時(shí)間：2023-05-18 17:02:13
導(dǎo)語(yǔ)：在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)健詞：數(shù)字化城建檔案館 信息基礎(chǔ) 現(xiàn)代化 優(yōu)質(zhì)服務(wù)
中圖分類號(hào)： TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
引言：在信息技術(shù)革命高漲的世紀(jì)，作為各個(gè)領(lǐng)域、各種社會(huì)活動(dòng)歷史記錄的檔案，其信息載體正快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將是未來(lái)檔案的主體。我們?cè)跈n案管理中要努力提升檔案信息的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的作用。對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，既可以對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)，又便于檔案信息的快速傳遞。本人在城建檔案館工作多年，現(xiàn)就城建檔案館數(shù)字化分以下幾個(gè)方面與同行共同探討：
一、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的目標(biāo)：
近期目標(biāo)是：立足本館，建立狹義上的數(shù)字城建檔案館。建設(shè)數(shù)字城建檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系；建設(shè)包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)，辦公環(huán)境，現(xiàn)代化庫(kù)房等；建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、有梯隊(duì)、復(fù)合型、富于創(chuàng)新開(kāi)拓的人才隊(duì)伍。
遠(yuǎn)期目標(biāo)是：通過(guò)本館的探索和實(shí)踐，開(kāi)創(chuàng)性地制定和推行數(shù)字城建檔案館的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與法規(guī)，改造城建檔案館的工作流程及人才隊(duì)伍，開(kāi)發(fā)數(shù)字城建檔案館的一站式辦公系統(tǒng)及其它應(yīng)用系統(tǒng)，建設(shè)高效的檔案數(shù)字化生產(chǎn)線，形成先進(jìn)的數(shù)字城建檔案館模式，從而與其他相關(guān)單位一起帶動(dòng)整個(gè)行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，即廣義的數(shù)字城建檔案館，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與資源的整合。
二、城建檔案館數(shù)字化的意義
檔案信息數(shù)字化建設(shè)的最終目的是將數(shù)字化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，其意義主要應(yīng)從以下幾方面顯現(xiàn)出來(lái)。
1.提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案數(shù)字化，改善了檔案管理工作，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.降低檔案利用成本。通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
3.實(shí)現(xiàn)資源共享。與其他相關(guān)單位一起帶動(dòng)整個(gè)行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，以實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享。
三、城建檔案館數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)
1.信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。
2.資源管理虛擬化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，實(shí)現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。
3.信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\(yùn)用超文本及多媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。
4.用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時(shí)間長(zhǎng)：100年以上，保真性高，而一般的紙質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實(shí)施在線：授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問(wèn)自己所需要的檔案資料。
四、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館所面臨的轉(zhuǎn)變
1.城建檔案數(shù)字化后的觀念上的轉(zhuǎn)變，在新形式下，信息浪潮的沖擊，新的形式和機(jī)遇要求我們必須解放思想、更新觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“重保管，輕利用”的落后管理方式，實(shí)現(xiàn)由封閉性向開(kāi)放性的變革，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，由檔案保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開(kāi)放中心，將傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)成數(shù)字檔案館。
2.城建檔案職能的轉(zhuǎn)變，將從單純的保管城建檔案的實(shí)體機(jī)構(gòu)變成可提供快捷信息的數(shù)字化城建信息控制中心。
3.城建檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，并建立和健全一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系。如建立數(shù)字化城建檔案管理制度、保管監(jiān)控制度、利用服務(wù)制度等。
4.城建檔案館藏構(gòu)成的轉(zhuǎn)變，打破單一的只是把傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)模式把分散在不同機(jī)關(guān)的檔案信息聯(lián)結(jié)起來(lái)，極大地豐富了數(shù)字化館藏。
五、數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的組成
數(shù)字城建檔案館建設(shè)包含幾個(gè)組成部分：第一，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)；第二，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；第三，數(shù)字信息資源建設(shè)；第四，高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建設(shè)。
1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)
在現(xiàn)代信息社會(huì)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)非常重要，如果這樣，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接起來(lái)的信息系統(tǒng)就可以輕而易舉地實(shí)現(xiàn)信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在數(shù)字城建檔案館建設(shè)中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并大力推行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括檔案館工作人員、用戶及設(shè)備使用、檔案的查詢與利用等管理規(guī)定。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括檔案術(shù)語(yǔ)、電子檔案管理等標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸格式、檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。
