嚴(yán)、抓實(shí)、抓好。應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理的要求對(duì)合同管理工作流程進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，逐步建立起“以適應(yīng)市場(chǎng)需求為前提，以合同管理為核心，以項(xiàng)目實(shí)時(shí)監(jiān)控為手段”的項(xiàng)目管理體系，盡力避免合同管理中的漏洞。此外，還應(yīng)建立合同管理的定期培訓(xùn)制度，定期對(duì)合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證各項(xiàng)管理規(guī)定落實(shí)到位，切實(shí)提高合同管理水平。
2.加強(qiáng)相對(duì)方調(diào)查和管理。應(yīng)對(duì)擬合作單位進(jìn)行充分的調(diào)查，確保合作前對(duì)其知根知底，并以此為基礎(chǔ)，建立相應(yīng)的客戶名錄和協(xié)作隊(duì)伍名錄。日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，要對(duì)兩個(gè)名錄進(jìn)行動(dòng)態(tài)分類管理。針對(duì)客戶，不但要將顧客滿意度調(diào)查做好，為改進(jìn)工作提供依據(jù)，還要遴選優(yōu)質(zhì)客戶，謀求建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系，以達(dá)到降低客戶開發(fā)成本，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，減少合同履約風(fēng)險(xiǎn)的目的。針對(duì)協(xié)作隊(duì)伍管理，應(yīng)制定管理辦法，做好協(xié)作隊(duì)伍的審查考核管理工作，合作期間要嚴(yán)格規(guī)范分包單位行為，促進(jìn)其不斷提升管理及技術(shù)水平，保證項(xiàng)目達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。
3.規(guī)范合同文本。地勘單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)定的要求，及時(shí)調(diào)整、修訂適合本行業(yè)、本單位特點(diǎn)的合同統(tǒng)一文本及安全協(xié)議，并對(duì)文本的使用進(jìn)行規(guī)范，不但可以提高合同簽訂審核的效率，還可以有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)單位合法權(quán)益。
（二）做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作
1.強(qiáng)化項(xiàng)目投標(biāo)管理。通過(guò)投標(biāo)而來(lái)的項(xiàng)目，項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、安全等要求及合同文本格式、項(xiàng)目的合同金額等重要信息也通過(guò)投標(biāo)報(bào)價(jià)得以確認(rèn)。據(jù)此簽訂的合同，通常是投標(biāo)過(guò)程的一種延續(xù)，因此應(yīng)做好投標(biāo)管理工作。同時(shí)，應(yīng)把好項(xiàng)目投標(biāo)授權(quán)委托書的開具關(guān)，并對(duì)被授權(quán)人行為進(jìn)行有效約束。此外，應(yīng)優(yōu)化標(biāo)書審批流程，明確各部門審批職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)文件的審核，同時(shí)對(duì)招投標(biāo)相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管，方便隨時(shí)查閱。
2.做好項(xiàng)目前期論證工作。對(duì)重大項(xiàng)目應(yīng)進(jìn)行盡職調(diào)查，了解項(xiàng)目真實(shí)性，充分分析項(xiàng)目在現(xiàn)有政策、環(huán)境、技術(shù)、安全、經(jīng)濟(jì)等方面存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)論證資料交院統(tǒng)一保管。這些論證工作中，項(xiàng)目預(yù)算尤為重要。預(yù)算工作貫穿于項(xiàng)目始終，是對(duì)項(xiàng)目的全流程管理，也是使項(xiàng)目效益處于可控狀態(tài)的關(guān)鍵性工作。因此預(yù)算編制要科學(xué)規(guī)范。項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)對(duì)對(duì)項(xiàng)目大額成本情況進(jìn)行充分調(diào)研，盡可能貼近實(shí)際。地勘單位應(yīng)制定符合自身使用的利潤(rùn)率控制標(biāo)準(zhǔn)，為有效進(jìn)行預(yù)算編制和成本控制提供標(biāo)尺，為市場(chǎng)項(xiàng)目的洽談提供依據(jù)。同時(shí)，應(yīng)把預(yù)算利潤(rùn)率低于利潤(rùn)率控制值的項(xiàng)目作為督察重點(diǎn)，有針對(duì)性的督促各單位做好項(xiàng)目論證、控制好成本，保證資金的回收。
（三）強(qiáng)化合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控工作
1.加強(qiáng)合同流程管理。地勘單位通過(guò)健全的監(jiān)控體系，保證所有項(xiàng)目都在合同簽訂后實(shí)施，從而確保各類項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，都處于單位的監(jiān)管中。此外，還應(yīng)明確各部門的職責(zé)，從合同洽談擬定，合規(guī)性、合法性、合理性的審核，合同登記保管，合同技術(shù)、安全以及廉政風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管都明確責(zé)任到人，保證會(huì)簽流程的科學(xué)性和完整性。強(qiáng)化分包合同與主合同聯(lián)系，簽訂分包合同必須滿足主合同和成本預(yù)算的要求。
2.進(jìn)一步加強(qiáng)合同信息化管理工作。充分利用各類項(xiàng)目管理信息化工具，確保合同信息的完整性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)合同管理與項(xiàng)目其他管理的有效對(duì)接，提高合同管理的針對(duì)性和有效性。強(qiáng)化管理系統(tǒng)的查閱功能，為各類合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析提供便利。
合同管理是建設(shè)工程項(xiàng)目中的核心部分，工程項(xiàng)目管理的各方面工作都要圍繞著這個(gè)核心來(lái)開展。由于工程項(xiàng)目合同管理本身具有難度大、變量多，周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，合同內(nèi)容比較多，同一項(xiàng)目甚至有多個(gè)合同，在動(dòng)態(tài)的執(zhí)行中，合同又很容易受到時(shí)間的影響，產(chǎn)生大量的變量信息和一些不可預(yù)見(jiàn)的信息內(nèi)容，合同信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理在合同控制、傳遞和變更管理中尤顯重要。因此，面對(duì)工程合同管理數(shù)據(jù)大且繁雜的信息量，主要依靠人為力量的傳統(tǒng)合同管理模式將會(huì)耗費(fèi)管理人員大量的時(shí)間和精力，影響工作的效率。也難以滿足合同管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、嚴(yán)密、精細(xì)、快速提取的要求，對(duì)合同執(zhí)行狀況難以進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，甚至因?yàn)椴荒茈S時(shí)快速有效提供信息數(shù)據(jù)給企業(yè)管理層做決策，而不能有效滿足建筑企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)要求。當(dāng)前，我國(guó)正處于信息化快速發(fā)展時(shí)期，為工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理建設(shè)創(chuàng)造了良好的實(shí)現(xiàn)條件，只有充分利用先進(jìn)的信息規(guī)范化管理技術(shù)，才能全面提高工程項(xiàng)目管理人員的合同管理效率，從而提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。
二、國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目合同管理的基本情況
1.傳統(tǒng)工程合同管理的現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目合同管理主要體現(xiàn)在合同管理意識(shí)不強(qiáng)、管理不嚴(yán)格、職責(zé)不明確等方面，給工程項(xiàng)目的發(fā)展帶來(lái)一定負(fù)面影響。主要現(xiàn)狀有：（1）沒(méi)有完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有形成職能明確的管理網(wǎng)絡(luò)，部門職責(zé)不清，現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)不高，尤其是缺乏專職合同管理人員；（2）沒(méi)有規(guī)范的合同管理工作流程，工作要求及職責(zé)不明確，且管理方式還以手工管理方式為主，合同管理水平低下，使得施工項(xiàng)目工程的管理和執(zhí)行得不到有效保障；（3）沒(méi)有規(guī)范的文檔管理制度，在簽訂書面合同時(shí)，往往不夠規(guī)范，周期長(zhǎng)，合同履行過(guò)程中不夠理想且易給企業(yè)造成不可預(yù)計(jì)的損失；（4）合同管理數(shù)據(jù)不能形成統(tǒng)一規(guī)范的管理，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，查找調(diào)用費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成后期合同管理困難?？偟恼f(shuō)來(lái)，合同體系不規(guī)范不健全，合同管理水平低，仍是我國(guó)建筑行業(yè)普遍存在的現(xiàn)象?；诖?，傳統(tǒng)的合同管理已無(wú)法滿足現(xiàn)代化建設(shè)工程項(xiàng)目發(fā)展的需求。2.工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理建設(shè)存在的問(wèn)題。存在的問(wèn)題主要如下：2.1思想認(rèn)識(shí)不足，投入力度不夠。大多數(shù)企業(yè)對(duì)合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)缺乏防范意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費(fèi)等方面支持不夠。2.2工程項(xiàng)目合同管理流程不夠明確，職責(zé)不清。大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有制訂統(tǒng)一規(guī)范的合同管理工程流程，由于缺乏統(tǒng)一的要求，各部門權(quán)責(zé)不分明，意見(jiàn)很難統(tǒng)一，造成權(quán)力大家爭(zhēng)、責(zé)任大家推的局面。甚至有些企業(yè)合同管理部門與其它相關(guān)部門缺乏溝通，各自為政，造成合同管理脫節(jié)，效率低下。這些都是企業(yè)管理之大忌，最終將給企業(yè)帶來(lái)重大的隱患。2.3合同文檔不規(guī)范不統(tǒng)一。建筑行業(yè)是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)，需要有規(guī)范統(tǒng)一的合同文檔來(lái)全面體現(xiàn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和風(fēng)險(xiǎn)。但有些業(yè)主和承包商不能完全按照合同規(guī)范文本簽訂合同，采用一些自制的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約。有些業(yè)主甚至通過(guò)自制的、籠統(tǒng)的、含糊的文本條件，避重就輕，轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險(xiǎn)。2.4合同監(jiān)督管理不到位?，F(xiàn)階段，在工程項(xiàng)目合同管理過(guò)程中，合同的申報(bào)審批、談判簽約、合同評(píng)審、履行等整個(gè)環(huán)節(jié)因無(wú)規(guī)范化管理，難以對(duì)合同全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理。2.5工程項(xiàng)目合同管理中信息化程度還比較低。不少企業(yè)在進(jìn)行工程項(xiàng)目合同管理的過(guò)程中，常常還是以傳統(tǒng)的手工操作為主要的管理方式，比如，在簽約前的合同審批和評(píng)審環(huán)節(jié)，涉及人員眾多，程序復(fù)雜，周期長(zhǎng)，造成有些合同長(zhǎng)時(shí)間不能簽定，嚴(yán)重影響工程項(xiàng)目的進(jìn)展。不僅在一定程度上增加了建筑工程項(xiàng)目合同管理的成本費(fèi)用，還嚴(yán)重影響了建筑工程項(xiàng)目合同管理效率，制約了建筑工程項(xiàng)目合同管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。2.6合同管理人員素質(zhì)不高。許多企業(yè)合同管理人員思想品德不過(guò)硬，文化水平不高，業(yè)務(wù)不精通，沒(méi)有受過(guò)正規(guī)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的法律知識(shí)，無(wú)法對(duì)合同涉及的各項(xiàng)法律問(wèn)題作出正確判斷，無(wú)法對(duì)合同進(jìn)行有效的管理。
