時(shí)間：2022-09-21 00:25:00
導(dǎo)語：在信息化論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
當(dāng)前企業(yè)物流信息化存在的幾個(gè)問題
雖然有許多大中型企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了對(duì)于物流管理的一些主要環(huán)節(jié)(如倉庫管理、銷售管理等)的計(jì)算機(jī)管理，但是真正實(shí)現(xiàn)物流信息化的企業(yè)卻極少。主要是以下原因造成的：
首先，企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)物流管理信息化的過程中，由于對(duì)所需財(cái)力、人才的認(rèn)識(shí)不足或者企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化，不能保證對(duì)信息化工作的投入，物流管理信息化的工作往往半途而廢或草草收兵。
其次，在實(shí)現(xiàn)物流管理信息化的初期，需要管理人員輔助完成大量工作，花費(fèi)精力去熟悉新的工作系統(tǒng)，新系統(tǒng)會(huì)觸及一些人的既得利益，使得管理人員存在抵觸情緒，不愿協(xié)助信息技術(shù)人員開發(fā)系統(tǒng)。
第三，實(shí)現(xiàn)物流管理信息化的工作人員往往是學(xué)校的教師或計(jì)算機(jī)公司的工作人員，缺乏對(duì)物流管理的感性認(rèn)識(shí)，如果企業(yè)人員不予配合，他們很難實(shí)現(xiàn)一個(gè)令企業(yè)管理人員滿意的系統(tǒng)。
第四，物流管理信息化工作可能需要花費(fèi)幾年時(shí)間。計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，往往會(huì)導(dǎo)致前期開發(fā)的系統(tǒng)所使用的平臺(tái)和后期開發(fā)的系統(tǒng)所使用的平臺(tái)不一致。如何使已經(jīng)開發(fā)成功的部分物流管理信息系統(tǒng)和不同平臺(tái)的新物流管理信息系統(tǒng)部分集成，是企業(yè)在發(fā)展、擴(kuò)大物流管理信息化范圍過程中存在的一個(gè)問題。
關(guān)于物流信息化的幾點(diǎn)建議
當(dāng)前我國的物流信息化工作還存在各種困難和問題，企業(yè)如果能夠盡量做好以下幾個(gè)方面工作，對(duì)其物流信息化工作將會(huì)起到積極的作用。
1.領(lǐng)導(dǎo)重視，業(yè)務(wù)人員支持
從某種意義上講，物流信息化建設(shè)就是對(duì)企業(yè)的人、財(cái)、物資源及產(chǎn)、供、銷環(huán)節(jié)在信息處理、工作方式、管理機(jī)制和人們的思想和觀念、習(xí)慣等方面進(jìn)行一次大的創(chuàng)新和變革。企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到物流信息化建設(shè)是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步的一個(gè)極其重要的組成部分，兩者相互促進(jìn)、互為依托。轉(zhuǎn)2.重視開發(fā)企業(yè)物流的信息資源
企業(yè)物流信息資源開發(fā)是物流信息化建設(shè)的核心任務(wù)。開發(fā)物流信息資源既是物流信息化的出發(fā)點(diǎn)，又是物流信息化的歸宿。落實(shí)物流信息資源的開發(fā)，就要保證物流信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。許多單位的物流信息化工作沒有解決好運(yùn)作層和管理層的信息采集問題，以至于系統(tǒng)缺乏信息源，因而大大影響整個(gè)企業(yè)信息資源的開發(fā)、利用。信息資源的建設(shè)、積累和更新是一個(gè)長期復(fù)雜的漸進(jìn)過程，只有在科學(xué)管理的基礎(chǔ)之上，才能獲得準(zhǔn)確、合理和充足的數(shù)據(jù)。
3.建立企業(yè)物流信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)
建立企業(yè)物資信息系統(tǒng)是企業(yè)物流科學(xué)管理的基礎(chǔ)。物流管理信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，在處理物流信息的同時(shí)，應(yīng)該注意營造綜合數(shù)據(jù)環(huán)境。在此狀態(tài)下，物流過程的所有技術(shù)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)所有參與單位都具有高度可視性和可存取性。
建立相應(yīng)的物流決策支持系統(tǒng)及數(shù)據(jù)倉庫，是物流管理信息化的另一個(gè)重要內(nèi)容。在物流管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，根據(jù)庫存模型、預(yù)測模型等管理決策模型，采用運(yùn)籌學(xué)、人工智能等技術(shù)，解決半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化問題，實(shí)現(xiàn)物流決策支持系統(tǒng)，采集、利用好宏觀信息、生產(chǎn)流通及價(jià)格信息等，提高企業(yè)的市場快速反應(yīng)能力，提高企業(yè)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。
在檔案信息化建設(shè)過程中,首先要對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。然后根據(jù)檔案管理規(guī)范,便于檢索利用,對(duì)其歸類,并根據(jù)電子信息技術(shù)的進(jìn)步,更新軟件,設(shè)置防火墻,進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等防范措施。信息化時(shí)代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力,檔案管理員需熟練使用計(jì)算機(jī)同時(shí)又精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。但在目前高校重視教學(xué)、科研的情況下,學(xué)校很少會(huì)把檔案管理視為重點(diǎn),去培育優(yōu)秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。
2對(duì)策及措施
2.1加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運(yùn)行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點(diǎn),指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)工作,使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)規(guī)章制度隨著工作實(shí)踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。
2.2增加資金投入,加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高校檔案業(yè)務(wù)要正常運(yùn)行需要配置計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機(jī)及掃描儀等設(shè)備,這是一項(xiàng)投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,加大資金投入力度,是實(shí)現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費(fèi)投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅(jiān)持爭取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合,使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
2.3加強(qiáng)檔案信息源建設(shè),完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給與各部門權(quán)限,使全校各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件,并注明處理意見,只需在年終歸檔時(shí)向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作?；蛘邫n案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù),有重點(diǎn)、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化,保證所有保存的電子文件的真實(shí)性、安全性和完整性。加強(qiáng)檔案信息源建庫入網(wǎng)工作,把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源,構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。同時(shí)充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。
2012年4月28日，江蘇省檔案局印發(fā)了《江蘇省檔案信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，要求各市檔案局、省級(jí)機(jī)關(guān)各單位，結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際貫徹執(zhí)行。如今，江蘇省法院系統(tǒng)已全面邁入檔案數(shù)字化進(jìn)程中，蘇州市吳中區(qū)人民法院亦緊跟步伐，持續(xù)走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級(jí)稱號(hào)，并于2010年順利通過復(fù)查。為更好發(fā)揮檔案資源服務(wù)審判、服務(wù)社會(huì)的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作。一方面對(duì)庫藏的歷史檔案集中進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)據(jù)庫以備連網(wǎng)。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊，對(duì)庫藏所有經(jīng)濟(jì)、執(zhí)行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進(jìn)行了數(shù)字化掃描，順利完成當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。另一方面對(duì)在辦案件實(shí)現(xiàn)“即收即掃”同步數(shù)字化，以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進(jìn)駐檔案科，書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進(jìn)行信息化處理，以保證信息檔案的即時(shí)性，借查閱卷宗均實(shí)現(xiàn)電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作，多次召開會(huì)議，聽取匯報(bào)，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費(fèi)偏緊的情況下，抽調(diào)人員充實(shí)檔案科力量，撥出?？?，優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進(jìn)。精心挑選實(shí)力較強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、具有相應(yīng)保密資質(zhì)的公司負(fù)責(zé)具體掃描工作，并督促該公司嚴(yán)格按文件要求備案；及時(shí)安排工作場地，安裝現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)，制定詳細(xì)工作方案，簽訂協(xié)議，細(xì)化任務(wù),落實(shí)責(zé)任；工作過程中加強(qiáng)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時(shí)有效，實(shí)體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅(jiān)持做好日常查檔、歸檔工作的同時(shí)，強(qiáng)化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調(diào)檔、歸檔數(shù)百卷，并加派專員每日值班。法院網(wǎng)絡(luò)部門積極提供技術(shù)保障和支持，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫容量，以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設(shè)才得以迅速發(fā)展。
二、法院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢及存在的問題