2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
數(shù)字城建檔案館必須在一定的空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施上建設(shè)空間數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，才能更好地服務(wù)于城市建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境三部分。硬件環(huán)境包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件平臺(tái)、辦公環(huán)境建設(shè)、現(xiàn)代化庫(kù)房建設(shè)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字化處理等設(shè)備。軟件建設(shè)主要指根據(jù)實(shí)際需要，選擇先進(jìn)、成熟的技術(shù)，建設(shè)大容量的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)和大規(guī)模并發(fā)訪問(wèn)的服務(wù)管理系統(tǒng)。管理軟件除了能夠完成業(yè)務(wù)管理和檔案利用服務(wù)等工作外，還能與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相互融合，實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)錄入、到數(shù)據(jù)管理、再到數(shù)據(jù)輸出全過(guò)程的應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的先決條件，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分為檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)以及與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。
3.數(shù)字信息資源建設(shè)
數(shù)字城建檔案館實(shí)質(zhì)上是一個(gè)有大量信息的系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)各類信息的整合，即對(duì)數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理，形成一個(gè)社會(huì)綜合信息資源庫(kù)，并能從海量信息數(shù)據(jù)庫(kù)中提取有價(jià)值的信息，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需要。其來(lái)源和采集范圍包括：傳統(tǒng)城建檔案館的館藏、立檔單位的文件材料、有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫(kù)和互連網(wǎng)上具有檔案價(jià)值的信息等。它包括ASCII的文本文件、專業(yè)圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數(shù)據(jù)形式，并分別建立存貯在數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)字城建檔案館還具有鮮明的地理信息特征，它可以通過(guò)地理信息系統(tǒng)技術(shù)建立地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，為城市規(guī)劃建設(shè)管理的現(xiàn)代化提供辦公決策的依據(jù)。
4.人力資源建設(shè)
在城建檔案館信息化建設(shè)中，主要問(wèn)題是信息技術(shù)人員的缺乏，因此我們要逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)和配備高素質(zhì)檔案工作者，建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、復(fù)合型、富于創(chuàng)新開(kāi)拓的隊(duì)伍。就要選用具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識(shí)和較強(qiáng)的信息能力的人才，與此同時(shí)積極開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)，按照不同層次和業(yè)務(wù)需要，培訓(xùn)相關(guān)人員使用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的能力，以提高館員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，適應(yīng)數(shù)字城建檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。
關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。計(jì)劃生育檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。
1 計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化勢(shì)在必行
1.1 檔案信息時(shí)展的要求 首先，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的利用，為計(jì)劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計(jì)生檔案工作推進(jìn)了一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，使計(jì)生工作的開(kāi)展進(jìn)入了良性循環(huán)之中。其次，檔案數(shù)字管理化為計(jì)劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數(shù)字管理化可以將檔案及時(shí)歸檔，為使用者提供便利。
1.2 計(jì)劃生育檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于計(jì)劃生育管理的必然結(jié)果 計(jì)劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶籍檔案，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。
2 計(jì)劃生育檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題
2.1 數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題 現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)管理模式的計(jì)劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎(chǔ)上，這種管理模式的主要特點(diǎn)始終沒(méi)有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內(nèi)容。發(fā)生根本性改變的是管理的工作對(duì)象，其由原來(lái)的紙張、塑膠等一些載體材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息。
2.2 計(jì)劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.2.1 缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu) 大部分計(jì)劃生育檔案管理工作人員，沒(méi)有統(tǒng)一機(jī)構(gòu)的管理。上崗前，大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案收集意識(shí)比較淡薄，對(duì)檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對(duì)日常檔案材料業(yè)務(wù)的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。
2.2.2 標(biāo)準(zhǔn)化水平低 計(jì)劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。大多數(shù)的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導(dǎo)致了在計(jì)劃生育檔案管理過(guò)程中工作前后脫節(jié)，容易導(dǎo)致工作失誤，并存在一些檔案的數(shù)量、材料等方面的問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清的嚴(yán)重問(wèn)題。