三、實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理的措施
規(guī)范化的本質(zhì)是“統(tǒng)一”，目的是“獲得最佳秩序和社會(huì)效益”，這也是規(guī)范化的基本出發(fā)點(diǎn)，是建設(shè)工程合同管理規(guī)范化的根本目的。針對(duì)以上工程項(xiàng)目合同管理的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，筆者提出以下幾點(diǎn)措施對(duì)規(guī)范化管理建設(shè)進(jìn)行探討。1.加強(qiáng)思想引導(dǎo)，加大宣傳力度，制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實(shí)施措施。不斷強(qiáng)化思想的引導(dǎo)，加大宣傳的力度，讓工程企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員樹立正確的工程合同管理意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)對(duì)工程項(xiàng)目合同管理的重視。積極組織工作人員學(xué)習(xí)建筑企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)和合同管理知識(shí)，尤其是對(duì)于相關(guān)的《合同法》、《建筑法》等，從根本上提升從業(yè)人員的法律意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而制定科學(xué)合理的合同規(guī)范化管理建設(shè)實(shí)施措施，有效增強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目合同管理水平。2.結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，引進(jìn)技術(shù)，建設(shè)集合度較高的工程項(xiàng)目合同統(tǒng)一管理平臺(tái)。傳統(tǒng)的管理方法效率相對(duì)較低，在當(dāng)前信息化時(shí)代，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)來(lái)進(jìn)行合同管理是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢(shì)。應(yīng)鼓勵(lì)工程企業(yè)根據(jù)相關(guān)工程行業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，引進(jìn)相關(guān)科學(xué)技術(shù)，以合同相關(guān)法律法規(guī)作為基本原則，結(jié)合合同操作全過(guò)程中的因素，構(gòu)建具有網(wǎng)上申報(bào)、審批、審查、簽訂管理、履行管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析匯總等功能，屬于企業(yè)自己的集合度較高的工程項(xiàng)目合同統(tǒng)一管理平臺(tái)，有效推進(jìn)本企業(yè)工程合同規(guī)范化管理進(jìn)程。3.建立工程項(xiàng)目合同規(guī)范化管理流程。要確保工程項(xiàng)目合同統(tǒng)一管理平臺(tái)有效運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)工程合同的規(guī)范化管理，筆者認(rèn)為前提是需建立統(tǒng)一且規(guī)范的合同管理流程。首先，企業(yè)需形成一個(gè)完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)，明確合同主管部門、承辦部門及其它相關(guān)部門的工作職責(zé)及要求，從而保障統(tǒng)一管理平臺(tái)各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)作的有效性。其次，企業(yè)需形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的合同操作流程，明確每個(gè)操作環(huán)節(jié)的功能及要求，以及操作的標(biāo)準(zhǔn)流程指向，使操作人員有明晰、規(guī)范的工作指南，從而確保統(tǒng)一管理平臺(tái)快速、有效、規(guī)范的運(yùn)作。最后，企業(yè)還應(yīng)制定一系列與合同相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)程序文件，如在建工程一覽表、合同項(xiàng)目申報(bào)表、合同評(píng)審表、合同標(biāo)準(zhǔn)模板、合同管理數(shù)據(jù)臺(tái)帳等，以保障統(tǒng)一管理平臺(tái)操作的有效性。建立工程項(xiàng)目合同的規(guī)范化管理流程，除了能夠保障統(tǒng)一管理平臺(tái)的有效運(yùn)作，還能夠全面完善合同管理數(shù)據(jù)，易于對(duì)合同各個(gè)環(huán)節(jié)的控制，易于對(duì)合同項(xiàng)目全過(guò)程的監(jiān)管，也易于企業(yè)管理層查閱調(diào)用合同管理數(shù)據(jù)，快速做出經(jīng)營(yíng)管理決策。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：高校 合同管理制度 意義
高校為保障學(xué)校各方面工作有序運(yùn)行，制定了一系列制度，在對(duì)制度落實(shí)的過(guò)程，進(jìn)行對(duì)學(xué)校的管理。管理是否有效在于制度的落實(shí)，制度再好，落實(shí)不到位，也難以發(fā)揮出應(yīng)有的效力。相反，即使一套存在缺陷的制度，如果能夠認(rèn)真落實(shí)不斷改進(jìn)，也會(huì)最終完善成一個(gè)合理的制度。
一、合同管理制度的含義及其重要性
制度也稱規(guī)章制度，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為了維護(hù)正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文，是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱?，F(xiàn)代高校的業(yè)務(wù)往來(lái)以及教職工的管理等活動(dòng)，主要通過(guò)合同形式進(jìn)行，合同是高校開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，是高校運(yùn)行的保障。合同管理的內(nèi)容包括：合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止。合同管理的本質(zhì)是要求高校規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。高校要想實(shí)現(xiàn)合同管理工作規(guī)范有序，必須形成合同管理制度。通過(guò)制度化建設(shè)，提高管理的科學(xué)化，可以避免因?yàn)楹贤m紛給學(xué)校造成的不良社會(huì)影響和經(jīng)濟(jì)損失。
二、合同管理制度的建設(shè)背景分析
合同管理制度是一種約束機(jī)制，其產(chǎn)生實(shí)際效力依賴于被執(zhí)行、遵守的程度。雖然高校制定了一系列的規(guī)范，保障合同得到科學(xué)的管理，但是由于在制度落實(shí)過(guò)程中，存在著一系列主客觀因素，造成制度并沒(méi)有得到有效落實(shí)。只有充分了解了目前的狀況和存在的問(wèn)題，才能真正去建設(shè)一個(gè)科學(xué)的合同管理方式和合理的合同管理制度。
（一）合同管理制度化水平不高
縱觀合同管理制度運(yùn)行的情況，可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校制度本身原則性規(guī)定較多，但也存在著操作性不強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和細(xì)化不夠等問(wèn)題。主要包括：一是合同行文格式不規(guī)范，不同部門制定的合同內(nèi)容格式不一致，部分合同管理制度以工作通知、便函等形式出現(xiàn)；二是合同管理制度中缺乏制定目的、適用范圍、解釋權(quán)歸屬、施行日期、監(jiān)督與考核等形式要件；三是合同管理制度暫行（試行）時(shí)間過(guò)長(zhǎng)；四是應(yīng)急性制度比較多，宏觀制度不足。五是不同制度間相互矛盾的現(xiàn)象還很突出，制度和流程數(shù)量眾多，格式多樣，詳略不一，關(guān)系復(fù)雜，存在重復(fù)、沖突、缺失、冗余及描述不清晰的問(wèn)題。這些現(xiàn)象削弱了制度應(yīng)有的科學(xué)性和嚴(yán)肅性，使制度的權(quán)威性大打折扣，也使制度的作用得不到充分發(fā)揮。
（二）合同管理制度系統(tǒng)化不夠
高校在發(fā)展過(guò)程中不斷地引入并應(yīng)用各種先進(jìn)的管理理念和方法，這些理念和方法的引進(jìn)一般都以項(xiàng)目實(shí)施的形式展開，并隨著項(xiàng)目的結(jié)束以各種制度和流程文件的形式給單位留下一套套管理體系。這些項(xiàng)目通常是以一個(gè)或幾個(gè)部門為單位展開的，職能部門由于職責(zé)分工所造成的邊界效應(yīng)也進(jìn)一步加劇了所謂“管理體系孤島”的形成。“管理體系孤島”給高校造成的直接問(wèn)題就是使職能部門的邊界不清楚，業(yè)務(wù)界限不太清晰、部門間溝通不夠通暢，管理鏈條過(guò)長(zhǎng)等諸多問(wèn)題。同時(shí)，合同主管部門分散，每個(gè)部門自行制定合同管理規(guī)范，權(quán)限、分工不明晰，造成部門之間、工作人員之間責(zé)任不明、推諉扯皮，各行其是。合同管理制度作為制度管理的重要內(nèi)容，更應(yīng)該系統(tǒng)化，使合同管理帶有自己的工作特點(diǎn)，自成一體。
（三）合同管理制度落實(shí)方式不完善
合同管理過(guò)于依賴人去執(zhí)行。工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、領(lǐng)悟能力、熟悉程度、工作自覺(jué)性、執(zhí)行規(guī)章的原則性等等，都會(huì)影響到制度執(zhí)行的準(zhǔn)確性、全面性和及時(shí)性。同時(shí)工作人員執(zhí)行制度意識(shí)不強(qiáng)，缺乏責(zé)任心和持久執(zhí)行的韌勁，使合同管理制度落實(shí)不徹底。同時(shí)，由于手工操作具有一定的隨意性，使流程在實(shí)際操作中容易出現(xiàn)偏失，從而使合同管理制度實(shí)施的效果受到影響。另外，由于缺乏高效的合同管理程序，合同經(jīng)辦人員和管理部門在合同簽訂和審核過(guò)程中無(wú)法按一定的方式、時(shí)間和順序進(jìn)行工作，致使辦事效率降低；而合同簽訂后沒(méi)有一定的傳遞、監(jiān)督程序，使合同的執(zhí)行處于無(wú)序狀態(tài)，影響合同的正常履行。
（四）缺乏專業(yè)的合同管理人才
由于沒(méi)有成立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，合同管理人員大多不專業(yè)，造成制定的合同條款不規(guī)范，合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)。合同管理的意識(shí)差，管理的技術(shù)含量相對(duì)較低，思想上不夠重視。合同法制觀念淡薄，缺乏合同法律的相關(guān)知識(shí)，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。簽訂合同時(shí)缺乏了解對(duì)方當(dāng)事人，對(duì)方的履約能力不了解，沒(méi)有嚴(yán)格審核對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)，不能認(rèn)真根據(jù)國(guó)家法律和學(xué)校文件制定合同，對(duì)合同的主要條款沒(méi)有認(rèn)真推敲，隨意草率地簽訂合同，致使在履行合同過(guò)程中時(shí)常出現(xiàn)糾紛和違約現(xiàn)象，給學(xué)校造成了不良的社會(huì)影響和不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
三、合同管理制度的構(gòu)建
文章在總結(jié)本校合同管理制度、借鑒國(guó)內(nèi)外高校與其他單位合同管理制度的基礎(chǔ)上，認(rèn)為科學(xué)的合同管理制度應(yīng)該包括以下要件：
（一）合同管理的全生命周期管理
確定制度的生命周期。合同管理制度的全生命周期，可以概括成從部門內(nèi)部最初的確定管理機(jī)構(gòu)和明確職責(zé)開始，經(jīng)過(guò)合同訂立依據(jù)、合同談判組織、合同審批，到合同授權(quán)、合同簽署、合同生效，再經(jīng)過(guò)合同履行與合同終結(jié)，對(duì)合同運(yùn)作全過(guò)程進(jìn)行逐步改進(jìn)與優(yōu)化，形成整個(gè)單位的合同管理制度。
首先，從組織上采取措施，實(shí)施規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理，制定一整套合同管理的有關(guān)工作制度和規(guī)定，對(duì)合同管理的組織、合同管理的程序以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、清理等每一個(gè)工作環(huán)節(jié)均作出明確規(guī)定。