相較于以紙質(zhì)為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設(shè)有三大優(yōu)勢。第一，提高查詢便捷度。檔案數(shù)字化，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎(chǔ)。數(shù)字化資源存儲(chǔ)于硬盤、光盤等數(shù)字儲(chǔ)存介質(zhì)上，其優(yōu)勢在于不易遺失損毀，復(fù)制、轉(zhuǎn)移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底是訴訟檔案信息資源的開發(fā)利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設(shè)總體格局中，減少人力、物力、財(cái)力資源的占用，既便于管理，又能夠?qū)崿F(xiàn)資源高度共享，從而擴(kuò)大檔案利用率，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。第三，降低空間占用率?，F(xiàn)在各級(jí)法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的運(yùn)用，檔案信息的儲(chǔ)存量大幅提高，存儲(chǔ)密度大大高于紙質(zhì)檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實(shí)際操作中，也難免遇到一些問題。首先。法院干警“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對(duì)數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對(duì)于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式已然習(xí)慣，對(duì)數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，仍舊要求借閱紙質(zhì)檔案，造成電子檔案的“有而無用”。其次，檔案管理軟件本身開發(fā)尚不完善。應(yīng)用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩(wěn)定性、實(shí)用性還有待加強(qiáng)，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號(hào)狀況時(shí)有發(fā)生。再次，數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉(zhuǎn)錄易出現(xiàn)差錯(cuò)。法院的數(shù)字化檔案是在多個(gè)平臺(tái)上產(chǎn)生，以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例，檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，或由辦公管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，需要二次加工，再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。最后，專業(yè)數(shù)字化公司對(duì)法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關(guān)專業(yè)公司派駐員工進(jìn)行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描工作，但對(duì)法院本身的工作全無了解，對(duì)紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無基本概念，也會(huì)一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯(cuò)誤率。
三、完善人民法院信息化建設(shè)的建議
第一，加強(qiáng)檔案工作與使用人員的培訓(xùn)。一方面，根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)法院檔案部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面，對(duì)外聘的數(shù)字化專業(yè)公司人員進(jìn)行法院檔案基本內(nèi)容、構(gòu)成方面的培訓(xùn)。此外，要抓好檔案的安全教育和維護(hù)教育工作，使檔案調(diào)用人員在接受便捷的信息化檔案服務(wù)的同時(shí)，樹立檔案安全負(fù)責(zé)的意識(shí)，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實(shí)體借閱形式對(duì)外借卷，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。第二，建立健全安全防范體系。積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息回復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)錄音處理技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支持。切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)有多套檔案或檔案復(fù)制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害或事故對(duì)檔案造成毀滅性損失。第三，加強(qiáng)財(cái)力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，從訴訟信息集成、服務(wù)審判一線的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護(hù)，用以更新先進(jìn)的檔案保密系統(tǒng)，增加檔案信息化軟、硬件設(shè)備。
檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和各類輔助設(shè)施，它是檔案信息化建設(shè)中非常重要的基本保障條件。根據(jù)檔案信息采集的需要，配備檔案室相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統(tǒng)軟件要能涵蓋對(duì)電子文件采集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務(wù)功能，具備同其他數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，保證校園網(wǎng)和檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)之間的檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行。
二、加強(qiáng)學(xué)校檔案信息資源建設(shè)
檔案資源是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實(shí)而客觀地記載著學(xué)校教學(xué)、科研及管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)是把室藏檔案資源數(shù)字化，其核心內(nèi)容是將各種形式的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學(xué)校檔案部門信息服務(wù)的發(fā)展重點(diǎn)，因此檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發(fā)特色專題檔案數(shù)據(jù)庫，不斷完善檢索工具，促進(jìn)檔案信息的開發(fā)和再生；加強(qiáng)對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)事件檔案材料的收集，主動(dòng)從各種媒體中收集有關(guān)學(xué)校的信息，通過對(duì)信息的采集、整合、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)管理提供信息服務(wù)。
三、加強(qiáng)學(xué)校檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新
隨著檔案數(shù)字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發(fā)生了改變，利用者通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段利用檔案，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發(fā)生改變，檔案管理模式也在從傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式向著信息管理、知識(shí)管理、數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，因此，檔案部門必須用創(chuàng)新的服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工操作管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。
四、加強(qiáng)學(xué)校檔案信息安全保障體系建設(shè)
【正文】
隨著檔案信息化建設(shè)的逐步展開，人們越來越多地意識(shí)到，檔案信息化建設(shè)不僅涉及大量技術(shù)問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題。對(duì)絕大多數(shù)檔案管理部門，特別是市縣級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)而言，在實(shí)踐中單純依靠其自身的技術(shù)力量很難順利進(jìn)行有關(guān)信息化內(nèi)容的建設(shè)。據(jù)筆者調(diào)查，目前已經(jīng)或正在進(jìn)行檔案網(wǎng)站與數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的單位，都不同程度利用了外部技術(shù)力量。可以認(rèn)為，各級(jí)檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)中利用外部技術(shù)力量將成為一個(gè)帶有普遍性的做法。從表面看，這是一個(gè)技術(shù)問題，但實(shí)質(zhì)上它是一個(gè)管理策略問題。如何科學(xué)選擇信息技術(shù)供應(yīng)商以及檔案管理部門在信息技術(shù)外包過程中究竟應(yīng)扮演什么樣的角色，這些都是當(dāng)前迫切需要做出回答的問題。
一、檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略及其驅(qū)動(dòng)因素
信息技術(shù)外包(ITOutsourcing)是指組織以合同的方式委托信息技術(shù)供應(yīng)商向組織提供所需要的部分或全部信息技術(shù)功能。
根據(jù)外包業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，可將檔案管理部門的信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)分為如下幾種類型：一是軟件業(yè)務(wù)外包。它具體又可分為：①購買供應(yīng)商開發(fā)的即買即用的應(yīng)用軟件包。如檔案管理部門根據(jù)需要從市場上選擇購買文檔一體化管理系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)；②購買供應(yīng)商開發(fā)的應(yīng)用軟件包，同時(shí)要求供應(yīng)商根據(jù)本單位的要求進(jìn)行某些修改。如針對(duì)檔案數(shù)字化中對(duì)檔案原始性特征保護(hù)的要求，某些單位在購買普通文字圖像識(shí)別系統(tǒng)的同時(shí)，要求供應(yīng)商對(duì)文字圖像識(shí)別系統(tǒng)的某些功能進(jìn)行修改；③要求供應(yīng)商為本單位開發(fā)一個(gè)完整的能滿足其業(yè)務(wù)需求的全新的電子文件管理系統(tǒng)，而不是購買市場上已有的通用電子文件管理系統(tǒng)或文檔一體化管理系統(tǒng)，這種外包要求通常出現(xiàn)在一些特種行業(yè)與部門的文件與檔案管理工作中。
二是數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案網(wǎng)站建設(shè)或數(shù)字檔案館建設(shè)的工程業(yè)務(wù)部分或全部外包。這類外包表現(xiàn)為檔案管理部門不僅向供應(yīng)商購買有關(guān)應(yīng)用軟件包，而且還要求供應(yīng)商提供與軟件在檔案管理中應(yīng)用的部分或一攬子服務(wù)。如由供應(yīng)商負(fù)責(zé)對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)站的建站與維護(hù)、數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、檔案數(shù)據(jù)壓縮與傳輸?shù)染唧w工程業(yè)務(wù)項(xiàng)目。
三是將信息技術(shù)資產(chǎn)、人員及租賃資產(chǎn)等交由信息技術(shù)供應(yīng)商負(fù)責(zé)管理。它是在前兩種信息技術(shù)外包基礎(chǔ)上發(fā)展出來的一種延伸性外包形式。在檔案信息化進(jìn)入數(shù)字檔案館建設(shè)階段后，這種外包形式可以嘗試使用。
檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)中有選擇地進(jìn)行信息技術(shù)外包是由眾多因素共同驅(qū)動(dòng)的。這具體表現(xiàn)在：
第一、當(dāng)前各級(jí)檔案管理部門信息技術(shù)能力的限制。檔案信息化各項(xiàng)內(nèi)容的建設(shè)都需要更多的信息技術(shù)專業(yè)人才，而我國各級(jí)檔案管理部門中這類人才卻十分缺乏。從解決問題的方法上看，經(jīng)過繼續(xù)教育，現(xiàn)有檔案管理人員可以在一定程度上適應(yīng)技術(shù)操作的要求，但要其勝任文件管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館構(gòu)建等工作卻有較大難度。從國際范圍看，即使是在信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)的歐美諸國和人才實(shí)力雄厚的國際知名公司，它們也十分流行利用信息技術(shù)外包策略來確保某些信息化項(xiàng)目的實(shí)施。因此，信息技術(shù)外包不失為解決檔案管理部門內(nèi)部技術(shù)能力有限的重要方法。
第二、檔案管理部門經(jīng)費(fèi)預(yù)算的壓力。選擇更加節(jié)約的方式是檔案管理部門在信息化建設(shè)中必須首先考慮的問題，信息技術(shù)外包策略如果運(yùn)用得當(dāng)，可以使檔案信息化建設(shè)少走彎路，縮短周期和節(jié)約成本。一方面，信息技術(shù)供應(yīng)商可以在多個(gè)客戶之間共享軟硬件、人力資源和知識(shí)，也可以通過批量購進(jìn)軟硬件資源而獲得更多的折扣，從而有效降低檔案管理部門的固定成本投入；另一方面，信息技術(shù)供應(yīng)商一般都擁有比檔案管理部門更加豐富的技術(shù)和資源，這決定了它能提供高質(zhì)量、高效率、高效益的服務(wù)，由此也可降低有關(guān)成本。有關(guān)調(diào)查顯示，將信息技術(shù)全部或部分外包可以平均節(jié)省9%的成本。
