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導(dǎo)語：在工程檔案的管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
工程竣工資料是建設(shè)工程項目實施過程中各個環(huán)節(jié)的真實記錄，也是工程歸檔文件的前身，由于其工作量大，涉及面廣，影響因素多，時間性強以及收集時間長等 ，直接或間接地影響著建筑施工企業(yè)的經(jīng)濟效益和發(fā)展。
1.工程竣工資料管理的好壞對施工企業(yè)經(jīng)濟效益的影響工程竣工資料的管理周期是同施工周期等效的，其長期性給工程資料的管理工作提出了新的要求：這就勢必要求施工企業(yè)設(shè)立專職的、合格的資料員負(fù)責(zé)收集施工過程中的設(shè)計變更、技術(shù)核定、現(xiàn)場簽證、違約索賠等原始記錄，為確定工程竣工結(jié)算奠定堅實的基礎(chǔ)。相反，如果平時資料管理工作不到位，在當(dāng)今重視證據(jù)的法制社會中，其重要性可見一斑，另外工程變更的及時下發(fā)與否，現(xiàn)場簽證及時辦理與否，也影響著企業(yè)經(jīng)濟效益。這是因為現(xiàn)代建筑業(yè)是多學(xué)科、多專業(yè)的有機聯(lián)系，各專業(yè)之間相互聯(lián)系、相互制約。如果變更文件不及時下發(fā)，經(jīng)常會導(dǎo)致返工重做和鑿墻打洞，從而增加不必要的開支，影響了施工企業(yè)的經(jīng)濟效益，再加上地下物的不可預(yù)見性也導(dǎo)致現(xiàn)場簽證工作不可缺少，而現(xiàn)場簽證是工程結(jié)算憑證之一 。
2.工程竣工資料管理的重要性日趨突出
工程資料、檔案是項目建設(shè)全過程（從項目立項到竣工驗收）中產(chǎn)生的具有保存價值的與工程建設(shè)有關(guān)的各類文件資料。隨著國家對工程質(zhì)量要求的提高，“三控兩管一協(xié)調(diào)”中的檔案管理已經(jīng)成為一項專業(yè)化的管理項目，每個工程都必須按照建設(shè)部等相關(guān)規(guī)定的要求需要進行整理編制竣工資料，向竣工驗收委員會提交審查并向檔案管理部門移交竣工資料。這是因為編制竣工資料具有以下意義：
2.1 竣工資料是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展和交通運輸事業(yè)的需要還要對已建公路項目進行改建或擴建，竣工資料則是為建設(shè)單位、物業(yè)等部門重要的管理參考數(shù)據(jù)，因此資料整理工作就顯得更加重要。
質(zhì)量保證資料為質(zhì)量事故的分析，判斷事故嚴(yán)重程度，查找事故發(fā)生的根源，確定造成事故的責(zé)任人提供可靠真實的依據(jù)。因此強調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進工程質(zhì)量的提高。
2.2 按照建設(shè)部頒發(fā)的《公路工程竣工驗收辦法》的規(guī)定，竣工驗收必須具備的條件之一是：質(zhì)量監(jiān)督部門已完成工程質(zhì)量檢測、檢驗并編寫完成了工程質(zhì)量鑒定書。工程質(zhì)量檢驗有質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)組織，隱蔽工程和建成后不易檢測的分項、分部工程，應(yīng)審查施工、監(jiān)理單位的原始資料。工程建成后首先要報質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收前的質(zhì)量鑒定，質(zhì)量鑒定合格后才能進行竣工驗收。質(zhì)量鑒定需要施工、監(jiān)理單位向質(zhì)量鑒定部門提交質(zhì)量保證資料，質(zhì)量鑒定部門把這些資料是否齊全、真實作為工程質(zhì)量管理、檢查、評定的一個重要方面。
2.3 竣工資料在整個項目評定和今后物業(yè)維修、改建擴建中占有重要的地位。資料整理是一項系統(tǒng)性強、要求高的工作，如果平時不注意保存、收集和積累原始施工記錄、現(xiàn)場檢測數(shù)據(jù)、來往文檔，將會使今后的工作陷于被動局面。
3 當(dāng)前竣工資料管理經(jīng)常存在的問題
3.1 工程質(zhì)量驗收簽證資料不齊全；
3.2 竣工圖文件編制不夠規(guī)范；
3.3 施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范；
3.4 施工原始資料書寫不規(guī)范；
3.5 施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范；
3.6 資料收集跟蹤、收集管理困難，管理不及時；
3.7 文件、檔案分類及竣工資料編制規(guī)則不統(tǒng)一；
3.8 竣工資料編制時間長，效率低，費用高；
3.9 缺少采用信息化的管理手段，檢索效率低；
3.10 無法提供電子版的竣工資料，不能適應(yīng)信息化要求，資料利用率低；
3.11 工程資料檢查手段落后，工作強度大，效率低。
4 竣工文件的整理落后于主體工程進展的原因
4.1 有些業(yè)主、監(jiān)理和承包單位平時不重視內(nèi)業(yè)資料的整理，往往在工程臨近結(jié)束時才開始整理內(nèi)業(yè)資料；
4.2 有些單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，工程臨近結(jié)束時整理起來比較困難；
4.3 工程實施過程中，專業(yè)化的施工隊伍調(diào)動頻繁，如路基工程的作業(yè)隊伍，在進入路面鋪筑時已撤離現(xiàn)場，一旦缺少路基資料不易整理齊全；
4.4 工程管理人員和檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉，交接不方便，內(nèi)業(yè)資料整理過程中的重復(fù)返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。
4.5 缺少信息化技術(shù)手段進行工程資料的管理、利用和竣工資料的編制。
除了上述主要原因外，其他因素，如各單位的管理水平等，也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要方面?？⒐の募墓芾砗凸こ虄?nèi)業(yè)的管理一樣，都是工程建設(shè)管理的重要組成部分，在工程內(nèi)業(yè)一開始就應(yīng)按竣工驗收辦法的要求編排目錄、編制檔號，做到“邊整理、邊歸檔”，達(dá)到工程完成，竣工文件編制完成的目的。
5 工程項目管理與工程資料、檔案管理
工程項目管理的核心是“三控兩管一協(xié)調(diào)”，在工程項目的管理過程中，工程資料和檔案是管理的依據(jù)和信息來源，沒有建立工程項目的資料、檔案管理體系，要實現(xiàn)工程項目的核心管理將無從談起，工程資料、檔案管理是貫穿于工程建設(shè)的整個生命周期中，傳統(tǒng)的工程資料、檔案管理是基于人工的管理過程，管理效率低下，資料、檔案檢索、查找和利用十分不便，不利于工程資料、檔案的再利用，在編制竣工檔案過程中需要投入大量的人力、物力，編制周期長，工作量大，出錯率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙質(zhì)文檔，無法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料，很多的資料、檔案都變成了死資料、死檔案。
傳統(tǒng)工程資料、檔案的管理基本上采用手工管理，存在著資料、檔案分類和編制不統(tǒng)一，管理過程紛亂，無法監(jiān)控，甚至發(fā)生資料、檔案丟失的現(xiàn)象。如何解決工程資料、檔案的管理、利用和信息化問題是當(dāng)前工程主管部門、建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位所面對的復(fù)雜問題。
6 信息化對工程資料、檔案管理提出了新的要求
信息化的核心就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段來解決信息的采集、加工、利用的問題，提高我們的信息收集、加工和利用的水平，工程資料、檔案是信息化的對象和核心，傳統(tǒng)的手工方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代工程管理信息化的要求，這是目前工程資料、檔案管理面臨的新形式下的課題。于是，隨著市場的需求，適合工程項目資料、檔案管理流程的《工程檔案竣工資料管理系統(tǒng)》出現(xiàn)了。
參考文獻：
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[2]趙偉，董忠新. 淺談工程項目竣工資料的整編和歸檔[J]. 人民長江，2007，03：80 -81.
