時(shí)間：2023-08-23 16:54:11
導(dǎo)語：在事業(yè)單位行政檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；問題
1 前言
行政事業(yè)單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，其中包括行政事業(yè)單位在建立以來的每次改革與創(chuàng)新，另一方面反映了行政事業(yè)單位發(fā)展的各類議程和計(jì)劃，也是行政事業(yè)單位從過去尋求問題和經(jīng)驗(yàn)，避免再出現(xiàn)類似問題的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)于檔案管理工作而言同時(shí)也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠以數(shù)字化的形式對(duì)檔案進(jìn)行部分，這也對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統(tǒng)，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行定期檢查和分析，及時(shí)糾正工作中存在的錯(cuò)誤，為檔案管理工作改革的發(fā)展指引出路。
2 行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及問題
2.1 缺乏對(duì)檔案管理在人力資源管理重要性認(rèn)識(shí)
行政單位的人力資源管理長(zhǎng)期以來的發(fā)展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對(duì)行政人員生平經(jīng)歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫工作，沒有看到檔案管理質(zhì)量與行政部門整體效率之間的必然聯(lián)系，缺乏對(duì)檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會(huì)造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因?yàn)槿藶榈氖д`而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠擾。一些行政單位甚至沒有設(shè)立專門的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒能反映人力資源發(fā)展的具體狀況，也不利于對(duì)行政部門激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)。
2.2 檔案管理的技術(shù)手段落后
數(shù)字技術(shù)改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號(hào)、電視信號(hào)、錄音機(jī)都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，其儲(chǔ)存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學(xué)材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個(gè)檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對(duì)于檔案操作人員在接受時(shí)會(huì)有一定的復(fù)雜性和難度。然而現(xiàn)實(shí)中檔案管理的技術(shù)手段落后的問題日益突出，一方面行政事業(yè)單位硬件投入不足、檔案管理人員沒有掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，沒有進(jìn)行專業(yè)數(shù)字化檔案管理的技能培訓(xùn)，所以整體上看檔案管理的水平依然沒有取得長(zhǎng)足的提高，往往檔案的登記和分類管理依然有過多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。
2.3 檔案分類管理體系的不完善
人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實(shí)，能夠在滿足上述條件下反映一個(gè)人的生活經(jīng)歷、發(fā)展歷史全貌，但是行政事業(yè)單位在實(shí)際管理過程中因?yàn)榉N種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個(gè)人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業(yè)單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會(huì)影響到潛在人才的挖掘和應(yīng)用。同時(shí)，在檔案分類管理的體系建設(shè)上不夠重視，使得人力資源內(nèi)容的不完整和不規(guī)范，失去了統(tǒng)一性，其分類管理沒有機(jī)遇電子信息檔案管理系統(tǒng)，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。
3 加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策
3.1 建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)規(guī)范的制度
行政事業(yè)單位檔案管理的改善首先需要制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)的檔案制度管理體系，這是加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，不僅能夠通過制定相應(yīng)的工作管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理程序，同時(shí)也能提高檔案管理工作人員的積極性和責(zé)任感。能夠在檔案管理制度環(huán)節(jié)和工作程序上進(jìn)行有效的監(jiān)督，對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)―檔案的保存、信息資料的流轉(zhuǎn)和管理的方法都能夠統(tǒng)一規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費(fèi)。
3.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)
縱觀二十年來我國檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國當(dāng)前雖然已經(jīng)大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)，但是因?yàn)橘Y金的限制，數(shù)字化管理的技術(shù)條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的不經(jīng)濟(jì)以及成本較高，因?yàn)槠渲鲗?dǎo)方式依然是鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入，速度較慢的同時(shí)儲(chǔ)存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)依然缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫無法實(shí)現(xiàn)對(duì)接和共享，所以說我國檔案數(shù)字化工作依然還有很長(zhǎng)的路要走。加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)一方面要形成有層次、有結(jié)構(gòu)、有內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦”等，對(duì)檔案信息管理設(shè)立專門的監(jiān)督部門，實(shí)施全程的掌控。
3.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案管理部門將不只是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)實(shí)體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會(huì)的多元化需求。我國長(zhǎng)期以來都努力構(gòu)建完整的檔案管理理論，用于指導(dǎo)檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進(jìn)了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。因?yàn)橛^念上的落后，勢(shì)必上會(huì)阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)人―計(jì)算機(jī)的雙向互動(dòng)，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術(shù)上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強(qiáng)培訓(xùn)，內(nèi)部和外部推動(dòng)檔案管理人員技術(shù)化水平的提高，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。
檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和職業(yè)道德的培訓(xùn)是要同步進(jìn)行的，檔案管理雖然有數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，終究還是依靠人完成的，所以行政事業(yè)單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平有著巨大的關(guān)聯(lián)。提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和水平需要制定完善的培訓(xùn)管理辦法，加強(qiáng)崗位的培訓(xùn)，同時(shí)引入專業(yè)的技術(shù)性人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理新技術(shù)的轉(zhuǎn)型，提高行政事業(yè)單位檔案管理的升級(jí)以及工作效率的穩(wěn)步提高。
4 結(jié)束語
綜上所述，我國行政事業(yè)單位的檔案管理工作的改進(jìn)還有很長(zhǎng)的路要走，總之科學(xué)、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權(quán)才會(huì)更加清晰、配合更加密切。因?yàn)闄n案管理畢竟還是人來完成的工作，不可能完全托管給計(jì)算機(jī)，所以加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)才是檔案管理持續(xù)發(fā)展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎(chǔ)性內(nèi)容，為檔案管理提供持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。
參考文獻(xiàn)
[1] 湯志星. 信息化環(huán)境下單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2013（05）
[2] 井少巖. 加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理策略[J]. 商. 2015（42）
[3] 王玉杰. 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J]. 黑龍江科技信息. 2015（31）
[4] 李樹力. 淺析運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案的重要性[J]. 新校園（上旬）. 2016（10）
隨著信息時(shí)代的到來以及計(jì)算機(jī)的普及，行政事業(yè)單位檔案管理工作面臨著巨大的改革利用計(jì)算機(jī)做好行政事業(yè)單位檔案管理的工作，是大勢(shì)所趨。
一、檔案計(jì)算機(jī)管理的重要性
檔案計(jì)算機(jī)管理主要是指的管理人員通過計(jì)算機(jī)的硬盤，軟盤，磁盤，光盤為載體對(duì)文字材料進(jìn)行儲(chǔ)存的行為，常見的檔案計(jì)算機(jī)管理形式主要是電子文書，電子信件，電子圖表等等。
1.與時(shí)俱進(jìn)的要求