2.2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的滯后也是阻礙計(jì)劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的因素之一。雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，大部分的計(jì)生檔案部門建立起了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但沒(méi)有開(kāi)發(fā)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)或相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行管理計(jì)生人事檔案。在查閱相關(guān)人事檔案信息時(shí)，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。
2.2.4 經(jīng)費(fèi)保障率低 目前，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題仍是影響計(jì)劃生育進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大屏障。有些相關(guān)單位對(duì)計(jì)生檔案管理的重視程度不夠，投入的經(jīng)費(fèi)比較少，人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，無(wú)力購(gòu)置較好的硬件及軟件設(shè)施，用來(lái)建立起點(diǎn)較高的檔案館網(wǎng)絡(luò)。
3 計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程 計(jì)生檔案工作的管理需要一套科學(xué)化、規(guī)范化的工作程序和工作方法，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的手段把分散的計(jì)算機(jī)用系統(tǒng)連接起來(lái)，并通過(guò)把這些單一的計(jì)算機(jī)根據(jù)功能的不同進(jìn)行分類，劃分成不同的系統(tǒng)處理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。
3.2 著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之 對(duì)于“多”：計(jì)生檔案工作在進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，先根據(jù)檔案的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放等情況的不同，對(duì)所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，并優(yōu)先加工整理那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案。
對(duì)于“快”：計(jì)生檔案在著錄的過(guò)程中，應(yīng)將案卷?yè)Q分不同的層次進(jìn)行著錄,能在顯示檔案的主題內(nèi)容和特征的同時(shí)，也可以減少著錄條目和錄入條目。既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
對(duì)于案卷基礎(chǔ)較好全引目錄的檔案：在著錄時(shí)，可以在全引目錄上面直接分類標(biāo)引，對(duì)于特殊形式的檔案，可借助于計(jì)算機(jī)程序?qū)n案的人名、地址、時(shí)間等直接錄入，然后統(tǒng)一給出分類號(hào)。使錄入過(guò)程充分利用的原有的檔案目錄，從而減少著錄環(huán)節(jié)，進(jìn)而提高著錄速度。
3.3 工作人員知識(shí)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)要全面 掌握檔案專業(yè)知識(shí)。計(jì)劃生育檔案工作人員只有學(xué)習(xí)并掌握檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率，對(duì)計(jì)生檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理。
掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)。計(jì)劃生育檔案工作人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理、網(wǎng)絡(luò)的管理等方面的計(jì)算機(jī)技能。
培養(yǎng)精益求精、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。計(jì)劃生育檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而且細(xì)致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)仔細(xì)、認(rèn)真的工作態(tài)度，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤均可能給后面的工作帶來(lái)麻煩。
培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。計(jì)劃生育檔案工作人員要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并解決問(wèn)題；敢于轉(zhuǎn)換思維方式，克服保守思想；有創(chuàng)新的意識(shí)與觀念，結(jié)合工作實(shí)際，為計(jì)生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點(diǎn)，利用現(xiàn)代化技術(shù)開(kāi)發(fā)利用檔案資源，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；建議
所謂檔案的數(shù)字化管理是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等手段，對(duì)有用的信息進(jìn)行數(shù)字化處理。這種管理方式改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點(diǎn)，更利于信息的有效管理。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢(shì)。作為一種新生事物，在工作人員素質(zhì)較高的基礎(chǔ)之上，加上足夠的硬件設(shè)施及規(guī)章制度，檔案的數(shù)字化管理將成為社會(huì)各企業(yè)管理水平高度提高的體現(xiàn)。檔案的數(shù)字化管理在現(xiàn)實(shí)生活中可以使人們工作變得更加簡(jiǎn)單、易操作，也更利于保管，使用得當(dāng)?shù)那闆r下會(huì)發(fā)揮不可估量的作用。當(dāng)然，企業(yè)的各部門各層人員應(yīng)當(dāng)高度重視檔案數(shù)字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來(lái)較為樂(lè)觀的積極作用。
1 當(dāng)前實(shí)行檔案數(shù)字化管理可能出現(xiàn)的問(wèn)題
⑴沒(méi)有建立相關(guān)完善的管理制度
對(duì)檔案的管理是一個(gè)繁雜細(xì)致的工作，有關(guān)部門對(duì)文書檔案并不能進(jìn)行相應(yīng)的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)不能各司其職，對(duì)于檔案信息的收集不夠準(zhǔn)確，對(duì)于信息的管理不能進(jìn)行嚴(yán)格分類，文書檔案出現(xiàn)種種問(wèn)題，這就直接影響了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。
⑵信息更新不準(zhǔn)確
我國(guó)相關(guān)部門對(duì)檔案的管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，相關(guān)人員對(duì)信息資料收集不上心、不及時(shí)，這些導(dǎo)致了對(duì)檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態(tài)。
⑶硬件設(shè)施未達(dá)要求
