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一、非屬歸檔文件大量充斥
根據(jù) 2001 年建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第八條規(guī)定 ：下列文件材料屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的歸檔范圍。
（一）房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項權(quán)利等有關(guān)的證明和文件，包括 ：(1) 房地產(chǎn)權(quán)利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人人的身份證明、授權(quán)委托書等 ；(2) 建設(shè)工程規(guī)劃許可證，建設(shè)用地規(guī)劃許可證，土地使用權(quán)證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補償安置協(xié)議書，聯(lián)建或者統(tǒng)建合同，翻改擴建及固定資產(chǎn)投資批準文件，房屋竣工驗收有關(guān)材料等 ；(3) 房地產(chǎn)買賣合同書、房產(chǎn)繼承書、房產(chǎn)贈與書、房產(chǎn)析產(chǎn)協(xié)議書、房產(chǎn)交換協(xié)議書、房地產(chǎn)調(diào)撥憑證、有關(guān)房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級批件、有關(guān)房產(chǎn)的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等 ；(4) 設(shè)定房地產(chǎn)他項權(quán)利的有關(guān)合同、文件等。
（二）房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖，包括：房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。
（三）房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括：房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產(chǎn)稅費收據(jù)存根等。
（四）反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括：統(tǒng)計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。
（五）其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括 ：房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊、表、卡等。
在實際工作中，有許多不屬于歸檔范圍的文件、資料充塞其中，增加了每份檔案的體積和重量，占用了庫房空間，增加了管理成本。以鶴壁市為例，房地產(chǎn)交易過程中形成的房地產(chǎn)評估報告、戶型圖測繪報告等都要求存檔，這與建設(shè)部的規(guī)定和現(xiàn)行管理體制都產(chǎn)生了矛盾。首先，評估機構(gòu)、測繪機構(gòu)和房地產(chǎn)權(quán)屬登記機構(gòu)，原來都屬于房管部門管理，業(yè)務(wù)往來較多，辦理房地產(chǎn)交易等業(yè)務(wù)必須先評估、測繪，這已經(jīng)形成了慣例，因此評估報告、測繪報告也成了必收的要件?，F(xiàn)在，評估機構(gòu)、測繪機構(gòu)和房管部門實行了脫鉤，但仍然存在一定聯(lián)系，以往形成的慣例并未因此而改變。但由于評估、測繪機構(gòu)缺乏規(guī)范的檔案管理制度，其產(chǎn)生的文件、資料均由房地產(chǎn)權(quán)屬檔案館保存，導(dǎo)致有關(guān)人員經(jīng)常到檔案室查閱核驗?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》對有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案歸檔范圍的列述，并沒有提到評估報告、測繪報告等。因為，這些資料并不反映房屋產(chǎn)權(quán)關(guān)系，沒有保存的價值。況且，評估報告、測繪報告作為一種完整的技術(shù)報告，不只是評估結(jié)果、測繪結(jié)果本身，而且還有委托書、有關(guān)說明、附件、目錄、封面等，整個報告書多達十幾頁甚至更多。如果全部進行歸檔，每份的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案案卷的厚度要增加一倍以上，從長遠看，將會占用巨大的庫房空間，浪費人力物力。
鑒于房地產(chǎn)評估報告、房產(chǎn)測繪報告不屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案歸檔范圍，筆者建議，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)不應(yīng)當予以歸檔保存，應(yīng)該分別交由估價機構(gòu)、測繪機構(gòu)自行妥善保管 ；其他類似的文件、資料，檔案管理機構(gòu)認為沒有保存價值的，也可不予以歸檔保存，或做銷毀、或作為資料備查。二、新版房產(chǎn)證注銷后的裝訂全國統(tǒng)一的新版房產(chǎn)證，在各地已經(jīng)使用了多年，其優(yōu)越性十分明顯。但是 , 房產(chǎn)證注銷以后如何裝訂，卻是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)所面臨的一個新的難題。
第一、由于新版房產(chǎn)證尺寸比標準的文件用紙小，且封面有一層塑料薄膜，注銷以后，如果直接裝訂則顯得不整齊，也不符合檔案整理的要求，若要加邊又不容易粘貼襯紙。
第二、新版房產(chǎn)證封皮厚重，僅兩頁封皮就占一般交易卷宗厚度的 1/3 多，占其總重量近 1/2。而且凡是轉(zhuǎn)移、變更類型的案卷，幾乎都有注銷的房產(chǎn)證。隨著房地產(chǎn)交易市場的日益活躍，產(chǎn)權(quán)變更頻繁發(fā)生，越來越多的注銷房產(chǎn)證需要隨檔案一起歸整入庫。如果將封皮一起裝訂進檔案，長久下去，檔案庫房的空間將被過多的占用，庫房承受的壓力也會增大。
第三、對于一卷多證的案卷，一旦整體發(fā)生變更，要把多本、甚至十幾本注銷的房產(chǎn)證，連同新卷宗一起裝訂，實在是勞命傷財。對于目前仍采用傳統(tǒng)立卷方式進行歸檔的做法，需要改進。
一、房產(chǎn)檔案工作的特點
（一）法律性眾所周知，房產(chǎn)檔案是指城市房屋管理部門在房產(chǎn)權(quán)登記、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖像等記載，是房產(chǎn)檔案工作的真實記錄。近年來，隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，關(guān)系到房地產(chǎn)的經(jīng)濟行為不斷增多，伴隨而來的房產(chǎn)交易、抵押、保全、評估等糾紛日益增多，房產(chǎn)檔案成為裁決中有力參考依據(jù)。
（二）社會性由于房產(chǎn)檔案客觀且真實地記錄了房產(chǎn)項目建設(shè)的基本情況，這些信息直接關(guān)系到房地產(chǎn)經(jīng)濟的興衰，有機地將房地產(chǎn)科技應(yīng)用其中，并對這些基礎(chǔ)資料進行深入開發(fā)。在當前信息透明的時代下，房產(chǎn)檔案已經(jīng)發(fā)展成為社會信息資源中不可缺少的一部分。
（三）壟斷性一般而言，房產(chǎn)管理部門在當?shù)囟际俏ㄒ坏墓芾聿块T，所從事的房產(chǎn)檔案管理工作都處于壟斷地位，倘若這些工作不完善，會直接關(guān)系到當?shù)胤慨a(chǎn)市場的穩(wěn)健發(fā)展。
（四）網(wǎng)絡(luò)性在當前的信息化時代下，人們憑借網(wǎng)絡(luò)就可以及時獲取自己所需信息，極大程度上改變了過去人工收集、整理、歸檔等傳統(tǒng)檔案工作方式，促進了信息的充分利用。借助網(wǎng)絡(luò)就可以有機地將產(chǎn)權(quán)管理、圖形管理等結(jié)合在一起，計算機就可以完成所有工作，有效地提高了檔案管理的工作效率。
二、當前房產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）重視窗口服務(wù)，輕視檔案管理。隨著房產(chǎn)交易市場的快速發(fā)展，從而對房產(chǎn)檔案的需求不斷增多，這樣很多房產(chǎn)檔案管理部門就重視查詢服務(wù)，紛紛開設(shè)窗口進行查檔服務(wù)，從而就沒有更多精力重視檔案的日常管理，這樣不利于房產(chǎn)檔案管理工作的全面發(fā)展。
（二）權(quán)責(zé)不明，職能擴大化。造成這一現(xiàn)象的主要原因是：第一，對房產(chǎn)檔案管理職能不明確。由于檔案管理工作量日益加大，房產(chǎn)管理部門職能劃分不清，職能不斷加大；二是房產(chǎn)檔案管理的獨立性不強。具體來講，眾多房產(chǎn)檔案管理部門附屬于房產(chǎn)登記部門，類似于部門的檔案室，在設(shè)施、管理等方面遠遠達不到正規(guī)檔案館。因檔案管理部門獨立性不強，一些部門受工作壓力影響，向檔案管理部門轉(zhuǎn)移了一些無關(guān)的職能。