一、檔案管理的必要性
農(nóng)村飲水安全工程的前期工作,工程建設(shè)、建后管理、長久運行機制情況復(fù)雜,統(tǒng)計困難。下面先簡單介紹下都勻市農(nóng)村飲水安全工程現(xiàn)狀及需要檔案管理的幾個因素。
1、都勻市農(nóng)村飲水安全工程點多面廣,較分散
都勻市人口48.0507萬人,其中農(nóng)村人口31.4644萬人,全市農(nóng)村共1000多個村民組,很多村寨除了集鎮(zhèn)周邊,都為單村或單個村組供水工程,所以農(nóng)村飲水安全工程點多面廣,集中式供水自然寨300多個,分散式供水自然寨600多個,很難管理,時間長了有時施工人員可能連寨子名字都記不住。
2、飲水安全工程大部分地處偏遠(yuǎn)地區(qū)交通不便
自2005年實施農(nóng)村飲水安全工程以來,前幾年實施的是鄉(xiāng)鎮(zhèn)及周邊村寨的較大的工程,人口一般在2000―10000人之間,這幾年實施的基本上都是十一五未解決的偏遠(yuǎn)的自然寨,人口一般在幾十人到1000人之間,工程較小,難度不大,但是工程地點一般都比較偏遠(yuǎn),有些離縣城有幾十公里,管理困難,有時候一個工程點含7、8個集中供水工程,而且高位水池離水源點2、3公里,去水源點一般都在深山老林,有時候連路都沒有,統(tǒng)計非常困難。
3、飲水安全工程規(guī)劃與實施時間隔時間長,信息不容易掌握
我們農(nóng)村飲水安全工程項目都是5年規(guī)劃,經(jīng)過5年的時間各自然寨都不大不小發(fā)生了點變化,有時候是人口變遷,包括自然的從高山搬遷到平地較好的地方,有些是水庫移民,有些是地質(zhì)災(zāi)害移民,還有些是農(nóng)村學(xué)校的并校,有些農(nóng)村學(xué)校的消失,有些是城市發(fā)展改造向城市周邊農(nóng)村延伸,特別是都勻近來的棚戶區(qū)改造,周邊農(nóng)村有幾個自然寨都全部拆遷了,工程點不得已改點到其他的地點。所以工程地點、工程點人數(shù)都有變更,加大了統(tǒng)計難度,要清楚都勻市那些地方已經(jīng)實施過農(nóng)村飲水安全工程,哪些地方還沒實施過農(nóng)村飲水安全工程,而且這些農(nóng)村飲水安全工程的運行管理情況如何,得逐一排查,心中得有一本圖冊。
二、農(nóng)村飲水檔案管理的一些經(jīng)驗及方法
目前都勻市已實施了300多處農(nóng)村飲水安全工程(約900多個自然寨),所以通過實踐,我們總結(jié)一套農(nóng)村飲水安全工程檔案管理模式,方便以后工程的建設(shè)、管理及下一步的規(guī)劃。
首先要給各個工程一個身份證,也就是工程唯一的編碼,一個工程對應(yīng)一個編碼,方便工程準(zhǔn)確快捷的通過編碼將其找出。
其次工程檔案要分批次裝訂,分部分排序。農(nóng)村飲水安全工程工程量小、數(shù)量多,平均投資都在幾萬到五十來萬之間,單個工程很難裝訂成一本,因為一個批次的很多程序都是一起走的,包括資金下達(dá)、方案審查、招標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等有很多相似性,所以很好一起整理,也避免很多重復(fù)資料,所以推薦一個批次裝訂,但是在裝訂時要注意裝訂順序,編好號,方便以后查找。由于各個工程檔案在工程的整個建設(shè)期內(nèi)歸檔,收歸檔案的時間較長,未避免檔案遺失,要為每一個資料留出固定的位置,收的時候?qū)μ柸胱?不用每次都重新來排順序。檔案裝訂按照水利部頒發(fā)水利工程建設(shè)項目文件材料檔案管理,檔案按年度分批次收檔,歸檔范圍與保管期限表包括九部分,但是農(nóng)村飲水安全項目較小,結(jié)合本工程實際經(jīng)驗,只有其中的幾部分,
1、工程前期工作文件材料(含項目投資計劃、資金文件、批復(fù)、會審紀(jì)要、實施方案、變更設(shè)計及批復(fù)、法人建立文件、項目公示);
2、工程建設(shè)管理文件材料(即各類設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備材料等合同及中標(biāo)通知書);
3、施工文件材料(項目劃分申請、
報告、及批復(fù)、單元工程質(zhì)量評定表、隱蔽工程驗收簽證、水泥、沙、石、鋼筋、砼砂漿配合比資料、砂漿、砼試件檢測報告、施工日志); 4、監(jiān)理文件材料(開工申請、開工令、隱蔽工程簽證、中間報量、聯(lián)合計量單、完工結(jié)算書及支付證書等);
5、工藝、設(shè)備材料(含國外引進設(shè)備材料)文件材料(管材合格證、設(shè)備合格證、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、招標(biāo)文件等);
7、工程運行管理資料(受益戶統(tǒng)計表、移交清單、試運行報告、工程管護制度、管護協(xié)議、水質(zhì)化驗報告等)
8、財務(wù)、器材管理文件材料(資金支付資料、財務(wù)決算報告等);
9、竣工驗收文件材料(建設(shè)管理報告、施工管理報告、監(jiān)理報告、質(zhì)量評定報告、審計報告等)
注:第六部分為科研項目文件材料,一般飲水安全工程都沒有,所以不收編,各部分之間推薦用有顏色的紙張加以區(qū)分,用封面紙包好,棉線捆好。
然后很重要的一點就是要做好工程情況匯總表,以便查找方便。
最后平時注意資料的搜集整理,做好編號,尤其是工程編碼的編號不要填錯,注意細(xì)節(jié)處理,由于農(nóng)村飲水工程檔案使用頻率挺高,最好不要用檔案盒裝,一是檔案盒厚度固定,而資料厚度隨時增加,資料厚度比資料盒小時,太薄的資料會彎曲變形,會打皺折疊,二是超厚檔案盒擠占儲存空間,所以推薦用硬殼紙當(dāng)封面,用線捆扎封邊,封存時記得取下訂書針、訂書釘?shù)辱F器,以免長時間存放銹蝕污染資料,資料存放處最好放置干燥劑,防止蛀蟲。
三、農(nóng)村飲水安全工程檔案管理的作用
歸根結(jié)底做好農(nóng)村飲水安全工程檔案管理就是掌握全市農(nóng)村飲水安全情況的大數(shù)據(jù),它有以下幾方面的作用:
1、在工程建設(shè)階段,方便建設(shè)的工程的管理,如合同管理、質(zhì)量管理、資金支付管理。
2、在工程竣工驗收階段,以備完成各類檢查、審計及迎接竣工驗收。
3、在工程運行管理階段,保留原始數(shù)據(jù),才好掌握工程使用年限、移交工程情況、運行情況、出現(xiàn)的問題等,
4、在下一步的規(guī)劃建設(shè)階段,掌握好全市已有的飲水安全工程資料對我們下一步的規(guī)劃建設(shè)有指導(dǎo)意義,避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、漏建,查找發(fā)現(xiàn)的問題,改正,并在下一個五年規(guī)劃的提取經(jīng)驗教訓(xùn)。
一、地下管線工程及管線檔案管理狀況
為徹底查清城市地下管線狀況，1995年開始中山市政府用兩年的時間對中心城區(qū)及其公路干線范圍內(nèi)的地下管線進行了普查，建立了地下管線數(shù)據(jù)庫。為了鞏固普查成果，市政府了一系列文件，如《關(guān)于加強中山市中心城區(qū)管線動態(tài)管理的通知》等，對規(guī)范全市的地下管線規(guī)劃管理、工程建設(shè)、竣工測量、信息動態(tài)管理以及工程檔案管理作出了具體規(guī)定。但在實施過程中由于監(jiān)管不足等原因還是有很多地下管線工程建設(shè)沒有按照規(guī)定進行，造成了地下管線數(shù)據(jù)的缺失，致使建立起來的數(shù)據(jù)庫不能準(zhǔn)確反映地下管線的現(xiàn)狀。
二、依靠制度和機制管理地下管線工程檔案
1、健全的管理制度是開展地下管線工程檔案管理工作的保障
《辦法》頒布實施后，地下管線工程檔案管理得到了市規(guī)劃行政主管部門的高度重視。僅在2005年6月市規(guī)劃行政主管部門就發(fā)出了三個針對地下管線工程管理的文件，如《貫徹建設(shè)部通知》等，重申了嚴(yán)格執(zhí)行全市管線工程報建審批、竣工測量、規(guī)劃驗收、工程檔案歸檔等各項管理制度，主要內(nèi)容有：
(1)所有地下管線工程(供水、燃?xì)狻㈦娏?、路燈、通信?建設(shè)單位領(lǐng)取《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》后，須在施工現(xiàn)場掛牌施工，接受城管執(zhí)法局的監(jiān)督檢查，
(2)所有新建、擴建、改建的地下管線工程必須進行竣工測量，竣工測量成果須經(jīng)過市規(guī)劃局驗收，同時建設(shè)單位須按要求辦理管線工程的規(guī)劃驗收，取得規(guī)劃驗收合格證；
(3)管線工程竣工后，建設(shè)單位必須按照《辦法》第十條的相關(guān)規(guī)定，向市城建檔案館移交管線工程檔案。在工程竣工驗收前，建設(shè)單位必須提前通知市城建檔案館對管線工程檔案進行預(yù)驗收，
