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導(dǎo)語：在企業(yè)檔案分類管理方法的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、當(dāng)前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個方面的問題:
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后,由于把實行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機關(guān)失去了對納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過程運轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機操作人員責(zé)任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對新的征管模式認(rèn)識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒有結(jié)合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應(yīng)的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準(zhǔn),這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進行處理的問題。三是申報準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營和財務(wù)狀況,不能對其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務(wù)機關(guān)正常的稅收保全措施難以實行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當(dāng)前加強我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會主義公有制為主體,多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的基本經(jīng)濟制度的建立,納稅人的經(jīng)濟類型、經(jīng)營方式、組織方式日趨復(fù)雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進行監(jiān)控是稅收征管的基礎(chǔ),只有打牢這個基礎(chǔ),才能真正提高征管質(zhì)量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復(fù)雜性和納稅申報方式多樣化的實際設(shè)立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經(jīng)營情況、經(jīng)營方式、核算方式和稅源變化基礎(chǔ)的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應(yīng)從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務(wù)登記的范圍內(nèi),對納稅戶納稅申報表、財務(wù)會計報表、發(fā)票領(lǐng)用存表等相關(guān)資料進行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調(diào)查工作,切實掌握納稅戶的稅務(wù)登記增減變化情況、發(fā)票使用情況、產(chǎn)經(jīng)營情況、納稅情況、減免緩?fù)饲闆r、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準(zhǔn)確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數(shù)清,稅源明,所以應(yīng)該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應(yīng)做到:(1)統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識。各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大稅務(wù)干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,是創(chuàng)收的保證。要正確認(rèn)識分類管理的含義及其內(nèi)容。(2)結(jié)合實際,因地制宜進行分類管理,以簽訂責(zé)任書的形式,把職責(zé)明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質(zhì)量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機結(jié)合進行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)實踐、教學(xué)研究和教學(xué)管理過程中創(chuàng)造和使用的一系列原始資料，是具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是整個教學(xué)史的縮影和見證，可以直接或間接地展現(xiàn)整個教學(xué)史的全貌，反映高校的整個教學(xué)活動，是辦學(xué)的依據(jù)和憑證。高校教學(xué)檔案多屬于原生態(tài)材料，它既能客觀、真實、形象、具體地反映各高?；鶎訂挝坏慕虒W(xué)、教改和管理實際，又能在一定程度上折射出高校在教學(xué)、科研、專業(yè)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面的發(fā)展軌跡與質(zhì)量。教學(xué)檔案是教學(xué)科研工作的結(jié)晶，是教師通過不斷積累和反思教學(xué)、提出問題、改進教學(xué)的信息資料庫，是教學(xué)活動和教學(xué)研究中不可缺少的依據(jù)和參考資料，是了解教學(xué)內(nèi)容、考察學(xué)校歷史、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、改進教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、促進學(xué)術(shù)交流的信息源。
教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一項重要依據(jù)。因此，教學(xué)檔案不僅要作為一個工作系統(tǒng)來管理，而且要從辦好學(xué)校的高度來抓好這項工作。
二、教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的模式
所謂教學(xué)研究型高校指的是以學(xué)生為中心，以全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)教育發(fā)展觀為指導(dǎo)，把教學(xué)與科研有機結(jié)合，把人才培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)有機結(jié)合，把學(xué)習(xí)、研究、實踐有機結(jié)合，以培養(yǎng)高層次、復(fù)合型、多樣化的高素質(zhì)創(chuàng)新型人才為根本的高等院校。教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理同樣體現(xiàn)了以人為本的宗旨，謀求并服務(wù)于高校教學(xué)、科研的長遠(yuǎn)發(fā)展。
對于教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案管理模式，從管理方法上可以采用分級管理與分類管理相結(jié)合的模式，從所采用的技術(shù)手段和服務(wù)方式上可以采用網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。
1、分級管理與分類管理相結(jié)合模式
(1)分級管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)高校行政管理層次的劃分對教學(xué)檔案進行分級管理，即在校級教學(xué)檔案部門統(tǒng)一管理的情況下，在各院系設(shè)立教學(xué)檔案管理部門，對教學(xué)檔案實行校、院兩級管理。校級教學(xué)檔案管理部門制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實施細(xì)則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序等作出明確的規(guī)定。凡是涉及全校招聘、招生、教學(xué)/考試安排、學(xué)籍及學(xué)位管理、科研成果管理等的相關(guān)文件歸入校級檔案管理部門統(tǒng)一保管，各院系產(chǎn)生的教學(xué)計劃、教學(xué)管理文件及研究成果等可由院系檔案管理部門保管。這樣既有利于優(yōu)化館藏，也方便各院系教師和管理人員的利用。
(2)分類管理的教學(xué)檔案管理模式是指根據(jù)管理對象的特點將教學(xué)檔案分類進行管理。從校級教學(xué)檔案管理的角度看，可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)文件及規(guī)章制度，包括《教學(xué)計劃(培養(yǎng)方案)》，《教學(xué)大綱》，《教學(xué)文件匯編》，《規(guī)章制度匯編》，學(xué)校及教務(wù)處下發(fā)的各類文件、規(guī)章、規(guī)劃、計劃、總結(jié)、各種重要會議記錄原件、承辦結(jié)果等;第二大類是教師檔案，包括教師基本信息統(tǒng)計表，晉升職稱申報批準(zhǔn)材料，教師深造證明，進修、高訪登記表，工作量考核表及考核結(jié)果總匯、評選文件、資料及獲獎證書復(fù)印件等;第三大類是科研成果檔案，包括教師的教學(xué)科研成果、成果轉(zhuǎn)化及獲獎情況，發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、論著(譯著)、編撰的教材、省內(nèi)外講學(xué)及出國講學(xué)的講義等復(fù)印件等;第四大類是教務(wù)、考務(wù)檔案，包括了在教學(xué)、考試過程中高校對各項資源的統(tǒng)一調(diào)度和安排的記錄等;第五大類是學(xué)籍檔案，包括本校所有學(xué)生的學(xué)籍檔案及學(xué)生在校期間的有價值的檔案材料等;第六大類是學(xué)位檔案。
