時間：2023-06-16 16:37:59
導語：在人事檔案日常管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、高校人事檔案收集工作中存在的問題
1、觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。
檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習慣勢力的影響，檔案材料中的個人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結論多，內容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊伍的最新素質，所以，可利用的價值不大。
2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。
由于各項制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產生了有失真材料的出現(xiàn)。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認識部門也沒有審查、核實、嚴格把關，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實甚至虛假的內容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機整體，也大大降低了他的使用價值。
3、檔案意識淡漠
由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發(fā)展對教職工學歷學位要求不斷提高，教師外出進修、培訓、攻讀學位、出國留學的機會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學、結業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準確性和完整性。
4、材料缺漏嚴重
隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對人才的關注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進的這些人當中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團）材料，就是差年度考核表、學歷學位材料、專業(yè)職務申報表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機構編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業(yè)務，造成對檔案業(yè)務知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機關、獎勵審批機關，不知道將材料移送管檔部門，認為應由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進行收集，即檔案管理人員坐等相關職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。
5、管理人員業(yè)務不熟
由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業(yè)知識的學習，造成管理人員業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進而進檔、該進而不進檔，用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。
二、加強高校人事檔案收集工作的對策
1、加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關的工作。把人事檔案管好，用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進行宣傳，主動把與教職工切身利益相關的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進行有關檔案知識的培訓，責成他們負責本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。
2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入的人員檔案時，要認真清理、核實，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計與外單位聯(lián)系，及時追補和不斷補充新的資料。另一方面，檔案收集工作應變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細、更好，做到主動與校內各部門聯(lián)系，收集各種相關材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員自身素質
為保證人事檔案工作能夠適應高校的快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質的檔案管理隊伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內要提高高校檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經(jīng)驗的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學習的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學習與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設的發(fā)展，檔案管理人員還要加強專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠為高校的檔案管理與服務水平的提高提供保證。面對二十一世紀的檔案工作，為適應崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務培訓方面要繼續(xù)開展崗位培訓工作：按照先培訓后上崗，先培訓后轉崗的原則，把培訓的著力點放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓工作納入科學化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業(yè)技術人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術水平有著重要意義。在加強檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”；選配工作有責任心、事業(yè)心強的人員來充實學校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案工作人員自身業(yè)務建設。一方面學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面學習現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實實地做好檔案工作，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。