(4)加強對地下管線違章行為的查處。地下管線工程部辦理規(guī)劃報建、不進行竣工測量、不辦理規(guī)劃驗收、不按規(guī)定報送工程檔案的，由市城建檔案館提供違章管線建設(shè)單位名單同時報規(guī)劃局和市城管執(zhí)法局進行處理；
(5)加強管線數(shù)據(jù)信息動態(tài)管理。各管線專業(yè)單位限期向市城建檔案館報送本專業(yè)管網(wǎng)綜合圖(包括電子文件)，同時每年要向市城建檔案館報送專業(yè)管線圖，用于修改補充地下管線數(shù)據(jù)庫信息。
2、長效的協(xié)調(diào)管理機制是完善地下管線工程檔案管理的基礎(chǔ)
《辦法》的頒布實施雖然使地下管線工程檔案的管理工作有了法規(guī)保障和依據(jù)，但是各類地下管線的管理分屬不同的單位和權(quán)屬部門，在管理上有一定難度?！掇k法》的貫徹落實不只是城建檔案館一個部門的事，而是涉及地下管線工程報建、驗線、規(guī)劃驗收、檔案歸檔、管線數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集更新等多項規(guī)劃管理的業(yè)務(wù)工作，涉及規(guī)劃管理的各個部門和環(huán)節(jié)，只有將地下管線工作納入規(guī)劃管理環(huán)節(jié)進行綜合管理，各部門共同配合，才能徹底管好地下管線工程。
市城建檔案館積極配合，代規(guī)劃行政主管部門整理起草了《關(guān)于進一步加強地下管線工程規(guī)劃管理通知》的文件并下發(fā)，除重申落實已的文件精神的事項和時限外，市規(guī)劃行政主管部門加大了地下管線工程規(guī)劃批后管理的力度，完善了地下管線工程的驗線、竣工測量和規(guī)劃驗收工作，并規(guī)定所有建設(shè)工程在辦理規(guī)劃驗收前，必須先辦理相關(guān)的地下管線工程檔案的預(yù)驗收和規(guī)劃驗收工作，地下管線規(guī)劃驗收是工程規(guī)劃驗收的前提和必備條件之一。
由于地下管線的權(quán)屬單位較多，在管理上存在一定的難度，為了建立長效的地下管線工程管理機制，市城建檔案館建議規(guī)劃行政主管部門和城市管理行政執(zhí)法局兩個部門建立地下管線工程規(guī)劃管理聯(lián)動機制，通過共同協(xié)作，完善地下管線工程建設(shè)的監(jiān)督與管理，保障地下管線各項措施落到實處。
城市管理行政執(zhí)法局積極響應(yīng)，多次與規(guī)劃管理部門召開協(xié)調(diào)會，研究地下管線工程管理工作中的協(xié)作銜接和溝通，全力支持規(guī)劃主管部門的管理措施。城市管理行政執(zhí)法局還專門制定和下發(fā)了《關(guān)于做好地下管線建設(shè)管理工作的通知》，要求各執(zhí)法分局加大地下管線工程的巡查執(zhí)法力度，還特別強調(diào)施工現(xiàn)場凡未能出示《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》《挖掘城市道路許可證》《臨時占用城市道路許可證》的管線工程城市管理行政執(zhí)法局核實情況后將進行處罰。地下管線工程不辦理規(guī)劃報建、逾期不進行竣工測量、不辦理規(guī)劃驗收、不按規(guī)定報送工程檔案的，城市管理行政執(zhí)法局則按照《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《城市地下管線工程檔案管理辦法》等進行處罰，配合規(guī)劃主管部門加強地下管線工程的監(jiān)督和執(zhí)法。
為遏制地下管線工程的違規(guī)行為，做到令行禁止，市城建檔案館根據(jù)相關(guān)文件的精神提供信息，市規(guī)劃行政管理部門將不按規(guī)定要求辦理地下管線工程竣工測量、規(guī)劃驗收、檔案歸檔的管線建設(shè)單位違規(guī)材料移送城市管理行政執(zhí)法局進行處理，要求違規(guī)單位限期整改。這一舉措對管線建設(shè)單位觸動很大，如一家燃?xì)夤艿拦驹诮拥秸耐ㄖ?，在一個月的限期內(nèi)完成了22項管線工程的驗收和檔案移交工作。
三、積極協(xié)助工作，貫徹落實《辦法》及相關(guān)管理制度和措施
做好地下管線工程檔案管理的具體工作是城建檔案館的職責(zé)。工作中我們認(rèn)真履行工作職責(zé)，主動配合，協(xié)助規(guī)劃主管部門開展地下管線工程檔案的管理工作。
1、協(xié)助規(guī)劃管理部門制定落實《辦
法》的管理規(guī)定和措施
《辦法》的頒布實施為地下管線工程檔案的管理提供了依據(jù)和保障。市城建檔案館掌握時機，主動協(xié)助規(guī)劃主管部門起草制定貫徹落實《辦法》的管理文件，并認(rèn)真實施，取得了較好的效果。
由于地下管線管理涉及多個單位和部門，為加強地下管線工程監(jiān)督管理和執(zhí)法力度，市城建檔案館建議市規(guī)劃建設(shè)主管部門與城市管理行政執(zhí)法局建立地下管線工程規(guī)劃管理聯(lián)動機制；為及時解決歷史遺留管線工程的建設(shè)、驗收、檔案移交等問題，市城建檔案館還連同規(guī)劃行政管理部門一起走訪管線建設(shè)單位，以座談的形式向他們宣傳有關(guān)政策法規(guī)，了解他們實際工作中的困難，指導(dǎo)工程檔案的整理，現(xiàn)場解決一些問題。本著為管線單位服務(wù)、順利完成管線工程規(guī)劃驗收和檔案移交工作的雙贏理念，我們的工作得到了管線建設(shè)單位的響應(yīng)，取得了較好的效果。
2、建立地下管線工程的跟蹤管理機制
為保證《辦法》及相關(guān)管理措施的貫徹落實，市城建檔案館建立了地下管線工程實時跟蹤機制，主動承擔(dān)地下管線工程的跟蹤任務(wù)。市城建檔案館根據(jù)市規(guī)劃行政主管部門的地下管線工程信息，對在建的管線工程檔案管理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及管線竣工測量成果等工程檔案進行預(yù)驗收，同時也參加大型管線建設(shè)項目的規(guī)劃驗收，并將管線工程規(guī)劃報建、驗線、竣工測量、規(guī)劃驗收、工程檔案移交等信息進行分類、匯總，每月定期在規(guī)劃網(wǎng)站上進行公布更新。同時，督促管線建設(shè)單位完善工程的竣工測量、規(guī)劃驗收及工程檔案移交工作。
3、實施地下管線信息數(shù)據(jù)實時管理
關(guān)鍵詞:水利工程;檔案管理;問題;措施
一、水利工程檔案管理
水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對國家和社會有保存價值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。
在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對比較嚴(yán)格。水利是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因為它的獨特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進行檢查、管理、維護的重要依據(jù)。
《水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》(水利部水辦[1997]275號)明確規(guī)定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時,要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量,并在驗收后,及時整理歸檔。”這極大的說明了檔案的重要性。
二、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實的反映著水利工程建設(shè)的全過程,也是檢水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,在實際應(yīng)用中,在擬定計劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險時起著很重要的作用,它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進行水利方面的學(xué)術(shù)研究,通過前人的真實的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會隨著實際的需要而變化,因此在對水利工程進行維護和擴建時,檔案可以作為合理設(shè)計和施工的依據(jù),既節(jié)省的時間,有節(jié)約了開支?？傊欣趧?chuàng)造更多的經(jīng)濟價值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責(zé)任的追究的有效依據(jù)。