（三）房產(chǎn)檔案脹庫現(xiàn)象嚴重。之所以造成房產(chǎn)檔案脹庫嚴重，是因為：近年來，房產(chǎn)市場交易頻繁，伴隨而來的房產(chǎn)檔案也日益增多，而且由于房產(chǎn)檔案管理部門在接收業(yè)務(wù)部門提交的檔案未認真進行檢查，這樣就造成管理上的漏洞。
三、新時期房產(chǎn)檔案管理工作的對策
（一）強化房產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。1. 落實房產(chǎn)檔案的收集工作。要想保證檔案資料的完整性，一個重要前提就是做好收集工作。由于房產(chǎn)檔案來源渠道多元化，從而就要求檔案管理部門善于從多渠道收集與房產(chǎn)相關(guān)的資料。第一，明確房產(chǎn)檔案歸檔的范圍，制度檔案歸檔制度，并落實崗位責(zé)任；第二，派遣優(yōu)秀員工進入基層單位對檔案工作進行檢查、督導(dǎo)，以便保證房產(chǎn)檔案的完整性，對房產(chǎn)檔案移交問題進行探討；第三，嚴格檢查所收集的房產(chǎn)資料，確保檔案移交的目錄、內(nèi)容的質(zhì)量，對于不完整、不清晰的資料要進行退回，經(jīng)過再次處理后才能夠歸檔。2. 重視房產(chǎn)檔案的整理工作。簡而言之，房產(chǎn)檔案整理工作是對所收集的房產(chǎn)資料進行分類和歸檔。從而就要求房產(chǎn)檔案管理部門要認真篩選并分類所收集的檔案，同時要制定檔案管理規(guī)則。3. 做好房產(chǎn)檔案的編目工作。要想實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，做好編目工作是重點。編目工作會直接影響到房產(chǎn)檔案的管理和利用，從而就需要各地結(jié)合自身實際情況實施科學(xué)編目管理。
（二）重視房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用。1. 牢固樹立大眾服務(wù)的意識。從而就要求成立檔案用戶信息資料，定期對單位和個人進行信息收集，逐步建立起房產(chǎn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便隨時了解到用戶的信息。2.對房產(chǎn)利用服務(wù)形式進行革新。一般而言，房產(chǎn)檔案的利用方式會直接關(guān)系到檔案的利用狀況。在傳統(tǒng)檔案利用形式中，所提供的服務(wù)方式為檔案的閱覽、證明、咨詢等，在新時期就需要基于傳統(tǒng)服務(wù)方式基礎(chǔ)之上，革新服務(wù)，將檔案進入市場，以便更好地為用戶服務(wù)。
（三）加快房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)。1.正確認識房產(chǎn)檔案的信息化進程。21世紀是知識經(jīng)濟時代，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，從而就需要正確認識房產(chǎn)檔案的信息化進程，在房產(chǎn)檔案管理工作在，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理工作效率。2. 健全房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。要實現(xiàn)檔案信息收集的準確性和全面性，首先就應(yīng)該將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機結(jié)合在一起，實現(xiàn)信息的相互溝通，同時要充分利用計算機、多媒體等技術(shù)將房產(chǎn)相關(guān)信息整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中。3.成立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的分析系統(tǒng)。這樣就能夠幫助管理者從不同角度對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進行分析，為在市場中進行決策提供保障，有效地降低了風(fēng)險?？偠灾?，房產(chǎn)檔案在當今社會經(jīng)濟生活中發(fā)揮的作用日益顯著，因此，就需要重視房產(chǎn)檔案管理工作，以便更好地滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。
參考文獻：
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[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案；房產(chǎn)檔案管理；新模式構(gòu)建
一、房產(chǎn)檔案簡述
房地產(chǎn)檔案是由房地產(chǎn)行政部門進行管理，文字材料、照片、圖表等文件材料可表明房屋的使用權(quán)，土地使用情況以及房屋的自然狀態(tài)等，是房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。房地產(chǎn)檔案的收集，標志著檔案管理工作的開始。在房地產(chǎn)檔案收集的過程中，要確保資料的完整，對產(chǎn)權(quán)登記、變更以及涉及產(chǎn)權(quán)活動的產(chǎn)權(quán)文件材料，整理要規(guī)范，信息要詳盡，以使房屋檔案能夠?qū)崿F(xiàn)最大的利用價值[1]。隨著信息化時代的到來，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念，借助高科技建立新型的房產(chǎn)檔案管理體系，以完善房產(chǎn)檔案信息，規(guī)范房產(chǎn)檔案管理行為。房產(chǎn)檔案具有法律效力，是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外唯一能夠證明房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬，以及判別房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)處理的憑證。在處理房產(chǎn)紛爭中，房產(chǎn)檔案是重要的判決依據(jù)。房地產(chǎn)檔案與房屋產(chǎn)權(quán)是相互對應(yīng)的，即一份產(chǎn)權(quán)對應(yīng)一卷房地產(chǎn)檔案。由于部分大城市人口密集，房屋置換頻率高，產(chǎn)生的高達百萬份的房產(chǎn)檔案資料給房產(chǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。我國房產(chǎn)檔案管理模式處于傳統(tǒng)與現(xiàn)代相融合的局面，房產(chǎn)檔案管理工作仍存在諸多有待完善的地方。
二、房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀
1）管理體系不完善。目前，我國的房產(chǎn)檔案管理存在著管理分散，數(shù)據(jù)記載失真，使用較為隨意等問題，這些問題的出現(xiàn)對房產(chǎn)交易的順利進行以及房產(chǎn)檔案的有效利用造成了阻礙。解決這些問題的關(guān)鍵在于加強房產(chǎn)檔案管理力度，完善檔案管理體系，為房產(chǎn)檔案管理工作的良好開展提供理論依據(jù)[2]。房地產(chǎn)管理不僅是一項管理工作，同時也是一個多元化的管理模式，因此，管理部門構(gòu)建一個完善的管理模式，對提高房產(chǎn)管理水平具有重要的作用。2）管理隊伍專業(yè)素質(zhì)薄弱。房產(chǎn)檔案管理部門在對檔案進行收集之后，工作人員就會對檔案進行歸檔和管理，這需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)知識以及相應(yīng)的管理技能。但從目前檔案管理現(xiàn)狀上看，房產(chǎn)檔案管理人員遠不具備這些能力，這也是房產(chǎn)檔案管理存在管理上的缺失的主要原因之一。3）管理模式落后。由于房產(chǎn)的使用權(quán)、使用性質(zhì)以及結(jié)構(gòu)等會因居住需求發(fā)生改變，所以，檔案的內(nèi)容也需要隨時變更，這無疑增加了房產(chǎn)管理工作的強度。因房產(chǎn)檔案文件的形式和規(guī)格不同，所以，采取的管理措施不能過于單一。隨著房產(chǎn)產(chǎn)業(yè)形勢的不斷轉(zhuǎn)變，房產(chǎn)檔案內(nèi)容的不斷更新，給房產(chǎn)檔案管理模式提出了新的要求。現(xiàn)今，很多房產(chǎn)檔案管理人員因管理手段的局限性，多采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，這不僅會影響檔案管理效率，而且也容易造成檔案數(shù)據(jù)缺失，降低房產(chǎn)檔案的利用效率。
三、解決房產(chǎn)管理現(xiàn)存問題的辦法