4、加大投入，建立檔案信息化建設的支撐體系。
針對高校檔案管理技術相對落后的實際,有計劃、有步驟地加大投入，完善基礎設施，以加強檔案管理的技術裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設，首先，信息化建設要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網(wǎng)絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建設高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。
行政事業(yè)單位在我國社會中發(fā)揮重要影響，其屬于智力密集類型企業(yè)單位，企業(yè)工作人員是企業(yè)作為寶貴財富和資源，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要影響。在設疑發(fā)展情況下，企業(yè)需要做好人力資源管理工作，把工作人員檔案歸納處理，降低人力資源管理工作壓力和難度，提高事檔案資源管理工作效率，保證人事檔案管理質量。
1、弊端闡述
行政事業(yè)單位在發(fā)展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業(yè)的發(fā)展，對企業(yè)日常管理工作，和團隊建設等等工作影響大，可以為行政事業(yè)單位日常管理工作和團隊建設提供理論依據(jù)，實現(xiàn)資源合理應用目標，行政事業(yè)單位可以依據(jù)人事檔案對工作人員升值，開展工作調整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當下我國企業(yè)在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業(yè)發(fā)展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細對人事檔案管理弊端進行分析和研究。
1.1人事檔案管理意識弊端
人事檔案管理管理意識低、觀念關注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業(yè)單位管理人員發(fā)展中，較為關注行政事業(yè)單位自身經(jīng)濟發(fā)展，認為人事檔案管理不重要，沒有實際價值，對政事業(yè)單位長遠發(fā)展沒有實際意義。政事業(yè)單位主要管理負責人員存在這一思維誤區(qū)，導致下級管理工作人員對人事檔案認知度不高，行為散漫，人事檔案管理財務支出較少，人力資源和財力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業(yè)單位沒有建立合理化管理目標和管理關注方案，管理工作人員在關注期間，沒有標準依據(jù)，關注效率低下，沒有方向[1]。
1.2信息化技術弊端
現(xiàn)階段行政事業(yè)單位信息技術技術水平低下，由于政事業(yè)單位主要負債人員和管理人員對政事業(yè)單位忽視，沒有引進先進科學技術開展管理關注，導致在實際管理環(huán)節(jié)，依據(jù)人力資源手工開展管理關注，降低工作人員關注積極性，影響管理關注有序開展。其次，工作人員自身關注能力低下，人事檔案管理團隊構建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團隊工作能力，一些工作人員在關注中，沒有結合人事檔案特點，開展管理關注，缺失管理科學性和規(guī)范性[2]。
2、政事業(yè)單位人事檔案管理工作有序開展
2.1提高對人事檔案管理關注重視度
行政事業(yè)單位需要樹立全新發(fā)展目標，結合市場經(jīng)濟發(fā)展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標，提高對人事檔案管理關注重視度和關注度，在單位內部和管理部門宣傳，增加工作人員認知度，讓關注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關注要求，有方向開展管理關注。其次，行政事業(yè)單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優(yōu)化制度弊端，構建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據(jù)和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標準化方向發(fā)展[3]。
2.2提高信息化應用水平
信息技術是當下社會不同企業(yè)人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業(yè)單位也要提高對信息技術關注，利用信息化技術開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設，其一：做好信息化硬件建設工作。行政事業(yè)單位需要增加財務支出力度，大力采購 信息裝置和設備，引進先進技術和設備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業(yè)單位可以購買掃描設備、電腦設備等等。把傳統(tǒng)紙文本形式運作為電子文檔形式，實現(xiàn)數(shù)字化建設目標，其二：行政事業(yè)單位完善軟件系統(tǒng)建設，構建人事檔案管理體系，保證體系建設合理性[4]。
2.3完善團隊建設，提高工作人員工作能力
人事檔案管理工作人員是主要工作人員，和檔案管理質量和效果具有較大影響。為了實現(xiàn)行政事業(yè)單位人事檔案管理目標，首先要完善團隊建設，構建一個高效率、高凝聚力、高素養(yǎng)人事檔案管理團隊。樹立科學合理人事檔案管理團隊建設目標，建立培訓和教育目標，對工作人員及時培訓和教育，分析培訓需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，保證每個工作人員可以在滿足自身需求，可以充分發(fā)揮自身能力崗位中，完善工作人員工作弊端。其次。為了做好人力資源布置工作，行政事業(yè)單位在工作人員開展工作時，對工作人員工作行為監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)工作人員存在行為弊端，及時指導和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業(yè)單位可以建立獎懲制度，對工作積極性高，表現(xiàn)好工作人員獎勵，在行政事業(yè)單位內部培養(yǎng)骨干，為工作人員提高全新發(fā)展機遇[5]。
