時間：2023-05-23 17:28:19
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[關鍵詞]辦公室檔案；檔案管理；工作效率
傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作方式，在當今社會主義經濟市場以及科學技術的快速發(fā)展的雙重影響下，顯得較為落后，不夠現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作效率得不到提高，辦公室檔案的價值也沒有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進行了辦公室檔案管理工作方式的探析，充分認識到當前辦公室檔案管理工作中的不足之處，并采取可行的措施，努力使辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。
1單位辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀
目前辦公室檔案管理工作方式仍然采用傳統(tǒng)辦公模式，其中存在著一些弊端，需要進行相應的管理方式的調整，確保檔案得到科學規(guī)范管理，利于使用者的使用，達到檔案管理的最初目的。目前的檔案管理中存在著以下問題，需要管理人員和工作人員都進行進一步的探究與完善。首先，辦公室檔案管理工作中，淺薄的管理意識是管理人員們存在的一個問題。在基層工作的管理人員，大部分都是兼職人員，沒有接受過專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓，對還管理工作的認識不足，從而不夠重視該工作對單位的重要性。對其認識停留在該管理工作是一個可有可無的輔工作，導致部分檔案管理人員的工作熱情度不高，敬業(yè)精神不足，直接影響了工作效率和質量。其次是管理人員的專業(yè)水平不高。一線檔案管理人員專業(yè)人員較為缺乏，具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，辦公室檔案管理無法適應數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，無法進行高校的管理工作，給檔案管理工作的完善完成了阻礙。最后是網絡技術的運用不充分，引起的辦公室檔案管理工作水平的制約，科學高效的檔案利用從而受到了影響。
2辦公室檔案管理工作效率有效提高的策略分析
進行信息化辦公室檔案管理平臺的建設：信息技術的運用已經成為當前發(fā)展的必要手段，辦公室檔案管理工作也不例外。辦公室檔案管理工作進行信息化建設，無疑是對檔案管理這一繁雜的工作進行的簡化工作，是其工作效率提高的有效方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作多為紙質檔案管理，紙質檔案查詢費力，同時容易丟失，不便于保存與管理等。進行信息化建設，構建辦公室檔案管理平臺則能夠有效解決這一問題。將辦公室檔案管理工作信息化，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中后，該檔案信息便于查詢、易保存，并可根據(jù)需求將相關數(shù)據(jù)進行備份，檔案不會被隨意地竊取與破壞。同時構建辦公室檔案管理平臺后，成套的系統(tǒng)管理能夠使工作人員的工作內容得到相應減少，工作壓力也隨之減小，使得辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。進行管理人員的管理意識的提高策略：辦公室檔案管理工作中的管理人員，他們的管理意識影響著工作人員的工作效率，淡薄的管理意識并不能充分地發(fā)揮他們的管理作用。辦公室檔案管理工作的工作內容較為繁瑣、復雜，工作人員的工作態(tài)度、工作方式和工作效率都直接影響辦公室檔案管理工作的水平。在繁雜的檔案管理工作中，管理人員有足夠高的管理意識，有利于管理模式的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式將會得到改變。工作人員也會受到管理人員的影響，改變自己的工作態(tài)度和方式，積極對待辦公室檔案管理工作，工作效率能夠得到相應提高。提高管理人員的管理意識，需要單位對其檔案管理工作的管理者進行有針對性的管理意識與管理方式的培訓，對兼職的管理者進行專業(yè)知識技能的強化，提高他們的相關素養(yǎng)，逐漸弱化目前存在的管理人員管理意識淡薄的問題，提高工作效率，促進單位發(fā)展。進行專業(yè)的團隊培訓：在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作人員的工作任務繁重，檔案資料錯綜復雜，進行紙質的檔案信息整理難度較大。同時該檔案管理工作模式已經不適應目前的單位發(fā)展狀況，使得檔案管理工作效率和單位的整體工作效率都無法得到明顯提高。為了解決目前存在的這個問題，單位可以采取專業(yè)團隊人員的培訓計劃，對辦公室檔案管理工作人員進行從工作方式到對工作認知等方面的培訓，改變他們的認知與工作方式，提高他們的專業(yè)知識素養(yǎng)和工作水平，組建并培訓出一個專業(yè)的辦公室檔案管理工作團隊。進行工作人員的培訓，可以從他們的對工作的思想認知、專業(yè)知識技能以及信息技術的運用等多個方面進行深入的挖掘與探析。辦公室檔案管理工作的工作者對其工作效率有著直接的影響。因此需要對他們進行相應的培訓，讓他們具有相應的創(chuàng)新思維，在工作中不斷進行新模式、新方法的探究與實踐，不斷挖掘自己，充分利用信息技術來提高辦公效率，促進單位的整體發(fā)展。
3結語
引言
隨著社會經濟的快速發(fā)展，人們對生活質量的要求越來越高，城市綠化也日益引起居民和政府的重視。園林綠化檔案，是記述或反映園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，它對于促進城市建設和和諧發(fā)展有著重要作用。
一、園林綠化檔案管理的重要性