1）采用先進管理辦法，完善管理體系。為了適應(yīng)現(xiàn)代房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，應(yīng)對房產(chǎn)資料的變更，實行房產(chǎn)檔案管理的信息化，將有利于提高房產(chǎn)資料利用效率[3]。在建立和完善信息化房產(chǎn)檔案管理的過程中，要做好房產(chǎn)檔案收集以及房產(chǎn)檔案信息的存儲和更新工作，同時對數(shù)據(jù)庫做好安防措施，以防止信息外泄，危害到房產(chǎn)擁有者的利益。在應(yīng)對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動的問題上，房產(chǎn)檔案管理部門要加強房產(chǎn)信息的動態(tài)管理，即及時地對房產(chǎn)變更做好信息的更改工作。通過對房產(chǎn)檔案信息化的管理，可為房地產(chǎn)檔案管理工作的良好開展創(chuàng)造條件，有助于房產(chǎn)檔案服務(wù)工作的有效進行。2）提升管理人員的管理意識，打造高素質(zhì)的管理團隊。房產(chǎn)檔案管理工作的有序開展，需要檔案管理部門提升管理意識，管理人員提升管理水平，在此基礎(chǔ)上，進行管理方式轉(zhuǎn)變，可促使房產(chǎn)檔案管理工作的有序進行。目前，一些房產(chǎn)檔案管理部門的上層人員對檔案管理工作的態(tài)度并不嚴謹，致使房產(chǎn)檔案管理工作不規(guī)范，管理較為混亂，因此，提升檔案管理人員的管理意識，認清檔案管理工作的重要性，將對房產(chǎn)檔案管理工作的良好開展起到積極的作用。與此同時，對專業(yè)人員進行知識技能培訓(xùn)對提升房產(chǎn)檔案管理水平具有十分重要的作用。房產(chǎn)檔案管理人員管理水平的高低將決定檔案的利用效率。因此，房產(chǎn)檔案管理部門要定期組織檔案管理培訓(xùn)活動，對在工作中出現(xiàn)的問題要予以重視并及時地進行解決。在房產(chǎn)檔案信息化管理的要求下，房產(chǎn)檔案管理人員要具備專業(yè)管理能力以及專業(yè)的管理知識，成為復(fù)合型人才，如此，才能使數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理得到良好的實施。3）進行房產(chǎn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型。在現(xiàn)代化的房產(chǎn)檔案管理中，房產(chǎn)檔案管理機構(gòu)首先要對自身職能的轉(zhuǎn)變有清醒的認識，這種認識體現(xiàn)在兩方面，一是思想上轉(zhuǎn)變，二是行動上的轉(zhuǎn)變。房產(chǎn)檔案管理要向著科技型轉(zhuǎn)變與主動型轉(zhuǎn)變共同發(fā)展的方向轉(zhuǎn)變，針對市場的需求，將先進的管理模式引用到房產(chǎn)檔案管理上，以適應(yīng)新形勢下的檔案管理要求。
四、房產(chǎn)檔案新模式構(gòu)建的社會需求
隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，房產(chǎn)檔案的社會價值愈來愈高，這與人們對房屋使用方向的轉(zhuǎn)變有很大的關(guān)系。為了滿足人們對住房的需求，保障性住房的出現(xiàn)一定程度上解決了人們住房困難的難題。在對保障性住房的房產(chǎn)檔案管理的過程中，要注意房產(chǎn)檔案資料的真實動態(tài)數(shù)據(jù)收集，這對保障性住房的社會價值體現(xiàn)具有重要的作用。房產(chǎn)檔案社會化開放式管理模式的出現(xiàn)，一定程度上彌補了傳統(tǒng)房產(chǎn)管理模式中存在的不足。傳統(tǒng)的保障性住房房產(chǎn)管理的個人信息收集是由該用戶所在社區(qū)專門的人事機構(gòu)進行分管的，具有封閉性，雖然有力地保證了個人信息的不被泄漏，但房產(chǎn)檔案利用效率卻不高，實行網(wǎng)絡(luò)化管理困難。新的管理方式的出現(xiàn)雖然彌補了傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案在管理上的不足，但卻容易出現(xiàn)信息泄漏的情況。為了使房產(chǎn)檔案管理更加規(guī)范和合理，將兩種檔案管理方式進行有機的結(jié)合，去其糟粕，取其精華，以實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化管理。
五、綜述
現(xiàn)代化信息技術(shù)對建立新型的房產(chǎn)檔案管理體系具有重要的作用。房地產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)的建立，將有助于房地產(chǎn)收集的完整性，同時也能提升信息的利用效率。想要實現(xiàn)房地產(chǎn)信息化管理，首先要解決傳統(tǒng)房地產(chǎn)管理過程中存在的問題，針對管理水平低下，管理體系不完善等問題采取積極的措施，注重管理人員綜合素質(zhì)的提升，從而為房產(chǎn)檔案信息化管理體系的構(gòu)建提供技術(shù)支撐。房產(chǎn)檔案在房產(chǎn)交易活動以及處理房產(chǎn)糾紛問題中，是重要的依據(jù)，因此，房產(chǎn)檔案管理部門要認真履行自己的責(zé)任，做好房產(chǎn)檔案管理工作。
[參考文獻]
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一、充分認識新時期房產(chǎn)檔案工作的自身特點
房產(chǎn)檔案管理工作的特點主要有以下六個方面：一是較強的專業(yè)性和技術(shù)性。房產(chǎn)檔案工作涉及相關(guān)專業(yè)性知識多、業(yè)務(wù)性范圍廣、專業(yè)俗語多。二是真實性。房產(chǎn)檔案記錄在產(chǎn)權(quán)審核和糾紛中起到憑證作用，記錄情況與房產(chǎn)實物相吻合，必須體現(xiàn)其真實情況。三是動態(tài)性。隨著房屋的損壞、產(chǎn)權(quán)交易等權(quán)屬轉(zhuǎn)移不斷發(fā)生改變，房屋權(quán)屬具有明顯的動態(tài)性。四是完整性。房產(chǎn)檔案的完整性體現(xiàn)在房地結(jié)合，即房屋的產(chǎn)權(quán)和房屋的土地使用權(quán)是一體的，是不能分隔開的。五是價值性。在房地產(chǎn)市場交易的過程中，房屋產(chǎn)權(quán)體現(xiàn)了它的經(jīng)濟價值。六是房屋產(chǎn)權(quán)檔案登記是受法律保護的，具有法律的執(zhí)行力。
二、及時更新房產(chǎn)檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)
隨著房產(chǎn)檔案數(shù)字化、信息化管理體系的建立，房產(chǎn)檔案信息的數(shù)據(jù)處理更加高效及時，要求檔案管理工作人員不僅要掌握一般性檔案管理知識，而且要求熟練掌握計算機操作、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、軟件記錄、信息處理、打印等新技術(shù)、新業(yè)務(wù)。這就要求他們通過不斷的專業(yè)知識學(xué)習(xí)和積累，及時更新自己的知識庫，以滿足不斷發(fā)展的工作崗位要求。
三、創(chuàng)新房產(chǎn)檔案目標管理體制
要做好新時期房產(chǎn)檔案工作，必?規(guī)范各項規(guī)章制度，依據(jù)我國現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)來指導(dǎo)各項工作的順利開展。《中華人民共和國檔案法》是檔案管理工作的基本法律，我們要嚴格執(zhí)行，遵法守法，結(jié)合單位工作實際，不斷完善管理規(guī)章，規(guī)范檔案管理細則。創(chuàng)新是完善檔案管理工作的動力，在嚴格遵守有關(guān)法律、法規(guī)的前提下，在管理機制上也要進行大膽創(chuàng)新，積極引入目標管理；創(chuàng)新管理內(nèi)容，科學(xué)細化管理目標，重點把關(guān)房產(chǎn)檔案信息的采集、存貯和開發(fā)利用；創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)流程，科學(xué)規(guī)范采集、整理、鑒別、利用、保存等全過程。
四、建立科學(xué)的數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理體系
積極推進產(chǎn)權(quán)檔案管理信息化體系建設(shè)，建立科學(xué)的數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理體系。檔案信息化建設(shè)就是綜合利用計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體、檔案查詢等現(xiàn)代高科技手段對檔案信息資源進行科學(xué)歸納、加工和處理，實現(xiàn)檔案信息資源的社會化開發(fā)和利用。信息化建設(shè)中應(yīng)該注重房產(chǎn)檔案管理自身的內(nèi)在規(guī)律和特點，利用計算機、打印機、數(shù)碼處理等現(xiàn)代化信息設(shè)備，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息處理自動化、數(shù)字化、智能化，全面提高檔案管理工作的實效性。
計算機科學(xué)的日漸成熟，使其進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。利用計算機對房產(chǎn)檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高房產(chǎn)檔案管理的效率，也是房產(chǎn)管理科學(xué)化、正規(guī)化的一個重要條件。