人事檔案的管理即人事檔案的收集、整理、鑒定以及統(tǒng)計等活動對醫(yī)院人力資源工作正常開展具有非常重要的作用。醫(yī)院引進的人才也應該經(jīng)過其人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫進行操作。人事檔案管理工作理念就是“以人為本”，并將人事檔案管理人員的素質及能力的培養(yǎng)作為人才培養(yǎng)的基礎，再依據(jù)醫(yī)院的日常工作特點及發(fā)展的要求進行人才的引進、并實現(xiàn)人才資源合理配置[1]。然而，目前我國醫(yī)院在人事檔案管理方面仍較為落后，并沒有隨著社會經(jīng)濟的進步而及時更新，所采用的傳統(tǒng)管理方式效率低下、已經(jīng)不能適應目前醫(yī)院發(fā)展的需要。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作中積極進行管理思路的創(chuàng)新和探究，對促進人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進程和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展非常必要。
1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
目前，有很大一部分醫(yī)院尤其是小醫(yī)院的基礎設施不全，沒有設立單獨的檔案儲存管理室。通常情況下，將檔案材料放在人力資源部的辦公室里，安全性低、易遭蟲蛀，且保密性差、很容易導致重要信息的泄漏[2]。醫(yī)院里的有一部分檔案管理人員并沒有受到過專業(yè)知識培訓，對檔案管理的作用及意義也不甚了解，導致工作主動性差；還有一些檔案管理人員雖然具備相應的專業(yè)知識，但管理水平卻有待提高，仍采用人工檢索的方式，在檔案管理及應用方面沒有合理的操作規(guī)程，效率很低，且常常會導致檔案損害情況的發(fā)生[3]。另外，醫(yī)院人事檔案管理人員的還存在檔案意識較薄弱的問題，隨著時間的推移和人才的積累，檔案數(shù)量也越來越多，如果在管理方式上不能及時探索出創(chuàng)新思路，勢必造成檔案的管理質量愈加低下。
2 人事檔案管理創(chuàng)新思路探究
2.1 加強教育培訓，提高檔案管理人員的素質及水平
醫(yī)院人事檔案管理人員由于缺乏一定的知識水平和專業(yè)技能，且檔案意識較為淡薄，這些都是影響其業(yè)務水平低下、工作積極性低的主要原因之一。事實上，檔案管理室一項技術性很強的工作，并不是按照一定流程機械的操作就可以做好的。隨著現(xiàn)代化技術在檔案管理工作中的逐步應用，也對醫(yī)院人事檔案管理人員提出了更高的專業(yè)技能的要求，不僅需要能夠熟練操作軟件，更要注重自身的專業(yè)知識提升[4]。醫(yī)院在對人事檔案管理人員進行培訓教育時，應該針對不同人員的特點、量身定制相應的培訓方案，如可以對相關人員以輪崗、輪流的方式進行教育。培訓結束后，可以舉辦一次業(yè)務知識的競賽，讓檔案管理人員在激烈競爭中不斷提高專業(yè)技能和管理水平，同時還能在一定程度上激發(fā)相關人員的工作積極性。
2.2 加快檔案現(xiàn)代化信息管理進程推進
進行檔案管理創(chuàng)新思路的探究就需要跟得上時代的步伐，逐步推進檔案現(xiàn)代化信息管理進程，實現(xiàn)各種信息、資源的共享，不僅利于醫(yī)院內部溝通交流，還能使醫(yī)院人事檔案管理的意義最大程度的展現(xiàn)出來。人事檔案管理實現(xiàn)信息化之后，各個部門之間的資料傳送步驟就變得簡便快捷，其電子信息化管理的儲量很大、速度快、計算準確，能夠明顯提高工作效率。加快檔案現(xiàn)代化信息管理進程推進，首先要完善醫(yī)院人事檔案管理的電子信息化系統(tǒng)，將檔案信息實現(xiàn)分區(qū)管理。還應將檔案室、計算機室、辦公室分開設置，并通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)系。計算機室和檔案室均安裝防輻射的基礎設施，在最大程度上減少電磁的干擾和降低設備發(fā)生損壞的可能性。此外，檔案電子信息化進程的不斷推進就必然要求將以往儲藏的紙質檔案資源轉化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計算機內。盡管工作量比較大，但對以后的醫(yī)院人事檔案管理提供了很大的便利，因此醫(yī)院應該加大此方面的人力、物力的投入，加快紙質檔案文件的掃描機輸入，同時要保證信息的準確性。最終形成信息整理、查詢及維護為一體的完整的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展、壯大、數(shù)據(jù)庫的建立能夠使各個部門的工作配合地更默契，進而提升整體的工作效率，并將會對醫(yī)院的成本控制和經(jīng)濟效益的增長具有很大的促進作用。
2.3 不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式
隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)院人員的流動性增強，都使得醫(yī)院工作復雜度的提升了不少，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應當今醫(yī)院的日常管理工作需要和不斷發(fā)展的要求。近些年來，一些醫(yī)院開始實施人事檔案的制度，這也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要途徑之一[5]。實施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案結構進行合作，并在合作過程中不斷完善有關內容，確保人事檔案管理工作按照醫(yī)院的發(fā)展需要進行。此外，也要保證雙方管理網(wǎng)絡的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫(yī)院更規(guī)范高效地實施人力資源管理工作。
關鍵詞：高校；人事檔案管理；對策
人事檔案是個人經(jīng)歷、學歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀態(tài)、社會關系以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評，間接關系到高校的管理水平、教學水平和科研水平。因此，在新的形勢下，積極推動高校人事檔案的科學發(fā)展勢在必行。
一、高校人事檔案管理存在的問題
（一）重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當事人來說，對人事檔案的重視程度都還不夠強烈。許多高校領導和檔案管理人員認為檔案就是簡單存放于檔案室里，他們只負責把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動性的服務。而對于人事檔案當事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關領導才有權利用，大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么，認為人事檔案管理與自己無關，是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認識上的重視程度不足造成的，從而嚴重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。