從院系級教學(xué)檔案管理的角度看，可以把教學(xué)研究型高校的教學(xué)檔案分為以下幾大類:第一大類是教學(xué)建設(shè)檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學(xué)檔案、實習(xí)檔案;第二大類是教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)質(zhì)量評估、課程表、考試安排等教學(xué)過程檔案;第三大類是教學(xué)成果檔案，包括科技制作、畢業(yè)論文成果等。
在整個教學(xué)研究型高校教學(xué)檔案管理的過程中，采用分級管理和分類管理相結(jié)合的管理模式，一方面有利于高校從宏觀角度加強信息的統(tǒng)籌規(guī)劃、收集和利用;另一方面有利于各院系對于專業(yè)信息的深層次分析和使用，有利于對問題的靈活把握和處理。
2、網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式
教學(xué)檔案保管的目的就是為了開發(fā)利用。開發(fā)利用是教學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是體現(xiàn)教學(xué)檔案價值的有效途徑。新形勢下提高檔案的利用價值，變被動服務(wù)為主動服務(wù)就是要利用計算機和網(wǎng)絡(luò)，探索教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，通過網(wǎng)絡(luò)為廣大師生服務(wù)，從而更好地提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。
前面提到的分級管理和分類管理相結(jié)合模式是高校教學(xué)檔案資源管理方法的應(yīng)用模式，從高校教學(xué)檔案管理的具體操作過程中采用的技術(shù)手段和資源開發(fā)方式看，最重要的模式就是教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式。所謂的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式，實際上就是以為利用者提供方便、服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教育為目的，進行教學(xué)檔案管理的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
檔案管理的信息化、數(shù)字化主要反映在兩個方面:一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理，形成電子文檔;二是檔案的計算機輔助管理系統(tǒng)，以解決檔案的組卷、查找和利用問題。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動，電子文檔并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化將大大改善其管理和利用的效率。同時教學(xué)檔案的信息化管理可以降低勞動成本，提高工作效率。
教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要反映在兩個方面，一是服務(wù)方式的網(wǎng)絡(luò)化，即檔案管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)為使用者提供教學(xué)檔案信息的查詢以及檔案信息的統(tǒng)計、分析、報表制作等服務(wù);二是教學(xué)檔案管理主體的多樣化和網(wǎng)絡(luò)化，以前檔案管理的主體就是特定的檔案管理人員，網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)模式的檔案管理的管理主體不單包括了傳統(tǒng)意義的教學(xué)檔案管理人員，同時將教學(xué)檔案的使用者轉(zhuǎn)化為檔案管理主體，并分別賦予不同類別的管理主體相應(yīng)的權(quán)限，比如學(xué)生也可以成為教學(xué)檔案管理的管理主體。他們可以通過網(wǎng)絡(luò)增加、編輯自己的個人信息，這些信息經(jīng)教學(xué)檔案管理人員審核確認(rèn)后即生效存檔。同樣，新的檔案管理系統(tǒng)還存在其他各種不同類別和權(quán)限級別的信息提供節(jié)點。這種網(wǎng)絡(luò)化的教學(xué)檔案信息系統(tǒng)不但能統(tǒng)一處理各種信息和數(shù)據(jù)，避免自相矛盾，還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)來收集、共享，降低了勞動成本，同時也解決了重復(fù)勞動的問題。
參考文獻
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一、規(guī)范縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理的意義
縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門不僅要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部的人事管理工作，而且要負(fù)責(zé)（參與）全縣（區(qū)）行政事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院、國有企業(yè)等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規(guī)范化、科學(xué)化，這樣才能達到服務(wù)單位、服務(wù)全縣（區(qū)）的目標(biāo)。
1、人力資源和社會保障部門的發(fā)展要求規(guī)范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會保障部門重要工作，規(guī)范這一工作，首先，可以為人力資源和社會保障部門決策提供參考，人力資源與社會保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實、規(guī)范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關(guān)信息，科學(xué)的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規(guī)范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。
2、其他主體的需求要求規(guī)范文書檔案管理。人力資源和社會保障部門要負(fù)責(zé)指導(dǎo)、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區(qū)一級要出臺諸多的文件、政策，如人才引進政策、職稱評審政策、工資定級政策等，所轄區(qū)域內(nèi)部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規(guī)范，則在其他單位需要借閱這種資料時容易出現(xiàn)信息獲取難、資料借閱手續(xù)復(fù)雜等問題，相反，如果文書檔案管理規(guī)范，則可以為其他單位提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3、文書檔案工作本身的發(fā)展要求推行規(guī)范化管理。當(dāng)前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)要求文書檔案的內(nèi)容信息化，并積極利用信息化管理工具規(guī)范文書檔案管理，如開發(fā)出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規(guī)范文書檔案管理工作。
二、縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題
雖然我國縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現(xiàn)在制度體系不完備、管理方法相對滯后，管理人員素質(zhì)有待提升等方面。
1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，只有制度完備才能做到管理規(guī)范。首先，制度細(xì)化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導(dǎo)性的文件，如明確崗位職責(zé)等，但對于具體如何管理、如何規(guī)范缺乏細(xì)化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現(xiàn)有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現(xiàn)行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規(guī)定，導(dǎo)致文書檔案管理中缺乏指導(dǎo)實踐的制度。
2、管理方法相對滯后。管理方法是規(guī)范化管理的有效工具，只有方法先進才能真正實現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障部門沒有按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定科學(xué)的對文書檔案進行分類，并形成分類保管體系，導(dǎo)致管理不規(guī)范。其次，信息化手段的利用來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障沒有充分利用編碼技術(shù)等管理帶來的便利，沒有開發(fā)相應(yīng)的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統(tǒng)的人工管理，導(dǎo)致規(guī)范中規(guī)范化難度大。