第三、檔案信息化發(fā)展階段的要求。筆者曾將我國檔案信息化建設(shè)從總體上劃分為計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段和電子檔案工程階段。在計(jì)算機(jī)輔助檔案管理這一起步階段，其信息化基本目標(biāo)是運(yùn)用計(jì)算機(jī)模擬傳統(tǒng)手工管理方式，建立“計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)”。電子檔案工程階段是檔案信息化建設(shè)的高級(jí)階段，這一階段的信息化基本目標(biāo)是建立檔案網(wǎng)站和數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)。當(dāng)檔案信息化處于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理這一初級(jí)階段時(shí)，其技術(shù)復(fù)雜性不高，有關(guān)功能也相對(duì)簡單，對(duì)信息技術(shù)外包的需求程度不高；隨著檔案信息化向電子檔案工程階段的發(fā)展，在建設(shè)過程中對(duì)技術(shù)和功能的要求逐步提高，這也驅(qū)動(dòng)檔案管理部門選擇信息技術(shù)外包策略以完成有關(guān)建設(shè)目標(biāo)。
二、實(shí)施信息技術(shù)外包策略的支撐條件
值得注意的是，信息技術(shù)外包也存在一定風(fēng)險(xiǎn)。為了保證信息化進(jìn)程中信息技術(shù)外包策略的順利實(shí)施，檔案管理部門也應(yīng)具備相關(guān)的支撐條件。具體表現(xiàn)在：
第一、外包項(xiàng)目的科學(xué)管理策略。檔案管理部門在信息化建設(shè)的不同階段，其具體目標(biāo)各不相同，外包的技術(shù)項(xiàng)目也有所區(qū)別。如何根據(jù)檔案管理部門的管理基礎(chǔ)、技術(shù)水平和社會(huì)功能科學(xué)分析不同時(shí)期的信息比具體目標(biāo)，結(jié)合技術(shù)外包項(xiàng)目的特點(diǎn)科學(xué)選擇信息技術(shù)供應(yīng)商，并對(duì)外包過程進(jìn)行科學(xué)管理等都是決定信息技術(shù)外包策略能否成功的重要因素。具體而言，檔案管理部門應(yīng)首先結(jié)合有關(guān)因素識(shí)別其當(dāng)前需求，科學(xué)制訂檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、目標(biāo)任務(wù)和實(shí)施步驟。其次，應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)募夹g(shù)項(xiàng)目進(jìn)行外包。檔案管理部門正確定外包項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)綜合考慮相關(guān)因素，原則上是效益成本比和戰(zhàn)略價(jià)值雙高的業(yè)務(wù)不外包，而其他情況則要具體問題具體分析。例如，檔案管理部門應(yīng)重視信息安全問題，對(duì)一些高度敏感的數(shù)據(jù)項(xiàng)目應(yīng)選擇自建或慎重外包，并在外包過程中加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)外包風(fēng)險(xiǎn)的控制。在信息技術(shù)外包過程中，檔案管理部門要不斷賦予外包商完成其工作職責(zé)的權(quán)利，而伴隨這一過程則可能出現(xiàn)檔案管理部門主動(dòng)控制權(quán)的喪失。檔案管理部門在風(fēng)險(xiǎn)管理中，應(yīng)利用合同對(duì)外包商的服務(wù)時(shí)間與質(zhì)量進(jìn)行控制；通過需求分析和合同測度對(duì)可能出現(xiàn)的成本攀升進(jìn)行控制；通過強(qiáng)化自我保護(hù)和社會(huì)保護(hù)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)）意識(shí)，對(duì)信息秘密和有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)。最后，檔案管理部門應(yīng)科學(xué)實(shí)施對(duì)外包業(yè)務(wù)過程的管理，特別是對(duì)外包項(xiàng)目有關(guān)文件的管理。信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)過程一般分為外包業(yè)務(wù)選擇、外包方案評(píng)估、外包合同管理、外包服務(wù)的監(jiān)督等。對(duì)上述外包業(yè)務(wù)過程的各個(gè)具體環(huán)節(jié)檔案管理部門都要進(jìn)行科學(xué)控制與協(xié)調(diào)。其中，制定外包項(xiàng)目建議書和外包合同是兩個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。檔案管理部門在外包項(xiàng)目建議書中要定義檔案部門對(duì)信息技術(shù)的需求，并據(jù)此對(duì)所需的硬件、軟件、服務(wù)、成本與時(shí)間等提出要求；在外包合同文件制定中，則應(yīng)包括檔案管理部門與外包商的職責(zé)與義務(wù)、外包項(xiàng)目的質(zhì)量指標(biāo)、服務(wù)水平的調(diào)節(jié)、數(shù)據(jù)與信息的機(jī)密性及違規(guī)處罰和培訓(xùn)等事項(xiàng)。
一、統(tǒng)計(jì)理念：統(tǒng)計(jì)信息是公共產(chǎn)品
統(tǒng)計(jì)信息資源不是由政府壟斷的產(chǎn)品，更不是統(tǒng)計(jì)部門的私有財(cái)產(chǎn)，而是為全社會(huì)共享的公共產(chǎn)品。政府利用納稅人的錢生產(chǎn)出來的信息和在行政管理過程中產(chǎn)生的信息，都屬于全體公民所有，因此是一種公共產(chǎn)品，除少數(shù)涉及國家安全和利益的信息外，統(tǒng)計(jì)部門有義務(wù)向全體公民提供。強(qiáng)調(diào)銀行業(yè)運(yùn)行的透明度，包括不良債權(quán)在內(nèi)的信息的公開披露已成為監(jiān)管的一種趨勢。樹立統(tǒng)計(jì)信息是一種公共產(chǎn)品的理念，打破對(duì)金融統(tǒng)計(jì)信息的屏蔽，滿足外部審計(jì)和公眾機(jī)構(gòu)查詢的需要，不僅符合先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)思潮、國際慣例，更是銀行監(jiān)管的本身的技術(shù)前提。
二、統(tǒng)計(jì)制度：需求多層面的整合和觀念的變遷
（一）依法界定監(jiān)管者與監(jiān)管對(duì)象在統(tǒng)計(jì)上的關(guān)系。樹立調(diào)查者與被調(diào)查者法律地位上平等的新觀念。從行政法律關(guān)系上，銀監(jiān)會(huì)統(tǒng)計(jì)部門與銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的關(guān)系是監(jiān)管與被監(jiān)管的關(guān)系，但是它們的法律地位是平等的。樹立法律地位平等的觀念要求我們依法規(guī)范監(jiān)管統(tǒng)計(jì)工作，加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)監(jiān)管者行為的規(guī)范和約束，銀監(jiān)會(huì)行使統(tǒng)計(jì)調(diào)查權(quán)力應(yīng)減少隨意性，尊重被調(diào)查者銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的權(quán)益。有法定填報(bào)義務(wù)的調(diào)查表都要有法律根據(jù)，要在調(diào)查表中注明法律依據(jù)，并且將統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度通過一定的渠道向社會(huì)公布，統(tǒng)計(jì)結(jié)果也應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定予以公布。
（二）準(zhǔn)確把握監(jiān)管統(tǒng)計(jì)工作的核心。風(fēng)險(xiǎn)是監(jiān)管工作的核心，揭示和控制風(fēng)險(xiǎn)就是監(jiān)管的目的。監(jiān)管統(tǒng)計(jì)工作要始終把對(duì)銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)經(jīng)營和風(fēng)險(xiǎn)狀況作為工作的基本內(nèi)容和目標(biāo)，全面真實(shí)準(zhǔn)確及時(shí)地把各銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)底數(shù)、風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)變化情況、風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵部位和特征作為監(jiān)管統(tǒng)計(jì)的核心，為真實(shí)的反映銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)盈虧水平，為全面評(píng)價(jià)銀行業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)展能力和風(fēng)險(xiǎn)狀況提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。為此，構(gòu)建一個(gè)既與國際接軌又符合我國監(jiān)管實(shí)際，全面反映境內(nèi)外、表內(nèi)外、本外幣的信息情況的監(jiān)管統(tǒng)計(jì)體系是監(jiān)管工作的基礎(chǔ)。各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作都要以風(fēng)險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)為核心，必須以風(fēng)險(xiǎn)為切入點(diǎn)，全面反映銀行業(yè)機(jī)構(gòu)的信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)情況以及銀行自身對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的抵御能力。這不僅意味著監(jiān)管統(tǒng)計(jì)的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、重點(diǎn)的變化，同時(shí)也意味著監(jiān)管統(tǒng)計(jì)的統(tǒng)計(jì)方法的變化。
（三）豐富監(jiān)管統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)涵。現(xiàn)代的監(jiān)管理念越來越強(qiáng)調(diào)商業(yè)銀行的內(nèi)控和治理。監(jiān)管統(tǒng)計(jì)工作不僅僅是監(jiān)管部門風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管的需要，是監(jiān)管工作的重要組成部分，也是銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制的重要組成部分。監(jiān)管統(tǒng)計(jì)以風(fēng)險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)為核心，特別關(guān)注三個(gè)方面的內(nèi)容：一是資產(chǎn)質(zhì)量，二是資金流動(dòng)性，三是盈虧情況。這些內(nèi)容也是銀行的管理者和經(jīng)營者以及銀行的投資者所關(guān)注的。全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集報(bào)送監(jiān)管統(tǒng)計(jì)報(bào)表，也可以全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的資產(chǎn)質(zhì)量、資金流動(dòng)狀況和經(jīng)營成果，本身就是進(jìn)一步風(fēng)險(xiǎn)管理和經(jīng)營決策的前提。對(duì)監(jiān)管統(tǒng)計(jì)報(bào)表填報(bào)過程的信息收集和判斷本身也應(yīng)成為銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理和加強(qiáng)內(nèi)控的重要的手段，銀行業(yè)監(jiān)管統(tǒng)計(jì)制度也應(yīng)是銀行業(yè)內(nèi)控的重要制度框架。這對(duì)監(jiān)管統(tǒng)計(jì)提出了更高的要求，要求監(jiān)管統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表的設(shè)計(jì)要體現(xiàn)國際金融風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管的最新發(fā)展要求，滿足銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)自身風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基本要求，并對(duì)銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)的金融創(chuàng)新有敏感的反應(yīng)。
（四）科學(xué)地建立合理有效的監(jiān)管統(tǒng)計(jì)制度。
經(jīng)濟(jì)學(xué)的基本原則之一是提醒我們必須考慮資源約束，即必須認(rèn)識(shí)到實(shí)施監(jiān)管也是要耗費(fèi)資源的，在追求理想的監(jiān)管目標(biāo)和設(shè)計(jì)監(jiān)管法律制度時(shí)必須有監(jiān)管成本的觀念。這意味著我們的監(jiān)管統(tǒng)計(jì)制度和方法上都要堅(jiān)持科學(xué)和合理的原則。在新的制度和方法制定前，深入調(diào)查研究，廣泛聽取被調(diào)查人和社會(huì)各界的意見，科學(xué)論證，既滿足監(jiān)管和各方面的需求又避免繁雜煩瑣，做到科學(xué)、合理、簡潔、規(guī)范。要做到這一點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)觀念的改變是必須的，要有開放的先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)理念，既運(yùn)用成熟的統(tǒng)計(jì)方法，又借鑒先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)技術(shù)成果。