（二）制度落實不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度（如人事檔案管理工作細則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù)，奠定了良好的基礎，但是在具體落實上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動的日益頻繁，高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象；檔案材料的收集不及時，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運轉，歸根結底是人事檔案管理制度落實不足的表現(xiàn)。
（三）隊伍建設不健全。
1、人員配備不足。隨著社會的發(fā)展，各高校的辦學規(guī)模不斷擴大，教職工的數(shù)量迅速增長。同時，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點來完成基礎性業(yè)務工作，沒有時間和精力去學習先進的技術方法，人員素質有待提高。
2、業(yè)務知識不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身，而是因為各種原因從其他管理崗位或專業(yè)技術管理轉崗來從事此項工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結構不合理、隊伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計算機系統(tǒng)進行信息錄入等等，這些不論是從業(yè)務知識還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價值，提高檔案服務的質量了。
（四）硬件設施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數(shù)高校由于經(jīng)費、空間等原因的限制，在硬件設施上難以滿足工作要求，不能達到“三室”分開標準，無法配備計算機等設備。硬件設施配備不足導致人事檔案管理信息化嚴重滯后，無法對檔案信息進行有效的篩選、排序、分類和匯總。
二、高校人事檔案管理的對策
（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理質量。人事檔案管理工作要求高、任務重、責任心強，要切實做好檔案管理工作，與高校領導和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認識和支持是密不可分的。首先，高校領導對人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認識高度，轉變原來“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設方面予以充分的重視和支持，更好地發(fā)揮其作用。其次，對檔案管理人員要加以關心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領導應關心其工作和生活，尊重其人格和勞動，并在評定職稱、晉升職務等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機會，提供發(fā)展空間。再次，檔案管理人員要加大對檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網(wǎng)絡、會議等渠道，不斷提高全體教職員工對檔案的認識，促進檔案管理工作發(fā)展。
（二）完善規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強、技術性高、保管要求和保密程度嚴，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴格按照制度辦事。因此，高校應立足于本校的實際情況，制定完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實性、規(guī)范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時，要從嚴把關，做到不錯、不漏，萬無一失。
（三）加強隊伍建設，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質直接決定人事檔案管理工作的質量，建立一支政治素質高、工作責任心強、業(yè)務精的專業(yè)人才隊伍，是提高高校人事檔案工作質量的關鍵。
1、爭取高校領導的重視。首先按照國家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展；其次建立科學合理的檔案人才培養(yǎng)體系，在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機制，促進人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化，保證人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。
2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學科背景或工作經(jīng)驗的專業(yè)人才，提高隊伍的專業(yè)素質；另一方面定期組織工作人員參加相關業(yè)務培訓，開展校際的參加學習、交流活動，不斷提高管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務能力，從而做到用豐富的檔案理論知識來指導日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強計算機知識的學習，成為既懂專業(yè)知識又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。
（四）加大投入力度，提高管理效率。針對高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對人事檔案管理建設的資金投入力度，將人事檔案管理經(jīng)費列入單位的財務預算，不斷完善基礎設備，使人事檔案管理各方面都達標。如按標準設立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開；配備齊全的辦公設備（電腦、掃描儀、復印機等），及時更新，改善工作環(huán)境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。
主要參考文獻：
［1］廖惠娥.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與對策［J］.東莞理工學院學報，2012.12.19.
關鍵詞：高校 人事檔案 信息化管理 對策 發(fā)展
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）08-071-02
隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設步伐的迅速加快，對人才的需求和利用日益擴大，人員的流動不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多。加強人事檔案的信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理必須面對的問題。
一、人事檔案信息化建設的基本內容