3、管理人員素質(zhì)有待提升。管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到規(guī)范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導(dǎo)致其在文書檔案管理中面臨很多專業(yè)性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續(xù)教育缺乏，由于這一崗位工作創(chuàng)新需求少，人力資源和社會保障部門內(nèi)部對這一崗位的培訓(xùn)投入相對不足，難易為規(guī)范化管理提供支持。
三、促進縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規(guī)范化的思考
文書檔案管理規(guī)范化是必然的趨勢，也是一種必然的要求，縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門必須高度重視，加強人才培訓(xùn)，加強文書檔案規(guī)范化管理設(shè)施建設(shè)，并制定規(guī)范化管理制度，確實推動規(guī)范化管理落到實處。
1、加強文書檔案管理人才培訓(xùn)。首先，要根據(jù)人力資源和社會保障部門文書檔案管理的要求制定繼續(xù)教育方案，一方面，要明確文書檔案管理崗位所需要具備的崗位技能，包括檔案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明確崗位職責(zé)，即文書檔案需要完成哪些工作，以此指導(dǎo)整個培訓(xùn)工作，避免培訓(xùn)虛化、表面化。其次，要加大投入積極開展培訓(xùn)工作，通過與高校、檔案管理部門等單位合作，積極幫助文書檔案管理人員獲取最新的專業(yè)知識，如利用信息化手段進行管理等。
隨著國民經(jīng)濟的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。
一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析
(一)社會保險的參保人數(shù)增長迅速
我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權(quán)行動計劃(2011-2012年)》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險參保人數(shù)超過1.4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農(nóng)村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長?？梢?，我國社會保險檔案與日俱增，當(dāng)今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新。
(二)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)實施改革計劃
近幾年來，國內(nèi)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務(wù)院常務(wù)會議決定將在2010年內(nèi)開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機遇。
(三)負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金;商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機構(gòu)分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構(gòu)去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如涉保人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險金。
(四)社會保險檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核
社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標(biāo)來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農(nóng)民工的退保潮現(xiàn)象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導(dǎo)致社保對于候鳥型的打工者來說只是帶不走、挪不動的地方糧票。
(五)社會保險的經(jīng)辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起人們的關(guān)注。近年來伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報模式的實現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問題顯然已是過去時了?，F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題
(一)對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
(二)社會保險檔案管理體制不規(guī)范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。
(三)社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
(四)缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。 三、社會保險檔案管理的解決辦法
(一)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人;全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入;而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
(二)根據(jù)社保檔案類別進行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以件或卷進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定永久、長期和短期三種保管期限。
(三)建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動及社會保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運作支撐平臺、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設(shè)立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設(shè)立計算機網(wǎng)絡(luò)，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄;并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預(yù)測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
(四)在全國統(tǒng)一管理下設(shè)分支機構(gòu)
在國家勞動和社會保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設(shè)置分支機構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。
1機電設(shè)備檔案管理概述
所謂的機電設(shè)備檔案就是在機電設(shè)備的制造、使用和維修過程中的記錄，它能夠充分的記錄和反映設(shè)備的工作質(zhì)量和工作狀態(tài)，通過分析機電設(shè)備檔案能夠評定機電設(shè)備的技術(shù)狀態(tài)，還能夠分析設(shè)備是否正常運轉(zhuǎn)，根據(jù)數(shù)據(jù)反映出生產(chǎn)過程是否存在問題。企業(yè)還能夠通過機電設(shè)備檔案了解設(shè)備的購買和處置情況，對成本投資進行預(yù)算。設(shè)備檔案歸檔應(yīng)包含如下內(nèi)容：（1）申請訂購的文件、合同、定貨單（卡）；（2）隨機的全部技術(shù)文件；（3）安裝調(diào)試記錄及驗收報告；（4）使用過程中，定期檢修記錄和更換零部件記錄，重大故障處理記錄等；（5）設(shè)備轉(zhuǎn)讓協(xié)議，報廢的技術(shù)鑒定材料，報告和主管部門批復(fù)的文件。在機電設(shè)備檔案管理中不僅要記錄技術(shù)文件和機電設(shè)備的購買、使用、維修等日常過程，還需要將不斷進步變化的工作材料、文件和程序數(shù)據(jù)記錄在其中，來滿足規(guī)范化、目標(biāo)化全過程管理需要。
2機電設(shè)備檔案管理中存在的問題和原因分析
（1）機電設(shè)備檔案管理人員的管理觀念比較滯后。由于缺乏先進的管理理念，檔案管理人員對機電設(shè)備檔案管理工作的重視程度不夠，加上缺乏有效的制度保證，導(dǎo)致檔案管理工作很難有效開展。盡管設(shè)置檔案管理工作機構(gòu)，但是該機構(gòu)并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，對待機電設(shè)備的檔案管理工作不認(rèn)真，敷衍了事，導(dǎo)致各種問題的產(chǎn)生。（2）企業(yè)中機電設(shè)備檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，沒有與時俱進，不斷更新現(xiàn)有的知識，而且工作人員大多是學(xué)歷不高的人員，電子表格等知識并不熟練，在進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和整理工作中大多依靠人工記錄，沒有充分利用計算機進行檔案的整理，導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量都比較低，而且一旦機電設(shè)備出現(xiàn)問題查閱檔案資料時需要耗費大量時間，如果使用計算機進行檔案管理就可以節(jié)省大量的人力和時間，由此可見，當(dāng)前的機電設(shè)備檔案管理人員很難勝任該項工作，其專業(yè)技能和整體素質(zhì)都有待提高。（3）管理人員的責(zé)任意識不強。由于管理層對該項工作的不重視，加之缺乏相關(guān)的制度規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)機電設(shè)備檔案資料的借閱和使用不規(guī)范，檔案的數(shù)據(jù)資料缺失等。這樣，一旦其他部門借閱相關(guān)資料，很容易造成資料的丟失或者破損，從而影響資料的完整性和真實性，不利于機電設(shè)備檔案管理工作的順利開展。