管理系統(tǒng)的設(shè)計基礎(chǔ)。面對許多城市房產(chǎn)檔案管理方式相對滯后于房產(chǎn)交易、物業(yè)管理、起步較晚，并且積累了大量數(shù)據(jù)需要錄入的現(xiàn)狀，本系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)使用原型法。即以少量代價，快速的構(gòu)造一個可執(zhí)行的軟件系統(tǒng)模型，使用戶和開發(fā)人員可以較快的確定需求，采用循環(huán)進行的開發(fā)方式，對系統(tǒng)模型作連續(xù)的精化，將系統(tǒng)需具備的性質(zhì)逐漸地增加上去，直到所有的性質(zhì)全部滿足，此時模塊也將發(fā)展成為最終產(chǎn)品。
管理系統(tǒng)應(yīng)做的工作。城市房地產(chǎn)交易的日漸火爆，使對房產(chǎn)檔案的查閱需求也日漸增多。據(jù)不完全統(tǒng)計，某些中等城市僅因房產(chǎn)權(quán)屬登記調(diào)閱檔案產(chǎn)生的業(yè)務(wù)量，一年就達兩萬余份，這還不包括法律糾紛、抵押登記、房屋拆遷等其它原因的調(diào)閱。因此，房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)首先應(yīng)該做到滿足日常查閱的各項要求，遵循快捷、準確、方便、易于操作的原則，以方便廣大用戶。
其次，房產(chǎn)檔案管理與房產(chǎn)權(quán)屬登記管理同屬于房地產(chǎn)管理部門的兩個職能，因此，如何將這兩部分更好的結(jié)合起來，提高效率，是房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的一個極其重要的環(huán)節(jié)。目前許多城市的房地產(chǎn)交易部門都已經(jīng)使用了房地產(chǎn)交易權(quán)屬管理軟件，但這些軟件只是把檔案管理作為交易權(quán)屬的一個附屬模塊或子程序，對檔案信息的數(shù)據(jù)化停留在粗淺的層次，根本就不能滿足日常交易管理的需求，極大地影響了辦事效率。通過微機聯(lián)網(wǎng)，把兩個部門有機地結(jié)合在一起，可以極大地方便群眾，提高辦事效率。
最后，我國目前許多城市的房產(chǎn)檔案服務(wù)，只是面向于特定的用戶，包括房產(chǎn)交易部門、公檢法等機關(guān)事業(yè)單位，服務(wù)半徑比較小。但是隨著政務(wù)公開的不斷深入和廣大群眾法制觀念的不斷提高，房產(chǎn)檔案在一定程度上將向廣大群眾不斷地逐步公開。隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益普及，使房產(chǎn)檔案公開化的實現(xiàn)多了一個便捷的途徑。因此，房產(chǎn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，以及由此產(chǎn)生的安全性問題，是本系統(tǒng)的另一個主要環(huán)節(jié)。
實現(xiàn)管理系統(tǒng)的基本思路。
1、開發(fā)平臺：數(shù)據(jù)庫是存儲數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進行操作的工具，它的作用在于組織和表達信息。目前隨著計算機技術(shù)的不斷提高，面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫編程語言得以飛速發(fā)展，許多語言都能方便的實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的要求。2、體系結(jié)構(gòu)：房產(chǎn)檔案信息化主要包括兩個方面：檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的管理。檔案原件作為房產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數(shù)據(jù)的來源及房產(chǎn)身份的唯一合法證明。不能因為電腦的普及應(yīng)用就忽視對原始檔案的管理。電腦的應(yīng)用只是為檔案的查閱、管理提供一種方便快捷的手段，而不能最終替代原始檔案的地位。
檔案數(shù)據(jù)是將房產(chǎn)原始資料信息化后的數(shù)字化檔案，是為查詢、統(tǒng)計、管理、記錄、其他部門業(yè)務(wù)接口等目的，從檔案信息里提取的、利用數(shù)據(jù)庫進行錄入、存放、查詢、管理的信息源，其管理模塊也是房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的最基本部分，應(yīng)該包括如下幾個方面：
（1）數(shù)據(jù)庫的監(jiān)理：房產(chǎn)基本信息、權(quán)屬狀態(tài)的多樣性必然導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫監(jiān)理的復(fù)雜性。房產(chǎn)信息可以細分為以下幾類：房產(chǎn)的基本信息，即本房產(chǎn)區(qū)別于其它房產(chǎn)的一些特征。包括房屋坐落、建筑面積、建筑結(jié)構(gòu)、層次層數(shù)等信息。房產(chǎn)的初始信息，即該房產(chǎn)的初始登記資料。包括建設(shè)工程用地許可證、規(guī)劃許可證、竣工驗收合格證等政府報批、審批資料。房產(chǎn)的交易信息，即房產(chǎn)的歷次交易登記資料。包括產(chǎn)權(quán)人、歷次交易方式、成交價格、產(chǎn)權(quán)證號等交易信息。房產(chǎn)的限制信息，即該房產(chǎn)被司法機關(guān)、其它政府部門的查封、解封資料，及是否抵押、典當?shù)认拗平灰踪Y料。如何合理的建立數(shù)據(jù)庫來保存如此多的房產(chǎn)數(shù)據(jù)，各數(shù)據(jù)之間通過哪些關(guān)鍵字段來建立內(nèi)在聯(lián)系，是系統(tǒng)開發(fā)好壞與否、使用起來效率高低的關(guān)鍵。
（2）數(shù)據(jù)錄入：房產(chǎn)的基本信息主要通過手工錄入來完成，而其余的三種信息必須通過手工錄入和掃描或數(shù)碼相機拍攝原始資料，來完成它們的數(shù)據(jù)化處理。因此，在模塊的開發(fā)中，如何盡可能多地考慮錄入員的操作習(xí)慣，如何存儲大量的圖像文件，如何高效使用電腦與各種外設(shè)的接口是需要解決的主要問題。
（3）數(shù)據(jù)查詢：本模塊是系統(tǒng)直接對外的一個服務(wù)功能，也是系統(tǒng)最終所要實現(xiàn)的目的，首先應(yīng)該考慮到安全性原則。安全性是檔案管理軟件的首要指標，其中會涉及到個人財產(chǎn)保密、侵犯個人隱私權(quán)等法律問題。因此在查詢中應(yīng)根據(jù)不同的權(quán)限，獲得不同的查詢內(nèi)容。其次，方便性原則。查詢應(yīng)面向不同用戶，提供不同的可以滿足用戶任意多項、任意組合、任意排序的查詢要求，查詢語句動態(tài)生成，查詢結(jié)果動態(tài)生成。
（4）系統(tǒng)維護。本模塊是保證整個系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行的一個基礎(chǔ)。它包括各種權(quán)限的分配，數(shù)據(jù)庫的日常維護等基本功能。
因此，房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是一項系統(tǒng)工程，應(yīng)該考慮到各個方面的需求，并為未來的系統(tǒng)擴展打下良好基礎(chǔ)，為房產(chǎn)案更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)搭建平臺。
【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；GIS技術(shù)；時空數(shù)據(jù)模型；時空數(shù)據(jù)庫
近年來，我國房地產(chǎn)市場發(fā)展迅猛，土地、房屋產(chǎn)權(quán)等各項變更逐漸頻繁。這就要求掌握大量現(xiàn)勢性強、真實準確的以地理定位為基礎(chǔ)的綜合性信息，達到對房屋檔案數(shù)據(jù)的即時、快速查詢、綜合分析和預(yù)測；房產(chǎn)交易的大量存在在客觀上又對房產(chǎn)信息的歷史狀態(tài)的保存、恢復(fù)、跟蹤提出了要求；以便為房地產(chǎn)的發(fā)展預(yù)測、規(guī)劃決策、城市管理和工程設(shè)計等提供可靠的依據(jù)。加強基于GIS技術(shù)的房產(chǎn)檔案管理的相關(guān)理論、技術(shù)的研究，探索如何建立起一種反映檔案時空動態(tài)變化，能提供完整描述每一時刻的房屋狀況，真實地記錄房屋信息的來龍去脈，對房屋信息的歷史狀態(tài)進行保存、恢復(fù)、跟蹤和預(yù)測的模型顯得至關(guān)重要。本文淺要分析了基于GIS技術(shù)的房產(chǎn)檔案管理，通過對房產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)的研究揭示、表達了蘊藏其中的時空數(shù)據(jù)變化規(guī)律。