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國也得以飛速的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化信息技術(shù)已成為現(xiàn)下流行的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理主要是指的?質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案管理在一定程度上存在著占用空間大，查閱非常不方便等弊病，所以運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理，是與時(shí)俱進(jìn)的，它順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，是行政事業(yè)單位的必然選擇。它不僅提高了檔案檢索的質(zhì)量和速度，并且以電子形式儲(chǔ)存極大的節(jié)省了空間。
2.有利于增強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)
信息技術(shù)的發(fā)展會(huì)深入到現(xiàn)代化管理事業(yè)的方方面面，在一定程度上行政事業(yè)單位檔案工作的計(jì)算機(jī)管理能讓管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識(shí)加強(qiáng)。行政事業(yè)單位檔案管理人員，有很多都是年齡偏大，對(duì)于新事物的接受能力比較弱，他們?yōu)榱诉m應(yīng)現(xiàn)代化的社會(huì)，必須要加強(qiáng)信息化和現(xiàn)代化的意識(shí)，只有摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，才能真正提高政府檔案工作的效率，節(jié)約大量的人力物力。
二、行政事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)管理的建議
1.加深對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
現(xiàn)階段，大多數(shù)行政事業(yè)單位單位都已經(jīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，但是依舊有很多工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為紙質(zhì)的檔案有自身存在的優(yōu)勢(shì)，比如有需要時(shí)，可以直接隨手?jǐn)y帶者紙質(zhì)的檔案，比去打印店打印或者找一個(gè)電腦查看資料要方便得多；再比如紙質(zhì)的檔案的信息都是敲定的，但是電子文件可以會(huì)被惡意的篡改等，故而很多人雖然在極力適應(yīng)當(dāng)前的計(jì)算機(jī)管理方式，但是還是沿襲著原來紙質(zhì)檔案管理那一套。在這種情況下，一定要說服教育檔案管理人員，尤其是要讓一些年齡偏大的工作人員，讓他們深刻認(rèn)識(shí)到，計(jì)算機(jī)檔案管理工作比起傳統(tǒng)的檔案管理要便捷得多。比如針對(duì)性的讓檔案工作人員直觀的感受到，計(jì)算機(jī)對(duì)與檔案管理工作的便捷之處，如利用計(jì)算機(jī)針對(duì)性的進(jìn)行檢索所用的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的檔案少得多。
其次加深對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，還需要行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)與機(jī)關(guān)檔案管理工作引起重視，只有領(lǐng)導(dǎo)在領(lǐng)導(dǎo)的要求下，員工才會(huì)真正的摒棄傳統(tǒng)的工作方式，去認(rèn)真的學(xué)習(xí)如何操作計(jì)算機(jī)，如何更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理。
2.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)
由于我國計(jì)算機(jī)運(yùn)用起步比較晚，人們對(duì)于計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)不夠深入，比如很多人認(rèn)為會(huì)使用電腦就是會(huì)熟練操作電腦上的軟件。而對(duì)其他方面幾乎沒有涉及。所以在各行各業(yè)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用都不算很廣泛，在一定程度上計(jì)算機(jī)在管理行業(yè)經(jīng)驗(yàn)不足。行政事業(yè)單位檔案管理方面也是如此，比如在需要管理大量考試人員的資料檔案時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)因?yàn)楣芾斫?jīng)驗(yàn)不足而產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象。所以加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)是非常有必要的。
首先是在條件允許的情況下，為檔案工作人員聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才到單位為工作人員講解如何計(jì)算機(jī)知識(shí)，比如如何熟練的使用這個(gè)檔案管理的系統(tǒng)，如何對(duì)檔案資料進(jìn)行更改，如何進(jìn)行檢索等等。然后為了加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)，還可以為工作人員講解其他關(guān)于計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用的知識(shí)。通過對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行練習(xí)，對(duì)于操作的熟練度可以讓檔案管理工作人員更好的做好本職工作。
3.引進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理方面的人才
計(jì)算機(jī)檔案管理工作不僅需要工作人員有豐富的管理工作經(jīng)驗(yàn)，也需要大量的計(jì)算機(jī)管理人才。沒有計(jì)算機(jī)方面的人才，行政事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)管理的實(shí)施就是紙上談兵。而我國對(duì)于計(jì)算機(jī)運(yùn)用比較晚，定期對(duì)于工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，也只能是滿足基本的工作需要，而行政事業(yè)單位在實(shí)施檔案計(jì)算機(jī)管理中缺乏中堅(jiān)人才，從某種程度上來說，引進(jìn)人才是非常有必要的。
首先是政府投入財(cái)力聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)管理人才，通過聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)管理人才，讓管理人才擔(dān)任比較重要的職位，以點(diǎn)帶線的帶動(dòng)員工工作。其次是培養(yǎng)大量計(jì)算機(jī)管理人員，通過對(duì)計(jì)算機(jī)管理人員的培養(yǎng)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了什么故障或者是安全隱患的時(shí)候，可以在第一時(shí)間檢查隱患。排除隱患增強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性和可靠性。除此之外，還應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督，防止有外人出入，對(duì)檔案進(jìn)行竊取或者是篡改，或者是有人通過破壞整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)導(dǎo)致檔案信息失真。所以檔案管理工作人員平時(shí)就可以將信息進(jìn)行備份，防止信息被篡改時(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，挽回?fù)p失。
4.實(shí)施電子文件檔案管理工程
在加強(qiáng)員工的信息化現(xiàn)代化的意識(shí)，并且引進(jìn)了計(jì)算機(jī)方面的人才之后，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理工作，就必須要做好檔案的歸檔工作，所以要求工作人員要落實(shí)好電子文件的處理工作，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理工程的建立。電子文件檔案管理工程的建立，離不開行政事業(yè)單位的大力支持，比如為整個(gè)管理工程投入一定的人力物力財(cái)力，并且在實(shí)際落實(shí)的工作中加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督。只有政府的大力支持，和領(lǐng)導(dǎo)班子的重視，才能夠確保電子文件檔案管理工程的建立。
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路
中圖分類號(hào)：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2013）08-0069-02
1 行政事業(yè)單位檔案管理的重要性
行政事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，行政事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展，對(duì)維持國家正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著舉足輕重的作用。行政事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有序的管理是保證行政事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的重要保證之一。行政事業(yè)單位檔案是記載行政事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要信息資料，也是記載行政事業(yè)單位內(nèi)部人員的文檔信息資料，可以說行政事業(yè)單位檔案就是行政事業(yè)單位所有信息的匯聚地。行政事業(yè)單位人員要搞好本職工作，發(fā)揮行政事業(yè)單位的職能作用，對(duì)行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程的了解是必不可少的，行政事業(yè)單位檔案就能夠很好的幫助你。另外，在工作中，如遇到一些突發(fā)問題和難以處理的事件，可以借鑒行政事業(yè)單位檔案的資料，吸取前人處理問題的經(jīng)驗(yàn)和方法，去更好地解決這些問題。所以說，行政事業(yè)單位的檔案管理十分重要。
2 行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
①行政事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國行政事業(yè)單位的作用也是不斷提高的。我國行政事業(yè)單位在不斷發(fā)展完善之時(shí)，卻忽視了對(duì)行政事業(yè)單位檔案信息管理制度的建設(shè)和完善，從而使得我國行政事業(yè)單位檔案管理在制度方面存在著諸多問題。行政事業(yè)單位檔案管理人員的配備和管理就十分重要，這也是行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題之一。目前，行政事業(yè)單位一些檔案管理人員素質(zhì)不高，對(duì)于金錢和名利的抵制力不夠，如果沒有完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度的約束，為了個(gè)人利益，或是為了迎合領(lǐng)導(dǎo)，這些人員就會(huì)對(duì)行政事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行篡改或者進(jìn)行違規(guī)操作，從而使得行政事業(yè)單位蒙受重大損失。