園林綠化檔案是城建檔案的一部分，是記錄或反映某一單位或個人在園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，它為城市發(fā)展建設和改造提供了寶貴的參考依據(jù)。園林綠化檔案內容博雜，大致包括以下幾類檔案：園林基礎資料如園林史料、園林建筑圖及文字資料等；風景園林建設材料，如園林新建、擴建、改建工程項目資料房產、地產權證相關審批資料等；城市綠化建設資料，如居民區(qū)綠地、生產綠地的檔案資料等，以及各類綜合管理資料，如機構設置、領導變更情況檔案資料，重大活動和實踐的記錄資料等。與其他檔案資料相比，園林綠化檔案有其自身的特點：
1、檔案資料具有系統(tǒng)性
園林綠化檔案資料完整而全面地記載了園林綠化工程從論證設計、施工、竣工、維護的相關情況，能夠系統(tǒng)反映園林綠化工程的全過程以及每個環(huán)節(jié)之間的具體聯(lián)系，因而園林綠化檔案具有較強的系統(tǒng)性。
2、檔案具有較強專業(yè)性
與一般性的檔案資料不同，園林綠化檔案是對園林綠化科技和生產活動這一專業(yè)技術領域相關活動的記錄，因而具有較強的專業(yè)性。
3、檔案具有較強動態(tài)性
這一特征是園林綠化檔案與一般性檔案的根本區(qū)別。園林綠化檔案的動態(tài)性表現(xiàn)在綠化檔案的記錄內容和資料數(shù)量會隨著綠化工程的建站而變化，因而具有較強的動態(tài)性。
4、檔案具有較強多樣性
由于園林綠化效果有一個生長周期，而且作為藝術觀賞留給建筑者發(fā)揮的空間也很大，因此園林綠化建設也會不斷變化，相應的檔案資料也會不斷補充和完善，以適應園林綠化工程的需要。
二、做好園林綠化檔案管理有效措施
1、加強對園林綠化檔案管理工作的重視
園林綠化檔案管理部門及其工作者應充分認識園林綠化檔案管理的重要作用和意義，明確園林檔案管理工作的經濟效益、社會效益和生態(tài)效益。園林綠化部門任何一項新建、改建、擴建項目，都離不開綠化科技檔案。同時，園林建設單位要不斷擴大市場份額，發(fā)揮經濟效益和社會效益，就必須以相關檔案管理資料為借鑒，才能更有針對性地進行園林綠化種植與修建工作，從而使單位和社會受益。園林綠化建設只有借鑒園林綠化檔案資料才能做到有的放矢，有效開展園林生產建設工作。因此，園林綠化單位各級領導要充分認識到園林綠化檔案管理的重要性，加大對園林綠化檔案管理的資金投入與支持，提高園林綠化檔案管理的水平。
2、明確檔案收集渠道
園林綠化檔案管理工作與生產計劃部門的相關工作有著緊密聯(lián)系，要協(xié)調兩者工作，保障園林綠化檔案收集渠道暢通。具體來說，就是要緊密配合園林綠化修建工作進度，依據(jù)工作進度隨時做好檔案的編目與整理工作。園林綠化工作開始之前，檔案管理人員要對現(xiàn)場測量數(shù)據(jù)進行準確記錄，核實可能產生變更的數(shù)據(jù)，并保存相關的工程文件；在園林綠化工作進行過程中，園林綠化檔案管理人員要詳細記錄標高復核記錄、苗木出圃單等一系列情況，要注意收集最新最準確的數(shù)據(jù)以及具體的操作記錄等，并及時納入檔案管理體系；在園林綠化工作完成之后，則要對完結報告，資金決算、工作驗收等所產生的一系列文字和音像資料進行記錄和保管，要對資料進行科學分類，并根據(jù)檔案資料的利用價值和檔案性質做好檔案號編排工作，以便進行積極妥善的保存。
3、加強對園林綠化檔案管理投入
首先，單位應加大對園林綠化檔案管理工作的經費投入，配備必要的檔案管理設備和符合使用要求的庫房，加強對庫房的日常管理，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。其次，單位要加大對檔案管理人才的重視，設置專門的園林綠化管理人員，加強對檔案管理人員業(yè)務技能和職業(yè)素養(yǎng)等方面的培訓和教育，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍，提高檔案工作人員綜合素質。最后，要不斷創(chuàng)新服務管理模式，形成具有單位服務管理特色的檔案管理工作，促進園林綠化檔案管理水平的快速提高。
三、園林綠化檔案管理創(chuàng)新措施
正因為規(guī)范化、標準化的檔案管理工作具有以上重要的意義和作用，我們就必須重視起這個并不起眼的工作，在檔案管理過程中要不斷學習和總結經驗，充分利用現(xiàn)代化的管理手段來完善檔案管理工作，在實際工作中，我認為我們可以從以下方式著手來不斷規(guī)范、標準我們的檔案管理工作。
作為提升檔案管理效率的根本，各種規(guī)章制度的完善就尤為重要。在時代進步的大前提下，檔案管理的各種規(guī)章制度也應該要與時俱進展現(xiàn)出新的面貌。一是要遵循相關法律制定出一套完整的制度，使檔案管理有法可依有理可據(jù)。二是要將檔案管理信息化、自動化，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案的有效結合與統(tǒng)一。三是要合理地根據(jù)每個部門不同的具體情況因地制宜調整原有的制度，摸索出最適合自己部門的檔案管理制度，提升工作效率。
檔案的形式多種多樣，種類又十分繁多。例如，在日常檔案中就有文書檔案、業(yè)務檔案、紙質檔案和電子檔案等，在管理過程中要真正實行規(guī)范化的管理，就必須為管理人員建立健全管理的依據(jù)和制度，確保管理人員在管理每種檔案的時候都能夠有理有據(jù)，以便形成規(guī)范化、標準化的管理習慣。因為我們生活在社會主義制度下的中國社會大背景之下，我們在建立制度的時候一定要以《中華人民共和國檔案法》為主要指導原則和建立依據(jù)，首先從我們管理檔案的硬件設施入手，為檔案管理工作建設特定的專用的房間和設備，并且為存放檔案設置專門的柜子或是架子，從而便于查找工作的進行，而且能夠使檔案存放更加得整齊，管理更加得科學，有利于檢索工作的高效率開展。而且對于這些硬件設施我們一定要注重其清潔衛(wèi)生，經常進行維護。