房產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)行政主管部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有價值的文字、圖表、聲像等；房產(chǎn)檔案管理部門主要業(yè)務(wù)包含房產(chǎn)檔案權(quán)屬檔案歸檔、查檔和檔案服務(wù)、紙質(zhì)檔案庫存管理、房屋產(chǎn)權(quán)限制標注等。房產(chǎn)權(quán)屬檔案是記錄房產(chǎn)權(quán)利和空間信息的最終載體。房產(chǎn)權(quán)屬檔案具有專業(yè)性、動態(tài)性、歷史延續(xù)性、真實性和法律性。房產(chǎn)權(quán)屬檔案包括房地產(chǎn)權(quán)屬電子檔案和紙質(zhì)材料。其中電子檔案包括關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案掃描圖像資料（登記申請書、申請人身份證明、土地使用證、規(guī)劃許可證、權(quán)證附圖等紙質(zhì)檔案資料的掃描圖像）和影像資料以及該房屋的測繪信息（空間信息）。一份檔案中的掃描件與紙質(zhì)檔案中的文件一一對應(yīng)，電子檔案中記載的檔案信息與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相一致。
時間、空間和屬性是地理實體和地理現(xiàn)象本身固有的三個基本特征，是反映地理實體的狀態(tài)和演變過程的重要組成部分。變化是地理實體和現(xiàn)象的基本特征之一，空間、時間和變化使我們每天感知世界的完整部分并且時刻體現(xiàn)在客觀世界的推理中。地理實體及其相互關(guān)系的時空變化變現(xiàn)為以下三種可能的形式：
（1）屬性變化，空間位置或空間狀態(tài)不變；
（2）空間位置或空間狀態(tài)變化，屬性不變；
（3）空間位置或空間狀態(tài)和屬性同時發(fā)生變化。
關(guān)鍵詞：檔案；管理工作；重要性
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
房產(chǎn)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄．是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用．必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。
一、 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)主管部門或者房屋登記機關(guān)在房地產(chǎn)管理和房屋登記、權(quán)屬調(diào)查、房產(chǎn)測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體、不同形式的記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬管理和房屋登記的真實記載，是房地產(chǎn)管理的一項重要工作，是房屋登記工作的重要依據(jù)。
1.法律性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有法律效力。這是因為在房地產(chǎn)管理和房屋登記過程中形成的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，必須嚴格按照法律法規(guī)的規(guī)定，履行法定程序。這些房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。
2 完整性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個方面，一是房地不可分割；二是圖檔合一。房地不可分割是《城市房地產(chǎn)管理辦法》的法定原則。在房屋登記過程中應(yīng)當遵循房屋所有權(quán)和該房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)主體一致的原則。就房屋建筑而言，房地是不可分割的。房屋不管采取何種建筑結(jié)構(gòu)，它一定要建筑在土地上。此時，房主取得了土地使用權(quán)，原則上也就取得了房屋所有權(quán)，反之，有了房屋所有權(quán)，也就同時擁有了土地使用權(quán)。房地產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移，土地使用權(quán)要與之相一致，隨之轉(zhuǎn)移。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案要適時更新，密切配合房地產(chǎn)變更，切實保證房地產(chǎn)檔案的完整性。圖檔合一。房地產(chǎn)分丘圖、分戶圖上注記丘號、戶號，這些編號反映在樓盤表中，可作為我們查詢房地產(chǎn)檔案信息的索引。通過圖上標注房地產(chǎn)地理信息、數(shù)字信息，能夠清楚地知道房地產(chǎn)的四至范圍、面積、所在層數(shù)等房地產(chǎn)基本狀況，一目了然。
3 專業(yè)性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)管理，來自于房屋登記過程中。根據(jù)其屬性，決定了它的專業(yè)性，這是任何其他部門所不能取代的，也是其他檔案所不能代替的。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案嚴格依據(jù)法律法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程、標準規(guī)定的法定程序運行，使用專業(yè)術(shù)語，索取專業(yè)材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是房屋登記工作，涉及面廣、信息量大、現(xiàn)實性強。形成的檔案材料在內(nèi)容上和形式上有著明顯的專業(yè)性、獨立性。與其他一般公文有著明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上反映房地產(chǎn)的基本狀況、權(quán)利狀況和其他狀況。文件名稱采用專業(yè)術(shù)語，各種表格、要件采用統(tǒng)一的格式，按照統(tǒng)一的規(guī)范填寫。在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理中形成了以圖、表、檔、卡為主要內(nèi)容的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。圖是指房地產(chǎn)平面圖、分丘圖、分戶圖，它反映了房地產(chǎn)的四至、坐落、土地權(quán)屬性質(zhì)、規(guī)劃用途等信息，直觀性強，各種信息關(guān)聯(lián)度高；表是指樓盤表，它是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的總綱，通過樓盤表反映每一個單體建筑物的編號，決定檔案的存儲位置。樓盤表相當于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)的主板，其重要性不言而喻。編號不怕長，就怕重復(fù)，有了樓盤表，就會建立起每棟單體樓的數(shù)字化模型，這是建立房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)、信息查詢系統(tǒng)和房屋登記系統(tǒng)的基礎(chǔ)；檔包括文字檔案，它具體真實地反映了房地產(chǎn)所有權(quán)的來龍去脈，具有詳盡、具體、細致、真實、可靠的特性；卡是指房地產(chǎn)卡片，它包括錄入電腦的房地產(chǎn)情況表，房地產(chǎn)檔案歸檔情況表等，它概括了房地產(chǎn)檔案的基本內(nèi)容，彌補了圖的不足。圖、表、檔、卡四位一體，各有側(cè)重，相輔相成，滿足了房地產(chǎn)權(quán)屬管理和房屋登記的需要。
二、 房地產(chǎn)檔案的作用
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有法定性。房屋登記簿記載的內(nèi)容、樣式、管理等由國家統(tǒng)一規(guī)定。如果說房屋登記機關(guān)是一個“圖書館”，那么，以房屋登記簿為代表的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案就是這個圖書館里的一整套“百科全書”。它來源于房地產(chǎn)管理，又反過來服務(wù)于房地產(chǎn)管理。在現(xiàn)實社會實踐中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的服務(wù)范圍已經(jīng)遠遠超過它的管理范圍，擴大到了整個城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用主要表現(xiàn)在這幾個方面。
1 房屋登記
《物權(quán)法》規(guī)定不動產(chǎn)實行登記簿制度，房地產(chǎn)以記載于登記簿而發(fā)生物權(quán)效力。《城市房地產(chǎn)管理辦法》進一步規(guī)定，國家實行土地使用權(quán)和房地產(chǎn)所有權(quán)登記發(fā)證制度。房屋登記工作的一個中心任務(wù)，就是根據(jù)所有權(quán)人申請，啟動房屋登記程序，完成房屋登記手續(xù)。在這個過程中，如果沒有房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作為后盾，想完成房屋登記是根本不可能的。正是因為有了房地產(chǎn)權(quán)屬檔案部門提供的房地產(chǎn)信息查詢，從而極大地提高了房屋登記準確率，保證了房屋登記的可靠性，為房屋登記機關(guān)節(jié)省了可觀的人力、物力和財力。