在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時也是經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設(shè)管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求,必須對水利工程檔案管理工作進行建設(shè)和強化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進行竣工驗收,否則,不可進行竣工驗收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對水利工程建設(shè)和維護以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時對水利工程的驗收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實可靠的資料,促進水利工程順利的發(fā)展。
三、水利工程檔案管理存在的問題
(一)檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革
隨著水利建設(shè)工程項目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求,尤其是計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時代的要求。隨著國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。
(二)檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差
長期以來,水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門重工程輕檔案、未就項目檔案管理工作開展過專項整治,對此項工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。
(三)對檔案管理的重視不足
隨著工程招投標(biāo)制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查等制度逐漸完善,工程檔案內(nèi)容、形式等都發(fā)生相應(yīng)變化,而相關(guān)的檔案法律法規(guī)和管理制度未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改,如何盡快完善建設(shè)項目檔案法規(guī)制度,目前缺乏相應(yīng)的研究和應(yīng)對措施。水利工程檔案管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作,需要給予高度重視。但現(xiàn)實中一些水利工程項目的建設(shè)單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不配專職檔案工作人員,或雖有專職人員但管理責(zé)任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時間較長的資料零散,無法完整無誤地歸檔,由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。
(四)管理人員素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏
水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點多線長,且施工隊伍流動性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識,對工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
四、水利工程檔案管理的應(yīng)對措施
(一)加強水利工程檔案工作的管理,促進水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展
加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則。
成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報工作,成立檔案情報室,設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時。完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān),無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(二)轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強實踐,超前管理。要意識到檔案工作不是臨時性工作,制定一系列措施,對水利工程檔案進行超前管理。
從實際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項目申報到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門和人員多,經(jīng)歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時機構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長的工程;三是強制性收集,這種方法對施工單位具有一定的約束力?？梢员ＷC檔案資料不會由于人為因素而流失。
(三)重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平
應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓(xùn),講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時,按照檔案整理要求,對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范需詳細(xì)講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓(xùn)使得檔案管理工作和工程同步進行。
(四)通過開發(fā)利用檔案信息,加強服務(wù)意識,促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展
對于檔案工作者來說,如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者,使他們親身體驗到檔案信息的價值,就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們近幾年實施信息化管理,將檔案資料及時輸入電腦,隨時為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時,他們都會更積極主動地向檔案室歸檔,從而保證了水利工程檔案的完整性,促使了水利工程檔案管理工作的有序進行。
關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；信息化
Abstract: the construction of water conservancy projects in operation of the formation of the science and technology archives is the enterprise valuable resource, for enterprise development can provide reliable technical support. In hydropower station in the management of archives shall be to improve the file management personnel file management and professional technical knowledge level of water and electricity, create file efficient collection system, updated files and identification, and the use of computer technology promotion files search efficiency.