②行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足。行政事業(yè)單位一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息的重要性認(rèn)識(shí)不到位，他們認(rèn)為行政事業(yè)單位的檔案信息只是記錄著行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程，對(duì)于行政事業(yè)單位工作的開展和未來的發(fā)展是可有可無的，從而忽視了對(duì)行政事業(yè)單位檔案的嚴(yán)格管理。這些領(lǐng)導(dǎo)將行政事業(yè)單位的人力物力財(cái)力大多投入到其他方面的建設(shè)，而對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理只是要求進(jìn)行基本的日常維護(hù)，從而使得行政事業(yè)單位檔案工作處于應(yīng)付地位，行政事業(yè)單位管理的軟硬件設(shè)施也不能得到改善，導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案信息損壞，不完整，甚至丟失。
③行政事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位檔案信息管理已經(jīng)不再是一項(xiàng)政策性工作了，而是一項(xiàng)具有很強(qiáng)專業(yè)性技術(shù)的工作了。因此，行政事業(yè)單位檔案信息管理人員的素質(zhì)對(duì)于檔案信息的管理有著舉足輕重的作用。然而，目前由于檔案信息管理的制度不完善，和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息的不重視，使得行政事業(yè)單位檔案信息管理人員的地位不高，檔案部門甚至成為單位可有可無的部門，檔案管理人員的配置就沒有考慮專業(yè)性?，F(xiàn)有的行政事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)低下，很難跟上現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，行政事業(yè)單位檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，使一些剛剛適應(yīng)工作的人員又調(diào)整了崗位，甚至把一些無關(guān)要緊的人員調(diào)整到檔案管理崗位，也是檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的一個(gè)因素。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低的因素使得行政事業(yè)單位檔案管理混亂，管理質(zhì)量低下。
④行政事業(yè)單位檔案管理的軟硬件跟不上社會(huì)發(fā)展的需要。隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國檔案信息技術(shù)的也在不斷完善，為了滿足現(xiàn)代行政事業(yè)單位檔案管理的需求，大量的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中。然而，由于我國行政事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，以及行政事業(yè)單位一些領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠高，認(rèn)為行政事業(yè)單位檔案管理無足輕重，從而使得我國一些行政事業(yè)單位檔案管理的軟硬件設(shè)施，沒有得以及時(shí)更新升級(jí)，使得現(xiàn)有的檔案管理?xiàng)l件不能滿足一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理的需求。因此，大量的現(xiàn)代化的檔案信息資料在無形中受到損害，且難以修復(fù)，從而造成行政事業(yè)單位檔案資料的損失，這對(duì)行政事業(yè)單位的管理和發(fā)展是極為不利的。
⑤行政事業(yè)單位檔案管理的方法單一，缺乏創(chuàng)新。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位所要處理的事物越來越繁瑣，所要處理的檔案信息也越來越多，要想對(duì)行政事業(yè)單位大量的檔案信息進(jìn)行有效的管理，是離不開科學(xué)的創(chuàng)新性管理方法的。然而，目前行政事業(yè)單位對(duì)檔案的管理停留在過去的簡(jiǎn)單管理水平上，對(duì)于龐大的檔案信息管理越來越力不從心了，在管理過程中，這些簡(jiǎn)單不能與時(shí)俱進(jìn)的方法，加上缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，就無法對(duì)所要的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的整理、裝訂和歸檔。由此，會(huì)造成大量的檔案信息丟失和缺損。
3 行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路和對(duì)策
①建立一套完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度。正所謂，無規(guī)矩不成方圓。建立健全行政事業(yè)檔案管理制度是保檔案信息有序的重要保證之一。完善行政事業(yè)單位檔案信息管理制度，首先，需要根據(jù)行政事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)和實(shí)際情況，建立科學(xué)、合理的檔案管理制度；其次，行政事業(yè)單位檔案管理制度是要用于檔案管理實(shí)踐的，因此，所建立的檔案管理制度應(yīng)該要簡(jiǎn)明實(shí)用，具有可操作性，這樣在行政事業(yè)單位檔案日常的管理中才能有效地對(duì)檔案管理進(jìn)行約束和規(guī)范；第三，行政事業(yè)單位檔案信息管理制度，不僅要對(duì)檔案管理人員有著約束力，同時(shí)對(duì)行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)同樣有著約束作用，這樣才能保證行政事業(yè)單位檔案管理的獨(dú)立性，保證檔案管理工作過程中，不會(huì)因個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的意志而出現(xiàn)不合規(guī)定的現(xiàn)象；最后，完善的行政事業(yè)單位檔案信息管理制度，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明，對(duì)那些嚴(yán)格管理檔案信息的人員及時(shí)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激勵(lì)他們能夠更好地工作，與此同時(shí)，對(duì)那些為了自身利益，而惡意篡改檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行非法操作的人員給予相應(yīng)的處罰，這樣獎(jiǎng)罰分明的行政事業(yè)單位檔案管理制度，才能保證檔案管理健康有序地發(fā)展。
②加強(qiáng)行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的決策和意識(shí)對(duì)于行政事業(yè)單位檔案管理的有著重要的影響。因此，為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理重要性的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，這樣領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理，重視單位檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理的人力物力財(cái)力方面的投入力度。只有在領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可下，行政事業(yè)單位才能建立起嚴(yán)格的檔案管理制度，配備具有專業(yè)素質(zhì)的管理人員，配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從而更加有效的對(duì)行政事業(yè)單位檔案進(jìn)行高效的管理。
③提升行政事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。行政事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵是檔案管理人員，要想對(duì)行政事業(yè)單位檔案進(jìn)行有效管理，需要建立一支優(yōu)秀的檔案管理人員隊(duì)伍。一方面我們需要引進(jìn)一批優(yōu)秀的檔案管理人才，并對(duì)那些不稱職的檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)淘汰；另一方面我們還需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的有潛力的檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們通過培訓(xùn)了解和學(xué)習(xí)最新的檔案管理技術(shù)知識(shí)，提升專業(yè)素質(zhì)。此外，作為行政事業(yè)檔案管理人員，為了能夠更好地勝任檔案管理工作，應(yīng)該積極主動(dòng)的加強(qiáng)自身專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，以便能夠在行政事業(yè)單位檔案管理工作中做出更大的貢獻(xiàn)。
④加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)和信息化管理建設(shè)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大量的信息技術(shù)被運(yùn)用到行政事業(yè)單位檔案管理中，為了單位檔案管理工作能夠持續(xù)健康發(fā)展，我們需要根據(jù)行政事業(yè)單位的實(shí)際情況，引進(jìn)適合自身需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施。同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息管理人員的對(duì)這些先進(jìn)設(shè)備的操作和使用，以便讓檔案信息管理人員，能夠面對(duì)未來龐大的行政事業(yè)檔案信息時(shí)不再疲于應(yīng)付，而是能夠運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和檔案管理設(shè)備來輕松應(yīng)對(duì)檔案信息管理，從而讓我們的檔案信息管理工作更加合理有序高效。
⑤對(duì)行政事業(yè)單位檔案進(jìn)行科學(xué)化、創(chuàng)新性管理。隨著行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展，我們的行政事業(yè)單位需要處理的事物和面臨的問題也越來越多，有著更加龐大的檔案信息需要管理。以前單一的檔案信息管理模式已經(jīng)不能滿足要求了，要想使得檔案信息最大限度地發(fā)揮作用，我們需要采用科學(xué)的技術(shù)手段，以達(dá)到高效的管理。首先，我們應(yīng)該確保行政事業(yè)單位檔案信息管理的實(shí)效性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，以便檔案信息能夠更好地服務(wù)于行政事業(yè)單位的工作；其次，我們需要利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)字化、信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)格式并存，這樣可以更好地確保檔案信息的安全和完整；最后，我們可以充分利用網(wǎng)絡(luò)，將我們不屬于保密范圍的檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而更加有效地實(shí)現(xiàn)資源的充分利用。這樣不僅能夠更加有效地管理檔案信息，而且還能更大程度地提升檔案信息的使用效率。
4 結(jié) 語
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，行政事業(yè)單位檔案管理工作存在一些問題，影響著檔案信息的正常有序管理，要發(fā)揮檔案管理在行政事業(yè)單位管理中的作用，需要完善行政事業(yè)單位檔案管理制度，提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，完善檔案管理的設(shè)備建設(shè)，改進(jìn)檔案管理的方法。
參考文獻(xiàn)：
[1] 孫鳳玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].改革與開放，2012，（4）.