2 房地產(chǎn)交易安全
2008 年 7 月 1 日施行的《房屋登記辦法》，在其總則中就明確了立法目的“為了規(guī)范房屋登記行為，維護房地產(chǎn)交易安全，保護權(quán)利人的合法權(quán)益”。一個時期以來，在房地產(chǎn)交易中一房多賣、虛假廣告、合同欺詐等情況時不時地會發(fā)生。攪亂了房地產(chǎn)正常的市場秩序，破壞了社會的和諧與穩(wěn)定。房地產(chǎn)交易的實質(zhì)是房地產(chǎn)權(quán)利的轉(zhuǎn)讓。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)清晰，是房地產(chǎn)交易的前提。誰來擔(dān)當？當然是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。當事人或者利害關(guān)系人，可以通過房地產(chǎn)權(quán)屬檔案查詢系統(tǒng)，查詢標的房地產(chǎn)的基本狀況、權(quán)利限制狀況等基本信息。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門出具房地產(chǎn)證明，具有權(quán)威性、法定性。通過房地產(chǎn)信息查詢，能夠切實保證房地產(chǎn)交易的安全。
3 為國家機器服務(wù)
因司法程序需要，紀檢監(jiān)察、檢察院、法院、仲裁等司法機關(guān)，因案件需要要對房地產(chǎn)實行查封、扣押、調(diào)閱等司法措施，正是因為有了完整的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，才能夠為國家機器提供服務(wù)。
三、 做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的方法
1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集
切實做好房產(chǎn)檔案的收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。每件房屋登記完成后，房屋登記官應(yīng)當及時將整理好的房屋登記文件材料，經(jīng)房屋登記中心負責(zé)人審查后，及時送交房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)立卷歸檔。
2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的整理
它是房地產(chǎn)檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。作為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，收集工作是基礎(chǔ)，提供利用是目的，而檔案整理則是承上啟下的關(guān)鍵步驟。房地產(chǎn)檔案整理工作是實現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)，是提供房地產(chǎn)信息查詢的必要步驟。對于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集工作具有反饋功能。
結(jié)語
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作具有專業(yè)性、法定性、統(tǒng)一性、永久性等特性。它既是房屋登記管理工作的有機組成部分，又是房屋登記和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理的工具。在房屋登記及房地產(chǎn)管理工作中，需要隨時查閱使用，直接為房屋登記、房地產(chǎn)管理工作以及房地產(chǎn)信息公開提供查詢服務(wù)。
參考文獻
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[2] 劉秋梅;杜月玲;淺談新時期如何做好文化檔案管理工作[J];技術(shù)與市場;2011年06期
第一條為了加強城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理，保障房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，有效保護和利用城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，根據(jù)《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，制定本辦法。
第二條本辦法適用于城市規(guī)劃區(qū)國有土地范圍內(nèi)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理。
第三條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分。
第四條國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負責(zé)全國城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作；
省、自治區(qū)人民政府建設(shè)行政主管部門負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作。
直轄市、市、縣人民政府房地產(chǎn)行政主管部門負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的具體管理工作。
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理業(yè)務(wù)上受同級城建檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條市（縣）人民政府房地產(chǎn)行政主管部門應(yīng)當根據(jù)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的需要，建立房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)，配備專職檔案管理人員，健全工作制度，配備必要的安全保護設(shè)施，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整、準確、安全和有效利用。
第六條從事房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的工作人員經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)后，方可上崗。
第二章房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和歸檔
第七條房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理部門應(yīng)當建立健全房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料的收集、整理、歸檔制度。
第八條下列文件材料屬于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的歸檔范圍：
一、房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項權(quán)利等有關(guān)的證明和文件:
（一）房地產(chǎn)權(quán)利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人人的身份證明、授權(quán)委托書等；
（二）建設(shè)工程規(guī)劃許可證，建設(shè)用地規(guī)劃許可證，土地使用權(quán)證書或者土地來源證明，房屋拆遷批件及補償安置協(xié)議書，聯(lián)建或者統(tǒng)建合同，翻改擴建及固定資產(chǎn)投資批準文件，房屋竣工驗收有關(guān)材料等；
（三）房地產(chǎn)買賣合同書、房產(chǎn)繼承書、房產(chǎn)贈與書、房產(chǎn)析產(chǎn)協(xié)議書、房產(chǎn)交換協(xié)議書、房地產(chǎn)調(diào)撥憑證、有關(guān)房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級批件、有關(guān)房產(chǎn)的判決、裁決、仲裁文書及公證文書等；
（四）設(shè)定房地產(chǎn)他項權(quán)利的有關(guān)合同、文件等。
二、房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖；房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。
三、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產(chǎn)稅費收據(jù)存根等。
四、反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括統(tǒng)計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。