其次，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程、動(dòng)態(tài)的合同跟蹤管理。對(duì)合同實(shí)施過(guò)程中的變更、調(diào)整、補(bǔ)充等的管理，保證合同履行的統(tǒng)一性和連續(xù)性。重視合同變更處理的程序和依據(jù)，發(fā)生重大變更時(shí)，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行合同變更；發(fā)生與約定不符的情況時(shí)，要及時(shí)協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并明確相應(yīng)作廢的條款、協(xié)議，以便對(duì)建設(shè)項(xiàng)目合同管理進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制，真正實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。
（二）合同管理業(yè)務(wù)處理制度化
制度是管理的基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)操作的規(guī)范。針對(duì)合同管理，建立一套嚴(yán)密的合同管理工作制度，建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理體制，制定工作發(fā)展所要求的新機(jī)制、新規(guī)范，并通過(guò)政策來(lái)保障制度的運(yùn)行。
首先是合同管理制度標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)合同管理程序體系建立、合同流程規(guī)范化、合同管理模式、合同形成、合同內(nèi)容、合同有效執(zhí)行等所做的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。結(jié)合管理實(shí)際，對(duì)制度存在問(wèn)題進(jìn)行復(fù)核，提出對(duì)原制度改造、整合、拆分或廢止、增刪等建議，對(duì)常用合同進(jìn)行文本格式化和通用條款要約優(yōu)化等工作。合同訂立的依據(jù)參考，是否符合國(guó)家法律法規(guī)和上級(jí)的有關(guān)要求，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)和學(xué)校合同管理辦法，制定合同。確定合同權(quán)限管理，對(duì)不同文本、不同金額、不同類型等合同明確合同權(quán)限，例如用人合同、采購(gòu)合同等審核的權(quán)限。
其次，完善單位合同管理崗位責(zé)任制。主要目的在于對(duì)于合同管理的主辦部門、協(xié)辦部門以及主管部門的職責(zé)和合同管理人員的日常工作的責(zé)任明確，建立完整清晰的權(quán)責(zé)利關(guān)系，監(jiān)督合同管理人員認(rèn)真完成工作范圍內(nèi)的管理工作，明確職責(zé)分工，形成完善的合同管理體系。學(xué)校合同管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。校長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)合同管理工作，分管校領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門依照崗位和部門職責(zé)履行相應(yīng)的合同管理職責(zé)。
（三）合同管理制度內(nèi)容表式化
為能更好地理解和掌握合同管理制度的內(nèi)容，更加形象化的瀏覽合同管理制度，將合同管理制度進(jìn)行表式化，用表格化的方式展現(xiàn)內(nèi)容。一是對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行匯總簡(jiǎn)化，認(rèn)真設(shè)計(jì)表格行列格式和內(nèi)容，確保表格簡(jiǎn)單化和美化。一張張簡(jiǎn)單明了的表單，以直觀的圖形或簡(jiǎn)潔的文字將文字制度執(zhí)行中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)以表單的方式予以體現(xiàn)；二是確定合同管理標(biāo)準(zhǔn)件，全省采取統(tǒng)一的填寫格式或者審核格式，確保工作的可行性和有效性。照表單中項(xiàng)目和步驟執(zhí)行，就是遵章實(shí)施的過(guò)程。實(shí)行表單化管理，員工“照單執(zhí)行”，避免了由于對(duì)文本制度理解上的差異，大大降低了員工的執(zhí)行成本。員工作業(yè)時(shí)，只需要嚴(yán)格執(zhí)行表單，照表單既定的步驟和內(nèi)容執(zhí)行就可以了，不需要靠記憶和對(duì)文本制度的理解執(zhí)行，使復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化，能夠得到“想違章”都難的效果。例如合同審核表、合同履約單和合同終結(jié)表。三是表述合同管理權(quán)限，對(duì)合同管理制度中明確的不同合同審核權(quán)限具體明確，并運(yùn)用表格的形式確定。固化審批業(yè)務(wù)流程和審批權(quán)限，明確審批責(zé)任，杜絕人為偏差，使操作流程更加規(guī)范化，真正達(dá)到依靠制度規(guī)范牽引。
（四）合同管理制度的表式內(nèi)容流程化
各種制度和流程之間的關(guān)聯(lián)直接決定了整個(gè)管理體系是否有效銜接，也決定了其運(yùn)轉(zhuǎn)的效率及效果。業(yè)務(wù)流程管理就是對(duì)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行、管理、監(jiān)控以及優(yōu)化的過(guò)程。通過(guò)進(jìn)一步固化流程，讓制度更廣泛的“落地”。制定在線審批流程，合同簽訂后，按照系統(tǒng)預(yù)先固化的步驟和權(quán)限，在起點(diǎn)開始傳送帶式自動(dòng)在線流轉(zhuǎn)，在預(yù)先設(shè)計(jì)的控制點(diǎn)自動(dòng)停留，等待處理。
本節(jié)點(diǎn)人員審批處理完成后，自動(dòng)向下一節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)，直至業(yè)務(wù)流程終點(diǎn)，不受人為干擾。借助信息系統(tǒng)平臺(tái)，將合同涉及的各部門活動(dòng)固化到信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線流轉(zhuǎn)。將所有與合同相關(guān)的制度、崗位職責(zé)、權(quán)限指引通過(guò)業(yè)務(wù)分類與流程進(jìn)行一一關(guān)聯(lián)，并全部固化到系統(tǒng)中。通過(guò)對(duì)內(nèi)容的流程管理，使合同的運(yùn)行情況一目了然。
（五）流程內(nèi)容信息化
以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)合同各要素匯總至數(shù)據(jù)庫(kù)，將合同過(guò)程數(shù)字化，并加工生成新的信息資源，提供給各層次的人們洞悉、觀察合同業(yè)務(wù)中的一切信息。信息化管理使合同制度在橫向和縱向上集成，展現(xiàn)出完整的端到端的流程，真正實(shí)現(xiàn)所謂管理的“橫向到邊，縱向到底”。
合同管理模塊的各部分，如合同訂立、合同審核會(huì)簽、合同簽署、合同履行、合同終結(jié)等要件，全部數(shù)字化，合同概況信息可查詢、檢索，合同內(nèi)容可在線瀏覽、全文檢索；合同與業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)級(jí)的共享交換；合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實(shí)現(xiàn)應(yīng)用級(jí)的互聯(lián)互通。
借助現(xiàn)代信息化技術(shù)和手段，將業(yè)務(wù)流程、審批控制點(diǎn)和權(quán)限在系統(tǒng)中進(jìn)行格式化固定，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上區(qū)分業(yè)務(wù)，流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，審批控制點(diǎn)不可逾越的審批模式，如果超出權(quán)限，則系統(tǒng)會(huì)發(fā)出業(yè)務(wù)預(yù)警。通過(guò)建設(shè)授權(quán)機(jī)制，明確不同級(jí)別流程的管理權(quán)限，部門與合同類型的對(duì)應(yīng)；合同類型、合同金額與合同權(quán)限的對(duì)應(yīng)；合同履行與合同審核對(duì)應(yīng)；合同結(jié)算與合同履行對(duì)應(yīng)；合同終結(jié)與合同履行對(duì)應(yīng)，從而使合同管理更加有效。信息化管理能動(dòng)態(tài)跟蹤業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息，實(shí)時(shí)提供歷史數(shù)據(jù)，可以有效掌握合同活動(dòng)過(guò)程。這樣可提高合同審批的效率和透明度，誰(shuí)拖而不辦流程就會(huì)停止在誰(shuí)那里，責(zé)任顯而易見(jiàn)。
四、合同管理制度建設(shè)的意義
經(jīng)過(guò)對(duì)合同管理制度的實(shí)行，從效果上來(lái)說(shuō)，既能保證合同不折不扣的被嚴(yán)格遵守，還取得了不少其他成果。
（一）實(shí)現(xiàn)半紙化、無(wú)紙化辦公
充分利用OA系統(tǒng)和綜合處理系統(tǒng)，啟動(dòng)半紙化辦公。實(shí)現(xiàn)了從訂立、復(fù)核、履行和終結(jié)等一系列程序，基本取消了紙質(zhì)審批。從有紙化到無(wú)紙化辦公的轉(zhuǎn)變，這不僅節(jié)約了辦公成本，促進(jìn)了厲行節(jié)約，建設(shè)節(jié)約型機(jī)關(guān)，還極大提高了辦公效率，提升了信息化工作水平。
合同管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)處理，改變過(guò)去以人力攜帶紙質(zhì)資料逐環(huán)節(jié)辦理業(yè)務(wù)的審批方式，業(yè)務(wù)審批依托網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)流傳，審批流程透明，審批速度加快。減少紙質(zhì)憑證的人工傳遞，免除了業(yè)務(wù)人員在各辦公場(chǎng)所區(qū)間的往返，使審批業(yè)務(wù)由固定場(chǎng)所、固定時(shí)間的審批，轉(zhuǎn)變?yōu)槿我鈭?chǎng)所、任意時(shí)間的審批，解決了因內(nèi)控流程復(fù)雜、審批流轉(zhuǎn)單據(jù)多，數(shù)據(jù)量大而造成的管理成本高、效率低的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化、無(wú)腿化、省錢化”辦公。
（二）節(jié)省費(fèi)用
合同管理系統(tǒng)的運(yùn)用，節(jié)省了物力和人力資本，直接結(jié)果是運(yùn)營(yíng)成本的降低，由于減少了事故的發(fā)生，也節(jié)省了因不當(dāng)操作帶來(lái)的損失。在工作實(shí)施中，每一步都精確標(biāo)明，或文字或示圖。該項(xiàng)工作的開展，只需按照表單的說(shuō)明一項(xiàng)項(xiàng)操作就可以順利完成。傳統(tǒng)的審判方式是固定時(shí)間、固定場(chǎng)所、固定人員的審批方式，這種方式使業(yè)務(wù)操作人員因?qū)徟唛_會(huì)、出差等原因造成無(wú)法及時(shí)審核而增加工作量甚至影響業(yè)務(wù)開展，而在線的管理方式則消除了這種弊端，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制，使內(nèi)部控制及審批業(yè)務(wù)，由固定場(chǎng)所和固定時(shí)間的審批，轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)隨地的審批，有利于提升工作效率，節(jié)省了辦公費(fèi)用。另外，加強(qiáng)單位的合同管理可以更好地提高合同的履行率，在很大程度上能夠避免一些不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
（三）制度無(wú)形執(zhí)行
實(shí)施信息化的管理系統(tǒng)，將其固化在信息系統(tǒng)中，讓員工不得不按既定的制度和流程辦事。制度的執(zhí)行按程序進(jìn)行，各部門各負(fù)其責(zé)，使制度運(yùn)行合理，使員工養(yǎng)成遵守制度，遵守章程的好習(xí)慣。合同管理制度成功推行后，員工們感受到制度落地帶來(lái)的便捷和成就感，會(huì)自然而然地認(rèn)同并習(xí)慣這些制度。在這種基礎(chǔ)和環(huán)境下，順勢(shì)陸續(xù)推行其它制度就會(huì)更加順利。同時(shí)充分發(fā)揮員工的首創(chuàng)精神，鼓勵(lì)員工結(jié)合實(shí)際大膽地探索一系列行之有效的合同管理方式，并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、予以推廣。
讓員工自覺(jué)樹立按流程辦事的觀念和流程管理的思想，改善了培育遵章習(xí)慣的途徑，提高了生產(chǎn)人員的工作效率。由于標(biāo)準(zhǔn)一致且執(zhí)行過(guò)程不因人而異，工作成果的不確定問(wèn)題得到控制。由高調(diào)高壓式靠人推行管理，轉(zhuǎn)變?yōu)殪o悄悄靠系統(tǒng)踐行自我管理，形成“制度至上”的單位文化。
（四）有效避免事故的發(fā)生
近些年來(lái)傳媒集團(tuán)取得了突出的進(jìn)步，集團(tuán)內(nèi)部管理的內(nèi)容比較多，影響因素也隨之增加，因此做好經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范管理工作至關(guān)重要。本次研究中以傳媒集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，結(jié)合具體情況，對(duì)如何強(qiáng)化合同的規(guī)范化管理進(jìn)行分析。