然后就是要重視建檔工作的網絡化，有專門的負責人負責，在相關制度的指導下，有專業(yè)的網絡檔案管理人員進行網絡檔案的儲存和管理，利用計算機管理的優(yōu)勢將各個檔案進行整理、分類和立卷，并且簡明扼要地做好記錄，以便輕松地保管和查找。最后，我們一定要制定嚴格的檔案查看和借閱制度，杜絕隨意翻看和任意更改的行為。檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設是企業(yè)信息化建設的組成部分，是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面，也是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。積極適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢，成為檔案管理工作的重中之重。
一、“互聯(lián)網+”時代提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的意義
“互聯(lián)網+”下提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作在醫(yī)院的發(fā)展中有著相當重要的意義。首先，搜索便捷化。檔案管理的網絡化主要運用計算機技術與數(shù)據(jù)庫整合加工醫(yī)院各部門病案、檔案等，通過建立統(tǒng)一的信息搜索平臺，實現(xiàn)資源共享，便于醫(yī)院相關人員能夠快速、準確地搜索到所需信息，有助于節(jié)約醫(yī)院的人力以及物力，有助于進一步提高醫(yī)院各項資源的利用效率。其次，收集豐富化。電子版檔案與紙質檔案相比，其特點更加鮮明，能夠實時收集信息；另外，運用電子信息技術可顯著提高工作效率，節(jié)約工作時間，使管理人員能夠盡可能地豐富檔案內容。最后，服務多元化。由于檔案搜索更為便捷、內容更為豐富、載體更為多樣，使得其服務范圍更為廣泛，并呈多元化發(fā)展。運用互聯(lián)網技術管理醫(yī)院檔案信息共享范圍將擴大，增加了檔案服務途徑，醫(yī)院工作人員得以從多種途徑獲取所需信息，醫(yī)院檔案的利用率得到顯著提升，提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率有助于提高醫(yī)院的競爭力。
二、改善醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的措施
（一）改善醫(yī)院辦公室檔案管理的基礎設備。醫(yī)院辦公室檔案的網絡化不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，也提高了檔案管理的效率，在一定程度上加速了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但是，很多醫(yī)院管理人員未認識到檔案網絡化管理的重要性，不斷減少購買醫(yī)院檔案管理設備方面的資金投入，導致醫(yī)院檔案管理設備不齊全，在一定程度上阻礙了醫(yī)院辦公室檔案管理事業(yè)的發(fā)展。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，檔案數(shù)量逐漸增多，原有的檔案管理系統(tǒng)已經無法滿足醫(yī)院檔案管理需求。在“互聯(lián)網+”時代，要想實現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理，醫(yī)院就必須加大購買檔案管理設備方面的資金投入，為醫(yī)院的檔案管理提供物質保障。醫(yī)院在購買檔案管理設備之前必須對醫(yī)院的檔案管理情況進行調查分析，并結合醫(yī)院檔案管理情況來選擇網絡設備，充分發(fā)揮網絡設備的功能，提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平，實現(xiàn)有效管理。
（二）加強醫(yī)院辦公室檔案的安全性管理。在“互聯(lián)網+”時代，電子檔案已經成為醫(yī)院辦公室檔案管理的主要方式，電子檔案不僅節(jié)約紙張，節(jié)省人力，還可以提高檔案管理效率。但是，相比于傳統(tǒng)的紙質版綜合檔案管理形式，電子檔案的安全性是?t院辦公室檔案管理部門必須關注的問題。在網絡時代，網絡安全問題一直是人們廣泛關注的問題，醫(yī)院要想保證檔案的安全性，就必須認識到加強辦公室檔案安全管理的重要性。醫(yī)院需要設置檔案訪問和使用權限，只有擁有檔案訪問和使用權限者才能使用醫(yī)院平臺內的檔案信息，這樣才能更好地保證檔案的安全性，避免出現(xiàn)檔案丟失的問題。
（三）不斷強化檔案管理工作者的工作意識以及責任意識。一直以來，因為傳統(tǒng)觀念的影響，很多醫(yī)院所注重的只有經濟效益以及社會效益，而對于辦公室檔案管理工作缺乏必要的關注，因此，使得辦公室檔案管理工作的效率一直都沒有得到重視。在今后的工作之中，辦公室檔案管理工作者必先要不斷更新自己的檔案管理理論，樹立起現(xiàn)代檔案管理意識，對過去的不端正態(tài)度進行摒棄，增強自身的工作意識與責任意識，積極主動地去對醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀以及經營現(xiàn)狀進行了解，在平時的工作中做好辦公室檔案的收集和整理，并將相關的工作成果在整理之后上報給辦公室領導。這樣做將更加有助于增強醫(yī)院辦公室檔案管理工作者的獨立工作能力。同時，需要從實際需要出發(fā)與其他各個相關科室進行聯(lián)合一起打造起信息合作平臺，以實現(xiàn)優(yōu)勢互補，并盡可能地避免辦公室檔案管理工作者在工作中的盲目性以及隨意性。確保醫(yī)院辦公室檔案工作的成果可以應用到醫(yī)院的發(fā)展與經營中去。此外，要加強對檔案管理人員應用互聯(lián)網技術管理醫(yī)院檔案的技能的培訓，及時更新觀念，適應時代要求。在提高管理人員專業(yè)知識水平的同時，還需對管理人員加強計算機技能的培訓，避免因操作失誤而導致信息的丟失或泄露。
關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；利用率
中圖分類號：G275.9文獻標識碼：A 文章編號：1000－8136（2011）36－0136－02