對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件有著嚴(yán)格要求，然而許多部門硬件設(shè)施不能做到與時(shí)俱進(jìn)。相關(guān)的硬件設(shè)施及設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件和基礎(chǔ)，沒(méi)有足夠的設(shè)備，一切都只是空談，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理也完全不可能。
⑷相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)
在擁有足夠完善的設(shè)備設(shè)施下，如果沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行設(shè)備的管理，那這些設(shè)備也就只能是擺設(shè)，專業(yè)人員的技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的軟實(shí)力。隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理勢(shì)在必行，因而必須培養(yǎng)出相關(guān)的管理人員，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。但是當(dāng)今許多部門嚴(yán)重缺乏對(duì)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理面臨的又一問(wèn)題。
⑸領(lǐng)導(dǎo)等各層人員不重視檔案管理工作
領(lǐng)導(dǎo)及其他各層人員不能對(duì)檔案管理予以重視、不負(fù)責(zé)任，使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于一種無(wú)人管制的混亂狀態(tài)，增加了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的難度。
2 對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理新思路
⑴領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對(duì)于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時(shí)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項(xiàng)規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績(jī)效考核中去，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。同時(shí)加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會(huì)加快我國(guó)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。
⑵加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)
要想真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛(ài)崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計(jì)算機(jī)技能、對(duì)軟件開(kāi)發(fā)和利用有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時(shí)時(shí)信任他們，建立相應(yīng)的績(jī)效管理制度，任務(wù)分解到個(gè)人，使他們做到各司其職。并且及時(shí)的對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請(qǐng)有關(guān)方面的專家來(lái)進(jìn)行講座，及時(shí)發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實(shí)實(shí)搞研究，為相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。
⑶及時(shí)更新完善相關(guān)信息
中國(guó)文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，經(jīng)過(guò)這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的管理工作大勢(shì)所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對(duì)檔案系統(tǒng)的管理理念，對(duì)信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時(shí)，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對(duì)信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時(shí)跟蹤，只有這樣才能及時(shí)更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實(shí)的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準(zhǔn)確，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時(shí)代下，需要定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行法律知識(shí)方面的培訓(xùn)，各部門營(yíng)造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識(shí)，比如可以組織時(shí)間進(jìn)行法律方面的辯論會(huì)，或者將法律知識(shí)納入考核績(jī)效等方式，推動(dòng)各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)，大力倡導(dǎo)人們使用該平臺(tái)，向他們講解該平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)所在，這種平臺(tái)的建立真正為社會(huì)各部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲(chǔ)存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時(shí)進(jìn)行讀取和下載，為人們獲取信息帶來(lái)了極大便利。但是這種數(shù)字信號(hào)為主的信息也較容易被人隨意改動(dòng)，對(duì)此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立特定計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作，必要時(shí)可以對(duì)文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。
檔案數(shù)字化管理的為實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為我國(guó)文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來(lái)了新思路?；ヂ?lián)網(wǎng)盛行的當(dāng)今社會(huì)，將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會(huì)得到很大提高。因而對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的工作方式勢(shì)在必得，我們可以通過(guò)建立健全完善的信息資料庫(kù)，配置足夠完備的軟硬件設(shè)施，合理利用相關(guān)技術(shù)人員，再加上領(lǐng)導(dǎo)的全力支持，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢(mèng)，我國(guó)社會(huì)在當(dāng)前潮流下也會(huì)朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]梁惠卿. 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析.《檔案管理》.2013年1期
［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理
0引言
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來(lái)了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來(lái)為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)