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響下，各行各業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念和管理機(jī)制出現(xiàn)了不同程度的變革，都是以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為導(dǎo)向，對(duì)內(nèi)容管理方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。傳媒集團(tuán)的業(yè)務(wù)范圍比較廣，包括：傳告?zhèn)髅?、互?lián)網(wǎng)科技、影視投資、金融管理和休閑體育等方面，業(yè)務(wù)范圍逐漸擴(kuò)展，針對(duì)管理內(nèi)容的多樣性，在實(shí)踐階段必須落實(shí)有效的規(guī)范處理形式，滿足合同管理的各項(xiàng)要求。
一、傳媒集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀
(一)所屬機(jī)構(gòu)管理混亂
集團(tuán)發(fā)展中對(duì)不同的所屬部門有不同的要求，由于下屬的項(xiàng)目部比較多，包括：廣告?zhèn)髅讲?、策劃部、人力資源管理部以及財(cái)務(wù)部等，因此需要對(duì)各個(gè)所屬結(jié)構(gòu)進(jìn)行精細(xì)化管理，滿足管理機(jī)制的整體要求。但是在實(shí)踐階段存在所屬結(jié)構(gòu)管理不合理的現(xiàn)象，部分項(xiàng)目缺乏有效的規(guī)劃設(shè)計(jì)形式，增加整體管理難度。如果出現(xiàn)所屬結(jié)構(gòu)管理混亂的現(xiàn)象，必然導(dǎo)致合同項(xiàng)目流于形式。
(二)前期項(xiàng)目審核不合理
在簽訂合同前，需要了解對(duì)方是否具備主體資格，合同必須保證公平性和合理性。但是在傳媒集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)合同審核階段，存在前期項(xiàng)目評(píng)估不合理的現(xiàn)象，部分不具備資質(zhì)的集團(tuán)參與到活動(dòng)中，最終導(dǎo)致簽訂的合同無(wú)效。前期項(xiàng)目的審核顯得至關(guān)重要，缺乏完善的審核機(jī)制，必然會(huì)增加合同管理風(fēng)險(xiǎn)，甚至對(duì)集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益造成損失。
(三)法律機(jī)制約束不到位
傳媒集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)合同起到明顯的職業(yè)性作用，在合同簽訂之前需要考慮到法律形式的具體要求，確定有效的約束管理形式。但是實(shí)踐階段存在法律及時(shí)不健全的現(xiàn)象，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自身業(yè)務(wù)能力不足，習(xí)慣于使用對(duì)方主體提供的格式簽訂合同，部分工作人員則沒(méi)有及時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檢查就在合同上簽字，導(dǎo)致合同評(píng)審流于形式。如果在履行合同的階段，雙方存在爭(zhēng)議，無(wú)法按照約定履行合同，則無(wú)法根據(jù)合同要求，獲得充分的索賠，增加了經(jīng)濟(jì)損失。
(四)合同資料管理失效
傳媒集團(tuán)的合同管理起到明顯的控制作用，能及時(shí)對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行有效的約束。因此在實(shí)踐階段需要做好跟蹤處理工作，及時(shí)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行診斷。此外隨著項(xiàng)目管理水平的不斷提升，對(duì)工作人員的法律防范意識(shí)也有一定的要求。在具體管理中如果存在合同資料失效的現(xiàn)象，物資采購(gòu)以及設(shè)備的租賃無(wú)法進(jìn)行有效的管理，最終導(dǎo)致合同失去原有的意義。
(五)項(xiàng)目法律風(fēng)險(xiǎn)大
傳媒集團(tuán)項(xiàng)目部承擔(dān)合同的簽訂工作，在簽訂前需要做好風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查工作，考慮到所屬項(xiàng)目的具體要求，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的評(píng)估和分析。但是在履行階段，需要對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行變更的時(shí)候，由于部分條例是口頭約定的，沒(méi)有按照項(xiàng)目條例履行，事后對(duì)方不承認(rèn)，如果沒(méi)有其他有力的證據(jù)，則會(huì)導(dǎo)致沒(méi)有理論依據(jù)，項(xiàng)目部需要承擔(dān)更多的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目部在合同管理和履行的階段，如果忽視了對(duì)項(xiàng)目部門所屬職責(zé)的有效劃分，必然對(duì)后續(xù)管理造成影響。
二、集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范化管理措施
考慮到集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同管理的特殊性和復(fù)雜性，在后續(xù)控制階段，必須從實(shí)際情況入手，以現(xiàn)有的職責(zé)體系為例，做好不同階段項(xiàng)目管理工作。以下將對(duì)集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范化管理措施進(jìn)行分析。
(一)采用現(xiàn)代化管理手段
傳媒集團(tuán)的各項(xiàng)管理職責(zé)比較特殊，針對(duì)不同項(xiàng)目的特殊性，工作人員需要從實(shí)際情況入手，采用現(xiàn)代化的管理手段，對(duì)影響因素進(jìn)行有效的評(píng)估和分析。當(dāng)前在合同處理階段會(huì)出現(xiàn)不同程度的經(jīng)濟(jì)糾紛的情況，企業(yè)外部形象受到影響，因此可以從實(shí)際情況入手，采用現(xiàn)代化的管理手段，及時(shí)對(duì)各項(xiàng)條例進(jìn)行對(duì)比分析。
集團(tuán)可以借助自身改革發(fā)展時(shí)機(jī)，結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的具體要求，做好規(guī)范化管理工作。計(jì)算機(jī)輔助管理技術(shù)起到了重要的作用，可以采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同管理的評(píng)審、簽約和履行等程序的管理。分公司要對(duì)自身業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行分析，按照合同機(jī)制的后續(xù)執(zhí)行要求，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，最終保證管理的有效性。
(二)提升工作人員管理意識(shí)
傳媒集團(tuán)在經(jīng)濟(jì)合同管理中可以聘請(qǐng)專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，同時(shí)提倡全員管理形式?？偣竞头止拘枰私庖?guī)范化系統(tǒng)的要求，以責(zé)任考核形式為基礎(chǔ)，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行分析。分公司在所屬指標(biāo)劃分階段，要采用層層管理和層層加壓的形式，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)營(yíng)人員和合同管理人員要明確自身分工，對(duì)法律變革形式進(jìn)行分析。此外開展合同法律法規(guī)教育，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部媒體造勢(shì)，宣傳合同法和建筑法，通過(guò)開展“重合同、守信用”活動(dòng)，強(qiáng)化全員
誠(chéng)信意識(shí)。
(三)完善合同管理制度
傳媒集團(tuán)要建立有效的經(jīng)濟(jì)合同管理制度，對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行分析?？紤]到規(guī)范經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的要求，要提升經(jīng)濟(jì)效益，防范各種風(fēng)險(xiǎn)，起到維護(hù)自身權(quán)益的目的。針對(duì)職責(zé)劃分不明確以及崗位要求不明的現(xiàn)象，可以開展組織管理形式，對(duì)各個(gè)部門的具體工作進(jìn)行細(xì)化處理，按照具體要求落實(shí)管理制度。在內(nèi)部管理中涉及到科技形式的應(yīng)用、品牌策劃、影視管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等方面因素，要對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分析，以數(shù)據(jù)為支撐，最終達(dá)到理想的管理效果。
(四)落實(shí)合同考察工作
傳媒集團(tuán)作為我國(guó)新型產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，其發(fā)展前景比較樂(lè)觀，整體管理階段，涉及到的內(nèi)容有很多，但是受到內(nèi)外因素的影響，在管理階段會(huì)存在不同程度問(wèn)題，增加后續(xù)管理難度，在前期必須做好基礎(chǔ)考察工作。包括對(duì)方的經(jīng)濟(jì)能力，集團(tuán)內(nèi)部管理形式和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)等，只有將各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)踐中，才能保證項(xiàng)目的有效性，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)。如果合同包括附屬條件，雙方應(yīng)在主合同中明確本合同的所有有效附件，經(jīng)加蓋雙方印章后方具有同等法律效力。
(五)完善最后審核程序
律師和相關(guān)工作人員需要對(duì)涉及到的法律條款進(jìn)行有效的處理，傳媒集團(tuán)在后續(xù)發(fā)展中會(huì)遇到很多風(fēng)險(xiǎn)，因此為了保證條例符合法律框架的基礎(chǔ)要求，需要做好最后的審核工作。該環(huán)節(jié)也是合同管理的重要組成部分，要不斷擴(kuò)展執(zhí)行力度，以績(jī)效考核體系為基礎(chǔ)，做好后續(xù)的跟蹤管理，直到完整歸檔。同時(shí)傳媒集團(tuán)要根據(jù)不同項(xiàng)目的屬性要求，制定出符合本集團(tuán)發(fā)展的不要版本的合同，將關(guān)鍵注意事項(xiàng)納入到合同中，最終保證集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益。
三、結(jié)束語(yǔ)
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響下，很多經(jīng)濟(jì)主體出現(xiàn)了改變。傳媒集團(tuán)需要從實(shí)際情況入手，以現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)管理體系為基礎(chǔ)，結(jié)合行業(yè)性質(zhì)和企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的評(píng)估。同時(shí)傳媒企業(yè)要采用規(guī)范化管理的形式，構(gòu)建項(xiàng)目合同管理防線，對(duì)各項(xiàng)影響因素進(jìn)行分析，減少消極因素的影響。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要不斷提升自身綜合能力，從集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益入手，對(duì)合同進(jìn)行有序的管理，完善管理章程，最終保證合同管理的有效性，促進(jìn)集團(tuán)的可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：合同管理 法律風(fēng)險(xiǎn)防范 合同管理目的
現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)多半是通過(guò)合同形式（包括商談、簽訂和履行三階段）來(lái)完成交易的，因此合同管理是企業(yè)內(nèi)部管理的核心內(nèi)容，法律風(fēng)險(xiǎn)防范是其主要價(jià)值目標(biāo)。合同法律風(fēng)險(xiǎn)則是以權(quán)益實(shí)現(xiàn)或責(zé)任追究為核心的法律權(quán)利義務(wù)體系，包括權(quán)利與義務(wù)的合理分擔(dān)、歸責(zé)要素和責(zé)任承擔(dān)等三個(gè)技術(shù)層面，大體屬于可預(yù)測(cè)和可控的范疇。在現(xiàn)代企業(yè)管理體系中，合同管理貫穿于企業(yè)的計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等所有管理部門，通過(guò)強(qiáng)化企業(yè)合同管理水平可以促使企業(yè)各部門的管理水平以及整體管理運(yùn)行素質(zhì)獲得全面的提升。目前中國(guó)企業(yè)由于合同管理模式選取不當(dāng)，普遍存在銷售與財(cái)務(wù)、采購(gòu)與品保、物流與業(yè)務(wù)等部門在管理目標(biāo)上相互矛盾，相互沖突，各自的合同管理職能受到嚴(yán)重限制，企業(yè)合同管理職能長(zhǎng)期得不到有效發(fā)揮。目前全程合同管理理念已經(jīng)逐步走向成熟和規(guī)范，筆者依據(jù)這一現(xiàn)代管理理念，結(jié)合十多年來(lái)為企業(yè)提供專業(yè)法律服務(wù)過(guò)程中的切身體會(huì)和理論思考，對(duì)目前企業(yè)在合同管理中存在的誤區(qū)進(jìn)行評(píng)析。