（五）完善監(jiān)管統(tǒng)計(jì)的技術(shù)平臺(tái)。統(tǒng)計(jì)信息化的核心，是用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)方式和統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)模式。既要建立與監(jiān)管工作相配套的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系和報(bào)表制度，同時(shí)也要建立與統(tǒng)計(jì)工作相配套的銀監(jiān)會(huì)獨(dú)立的信息化工程。信息化始終是統(tǒng)計(jì)工作所必須依托的工具和載體。推進(jìn)監(jiān)管統(tǒng)計(jì)工作信息化其實(shí)質(zhì)就是實(shí)現(xiàn)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)計(jì)。所謂網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)計(jì)，就是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、傳輸、加工、儲(chǔ)存和等統(tǒng)計(jì)信息的生產(chǎn)和管理活動(dòng)。
三、統(tǒng)計(jì)功能：銀行監(jiān)管統(tǒng)計(jì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的決定性因素
我們常說統(tǒng)計(jì)具有“三大功能”即信息、咨詢和監(jiān)督功能。銀行業(yè)監(jiān)管統(tǒng)計(jì)的基本功能也同樣是信息功能、咨詢功能和監(jiān)督功能。信息功能是指統(tǒng)計(jì)部門根據(jù)科學(xué)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系和統(tǒng)計(jì)調(diào)查方法，系統(tǒng)地采集、處理、傳遞、存儲(chǔ)和提供銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)信息，為銀行業(yè)金融監(jiān)管服務(wù)；咨詢功能是指統(tǒng)計(jì)部門利用掌握的統(tǒng)計(jì)信息資源，運(yùn)用科學(xué)的分析方法和先進(jìn)的技術(shù)手段，深入開展統(tǒng)計(jì)分析和專題研究，為各項(xiàng)銀行監(jiān)管工作提供咨詢建議和對(duì)策方案；監(jiān)督功能是指統(tǒng)計(jì)部門根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)準(zhǔn)確地從總體上反映銀行業(yè)體系的運(yùn)行狀態(tài)，對(duì)銀行業(yè)體系及單家銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)進(jìn)行定量檢查、監(jiān)測和預(yù)警。
發(fā)揮監(jiān)管統(tǒng)計(jì)的三大功能，必須從監(jiān)管統(tǒng)計(jì)部門職能定位入手，使監(jiān)管統(tǒng)計(jì)部門成為銀行業(yè)監(jiān)管的“數(shù)據(jù)庫”和“資料庫”，充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)的矩陣式管理功能，成為銀行業(yè)監(jiān)管的“信息中心”、“風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警中心”和“信息技術(shù)支持中心”。監(jiān)管統(tǒng)計(jì)的“數(shù)據(jù)庫”是一個(gè)以描述銀行風(fēng)險(xiǎn)為核心的一個(gè)有機(jī)協(xié)調(diào)的互為補(bǔ)充的數(shù)據(jù)集合體，針對(duì)我國銀行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)狀況和風(fēng)險(xiǎn)控制技術(shù)的發(fā)展，這個(gè)“數(shù)據(jù)庫”至少應(yīng)涵蓋以下幾個(gè)子系統(tǒng)：非現(xiàn)場監(jiān)管數(shù)據(jù)系統(tǒng)、現(xiàn)場檢查數(shù)據(jù)系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)預(yù)警數(shù)據(jù)系統(tǒng)。所謂“資料庫”是相對(duì)于“數(shù)據(jù)庫”的數(shù)字形態(tài)而言的，是指和金融監(jiān)管統(tǒng)計(jì)相關(guān)的反映金融機(jī)構(gòu)運(yùn)行狀況和風(fēng)險(xiǎn)狀況的各類經(jīng)濟(jì)、金融情況反映和分析報(bào)告?！皵?shù)據(jù)庫”和“資料庫”的完備是監(jiān)管統(tǒng)計(jì)發(fā)揮信息功能的基礎(chǔ)。“信息中心”的建立就是要通過對(duì)“數(shù)據(jù)庫”和“資料庫”信息資源的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)的咨詢和監(jiān)督功能。建立“風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警中心”可以充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)的監(jiān)督功能，及時(shí)地向監(jiān)管部門通報(bào)和反饋預(yù)警統(tǒng)計(jì)信息，提示監(jiān)管的工作重點(diǎn)和切入點(diǎn)，起到窗口指導(dǎo)的作用。建設(shè)“信息技術(shù)支持中心”是用信息化推動(dòng)監(jiān)管統(tǒng)計(jì)現(xiàn)代化的重要途徑。信息技術(shù)支持中心不僅是監(jiān)管統(tǒng)計(jì)功能實(shí)現(xiàn)的技術(shù)保障，它本身也是監(jiān)管統(tǒng)計(jì)信息化、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)計(jì)的重要標(biāo)志。
【摘要】當(dāng)前,計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。本文針對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)行探討,分析了醫(yī)院檔案信息化需要面對(duì)和解決的問題,提出了對(duì)應(yīng)的策略。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化
1何為檔案的信息化管理
1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵
檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個(gè)方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理,促進(jìn)管理創(chuàng)新。
1.2檔案信息化管理的內(nèi)容
(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī),以備處理。
(2)工作流程信息化。通過專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn),減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。
(3)檔案檢索信息化。在施行分級(jí)檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。
1.3檔案信息化管理的條件
一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。
二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。
三是需要建立檔案用戶信息庫,及時(shí)分析、了解用戶對(duì)檔案的需求,有針對(duì)性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。
四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動(dòng)。
2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性
2.1適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要
現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大,對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強(qiáng),對(duì)檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。
2.2提升檔案管理水平的需要
從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要
檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會(huì)大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時(shí)可以延長檔案壽命。
3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題
3.1需要大量資金投入
醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù),這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級(jí)等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。
3.2任務(wù)繁雜,工作量大
醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對(duì)現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái),搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí),使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。
3.3難以獲求滿足工作要求的人才
檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能,有獲取判斷運(yùn)用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。那種既會(huì)檔案管理、計(jì)算機(jī)操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來,進(jìn)來后又難以留住,冗員又難以消化。
3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式
傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級(jí)發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對(duì)信息進(jìn)行深層次的開發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強(qiáng),競爭力不高。而檔案信息化面對(duì)的是遠(yuǎn)程的看不見的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗(yàn)。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。
4正視問題所在,加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)
4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在
(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未實(shí)施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。
(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。
(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái),但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
4.2醫(yī)院檔案信息化的措施
(1)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施,即各種機(jī)器設(shè)備、各種檔案自動(dòng)化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。
(2)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強(qiáng),要采用各種措施,培養(yǎng)既掌握檔案管理知識(shí),又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又熟悉醫(yī)院業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
(3)加強(qiáng)安全管理。一方面要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度,強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制,引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略,加強(qiáng)監(jiān)控。
參考文獻(xiàn):
[1]程潔.醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探[J].實(shí)用全科醫(yī)學(xué),2007,(05).