高校人事檔案信息化建設，主要是指人事檔案管理和建設工作中，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以面向檔案實體保管為重點，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化和向社會提供服務為重點的轉變，不斷提高管理效率和服務水平的過程。主要表現(xiàn)為：
1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設。
2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。在高校實際工作中，由于受到時效性強、傳達范圍廣、地域制約等因素影響，往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設，并且需要加強科學利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。
3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人動大而且復雜，這就更需要加快信息化建設，將其逐漸轉化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范。這對個人的工作和職稱評定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。
二、目前高校人事檔案信息化建設中存在的主要問題
1.高校領導檔案信息化意識不強。一些學校的領導對檔案信息化管理工作的重視程度還不夠，沒有真正從戰(zhàn)略的高度認識檔案信息化管理的重要意義和作用，不同程度地出現(xiàn)了疏于指導，政策不予傾斜，不愿太多投入經(jīng)費等問題，使檔案信息化成為難以落實的空話。
2.檔案材料不全，內容失真。真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內容前后不符，如出生年月公歷、農歷隨意填寫，且沒有說明。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。對這些情況，人事檔案部門也沒有進行嚴格地審核把關，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，給檔案的利用帶來困難。沒有一些本該有的履歷表、年度考核表，本該有的學歷、職稱、工資材料也不健全。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集和堆放，沒有及時歸檔，導致內容不全。
3.人事檔案材料不能充分體現(xiàn)高校人員的特點。高校集教學、科研和服務社會三大功能于一身，由于不同高校培養(yǎng)人才的側重點不同，教師、科研人員所在機構，所從事的學科、學位、職稱等方面的復雜性，使得高校的人事檔案門類復雜多樣。目前高校的人事檔案幾乎都是套用干部檔案的管理模式，這樣的檔案無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔。
4.信息安全系統(tǒng)不健全。人事檔案具有高度的保密性，信息安全問題尤為重要。目前，一些學校領導的安全意識淡薄，在日常管理和軟件開發(fā)上都沒有將安全問題放在首位。導致人事檔案信息化管理缺乏應有的安全保障，人事檔案網(wǎng)絡管理平臺所采用的技術大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術，先進的技術和理念都沒有得到很好的應用。
5.資源建設和人才建設不同步。許多單位的人事檔案管理幾乎沒有系統(tǒng)性的資源建設和人才建設計劃，更不用說投入。沒有資源做后盾的系統(tǒng)平臺形同虛設，沒有強大的人力資源作保障，系統(tǒng)平臺就不會有強大的生命力。
6.高校人事檔案信息化管理的必然性。高校人事檔案管理是人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作，它具有真實性、客觀性、動態(tài)性和機密性，是從各方面考察與了解高校工作人員的重要依據(jù)。但是由于各種原因，很多高校人事檔案工作仍停留在傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理信息化、標準化程度較低，僅局限于收集、鑒別、整理和裝訂材料，以至于不能形成綜合性的人力資源信息，從而不能上升到發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，以及為人力資源決策提供全面、可靠的服務高度。
信息化技術的高速發(fā)展和計算機的開發(fā)與應用，為人事檔案工作的信息化管理創(chuàng)造了新的條件。目前各高校正積極努力運用現(xiàn)代化計算機手段，建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理的轉變，這是社會發(fā)展對人事檔案管理的必然要求。
三、加強高校人事檔案信息管理的相關對策
1.提高檔案管理的現(xiàn)代化意識。人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進取，認真學習國家的方針政策，關注改革開放的新形勢、新問題，深入學習與實踐科學發(fā)展觀，把高校人事檔案工作與社會活動結合起來，使檔案工作緊隨時展。在信息化時代，要努力強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、信息化意識、計算機管理檔案意識，切實加快人事檔案工作由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉變。
2.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、（下轉第73頁）（上接第71頁）更為科學合理的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化，規(guī)范化，在材料的收集方面，要建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實。在材料的鑒別方面，明確鑒別的內容，對材料進行有效的鑒別，確保檔案安全可靠。在有關人員查閱傳閱檔案時，要明確人事檔案利用方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。
3.建立人事檔案網(wǎng)絡化管理體系，加強信息資源庫的建設。一是要建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將人事檔案原始材料通過電子手段轉換成數(shù)字模式存儲到磁盤等設備上，通過相應管理軟件或網(wǎng)絡對其進行管理、使用。二是要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計算機實現(xiàn)信息化管理。三是建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動。