Keywords: water conservancy projects; File management; information
中圖分類號：TV文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
1.水利工程檔案的特點
水利工程檔案工作是水利科技檔案工作的重要組成部分，是廣大專業(yè)技術(shù)人員勞動的結(jié)晶。它產(chǎn)生于整個水利基礎(chǔ)建設(shè)的全過程，包括從項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、竣工驗收，以及試運行等過程中形成，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。是水利檔案的重要組成部分，來源于水利工程建設(shè)的全過程，不僅在建設(shè)過程中的質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠及反索賠、階段與竣工驗收及其他日后管理工作中具有重要作用，而且在工程建成后的運行管理工作中也是不可缺少的依據(jù)和條件。
（1）水利工程建設(shè)產(chǎn)生的檔案材料種類多，形式多樣，如文字、圖紙、聲像等；且具有分散性，產(chǎn)生于多個部門、單位或個人；同時具有聯(lián)系性，往往如設(shè)計變更、預(yù)算編制、變更審核等一系列產(chǎn)生的文字、圖紙、聲像材料，都是為了完整地說明一個事件，是圍繞著水利建設(shè)這一專業(yè)活動先后形成的，是不可分割的。
（2）水利工程檔案產(chǎn)生于整個水利基本建設(shè)全過程，是從項目提出、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、試運行到竣工驗收等過程中形成的。故此其檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，必須將其納入工程質(zhì)量管理程序，并要與工程進度同步，確保完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。
（3）水利工程檔案作為工程建設(shè)活動的真實記錄，產(chǎn)生的大量科技、施工、管理文件材料和圖紙等各種類別、各種載體的檔案材料，經(jīng)過收集、整理、歸檔后將形成有價值的系統(tǒng)信息資源。它為本工程的運行、管理、維護及日后的改建、擴建提供依據(jù)，也為其它工程的建設(shè)提供重要參考價值。
2.加強水利工程檔案管理的措施
2.1要明確水利工程檔案的責(zé)任
要明確水利工程檔案管理由哪個部門管、由誰主管、由誰專門具體負(fù)責(zé)。因此，除了要以文件或正式通知的形式明確具體負(fù)責(zé)單位外，具體來說，還要做到三個專的標(biāo)準(zhǔn)，即“專責(zé)、專職、專業(yè)”。專責(zé)，就是要由一名領(lǐng)導(dǎo)同志主管全部工程檔案的全過程管理，對整個工程建設(shè)的檔案的接收、保管、借閱等方面工作進行業(yè)務(wù)上指導(dǎo)，工作上把關(guān)，責(zé)任上負(fù)責(zé)；專職，就是要指派責(zé)任心強、綜合素質(zhì)高的同志，專門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理等方面工作，并從資金、材料等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，要明確檔案管理員既要管，更要理，決不是一個保管員。就是要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。檔案管理是一種綜合性很強的工作，涉及到單位的各個部門，對檔案人員素質(zhì)要求特別高，決不是某些人所說的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”。為此，應(yīng)選派具有較強專業(yè)知識的人員負(fù)責(zé)此項工作，做到高起點、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
2.2提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)
水利工程檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應(yīng)具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細(xì)致、更合理、更符合工程特點地制定相應(yīng)的水利工程檔案分類表，有的放矢地要求水利工程專業(yè)人員及時歸檔，更好地做好水利工程檔案工作。為此，要加強水利工程檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，使水利工程檔案實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理有一個切實可行的保障。
2.3檔案管理的信息化
電子計算機具有運算速度快、精確度高、存儲信息量大和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點。在文件的管理上，可運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件；在檔案管理上，可運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、編制內(nèi)容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理，以及用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息、提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，它們將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體。
3.水利工程檔案管理的升華
3.1完善檔案保管條件
水電廠檔案是電力安全生產(chǎn)的前提與保障。為使檔案資料更加安全，延長檔案使用壽命，要特別注重檔案室建設(shè)工作。不僅要配置檔案柜，先封裝訂機器，新型密集書架，防磁柜等器材處，還要配置吸塵、滅火、空調(diào)、加濕、除濕等設(shè)備，擬定防火、防水、防盜、防蟲、防霉等保護對策，確保檔案資料的安全性。
3.2定時更新檔案及鑒別
由于水電廠不時采用先進技術(shù)及機器，機器替換相當(dāng)快，有關(guān)設(shè)備檔案也要隨之更新，最好達(dá)到同步，以便給需要檔案的部門供給準(zhǔn)確可信的資料，同時為工作人員更新和保管有效資料提供參考。可行的主要做法有：第一，在每一年的非檢期間，由總工程師負(fù)責(zé)，檔案館牽頭組織科技部、安監(jiān)部、生技部以及運行管理部等相關(guān)部門與相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成鑒定小組，對將要到保存期的檔案逐個實施鑒定，對已不存在保管與利用價值的科技檔案進行清除，對可以續(xù)存的檔案調(diào)整其保管期以及保密等級，然后歸檔保存。第二，對于技改形成的新設(shè)備檔案資料應(yīng)該及時收集并按規(guī)定期限歸檔，實現(xiàn)檔案資料與設(shè)備完全相符。第三，如果在鑒定檔案、核實歸檔材料過程中發(fā)現(xiàn)有殘缺的檔案資料的話，應(yīng)該及時補充到位，以保證歸檔資料的可靠性與完整性。
3.3加大對檔案的開發(fā)與利用
除險加固工程開工建設(shè)以后，增加了許多新的檔案材料，同時，查詢、借閱、復(fù)制檔案資料的工作明顯增多。圍繞工程建設(shè)的實際，檔案管理人員廣泛收集資料，盡力提供資料，注意用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。在工作中，他們注意腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細(xì)心、耐心。不論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般技術(shù)人員查閱檔案資料，他們都熱情服務(wù)，不僅提供直接材料，還根據(jù)需要提供相關(guān)材料；不僅提供文字材料，還盡量提供圖片、錄像等直觀材料；不僅提供現(xiàn)有工程材料，還相應(yīng)提供外地優(yōu)質(zhì)工程材料。在嚴(yán)格履行審批手續(xù)，切實做好安全保密工作的同時，注意發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，努力提高檔案的管理水平。
3.4完善檔案安全的監(jiān)管體系
檔案安全檢查是實現(xiàn)檔案安全管理的一項重要措施。要建立健全檔案安全監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，建立定期和不定期安全檢查，要加大安全檢查力度和隱患整改力度，制定應(yīng)急預(yù)案和防范措施。檔案安全檢查，一是檢查基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案庫房檢查，安全設(shè)施建設(shè)，采用先進技術(shù)防范手段；二是檢查檔案原件的保護，包括封存原件，對檔案進行搶救性修復(fù)，紙制檔案數(shù)字化；三是電子文件的保護；四是做好安全備份；五是檔案開放利用的審核等。把安全督查與制度建設(shè)有機結(jié)合起來，提高規(guī)范化水平，切實強化執(zhí)行力，把各種可能的安全隱患消滅在萌芽之中。
總結(jié)
總的來說，水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段，是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，在實踐中應(yīng)充分利用新技術(shù)，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)服務(wù)。
參考文獻
[1]王穎慧；水利工程檔案管理工作研究[J]；商業(yè)文化(上半月)；2011年09期
（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理
由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，往往重建設(shè)、輕管理，重竣工、輕保存的問題，致使工程檔案管理的機構(gòu)、人員、經(jīng)費、庫房等得不到有效落實。