【摘要題】信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
【關(guān)鍵詞】內(nèi)容分析法/學(xué)科信息門戶/信息選擇/信息組織/信息導(dǎo)航/信息服務(wù)
【正文】
1內(nèi)容分析法概況
1.1發(fā)展歷史
內(nèi)容分析法(ContentAnalysis)是發(fā)源于新聞傳播領(lǐng)域的一種方法，通過對(duì)傳播內(nèi)容進(jìn)行客觀、系統(tǒng)和定性與定量相結(jié)合的分析，有效描述傳播內(nèi)容特征和檢驗(yàn)傳播研究假設(shè)。其發(fā)展最早可以追溯到第二次世界大戰(zhàn)期間，當(dāng)時(shí)美國著名傳播學(xué)家哈羅德·拉斯韋爾等人在美國國會(huì)圖書館組織了一項(xiàng)名為“戰(zhàn)時(shí)通訊研究”的工作，以德國公開出版的報(bào)紙為研究對(duì)象，通過內(nèi)容分析法獲取重要的軍政機(jī)密情報(bào)，取得重大成就。這項(xiàng)工作不僅顯現(xiàn)出內(nèi)容分析法的強(qiáng)大作用，而且總結(jié)出了一套內(nèi)容分析法的工作模式，戰(zhàn)后，內(nèi)容分析法在傳播領(lǐng)域得到更多研究，20世紀(jì)50年代，美國學(xué)者貝雷爾森(BernardBerelson)發(fā)表著作《內(nèi)容分析：傳播研究的一種工具》，奠定了內(nèi)容分析法的地位，其對(duì)內(nèi)容分析法的定義也被廣泛引用。目前，內(nèi)容分析法已經(jīng)被廣泛運(yùn)用到新聞傳播、圖書情報(bào)、政治軍事決策、社會(huì)學(xué)和心理學(xué)等社會(huì)科學(xué)研究的各個(gè)領(lǐng)域。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，它開始成為網(wǎng)絡(luò)信息組織、描述和利用的重要方法和研究熱點(diǎn)。
1.2定義
按照貝雷爾森的經(jīng)典定義，內(nèi)容分析法是一種對(duì)具有明確特定的傳播內(nèi)容進(jìn)行的客觀、系統(tǒng)和定量描述的研究技術(shù)[1]。在運(yùn)用到圖書情報(bào)領(lǐng)域時(shí)，內(nèi)容分析法依然遵循客觀、系統(tǒng)和定量原則，通過對(duì)各種類型文獻(xiàn)信息的數(shù)據(jù)計(jì)量、比較、分析和推理，描述學(xué)科發(fā)展特點(diǎn)和趨勢、發(fā)現(xiàn)學(xué)科空白實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)信息的有效組織和利用以及分析用戶需求提供個(gè)性化服務(wù)。按照使用的方法模式不同，內(nèi)容分析法可以分為：(1)解讀式內(nèi)容分析法，通過精讀、理解并闡釋文本內(nèi)容來傳達(dá)作者的意圖；(2)實(shí)驗(yàn)室式內(nèi)容分析法，主要是定量和定性內(nèi)容分析相結(jié)合；(3)計(jì)算機(jī)輔助內(nèi)容分析法，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來輔助數(shù)據(jù)搜集、編輯、整序和分析[2]。
1.3特點(diǎn)
內(nèi)容分析法的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：(1)定性、定量相結(jié)合。內(nèi)容分析法首先要提出研究意圖和假設(shè)，對(duì)分析單元和程序進(jìn)行質(zhì)的規(guī)定。以定性為基礎(chǔ)，再采用統(tǒng)計(jì)、計(jì)量等定量方法和數(shù)字、圖表等描述方法對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行揭示，最終還將回歸到內(nèi)容的解釋和深化的定性層面。(2)客觀性。內(nèi)容分析法得以實(shí)現(xiàn)的前提在于文獻(xiàn)的內(nèi)容特征可以通過符號(hào)群（包括語詞、圖像、音頻、視頻和多媒體元素等，其中語詞是最常用的符號(hào)群）來體現(xiàn)，而且同一符號(hào)群在同一文獻(xiàn)中具有相同的意義[3]。人們是通過對(duì)符號(hào)群出現(xiàn)的頻次、位置等外在客觀信息的計(jì)量來了解文獻(xiàn)的信息內(nèi)容特征的，這就保證了內(nèi)容分析的客觀性，它不會(huì)因?yàn)閷?shí)施者的不同而出現(xiàn)巨大差異。(3)系統(tǒng)性。這主要體現(xiàn)在樣本選擇和分析框架建構(gòu)上。內(nèi)容分析法一般是對(duì)一段時(shí)間的（通常是5年-10年）、連續(xù)穩(wěn)定的、內(nèi)容體例基本一致的大量文獻(xiàn)信息進(jìn)行分析，從時(shí)間跨度、數(shù)量要求、穩(wěn)定程度等多方面對(duì)研究樣本進(jìn)行了限定。在分析單元和框架體系上要求盡可能全面反映樣本的所有信息特征，具有互斥、完備、可信的特征。(4)統(tǒng)一性。內(nèi)容分析強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，選擇樣本上必須按照統(tǒng)一的程序，保證每個(gè)項(xiàng)目接受分析的機(jī)會(huì)相同，而且所有的研究內(nèi)容應(yīng)以完全相同的方法進(jìn)行處理，編碼和分析過程必須一致，保證長時(shí)期分析效果的一致性。
2學(xué)科信息門戶概況
2.1定義
學(xué)科信息門戶（SubjectBasedInformationGateways，簡稱SBIGs）是用戶訪問某學(xué)科資源與服務(wù)的一個(gè)單一入口或通道。它是一種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，用以完成本學(xué)科網(wǎng)絡(luò)資源內(nèi)容的高度組織集成和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序的聚集，并將這些資源與應(yīng)用集成在一個(gè)可定制個(gè)性化的界面中來滿足每個(gè)最終用戶的需要。它還提供一個(gè)統(tǒng)一協(xié)作的學(xué)術(shù)交流環(huán)境。從用戶角度來看，它是某學(xué)科用戶訪問該學(xué)科網(wǎng)絡(luò)資源和服務(wù)的起始站點(diǎn)或稱入口[4]。目前，國外都開展了各種學(xué)科信息門戶項(xiàng)目，例如：歐洲的Desire項(xiàng)目、美國的Infomine項(xiàng)目、英國的RDN(ResourceDiscoverNetwork)項(xiàng)目、SOSIG(SocialScienceInformationGaterway)項(xiàng)目等等，國內(nèi)近年來開始發(fā)展的上海圖書館“數(shù)字圖書館”資源項(xiàng)目、中科院“國家科學(xué)數(shù)字圖書館(CSDL)”項(xiàng)目建立的數(shù)字圖書館中心門戶和生命科學(xué)、化學(xué)、數(shù)學(xué)物理、資源環(huán)境和圖書情報(bào)5個(gè)學(xué)科信息門戶、武漢理工大學(xué)圖書館建立的“材料復(fù)合新技術(shù)信息門戶”等。
2.2特點(diǎn)
學(xué)科信息門戶主要針對(duì)特定學(xué)科領(lǐng)域，服務(wù)對(duì)象基本上是專業(yè)研究人員。這一主要特征決定了學(xué)科信息門戶建構(gòu)的要求：(1)專業(yè)化，在資源選擇上要選取學(xué)科研究中可靠的信息源，資源描述和組織上要依據(jù)專業(yè)詞表和分類法，對(duì)門戶要經(jīng)常更新和專業(yè)測評(píng)；(2)集成化，將專業(yè)領(lǐng)域里所需要的各種信息資源，包括網(wǎng)站、圖書情報(bào)系統(tǒng)、文摘索引、電子期刊、科技報(bào)告、學(xué)位與會(huì)議論文、研究機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)團(tuán)體、教育機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)會(huì)議、工具書、專業(yè)服務(wù)系統(tǒng)以及與學(xué)科科研緊密相關(guān)的其他資源系統(tǒng)集成到一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上提供服務(wù)；(3)知識(shí)化，信息資源強(qiáng)調(diào)專而精，根據(jù)對(duì)知識(shí)內(nèi)容及其關(guān)系來選擇、描述和組織資源與服務(wù)；(4)智能化，要能提供符合專業(yè)領(lǐng)域的檢索瀏覽方式及資源導(dǎo)航模式，并能在用戶使用過程中提供智能化的服務(wù)幫助[5]。
2.3研究內(nèi)容
目前學(xué)科信息門戶研究也主要圍繞上述要求來開展，內(nèi)容有：(1)信息資源的選擇研究，包括對(duì)學(xué)科信息門戶需要涵蓋的資源廣度和深度進(jìn)行界定，制定選取標(biāo)準(zhǔn)、流程規(guī)范和搜尋控制策略；(2)信息資源的組織研究，包括資源的整合策略、資源的描述方式和深度、資源的組織方式、知識(shí)挖掘；(3)信息服務(wù)研究，包括異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一平臺(tái)檢索研究、信息導(dǎo)航研究和個(gè)性化推送服務(wù)；(4)技術(shù)研究，對(duì)建構(gòu)學(xué)科信息門戶的各種智能技術(shù)研究。
3內(nèi)容分析法在學(xué)科信息門戶構(gòu)建中的應(yīng)用
3.1應(yīng)用的必要性和可行性