人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案作為個人的真實履歷的反映，在人力資源的配置、培養(yǎng)、培訓、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大的作用。然而，長期以來，事業(yè)單位人事檔案在人力資源管理和人才開發(fā)中的作用并沒有得到應有的重視，大多數(shù)單位“重藏輕用”，尤其在經濟社會迅速發(fā)展的今天，人才流動頻繁，人事檔案管理也受到了新時期現(xiàn)實社會需求的強烈沖擊。筆者試從提高人事檔案利用率，發(fā)揮其在事業(yè)單位人力資源管理中的服務作用進行了粗淺的探討。
1人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的作用及現(xiàn)狀
事業(yè)單位人事分配制度的改革，進一步打破了用人制度上的“終身制”和“平均主義”，初步樹立了人才能進能出、能上能下、按崗取酬的機制，它對傳統(tǒng)的人事管理提出了新的挑戰(zhàn)，迫切要求從以監(jiān)督和控制為主的人事管理模式向以激勵為主的人力資源管理模式轉變。人力資源管理，就是對人力資源進行有效開發(fā)、合理配置、充分利用和科學管理的制度、法令、程序和方法的總和。它貫穿于人力資源的整個運動過程，包括人力資源的預測與規(guī)劃，工作分析與設計，人力資源的維護與成本核算，人員的甄選錄用、合理配置使用和考核績效支付報酬等，還包括對人員的智力開發(fā)、教育培訓、調動人的工作積極性、提高人的科學文化素質和思想道德覺悟等。
在知識經濟時代，適應新經濟對單位各項事業(yè)發(fā)展的要求，人力資源管理正發(fā)生一些新的變化。新經濟時代將是一個人才為主導的時代，過去人才追逐資本的現(xiàn)象將被資本追逐人才的現(xiàn)象所取代。素質越高、越稀少和熱門的人才將獲得越多的工作機會和更高的報酬。知識型員工成為單位人力資源管理關注的重點，知識的創(chuàng)造、傳遞、應用和增值成為人力資源管理的主要內容。在不斷變化的、全球性的、需要科學技術的發(fā)展背景下，尋找和留住優(yōu)秀人才是事業(yè)成功的關鍵，是單位具有競爭力的根本。對員工素質與能力的要求越來越高，有足夠知識、技能、視野、經驗和創(chuàng)新能力的人才成為各單位的“搶手貨”，吸引、培養(yǎng)和留住人才是事業(yè)單位人力資源管理的重點工作之一。
在事業(yè)單位人力資源管理及人才開發(fā)工作中，人事檔案占有重要位置。事業(yè)單位組織人事部門管理的人事檔案包括干部檔案、工人檔案、離退休人員檔案、死亡人員檔案等，是記錄和反映職工個人經歷、德才水平、業(yè)務能力和工作業(yè)績的原始記錄，是事業(yè)單位專業(yè)技術業(yè)務、黨政管理、科研、職稱評定、考核任用干部等的重要依據(jù)，是單位重要的信息資料庫。人事檔案是人才信息的重要載體，真實全面地記載著單位的人員信息，為人力資源的開發(fā)和配置提供了重要的參考作用，是合理識人、選人、用人的重要基礎。完善人事檔案管理，以實現(xiàn)對人力資源的最優(yōu)開發(fā)和利用，對事業(yè)單位的改革和發(fā)展具有重要價值。
但在現(xiàn)實社會中，由于人事檔案管理存在諸多問題，檔案利用率低，導致人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的作用未能充分發(fā)揮出來。主要表現(xiàn)在：一是現(xiàn)行人事檔案管理制度不健全，很多單位人事檔案管理混亂，不能適應新經濟時代人力資源管理的需要。隨著社會的發(fā)展，人才流動頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，很多人把檔案丟在原單位或轉到人才中心后一去不返，“棄檔”、“廢檔”、“死檔”不斷增加。有的單位和學校在轉遞過程中把畢業(yè)生檔案弄丟，給人員招聘、錄用及有關部門調用檔案帶來了極大麻煩。二是人事檔案管理人員少，綜合素質偏低。很多事業(yè)單位是兼職檔案管理員，專職管理人員少，沒有經過專業(yè)學習和培訓，業(yè)務水平低，不掌握信息技術，不能適應新形勢需要。三是管理手段落后，信息化建設程度低。很多單位對人事檔案不重視，投入少，缺乏現(xiàn)代化管理手段，沒有建立科學的人力資源信息系統(tǒng)。四是人事檔案收集內容單一且不及時，檔案服務意識差，服務水平低。很多反映人員業(yè)務能力、德才表現(xiàn)的材料未能收集歸檔，影響了檔案的使用價值。一些檔案管理員對檔案的開發(fā)、利用、服務認識不到位，管理和服務水平較低。檔案管理中的這些現(xiàn)狀，嚴重影響了人事檔案的利用效率，制約了人事檔案事業(yè)單位人力資源管理重要作用的發(fā)揮。
2進一步提高人事檔案利用率，切實為事業(yè)單位人力資源管理服務
人事檔案管理的重要性隨著改革開放的不斷深入、經濟社會的全面發(fā)展和人力資源管理的需要，越來越顯現(xiàn)出來，已延伸到事業(yè)單位甚至社會生活的各個方面。人事檔案管理與人力資源建設形成的因果、依存和互動關系不可分割，切實做好人事檔案管理工作，提高檔案利用率，對于進一步深化事業(yè)單位人事分配制度改革，加強人才隊伍建設和推動事業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。
2.1建立健全人事檔案管理制度，加強硬件建設
隨著社會的發(fā)展、人事分配制度改革的深化以及全員聘用制的實施，事業(yè)單位的人事、勞動關系發(fā)生了新的變化，人力資源及人事檔案管理也隨之變化，建立健全適應新形勢要求的人事檔案管理制度勢在必行。事業(yè)單位要進一步建章立制，提高人事檔案管理的制度化建設水平，要進一步完善人事檔案管理工作八項制度，明確人事檔案材料的歸檔范圍和歸檔要求，完善定期移交、索要、檢查核對、補充和隨時送交等收集歸檔制度。單位各下屬部門應配備兼職檔案員，負責收集、移交本部門的人事檔案材料，使新材料能及時入卷歸檔。要實現(xiàn)人事檔案工作二級管理，減輕檔案管理人員的壓力。單位各部門要各負其責，協(xié)調配合，共同抓好人事檔案規(guī)范化管理。