五、其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊、表、卡等。
第九條每件（宗）房地產(chǎn)權(quán)屬登記工作完成后，權(quán)屬登記人員應(yīng)當及時將整理好的權(quán)屬文件材料，經(jīng)權(quán)屬登記負責(zé)人審查后，送交房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)立卷歸檔。任何單位和個人都不得將房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料據(jù)為已有或者拒不歸檔。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止歸檔。
第十條歸檔的有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的資料，應(yīng)當是原件；原件已存城市建設(shè)檔案館或者經(jīng)房地產(chǎn)管理部門批準認定的，可以是復(fù)印、復(fù)制件。復(fù)印、復(fù)制件應(yīng)當由經(jīng)辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件的存放處。
第十一條歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬資料，應(yīng)當做到書寫材料合乎標準、字跡工整、內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準確、符合檔案保護的要求。
第十二條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)當按照檔案管理的規(guī)定對歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔。
第三章房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理
第十三條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)對歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料應(yīng)當及時進行登記、整理、分類編目、劃分密級、編制檢索工具。
第十四條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當以丘為單元建檔。丘號的編定按照國家《房產(chǎn)測量規(guī)范》標準執(zhí)行。
第十五條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷。卷內(nèi)文件排列，應(yīng)當按照房地產(chǎn)權(quán)屬變化、產(chǎn)權(quán)文件形成時間及權(quán)屬文件主次關(guān)系為序。
第十六條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)當掌握房地產(chǎn)權(quán)屬變化情況，及時補充有關(guān)權(quán)屬檔案材料，保持房地產(chǎn)權(quán)屬檔案與房地產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的一致。
第十七條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員應(yīng)當嚴格執(zhí)行權(quán)屬檔案管理的有關(guān)規(guī)定，不得擅自修改房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。確需變更和修改的，應(yīng)當經(jīng)房地產(chǎn)權(quán)屬登記機關(guān)批準，按照規(guī)定程序進行。
第十八條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當妥善保存，定期檢查和鑒定。對破損或者變質(zhì)的檔案，應(yīng)當及時修復(fù)；檔案毀損或者丟失，應(yīng)當采取補救措施。未經(jīng)批準，任何人不得以任何借口擅自銷毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。
第十九條保管房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當配備符合設(shè)計規(guī)范的專用庫房，并按照國家《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》實施管理。
第二十條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理應(yīng)當逐步采用新技術(shù)、新設(shè)備，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第二十一條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)當與城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)密切聯(lián)系，加強信息溝通，逐步實現(xiàn)檔案信息共享。
第二十二條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動，應(yīng)當及時辦理房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的交接手續(xù)。
第二十三條房屋自然滅失或者依法被拆除后，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)當自檔案整理歸檔完畢之日起15日內(nèi)書面通知城市建設(shè)檔案館。
第四章房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的利用
第二十四條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)當充分利用現(xiàn)有的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，及時為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)等各項工作提供服務(wù)。
第二十五條房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)當嚴格執(zhí)行國家檔案管理的保密規(guī)定，防止房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的散失、泄密；定期對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的密級進行審查，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時調(diào)整密級。
第二十六條查閱、抄錄和復(fù)制房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料應(yīng)當履行審批手續(xù)，并登記備案。
涉及軍事機密和其他保密的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，以及向境外團體和個人提供的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當按照國家安全、保密等有關(guān)規(guī)定保管和利用。
第二十七條向社會提供利用房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，可以按照國家有關(guān)規(guī)定，實行有償服務(wù)。
第五章法律責(zé)任
第二十八條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府房地產(chǎn)行政主管部門對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：
（一）損毀、丟失房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（三）涂改、偽造房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；
（五）違反本辦法第九條規(guī)定，不按照規(guī)定歸檔的；
（六）檔案管理工作人員，造成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案損失的。
第二十九條違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及本辦法的規(guī)定，造成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案損失的，由縣級以上人民政府房地產(chǎn)行政主管部門根據(jù)損失檔案的價值，責(zé)令賠償損失。
第三十條有下列行為之一的，按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定處罰：
1 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險相關(guān)問題