4.實現(xiàn)管檔人員專業(yè)化。加強人事檔案信息化建設，必須有一批高素質管理人員作保證。針對目前高校的實際情況，可通過以下途徑充實管理隊伍：一是直接引進所需人才，從應屆畢業(yè)的大學生中選擇檔案專業(yè)的，進行上崗培訓后放到管理一線，在業(yè)務水平和管理能力上予以提高。二是發(fā)掘高校現(xiàn)有的可用人員，在現(xiàn)有的管理人員中挑選骨干力量，鼓勵他們繼續(xù)教育。繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術人員的知識、技能進行補充、增新、拓寬和提高的有效途徑，對提高管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術水平意義重大。三是提高全員素質，通過校內外舉辦的培訓班、進修班等多種形式，對現(xiàn)有人員現(xiàn)代化管理知識和先進性技術設備的操作技能進行培訓，使他們成為既熟悉業(yè)務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才。
5.創(chuàng)新管理機制，完善法規(guī)標準。首先，要改進檔案利用查詢手段。積極采用信息技術手段、管理方法、管理制度，制定網(wǎng)絡查詢，充分利用檔案數(shù)據(jù)信息的權限管理辦法以及安全管理協(xié)議等。其次，為電子檔案的憑證作用提供法律依據(jù)。在信息技術手段能夠確保數(shù)字化檔案的真實性的前提下，電子檔案的法律憑證作用也應該得到承認。為此，對相關法律舉證條款需進行修改，各行各業(yè)涉及到的法律憑證體系和制度也需相應改變，以此來保證檔案憑證作用的有效發(fā)揮。
四、結束語
高校人事檔案信息化建設是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人事檔案管理應與時俱進，只有進一步加強基礎設施建設，標準規(guī)范建設，安全保障體系建設，提高管理人員的業(yè)務能力和技術水平，才能適應信息時代對人事檔案管理的需要。
參考文獻：
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一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題
1.人事檔案基礎工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認為人事管理出不了大效益，沒必要投入太多，致使檔案的基礎工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設，制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。
2.檔案管理人員業(yè)務素質不高，專業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調入，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，業(yè)務素質較低；老一代管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要認識，不懂信息技術，而年輕人員雖懂得信息技術，但對檔案管理的基礎知識、原則和流程等卻懂得不多，復合型人才少，導致人事檔案信息化管理難以開展。
3.管理手段落后，管理方法有待創(chuàng)新。在信息技術飛速發(fā)展的今天，很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計算機，也僅局限于打印檔案目錄，不能進行人事信息的查詢和檢索，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。
4.缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。目前，許多單位在建設檔案信息化過程中，往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，卻忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設。如計算機等設備型號各異，檔次參差不齊，檔案信息的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一等等，都制約著信息交流的范圍和程度，影響著檔案信息化建設的步伐。
5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度，沒有根據(jù)工作的發(fā)展以及信息化的要求，制定完善、符合實際需要的信息化檔案管理制度，致使人事檔案信息化管理工作缺少規(guī)范，容易出現(xiàn)各種紕漏，可能出現(xiàn)信息被竊取、服務器被黑客和病毒攻擊等問題。
二、新形勢下人事檔案信息化管理的意義
1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實行人事檔案信息化管理后，可以依據(jù)信息化技術對人事檔案進行信息采集、確認、生成、歸檔、利用，以完整的信息化流程實現(xiàn)對人事檔案的實時化和網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內部實行資源共享，即時查詢，既可避免手工抄寫失誤，又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。
2.有利于對人事紙質檔案的保護。傳統(tǒng)檔案大多是紙質材料，是最原始的證明材料，經(jīng)常查詢，增加磨損，影響保存壽命。實行信息化管理后，檔案信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少與紙質檔案的直接接觸，有利于對原始檔案的保護。
3.促進單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理，可以將人事信息及時、高效地運用于單位日常運作中，使管理者能實時掌握本單位的人力資源情況，便于更好地優(yōu)化人員配置，促進發(fā)展；還可有效提升人事檔案管理質量，可便利為職工辦理各種手續(xù)，如根據(jù)個人人事檔案辦理社會保險和醫(yī)療報銷手續(xù)，在進行工資調整和計算工齡時提供準確、有效的證明材料等。
三、人事檔案信息化管理對策
1.強化對人事檔案信息化管理重要性的認識。人事檔案管理信息化建設的成功開展，單位重視是一個必不可少的條件。單位領導和工作人員都要正確認識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用，轉變傳統(tǒng)觀念，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，促進單位管理的科學化和現(xiàn)代化。
2.加大對檔案管理信息化系統(tǒng)建設的投入，加快檔案管理現(xiàn)代化基礎設施建設。信息化基礎設施是人事檔案信息化管理的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。在充分認識人事檔案信息化管理重要意義的基礎上， 要加大對檔案信息化建設的投入，配備必要的硬件和軟件設施，為人事檔案信息化管理提供硬件、技術保障，使人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
3.加強信息化培訓，提升人事檔案管理人員的綜合素質。人事檔案信息化建設，人才是關鍵。應盡快建立起一支以管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的人事檔案管理隊伍，以滿足檔案管理信息化建設的需要。在一時難以引進新型人才的形勢下，要加強對現(xiàn)職人員的培訓，分期分批參加有關信息化管理知識的培訓，開展多種形式的技術交流，并大膽啟用現(xiàn)有技術骨干，給他們壓擔子，使他們在實踐中成長，成為既熟悉傳統(tǒng)業(yè)務知識、又懂信息技術的雙重知識結構的復合型人才。