人事檔案管理部門要積極爭取單位的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進的計算機管理設備等。
2.2調整和豐富人事檔案內容，提高利用價值
在檔案內容上，除了按《干部檔案工作條例》規(guī)定收集整理的10類內容檔案材料外，還要根據(jù)事業(yè)單位人力資源管理的新發(fā)展，更新人事檔案內容，突出個性特點，調整思路，從人出發(fā)，根據(jù)實際不斷豐富人事檔案信息的內容，注重收集反映人才性格特征、政治思想素質、專業(yè)特長、知識結構、能力個性、教學水平、科研成果、人際關系、廉潔情況、心理素質等方面的記載材料和數(shù)據(jù)。具體如反映職工個人素質和業(yè)績變化的各種培訓、訪學、留學、訪問研究、學歷提高的證書和證明材料，反映職工業(yè)務能力的專業(yè)經歷、社會實踐、項目經驗等材料，反映職工與單位之間人事勞動關系變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動等相關材料，反映教職工依法享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權益的材料等，都應及時收集歸檔。
2.3提高人事檔案管理人員的整體素質
進一步加強人事檔案人員隊伍的思想建設和業(yè)務建設，要選拔有較高的政治素質、嚴格的組織紀律性和良好的職業(yè)道德的人員擔任人事檔案管理員，還要掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進的科學技術。要通過在職學習、培訓等多種渠道有目的的對人事檔案人員進行業(yè)務培訓，加強現(xiàn)代檔案管理理論的教育，拓寬檔案管理人員的知識領域，除了檔案管理專業(yè)技能，還要具備綜合性的多學科基礎知識，包括歷史學、人事科學、管理學、情報學知識等。要大力加強計算機應用技術的學習和培訓，提高其整體素質和工作能力，為人事檔案管理打下扎實的基礎。
2.4掌握現(xiàn)代化管理手段，加強人事檔案的信息化建設
隨著人才流動的增加，人事檔案信息的復雜性逐步提高。人事檔案管理人員要與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷學習和掌握現(xiàn)代檔案管理知識及新的管理技術。要加大投入，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數(shù)字模式，并存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案信息價值，為單位人力資源管理決策提供有力的信息支持。還要對人事檔案管理實行動態(tài)化管理和維護，建立區(qū)域網絡，實現(xiàn)資源共享，通過現(xiàn)代化手段建立人力資源信息的收集、優(yōu)化、反饋和監(jiān)控系統(tǒng)。
2.5強化人事檔案的服務功能，提高利用率
事業(yè)單位應根據(jù)社會發(fā)展對人力資源管理的新要求，把人事檔案工作重點轉移到服務上來，摒棄舊觀念，深入開發(fā)人事檔案信息資源，變“死”檔案為“活”信息，真正為人力資源管理服務。檔案管理部門要適應用人機制的要求，重視人才的發(fā)展，體現(xiàn)檔案服務于人的宗旨，增強服務意識，拓展人事檔案的利用和服務渠道，開發(fā)服務功能，主動適應人才開發(fā)工作，變被動服務為主動服務。要面向服務對象，提供個性化的服務，重視研究人事檔案用戶的多方面需求，并據(jù)此對所采集的信息資料進行分析、綜合、歸納與創(chuàng)新等，從中提煉出與服務對象個體、與社會政治經濟密切相關的人事檔案信息，并保證信息的準確性、及時性、發(fā)展性和功能性，真正做到為服務對象、為社會經濟發(fā)展服務。事業(yè)單位還要加強與各級人才服務機構及社會其他部門之間的聯(lián)系、交流和溝通，認真研究流動人員人事檔案在新形勢下的管理方法，采用網絡化的管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息形成開放式的交流模式，從而更好地為人才資源的開發(fā)和交流服務。
人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理不可或缺的一項基礎性工作，也是衡量單位綜合管理水平的標志之一。事業(yè)單位必須適應新形勢的需要，立足于人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網絡化，充分挖掘人事檔案的功能，使之真正為單位人力資源管理和人才開發(fā)服務，切實促進事業(yè)單位的改革與發(fā)展。
參考文獻
1 胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討［J］.蘭臺世界（下半月），2010（12）
2 黃桂蘭.淺析人力資源中人事檔案管理［J］.工會博覽：理論研究，2010（10）
3 李秀榮.關于四平市事業(yè)單位人事檔案管理的問題與對策研究［J］.西部大開發(fā)（中旬刊），2010（6）
Improve Utilization of Personnel Files, Real Good for Human
Resources Management Services and Institutions
Wang Qiangbo
一、我認為，縣級法律援助中心目前應該以辦案為主，原因如下：
（一）與其他部門聯(lián)合成立的法律援助聯(lián)絡站（點），尚未完全實現(xiàn)“四有”（有固定場所、有固定人員、有規(guī)范的運作機制、有齊全的檔案管理），所以不能作為縣級法律援助中心的下級機構。
（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律援助工作站大多以鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所為依托而建立，鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所本身就具有人員少、工作重的特點，根本不能保證能夠抽調專門的工作人員來從事法律援助工作，他們所能做的大都只是初步審核工作；另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所的工作人員具有律師資格的人非常少，所以他們做的大多都是調解工作，以調解形式結案的案件是否能作為法律援助案件，至今還存在分歧。