1.1 信息化風(fēng)險問題
互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風(fēng)險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數(shù)據(jù)不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導(dǎo)致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業(yè)造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產(chǎn)檔案管理工作存在一定的信息化風(fēng)險。
1.2 投資風(fēng)險問題
投資風(fēng)險也是影響房地產(chǎn)檔案管理工作的一項重要的因素，房地產(chǎn)企業(yè)一般考慮到運行過程中可能發(fā)生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設(shè)備方面等，投資風(fēng)險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現(xiàn)協(xié)調(diào)平衡，就會很容易產(chǎn)生投資風(fēng)險。比如在實行網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設(shè)備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風(fēng)險就會不可避免。
1.3 知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險問題
現(xiàn)今階段，房地產(chǎn)檔案管理在信息化建設(shè)下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發(fā)到知識產(chǎn)權(quán)問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現(xiàn)篡改以及丟失的情況，房地產(chǎn)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)制度還并不完善，與檔案有關(guān)數(shù)據(jù)信息在分享參考時，知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險問題就會產(chǎn)生。
1.4 人員素質(zhì)有待提高
互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術(shù)的應(yīng)用不廣泛，不具備信息技術(shù)操作能力，當前在房地產(chǎn)企業(yè)中，既能夠掌握房地產(chǎn)業(yè)務(wù)又能夠運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)失誤，檔案管理不到位，給房地產(chǎn)企業(yè)帶來了不利的影響。
1.5 缺乏檔案管理重視
在房地產(chǎn)企業(yè)中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產(chǎn)檔案的管理工作即文件復(fù)制粘貼，進行簡單的統(tǒng)計，并不是房地產(chǎn)登記所重要的工作，也無法對登記產(chǎn)生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產(chǎn)企業(yè)對檔案管理缺乏認識，從而出現(xiàn)了各種風(fēng)險，給檔案管理工作產(chǎn)生了不好的因素，影響了企業(yè)的發(fā)展。
1.6 檔案管理技術(shù)手段較為落后
在市場經(jīng)濟體制下，房地產(chǎn)檔案管理離不開互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，但部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門在信息系統(tǒng)開發(fā)方面還存著不足，無法實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化，由于技術(shù)方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)自動化技術(shù)比較滯后，無法對信息系統(tǒng)的各個功能進行更新，還有計算機設(shè)備也沒有及時的更換，使得信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)檔案管理方面得不到很好的發(fā)揮，還有部分房地產(chǎn)企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案激勵，沒有運用先進的技術(shù)手段，限制了檔案管理工作的進展。
2 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險的應(yīng)對策略
2.1 房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險的能力
房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強房產(chǎn)檔案管理，最大限度的避免風(fēng)險的產(chǎn)生，應(yīng)對檔案管理人員加強認識，為他們講解風(fēng)險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數(shù)字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質(zhì)記錄檔案，與此同時也應(yīng)采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風(fēng)險源的產(chǎn)生。
2.2 完善信息?c資料檢索體系
為了使房地產(chǎn)企業(yè)檔案資料的完整性，應(yīng)對其進行全面的核對，對檔案的內(nèi)容要認真的核對，確保檔案的內(nèi)容與現(xiàn)實所要記錄的內(nèi)容一致，如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在問題，不符合實際的情況，應(yīng)及時的采取調(diào)整，按照一定的程序?qū)n案采取分類編目，創(chuàng)建案卷號、文號等多方面目錄，設(shè)置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產(chǎn)信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。
2.3 健全檔案管理體系
房地產(chǎn)檔案信息至關(guān)重要，應(yīng)不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創(chuàng)在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監(jiān)督，對從中所發(fā)現(xiàn)的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應(yīng)及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。
2.4 提高工作人員的素質(zhì)
房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術(shù)方面的培訓(xùn)，使其能夠精通互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高人員的職責(zé)意識。強調(diào)應(yīng)要求人員學(xué)會使用計算機上技術(shù)對房地產(chǎn)登記信息統(tǒng)計，合理的對房地產(chǎn)資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業(yè)應(yīng)加強對人員的培訓(xùn)力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業(yè)績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。
2.5 做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險評估工作
在房地產(chǎn)檔案管理中，應(yīng)對風(fēng)險采取一定的評估，從而掌握風(fēng)險產(chǎn)生的成因以及風(fēng)險的危害性，從而能夠針對性的運用應(yīng)對方法來解決這些風(fēng)險，對檔案存在的某一個特定的風(fēng)險進行分析，對其所產(chǎn)生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風(fēng)險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風(fēng)險產(chǎn)生。在進行風(fēng)險評估工作的過程中，需要結(jié)合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風(fēng)險評，有效的減小風(fēng)險帶來的危害。