一、將合同管理定位于合同書的管理
不少企業(yè)認(rèn)為合同管理就是對(duì)合同（紙質(zhì)文書，即合同書）的管理，中心工作是按公司內(nèi)部簽約授權(quán)等級(jí)對(duì)商談中的合同進(jìn)行審查、會(huì)簽和蓋章，然后對(duì)已簽合同進(jìn)行備份、分類歸檔和保管。這種合同管理模式將合同管理的本質(zhì)視為合同訂立過(guò)程的流程管理，不能真正有效防范企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的目標(biāo)，屬于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下借鑒行政管理模式的傳統(tǒng)思路。從靜態(tài)管理的角度，這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理，動(dòng)態(tài)過(guò)程則表現(xiàn)為業(yè)務(wù)部門擬定合同樣稿，法律部門（包括法務(wù)部門和顧問(wèn)律師，下同）對(duì)合同的法律問(wèn)題進(jìn)行把關(guān)審核，最后由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字后交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細(xì)節(jié)，包括當(dāng)事人背景資料、前期談判的焦點(diǎn)、合同履行的技術(shù)細(xì)節(jié)等問(wèn)題。同時(shí)將合同管理工作全盤交公司法律部門處理，而法律部門僅負(fù)責(zé)其中合同法律條款的審核。事實(shí)上企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)存在于經(jīng)營(yíng)交易的全過(guò)程之中，包括從合同商談（包括新客戶開發(fā)）、合同簽訂和合同履行（包括交付貨物或提供服務(wù)，支付貨款）等各階段都會(huì)存在相應(yīng)的法律風(fēng)險(xiǎn)。目前中國(guó)企業(yè)面臨最大的合同法律風(fēng)險(xiǎn)有兩個(gè)，一是按時(shí)保質(zhì)保量交付問(wèn)題，二是應(yīng)收賬款回收問(wèn)題。以應(yīng)收賬款為例，“表面上是財(cái)務(wù)問(wèn)題，實(shí)際上是一個(gè)合同管理問(wèn)題。如果僅僅用追討欠款的事后處理方法來(lái)解決應(yīng)收賬款問(wèn)題，企業(yè)只能是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳、前清后欠，永遠(yuǎn)無(wú)法真正走出拖欠的困境?！蔽覀冎挥袑⒎娠L(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制前移，強(qiáng)化事前的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，建立事中的法律風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，對(duì)客戶采用信用等級(jí)評(píng)定機(jī)制和分類管理的合同管理模式，構(gòu)建全程管理模式，才能有效解決企業(yè)間拖欠貨款問(wèn)題。
二、將合同管理視為專屬公司法律部門的工作
很多企業(yè)認(rèn)為合同管理是專屬于公司法律部門的工作，其他部門只是配合法律部門的工作，甚至不少中小企業(yè)根本就沒(méi)有法律部門，也沒(méi)有專人負(fù)責(zé)合同管理工作。我們認(rèn)為這種合同管理模式是錯(cuò)誤的，因?yàn)榉刹块T只是參與合同管理的一個(gè)職能部門，公司的很多部門皆與合同管理密切相關(guān)。以合同審查環(huán)節(jié)為例，現(xiàn)行的合同審查機(jī)制基本上是業(yè)務(wù)部門將合同文本交法律部門進(jìn)行形式審查，由于法律部門不了解合同背景資料，無(wú)法掌握合同締約過(guò)程的細(xì)節(jié)，無(wú)法對(duì)合同的合法性、合理性和可行性進(jìn)行有效的審核，進(jìn)而無(wú)法對(duì)潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的識(shí)別。為保證合同目的的順利實(shí)現(xiàn)，“合同審查應(yīng)當(dāng)不僅僅就擬定的紙上條文進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)審查，更需要對(duì)合同的整個(gè)商談、磋商過(guò)程有所了解，追溯合同反映出的每個(gè)問(wèn)題的淵源，并了解交易背景和自己一方的立場(chǎng)及所關(guān)注的主要內(nèi)容”，并會(huì)同財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的效益性進(jìn)行會(huì)審。而在合同履行階段，傳統(tǒng)模式是法律部門是不主動(dòng)參與的，而事實(shí)上企業(yè)各管理部門是需要分工合作的，法律部門則應(yīng)成為合同履行的協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者。例如財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)是開票、對(duì)賬、結(jié)賬和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析等；業(yè)務(wù)部門（包括采購(gòu)和銷售）的主要職責(zé)是進(jìn)行客戶開發(fā)、資信調(diào)查、合同商談和簽訂合同，聯(lián)系品保（包括采購(gòu)和生產(chǎn)部門）部門安排生產(chǎn)，聯(lián)系倉(cāng)儲(chǔ)部門交貨，協(xié)助財(cái)務(wù)進(jìn)行貨款回收等；品保部門的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)打樣，安排生產(chǎn)進(jìn)度，監(jiān)督產(chǎn)品品質(zhì)，參與產(chǎn)品安裝、調(diào)試和技術(shù)培訓(xùn)等；物流部門（包括報(bào)關(guān)、倉(cāng)儲(chǔ)和運(yùn)輸部門）的主要職責(zé)是安排發(fā)貨（包括退換貨），核對(duì)交接貨清單，辦理物流保險(xiǎn)等。在合同履行過(guò)程中，通過(guò)與其他各部門進(jìn)行定期會(huì)商、不定期的走訪交流、合同月報(bào)制度和重點(diǎn)領(lǐng)域采取的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，企業(yè)法律部門可以掌控合同履行過(guò)程的動(dòng)態(tài)情形，并對(duì)可能引發(fā)重大法律風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)和項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，可以有效控制合同履行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。所以我們說(shuō)合同管理應(yīng)是企業(yè)各部門共同參與管理，而非僅僅是法律部門的工作。
三、重視合同簽訂環(huán)節(jié)，忽視合同履行環(huán)節(jié)
現(xiàn)在很多企業(yè)對(duì)合同的簽訂環(huán)節(jié)很重視，建立了合同審批辦法和流程，但沒(méi)有重視合同在履行（包括合同的變更、轉(zhuǎn)讓和解除等）環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險(xiǎn)控制。我們認(rèn)為合同簽訂的目的是實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值，但合同簽訂后不會(huì)自動(dòng)全面履行。現(xiàn)在不少企業(yè)沒(méi)有建立合同履行法律風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，也沒(méi)有必要的證據(jù)意識(shí)，導(dǎo)致對(duì)方違約時(shí)不知道即將面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)，更不知道應(yīng)如何妥善應(yīng)對(duì)。譬如合同法規(guī)定發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，但質(zhì)量異議通知函的內(nèi)容該怎么寫，不少企業(yè)的業(yè)務(wù)員并沒(méi)有清晰的概念。筆者的一件質(zhì)量索賠案，因?qū)Ψ浇桓兜呢浳镉匈|(zhì)量問(wèn)題，業(yè)務(wù)人員曾用電話方式告知對(duì)方，后來(lái)又采取傳真方式通知對(duì)方，但對(duì)方?jīng)]有書面回復(fù)。在法庭上對(duì)方聲稱沒(méi)收到質(zhì)量異議通知。因?yàn)殡p方的合同約定：“若有質(zhì)量異議，須在收到貨物后十天內(nèi)提出，否則視為驗(yàn)收合格。”最后因該企業(yè)沒(méi)有證據(jù)證明提出了質(zhì)量異議，結(jié)果直接導(dǎo)致案件敗訴。其實(shí)我們只要建立相對(duì)完善的合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，即能有效化解法律風(fēng)險(xiǎn)。以質(zhì)量索賠為例，我們必須建立完善的索賠流程，及時(shí)保全相關(guān)證據(jù)，才能有效地向違約方索賠損失。即企業(yè)在產(chǎn)品檢驗(yàn)后發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在傳真質(zhì)量異議通知書時(shí)提示對(duì)方回傳期限，如果對(duì)方?jīng)]有回傳就應(yīng)立即書面郵寄，或直接書面郵寄，并保留郵寄憑證和郵寄材料，這樣才不致出現(xiàn)因通知程序缺失導(dǎo)致敗訴的情形產(chǎn)生。因此只有加強(qiáng)合同在履行環(huán)節(jié)的控制機(jī)制，才能真正做到對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)事前有識(shí)別，事中有控制，事后有救濟(jì)，全程有預(yù)警。
四、重視事后訴訟救濟(jì)，忽視建立訴訟前的法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制
許多企業(yè)認(rèn)為合同管理只是為了便于解決糾紛的制度設(shè)計(jì)，關(guān)注點(diǎn)在完善法律糾紛的訴訟解決機(jī)制，并不關(guān)注事前的法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，往往是處于糾紛之中卻發(fā)現(xiàn)自己身陷法律風(fēng)險(xiǎn)之中，造成要么案件勝訴了卻發(fā)現(xiàn)被告無(wú)償債能力，要么案件敗訴。其實(shí)預(yù)防訴訟的成本遠(yuǎn)比訴訟本身小，且效果明顯。內(nèi)中的道理與扁鵲三兄弟的故事同出一轍。史載：“魏文王之問(wèn)扁鵲耶？曰：子昆弟三人其孰最善為醫(yī)？扁鵲曰：長(zhǎng)兄最善，中兄次之，扁鵲最為下。魏文侯曰：可得聞邪？扁鵲曰：長(zhǎng)兄于病視神，未有形而除之，故名不出于家；中兄治病，其在毫毛，故名不出于閭；若扁鵲者，镵血脈，投毒藥，副肌膚，閑而名出聞?dòng)谥T侯?！睉?zhàn)國(guó)時(shí)扁鵲行醫(yī)在三兄弟中最出名的緣故是因?yàn)榇蠹叶剂?xí)慣上認(rèn)為醫(yī)生是看病而不是預(yù)防的，平時(shí)不注重定期體檢，對(duì)潛在的病灶采取預(yù)防和保健措施，而是等到疾病爆發(fā)了才想到聘請(qǐng)醫(yī)生。病看好了是良醫(yī)，看不好就是庸醫(yī)。對(duì)律師來(lái)說(shuō)也是一樣，大家都習(xí)慣上認(rèn)為律師是打官司的，而不是預(yù)防訴訟的。實(shí)際上我們知道決定案件勝負(fù)的關(guān)鍵因素是企業(yè)采取的法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制是否有效，其次才是律師法律業(yè)務(wù)能力的高低。目前中國(guó)絕大多數(shù)企業(yè)的合同管理模式也處于類似的思維定勢(shì)，我們認(rèn)為完善的法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制應(yīng)由以下四個(gè)方面構(gòu)成：證據(jù)預(yù)警、時(shí)效預(yù)警、質(zhì)量預(yù)警和償債預(yù)警。證據(jù)預(yù)警是指避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致證據(jù)鏈條斷開，造成無(wú)法充分舉證或舉證不能的情形出現(xiàn)而采取的措施。時(shí)效預(yù)警主要是指距最后一次付款接近兩年、此后無(wú)書面催收記錄也未達(dá)成書面還款協(xié)議時(shí)，法律部門應(yīng)通過(guò)書面催收等手段中止或彌補(bǔ)時(shí)效的措施。質(zhì)量預(yù)警是指在合同約定或法定檢驗(yàn)期間內(nèi)，或在質(zhì)量保證期間內(nèi)，對(duì)貨物質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的檢驗(yàn)，如發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并保留相關(guān)書面證據(jù)的措施。償債預(yù)警是指負(fù)債方逾期償還貨款，或遇負(fù)債方有改制、合并、分立、破產(chǎn)、隱匿財(cái)產(chǎn)等情形，可能影響到貨款正常清償時(shí)，法律部門應(yīng)及時(shí)向企業(yè)相關(guān)部門匯報(bào)情況，及時(shí)采取法律措施以保障企業(yè)債權(quán)的安全性。企業(yè)應(yīng)建立動(dòng)態(tài)的合同管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)可能產(chǎn)生的對(duì)將來(lái)訴訟局面不利的法律風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)采取預(yù)警措施，避免或減少不必要的經(jīng)營(yíng)損失。