（三）近年來，法律援助任務越來越重，社會律師不能作為辦理法律援助案件的中堅力量。以我縣為例，2010年，市里給我縣的法律援助任務是200件，我縣只有10名社會律師，他們最多只能分擔20件的法律援助任務。
（四）法律援助專職律師大都分布在縣級法律援助中心內部。
所以，我認為，縣級法律援助中心目前應該以辦案為主，尚不具備以管理為主的條件。
二、做好法律援助檔案管理工作的認識和體會
（一）法律援助檔案管理工作必須有專人負責。隨著法律援助案件數(shù)量逐年大幅度提升，縣這一級每年辦理的法律援助案件最少都在200件以上，卷宗數(shù)目龐大，檔案管理任務繁重，沒有專人負責，檔案管理會一塌糊涂。
（二）必須建立統(tǒng)一的嚴格規(guī)范的檔案管理制度，及時下發(fā)到各個法律聯(lián)絡站點、鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律援助工作站、律師事務所、基層法律服務所等機構。這些機構務必將下發(fā)的檔案管理制度上墻牢記，所有涉及到檔案管理的工作務必嚴格遵守統(tǒng)一的制度。
（三）必須使用統(tǒng)一的法律援助格式文書。裝訂順序和裝訂事項也應該統(tǒng)一執(zhí)行。
（四）做好檔案管理工作必須細致而嚴格。哪怕是很小的方面也要納入到制度管理中去。對于不遵從檔案管理制度的現(xiàn)象必須要早發(fā)現(xiàn)早指正早督促其改正，對于馬馬虎虎麻痹大意屢教不改的要給與嚴厲處罰。
按照屬地管理的原則，需要到當?shù)剀嚬芩M行查詢。
查詢條件：機動車所有人為個人的：車主本人持身份證原件；機動車所有人為單位的：需提供單位出具的查詢公函、單位的組織機構代碼證原件、加蓋公章的委托書和經辦人身份證原件；人民法院、公安機關或者其他行政執(zhí)法部門需要查詢的：出具查詢公函和經辦人工作證原件；律師事務機構、仲裁機構等其他部門因辦案需要查詢的：出具查詢公函和經辦人工作證原件。另外根據(jù)《實習律師管理辦法》，實習律師不得獨自承辦律師業(yè)務，因此實習律師在沒有指導律師陪同下是不能單獨查詢機動車檔案的。
注意事項：機動車檔案作為保密類檔案，管理是很嚴格的，在指定場所進行查閱并有檔案管理人員在場，需要出具證明或者復印檔案資料的須經過業(yè)務領導批準后方可復印，車管所及其工作人員不得泄露機動車檔案中的個人信息。任何單位和個人不得擅自涂改、故意損毀或者偽造機動車檔案。
（來源：文章屋網 ）
FORP律師事務所作業(yè)流程管理平臺經濟版，包括作業(yè)流程管理、律師知識管理、律師個人工作平臺、人力資源管理四大模塊。
作業(yè)流程管理
該模塊包括詢單過程、談單過程、作業(yè)過程、結案過程。這四大工作過程是對案件的動態(tài)管理。在動態(tài)管理中，工作過程之間首先是一種前后銜接的關系。在FORP系統(tǒng)中，很好地實現(xiàn)了動態(tài)管理和靜態(tài)管理的結合。
律師知識管理
知識管理的核心是業(yè)務管理。FORP把律師業(yè)務模塊細分為法律文書管理、經典案例、司法動態(tài)、法律文書范本、法律無頭文書管理和工作日志管理，并都設置了強大的多維度的搜索查詢功能和嚴格的查看編輯權限。
律師個人工作平臺
通過規(guī)章制度、入職指南、新聞動態(tài)等為律師提供知識學習的來源，通過通用模板功能、資源網站等為律師提供強大的統(tǒng)一的知識資源入口，律師可以通過內部BLOG總結和歸納成功經驗，發(fā)表文章，積累知識，分享經驗；律師通過個人工作平臺可以快速地處理自己的待處理事項，處理自己負責的案件，管理自己負責的客戶以及管理自己的郵件等。
人力資源管理
FORP利用先進的IT技術，整合人力資源管理理念，為律師事務所充分挖掘人才優(yōu)勢。員工檔案管理對員工基本信息登記，員工崗位描述、崗位調動記錄、部門調動記錄等進行詳細描述，跟蹤員工的全部歷程，追蹤員工成長過程；通過招聘管理、勞動合同管理、績效管理、培訓管理等為員工的選拔、考核、成長、招聘與解聘、勞動合同等提供了有利的管理工具；同時詳細登記了員工辦公通訊信息，方便員工之間的工作交流。
方案二：金助理“行政管理版”
金助理的“行政管理版”主要針對中小型的律師事務所，以較低的成本幫助其實現(xiàn)初級信息化管理工作，同時建立業(yè)務檔案體系，進行專業(yè)方向分析，充分滿足中小型律師事務所的信息化建設需求。
金助理的設計充分考慮了律師目前的計算機應用水平，從普通人的角度對操作進行了人性化處理，讓律師使用起來簡單快捷，從而讓該平臺在最短時間內投入使用。
“行政管理版”的主要特點：側重于律師事務所業(yè)務收案、結案的電子化管理，一般多為行政或財務管理人員錄入檢索及律師事務所領導查詢統(tǒng)計使用。
“行政管理版”的主要功能：
數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、利益沖突檢索
律師事務所業(yè)務資料的基本信息維護
律師事務所案件登記以及檔案管理
公章登記管理、圖書借閱
通知公告、人事管理
“行政管理版”的系統(tǒng)模塊：
業(yè)務平臺
My Office：日程安排、任務計劃、工作記錄、業(yè)務文檔、短信互動
客戶管理：客戶檔案、合作單位、顧問單位、名片夾、案源管理
案件管理：收案登記、辦案控制、結案歸檔、收支記錄、流程審批
統(tǒng)計報表：財務統(tǒng)計、客戶價值分析、案件統(tǒng)計、匯總分析
系統(tǒng)管理
人事管理：人員管理、部門機構
系統(tǒng)管理：修改密碼、參數(shù)設置、角色管理、用戶管理、登錄日志
方案點評
此方案的特點是可以有效地支持工作組之間的協(xié)同工作，為領導提供案件進度、案件成本等管理決策信息。不過當出現(xiàn)客戶增多、業(yè)務增長、案子和案子間出現(xiàn)融匯等情況時，可能會導致案件信息斷點的出現(xiàn)。