4.加強人事檔案信息資源建設和日常維護。人事檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設的主要內容是建立人事電子檔案，在保管好紙質檔案的基礎上，對人事檔案資料按照類別，逐頁掃描，全部錄入計算機，實現(xiàn)人事檔案的電子化。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時，個人的基本情況、人動、工作調動、考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料也要通過計算機及時進行更新，實現(xiàn)人員信息日常管理的動態(tài)化和科學化，達到人員信息數(shù)據(jù)新、資料全、準確無誤的工作標準，為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務。
1. 企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用
人事檔案是客觀記載和反映了該檔人的個人經(jīng)歷、德、能、勤、績、廉表現(xiàn)以及成長軌跡的文字材料，人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。
1.1對企業(yè)人才發(fā)展起到促進作用
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績、廉等方面的綜合反映。對人事檔案重視有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才。開發(fā)人力資源，以適應企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求，可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，使各種人才充分在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮聰明才智。
1.2是培育企業(yè)核心競爭本文由收集整理力的重要工具
企業(yè)管理關鍵要素是人首先要服務好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅持“以人為本”宗旨，充分調動員工的積極陛和創(chuàng)造性。加強企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和員工共同感受并共同參與。企業(yè)文化的人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿足人們實現(xiàn)自我價值的愿望；鼓勵人施展才華，取得成就，從而相互激勵、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過科學有效的人事檔案管理，充分調動人的主觀能動性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵人的創(chuàng)造勞動。變壓抑為激勵，改貶斥為弘揚。成分顯示人文特性。
1.3是人力資源管理的重要手段
社會主義市場經(jīng)濟條件下，各類專業(yè)技術人才的流動日益頻繁，一份翔實、完整的個人人事檔案，對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實績諸要素，增加企業(yè)對聘員的信任程度和認可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。
2. 加強人事檔案管理將有效促進企業(yè)健康有序發(fā)展
2.1加強檔案管理．勇于探索創(chuàng)新
人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的；是個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄；是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。作為人事檔案工作者，要深入挖掘新時期人事檔案工作的內涵和特點，要有廣闊的視野和開放的思維，以適應企業(yè)的發(fā)展和變化，勇于探索、不斷創(chuàng)新，去除舊的檔案工作觀念，使人事檔案工作與時俱進。
2.2加強收集工作，完善檔案內容
全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的
前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結合，重點收集與普遍收集相結合的方法，通過各種形式催索檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時還要重點收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個人政治素質、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料。使檔案內容更加全面完整。提高檔案的價值和利用率。
2.3審核檔案真?zhèn)?，做好材料鑒別
鑒別工作政策性很強，是維護人事檔案真實性和完整性的重要保證，是保證人事檔案質量的重要環(huán)節(jié)。因此，人事檔案管理人員應堅持原則、本著向組織負責的態(tài)度，對每—份收集上來的材料進行鑒別、精選，確保干部檔案精煉、翔實。要確定鑒別材料是否屬于人事檔案材料的范疇，對于不屬于歸檔范圍的材料視不同情況分別處理。其次要對人事檔案材料的內容是否真實進行鑒別，經(jīng)過鑒別后的歸檔材料必須是真實、完整、精練、實用。以確保檔案材料的權威性。
2.4做好檔案整理，提高檔案質量
檔案整理是檔案管理中重要的基礎工作，是一項經(jīng)常性的工作。檔案整理必須嚴格地把好質量關，做到分類準確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。遵循檔案工作活動規(guī)律，使檔案材料之間內容和時間上的聯(lián)系，真實地把能夠反映個人歷史和現(xiàn)實的材料整理出來，確保人事檔案整體質量的提高。
3. 企業(yè)人事檔案管理必須注意的事項
3.1要采取得力措施。遏制弄虛作假
領導干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實做到分工明確、責任到人，定期檢查，有錯必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責任。還要追究主管領導的責任。因此，要加強企業(yè)人事檔案法制建設，強化人事檔案行政執(zhí)法建設，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。
3.2要增強法規(guī)意識，提高業(yè)務素質
人事檔案工作者要結合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化結合國家新出臺的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務素質，破除傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。