綜上，我們認(rèn)為不僅要關(guān)注合同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和完善訴訟救濟(jì)機(jī)制，更要關(guān)注合同履行的風(fēng)險(xiǎn)控制和訴訟前的預(yù)警機(jī)制。首先要建立和完善企業(yè)合同管理的專職法律機(jī)構(gòu)，包括建立企業(yè)法務(wù)部門和聘請(qǐng)專業(yè)的律師團(tuán)隊(duì)，從機(jī)構(gòu)上保障合同管理能得到常態(tài)化的執(zhí)行和監(jiān)督。其次是從制度入手制定切實(shí)可行的合同管理制度和操作流程，使合同管理工作有章可循，包括資信調(diào)查、合同會(huì)簽、合同履行、糾紛處理等環(huán)節(jié)，并通過(guò)建立合同示范文本庫(kù)、律師專項(xiàng)法律服務(wù)、年度法律檢查等方式來(lái)不斷完善企業(yè)的法律規(guī)章制度和操作流程。最后是對(duì)合同管理參與人員進(jìn)行定期管理和法律培訓(xùn)，通過(guò)提高人員法律素質(zhì)來(lái)促成各部門間的協(xié)調(diào)合作，提高合同管理水平和效率。只有企業(yè)做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、救濟(jì)和預(yù)警都處于有效的運(yùn)行狀態(tài)，做到機(jī)構(gòu)、制度和人員三落實(shí)，形成完善的全程合同管理體系，才能真正實(shí)現(xiàn)防范法律風(fēng)險(xiǎn)的合同管理目的。
參考文獻(xiàn)：
[1]孟憲生.全程合同管理模式.焦點(diǎn)房產(chǎn)網(wǎng)，http：，2012，3，13
關(guān)鍵詞：合同管理；制度
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗與合同管理密不可分。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。
一、公司合同管理中存在的問(wèn)題
公司的合同總類繁多，其中主要有兩大類，一類是涉及營(yíng)銷的收費(fèi)合同和供用電合同，一類是工程有關(guān)的工程施工合同，設(shè)計(jì)合同以及監(jiān)理合同等。不但合同的種類繁多，而且數(shù)量也多。這勢(shì)必給合同管理帶來(lái)很大的壓力。合同管理工作也難免存在問(wèn)題。通過(guò)調(diào)查研究，公司合同管理上的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：
（一）合同管理的模式問(wèn)題
現(xiàn)代企業(yè)的合同管理模式一般采用企業(yè)法律顧問(wèn)部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門分口管理的模式。法律顧問(wèn)部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。而當(dāng)前公司合同管理沒(méi)有統(tǒng)一管理的部門，各業(yè)務(wù)部門各自為政。
（二）合同管理的制度問(wèn)題
合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。目前公司在合同管理制度上存在一些問(wèn)題，還有很多不足之處。例如，合同沒(méi)有歸口管理，合同專用章使用比較混亂，合同管理沒(méi)有納入考核等等。
（三）合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)，合同審查制度執(zhí)行不嚴(yán)
合同談判、審核需要解決三個(gè)方面的矛盾：一是合同的合法性，包括：當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力以及合同經(jīng)辦人是否有授權(quán)；合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和有關(guān)規(guī)定；當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致，權(quán)利、義務(wù)是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。二是合同的嚴(yán)密性，包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無(wú)誤；三是合同的可行性，包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。這三個(gè)矛盾在合同生效前如未盡到注意義務(wù)，合同生效后很可能產(chǎn)生更大的矛盾。
（四）重視靜態(tài)管理、忽視動(dòng)態(tài)管理，合同履行監(jiān)管不足
在合同產(chǎn)生的前期階段，企業(yè)往往高度重視，一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，甚至忘記了合同履行過(guò)程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過(guò)程，因此企業(yè)合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。合同履行監(jiān)控不足經(jīng)常體現(xiàn)在：一是應(yīng)變更的合同沒(méi)有變更；二是對(duì)合同的履行情況沒(méi)有進(jìn)行跟蹤，不能夠利用合同管理這個(gè)手段對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行有效的控制。
二、加強(qiáng)公司合同管理的措施和建議
（一）建立合理有效的合同管理模式
建立合理有效的合同管理模式，落實(shí)合同管理的機(jī)構(gòu)、人員，建立健全合同管理制度，使合同管理逐步規(guī)范化。在這個(gè)過(guò)程中應(yīng)注意兩個(gè)方面：
1、對(duì)合同專用章的保管及使用制度。根據(jù)我國(guó)當(dāng)前對(duì)企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力即企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒(méi)有企業(yè)法定代表人或者授權(quán)人的簽字只要蓋上了公章或者合同章。也可以認(rèn)為該企業(yè)已經(jīng)認(rèn)可了該合同的有關(guān)條款，該合同對(duì)該企業(yè)就有了法律的約束力。當(dāng)然。如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益則企業(yè)無(wú)須承擔(dān)責(zé)任?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問(wèn)題的函》[1992年9月8日法函（1992）113號(hào)]對(duì)此有規(guī)定。值得注意的是，對(duì)如何界定職工的私自使用行為企業(yè)對(duì)此負(fù)有舉證的義務(wù)，這在實(shí)際中是有相當(dāng)?shù)睦щy的。建議合同章由專人保管，各類合同在需要蓋章的時(shí)候，需在合同章保管人員面前當(dāng)面加蓋。
2、對(duì)企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。由于公司的業(yè)務(wù)部門多、涉及面廣，因此不可能將所有的合同簽訂都集中于某個(gè)人身上，這就會(huì)產(chǎn)生權(quán)力授予與權(quán)力控制的矛盾。建議明確各部門的合同簽訂權(quán)限，以及相應(yīng)合同的負(fù)責(zé)人，并且不定期檢查合同臺(tái)賬，做好監(jiān)督。
（二）切實(shí)把好合同簽訂審核關(guān)
在簽訂合同時(shí)，嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力。對(duì)合同條款要認(rèn)真推敲，確保合同應(yīng)具備的條款齊全、準(zhǔn)確；確保當(dāng)事人明確雙方的權(quán)利、義務(wù)；確保文字表述確切無(wú)誤；充分發(fā)揮公司法律專職的作用，為合同管理增加一道“專業(yè)知識(shí)”的防火墻。公司的固定合同版本要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
（三）提高合同管理人員素質(zhì)
提高合同管理人員素質(zhì)是公司合同管理的首要任務(wù)：一要選好人員，二要組織好在職學(xué)習(xí)，三要建立崗位責(zé)任制，明確他們的責(zé)、權(quán)、利，同時(shí)企業(yè)必須加強(qiáng)合同意識(shí)，重視合同管理，要從思想上真正意識(shí)到合同的重要性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)選擇本企業(yè)優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員，對(duì)合同管理人員必須實(shí)行崗位責(zé)任制，明確他們的責(zé)、權(quán)、利。企業(yè)可以經(jīng)常舉辦學(xué)習(xí)班、講座等，提高全員的合同管理意識(shí)。
（四）重視合同變更管理
關(guān)鍵詞：企業(yè)；經(jīng)濟(jì)合同；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策
一、企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂
（1）合同簽訂的注意事項(xiàng)
雙方當(dāng)事人在經(jīng)濟(jì)合同的簽訂之前，需對(duì)雙方都有清晰、徹底的了解。如，對(duì)方當(dāng)事人企業(yè)是否真正具有企業(yè)經(jīng)營(yíng)權(quán)、是否具備有效的法人資格、是否對(duì)合同的履行有充分的履約能力、是否具有良好的誠(chéng)信以及簽約人真實(shí)的法人身份或有效的法人委托權(quán)限等。在做到對(duì)對(duì)方利益的讓步時(shí)也要考慮是否符合自己的經(jīng)濟(jì)利益需要；雙方都需有清晰的思路，對(duì)于雙方的各方面實(shí)際能力予以切實(shí)摸底，防止上當(dāng)受騙和無(wú)效合同簽訂的發(fā)生；確保合同簽訂以后的真實(shí)有效性；與此同時(shí)在合同的簽訂時(shí)必須遵循我國(guó)的《經(jīng)濟(jì)合同法》、《公司法》等其他相關(guān)的法律法規(guī)。
在簽訂對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，簽訂合同的主體必須是企業(yè)法定代表人，如果法定代表人無(wú)法出席，則委托人必須持有有效的法人委托書等有效的委托依據(jù)。除此之外，其他非法委托人或超越權(quán)限人都沒(méi)有對(duì)外簽約的權(quán)限，簽訂的合同不具有法律效力。
（2）合同簽訂的格式要求
在雙方經(jīng)濟(jì)合同的簽訂時(shí)，除了采用正常的書面格式以外，還必須使用統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)合同文本進(jìn)行簽約，兩者缺一不可。否則屬于無(wú)效合同。以上兩點(diǎn)遵循以后，在簽訂的內(nèi)容上首要要明確合同雙方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)，在對(duì)權(quán)利、義務(wù)闡述時(shí)須做到字字斟酌、語(yǔ)言明確具體、文字表達(dá)要清楚精確，不能含糊其詞，更不能有錯(cuò)別字的出現(xiàn)。具體的注意事項(xiàng)如下：
1.合同部首部分；注意寫明供需雙方的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。
2.合同正文部分；注意: 產(chǎn)品名稱; 技術(shù)質(zhì)量; 運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)責(zé)應(yīng)具體明確; 交( 提) 貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法應(yīng)明確; 價(jià)金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國(guó)家定價(jià)或國(guó)家指導(dǎo)價(jià)、市場(chǎng)調(diào)節(jié)價(jià); 違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒(méi)規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計(jì)算方法。
3.合同結(jié)尾部分；注意: 雙方都必須使用合格的印章--公章或合同專用章，不得使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章。
二、我國(guó)目前經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的問(wèn)題
（一）在經(jīng)濟(jì)合同管理中關(guān)于合同方面存在的問(wèn)題
1.在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的實(shí)踐中，往往在合同的簽訂主體中出現(xiàn)一方當(dāng)事人不具有簽訂資格或者超出其權(quán)限范圍，甚至還有根本就不具有簽訂合同的資本主體。
2.在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的實(shí)踐中，一些當(dāng)事人對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂條件認(rèn)識(shí)不深，對(duì)于對(duì)方當(dāng)事人及其企業(yè)調(diào)查不透徹，在合同的簽訂中沒(méi)有依照法律規(guī)定的期限格式辦理，簽訂草率，使簽訂的經(jīng)濟(jì)合同沒(méi)有書面依據(jù),合同內(nèi)容不真實(shí)，造成巨大經(jīng)濟(jì)損失無(wú)法索賠,一些甚至還要向?qū)Ψ匠袚?dān)責(zé)任。