[2] 劉靜.新時(shí)期企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011，（9）.
[3] 李進(jìn)豐.淺談檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[A].檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集[C].北京：《中國學(xué)術(shù)期刊（光盤版）》電子雜志社，2011.
[4] 吳嵐.淺談行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的問題及對(duì)策[A].湖南省衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)第四屆理事會(huì)第七次會(huì)議暨第二十二次學(xué)術(shù)年會(huì)專輯[C].北京：《中國學(xué)術(shù)期刊（光盤版）》電子雜志社，2008.
[5] 張利民，周先海.對(duì)搞好行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)統(tǒng)一經(jīng)營(yíng)管理的思考[A].宜春市紀(jì)念改革開放30周年理論研討會(huì)論文集[C].北京：《中國學(xué)術(shù)期刊（光盤版）》電子雜志社，2008.
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；工作優(yōu)化途徑
檔案管理的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分，其管理的效用直接反映機(jī)構(gòu)的管理水平，直接影響人力資源管理、行政管理等相關(guān)管理領(lǐng)域活動(dòng)。不同于其他管理機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位人員調(diào)動(dòng)相對(duì)少，權(quán)利更加集中，缺少外部監(jiān)督，在我國許多事業(yè)單位名義屬于獨(dú)立機(jī)構(gòu)，但都受到政府行政部門的管轄，改革阻力大，檔案管理水平低。
一、我國事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)與問題
受政治體制影響，我國事業(yè)單位實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”體制與“雙重管理”模式，黨、政檔案統(tǒng)一管理并服從黨的領(lǐng)導(dǎo)。實(shí)踐證實(shí)，這種符合我國特色的檔案管理策略，客觀上為檔案的保管、利用提供了制度保障，符合我國實(shí)際國情，有利于檔案的完整與安全，符合精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、效能的原則，在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案事業(yè)發(fā)展得到監(jiān)督與保障，實(shí)現(xiàn)了快速平穩(wěn)發(fā)展。
隨著時(shí)間的推移，舊有的事業(yè)單位檔案管理也暴露出許多問題，主要體現(xiàn)在：1.條塊分割問題，在實(shí)際工作過程中，出現(xiàn)權(quán)利、信息兩條傳遞路線，管理空間條塊重疊交錯(cuò)，許多管理制度都有助于上級(jí)機(jī)構(gòu)強(qiáng)化對(duì)下級(jí)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利，破壞了上下級(jí)職能部門的穩(wěn)定性。2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理存在固有矛盾與沖突，部分地方事業(yè)單位在沒有與地方檔案行政管理部門協(xié)商的情況下，便制定內(nèi)部的檔案管理要求，這些要求可能與實(shí)際情況不符，如某事業(yè)單位要求某人限時(shí)從原單位調(diào)動(dòng)檔案，但實(shí)際情況是原單位檔案調(diào)動(dòng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，許多事業(yè)單位檔案受多個(gè)部門管轄，同時(shí)有的事業(yè)單位拒絕接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。3.檔案室自身行政化傾向越來越明顯，事業(yè)單位往往混淆于行政部門、事業(yè)部門職權(quán)，事業(yè)單位在合并后事業(yè)職能弱化，許多單位人員更愿意爭(zhēng)取公務(wù)員資格，不利于事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化的發(fā)展，從法律角度來看“局館合一”體制也容易造成法律責(zé)任不清問題，如在出現(xiàn)檔案損毀、丟失情況時(shí)，往往互相推諉。4.檔案室自身各自為政，各種類型的檔案管理五花八門，事業(yè)單位建立“私人檔案”問題仍十分普遍。5.從制度上、工作環(huán)境上看，文件管理、檔案管理割裂，影響管理的效率。
二、 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑
事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化應(yīng)著重解決過度集權(quán)、黨政合一、政事不分三個(gè)方面的問題，同時(shí)積極改革。近年來，信息技術(shù)飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下信息的利用效率明顯提升，電子檔案得到廣泛應(yīng)用，也給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。改革的主要目標(biāo)從長(zhǎng)期來看，應(yīng)進(jìn)行體制改革；從短期來看，應(yīng)重新規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位之間的關(guān)系，明確檔案機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位的地位與功能，建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體制。
（一）市場(chǎng)化。事業(yè)單位需要將承擔(dān)的任務(wù)交給市場(chǎng)調(diào)節(jié)，以某專項(xiàng)運(yùn)動(dòng)管理中心為例，其堅(jiān)持市場(chǎng)化改革，一手抓、一手放，推動(dòng)體育市場(chǎng)發(fā)展，鼓勵(lì)市場(chǎng)主體參與體育事業(yè)，運(yùn)動(dòng)聯(lián)賽就是在這種思想下建立的。但遺憾的是，因種種原因，這些聯(lián)賽的市場(chǎng)化水平仍明顯不足，事業(yè)單位的干預(yù)強(qiáng)度仍較大，不僅使體育愛好者怨聲載道，還嚴(yán)重挫傷了參與企業(yè)的積極性。事業(yè)單位應(yīng)將市場(chǎng)自由競(jìng)爭(zhēng)文化帶入到檔案管理中來，從而促進(jìn)檔案工作改革開放、創(chuàng)新發(fā)展。
（二）法制化。依法治檔是檔案管理工作改革的重點(diǎn)，包括事業(yè)單位管理組織、編制、職能、工作程序都需要法制化，打破人治化的特征。當(dāng)前事業(yè)單位缺乏有效的外部監(jiān)督，法制化進(jìn)程十分緩慢，檔案管理仍受舊有的傳統(tǒng)習(xí)慣影響，權(quán)高位重者存在無視管理制度、干涉檔案管理活動(dòng)的現(xiàn)象。加強(qiáng)檔案管理法制化刻不容緩，將原來的領(lǐng)導(dǎo)管理模式改為依法管理模式。
（三）社會(huì)化。事業(yè)單位是承擔(dān)發(fā)展社會(huì)事業(yè)責(zé)任的機(jī)構(gòu)，更不應(yīng)該脫離社會(huì)，應(yīng)充分利用社會(huì)、市場(chǎng)的力量進(jìn)行檔案事業(yè)的改革，一是需要還權(quán)給社會(huì)，不應(yīng)大包大攬。二是需要控制權(quán)利的范圍，接受社會(huì)的制約、監(jiān)督。近年來，媒體曝光的冒名頂替上大學(xué)、年齡簡(jiǎn)歷造假等事件，一方面反映了的確存在、檔案管理被權(quán)力腐蝕的情況。另一方面也反映了社會(huì)大眾特別是新聞媒體發(fā)揮了監(jiān)督作用，客觀上為事業(yè)單位檔案管理社會(huì)化提供了外部動(dòng)力。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)勇于接受大眾的監(jiān)督，打破過去相對(duì)隱秘的工作方式。
（四）現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作也逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理者應(yīng)努力提高信息化技術(shù)水平，引入信息存儲(chǔ)、處理、輸送的設(shè)備，挖掘檔案管理的價(jià)值，使檔案管理更受重視，形成良性循環(huán)。
三、結(jié)語
事業(yè)單位檔案管理改革不可能一蹴而就，現(xiàn)階段需要突破的問題還不少。有志者應(yīng)確立近遠(yuǎn)期目標(biāo)，循序漸進(jìn)，借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，充分挖掘事業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有人員的智慧，發(fā)揚(yáng)民族精神，群策群力，建立符合現(xiàn)階段事業(yè)單位自身特點(diǎn)的檔案管理方法，提高管理的效用。
【參考文獻(xiàn)】
[1]付靜.我國檔案管理體制改革策略分析[J].圖書與檔案，2012（2）：21-22.