3提高機電設(shè)備檔案管理水平的具體措施
機電設(shè)備的檔案管理工作對整個企業(yè)發(fā)展具有推動作用，機電設(shè)備的檔案管理是新時代企業(yè)謀求科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是也是保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要手段。（1）建立并不斷完善機電設(shè)備檔案管理的相關(guān)制度，保障機電設(shè)備檔案管理工作的順利開展。首先國家需要對機電設(shè)備檔案管理的規(guī)章制度的不斷完善，將機電設(shè)備檔案管理納入法制化的軌道，為機電設(shè)備的檔案管理提供制度保障。其次企業(yè)中應(yīng)當(dāng)切實加強機電檔案管理制度責(zé)任落實，要針對企業(yè)內(nèi)的具體實際情況來開展檔案管理工作，使機電設(shè)備檔案管理工作能夠向著規(guī)范化、具體化的方向發(fā)展。另外，還要監(jiān)督工作人員認(rèn)真按照規(guī)章制度來執(zhí)行檔案管理工作，一旦出現(xiàn)問題就要追查責(zé)任，實行問責(zé)，不斷提高機電設(shè)備檔案管理人員的責(zé)任意識。（2）不斷創(chuàng)新檔案管理理念，要與時俱進，重視檔案管理工作。為了提高機電設(shè)備檔案管理工作的質(zhì)量，管理層和工作人員都要重視該項工作，要不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)企業(yè)的實際情況制定科學(xué)合理的管理方法。工作人員應(yīng)當(dāng)清楚了解設(shè)備從購置到報廢整個流程，做好每一項記錄。為了更好地適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展要求，工作人員只有改變傳統(tǒng)滯后的管理觀念，不斷創(chuàng)新管理方法，才能更好地提高企業(yè)的整體管理水平，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)。（3）實施標(biāo)準(zhǔn)化和流程化管理。標(biāo)準(zhǔn)化管理是對機電設(shè)備檔案管理行之有效的手段，不僅能夠使管理標(biāo)準(zhǔn)明確化，還能夠正確規(guī)范管理的流程，保證機電設(shè)備管理的科學(xué)化。在開展機電設(shè)備檔案管理工作時，首先要將申請機電設(shè)備的訂購合同和訂貨單以及將相關(guān)的技術(shù)文件進行歸檔，還要記錄好調(diào)試過程和驗收的報告。在使用過程中進行的檢修和零件的使用也需要進行記錄，對重大的違規(guī)操作和設(shè)備的安全故障隱患也需要進行歸檔。還要記錄設(shè)備的轉(zhuǎn)讓、報廢以及相關(guān)部門的審批文件等。在檔案的歸檔工作中要做好分類管理以及收集整理工作。還要加強對機電設(shè)備檔案的使用，使之能夠物盡其用，為了提高查閱的效率和保證檔案的完整，需要對檔案資料的借閱進行登記管理，還要編制檢索碼、目錄，保證查閱的方便。（4）注重提高機電設(shè)備檔案管理人員的整體素質(zhì)。作為機電設(shè)備檔案管理的主體，工作人員的專業(yè)技能和整體素質(zhì)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此，應(yīng)當(dāng)對工作人員進行定期培訓(xùn)，不斷更新其現(xiàn)有知識和技能，尤其要努力學(xué)習(xí)excel等知識，通過信息化手段來實現(xiàn)機電設(shè)備檔案的科學(xué)管理，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好機電設(shè)備的歸檔和整理工作，這樣有利于提高工作效率和質(zhì)量，而且能夠省時省力地查閱每種設(shè)備的詳細(xì)資料，實現(xiàn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。4結(jié)論從目前來看，我國很多企業(yè)對機電設(shè)備的檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致管理理念的落后。要想提高檔案管理水平，應(yīng)該改變傳統(tǒng)的觀念，與時俱進，完善相關(guān)的制度，注重提高工作人員專業(yè)技能，為機電設(shè)備檔案管理工作的順利開展提供堅實的基礎(chǔ)。另外，還要要對其進行定期培訓(xùn)，通過現(xiàn)代化信息手段來做好設(shè)備資料的收集記錄和基本信息的綜合化分析處理工作，從而提高機電設(shè)備檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。
作者:李怡弨 閆洋 單位:山西潞安集團司馬煤業(yè)有限公司
參考文獻:
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細(xì)化設(shè)備品種分類的采購管理對于主要進行的采購流程包括機械設(shè)備工程、電氣工程、電子工程、自動化儀表管道、環(huán)保工等基本材料造價編制、物資品類統(tǒng)籌、運輸裝卸費用支出等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相關(guān)人員務(wù)必要在相關(guān)主管部門的規(guī)章細(xì)則指導(dǎo)下，分階段、多渠道、細(xì)途徑地進行采購成本的總體核算，尤其是對于設(shè)備物資的收發(fā)登記、帳表賬冊記錄整理，都需要采用實際成本法進行基本操作。而對于現(xiàn)階段的成品、半成品采購模式，相關(guān)采購管理人員也要及時適應(yīng)新形勢、努力拓寬新途徑、快速提升新能力。拓寬縱深設(shè)備物資分類管理方法的途徑模式一方面，加強對鐵路公路系統(tǒng)所需的螺栓和螺母設(shè)備線夾、T型線夾、并溝線夾、設(shè)備軸承等工程消耗量大、適用范圍廣、成本投入多的A類材料設(shè)備的重點管理，尤其是在采購分類上，需要單獨列出造價采編清單；另一方面，需要同時兼顧設(shè)備主體泵的軸承、轉(zhuǎn)子、殼體、隔離開關(guān)等種類繁多、小項細(xì)碎的B類材料設(shè)備的具體分類、針對歸納，做到管理細(xì)目詳細(xì)清晰。突出重點、兼顧細(xì)節(jié)、靈活多樣地進行分類管理，做到實時監(jiān)控、針對改進、有序調(diào)節(jié)，從而快速有效的提升機電設(shè)備分類管理的總體效能。而在進行工程施工項目的預(yù)算定額編制作業(yè)之時，相關(guān)人員則需要及時合理地對所需材料設(shè)備的種類、造價、裝運等關(guān)鍵信息進行分類歸納、對應(yīng)備錄，從而在嚴(yán)格依照采購設(shè)備物資預(yù)算定額分析總量的基本原則導(dǎo)向下進行合理實際的供應(yīng)控制，最大限度地降低過供導(dǎo)致的貨幣消耗與效益損失。
持續(xù)加強提升機電設(shè)備現(xiàn)場安裝倉儲管理操作作業(yè)實踐水平
夯實打牢設(shè)備物資入庫檢驗基礎(chǔ)相關(guān)采購人員務(wù)必在到倉前1至2天通知庫管人員，以便讓其統(tǒng)籌安排妥當(dāng)設(shè)備到庫后的安放儲存位置。而在設(shè)備到庫進行倉檢之時，相關(guān)庫管人員應(yīng)當(dāng)協(xié)同設(shè)備采購人員、技術(shù)督導(dǎo)人員、檔案管理人員以及施工監(jiān)理單位代表人員共同進行實地實時、逐一比照地開箱驗收，依照合同條款的細(xì)則條目，詳細(xì)反復(fù)地對入庫設(shè)備的的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，對于數(shù)量短缺、規(guī)格實效、質(zhì)量低劣的物資要堅決不予入庫，從而確保設(shè)備整體質(zhì)量的良好穩(wěn)定。而在確認(rèn)設(shè)備的整體檢查結(jié)果符合相關(guān)規(guī)定之后，參驗的相關(guān)人員需要進行開箱驗收單據(jù)的簽字核對，然后將到庫的設(shè)備進行有序入庫安放，最終完成一整套嚴(yán)密規(guī)整的流程操作?？茖W(xué)集約地進行設(shè)備物資儲存安置鑒于一些質(zhì)量體積大、應(yīng)用范圍廣的大宗涉筆物資倉需要根據(jù)施工作業(yè)需求隨時調(diào)撥、反復(fù)調(diào)換，相關(guān)庫管人員可以采取班組結(jié)合、分工負(fù)責(zé)，即將常用的機械設(shè)備工程、電氣工程、電子工程、自動化儀表管道等設(shè)備等都交由專職專業(yè)的管理員進行統(tǒng)一管理、實時監(jiān)理，具體劃分明確權(quán)責(zé)歸屬，杜絕班組作業(yè)安排分配上的人員交叉重復(fù)，做好分區(qū)、分架存放及時迅速，明碼標(biāo)識規(guī)范嚴(yán)格。而在具體細(xì)致的流程性操作中，相關(guān)庫管人員首先需要進行倉儲區(qū)的設(shè)備材料的整體化分區(qū)擺放安置，力求類別了然、標(biāo)識醒目、臺帳明晰；其次，設(shè)備一經(jīng)檢測合格準(zhǔn)予入庫后，分類管理的相關(guān)然員務(wù)必及時迅速地進行設(shè)備的類別規(guī)格、型號標(biāo)識、數(shù)量質(zhì)量分類別累排放安置的條碼標(biāo)貼，從而便于相關(guān)人員的查找調(diào)撥查，并做到定時盤查、實時排查、隨機抽查，最大限度保障設(shè)備材料基本信息的準(zhǔn)確全面。