3.在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的實(shí)踐中，合同內(nèi)容不明確，簽訂合同的條款存在漏洞，對(duì)雙方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)沒(méi)有明確規(guī)定，在對(duì)于有效履約的條款編制中規(guī)定模糊，甚至一些出現(xiàn)忘記規(guī)定，合同內(nèi)容粗枝大葉，導(dǎo)致違約方使對(duì)方利益得不到保護(hù)。
4.在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的實(shí)踐中，一些合同履行主體沒(méi)有按照合同規(guī)定嚴(yán)格履行合同簽訂內(nèi)容，從而造成對(duì)合同不完全履行或者瑕疵履行的后果，以至承擔(dān)因違約造成的損失。
5.在企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的實(shí)踐中，出現(xiàn)當(dāng)事人雙方由于個(gè)人利益導(dǎo)致發(fā)生糾紛，在此沒(méi)有樹立正確的法律意識(shí)，沒(méi)有從客觀出發(fā)，去取得和保存有利的證據(jù)，致使自己處于不利情況。另外，也有一些人出于僥幸心理利用經(jīng)濟(jì)合同來(lái)做違法活動(dòng)。
（二）經(jīng)濟(jì)合同管理中有關(guān)管理方面存在的問(wèn)題
1.一些企業(yè)在經(jīng)濟(jì)合同的管理中，沒(méi)有把經(jīng)濟(jì)合同管理工作切實(shí)落實(shí)到位，而對(duì)于合同管理制度也過(guò)于形式化，對(duì)于管理的機(jī)構(gòu)、人員因素等都沒(méi)有正規(guī)的定位。也沒(méi)有把經(jīng)濟(jì)合同管理工作重視起來(lái)，認(rèn)為合同簽訂完成就算大功告成，沒(méi)有把經(jīng)濟(jì)合同管理作為一項(xiàng)重要的企業(yè)管理工作來(lái)抓，致使經(jīng)濟(jì)合同管理工作無(wú)法滲透到企業(yè)生產(chǎn)、銷售、服務(wù)全過(guò)程中去。
2.在企業(yè)的管理中，由于一些人情、面子關(guān)系問(wèn)題，致使企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同的簽訂效率不高，很多時(shí)候達(dá)成口頭協(xié)議或基于對(duì)對(duì)方的信任而無(wú)書面協(xié)議等。
3.在一些經(jīng)濟(jì)合同的簽訂中，對(duì)于簽訂內(nèi)容審視不嚴(yán)謹(jǐn)，簽約不正式，沒(méi)有經(jīng)過(guò)經(jīng)濟(jì)合同管理部門的有效制約。再或者在一些經(jīng)濟(jì)合同的簽訂中雖然有合同會(huì)簽流程，但對(duì)合同內(nèi)容編制不夠規(guī)范，使合同發(fā)生變更或解除的時(shí)候，產(chǎn)生糾紛的隱患很大。
(三）在經(jīng)濟(jì)合同的檔案管理方面存在的問(wèn)題
經(jīng)濟(jì)合同歸檔制度的缺乏使得很多企業(yè)簽訂的經(jīng)濟(jì)合同在履行完畢之后便無(wú)檔可查，一旦日后發(fā)生合同糾紛，則使得企業(yè)處于被動(dòng)的局面，對(duì)于在簽訂履行經(jīng)濟(jì)合同過(guò)程中所積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)也不能得到有效的發(fā)揮, 同時(shí)也不利于企業(yè)整體規(guī)劃的實(shí)施。
三、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策以及經(jīng)濟(jì)合同管理與ERP信息化的結(jié)合
(一) 建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理體系
企業(yè)建立健全經(jīng)濟(jì)合同管理體系，是企業(yè)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，運(yùn)用法律手段管理企業(yè)的必要工作。同時(shí)企業(yè)可以指定某個(gè)部門,如經(jīng)營(yíng)、計(jì)劃部門負(fù)責(zé)合同管理工作, 并配備專職或兼職管理人員。在合同管理體制上, 可以采取歸口管理和分工管理相結(jié)合的方式。即由經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)全面負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的各項(xiàng)工作, 對(duì)本企業(yè)的合同實(shí)行統(tǒng)一管理, 同時(shí)在企業(yè)各分部門,視需要設(shè)專職、兼職合同管理人員,分類專項(xiàng)管理相關(guān)合同。
(二) 明確經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)
1. 作為一個(gè)合格健全的經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)做到:
①制定完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度。
②進(jìn)行直接有效的管理工作。
③對(duì)企業(yè)內(nèi)部的員工進(jìn)行專業(yè)和法律常識(shí)的普及。
④監(jiān)督企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂，對(duì)已簽訂的經(jīng)濟(jì)合同做到應(yīng)盡的審查義務(wù)，并向本部門的負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
⑤在企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟(jì)合同糾紛的時(shí)候能有效的解決糾紛并使企業(yè)的利益得到最大程度的維護(hù)。
⑥代表企業(yè)參加有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同的仲裁和訴訟活動(dòng)
2. 經(jīng)濟(jì)合同管理人員的職責(zé)是:
①在職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助合同的簽訂人員進(jìn)行合同的談判，協(xié)商。
②從法律的角度審查合同，防止合同中出現(xiàn)違法以及危害企業(yè)利益的內(nèi)容。
③對(duì)合同簽訂后的履行階段進(jìn)行監(jiān)督，確保合同得到及時(shí)有效的履行，并對(duì)此過(guò)程中產(chǎn)生的糾紛以合理的方式解決。
④負(fù)責(zé)建立合同的保存檔案，總結(jié)合同簽訂履行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
⑤制止非法的合同行為，同時(shí)在合理的范圍內(nèi)規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。
⑥依法參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。
(三) 建立健全企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同管理制度
企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)實(shí)事求是，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，在符合法律法規(guī)要求的情況下建立完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度。
1. 經(jīng)濟(jì)合同綜合管理制度由企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)合同實(shí)行統(tǒng)一管理,確定合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé),規(guī)定合同管理原則和基本內(nèi)容,規(guī)定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求, 規(guī)定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求, 及對(duì)合同管理人員與合同承辦人員的職責(zé)和工作進(jìn)行考核獎(jiǎng)懲等。
2. 經(jīng)濟(jì)合同分類專項(xiàng)管理制度由企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)合同的種類和特點(diǎn),在合同綜合管理制度的基礎(chǔ)上,制定各類合同的分類專項(xiàng)管理制度。包括確定專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)和管理人員及其職責(zé),規(guī)定對(duì)管理人員的考核、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容。
3. 經(jīng)濟(jì)合同授權(quán)委托制度
作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體的企業(yè)在對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同的過(guò)程中，必須有企業(yè)法定代表人簽訂或者法定代表人合法授權(quán)的人簽訂。被授權(quán)人簽訂合同,必須有企業(yè)法定代表人的書面委托書。在企業(yè)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，人必須經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，擁有所需的資質(zhì)并具有一定的政治素養(yǎng)才能被授權(quán)，同時(shí)也保障了企業(yè)的利益。人所持的授權(quán)書必須嚴(yán)格按照格式書寫，應(yīng)明確包括人姓名，單位名稱、授權(quán)范圍、期限，以及企業(yè)法定代表人的簽名并加蓋公章。人的授權(quán)范圍應(yīng)結(jié)合該業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)范圍由合同管理部門提出意見(jiàn)并報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn), 授權(quán)委托書的印制應(yīng)由合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。人外出簽訂合同應(yīng)攜帶授權(quán)委托書,無(wú)授權(quán)或者授權(quán)不明時(shí)合同管理部門工作人員可拒絕協(xié)助其工作。
4. 經(jīng)濟(jì)合同的審查制度
鑒于經(jīng)濟(jì)合同簽訂關(guān)系到企業(yè)諸方面的利益，且其簽訂的專業(yè)性以及法律性都很強(qiáng)，所以經(jīng)濟(jì)合同的審查制度至關(guān)重要，尤其是對(duì)一些關(guān)乎企業(yè)重大事項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)合同，更需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查。因此就要求經(jīng)濟(jì)合同管理部門建立完善的經(jīng)濟(jì)審查制度，一個(gè)完善的經(jīng)濟(jì)合同審查制度包括企業(yè)各有關(guān)部門在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準(zhǔn)、審查時(shí)限等。
5. 經(jīng)濟(jì)合同的公證制度
我國(guó)公證制度日益完善，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主題的企業(yè)應(yīng)充分利用公證制度，在簽訂一些重要的經(jīng)濟(jì)合同的時(shí)候進(jìn)行公證，會(huì)使得合同的履行得到有效的保證，且一旦合同條款發(fā)生爭(zhēng)議或者糾紛，則可以有確切的維權(quán)依據(jù)。因此, 企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度, 加強(qiáng)對(duì)合同公證工作的管理。
6. 經(jīng)濟(jì)合同專用章管理制度及經(jīng)濟(jì)合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度
經(jīng)濟(jì)合同專用章作為企業(yè)對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)的重要依據(jù), 應(yīng)由專人保管、使用, 建立經(jīng)濟(jì)合同專用章的使用檔案，并定期整理向主管領(lǐng)導(dǎo)回報(bào)，對(duì)濫用合同專用章的行為進(jìn)行處罰。
建立合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行詳細(xì)登記, 以便在合同的履行階段可以隨時(shí)掌握履行進(jìn)度，及時(shí)把握合同對(duì)方的動(dòng)向。主要有合同執(zhí)行情況進(jìn)度表、合同簽訂情況進(jìn)度表。
7. 經(jīng)濟(jì)合同歸檔制度
要制定嚴(yán)格的歸檔制度, 妥善保管經(jīng)濟(jì)合同。合同依法簽訂后, 合同承辦人員應(yīng)將合同正本交單位合同管理人員保管, 合同副本留承辦人員備用,必要時(shí)抄送、抄報(bào)有關(guān)部門。合同管理人員對(duì)已生效的合同要編號(hào)登記,逐個(gè)建立檔案,與合同有關(guān)的文件也要附在合同卷內(nèi)歸檔。履行完畢的合同,按檔案保管期限保管。
（4）經(jīng)濟(jì)合同管理與ERP系統(tǒng)的結(jié)合
ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它是新一代集成化管理信息系統(tǒng)，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，它對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有顯著作用。
ERP系統(tǒng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理工作也帶來(lái)了新的方法和機(jī)遇，但是由于目前在電力系統(tǒng)的ERP管理模塊中還沒(méi)有合同模塊，這就意味著ERP系統(tǒng)在跟經(jīng)濟(jì)合同的結(jié)合方面，電力系統(tǒng)還存在一定程度上的漏洞，因此需要在電力系統(tǒng)今后的ERP管理過(guò)程中，注重對(duì)合同模塊的建立。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 合同管理 法律風(fēng)險(xiǎn)
引言
一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，離不開合同的管理，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)實(shí)際就是合同的履行。合同應(yīng)由企業(yè)的專門機(jī)構(gòu)來(lái)執(zhí)行，合同管理是生產(chǎn)力，是企業(yè)不可或缺的平臺(tái)，同時(shí)，企業(yè)的合同管理好壞直接影響到企業(yè)生存、發(fā)展。合同糾紛是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程存在法律風(fēng)險(xiǎn)的重要表現(xiàn)。
一、合同管理概述
（一）合同管理概念簡(jiǎn)介
合同是一種契約，是當(dāng)事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)的合同管理是指企業(yè)對(duì)自身作為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、變更、轉(zhuǎn)讓、履行、終止以及監(jiān)督審查、控制等一系列職能活動(dòng)的總稱，是企業(yè)的一種自我管理行為，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求公平有序地競(jìng)爭(zhēng)，它涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的方方面面。
合同訂立屬于合同管理的前期階段，在這階段，要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，合同要受到企業(yè)管理者的高度重視。在合同訂立后即進(jìn)入履行階段時(shí)，企業(yè)管理者很可能就放松了對(duì)合同的管理，甚至忽視了合同履行過(guò)程是實(shí)現(xiàn)雙方權(quán)利義務(wù)的最重要過(guò)程，最終可能導(dǎo)致合同在中期和后期的履行階段出現(xiàn)種種問(wèn)題。
（二）合同管理三個(gè)階段
依法簽約、依法全面履行合同的義務(wù)，是確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益實(shí)現(xiàn)的途徑和保證。結(jié)合我公司目前的情況來(lái)看，要實(shí)現(xiàn)管理的提升，就離不開完善的企業(yè)合同管理制度。
企業(yè)的合同管理大致可分為以下三個(gè)階段，這三個(gè)階段相對(duì)獨(dú)立存在，同時(shí)又有各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，互不分割，共同構(gòu)成一個(gè)完整的合同管理過(guò)程，具體為：
1、合同談判與簽訂階段的管理。合同談判與簽訂階段是合同管理的關(guān)鍵階段。合同一經(jīng)依法訂立，就具有法律效力，當(dāng)事人必須嚴(yán)格履行。做好簽訂準(zhǔn)備階段的管理工作是簽訂好合同的前提和基礎(chǔ)，應(yīng)采取嚴(yán)肅、認(rèn)真、謹(jǐn)慎的態(tài)度，努力做好簽約前的一系列準(zhǔn)備工作。
2、合同履行階段的管理。具體是根據(jù)企業(yè)管理制度實(shí)施對(duì)合同履行中的監(jiān)督檢查。具體包括建立合同臺(tái)帳、監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況、按約定交接商品或服務(wù)和付款結(jié)算等步
3、合同歸檔階段的管理。這一階段是最容易被忽視的管理階段，只有做好了該階段工作才能在今后更好地繼續(xù)履行合同，防范風(fēng)險(xiǎn)。
以上三點(diǎn)，它不僅有利于提高整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，加強(qiáng)合同履行監(jiān)督管理，是合同履行中管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和合同管理人員對(duì)合同履行狀況實(shí)施跟蹤管理，全面履行合同義務(wù)，解決合同在履行中遇到的阻力，及時(shí)處理。這樣可以確保企業(yè)收益實(shí)現(xiàn)，避免企業(yè)的潛在的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)及出現(xiàn)重大損失的發(fā)生。
二、合同管理辦法
（一）合同管理五項(xiàng)原則
合同管理的實(shí)踐證明，依法管理，就會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)起到積極的促進(jìn)作用。反之，就會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生消極的負(fù)面作用。企業(yè)在實(shí)施合同管理時(shí)，必須堅(jiān)持以下五項(xiàng)原則：
1、依法管理原則：必須依據(jù)法律、法規(guī)管理，而不能自作主張；
2、全程管理原則：合同管理應(yīng)是全過(guò)程管理，不能顧此失彼；
3、全員管理原則：合同管理應(yīng)樹立全員管理的觀念，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到一般員工，從業(yè)務(wù)人員到管理人員，都要重視合同管理；
4、分工管理原則：合同管理在不同的環(huán)節(jié)，不同的部門、不同的崗位，應(yīng)各有側(cè)重，分工協(xié)作；
5、注重效益原則：合同管理不能為了管理而管理，應(yīng)講究從實(shí)際出發(fā)，講究效益，注重效益。
（二）合同管理的具體辦法
合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系，所以企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過(guò)程的、全方位的管理。
1、合同談判與簽訂階段
合同談判成功，并最終簽訂的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，故企業(yè)法律顧問(wèn)對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過(guò)監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。
（1）授權(quán)指引制度
加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同行為，授權(quán)指引是企業(yè)根據(jù)崗位職責(zé)要求規(guī)定的各崗位人員對(duì)某一事項(xiàng)在決策或財(cái)務(wù)上的權(quán)限。如在合同簽訂、履行過(guò)程中，應(yīng)由誰(shuí)負(fù)責(zé)談判、簽署，由誰(shuí)負(fù)責(zé)履行，由誰(shuí)負(fù)責(zé)督促，由誰(shuí)負(fù)責(zé)決定變更，在制度上做一些可操作性的規(guī)定，這一制度就是授權(quán)指引。
（2）合同匯報(bào)
在合同管理中，合同匯報(bào)制度是企業(yè)透明運(yùn)作、防止相關(guān)人員的有效形式。在合同起草階段，合同業(yè)務(wù)部門和管理部門對(duì)合同起草情況進(jìn)行匯報(bào)；在合同談判階段，合同業(yè)務(wù)部門和管理部門對(duì)合同談判情況包括對(duì)合同對(duì)方主體資格審查情況進(jìn)行匯報(bào)；在合同會(huì)簽、審批階段，合同管理部門對(duì)合同審批情況進(jìn)行匯報(bào)；在合同履行階段，合同管理部門對(duì)合同履行情況及存在的問(wèn)題、采取的措施進(jìn)行匯報(bào)；如果在合同履行過(guò)程還會(huì)出現(xiàn)合同變更的情況，對(duì)此，應(yīng)對(duì)合同變更的協(xié)商過(guò)程和協(xié)商結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和記錄，在協(xié)商不成或沒(méi)有就變更結(jié)果達(dá)成一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)繼續(xù)按原合同履行，以免出現(xiàn)違約的情況。在合同歸檔階段，合同管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門就合同履行情況評(píng)估和責(zé)任追究情況進(jìn)行匯報(bào)。
（3）主體資格評(píng)估及對(duì)策
在合同管理中，規(guī)范合同，做好對(duì)主體資格進(jìn)行審查，主要依據(jù)合同標(biāo)的技術(shù)要求和合同金額。如技術(shù)資格不具備，不能成為主體，但如商業(yè)運(yùn)營(yíng)方面不具備，可通過(guò)保證等擔(dān)保形式和責(zé)任保險(xiǎn)等手段彌補(bǔ)資格的不足。
（4）合同文本的準(zhǔn)備
在加強(qiáng)合同管理中，合同分常規(guī)合同和特殊合同。常規(guī)合同是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中經(jīng)常使用的合同，該類合同應(yīng)力求形成格式版本，標(biāo)書準(zhǔn)備時(shí)間和要求相對(duì)簡(jiǎn)單，對(duì)已有交易記錄的對(duì)手的主體資格審查相對(duì)簡(jiǎn)單。但要防止對(duì)手利用記錄進(jìn)行詐騙。特殊合同是偶爾使用的合同，如合資協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，標(biāo)書準(zhǔn)備時(shí)間和要求相對(duì)復(fù)雜，要求相關(guān)專業(yè)人士參與。
（5）合同會(huì)簽及審批制度
為加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同行為，合同會(huì)簽是公司相關(guān)部門參與合同管理的有效形式，對(duì)于杜絕違紀(jì)、維護(hù)公司利益、保證程序正當(dāng)有效具有一定意義。
2、合同履行階段
（1）合同交付執(zhí)行及履行情況確認(rèn)
合同簽訂以后，應(yīng)依法對(duì)涉及企業(yè)的重大經(jīng)濟(jì)合同條款的合法性進(jìn)行審查把關(guān)。要按照規(guī)定的程序?qū)徍撕贤?，這是合同管理的核心環(huán)節(jié)。合同管理部門應(yīng)將合同交付執(zhí)行部門執(zhí)行，辦理交接手續(xù)。強(qiáng)化合同交付執(zhí)行及履行情況確認(rèn)程序，嚴(yán)格按照合同法規(guī)定的規(guī)范合同文本條款審查、簽訂合同，做到條款完備、權(quán)利義務(wù)明確。然后根據(jù)法律規(guī)定需要履行審批、備案、登記的合同一定要履行其相關(guān)的法律手續(xù)。
（2）合同履行情況監(jiān)督及其處理
要時(shí)刻關(guān)注對(duì)方履約，它是實(shí)現(xiàn)合同管理目標(biāo)的有力保障。合同管理部門督促執(zhí)行部門適時(shí)全面履行合同，并根據(jù)執(zhí)行部門的情況反饋?zhàn)龀鲞m當(dāng)反應(yīng)。合同規(guī)定的義務(wù)按照職責(zé)劃分并落實(shí)，建立嚴(yán)格的履行過(guò)程中基礎(chǔ)管理工作。根據(jù)企業(yè)管理制度實(shí)施對(duì)合同履行中的監(jiān)督檢查。 對(duì)于不適應(yīng)具體情況需要變更的條款要及時(shí)按程序辦理變更手續(xù)，對(duì)于存在糾紛的合同應(yīng)組織相關(guān)部門做出評(píng)估，并采取相應(yīng)措施如抗辯權(quán)、擔(dān)保、合同保全等。
3、合同歸檔階段
（1）合同履行情況評(píng)估
合同終止或履行完畢，做好合同期間的履行監(jiān)督管理。通過(guò)監(jiān)督掌握各類合同的履行情況，及時(shí)排除阻礙，防止違約的發(fā)生。合同管理部門要對(duì)該合同簽訂和履行各環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題和采取的措施是否適當(dāng)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)存在的問(wèn)題應(yīng)分析原因，追究責(zé)任人。
（2）合同責(zé)任追究
建立健全合同簽訂和履行基礎(chǔ)檔案，實(shí)行合同、憑證的統(tǒng)一管理，如未按程序和權(quán)限簽訂合同的，追究越權(quán)人相應(yīng)責(zé)任。在合同履行中或履行后，如發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容或簽署程序不合法，應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
（3）合同管理制度評(píng)估和修正
根據(jù)合同履行情況評(píng)估中存在的問(wèn)題，建立健全合同管理制度，在企業(yè)內(nèi)部建立起完整的制度體系。 對(duì)不適應(yīng)實(shí)際情況的制度提出修訂和完善意見(jiàn)，經(jīng)過(guò)必要地程序?qū)χ贫冗M(jìn)行修正。同時(shí)檢查合同管理制度的運(yùn)行情況及其效果，形成管理層次清楚，職責(zé)明確，程序規(guī)范，協(xié)調(diào)與制衡的有效機(jī)制。