[2]胡仙芝，孫歡，徐迅.論政社分開和構(gòu)建政社伙伴合作關(guān)系[J].新視野，2014（5）：55-59.
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；制度；更新
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
事業(yè)單位檔案管理的范疇
（一）行政檔案管理
這一部分檔案中涉及到上級(jí)下發(fā)的文件，本單位發(fā)出的文件，各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)等，還有一些信函、會(huì)議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業(yè)單位行政工作的主要內(nèi)容。
（二）人事檔案管理
這里面的內(nèi)容是每一個(gè)在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎(jiǎng)勵(lì)處分等信息。人事檔案是對(duì)每個(gè)人來說最重要的物品，個(gè)人要晉職稱、轉(zhuǎn)調(diào)或者一些行動(dòng)都需要個(gè)人檔案作為支撐。如果沒有個(gè)人檔案，或者經(jīng)查有不屬實(shí)的地方，這些行為都將視為無效，所以個(gè)人檔案也受到每個(gè)人最大程度的重視，以至于很多時(shí)候當(dāng)我們說起檔案，一部分人僅認(rèn)為是個(gè)人檔案。
（三）財(cái)務(wù)檔案管理
事業(yè)單位不同于行政單位，所以財(cái)務(wù)管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財(cái)務(wù)檔案中包含有日常的財(cái)務(wù)支出憑證，每一次財(cái)務(wù)支出的目的、用途、金額等內(nèi)容都要做好全面的記錄，也要有相關(guān)的發(fā)票等作為支出用途的依據(jù)；還有各種財(cái)政收入，每一筆款項(xiàng)從何而來都要做好詳細(xì)記錄；對(duì)年度預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的依據(jù)；年度季度的財(cái)務(wù)分析報(bào)告也是財(cái)務(wù)檔案的重要內(nèi)容，通過財(cái)務(wù)分析了解財(cái)務(wù)使用效率，還有諸如繳納的各種社會(huì)費(fèi)用、收支的立項(xiàng)計(jì)劃和執(zhí)行情況等，總之，單位的一切財(cái)務(wù)支出由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的整理分析都是事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案。
（四）業(yè)務(wù)檔案
這里主要內(nèi)容就是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)考核、業(yè)務(wù)會(huì)議記錄等內(nèi)容，像現(xiàn)在每年都會(huì)進(jìn)行的事業(yè)單位招考就屬于業(yè)務(wù)范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業(yè)務(wù)檔案，還有單位組織進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因業(yè)務(wù)需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業(yè)務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容，這些屬于業(yè)務(wù)范疇的工作內(nèi)容，有關(guān)資料的記錄就是以后類似工作的一個(gè)依據(jù)參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內(nèi)容。
事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題
（一）事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的沒有足夠的重視
雖然先進(jìn)的檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的工作效率和迅速發(fā)展有著顯而易見的重大作用。然而檔案管理的工作性質(zhì)，注定了這不是一個(gè)受人關(guān)注的工作，他無法直接為事業(yè)單位創(chuàng)造明顯的利益。這種忽視是表現(xiàn)為兩個(gè)方面的。一方面，是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部的忽視；另一方面，則表現(xiàn)為事業(yè)單位的檔案管理工作人
員對(duì)自身這份工作的輕視。
（二）事業(yè)單位檔案管理無法及時(shí)更新到位
檔案管理的更新，同樣體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是離職退休人員的檔案無法及時(shí)歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時(shí)更新到檔案庫。在人動(dòng)的過程中，如果檔案管理的工作無法及時(shí)交接妥當(dāng)，更新到位，就會(huì)導(dǎo)致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學(xué)，更談不上工作效率。
（三）檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高
隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
（四）檔案利用工作水平較低
其作用尚未充分發(fā)揮出來。對(duì)檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，其目的在于利用。就目前而言，檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使檔案的利用價(jià)值低，功能越來越弱化。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策
（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
檔案管理工作并不僅僅是檔案管理人員的工作職責(zé)，而應(yīng)該是單位所有工作人員都要注意和重視的工作內(nèi)容，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該注意到這一點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)
檔案管理人員的配備與管理，建立一定的檔案管理制度體系，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，以提高檔案管理人員的工作積極性。
（二）加強(qiáng)制度化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展
制度是任何單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障之一，沒有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進(jìn)行也必須進(jìn)行一些制度化的管理控制。
首先，對(duì)在職人員的檔案管理應(yīng)該認(rèn)真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對(duì)于一些新進(jìn)人員的檔案應(yīng)該及時(shí)記錄，對(duì)于一些將要退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類。
其次，對(duì)于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)該制定嚴(yán)格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過程中沒有中間漏洞，不會(huì)因?yàn)橹虚g環(huán)節(jié)沒有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應(yīng)該按照編號(hào)分類放好，對(duì)于一些借出的檔案應(yīng)該記
錄清楚，對(duì)借出時(shí)間、歸還時(shí)間做出整體細(xì)致的記錄，歸還后應(yīng)該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。
再次，檔案歸還時(shí)應(yīng)該檢查好檔案內(nèi)容，對(duì)于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責(zé)任，用嚴(yán)密的管理制度和嚴(yán)格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。
（三）增強(qiáng)檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌
應(yīng)該注意讓事業(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結(jié)成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡(luò)，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運(yùn)行的問題，也讓檔案有一個(gè)備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動(dòng)檔案轉(zhuǎn)接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設(shè)備都可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設(shè)備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。比如，現(xiàn)在很多企業(yè)投資讓云技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學(xué)性和效率，這為我們檔案管理提供了一個(gè)新的借鑒，科技進(jìn)入檔案管理是一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，只有把科技與檔案管理良好的結(jié)合才能促進(jìn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。
（四）及時(shí)更新事業(yè)單位的檔案
事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員的變動(dòng)，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時(shí)收集新的檔案完善檔案庫，對(duì)于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。
（五）提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量
管理人員的素質(zhì)是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個(gè)單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。 在招聘的時(shí)候，事業(yè)單位應(yīng)該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業(yè)化。
另外，單位人員在安排崗位時(shí)， 要認(rèn)識(shí)到檔案管理的職位不是隨便一個(gè)人就可以勝任的，要選擇接受能力強(qiáng)、邏輯能力強(qiáng)的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運(yùn)行。比如說，檔案一般是紙質(zhì)的形式存在于檔案館內(nèi)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應(yīng)該由專業(yè)人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質(zhì)量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會(huì)忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質(zhì)是十分必要的。
（六）合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫
合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的原因。只有當(dāng)科學(xué)化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會(huì)引起越來越人的重視，才會(huì)讓檔案管理人員有更高的榮譽(yù)感，才會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)愿意投入更大力度來發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。
結(jié)語
綜上，事業(yè)單位對(duì)于信息量的需求日益增長(zhǎng)，普通傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位日漸繁復(fù)的需求和先進(jìn)的管理模式。在具體的工作中，不論是從檔案的收集整理或者管理應(yīng)用中，都必須要本著為單位發(fā)展服務(wù)的原則進(jìn)行檔案管理，不斷改革完善檔案管理制度，促使事業(yè)單位更好發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]安曉莉.試論事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011.18.