規(guī)范統(tǒng)籌設(shè)備安裝現(xiàn)場設(shè)計施工的具體流程與要點操作
安全生產(chǎn)監(jiān)督管理責(zé)任制的深入落實機電設(shè)備管理運營監(jiān)督管理部門需要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、省、市有關(guān)機電設(shè)備現(xiàn)場安裝安全生產(chǎn)的方針政策和法規(guī)、規(guī)范，掌握本企業(yè)安全生產(chǎn)動態(tài)，并定期研究安全管理工作，做到對本企業(yè)機電設(shè)備現(xiàn)場安裝安全生產(chǎn)進行全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)編制和實施本企業(yè)中、長期整體規(guī)劃及年度、特殊時期安全工作實施計劃，進一步建立健全本企業(yè)的各項機電設(shè)備現(xiàn)場安裝的安全生產(chǎn)管理制度及獎罰辦法，保證安全技術(shù)措施經(jīng)費的具體落實，并支持安全管理部門或人員的監(jiān)督檢查工作。進一步落實機電設(shè)備現(xiàn)場安裝的安全生產(chǎn)責(zé)任制，積極貫徹以及宣傳上級各項安全規(guī)章制度的執(zhí)行推廣，并監(jiān)督檢查管理范圍內(nèi)責(zé)任制的執(zhí)行情況。制定定期安全工作計劃和方針目標(biāo)，并負(fù)責(zé)貫徹實施，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織安全生產(chǎn)活動和檢查。制定或修改安全生產(chǎn)管理制度，負(fù)責(zé)審查各企業(yè)內(nèi)部的安全操作規(guī)程，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。強化設(shè)備安裝前的檢測調(diào)試操作力度在進行機電設(shè)備的架設(shè)安裝之前，相關(guān)技術(shù)施工人員務(wù)必按照相關(guān)規(guī)章細(xì)則的具體要件進行機電設(shè)備的基本例行查驗調(diào)試，以保證機電設(shè)備安裝架設(shè)流程步驟的安全牢固。首先需要對大型機械類、電子電氣類、自動化儀表等關(guān)鍵性設(shè)備的螺栓、螺母、發(fā)條等小部件進行排查檢測，及時解決松動、滑落等故障問題；其次，嚴(yán)格細(xì)致檢查機電設(shè)備焊接接口，對于焊縫裂紋、管道接頭生銹、油氣泄漏的現(xiàn)象，要做到迅速處理、有效解決、及時反饋；第三，相關(guān)技術(shù)管理人員需要實時監(jiān)測中小型機械設(shè)備電路排線、開關(guān)閥門的抽查檢修，以免由于疏忽不當(dāng)而引發(fā)導(dǎo)致施工作業(yè)中的電路中斷、機械意外停止運轉(zhuǎn)等瑣細(xì)問題。細(xì)化落實各項安管監(jiān)督排查制度一方面，相關(guān)技術(shù)管理人員需要切實加強機電設(shè)備安裝架設(shè)質(zhì)量的檢驗檢測，合理規(guī)范布置墊鐵，從而使其能夠有效分擔(dān)承壓機電設(shè)備的重力以及振動力；機電設(shè)備的軸承、聯(lián)軸器等部件也必須安裝穩(wěn)固、架設(shè)牢靠，防止一些設(shè)備不規(guī)則振動牽引而引發(fā)的主要部件溫度驟升過高而導(dǎo)致設(shè)備無法正常運轉(zhuǎn)使用；相關(guān)技術(shù)管理人員也需要持續(xù)強化設(shè)備試車期間的檢測力度，對設(shè)備的各個轉(zhuǎn)動部位以及振動部位的溫升和振動進行有效地測量，尤其需要對設(shè)備進出口的流量壓力值加大監(jiān)測力度，從而確保相關(guān)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范適度。另一方面，對于采用新技術(shù)、新設(shè)備、新施工工藝的機電設(shè)備的工種工序轉(zhuǎn)移安置，相關(guān)技術(shù)管理人員也要制定相應(yīng)的安全措施，并提出安全技術(shù)操作要求；其次對于大中機電設(shè)備的安裝架設(shè)等特殊工程則要編制單項施工安全技術(shù)措施，并編制相應(yīng)的設(shè)備架設(shè)的腳手架搭設(shè)方案、繪制平面圖、立面圖、剖面圖和編寫搭設(shè)說明，并提出安全技術(shù)措施；再者，施工組織設(shè)計要在消滅危險作業(yè)、改善勞動條件、減輕笨重勞動、消除噪聲、治理塵毒等方面提出切實可行的治理措施，對一些大型機械設(shè)備、電氣設(shè)備、自動化儀表的存放位置，要在組織設(shè)計中明確，并提出使用要求，尤其是必須根據(jù)設(shè)備材質(zhì)、施工設(shè)計要求、作業(yè)環(huán)境擬訂方案并制作編制報表向相關(guān)主管部門投遞，經(jīng)相關(guān)技術(shù)管理部門審核、論證后方可進行設(shè)備器材的安裝架設(shè)。
一、建立專業(yè)歸口、分類管理的采購管理體系
1.完善材料管理制度。為適應(yīng)市場變化的需要,工程公司應(yīng)該頒布《材料管理辦法》、《材料招標(biāo)采購辦法》、《現(xiàn)場材料管理辦法》等規(guī)章制度。強化材料的歸口管理,分類分級負(fù)責(zé)材料運作各個環(huán)節(jié),使得各個部門有法可依,有章可循。
2.建立合理的材料采購預(yù)算規(guī)劃。工程公司的財務(wù)部門、工程技術(shù)部門以及工程實施部門應(yīng)該合理溝通協(xié)調(diào)并及時傳達信息,制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進行科學(xué)的采購計劃提供數(shù)據(jù);為合理地選擇供應(yīng)商提供資料;為工程及時地對材料的生產(chǎn)耗用進行前饋控制和后饋控制提供依據(jù)。
3.嚴(yán)格規(guī)范材料采購審批制度。一般來說,采購審批制度的完善對企業(yè)的業(yè)績有著積極的影響。工程公司對采購業(yè)務(wù)審核分以下幾步進行:
(1)采購前的審核。采購員在編制材料采購計劃時,注明每種材料的名稱、供應(yīng)商情況、購買含稅價及稅率等內(nèi)容一起呈交技術(shù)部門和財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)所掌握的信息,對材料的價格、計劃采購量進行認(rèn)真平衡比較;技術(shù)部門則對材料的性能、配比情況加以認(rèn)定。然后兩個部門共同協(xié)作,采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報符合備選方案,則加蓋“審核”章。反之,提出改進方案或否定此采購計劃。最后報相關(guān)經(jīng)理批準(zhǔn),審批后計劃方可執(zhí)行。
(2)貨到后的查驗。保管員負(fù)責(zé)核對材料采購計劃、合同、質(zhì)量證明、票據(jù)等憑證。發(fā)現(xiàn)品名不對、質(zhì)量不當(dāng)、數(shù)量短少、實際到廠價高于審批價格等情況時,有權(quán)拒收并匯報。對達不到質(zhì)量要求的材料,按規(guī)定實行退貨或折價處理。該辦法防止了在計劃執(zhí)行過程中“質(zhì)劣價高”問題的發(fā)生。
(3)票據(jù)結(jié)算前稽核。會計人員對入庫單和票進行審核登記,稽核無誤后加蓋財務(wù)章,并報相關(guān)經(jīng)理簽字。
(4)要求企業(yè)每名采購員都要有業(yè)務(wù)記錄手冊,對自己經(jīng)手的業(yè)務(wù)包括供貨單位名稱、材料名、價格、質(zhì)量、付款方式等都應(yīng)一一詳細(xì)記錄,一旦發(fā)現(xiàn)問題,便可以追溯責(zé)任到人。
4.加強材料采購機制的內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗證、互相制約的關(guān)系,屬于企業(yè)內(nèi)控制度的一個重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責(zé)任牽制。(1)體制牽制。組織機構(gòu)控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制,是其他各項控制能否成功和有效的關(guān)鍵。(2)程序牽制。注重程序控制,其關(guān)鍵是注意內(nèi)部牽制組織的設(shè)計,不相容職務(wù)的分離,以防止差錯,特別是舞弊的發(fā)生。(3)責(zé)任牽制,內(nèi)部控制承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。加強材料采購機制的內(nèi)部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責(zé)任牽制這三方面明確各級各人員的權(quán)限與義務(wù),杜絕各種暗箱操作。
5.結(jié)合市場情況采用科學(xué)合理的采購管理方式。工程公司在實施采購過程中應(yīng)該實行雙采購員采購制度。質(zhì)量責(zé)任制度與采購核查制度相分離,采購與定價制度相分離。形成符合本企業(yè)特點的追求效益最大化的價格自控、聯(lián)合和監(jiān)控機制。
二、實施適應(yīng)市場施工特點的材料計劃管理方式
工程公司各施工項目單位應(yīng)該根據(jù)計劃工程進度提出各個施工階段的總體用料計劃申請表。實施要以年度、半年度計劃為預(yù)測,季度、月份計劃為依據(jù),遇有設(shè)計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃為補充的階段性計劃管理方式。同時,為適應(yīng)施工生產(chǎn)多變的形勢,現(xiàn)行材料計劃可縮短編制周期,增加編制次數(shù),實施動態(tài)管理。為提高計劃的準(zhǔn)確性,要求計劃人員注意收集各方面信息,分析、預(yù)測材料市場情況,提高企業(yè)的調(diào)控能力、快速反映能力,密切部門協(xié)作。材料計劃的編制實施是財務(wù)部門、技術(shù)部門、計劃部門、工程實施部門協(xié)同配合的結(jié)果。因此,要實現(xiàn)材料計劃的全面性、準(zhǔn)確性、及時性和預(yù)見性,工程實施部門應(yīng)加強與技術(shù)、計劃部門、財務(wù)部門之間的協(xié)作。材料計劃要以施工計劃為基礎(chǔ),以施工技術(shù)部門提供的備料計劃為依據(jù),及時掌握施工進度和工程信息,及時變更調(diào)整材料計劃,同時計劃部應(yīng)對工程材料計劃的及時性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。各部門之間相互協(xié)作各負(fù)其責(zé),共同提高材料計劃的實用性。