全所或全集團內共享、學習和交流，大大提高事務所或集團的整體業(yè)務水平，大大提高辦案能力、提高綜合競爭力。同時又支持工作組之間的協(xié)同工作，為領導提供案件進度、案件成本等管理決策信息。
方案點評
此方案的主要特色體現(xiàn)在產品設計的專業(yè)程度上。與傳統(tǒng)OA產品的簡單改型不同，金助理是由50多位資深律師及律師事務所管理者合作參與開發(fā)、專門為律師行業(yè)設計開發(fā)的軟件。
版本適用性廣――“金助理”系列版本包括“綜合協(xié)作版、行政管理版、公司版”等，能夠滿足不同規(guī)模及不同管理模式的律師事務所的需求。
操作上手簡單――金助理的設計充分考慮了律師目前的計算機應用水平，從普通人的角度對操作進行了人性化處理，讓律師使用起來簡單快捷。
總體評價
1.方案特點比較
FORP律師事務所管理平臺經濟版的最大優(yōu)點是利用律師知識管理平臺將知識積累下來，形成律師事務所的知識庫，準確實時記錄所有業(yè)務，及時反映律師受理案件和結案能力，使律師的經驗和能力變成律師事務所的經驗和能力。
金助理行政管理版可以幫助松散型管理的律師事務所，以低成本實現(xiàn)初級信息化管理，建立業(yè)務檔案體系，進行專業(yè)方向分析，側重于事務所業(yè)務收、結案的電子化管理，一般多為行政管理人員錄入檢索及事務所領導查詢統(tǒng)計使用。
2.適用對象分析
這兩個方案雖都定位于中小型律師事務所，方案一比較適合業(yè)務簡單、考慮成本規(guī)模的律師事務所，方案二更加適合希望進行初級信息化管理的律師事務所。
導購信息
金助理企業(yè)管理軟件產品購買信息
為答謝多年來各地用戶對金助理產品的依賴與支持，自2007年6月1日至7月30日間，用戶在購買的同時推薦一名熟悉的客戶，即可享受產品市場價格的8折優(yōu)惠。各地有興趣的律師事務所可以聯(lián)系當?shù)氐纳藤徺I或上門進行產品演示：
北京鑫盛頂：010-62651500，62622946
青島倚天：0532-85675736，13863952583
太原日升月恒：0351-4429077，13513614495
徐州凱悅：13914877628 鄭州聯(lián)翔：0371-63659013，13343867208
南寧八斗：0771-5700466，13077748193
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1 會計憑證中涉及的法律隱患
1.1 民法隱患。在我國，民事法律關系的一般訴訟時效（法律有特殊規(guī)定的除外）為兩年，同時，《民法通則》第137條明確規(guī)定：“訴訟時效期間從知道或者應當知道權利被侵害時起計算。但是，從權利被侵害之日起超過二十年的，人民法院不予保護。有特殊情況的，人民法院可以延長訴訟時效期間?！边@是對訴訟時效的起算日以及最長訴訟時效為20年作出的規(guī)定。許多民事案件，尤其是工傷補償、工資待遇、房產權屬、安置補償、繼承等糾紛，牽涉的相應法律關系的處理，一般都需要適用當時的法律、法規(guī)、規(guī)章或者是文件的規(guī)定，相應地，需要使用十五年前，甚至是二十多年前的相關資料和憑證作為證據(jù)。例如，某律師處理過的一起原告訴某國有企業(yè)侵權事故索賠案件中，被告主張原告的侵權事故發(fā)生在二十一年前，按照《民法通則》的規(guī)定，原告的主張不應受到法律保護。而該律師作為原告人，在詳盡翻閱了相應企業(yè)改制變更檔案資料的基礎上，確定了發(fā)生侵權事故時的責任主體，以此為切入點，幸運地發(fā)現(xiàn)了21年前處理該侵權事故的一紙《會議紀要》，該《會議紀要》作為當時賠償?shù)囊罁?jù)已經作為會計憑證歸檔，其中同時提及，“鑒于傷者尚且年幼，不宜安裝假肢，建議待其成年后考慮安裝”。正是這樣的所謂“建議”，解決了原被告雙方當年賠償協(xié)議中沒有涉及的假肢安裝問題，據(jù)此原告主張訴訟期的起算時間應當是原告成年之日，而不是侵權事故發(fā)生之日。換言之，即使過了二十年的法定最長保護期限，原告的主張也可以得到支持。基于此，在法院的調解下，雙方就假肢安裝問題達成了和解。試想，如果相應會計憑證在十五年或者二十年后被銷毀，那么，原告的主張將成為“無源之水無本之木”。在講和諧的大背景下，目前司法實踐中，主張“重實體，輕程序”的大有人在。在“誰主張，誰舉證”的民事訴訟證據(jù)框架下，一旦當事人，甚至司法機關無法獲取十五年前的資料，那么，很有可能就會歸咎責任于檔案管理部門，從而導致檔案管理部門承擔不必要的民事責任。
1.2 刑法隱患。從刑事法律關系角度講，十五年銷毀會計憑證也是存在風險的。我國《刑法》第87條明確規(guī)定：“犯罪經過下列期限不再追訴：……（三）法定最高刑為十年以上有期徒刑的，經過十五年；（四）法定最高刑為無期徒刑、死刑的，經過二十年。如果二十年以后認為必須追訴的，須報請最高人民檢察院核準?！痹摲ǖ?8條同時規(guī)定：“在人民檢察院、公安機關、國家安全機關立案偵查或者在人民法院受理案件以后，逃避偵查或者審判的，不受追訴期限的限制。”很顯然，犯罪行為的追訴期限超過十五年、二十年，甚至更長時限的情況是存在的。許多經濟案件中，早期會計憑證的妥善保管在提供破案線索方面發(fā)揮了至關重要的功效。例如，在一起刑事案件中，一張十八年前的業(yè)已作為會計憑證歸檔的火車票和帶有犯罪嫌疑人身份證號碼的住宿證明，就起了至關重要的作用，與其他相關證據(jù)相互佐證，排除了犯罪嫌疑人出差期間在另一地點作案的嫌疑。相反，如果類似的會計憑證在到達保管期限后被銷毀，那么，可能導致案件偵破受阻甚至案件關鍵證據(jù)滅失，也不排除司法機關追究檔案管理部門的行政責任的可能性。
2 避免會計憑證檔案法律隱患的幾點對策
2.1 制定出存在法律風險的憑證目錄。就目前情況看，重新劃分會計憑證保管期限不太現(xiàn)實，筆者認為，可以由檔案管理部門牽頭，組織財務、法律等相關部門共同制定出存在風險的會計檔案目錄，在開展會計憑證銷毀工作時作為鑒定甄別的依據(jù)，不進行銷毀。
2.2 加強鑒定甄別工作。筆者認為，企事業(yè)單位在銷毀會計檔案工作中必須在鑒定甄別環(huán)節(jié)多下工夫，要求鑒定人員必須認真細致，對照會計賬簿、年度財務報告，遂頁翻閱每個憑證。會計檔案鑒定小組對保管期滿的會計檔案要逐卷進行鑒定，填寫《會計檔案鑒定登記表》，提出檔案“存毀”意見。