[2]楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011.4.
[3]巴云紅.新形勢(shì)下事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作[J].科技傳播，2011.18.
為拓展檔案館業(yè)務(wù)，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個(gè)文件檔案服務(wù)中心（下簡(jiǎn)稱文檔中心）。它拓展了國內(nèi)早期文件中心的職能，承擔(dān)了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門對(duì)文件移交單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開展了機(jī)關(guān)事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長(zhǎng)李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會(huì)上指出：“統(tǒng)一集中管理各機(jī)關(guān)形成的文檔，是新形勢(shì)下創(chuàng)建機(jī)關(guān)檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機(jī)關(guān)文檔資源，實(shí)行集約管理，適應(yīng)了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，是檔案部門貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、推進(jìn)管理體制改革和工作機(jī)制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率的迫切要求，是推動(dòng)檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的時(shí)代要求。”
2文檔中心業(yè)務(wù)外包實(shí)踐
目前，檔案界對(duì)文檔中心的定位不盡相同，對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)也在發(fā)生變化。隨著理論與實(shí)踐的發(fā)展和成熟，學(xué)者和檔案部門對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負(fù)責(zé)行政中心內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能和機(jī)關(guān)檔案室的檔案保管職能，是處于機(jī)關(guān)事業(yè)單位和檔案行政管理部門的中間機(jī)構(gòu)，是一個(gè)特殊的政府性的檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)提供機(jī)構(gòu)。
2.1文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位不再設(shè)立檔案室，原來由機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)的檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用及移交工作轉(zhuǎn)由文檔中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位甚至不再設(shè)立專職檔案人員，只配一名兼職人員負(fù)責(zé)歸檔文件收集工作，文檔中心負(fù)責(zé)歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機(jī)關(guān)檔案室之間是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)外包關(guān)系
文檔中心除了承接各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室的相關(guān)檔案管理工作外，還對(duì)集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督職責(zé)。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門負(fù)責(zé)，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到這些機(jī)關(guān)及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現(xiàn)實(shí)困境
隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉(zhuǎn)變，“小政府、大社會(huì)”已成為機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展方向和目標(biāo)。檔案行政管理部門由于專業(yè)優(yōu)勢(shì)，首先提出了創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理的思路并付諸實(shí)踐，于是文檔中心應(yīng)運(yùn)而生。也正是因?yàn)槠渥畛跤蓹n案行政管理部門首先提出，文檔中心一經(jīng)成立就成為檔案行政管理部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，與當(dāng)?shù)卣案鳈C(jī)關(guān)關(guān)系不大，隨之而來的是文檔中心在機(jī)構(gòu)定位、人員編制、管理職責(zé)、經(jīng)費(fèi)來源等方面問題長(zhǎng)期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結(jié)文檔中心運(yùn)行情況時(shí)指出，文檔中心限于檔案部門自身下達(dá)和完成任務(wù)，各級(jí)黨委、政府對(duì)此項(xiàng)工作還不夠重視和支持，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不夠了解和主動(dòng)。各地文檔中心實(shí)踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時(shí)定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應(yīng)有的重視，人員編制普遍較少，財(cái)政經(jīng)費(fèi)不足，致使文檔中心開展各項(xiàng)工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實(shí)上是檔案行政管理部門的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，檔案行政管理部門不僅要繼續(xù)做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對(duì)的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機(jī)關(guān)從檔案業(yè)務(wù)工作中解脫出來，體驗(yàn)到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責(zé)任，檔案意識(shí)有所減弱?？梢姡缃裎臋n中心管理模式的優(yōu)勢(shì)并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢(shì)沒能得到凸顯，長(zhǎng)期下去，也將對(duì)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作造成不利的影響。當(dāng)然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對(duì)文檔中心的法律地位、行政隸屬關(guān)系、工作職能、管轄范圍等進(jìn)行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對(duì)文檔中心法律地位的認(rèn)知有以下幾種：第一，應(yīng)定位為檔案行政管理部門的下屬機(jī)構(gòu)，依附于檔案行政管理部門；第二，應(yīng)定位為政府的直屬機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)；第三，應(yīng)定位為獨(dú)立的企業(yè)法人。從目前國內(nèi)各地文檔中心實(shí)踐看，第一種觀點(diǎn)被檔案行政管理部門普遍認(rèn)可，如深圳市文檔服務(wù)中心、太倉市機(jī)關(guān)文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機(jī)構(gòu)。然而這種實(shí)踐已經(jīng)給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點(diǎn)直接受歐美國家商業(yè)文件中心實(shí)踐的啟發(fā)，但忽視了國內(nèi)文件、檔案管理工作的實(shí)踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內(nèi)文檔中心的工作對(duì)象是機(jī)關(guān)檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會(huì)上的一般檔案服務(wù)外包企業(yè)，不宜直接推行社會(huì)化。基于對(duì)國內(nèi)文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的業(yè)務(wù)外包關(guān)系分析，結(jié)合各地文檔中心實(shí)踐，本文比較認(rèn)同第二種觀點(diǎn)，即文檔中心為政府直屬機(jī)構(gòu)，擁有獨(dú)立法人資格，在業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門指導(dǎo)。其優(yōu)勢(shì)在于：一是文檔中心更能得到政府及各機(jī)關(guān)的重視，以便在人員編制、經(jīng)費(fèi)等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門之間的職責(zé)，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展；三是有利于強(qiáng)化文檔中心對(duì)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。
3.3文檔中心的職能定位
一、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的優(yōu)勢(shì)
（一）滿足社會(huì)的閱覽需求。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以滿足社會(huì)的預(yù)覽需求。我國各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體都有專用的檔案，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類和具體分析。隨著現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用范圍的不斷拓展，電子檔案出現(xiàn)，可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字模式轉(zhuǎn)換。各行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體對(duì)檔案類型有不同的傾向性，有的偏好于紙質(zhì)檔案，沒有采用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，成立電子檔案系統(tǒng)；有的偏好于電子檔案，取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理部門。從這個(gè)角度來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以滿足社會(huì)多元化的檔案預(yù)覽需求。