三、完善材料質(zhì)量控制體系
工程公司要認(rèn)真貫徹落實質(zhì)量責(zé)任制,加強質(zhì)量管理基礎(chǔ)工作,健全質(zhì)量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購工作程序,并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理要求,重點落實材料驗收制度和可追溯性制度;在材料計劃、采購、檢驗、保管等各環(huán)節(jié),把質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)落實到崗位和責(zé)任人,做到工作有記錄、考核有依據(jù)。加強質(zhì)量信息資料管理及項目部的各項基礎(chǔ)工作,確保工程材料采購質(zhì)量。
四、建立完善的材料供應(yīng)商檔案
1.合理地選擇供應(yīng)商。為了確保供應(yīng)商選擇的合理性,應(yīng)該建立供應(yīng)商具體情況的檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容:供應(yīng)商的地理位置、經(jīng)營能力、財務(wù)能力、設(shè)備與技術(shù)能力、準(zhǔn)時交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)聲譽與地位、服務(wù)水平等。然后,根據(jù)建立的檔案,合理地對已有的信息進行運用,建立起適合本企業(yè)的指標(biāo)體系,對供應(yīng)商進行科學(xué)地、綜合地評價。由于這些指標(biāo)的重要性,企業(yè)平時要注意合理地維護供應(yīng)商檔案,定期地對供應(yīng)商檔案進行更新。
2.采用ABC分類方法,對供應(yīng)商進行合理的管理。建立供應(yīng)商檔案后,工程公司可根據(jù)供應(yīng)商與本企業(yè)進行業(yè)務(wù)往來的資金額度和相關(guān)資料,對供應(yīng)商進行分類。對不同類型的供應(yīng)商采用不同的管理方法,這樣有利于節(jié)約企業(yè)的人力、物力、財力。
3.優(yōu)化本企業(yè)供應(yīng)商的結(jié)構(gòu)。不斷優(yōu)化工程公司的供應(yīng)商體系,實行對A類供應(yīng)商建立長期合作、互榮互利的關(guān)系;對B、C類供應(yīng)商,采用適當(dāng)引進新的供應(yīng)商,保持適度的競爭、優(yōu)勝劣汰。這樣,有利于把握到市場的動態(tài),保證材料優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的供應(yīng)。
五、建立價格信息資料庫
首先,工程公司應(yīng)該建立自上而下的采購體系。材料采購部門要具備材料采購信息中心的功能。能夠廣泛收集市場信息,并及時向工程公司下屬的項目部信息,從而使企業(yè)的資源得到共享。其次,各項目部也要在當(dāng)?shù)剡M行廣泛深入、細(xì)致的資源調(diào)查,摸清當(dāng)?shù)氐牟牧瞎┙o能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節(jié)性變化對供給能力的影響及價格浮動規(guī)律。再次,可通過網(wǎng)絡(luò)信息、刊物及其他媒介收集信息,以充實采購部門的信息中心資料庫;還可以由本企業(yè)派駐人員到重點項目施工地,反饋施工地區(qū)的價格變動信息和有關(guān)優(yōu)惠政策。經(jīng)多方采集的信息資料匯入資料庫,提供給價格論證小組,經(jīng)篩選論證和綜合平衡確定出當(dāng)期的采購價格,供各項目采購人員和相關(guān)部門使用。這樣采購供應(yīng)工作就能在占有可靠消息的基礎(chǔ)上避免盲目采購,也為采購與定價制度機制的分離奠定了基礎(chǔ)。
六、建立計算機管理系統(tǒng)
運用現(xiàn)代化的計算機管理系統(tǒng)加強材料管理,通過兩個系統(tǒng)來實現(xiàn),一個是材料價格系統(tǒng),另一個是現(xiàn)場材料管理系統(tǒng)。材料管理系統(tǒng)包括三大部分:材料價格采集、分析和查詢。采集系統(tǒng)是根據(jù)工程行業(yè)特點,制定多材料價格統(tǒng)計方法,通過市場調(diào)查,實地采購方式收集各種材料的信息,保存各種信息記錄。分析系統(tǒng)是將收藏的材料價格按分公司制定的方法,將統(tǒng)計分析得出材料的加權(quán)平均價格(或市場價格),并可提供各種材料進行分類管理,為企業(yè)有關(guān)人員提供可靠、準(zhǔn)確的價格信息。查詢系統(tǒng),實現(xiàn)材料數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程檢索,并增加了一些輔助功能。其中包括材料價格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
現(xiàn)場材料管理系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)采集、查詢、統(tǒng)計等功能。采集系統(tǒng)主要完成材料管理各項數(shù)據(jù)的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫單、出庫單、材料價值單,錄入盤點數(shù)。查詢系統(tǒng)主要完成全年各項數(shù)據(jù)的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數(shù))、查價格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。
七、建立考核與激勵機制
在工程公司的材料管理過程中,應(yīng)建立嚴(yán)格的考核機制和激勵機制,定期進行總結(jié)考核。根據(jù)材料管理各個環(huán)節(jié)中易出現(xiàn)的問題,制訂材料管理考核辦法和考核標(biāo)準(zhǔn),主要包括材料基礎(chǔ)管理、材料計劃管理、材料領(lǐng)用、材料現(xiàn)場管理、回收復(fù)用修舊利廢、指標(biāo)完成、管理創(chuàng)新等七個方面,實行百分制,可按考核側(cè)重點不同賦予不同的權(quán)重?？己藢嵭性驴己藘冬F(xiàn)制度,定期考核后兌現(xiàn)獎勵或處罰,對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為要嚴(yán)肅處理。每月末根據(jù)對各單位材料考核得分情況并對照獎懲標(biāo)準(zhǔn)進行考核兌現(xiàn),與基層管理技術(shù)人員浮動工資掛鉤、與機關(guān)材料主管部門浮動工資掛鉤、與整個公司效益工資掛鉤,進一步增強全體員工的節(jié)約意識;實行基層單位材料與工資的捆綁結(jié)算,全額互補,進一步促進了大家養(yǎng)成“節(jié)約材料就是增加工資、浪費材料就是降低工資”的觀念。
摘要:加強工程材料成本控制,對降低工程成本,提高經(jīng)濟效益至關(guān)重要。文章就當(dāng)前工程公司材料管理內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化問題做了簡要探討,提出了完善采購管理體系、優(yōu)化材料計劃管理方式、材料質(zhì)量控制體系、建立完善的材料供應(yīng)商檔案和價格信息資料庫、建立計算機管理系統(tǒng)、建立考核與激勵機制等對策。
關(guān)鍵詞:工程公司;材料管理;內(nèi)部環(huán)境
中圖分類號:F540文獻標(biāo)識碼:A
文章編號:1674-1145(2009)27-0019-02
參考文獻
[1]路仲希.路基工程施工[M].北京:中國鐵路出版社,2005.
Abstract： This paper mainly introduces the causes of inventory held by the construction enterprise， analyses the possible harmful consequences for the enterprise. On this basis， it introduces the ABC focus management method of inventory control policy， and improves and makes a new ABCD classification method， so as to provide favourable tool for reducing purchasing costs and inventory costs.
關(guān)鍵詞： 建筑施工企業(yè)；庫存管理；ABCD分類管理法
Key words： construction enterprises；inventory management；ABCD classification management methods
中圖分類號：F274 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）11-0132-02
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作者簡介：許其峰（1977-），男，江臺人，建筑專業(yè)工程師，研究方向為建筑施工管理。
0 引言
對于建筑企業(yè)來說，其建筑材料費用往往占到工程總造價的60以上。因此把庫存數(shù)量控制恰到好處，用少量的人力、物力、財力把庫存管理好，并且盡可能獲取最大的保障，因此進行有效的庫存管理是非常必要的。
由于建筑施工企業(yè)的材料不論是類別還是數(shù)量都很多，因此對于庫存管理來講是一個非常復(fù)雜的問題，涉及到方方面面。但有效控制庫存成本是建筑施工企業(yè)庫存管理的關(guān)鍵。
目前我國建筑施工企業(yè)的庫存管理有如下問題：粗放式管理各種建筑材料，甚至很多單位為了趕工程進度超額積壓建筑材料和各種配件，不僅造成了一些材料的損耗更是增加了管理成本。再者沒有充分利用計算機的現(xiàn)代化管理，缺乏先進的庫存控制方法和理念，導(dǎo)致差錯、浪費嚴(yán)重。