隨著社會主義市場經濟體制的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求越來越大，對檔案管理人員的職業(yè)道德要求也越來越高。
那么，在新時期，我們應該如何加強對檔案人員的職業(yè)道德教育呢？本文從 “兩個教育，一個落實”（即：加強法制宣傳教育、加強思想道德教育、落實好單位責任人的發(fā)律責任）加以研究。
一、 加強法制宣傳教育
我國檔案法，在第一章第一條明確指出：“為了加強對檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案……制定本法。”并在第二章、第三章等分別明確了檔案機構、職責、管理、公布和利用等情況，并且要求檔案人員熟悉和掌握法律法規(guī)，同時要求檔案管理人員有較高的責任心和服務意識。但是，在我們的實際工作中，由于許多單位和部門宣傳教育的力度不夠，加之一些單位的領導重視不夠，對檔案管理的觀念淡薄，起不到良好的導向作用，使檔案管理工作落后，管理的意識不強。因此，我們要不斷地加強檔案法律法規(guī)的宣傳教育，使人們重視檔案工作，支持檔案工作，創(chuàng)造一個能夠及時、準確、有效的檔案服務信息，更好地為人們的工作、學習和生活提供方便。
二、 加強思想道德教育
在當今信息高速發(fā)展的時代，要努力提高檔案信息的利用價值和服務價值，更要致力于提高所有檔案人員的思想覺悟。
我們要建立一支高素質的檔案管理人員隊伍，首先要提高檔案管理人員的水平。檔案管理人員要具備過硬的思想政治素質，具有良好的工作責任心和職業(yè)道德，這是做好檔案管理工作的前提；其次，作為檔案管理人員還要具備豐富的檔案管理理論知識，努力掌握檔案歸檔整理、檔案管理學和檔案保護技術等方面的專業(yè)知識；最后，在當今信息社會的環(huán)境下，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理人員要熟練掌握計算機應用技術，熟練地運用檔案管理系統(tǒng)完成檔案的電子錄入、調用和管理。傳統(tǒng)的手工管理模式已經難以滿足新的需求，通過現(xiàn)代化的信息技術手段進行檔案的數(shù)字化管理勢在必行。所以，設計和開發(fā)檔案的數(shù)字化管理，具備實用、操作簡單的檔案管理系統(tǒng)非常必要，通過檔案管理系統(tǒng)將實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、科學化和自動化。
“法度之力有限，道德之力無限”，我們要高度重視檔案人員的思想建設，組織廣大檔案人員，認真學習“三個代表”，用科學發(fā)展觀為指導，做好檔案管理工作，學習政治理論知識，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，以人民的利益為重，愛崗敬業(yè)，堅持原則——不造假檔案、不出假證明、不做違背檔案法律法規(guī)的事情。在這方面，我們的檔案管理人員，要特別注意，千萬不能只顧領導的意圖、用戶的需求，而違背原則，違背自己的職業(yè)道德。
據(jù)報道，上海某公司，因對本公司實習的大學生江某不滿，在沒告知其本人的情況下，私自偽造處分檔案，并將其檔案里放入兩份處分決定，導致該大學生屢次找工作碰壁。
據(jù)律師分析，該事件首先是該公司剝奪了江某的知情權，其次，是該公司的檔案管理人員的職業(yè)道德敗壞！
《中華人民共和國檔案法》第五章第一條明文規(guī)定：“有下列行為的，由縣以上檔案行政管理部門，對直接負責的主管人員或其他人員依法予以行政處分；如果構成犯罪的，該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//總第522期2013年第39期-----轉載須注名來源將依法追究其刑事責任。”該法其中的第三條就是：“涂改、偽造檔案……”
也就是說，偽造檔案，是違法行為，是我國法律所不允許的，是要受到懲罰的，同時，也是檔案人員職業(yè)道德所不容的！
從上海某公司私自偽造檔案的行為不難看出，在市場經濟體制下，個別市場主體法律意識和職業(yè)道德的缺失，不得不令人擔憂。
由此可見，加強檔案人員的職業(yè)道德教育刻不容緩！
三、 落實好單位責任人的法律責任
出現(xiàn)的不足。在我們的現(xiàn)實工作中，很多單位對檔案管理工作做的都十分認真，但是也有部分單位對檔案的重要性認識不足，他們沒有意識到檔案對于我們工作的促進作用。這些單位在檔案管理、收集、歸檔等方面投入不足，檔案的歸檔整理等一系列工作均由一人獨攬成，有的管理部門甚至沒有配備專職的檔案管理人員，因此也導致了檔案的收集、整理過程中不斷出現(xiàn)錯誤。例如：檔案填寫不規(guī)范、內容單一、信息量不足、材料缺失等等現(xiàn)象。
另外，有部分單位，對檔案管理這項工作缺乏相應的《工作規(guī)范》和《考核標準》，管理體制不完善，檔案管理工作人員缺乏工作的積極性和主動性，造成了檔案管理質量較低。
解決方案。針對以上這些狀況，筆者認為，首先，各單位各部門，一定要把檔案管理當作一項常規(guī)性、基礎性的工作常抓不懈，從思想上重視，同時，建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度，真正把檔案管理工作納入議事日程。其次，歸檔材料要使用統(tǒng)一紙張、按照統(tǒng)一標準填寫，在打印文件資料時，應選擇靜電復印件或激光打印件，收集材料時，對于不符合標準的材料一律退回原形成單位重新處理。在檔案歸檔、建立、收集時，嚴格以規(guī)范收集本單位各個階段的材料。
各單位在檔案管理方面，一定要把檔案管理工作與檔案管理人員的工作績效相掛鉤，確保檔案管理人員的工作主動性和積極性。檔案管理人員還要不斷加強學習，利用新技術實現(xiàn)檔案快速、高校的數(shù)字化管理，真正實現(xiàn)檔案：錄入快捷、查詢方便、管理高效的目的。
因此，單位責任人，特別是分管檔案工作的負責人，落實好他們作為檔案管理的法律責任的承擔者，對加強檔案人員職業(yè)道德教育，具有一個直接的、強有力的督促和指導作用。