(1)必要性。學(xué)科信息門戶是一種在網(wǎng)上獲取高質(zhì)量信息資源的重要工具，面向?qū)I(yè)研究人員，因此在信息資源選擇、組織和服務(wù)上都要求具有較高的專業(yè)水平，在內(nèi)容選擇上不僅強(qiáng)調(diào)完備性，而且更強(qiáng)調(diào)一定的指導(dǎo)性，要能夠反映學(xué)科熱點(diǎn)和前沿，在信息服務(wù)上，要能夠針對(duì)個(gè)人研究情況的轉(zhuǎn)移提供個(gè)性化的服務(wù)。當(dāng)前出現(xiàn)的各種資源選擇和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)還主要停留在定性描述上，雖然具有一定的指導(dǎo)性，但因?yàn)槿鄙倭康囊?guī)定而在實(shí)際操作中難以避免人為差異，而且定性描述難以準(zhǔn)確反映學(xué)科研究的中心內(nèi)容，內(nèi)容分析法結(jié)合定性與定量描述，能夠科學(xué)地反映學(xué)科核心資源、基本資源和邊緣資源，還能夠分析出研究的熱點(diǎn)和重點(diǎn)所在，保證資源組織內(nèi)容全面、重心突出。在服務(wù)方面尤其是個(gè)性化服務(wù)方面，目前的發(fā)展還遠(yuǎn)未完善：信息導(dǎo)航還主要依據(jù)專家意見，不夠客觀；推送服務(wù)主要是依據(jù)用戶提供的要求來進(jìn)行自動(dòng)檢索和發(fā)送，用戶潛在的信息需求無法滿足，也無法跟上用戶的動(dòng)態(tài)研究狀況。內(nèi)容分析法的優(yōu)勢就是從公開資料中提取秘密信息，信息服務(wù)人員可以通過對(duì)用戶使用習(xí)慣、查詢內(nèi)容等的深度分析，了解用戶的使用偏好、研究內(nèi)容，從而提供針對(duì)性的指導(dǎo)、資料推送等個(gè)性化的服務(wù)。
(2)可行性。首先，內(nèi)容分析法與學(xué)科信息門戶具有某些相同或相近的特征和要求。學(xué)科信息門戶要求信息資源具有連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，在選擇范圍和質(zhì)量以及組織方面要求統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化，在信息服務(wù)方面也特別強(qiáng)調(diào)內(nèi)容挖掘和知識(shí)內(nèi)涵。而連續(xù)性、系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)化也正是內(nèi)容分析法的實(shí)施要求，并且內(nèi)容分析法就是要從數(shù)據(jù)的分析中提煉內(nèi)容主題，能夠滿足學(xué)科信息門戶建設(shè)的知識(shí)要求，還能夠彌補(bǔ)現(xiàn)存資源標(biāo)準(zhǔn)定性多、定量少的缺點(diǎn)，使學(xué)科門戶資源提供更加科學(xué)合理。其次，目前已經(jīng)有部分研究者將內(nèi)容分析與信息建設(shè)和服務(wù)結(jié)合分析，取得了一定成果，這些可以作為內(nèi)容分析法運(yùn)用于學(xué)科信息門戶的基礎(chǔ)。如李敏等人研究了基于內(nèi)容分析的信息導(dǎo)航建設(shè)框架和技術(shù)[6]，朱少強(qiáng)等研究了內(nèi)容分析運(yùn)用于文獻(xiàn)群隱含信息的挖掘的理論和方法[7]，畢達(dá)天研究了內(nèi)容分析法在網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息分析中的應(yīng)用[8]，繆其浩利用內(nèi)容分析考察了國際圖書館學(xué)術(shù)前沿及其發(fā)展[9]，張蕊、王曰芬等人研究了計(jì)算機(jī)輔助內(nèi)容分析軟件[10-11]等。這些研究表明內(nèi)容分析法能夠運(yùn)用于學(xué)科信息門戶的信息選擇、導(dǎo)航和知識(shí)挖掘，并且具有實(shí)際的可操作性。
.2具體應(yīng)用內(nèi)容
(1)信息資源選擇。嚴(yán)格的資源選擇是學(xué)科信息門戶專業(yè)性、知識(shí)性的重要保障，目前國內(nèi)外對(duì)資源選擇都制訂了各種標(biāo)準(zhǔn)，例如SOSIG從內(nèi)容、形式和選擇過程確定篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括有效性、權(quán)威性、準(zhǔn)確性、全面性、唯一性、有組織和時(shí)效性[12]。但這些標(biāo)準(zhǔn)還局限在質(zhì)的規(guī)定上，結(jié)合內(nèi)容分析法可以達(dá)到量的限定。在進(jìn)行全方位信息選擇之前可以先選取消范圍的文獻(xiàn)資源進(jìn)行內(nèi)容分析，從而制訂可量化的信息選擇標(biāo)準(zhǔn)。僅以確定信息選擇的相關(guān)性標(biāo)準(zhǔn)為例，首先，選取某些體系完備、發(fā)展穩(wěn)定、信息含量大的主要信息源，對(duì)其中的文章或網(wǎng)頁里出現(xiàn)的專業(yè)詞匯進(jìn)行切分和索引，并依據(jù)專業(yè)詞表進(jìn)行規(guī)范和合并，然后對(duì)索引詞匯進(jìn)行詞頻統(tǒng)計(jì)、語義分析和特征提取，從而確定學(xué)科研究的核心詞匯、基本詞匯和邊緣詞匯。反過來，這三種類型詞匯在各個(gè)信息源中出現(xiàn)的頻次可用于確定某一資源與門戶建設(shè)目的的相關(guān)性。按照樣本結(jié)果，可以訂立便于計(jì)量和操作和全面資源搜尋標(biāo)準(zhǔn)和策略。
(2)信息資源描述和組織。
內(nèi)容分析法在信息描述方面的應(yīng)用主要體現(xiàn)在：第一，內(nèi)容分析與數(shù)據(jù)挖掘、語義結(jié)構(gòu)和知識(shí)發(fā)現(xiàn)技術(shù)相結(jié)合，能夠從大量不完全的、模糊的外顯信息中發(fā)掘其隱含的有用知識(shí)信息，這種隱含信息可能信息創(chuàng)造者自身也未意識(shí)到，這就使信息描述更加完備、深入。第二，內(nèi)容分析法在創(chuàng)建分析類目時(shí)，要將意義相同、相近和相關(guān)的分析單元進(jìn)行歸類整合，因而分析類目可用于描述資源之間的參照關(guān)系，并建立符合網(wǎng)絡(luò)資源特點(diǎn)的動(dòng)態(tài)詞表。
目前主流的資源組織方式是分類瀏覽和主題檢索，這兩種方式的缺點(diǎn)在于作為受控語言，需要依據(jù)分類法或主題詞表，而分類法和主題詞表更新往往滯后于動(dòng)態(tài)的學(xué)科發(fā)展形勢。如前所述，運(yùn)用內(nèi)容分析法能夠反映學(xué)科的核心詞匯、基本詞匯和邊緣詞匯，體現(xiàn)學(xué)科發(fā)展的熱點(diǎn)和重點(diǎn)，再通過分析單元的歸類整合，可以形成學(xué)科研究詞庫。而且詞庫產(chǎn)生的分析結(jié)果能進(jìn)行迅速、有效的更新，更新一次內(nèi)容分析只需下載最近一段時(shí)間內(nèi)的信息文本并用原來開發(fā)的編碼程序執(zhí)行分析，研究趨勢、重點(diǎn)分析可以每年、每季甚至每周更新，即使發(fā)生突況，也能及時(shí)反映。每當(dāng)加入一個(gè)新問題，內(nèi)容分析也能延伸到之前研究開展的時(shí)期再次分析，不受時(shí)間限制[13]?？梢?，采用內(nèi)容分析能夠提供一種更加適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)和學(xué)術(shù)研究特點(diǎn)的、半受控的知識(shí)元組織方式。
(3)信息服務(wù)。信息服務(wù)是學(xué)科信息門戶價(jià)值實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵所在，是資源創(chuàng)建者和使用者之間溝通的重要環(huán)節(jié)，主要包括信息導(dǎo)航服務(wù)、檢索服務(wù)和用戶個(gè)性化服務(wù)等層面，運(yùn)用內(nèi)容分析法能夠提高這三個(gè)層面服務(wù)的質(zhì)量。
信息導(dǎo)航可以幫助用戶迅速、準(zhǔn)確地定位到所需信息，但目前的導(dǎo)航系統(tǒng)還多是基于語詞的靜態(tài)物理鏈接，要達(dá)到用戶滿意就必須在用戶導(dǎo)航路徑的選擇上給予內(nèi)容提示與知識(shí)指導(dǎo)。通過信息的內(nèi)容分析，抽取信息資源的核心領(lǐng)域和相關(guān)領(lǐng)域的含量、質(zhì)量及相似度，從而實(shí)現(xiàn)資源的動(dòng)態(tài)聚類，根據(jù)查詢目的不同從多角度切入導(dǎo)航路徑，并且不斷轉(zhuǎn)入相關(guān)導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)，優(yōu)化導(dǎo)航過程[14]。在日常維護(hù)中，通過對(duì)用戶查找和點(diǎn)擊情況的內(nèi)容分析加以不斷調(diào)整導(dǎo)航項(xiàng)目和設(shè)計(jì)，滿足用戶要求。信息導(dǎo)航除了門戶內(nèi)信息的快速定位，還包括外部相關(guān)網(wǎng)站的合理鏈接。選擇獨(dú)立網(wǎng)站作為分析單元，對(duì)其規(guī)模、內(nèi)容、訪問人數(shù)、學(xué)科信息內(nèi)容的和用戶使用評(píng)價(jià)情況做內(nèi)容分析，確立關(guān)聯(lián)程度、內(nèi)容質(zhì)量和使用頻率較高的網(wǎng)站進(jìn)行外部鏈接導(dǎo)航。
由于內(nèi)容分析提供了信息的半受控的知識(shí)元組織方式，相應(yīng)地，這種知識(shí)元索引庫可以作為知識(shí)元檢索方式的基礎(chǔ)。運(yùn)用一定的智能技術(shù)，在信息選擇和組織過程中構(gòu)建索引數(shù)據(jù)庫，庫中的內(nèi)容都是專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)單元，是最小的知識(shí)組分。當(dāng)用戶查找某個(gè)關(guān)鍵詞時(shí)，通過知識(shí)組分的邏輯組配合運(yùn)算，包含該關(guān)鍵詞的信息源將被作為知識(shí)元索引結(jié)果被檢索出來提供給用戶。還可將用戶的檢索要求和對(duì)檢索結(jié)果的選擇情況進(jìn)行分析和積累，作為備用索引庫，不斷完善學(xué)科信息門戶檢索的專業(yè)化和知識(shí)化。