（二）發(fā)揮二者的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，可以發(fā)揮二者的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有如下幾個(gè)明顯優(yōu)勢(shì)：第一，電子檔案的操作相對(duì)簡(jiǎn)單。第二，電子檔案的儲(chǔ)存量更大。第三，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。當(dāng)然，電子檔案也存在較大的局限性：第一，電子檔案的數(shù)據(jù)管理難度較大。第二，電子檔案的真實(shí)性有待考量。由于電子檔案具有明顯的缺陷，紙質(zhì)檔案必不可少。從歷史發(fā)展來看，我國的司法機(jī)構(gòu)一直沿用紙質(zhì)檔案，其權(quán)威性得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可，與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的安全性可以得到保障，因此必須在檔案管理中發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)。
二、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的策略
（一）健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。我國在2003年7月國家?n案局6號(hào)令頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定了電子檔案管理的基本條例，隨著電子檔案使用范圍的進(jìn)一步擴(kuò)展，檔案部門應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該對(duì)電子檔案的制定和編寫進(jìn)行規(guī)定，并按照電子數(shù)據(jù)的不同，形成不同的存儲(chǔ)格式。第二，應(yīng)該做到電子檔案的歸檔工作，并設(shè)置專門的電子檔案管理部門。第三，應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期維護(hù)和審核，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)字跡裉色、水分浸入等問題。第四，應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行修繕，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中整理。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案和紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上存在相似之處，因此應(yīng)該實(shí)現(xiàn)兩種檔案資源的共享，提高檔案內(nèi)容的價(jià)值。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該控制電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔日期，盡量統(tǒng)一安排歸檔。第二，應(yīng)該引進(jìn)現(xiàn)代化的紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描儀，把紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)據(jù)內(nèi)容，形成電子檔案。第三，應(yīng)該采用人工抄寫的辦法，把電子檔案的內(nèi)容記錄下來。
（三）形成檔案管理體系。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該形成檔案管理體系。原有的檔案管理體系以紙質(zhì)檔案作為重點(diǎn)，為了提高檔案管理的水平，需要形成新的檔案管理體系。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案信息的重視，賦予檔案部門更多的職權(quán)。第二，應(yīng)該加大檔案部門的人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)具備專業(yè)信息技能的人才，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。第三，應(yīng)該保障檔案管理的外部環(huán)境，不斷充實(shí)館藏內(nèi)容。第四，應(yīng)該對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行分層管理，并實(shí)現(xiàn)管理的交叉。
（四）保障檔案信息安全。想要實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共存，應(yīng)該保障檔案信息安全。無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，其安全性都會(huì)受到威脅，為了對(duì)檔案信息進(jìn)行保密，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的保管。具體來說，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)該擴(kuò)展紙質(zhì)檔案的管理空間，隨著事業(yè)單位發(fā)展年限的延長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案的數(shù)量會(huì)不斷增加，因此要擴(kuò)充管理空間，擴(kuò)大檔案管理的專門庫房的規(guī)模。第二，應(yīng)該做好檔案管理庫房的防火防盜工作，并形成網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，對(duì)庫房管理進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督。第三，應(yīng)該引進(jìn)保險(xiǎn)柜等加固設(shè)備，對(duì)重要檔案進(jìn)行安全防護(hù)。
為了加強(qiáng)對(duì)本市檔案館設(shè)置的管理,促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，根據(jù)《**市檔案條例》和國家的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條（定義）
本辦法所稱的檔案館，是指收集、保管和提供利用檔案資料，具有一定規(guī)模，為社會(huì)各方面服務(wù)的機(jī)構(gòu)，包括綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館和企業(yè)事業(yè)單位檔案館。
第三條（適用范圍）
本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)檔案館的設(shè)置管理。
第四條（管理部門）
市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本市檔案館的設(shè)置管理工作。
區(qū)、縣檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)綜合檔案館的設(shè)置管理工作。
第五條（設(shè)置原則）
本市檔案館的設(shè)置應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、便于利用和重點(diǎn)發(fā)展綜合檔案館的原則。
第六條（布局和設(shè)置要求）
市檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展和合理布局的需要，對(duì)本市檔案館網(wǎng)的建設(shè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃。
各類檔案館應(yīng)當(dāng)按照以下要求設(shè)置：
（一）綜合檔案館按照市和區(qū)、縣行政區(qū)劃分級(jí)設(shè)置；
（二）專門檔案館按照特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案管理的需要設(shè)置；
（三）部門檔案館按照市級(jí)行政部門專業(yè)檔案管理的需要設(shè)置；
（四）企業(yè)事業(yè)單位檔案館按照市屬大型企業(yè)、科學(xué)技術(shù)研究機(jī)構(gòu)和高等院校業(yè)務(wù)檔案管理的需要設(shè)置。
第七條（設(shè)置條件）
申請(qǐng)?jiān)O(shè)置檔案館的，應(yīng)當(dāng)具備下列條件：
（一）有符合規(guī)定數(shù)量的檔案。設(shè)置綜合檔案館和專門檔案館要有6萬卷（冊(cè)）以上檔案資料，檔案資料卷（冊(cè)）長(zhǎng)度達(dá)到720米以上；設(shè)置部門檔案館要有3萬卷（冊(cè)）以上檔案資料，檔案資料卷（冊(cè)）長(zhǎng)度達(dá)到360米以上；設(shè)置企業(yè)事業(yè)單位檔案館要有2萬卷（冊(cè)）以上檔案資料，檔案資料卷（冊(cè)）長(zhǎng)度達(dá)到240米以上；
（二）有符合國家設(shè)計(jì)規(guī)范的檔案館庫房。綜合檔案館和專門檔案館的建筑面積達(dá)到1200平方米以上；部門檔案館的建筑面積達(dá)到600平方米以上；企業(yè)事業(yè)單位檔案館的建筑面積達(dá)到400平方米以上；
（三）有保護(hù)檔案的必要設(shè)施；
（四）有開展檔案業(yè)務(wù)工作的必要經(jīng)費(fèi)；
（五）有檔案館管理的各項(xiàng)制度；
（六）有相應(yīng)數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，其中中、高級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員要達(dá)到全館人員30％；
（七）具備法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他條件。
第八條（申請(qǐng)材料）
申請(qǐng)?jiān)O(shè)置綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館的，應(yīng)當(dāng)向受理申請(qǐng)的檔案行政管理部門提交下列書面材料：
（一）申請(qǐng)書；
（二）可行性研究及論證報(bào)告；
（三）檔案館庫房建筑平面圖；
（四）設(shè)置檔案館所需的經(jīng)費(fèi)來源；
（五）有關(guān)檔案館管理制度；
（六）有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的簡(jiǎn)況；
（七）法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他材料。
第九條（申請(qǐng)和審批）
設(shè)置市綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館的，向市檔案行政管理部門提出申請(qǐng)。設(shè)置區(qū)、縣綜合檔案館的，向區(qū)、縣檔案行政管理部門提出申請(qǐng)。
受理申請(qǐng)的檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)在收到申請(qǐng)材料之日起30日內(nèi)，提出審核意見。經(jīng)審核符合條件的，由受理申請(qǐng)的檔案行政管理部門報(bào)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)；經(jīng)審核不符合條件的，應(yīng)當(dāng)書面通知申請(qǐng)單位。
未經(jīng)批準(zhǔn)，不得設(shè)置綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館。
第十條（備案）
區(qū)、縣綜合檔案館經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)置后，由區(qū)、縣檔案行政管理部門報(bào)市檔案行政管理部門備案。
企業(yè)事業(yè)單位檔案館，由各單位根據(jù)本辦法第七條規(guī)定設(shè)置，并報(bào)市檔案行政管理部門備案。
第十一條（登記和公告）
經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)置的檔案館和企業(yè)事業(yè)單位設(shè)置的檔案館，應(yīng)當(dāng)在批準(zhǔn)或者設(shè)置之日起30日內(nèi)，向市檔案行政管理部門辦理登記手續(xù)。
經(jīng)登記的檔案館，由市檔案行政管理部門在報(bào)刊上予以公告。
第十二條（變更和注銷登記）
經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)置的檔案館需變更名稱、館址或者撤銷的，應(yīng)當(dāng)按照本辦法第九條規(guī)定的程序，向原審批部門辦理申請(qǐng)審批手續(xù)。經(jīng)批準(zhǔn)同意變更或者撤銷的，應(yīng)當(dāng)在批準(zhǔn)之日起15日內(nèi)，向市檔案行政管理部門辦理變更或者注銷登記手續(xù)。