3.3要健全管理機構。規(guī)范檔案制度
一、城管部門的日常管理工作
只有對城管部門的日常管理工作有所了解，才能明確城管部門檔案管理工作的范疇，也才能明確城管檔案管理工作的重要性。
城管是集中行使行政執(zhí)法的職能部門，其主要的職責分為兩大部分：市容市貌和違法建設的監(jiān)管執(zhí)法職責。具體而言，可以分為以下幾個方面：一是對市容環(huán)境衛(wèi)生等方面的情況進行監(jiān)管檢查，如發(fā)現(xiàn)不達標的地方，則可以依法強制執(zhí)行。二是依照城市規(guī)劃管理方法的法律、法規(guī)，對所管轄范圍內的違章行為進行行政處罰。三是依法行使城市綠化管理方面的監(jiān)督檢查職責。
二、城管局檔案管理工作的內容
城管局因其工作內容的范圍比較廣泛，所以城管局檔案管理工作所涉及的內容也很廣泛。例如城管局人事檔案的管理工作，因城管工作人員的變動性比較大，所以人事檔案的管理工作要做到細處：該工作人員何時進入，何時調離，去向在哪里？除了人事檔案管理之外，城管檔案管理工作還要對每位城管工作人員所管轄的范圍、所轄范圍中的人和事都要進行登記管理。
三、城管局?n案管理工作的重要性
城管局所管轄的事情涉及到人們日常生活中的每一個細節(jié)，所以城管局檔案管理工作極其重要，不但有助于城管局工作的順利開展，同時還有利于人們過上幸福穩(wěn)定的生活。
（一）城管局的檔案在城市建設過程中是一個重要的信息庫。在城市的管理、規(guī)劃以及人們的日常生活中能夠發(fā)揮其實用價值。城管局的工作人員可以利用檔案管理工作所保存的信息，配以城管局的宣傳照片，對廣大市民進行宣傳，促使市民認識到市容環(huán)境衛(wèi)生、城市規(guī)劃管理以及城市綠化管理與自己的日常生活息息相關，從而有利于城管工作的順利開展。經(jīng)過長期的宣傳之后，市民們意識到了自己的一言一行與城市的發(fā)展共生息，所以會注意自己的言行，使之與城市的發(fā)展相配套，促進城市的發(fā)展。
（二）城管局的檔案是城市建設和發(fā)展的“鏡子”。其記載的信息不但可以為城管工作人員提供資料，提高他們的工作效率，同時還能反映出該城市的管理工作是否切實到位，是否取得有效的成果。例如，在城區(qū)的某個管理區(qū)域中，當工作人員碰到一些棘手的問題時，就可以從檔案庫里調取資料，與所遇到的問題進行對比和分析，查找其相同之處和不同之處，經(jīng)過分析之后，得出最佳的處理方案，力爭得到盡人意的處理效果，提高城管工作人員在市民心目上的形象。
（三）城管局的檔案是衡量本單位工作人員業(yè)績和管理水平的尺寸。檔案管理工作中的記錄程序，不但可以顯示本單位的優(yōu)秀成果，同時還可以對本單位工作人員的工作業(yè)績和管理水平進行衡量。在年終考評時，城管局的領導在審查本單位的檔案管理工作時，可以提取檔案室的第一手資料，對這些資料進行科學分析，落實到每一位工作人員的身上，根據(jù)他們在全年的工作數(shù)量和工作質量，對他們的工作成效進行考核。對于考核優(yōu)秀者，則給予獎勵。對于考核不合格或較差者，則嚴格他們“查缺補漏”，把自己工作過程中的不足之處查找出來，分析原因，對癥下藥，盡可能把自己的工作做得更完美。
（四）城管局的檔案管理工作在“大數(shù)據(jù)”時代的作用愈顯重要性。隨著計算機技術以及網(wǎng)絡技術的大力發(fā)展，城管局的檔案管理工作借助“大數(shù)據(jù)”時代的各種先進技術，有著更好的發(fā)展前景。在開發(fā)有效的信息系統(tǒng)基礎上，把城管工作中的影像材料、文字材料、圖紙材料以及錄音材料保存下來，并使之變成現(xiàn)代化的有效信息，從而推進城市管理和建設的現(xiàn)代化發(fā)展進程。
1.1領導重視不夠，思想觀念跟不上時展的需要
西部地方院校領導對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務性工作，與科研教學沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎設施建設不完善，對學校人事檔案人員能力素質也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。
1.2人事檔案管理人員素質低、不專業(yè)
高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領導或教職工家屬。這些人員素質低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風等方面已經(jīng)不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質需要，急需更換或提升專業(yè)素質。
1.3經(jīng)費投入不足，場地不標準不健全
由于受辦學經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。
1.4人事檔案內容收集利用率低
高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領導和組織部門使用，其他人不能調閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。
1.5檔案管理手段落后，信息化建設落伍
目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。
2解決對策
2.1西部高校領導應轉變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作
人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高?？焖侔l(fā)展起到保駕護航作用。是高校領導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應有的職能。
2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質
對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進修培訓，要么調離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業(yè)性、高質量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質高、業(yè)務能力精湛、信息化技能強的復合型專業(yè)人員。
2.3加大經(jīng)費投入力度，建設標準檔案用房
加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學校領導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設備材料；按照國家人事檔案管理標準建設專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。
2.4提高人事檔案收集利用率
通過領導負責、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內容尤其是個人業(yè)務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業(yè)、黨政關系等，這些信息公開后，可為有關單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事檔案信息化建設步伐