個(gè)性化信息服務(wù)離不開對(duì)用戶個(gè)人使用情況的跟蹤分析，內(nèi)容分析法的應(yīng)用主要是對(duì)網(wǎng)絡(luò)使用記錄的挖掘。顯在的用戶信息包括用戶注冊信息、發(fā)表評(píng)論等，隱性的用戶信息要通過Web服務(wù)器日志、Cookie記錄、動(dòng)態(tài)跟蹤軟件、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等方式來獲取[15]。分析顯在和隱含的用戶信息，可以提取有關(guān)的用戶行為特征，對(duì)用戶的資源使用行為、頻度、關(guān)注內(nèi)容、使用偏好進(jìn)行了解，總結(jié)其信息利用特點(diǎn)和規(guī)律，從而提供個(gè)別化的使用幫助和個(gè)性化的推送服務(wù)。
3.3實(shí)施步驟
內(nèi)容分析法一般可以分為以下幾個(gè)獨(dú)立的階段執(zhí)行：
(1)提出研究問題，確定研究范圍。在研究開始階段就要明確表述研究目的，提出研究假設(shè)，并且依據(jù)研究主題劃定研究范圍，詳細(xì)說明所分析內(nèi)容的界限以便給出可操作的主題領(lǐng)域和時(shí)間段。
(2)抽取樣本。樣本選擇的標(biāo)準(zhǔn)是符合研究目的、信息含量大、具有連續(xù)性、內(nèi)容體例基本一致，簡言之就是能從樣本的性質(zhì)中推斷與總體性質(zhì)有關(guān)的結(jié)論[16]。
(3)選擇分析單元。即尋找內(nèi)容分析所需考察的各項(xiàng)因素，這些因素要符合研究目的，且便于抽取操作。分析單元可以是數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)頁中的特定語詞、符號(hào)、主題、人物或者句子、段落乃至全文或網(wǎng)站，也可以是聲音、視頻信息或用戶行為。
(4)建立類目體系。即確定分析單元的類目歸屬，有效的類目體系應(yīng)保證所有的分析單元具有唯一的分類指歸，各個(gè)類目界限明晰，并且分類標(biāo)準(zhǔn)一致，不同的編碼者對(duì)分析單元的歸屬意見相同。
(5)內(nèi)容編碼和計(jì)量。將分析單元分配到類目系統(tǒng)中并對(duì)各個(gè)類目出現(xiàn)頻次、空間數(shù)額等進(jìn)行計(jì)量，這個(gè)過程可以采用計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件來完成。
(6)解釋與檢驗(yàn)。通過數(shù)據(jù)的分析，進(jìn)行合理的分析與闡釋，并與研究假設(shè)相互印證，發(fā)現(xiàn)研究目的與結(jié)論之間的異同，得出對(duì)某一現(xiàn)象或理論的科學(xué)認(rèn)識(shí)。分析結(jié)果還要通過信度和效度的進(jìn)一步檢驗(yàn)，信度包括對(duì)文獻(xiàn)編碼一致性、分類準(zhǔn)確性和方法穩(wěn)定性的檢驗(yàn)，效度包括結(jié)論與事實(shí)的相符程度、理論研究結(jié)果的適用性檢驗(yàn)[17]。
3.4應(yīng)用內(nèi)容分析法的優(yōu)勢與不足
內(nèi)容分析法運(yùn)用于學(xué)科信息門戶的優(yōu)勢是由它的性質(zhì)決定的。作為一種通過信息記錄的數(shù)量分析來間接研究資源和用戶行為的科學(xué)方法，內(nèi)容分析法具有客觀性，方法的運(yùn)用者不與研究對(duì)象發(fā)生直接聯(lián)系，研究者的主觀態(tài)度和偏好不會(huì)對(duì)分析的數(shù)量結(jié)果造成影響，而且分析過程是按照規(guī)定的程序、方法和選擇評(píng)價(jià)規(guī)則來執(zhí)行，分析結(jié)果表現(xiàn)為一系列的量化數(shù)據(jù)，這些都保證了內(nèi)容分析的客觀性和統(tǒng)一性，使分析者能夠從模糊、虛假的顯在信息中抽取真實(shí)信息和有用知識(shí)，并能較深刻、精確地反映資源的知識(shí)含量和用戶的個(gè)性化需要。在一定程度上能夠彌補(bǔ)目前學(xué)科信息門戶信息資源選擇、描述、組織和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)定性化、主觀化（依據(jù)專家意見）帶來的不確定、易變的缺點(diǎn)。
內(nèi)容分析法應(yīng)用于學(xué)科信息門戶構(gòu)建也存在不足：一方面體現(xiàn)在內(nèi)容分析法系統(tǒng)性要求與網(wǎng)絡(luò)資源分散性特點(diǎn)的沖突。內(nèi)容分析法要求選取比較穩(wěn)定、連續(xù)、體例基本一致的大量信息作為樣本，而學(xué)科信息門戶作為對(duì)資源的二次整合，既包括數(shù)據(jù)庫等比較穩(wěn)定的資源，也包括互聯(lián)網(wǎng)上比較零散的、形式多樣的易逝信息，后者難以達(dá)到內(nèi)容分析的要求，但對(duì)于學(xué)科信息門戶資源建設(shè)又是十分必要的。同樣的問題還存在于對(duì)暫時(shí)的、分散的用戶使用情況的分析過程中，因而如何對(duì)這些即時(shí)性的、零碎的信息進(jìn)行可靠的內(nèi)容分析成為需要關(guān)注的問題。另一方面表現(xiàn)在內(nèi)容分析法評(píng)價(jià)判斷的不確定性。內(nèi)容分析法采用定性與定量相結(jié)合的方式，定量建立在定性基礎(chǔ)之上，這就使得任何信息在被統(tǒng)計(jì)分析處理之前，必定要?jiǎng)澐值揭欢ǖ念惸矿w系中，而任何類目體系都是高度人工選擇性的，不可避免的主觀判斷卻成為客觀定量分析的前提，這是內(nèi)容分析自身無法克服的矛盾。當(dāng)然，目前已有學(xué)者提出了一些解決方法，引入概率論、數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、模糊數(shù)學(xué)方法、灰色系統(tǒng)理論方法、貝葉斯定理來盡量減少內(nèi)容分析法的不確定性[18]，達(dá)到最大化的科學(xué)性。
4結(jié)語
內(nèi)容分析法具有客觀性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性、定性與定量相結(jié)合等特點(diǎn)，在實(shí)際運(yùn)作中具有靈活性、易操作性，這些特點(diǎn)使它能夠廣泛地運(yùn)用到學(xué)科信息門戶資源建設(shè)和用戶服務(wù)領(lǐng)域中，為信息資源選擇、描述、組織和服務(wù)提供量化數(shù)據(jù)和規(guī)范基礎(chǔ)，優(yōu)化學(xué)科信息門戶資源和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，內(nèi)容分析法也還存在不足，需要結(jié)合其它方法和深入發(fā)展來加以完善。
【參考文獻(xiàn)】
[1]卜衛(wèi).試論內(nèi)容分析方法.國際新聞界，1997(4):55-68
[2]邱均平等.關(guān)于內(nèi)容分析法的研究.見：邱均平主編.文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析——2004信息化與信息資源管理研討會(huì)論文選集.長春：吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2005:55-64
[3]葉鷹.文獻(xiàn)計(jì)量法和內(nèi)容分析法的理論基礎(chǔ)及軟件工具比較.見：邱均平主編.文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析——2004信息化與信息資源管理研討會(huì)論文選集.長春：吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2005:33-37
[4]孔敬，李廣建.學(xué)科信息門戶：概念、結(jié)構(gòu)與關(guān)鍵技術(shù).中國圖書館學(xué)報(bào)，2005(5):50-53,90
[5]張曉林.分布式學(xué)科信息門戶中網(wǎng)絡(luò)信息資源導(dǎo)航系統(tǒng)的規(guī)范建設(shè).大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2002(5):28-33,43
[6,14]李敏等.基于內(nèi)容分析的網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航研究.情報(bào)科學(xué)，2005(6):928-931,954
[7]朱少強(qiáng)，邱均平.文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析——文獻(xiàn)群中隱含信息的挖掘.見：邱均平主編.文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析——2004信息化與信息資源管理研討會(huì)論文選集.長春：吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2005:77-84
[8,15]畢達(dá)天.基于數(shù)字信息的內(nèi)容分析研究.現(xiàn)代情報(bào)，2005(7):62-67
[9]繆其浩.觀察國際圖書館學(xué)術(shù)前沿及其發(fā)展：內(nèi)容分析.中國圖書館學(xué)報(bào)，2002(3):5-8
[10]張蕊等.計(jì)算機(jī)輔助內(nèi)容分析軟件進(jìn)展研究.見：邱均平主編.文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析——2004信息化與信息資源管理研討會(huì)論文選集.長春：吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2005:120-126
[11]王曰芬等.文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析綜合應(yīng)用軟件的開發(fā)與實(shí)驗(yàn).見：邱均平主編。文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析——2004信息化與信息資源管理研討會(huì)論文選集.長春：吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2005:44-54