企業(yè)事業(yè)單位設(shè)置的檔案館變更名稱、館址或者撤銷的，應(yīng)當(dāng)報(bào)市檔案行政管理部門備案。
經(jīng)注銷登記的檔案館，由市檔案行政管理部門在報(bào)刊上予以公告。
第十三條（年度檢查）
市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)每年按照檔案館設(shè)置的條件對(duì)檔案館進(jìn)行年度檢查。
第十四條（處罰）
對(duì)違反本辦法的，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門按照《**市檔案條例》的有關(guān)規(guī)定予以處罰。
第十五條（妨礙職務(wù)的處理）
拒絕、阻礙檔案行政管理人員執(zhí)行職務(wù)，違反《中華人民共和國治安管理處罰條例》的，由公安部門依法處罰；情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
第十六條（復(fù)議和訴訟）
當(dāng)事人對(duì)行政管理部門具體行政行為不服的，可以按照《行政復(fù)議條例》和《中華人民共和國行政訴訟法》的規(guī)定，申請(qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟。
當(dāng)事人在法定期限內(nèi)不申請(qǐng)復(fù)議，不提訟，又不履行行政處罰決定的，作出行政處罰決定的部門可以依據(jù)《中華人民共和國行政訴訟法》的規(guī)定，申請(qǐng)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。
第十七條（執(zhí)法者違法行為的追究）
檔案行政管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵紀(jì)守法，秉公執(zhí)法。對(duì)、、、索賄受賄、枉法執(zhí)行者，由其所在單位給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
第十八條（本辦法施行前的有關(guān)情形的處理）
本辦法施行前已經(jīng)設(shè)置的檔案館，應(yīng)當(dāng)在本辦法施行之日起90日內(nèi)，按照本辦法有關(guān)規(guī)定補(bǔ)辦登記手續(xù)。
第十九條（應(yīng)用解釋部門）
本辦法的具體應(yīng)用問題，由市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)解釋。
事業(yè)單位檔案這一概念是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位信息資源的多元化而產(chǎn)生的，事業(yè)單位檔案的提出有著重要的意義。事業(yè)單位檔案在現(xiàn)代事業(yè)單位制度下不應(yīng)該僅僅被看作死氣沉沉的歷史記錄，也不應(yīng)該僅僅看作是科技檔案的集合，而應(yīng)給予事業(yè)單位檔案一種合理的定位。事業(yè)單位檔案與各種經(jīng)濟(jì)信息、情報(bào)資源一起，形成的信息資源在事業(yè)單位的項(xiàng)目選擇、運(yùn)營(yíng)模式選擇、市場(chǎng)定位、營(yíng)銷策略的制訂上都起著參考和決策作用。
我國經(jīng)濟(jì)正由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變的過程。目前，事業(yè)單位的檔案管理工作正處于一個(gè)由改革、創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，既面臨著機(jī)遇也同時(shí)充滿著挑戰(zhàn)。我國事業(yè)單位的檔案管理管理工作由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代建立的肖案制度向現(xiàn)代社會(huì)檔案制度轉(zhuǎn)變，隨著改革開放以后各項(xiàng)事業(yè)開始蓬勃發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案工作也發(fā)生了變化，由以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)的檔案管理制度向新的經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理制度轉(zhuǎn)變。
目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多且時(shí)間跨度長(zhǎng)，多年來一直處于封閉式的管理之中，檔案管理僅以案卷不丟失為原則并以保管為目的。再加上每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求以及不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況的出現(xiàn)，由此便形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。目前大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用，案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷，檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象較多，許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)，案卷中標(biāo)題不規(guī)范，雖有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，有些案卷甚至沒有標(biāo)題?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。隨著政府和事業(yè)單位管理體制的改革，事業(yè)單位不再是政府的附屬物，而成為自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體。事業(yè)單位集團(tuán)和二級(jí)事業(yè)單位的關(guān)系中原來的上下級(jí)關(guān)系，逐步改變成了以資產(chǎn)為紐帶的新型關(guān)系，一些主管事業(yè)單位的行政管理部門已經(jīng)撤銷或轉(zhuǎn)換職能并入國家宏觀管理經(jīng)濟(jì)部門之中，這就動(dòng)搖了政府管理事業(yè)單位檔案工作的管理體制。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
從目前檔案管理電子信息化的情況來看，我國的檔案軟件沒有信息管理功能且缺乏通用性，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異。由于不能互調(diào)，就不能快捷地出版信息編輯成果，不能利用電腦完成信息管理工作，這大大制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但目前檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。另外，要實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。由于許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，所以盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是仍不能充分發(fā)揮作用。最重要的是在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一、各行其是，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
二、現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理電子信息技術(shù)化問題的解決對(duì)策
國家檔案行政管理部門作為政府管理事業(yè)單位檔案工作的職能部門，首先應(yīng)打破固有的直接管理事業(yè)單位檔案工作的思想觀念和規(guī)章制度束縛。與紙質(zhì)文件比較，電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能被閱讀利用起來，已經(jīng)不再具有紙質(zhì)文件的直觀性特點(diǎn)，是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響，可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。
為了將事業(yè)單位檔案管理電子信息技術(shù)化存在的問題徹底解決，首先應(yīng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。其中，全面普查案卷，去糟取精是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作，首先要剔除無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作，所以就應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位本身的圖書館實(shí)行實(shí)際的規(guī)范著錄工作。
其次，在信息社會(huì)之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。電子文件的檢索應(yīng)所遵循的是方便利用和便于文件保密的原則，只有做到科學(xué)分類，電子文件才能實(shí)現(xiàn)查找便捷的功能。
最后，要加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是+大工程，檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。應(yīng)分清輕重緩急，循序漸進(jìn)，在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、利用率高低、是否開放和價(jià)值大小對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
三、結(jié)束語
作為事業(yè)單位信息化工程一部分的檔案電子信息化建設(shè)絕對(duì)不能脫離實(shí)際盲目推進(jìn)，必須與事業(yè)單位的信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)協(xié)調(diào)，與信息技術(shù)相協(xié)調(diào)，與事業(yè)單位的信息需求相協(xié)調(diào)，與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。隨著社會(huì)信息化時(shí)代的到來，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的信息化是事業(yè)單位發(fā)展所面臨的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)，而這一切最終的源頭都是原自于完整的檔案資料。事業(yè)單位要發(fā)展，要進(jìn)步，要生存離不開檔案，事業(yè)單位也只有管好，理好本單位的檔案資源，才能更好的為事業(yè)單位的建設(shè)服務(wù)，才能使得事業(yè)單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中表現(xiàn)不凡的魅力。
近年來我國在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，已初步建成了計(jì) 算機(jī)檢索體系為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)?？傊聵I(yè)單位檔案行政管理部門應(yīng)綜合考慮各方面的因素統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極聯(lián)合其他政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、工商聯(lián)、商會(huì)等各個(gè)方面的力量加強(qiáng)論證和宣傳，培育事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的氖圍，把阻力轉(zhuǎn)化為開拓創(chuàng)新的能力和動(dòng)力。事業(yè)單位檔案管理電子信息技術(shù)化是一個(gè)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的工程，不可能—蹴而就、一勞永逸，必須在充分論證與準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上緩步推進(jìn)。
參考文獻(xiàn)