（二）管理制度不健全，且管理執(zhí)行不到位
工程檔案收集齊全完整難；檔案整理環(huán)節(jié)多，規(guī)范整理難度大；檔案數(shù)量多，頁數(shù)、件數(shù)、卷數(shù)及套數(shù)等都較多，正確統(tǒng)計難度大。
（三）檔案管理人員配備不足，工程建設(shè)檔案管理體制不完善
由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費的原因，許多單位沒有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩(wěn)定性差，而且對航道工程檔案的收集、整理、規(guī)檔不熟悉，使得案卷質(zhì)量差，無法達(dá)到檔案管理要求。
（四）檔案管理現(xiàn)代化水平不高，未能實現(xiàn)資源共享
檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件。許多參建單位沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，計算機應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益。在實際工作中，參建單位重視紙質(zhì)文件的歸檔，輕視電子文件的歸檔，紙質(zhì)文件與電子文件未能同步歸檔，航道工程檔案信息不能實現(xiàn)共享。
二、加強工程檔案管理的措施和對策
（一）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程檔案工作
通過檔案法律、法規(guī)普及及宣傳等方式方法，讓領(lǐng)導(dǎo)從檔案實際應(yīng)用中認(rèn)識到檔案工作在整個工程建設(shè)中的重要作用和地位，從而在各方面給予支持，促進檔案工作健康協(xié)調(diào)發(fā)展。
（二）依法規(guī)檔，樹立依法管理的意識
江蘇省交通廳航道局二00九年編印的，《航道建設(shè)項目檔案管理文件匯編》，下發(fā)到各工程建設(shè)指揮部和各基層單位，通過工作會議、座談交流、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案法制知識競賽等多種形式，大力宣傳工程檔案法制化、規(guī)范化管理的重要意義和作用。認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹落實各項文件規(guī)定，提高思想素質(zhì)和理論水平，實行依法治檔。
（三）增強檔案意識,嚴(yán)格履行職責(zé)
建設(shè)行政主管部門在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時,與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書,明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù),并監(jiān)督執(zhí)行。建設(shè)單位在工程開工前,應(yīng)將本單位各部門和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)和要求,以正式文件的形式印發(fā),以便于各單位(部門)檔案人員收集相關(guān)資料,使應(yīng)當(dāng)歸檔的各類文件材料“顆粒歸倉”。
（四）制定明確的崗位責(zé)任，進行考核并與獎懲掛鉤
工程建設(shè)是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。成立工程建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。定期召開工程建設(shè)檔案工作會議，及時布置相關(guān)的檔案整理工作。
（五）加強專業(yè)化指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高
基層檔案工作人員檔案管理水平講解工程檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)、分類編號、整理步驟和申報資料、驗收程序等，并將現(xiàn)場操作示范和組織參觀有機結(jié)合起來，現(xiàn)場講解有關(guān)注意事項，講解案卷、案卷目錄的填寫，圖紙折疊是否規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
（六）培養(yǎng)一批專業(yè)化工程檔案整理
人員到指導(dǎo)工作崗位上去對于政策理論性強，具有豐富管理知識和管理經(jīng)驗，善于協(xié)調(diào)溝通，并對整個工程前期直至驗收竣工整個工程形成的文件、圖紙、照片、視頻等資料十分了解的專業(yè)人才進行重點培養(yǎng)，工程檔案整理需要這種新型復(fù)合式專業(yè)技術(shù)人才。
（七）通過網(wǎng)絡(luò)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)
關(guān)鍵詞: 工程技術(shù)文件;科技檔案;分類歸檔;指導(dǎo)性文件
Abstract: the survey and design unit engineering archives is an important part of the science and technology archives, which includes a project from the project plan, survey and design to construction inspection process in formation of all technical documents and drawings and related engineering document material. It is the basic construction and production management of the important basis and vouchers. Know and grasp the features of the design files, to continuously improve management method and improve the service quality, so as to maximize the engineering design files role.
Keywords: engineering technical documents; Science and technology archives; Classify files; Guidance documents
中圖分類號：K826.16文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
0 引言
勘察設(shè)計單位是以智力勞動為主，多學(xué)科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的產(chǎn)業(yè)部門。工程設(shè)計檔案直接記錄了設(shè)計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果。本文從如何充分認(rèn)識和掌握工程設(shè)計檔案的特點出發(fā)，把設(shè)計檔案管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合，以便更好的發(fā)揮出工程設(shè)計檔案更大的經(jīng)濟效益的社會性使用價值。
建筑設(shè)計單位工程檔案是科技檔案的重要組成部分,其內(nèi)容包括一個工程項目從計劃立項、勘察設(shè)計到施工驗收全過程中所形成的全部技術(shù)文件、設(shè)計圖紙和有關(guān)工程文件材料。它是基本建設(shè)和生產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證。由于很多重大項目設(shè)計周期長,專業(yè)多、產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大，這給設(shè)計工程文件的收集、整理、保管、利用帶來了一定的困難和很大工作量。
根據(jù)勘察設(shè)計單位的工作實踐,弄清設(shè)計文件形成的特點,找出其規(guī)律性,制定管理工作的對策,才有利于實現(xiàn)工程設(shè)計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
1 勘察設(shè)計單位工程設(shè)計檔案的特點
勘察設(shè)計檔案是按照基本建設(shè)程序逐漸形成的,有著綜合性、成套性、專業(yè)性、階段性、周期長、數(shù)量多、整編量大等特點。
綜合性：指一個工程項目設(shè)計形成的材料和載體的多樣，設(shè)計檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計過程中的報告、方案、各專業(yè)的計算書等文件材料和底圖、藍(lán)圖、白圖等圖紙，工程設(shè)計檔案材料除紙質(zhì)材料外還有大量的專業(yè)計算書等電子文件,這些都是設(shè)計過程中形成的,施工的重要依據(jù)，應(yīng)加以長期保存，做為其它設(shè)計和施工工作的重要參考。
成套性：工程設(shè)計從項目批復(fù)開始,經(jīng)過設(shè)計招標(biāo)、方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、直至變更設(shè)計，是一個完整的工程設(shè)計工作過程，這個過程產(chǎn)生的全部檔案都是與工程設(shè)計密不可分的，保持工程設(shè)計檔案的成套性是工程設(shè)計檔案的要求。
專業(yè)性：在工程項目設(shè)計過程中，每階段形成的設(shè)計文件是與各專業(yè)直接相關(guān)的，是專業(yè)活動的，文件材料具有本專業(yè)特點又相互緊密相聯(lián)。如建筑設(shè)計是設(shè)計的主體，而結(jié)構(gòu)設(shè)計和其它設(shè)備專業(yè)的設(shè)計是圍繞著這個設(shè)計基本條件展開的，所以它們之間各自獨立，又密切相關(guān)。
階段性：根據(jù)不同的設(shè)計階段所形成的設(shè)計檔案，可分為設(shè)計依據(jù)和設(shè)計成果。在設(shè)計前期的項目批文、設(shè)計任務(wù)書、合同、設(shè)計條件及要求、地勘報告等文件，這些都是設(shè)計依據(jù)。設(shè)計中形成的方案設(shè)計、初步設(shè)計、設(shè)計計算書、工程概預(yù)算書、施工圖設(shè)計、圖紙校審及設(shè)計質(zhì)量記錄等是設(shè)計成果。設(shè)計前期形成的檔案是決定設(shè)計能否進行的依據(jù)性文件，后者形成的設(shè)計成果，是設(shè)計單位的巨大財富。