[12]常唯.學(xué)科信息門戶的資源選擇與組織.圖書館，2005(1):60-62,67
[13]周黎明.基于網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)容分析法.見：邱均平主編.文獻(xiàn)計(jì)量與內(nèi)容分析——2004信息化與信息資源管理研討會(huì)論文選集.長春：吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2005:107-114
論文摘要：中國水利在過去二十多年信息化過程中積累了許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)今計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)的發(fā)展為實(shí)現(xiàn)中國的“數(shù)字水利”提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)和前所未有的發(fā)展機(jī)會(huì)。
一、水利信息化發(fā)展分析
水利行業(yè)作為一個(gè)有著悠久歷史，同時(shí)也是信息十分密集的行業(yè)，其信息化工作開始于“七五”期間，至今已取得了可喜的成績，但仍存在不少問題。
（一）信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作相對(duì)滯后
水利工作的三大任務(wù)是防治洪澇災(zāi)害，解決干旱缺水和治理改善保護(hù)水環(huán)境。主要表現(xiàn)在未能應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)及時(shí)為政府和社會(huì)公眾提供全方位的信息服務(wù)及信息化的質(zhì)量還不能適應(yīng)水利現(xiàn)代化的需要。
（二）對(duì)信息工作的認(rèn)識(shí)不到位
水利系統(tǒng)的干部和職工對(duì)信息化工作的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，但還有一部分員工對(duì)信息化工作認(rèn)識(shí)不足，缺乏緊迫感；沒有形成統(tǒng)一的建設(shè)機(jī)制，水利信息化普及程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，甚至部分單位還沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和明確的發(fā)展目標(biāo)。
（三）水利信息化發(fā)展水平不高
當(dāng)前水利信息化發(fā)展水平表現(xiàn)為：（1）從事水利信息化規(guī)劃的相關(guān)人員對(duì)IT技術(shù)發(fā)展把握不夠深，大量信息化應(yīng)用建設(shè)剛剛完成就成了落后產(chǎn)品。此外，整體性規(guī)劃的不完善或?qū)嵤┎焕鴮?dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)的兼容性差，信息流不暢，致使信息化的大量投入所建設(shè)的僅是一個(gè)又一個(gè)的“信息孤島”。（2）從事水利信息化產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開發(fā)的相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)行業(yè)應(yīng)用理解不夠深，造成了水利信息化產(chǎn)品的易用性、實(shí)用性差，甚至無法推廣或交付使用。（3）信息化發(fā)展的保障條件不足。水利信息系統(tǒng)的建設(shè)和管理，本身是一個(gè)龐大和復(fù)雜的系統(tǒng)工程，但目前在水利系統(tǒng)還沒有形成一套完整的管理制度、管理措施和管理辦法。
二、水利信息化的發(fā)展方向
“數(shù)字水利”是一個(gè)以空間信息為基礎(chǔ)，融合各種水文模型和水利業(yè)務(wù)的專業(yè)化系統(tǒng)平臺(tái)，是對(duì)真實(shí)水文水利過程的數(shù)字化重現(xiàn)，它把水活動(dòng)的自然演變搬進(jìn)了實(shí)驗(yàn)室和計(jì)算機(jī)，成為真實(shí)水利的虛擬對(duì)照體。它是水利信息化的發(fā)展方向。
三、水利信息化的實(shí)施
（一）數(shù)字水利應(yīng)用系統(tǒng)組成
數(shù)字水利應(yīng)用系統(tǒng)主要由采集層、網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層、表示層、接口層、支撐層七個(gè)部分組成。1、采集層。水利信息化系統(tǒng)是建立在信息基礎(chǔ)之上的，而這些信息的獲得需要通過不同手段和措施；這些獲得信息的手段和措施以及相應(yīng)的采集點(diǎn)就組成了采集層。2、網(wǎng)絡(luò)層。網(wǎng)絡(luò)層為信息共享和數(shù)據(jù)傳輸提供基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)一般根據(jù)實(shí)際情況采用公網(wǎng)和專網(wǎng)相結(jié)合的方式。3、數(shù)據(jù)層。數(shù)據(jù)層通過建立所有與水利相關(guān)的數(shù)據(jù)的模型或結(jié)構(gòu)，使應(yīng)用層能夠更方便、更快捷地獲得各種水利信息，產(chǎn)生各種水利應(yīng)用。4、應(yīng)用層。應(yīng)用層建立在數(shù)據(jù)層的基礎(chǔ)之上，通過建立各種應(yīng)用模型如洪水演進(jìn)模型、排水模型等，提供水利行業(yè)的各種應(yīng)用功能。如水利信息服務(wù)、統(tǒng)計(jì)分析、虛擬仿真、預(yù)報(bào)決策等。5、表示層。表示層以瀏覽器為載體，直接向從事水利的各級(jí)人員提供其所需要的相關(guān)功能或信息服務(wù)。6、接口層。接口層通過向各級(jí)水利系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)接口、數(shù)據(jù)接口和系統(tǒng)接口使各類信息得到充分共享，各級(jí)水利系統(tǒng)成為一個(gè)有機(jī)的整體，最終形成“數(shù)字水利”。7、支撐層。支撐層通過相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系以及最新的技術(shù)，保證整個(gè)系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、有效的運(yùn)行。
（二）決策支持系統(tǒng)
根據(jù)水利工作的實(shí)際情況，水利決策支持系統(tǒng)包括：
1、防汛決策支持系統(tǒng)。防汛決策支持系統(tǒng)的建設(shè)是保障防汛抗洪工作有效和科學(xué)的前提條件，可以利用遙測數(shù)據(jù)、遙感圖片等進(jìn)行相應(yīng)的暴雨預(yù)報(bào)、洪水預(yù)報(bào)、洪水調(diào)度等工作，提前為防汛抗洪工作做出指導(dǎo)性的預(yù)報(bào)、預(yù)警措施。洪水不僅是災(zāi)害，其調(diào)度使用已成為水資源研究的新課題，是“資源水利”的重要組成。2、抗旱決策支持系統(tǒng)?？购禌Q策支持系統(tǒng)有兩類數(shù)據(jù)源，一是遙感數(shù)據(jù)源、另一類是旱情監(jiān)測站采集的旱情信息數(shù)據(jù)?？购禌Q策支持系統(tǒng)在遙感圖片基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)的計(jì)算模型進(jìn)行計(jì)算，可以快速、準(zhǔn)確的獲得同一時(shí)期內(nèi)大范圍的土壤含水量信息以提供第一手的輔助決策資料，同時(shí)，也可以根據(jù)地面旱情固定、流動(dòng)監(jiān)測站采集的地下水埋深、土壤含水量、土壤溫濕度等數(shù)據(jù)，作為區(qū)域遙感數(shù)據(jù)校正的參考。
3、水資源決策支持系統(tǒng)。水資源決策支持系統(tǒng)是在水資源數(shù)據(jù)庫及地理數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，采用相關(guān)的數(shù)學(xué)模型進(jìn)行計(jì)算，評(píng)價(jià)水資源量、預(yù)測水資源量、對(duì)水資源進(jìn)行優(yōu)化管理和科學(xué)調(diào)度。
4、水環(huán)境決策支持系統(tǒng)。水環(huán)境決策支持系統(tǒng)是在水環(huán)境數(shù)據(jù)庫及地理數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，采用相關(guān)的數(shù)學(xué)模型進(jìn)行計(jì)算，評(píng)價(jià)水質(zhì)、預(yù)測模擬水質(zhì)變化、計(jì)算水環(huán)境容量、控制規(guī)劃污染物總量。水環(huán)境決策支持系統(tǒng)將成為環(huán)境管理和環(huán)境執(zhí)法重要依據(jù)。
5、水土保持決策支持系統(tǒng)。水土保持決策支持系統(tǒng)是建立在水土流失數(shù)據(jù)庫和地理數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，利用水土流失評(píng)價(jià)及治理數(shù)學(xué)模型技術(shù)，采用智能決策支持系統(tǒng)的思想建立水土流失模型庫，為水土流失的評(píng)價(jià)及預(yù)測提供強(qiáng)大的決策支持。該系統(tǒng)與實(shí)時(shí)水保監(jiān)測系統(tǒng)的集成將為保障水土保持治理工程的科學(xué)性，并指導(dǎo)水保工程的規(guī)劃和實(shí)施。