1 建筑施工企業(yè)庫存管理的必要性和缺陷
為了保證施工的連續(xù)不間斷，適當(dāng)?shù)谋３忠欢ǖ膸齑媪渴欠浅１匾?。但是施工單位往往庫存的種類和數(shù)目都非常的多，而且進庫出庫非常頻繁，這些都給庫存管理帶來了一定的困難。如果庫存管理效率不及時，就會帶來缺貨率高、增加成本、周轉(zhuǎn)不通暢以及補貨不及時和資金積壓等后果。
1.1 庫存管理的必要性 庫存管理是實現(xiàn)價值鏈增值的重要環(huán)節(jié)。庫存量的高低不僅影響著施工綜合成本，同時制約著整條供應(yīng)鏈的性能。對于建筑施工企業(yè)管理者來說，在進行物資管理時必須考慮的首要問題是如何建立適當(dāng)?shù)膸齑媪?，既減少庫存成本，又不影響正常的建設(shè)進度。建筑施工企業(yè)需要保持一定庫存的原因如下：
1.1.1 平衡企業(yè)生產(chǎn)資源 實際工程中作為生產(chǎn)資料的原材料在很多方面都存在著很大的不確定性，如數(shù)量、質(zhì)量、供應(yīng)商等。而分?jǐn)傆嗀涃M用、快速滿足建設(shè)物資需求、緩解各種速度的工程施工環(huán)節(jié)、保持生產(chǎn)的過程連續(xù)性以及協(xié)調(diào)生產(chǎn)資源時空上的銜接是庫存的功能，同時合理的庫存能夠調(diào)節(jié)供需之間的不平衡，防止因不確定性引起的人員與設(shè)備停工，能夠保證施工的進度，避免因庫存短期或者供應(yīng)不及時造成的工期延誤等損失。
1.1.2 平衡企業(yè)流通資金的占用 在建筑的生產(chǎn)過程中占用企業(yè)大部分流通資金的主要是庫存的建筑材料、半成品以及成品等。如果庫存過多就會造成材料積壓，不僅造成材料的損壞更是增加了庫存管理的成本以及增大了庫存壓力；如果庫存過少雖然管理成本下降了但是就會造成因為材料供應(yīng)不及時造成停工，停工就會造成人員以及設(shè)備的閑置并且耽誤工程進度等，因此控制好庫存量實際上就是平衡資金的流通，過多或者過少的庫存都會給施工帶來損失，因此這就需要尋找一個合適的庫存量作為控制點。
1.1.3 平衡企業(yè)運輸資源 成本方面主要考慮庫存成本以及運輸成本，很多企業(yè)為了保證總成本最低通常都是盡心大批量少批次的物資運輸形式。在采購的環(huán)節(jié)中庫存也起著一定的平衡作用，采購材料一定要根據(jù)庫存能力以及生產(chǎn)物流的情況來平衡物資的發(fā)放進度。只有綜合考慮庫存以及運輸?shù)姆矫娉杀荆拍苡行У慕档统杀静⑶也坏⒄`工期。
1.2 庫存管理的缺陷 通過上述可見保持一定的庫存量很有必要。但是在建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)活動中對于各種原材料的需求很多時候是不確定的，因此過多或者過少的庫存量對企業(yè)來講都會造成成本的增加。
1.2.1 增加施工企業(yè)的庫存和管理成本 企業(yè)為了保證施工進度都會有一定量的庫存，持有庫存都會花費一定的保險費、管理人員工資、占用資金利息、庫存物品價值損失以及儲存保管費等，這些費用就構(gòu)成的庫存成本。并且?guī)齑娉杀静皇且怀刹蛔兊?，會隨著庫存量的增加而增加，同時由于管理的需要增設(shè)庫存設(shè)備以及管理人員等也會增加企業(yè)的管理成本。
1.2.2 占據(jù)施工企業(yè)大量的資金 對建筑施工企業(yè)而言，資金等資源都是有限的。過度的庫存只會占用施工企業(yè)的資金，這樣就會阻礙資金的流動。資金只有在市場流通才會實現(xiàn)增值的作用，并且流動速度越快增值就越多。因此庫存過多的占用資金也是對資金的一種浪費。
1.2.3 隱藏施工企業(yè)存在問題 庫存會隱藏一些問題，比如供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量、交貨不及時以及企業(yè)計劃安排不當(dāng)，生產(chǎn)控制不健全。為此企業(yè)的整體管理水平無法提高成為必然。
2 影響建筑施工企業(yè)庫存的要素分析
2.1 企業(yè)內(nèi)部管理對庫存的影響 相對于其他行業(yè)來說，建筑施工企業(yè)庫存管理比較落后，缺乏規(guī)范性。并且財務(wù)部、項目部、采購部、預(yù)算部這些施工企業(yè)內(nèi)部管理部門對企業(yè)的庫存管理有很大的影響。而各個部門之間沒有很好的協(xié)調(diào)合作，都是從本部門的利益出發(fā)來考慮問題。從而使得企業(yè)在制定庫存方案的時候由于目的不一致，往往導(dǎo)致最后制定的庫存方案不是企業(yè)的最佳方案。
2.2 建筑施工過程對庫存的影響 由于建筑項目的開發(fā)決策階段、項目實施階段和運營維護階段是相互獨立的，因此這就造成了庫存的預(yù)測具有不穩(wěn)定性。由于各個階段都是獨立的缺少一定的協(xié)調(diào)，因此各個階段之間的信息不能夠共享而音響到庫存的預(yù)測。其次，由于施工中前后工序是銜接的，因此前面的工序進度情況就會影響后續(xù)工序庫存的準(zhǔn)備工作。因此同一個項目施工單位的前后施工工序也會對庫存產(chǎn)生較大的影響。最后，比如施工變更、設(shè)計變更等建筑施工過程中的各種計劃的變更，都會對庫存造成影響。
2.3 外部環(huán)境對庫存的影響 建設(shè)項目所在地的地質(zhì)、天氣條件、法律法規(guī)等都是構(gòu)成庫存的外部環(huán)境因素。這些因素對庫存管理帶來很大的不確定性。比如在施工的過程中，突然惡劣的天氣等都會造成對施工進度的影響，從而造成庫存的不確定性。
3 建筑施工企業(yè)庫存管理方法
庫存管理是要做到“以最小的成本求得最大的效益”。庫存管理所追求的不僅僅是庫存管理成本的最小化，更是追求效果的最優(yōu)化。因此，這就需要一種合理的分類方法將全部物資進行合理的分類，對不同物資采取不同的、最經(jīng)濟的管理方法。一般中小建筑施工企業(yè)選擇ABC重點管理方法。
ABC重點管理方法的基本原理是：把物資按照品種和占用資金量的大小進行分類，然后再根據(jù)各類物資的重要程度不同進行分別控制。根據(jù)庫存種類數(shù)與所占資金比重之間的關(guān)系將庫存分為ABC三類，并且與之相對應(yīng)的也有相關(guān)的管理方法。A類物資指的是品種少、數(shù)量少但是價值高的物資，成本約占70%但是實物量不超過20%；C類物資是品種多、數(shù)量多但是價值低的物資，其成本占10%作用但是實物數(shù)量不低于50%；B類物資是介于A類和C類之間的物資，成本約占20%而實物量不超過30%。
劃分三類物資以后針對三類的不同特點分別進行管理。對于A類物資由于占用的資金最多應(yīng)該投入最多的精力并且對資源進行嚴(yán)格的控制，并且減低訂購量減少庫存儲備，一般需要采用其他有效的訂購策略和方法進行管理；而對于B類物資的管理雖然可以放松一些，但是仍舊需要用補充庫存的策略進行控制；最后對于C類物資的管理采用簡單控制的方式即可，如適當(dāng)加大訂購批量、采用定量庫存以及提高保險儲備量等減少日常的管理工作。
使用ABC重點管理方法應(yīng)當(dāng)注意不局限于僅將物資分三類，但是根據(jù)經(jīng)驗分類最多不應(yīng)該超過五類，分的過細(xì)不僅不容易管理反而會增加企業(yè)的管理成本。由于這種方法操作便捷簡單，因此目前在各類的建筑施工企業(yè)中應(yīng)用十分普遍。但是由于這種方法只能以物資的價值進行分類，無法體現(xiàn)物資對企業(yè)利潤的貢獻程度以及緊迫性等情況，這是ABC分類法最大的局限性。而這些問題對于企業(yè)影響很大，這關(guān)系到企業(yè)供應(yīng)管理策略的制定。因此可以根據(jù)物資自身的重要性以及對供應(yīng)市場的復(fù)雜程度來分類，同時參照ABC分類原來可以將建筑施工原材料分為4類：戰(zhàn)略性物資，對企業(yè)來說非常重要，具有采購量大、價值昂貴，質(zhì)量要求高等特點；重要物資，其特點是供應(yīng)市場充足、價值昂貴、庫存占用資金大；瓶頸物資，其特點是價值不太高，但是獲取難度大；.一般物資，其特點是種類多、小件、價值不高。
比如某個建筑企業(yè)采用所以原材料的庫存都采用同一種方法進行庫存管理的策略，但是在當(dāng)?shù)卦撈髽I(yè)使用的附屬材料在市場上處于一種買方市場的狀態(tài)，這時該企業(yè)為了降低庫存以及采購成本，要求供應(yīng)商每年的供應(yīng)價格一律降低一個百分比，而對于其他物資企業(yè)要求供應(yīng)商把貨物放在自己的倉庫，當(dāng)企業(yè)需要的時候立即供貨到位。但是這些做法在實際的運營中存在明顯的弊端，讓供應(yīng)商把貨物存放到自己的倉庫雖然保證了用貨的及時性，但是庫存成本是多少沒有算清楚。其實無論附屬材料有多么重要都會存在多家供應(yīng)商，單位往往考慮最復(fù)雜的情況進行控制和評審，這樣做無形之中不僅加大了庫存管理的工作量還增加了很多的庫存成本。對于具有一定規(guī)模的企業(yè)來說，讓庫存降低一兩個百分點會帶來可觀的經(jīng)濟效益。因此，改進相應(yīng)的管理策略很有必要。
通過上述分析庫存管理改進如下：按照分類方法重新分類，對企業(yè)比較難獲取的材料并不多，但是必須重新制定采購以及庫存策略以節(jié)省成本；第二，對于數(shù)量大但是價格低廉的材料管理起來工作量非常大，可以采用信息技術(shù)處理達到優(yōu)化訂購的目的；第三，根據(jù)不同的原材料以及原材料的需求量對供應(yīng)商實施不同的管理，對于采購量或采購金額很大的原材料的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)建立長久的合作關(guān)系；第四，從長遠(yuǎn)看優(yōu)化整個供應(yīng)鏈，需要考慮改變“轉(zhuǎn)嫁庫存”的做法。
實踐證明通過改進庫存管理方式明顯提高了該企業(yè)的庫存管理效率，因此新的ABCD分類方法能夠有效的指導(dǎo)施工企業(yè)的庫存管理。但是必須有大量詳細(xì)的采購信息以及供應(yīng)商的信息作為基礎(chǔ)才能夠應(yīng)用此方法，這就需要企業(yè)在日常的工作中做好物資以及供應(yīng)商的檔案。在這個基礎(chǔ)上可以進一步建立物資采購管理決策支持系統(tǒng)，這樣就可以更好的提高采購管理的效率并且實現(xiàn)協(xié)同采購。
參考文獻：
[1]劉建忠.建筑施工企業(yè)管理與實踐[M].中國環(huán)境科學(xué)出版社，2007.