周期長：工程設(shè)計項目受工程性質(zhì)、重要性、工程規(guī)模大小、建筑技術(shù)復(fù)雜程序、經(jīng)濟狀況、政策導(dǎo)向等因素的影響，其周期長短不同，工期短的很少，而長的要幾年，而且工程施工中的修改設(shè)計、會審記錄、工程洽商、設(shè)計變更等也是工程施工中常見的現(xiàn)象。如太倉萬達(dá)北區(qū)和南區(qū)項目，面積分別為287021.68m2和 204400 m2，歷時一年多，經(jīng)歷了數(shù)十次修改和變更；旭輝蘇州滸關(guān)工程B73地塊，面積150365.72 m2和蘇州新城金郡二期工程，面積95356.19 m2，也都分別經(jīng)過五次施工圖變更和修改設(shè)計，小的修改更是不計其數(shù)，在這種情況下，設(shè)計檔案的收集、整編管理就顯得很重要。
數(shù)量多：這是指產(chǎn)生的工程文件材料數(shù)量多。一般設(shè)計前期準(zhǔn)備的時間較長，但文件的數(shù)量少些，而設(shè)計階段產(chǎn)生的材料多，主要是施工圖，此階段的時間不太長，但很集中，工作量也大。一般工程形成的圖紙有數(shù)十張，大型工程項目形成的圖紙有的多達(dá)幾百張，如太倉萬達(dá)廣場南區(qū)購物中心項目（折A1圖紙4339張）、蘇州工業(yè)園區(qū)獨墅湖高教區(qū)桑田島A區(qū)人才公寓項目(折A1圖紙2883張)，所以工程設(shè)計的圖紙檔案應(yīng)該根據(jù)不同的設(shè)計階段，有計劃的及時收集、整編設(shè)計檔案。
整編量大：一個建設(shè)工程，有的會有先后不同的設(shè)計人員接手，有的為了趕工期有幾個設(shè)計人員共同參加設(shè)計，這時往往設(shè)計檔案的收集整編就不正規(guī)、及時，管理混亂，常常發(fā)生文件丟失，此時，就需要負(fù)責(zé)檔案的管理人員切實負(fù)起責(zé)任來，應(yīng)該把檔案歸檔的任務(wù)擔(dān)負(fù)起來，保證設(shè)計成果的完整。
從幾個方面以上可以看到，工程設(shè)計檔案的特點是由設(shè)計單位的性質(zhì)和設(shè)計活動的規(guī)律所決定的。認(rèn)識并掌握設(shè)計檔案的這些特點，有利于不斷改進管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量,以便最大限度地發(fā)揮工程設(shè)計檔案的作用。
2 勘察設(shè)計單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化
工程設(shè)計檔案是應(yīng)長期保存的檔案，年度跨度大，規(guī)格不一，種類多，數(shù)量大。隨著單位業(yè)務(wù)的進展，設(shè)計檔案越來越多，管理與利用都存在困難。因此,管理工作必須采用先進的技術(shù)和手段，實現(xiàn)信息化、自動化的管理。由于計算機的發(fā)展和電子文件檔案的日益成熟就把這種目標(biāo)變成了可能。所以，要提高自身的現(xiàn)代化意識，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)方法，以擔(dān)負(fù)起不斷變化的工程設(shè)計檔案的管理工作。
2.1 工程設(shè)計檔案信息化的必備條件
首先應(yīng)有符合計算機設(shè)備運行要求的工作場地，滿足工程設(shè)計檔案管理要求的計算機及輔助設(shè)備(數(shù)碼相機、數(shù)碼錄像機、打印機、掃描儀、投影儀等)。還必須要有符合工程設(shè)計檔案信息化管理的軟件，符合國家有關(guān)安全保密法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、圖像管理、視頻管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，覆蓋工程設(shè)計檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)。還要充分考慮其實用性，盡量做到操作簡單，使用方便；設(shè)置檔案管理可擴展性，電子化、遠(yuǎn)程化、協(xié)同化、圖文一體化的趨勢，為電子檔案一體化管理，遠(yuǎn)程管理，數(shù)據(jù)刻盤遷移管理等其他功能或預(yù)留空間。
2.2 工程設(shè)計檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)
通過文字信息著錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數(shù)字化、電子文件轉(zhuǎn)換與裝載等多種手段，做好工程設(shè)計檔案信息基本數(shù)據(jù)庫的建庫工作, 構(gòu)建工程設(shè)計檔案目錄庫、工程設(shè)計檔案基本信息庫、工程設(shè)計檔案原件庫、工程設(shè)計檔案多媒體庫等各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。
在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進行適當(dāng)挖掘整合，形成各種專題數(shù)據(jù)庫，提高工程設(shè)計檔案信息有效利用率。專題庫建設(shè)既要圍繞本單位主要職能活動，又要有豐富的檔案資料。不僅要保持工程設(shè)計檔案信息的真實性、完整性與有效性，還要提高其權(quán)威性。
數(shù)據(jù)庫中的各種不同類型的工程設(shè)計檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應(yīng)盡量采用通用文件格式。文字型數(shù)據(jù)推薦采用PDF、TXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)推薦采用JPEG、TIFF格式；視頻數(shù)據(jù)推薦采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)推薦采用MP3、WAV等格式。
2.3 工程設(shè)計檔案信息查詢利用
利用是檔案管理工作的目的所在，價值所在。專題數(shù)字檔案庫建成后，利用是關(guān)鍵。建議提供二種路徑的利用。一是數(shù)字檔案室客戶端，匯集綜合檔案室的所有數(shù)據(jù)庫、數(shù)字檔案，由工程檔案管理員專用。二是數(shù)字檔案室網(wǎng)站。借助數(shù)字檔案館平臺，建立數(shù)字檔案室，授權(quán)本單位各部門人員，可以隨時隨地訪問這些專題數(shù)字檔案庫。
2.4 工程設(shè)計檔案信息的主動性和延續(xù)性管理
信息時代產(chǎn)生的工程設(shè)計檔案的管理必須采取主動性管理，以加速工程設(shè)計檔案信息化進程。
①提前介入工程設(shè)計電子文件的管理，盡快制定出各個層面的工程設(shè)計電子文件歸檔。要在第一時間對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程的管理與監(jiān)控，保證工程設(shè)計電子檔案的完整性。
②做好工程設(shè)計項目相關(guān)的地下管線檔案信息等的分析與整合，使之得到更有效的應(yīng)用。隱含地下看不見的比顯露地面的工程設(shè)計檔案信息化工作更為重要更為有效，必須引起重視。
③做好施工圖、竣工圖等電子檔案信息的收集，實現(xiàn)圖紙檔案信息化管理，使之得到更有效的應(yīng)用。
④做好后續(xù)工程設(shè)計檔案的合并歸檔工作。工程設(shè)計竣工后還會有后續(xù)相關(guān)檔案產(chǎn)生，譬如有的項目擴建改建了，都會有相應(yīng)的檔案產(chǎn)生。我們要根據(jù)工程設(shè)計檔案特性進行分類管理，注意他們之間的延續(xù)性，歸檔時要注明相關(guān)檔案的參見號。
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1、綜合性文件資料
上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料
開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降、位移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3、竣工圖
總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電、弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖；其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案資料的編制要求
1、必須真實的反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，責(zé)任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。
2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)該在復(fù)印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。
3、檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應(yīng)該手工簽字。
4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內(nèi)容準(zhǔn)確。
三、檔案資料管理中存在的問題：
1、施工技術(shù)管理文件原件不齊全。個別設(shè)計、監(jiān)理、建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復(fù)印件或者是缺少簽字蓋章等，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。
2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式，而且對于資料的編制填寫都沒有注明，不便于檢查、裝訂、組卷。
3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢子，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。