【關(guān)鍵詞】制造業(yè) 采購成本 管理與控制
一、制造業(yè)采購成本界定
一般情況，采購成本由三部分組成，即采購成本=訂購成本+采購管理成本+儲存成本?？砂l(fā)現(xiàn)其只考慮了顯性成本，具有一定的局限性。本文參照采購所有權(quán)總成本（TCO）的分類。將采購成本分為顯性成本（包括訂購、采購管理成本、儲存成本），隱性成本（包括質(zhì)量成本、缺貨成本、其他隱性成本）。因此制造業(yè)要想降低采購成本，提高企業(yè)的利潤，增強企業(yè)的市場競爭力，就必須從采購成本的這個方面著手，尋求最優(yōu)組合模式。
二、制造業(yè)采購成本的管理與控制
（一）訂購成本管理與控制
1.采購價格管理策略。首先，制造業(yè)的采購部門要結(jié)合企業(yè)的實際情況建立所有訂購貨物的價格檔案，通過對每一批訂購貨物的報價與檔案中的貨物價格進行比較，并且分析產(chǎn)生價格差異的原因。其次，對于重點材料的價格，由公司相關(guān)的部門組成價格評審組，建立價格評價體系，并且定期對供應(yīng)價格信息進行分析、評價現(xiàn)有的的價格水平，同時對檔案中的價格進行評價和更新。
2.集中采購模式。集中采購對于制造業(yè)來說是降低采購成本，提高采購質(zhì)量、效率的關(guān)鍵。在集中采購模式下，使原來較為分散的采購模式發(fā)生了很大的變化，撤消了各子公司，二級核算單位的獨立的采購部門，它們先是通過向企業(yè)唯一的集中采購部門提出自己的采購需求，接著集中采購部門對各種需求進行集合和統(tǒng)一，形成一個大的采購訂單，通過多種采購方法（如招標(biāo)采購、比價采購、先期定源采購、緊缺品特殊采購等）得需求的滿足，它的主要是通過對資源的合理整合有利于與供應(yīng)商形成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，最終目的是提高企業(yè)與供應(yīng)商在采購合同談判中的議價能力，提高企業(yè)在價格競爭中的絕對優(yōu)勢。因此，本文認(rèn)為制造業(yè)實行集中采購非常必要的。
3.運輸配送方式。造業(yè)采購批量較多，因而會產(chǎn)生較大的運輸成本，運輸成本不僅會在購進過程中發(fā)生意外，在各個部門的配送過程中也會大量發(fā)生。同時運輸成本會受到如市場管理體制，企業(yè)決策機制等很多因素的影響，因此提制造業(yè)利潤率的有效途徑是盡可能控制運輸成本。運輸成本分為一般分為顯性成本和隱性成本。
（二）采購管理成本
1.供應(yīng)商戰(zhàn)略管理。采購成本控制的關(guān)鍵是與供應(yīng)商進行博弈的同時建立共贏模式，在雙方共同獲利的前提下商品質(zhì)量也能得到保證。根據(jù)價值工程（VE）的原理、價值=功能（效用）/費用或V=F/C。因此通過以下幾個方面來提高供應(yīng)商所能夠提供的功能或減少管理供應(yīng)商過程中的費用。首先，企業(yè)在選擇供應(yīng)商時，不僅要支付購買供應(yīng)商產(chǎn)品的貨款（產(chǎn)品成本），還要支付供應(yīng)商從選擇到確立合作整個過程的轉(zhuǎn)換成本和使用成本。其次，通過依據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)證明，以及以往供應(yīng)材料質(zhì)量優(yōu)劣和交期等情況對供應(yīng)商進行分類評級，劃分為一級供應(yīng)商和二級供應(yīng)商為以后采購決策提供依據(jù);然后，按原材料等物品進行分類，以保證各類物品在缺貨時能快速的聯(lián)系上相應(yīng)的供應(yīng)商;最后，對供應(yīng)商的貨物交期進行管理，要在采購合同中，明確約定約定好到貨時間，以及供應(yīng)商不能及時到貨時應(yīng)采取的補救和處罰條款。
2.采購人員管理。對供應(yīng)商的采購成本、運輸費用、加工成本以及利潤進行綜合分析，是采購管理中的重要部分，有利于準(zhǔn)確的計算貨物的價格，使采購談判中處于有利的地位。由于市場的劣性競爭供應(yīng)商的市場報價往往與合理的售價存在很大的差異，常常給老客戶的折扣點在10個～50個之間，因此把握好供應(yīng)商的最低折扣線，對節(jié)約采購成本有直接的關(guān)系，這就要求對采購成本進行績效考核。通過構(gòu)建一個內(nèi)部的競標(biāo)機制來進行企業(yè)的績效考核，如同時將某項采購任務(wù)下發(fā)到兩個獨立的采購人員身上，讓他們獨立的完成詢價、比價、招標(biāo)等工作，確立采購方案。然后由采購部負(fù)責(zé)人對兩個人的方案進行比較，比較出最優(yōu)的采購計劃，同時核算節(jié)約的采購成本，以節(jié)約差額的一定比例獎勵采購人員，充分調(diào)動采購人員的工作積極性。
（三）存儲成本管理與控制
ABC控制方法是儲存管理的最主要方法，它的基本思想是由于制造業(yè)采購物資種類多、價格不等、數(shù)量不均以及物品的品種價值不同，同時又由于企業(yè)資源的有限性，對不同物資的管理與重視程度會產(chǎn)生差異，因此為了使有限的企業(yè)資源能到到有效地利用，應(yīng)對物資進行分類，并進行分類管理和控制。
ABC分類方法通過對已經(jīng)發(fā)生的采購成本項目數(shù)據(jù)進行收集、統(tǒng)計、匯總和分析，繪制ABC管理圖，最后確定相應(yīng)的管理方式。分類原則和標(biāo)準(zhǔn)如下：
A類：主要采購材料，占總采購材料5%～10%對應(yīng)的采購資金成本60%～80%;
B類：次要采購材料，占總采購材料20%～30%對應(yīng)的采購資金成本20%～30%;
C類：一般采購材料，占總采購材料的60%～80%對應(yīng)的采購資金成本5%～10%;
對ABC三類材料應(yīng)運不同的采購成本管理方法，A類是關(guān)鍵采購材料，雖然占總材料的比重小，但占資金比較大，因此其對采購成本有很大的影響，對此類物資的采購要選擇選擇信譽好的供應(yīng)商，確保質(zhì)量完好，數(shù)量準(zhǔn)確;B類次要采購材料，應(yīng)該同時考慮成本和時間數(shù)量等因素，進行有效的管理;C類一般采購材料，一般情況下采購時間的延誤等，只會影響部分采購成本，因此，允許有一定時間的延遲采購，采用適時處理的原則。
（四）采購質(zhì)量成本管理與控制
一是內(nèi)部損失成本，主要是指貨物發(fā)出前由于產(chǎn)品沒有滿足顧客需求而造成的所有損失的成本;二是外部損失成本，是指產(chǎn)品已經(jīng)交貨或發(fā)送給顧客后發(fā)生的損失與所有與質(zhì)量有關(guān)的成本;三是鑒定成本，是指為確保與外部顧客需求相一致的對產(chǎn)品，過程進行審核活動時所產(chǎn)生的所有成本總和;四是意識預(yù)防成本，預(yù)防損失如消除損失，采取措施等的相關(guān)費用。在模型中我們假設(shè)不存在質(zhì)量問題，也就是采購質(zhì)量成本為零，但實際中不可能不存在質(zhì)量問題，采購質(zhì)量也是影響采購成本的因素之一。
三、結(jié)束語
目前我國制造業(yè)的總體管理水平還不高，仍然需要相關(guān)學(xué)者對采購成本的管理與控制進行進一步的研究與探討，以助于我國制造業(yè)在競爭激烈的市場中有立足之地，樹立自己的管理理念，并結(jié)合自身實際，建立標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的采購管理模式，不斷提高制造業(yè)的核心競爭力，建立健全完整的、科學(xué)的采購體系。
參考文獻
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