4、竣工資料移交不及時。不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。
四、提高工程檔案資料質(zhì)量管理的措施與對策：
1、加大宣傳，提高意識。在工程建設(shè)初期，工程項目管理單位應(yīng)高度重視和加強檔案法規(guī)、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監(jiān)理、施工單位人員學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業(yè)務(wù)，具備較強的檔案意識，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。
2、加強培訓(xùn)，提高能力。在工程建設(shè)過程中，工程項目管理單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)。一是對工程技術(shù)和行政管理人員進行檔案知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，在日常工作中按高標(biāo)準(zhǔn)整理好基礎(chǔ)資料；二是對專業(yè)檔案管理人員適當(dāng)進行工程專業(yè)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進歸檔工作的規(guī)范開展。
3、健全制度，落實責(zé)任。工程建設(shè)初期就要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則，規(guī)范工程資料的管理。
關(guān)鍵詞：工程地質(zhì)勘察；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）05-00-01
工程地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，目前很多地勘單位都開展了工程地質(zhì)勘察工作，本單位也不例外，從形成的科技檔案可以看出：其勘察檔案記錄了項目設(shè)計、現(xiàn)場地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗數(shù)據(jù)、項目技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析、圖表、工程質(zhì)量檢查記錄和成果文字報告，而從形成檔案的特性看，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。通過長期管理工程勘察檔案的實踐，使我們較系統(tǒng)地認(rèn)識了它的相關(guān)特點，這對加強其檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用具有十分重要的意義。
一、工程勘察檔案的相關(guān)特點
1.專業(yè)性較強
一項工程勘察是按照事先計劃的工作程序，由各類專業(yè)技術(shù)人員按專業(yè)技術(shù)規(guī)范開展具體工作，既有一定分工，又相互配合，該工程的各種勘察技術(shù)文件的形成過程具有多學(xué)科、多專業(yè)的性質(zhì)，每個子類、小類都各具特點，有一定的差異性，充分體現(xiàn)了它的專業(yè)性。因此，工程勘察檔案在分類、編號、檢索時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)之間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、結(jié)構(gòu)層次時，要明確圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的類屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和區(qū)分各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高文件材料分類的準(zhǔn)確性。
2.成套性突出
從本單位的實際情況看，勘察單位都是以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。把一項工程勘察所形成的全部勘察技術(shù)文件資料，按照一定的類屬、分門別類地把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。正是工程檔案成套性的突出特點，為工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作提供了方便。為此，這就要求檔案人員要明確該套檔案的類屬情況，以及每個類屬的性質(zhì)特征。
3.具有階段性
依據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過若干個階段，如勘察準(zhǔn)備階段、初步勘察階段、勘察施工采樣階段。一個階段勘察工作完成后再開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。因此，要處理好各個階段所形成檔案的歸檔問題，以及它們之間的聯(lián)系。
4.利用的時效性
一項工程形成的檔案主要服務(wù)于該項工程，并取得其經(jīng)濟效益，然而工程勘察檔案在使用和利用方面有其自身的活躍期和衰減期的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，隨著時間的推移其查閱率就越低?？梢?，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。對此，要充分有效發(fā)揮在其活躍期間的使用價值，比如在工程早期，檔案人員應(yīng)提前介入，及時收集，分類、編號、歸檔，對關(guān)鍵資料制作復(fù)件提供利用等，而在其衰減階段就要結(jié)合保管、庫房、設(shè)備的狀況，定期對庫存檔案資料進行清理鑒定，從中將保存價值不大，多余或備份的資料予以剔除，以降低庫存量。同時也為檔案人員提出了一個如何再次發(fā)揮其作用，如對內(nèi)可作參考借鑒、對外可作經(jīng)驗交流的有益思考。
二、有針對性地做好工程勘察檔案的管理
工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規(guī)律所決定的，通過認(rèn)識其相關(guān)特點，有利于我們針對性的做好相關(guān)工作，根據(jù)我們多年的摸索和實踐，對如何管理好工程檔案，主要采取了如下的措施和辦法，以供相互借鑒。
1.在思想上重視工程檔案管理工作。首先要建立健全組織機構(gòu)。在工程項目實施過程中，要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，設(shè)立專職檔案管理人員，對于較大的工程，還應(yīng)設(shè)立兼職檔案人員，負(fù)責(zé)項目前期以及施工過程中文件、資料的收集、記錄和整理等工作；其次是要提高項目經(jīng)理檔案管理意識，并負(fù)責(zé)對此項工作牽涉的各個部門進行組織、協(xié)調(diào)、管理。在項目內(nèi)部建立檔案管理制度的激勵機制，獎罰分明，提高施工技術(shù)人員的責(zé)任心、管理水平，以高水平和高質(zhì)量贏得市場。另外，根據(jù)檔案管理制度的要求，做好檔案管理的“四同步”工作。只有這樣，才能確保工程項目完成時能夠及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的將工程資料轉(zhuǎn)交到項目主管部門，為形成工程勘察檔案提供保障。
2.在內(nèi)部建立健全工程檔案管理制度，各單位要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定、規(guī)范，制定和完善工程檔案的各項管理制度及辦法，根據(jù)工程項目的特點，制定切實可行的工作細(xì)則，事先制作好相關(guān)規(guī)范的表格、驗收單等資料，這是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。通過一系列的管理制度和具體辦法的實施，使檔案工作人員、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé)，樹立責(zé)任心和法制意識，才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做到工程檔案管理工作的有法可依，有章可循。
3.在竣工驗收中嚴(yán)格把好檔案資料質(zhì)量關(guān)。工程竣工驗收時，檔案管理人員要與工程項目管理人員一起，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，逐條對工程施工建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，拾遺補缺，務(wù)必使竣工材料真實、完備、齊全，歸檔范圍符合規(guī)范要求，把工程竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程的竣工驗收與檔案驗收同步進行，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
4.在施工環(huán)節(jié)上加強和指導(dǎo)檔案材料編制管理。各項目施工單位要按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料。不論施工項目的大小、難易程度、施工周期長短，各項目施工單位都要按照工作程序，編制工程檔案材料，做到數(shù)據(jù)真實可靠，不斷提高工程檔案材料的質(zhì)量。
5.加強專業(yè)技術(shù)、職業(yè)技能培訓(xùn)。隨著國家經(jīng)濟建設(shè)大發(fā)展，許多大項目、大工程隨之展開，建設(shè)的復(fù)雜性、難易程度也在加大，這就要求我們加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。對于檔案工作人員：一是要學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識以及工程勘察檔案的歸檔范圍和方法，二是要與時俱進，針對檔案管理工作出現(xiàn)的新特點、新的變化，加強學(xué)習(xí)，更新觀念，采取科學(xué)可行的管理辦法，嚴(yán)格把好檔案質(zhì)量關(guān)。對于技術(shù)人員，要進行專門的職業(yè)技能培訓(xùn)，熟悉工作流程和相關(guān)規(guī)范，提高工作技能。