目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過(guò)大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過(guò)程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫(kù)，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來(lái)，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開(kāi)展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來(lái)了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒(méi)有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問(wèn)，使檔案的安全性得到充分的保障。
2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)
2.1專業(yè)性和項(xiàng)目性
專業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動(dòng)中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過(guò)程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。
2.2分散性和集中性
房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。
3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用
3.1在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用
數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢不會(huì)受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。
3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用
在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開(kāi)，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來(lái)，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。
3.3在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用
隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來(lái)越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來(lái)滿足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會(huì)使檔案統(tǒng)計(jì)工作無(wú)法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問(wèn)題的困擾，通過(guò)將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效?？傊?，檔案統(tǒng)計(jì)工作，離不來(lái)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。
3.4在檔案分析中的應(yīng)用
所謂檔案分析，是指通過(guò)對(duì)檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動(dòng)。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過(guò)程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過(guò)組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對(duì)于其他工作的開(kāi)展也能夠起到積極的輔助作用。
4加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法
首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對(duì)管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿足時(shí)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對(duì)不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過(guò)高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來(lái)障礙?？傊?，運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程，只有通過(guò)對(duì)操作進(jìn)行規(guī)范、對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢(shì)和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對(duì)檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠?？梢越⒃O(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，還能夠在后期針對(duì)已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢和修改。
5結(jié)語(yǔ)
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無(wú)論是對(duì)于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來(lái)，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加普遍，但同時(shí)也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來(lái)，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
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圖書館檔案及文件資料是對(duì)圖書館以往工作的一種原始記錄，是圖書館歷史工作的重要體現(xiàn)，它是在日常活動(dòng)中形成的多種文件資料，是對(duì)圖書館日常工作的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行的總結(jié)。圖書館檔案及文件資料真實(shí)地對(duì)圖書館開(kāi)展的各種活動(dòng)的思路、措施和方法進(jìn)行了記錄，所以說(shuō)圖書館檔案及文件資料是以往圖書館業(yè)務(wù)進(jìn)行的歷史記錄。在圖書館服務(wù)的探索工作中，要做好圖書館檔案及文件資料的管理工作，對(duì)圖書館工作發(fā)展整個(gè)歷程的所有文件資料進(jìn)行完整和真實(shí)地收集、整理和記錄。這些文件資料主要包括圖書館歷史活動(dòng)情況、組織活動(dòng)的過(guò)程以及其他一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。因而可以說(shuō)圖書館檔案及文件資料的管理工作可以對(duì)圖書館的服務(wù)工作進(jìn)行有效地保證，它不僅可以為今后圖書館穩(wěn)步工作打下良好的基礎(chǔ)，還能夠?qū)D書館的研究工作提供有效的資料以及可靠的信息，為圖書館的檢查工作提供一定的基礎(chǔ)，保證圖書館的先進(jìn)技術(shù)管理可以得到有效地深化和改革。
2加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的措施
2.1加強(qiáng)圖書館檔案和文件資料的歸檔和保管
圖書館檔案及文件資料管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜并且專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，所以必須嚴(yán)格采取有效的措施做好其歸檔以及保管工作，加強(qiáng)相關(guān)制度和規(guī)范的建設(shè)，對(duì)圖書館工作中各個(gè)階段積累、形成的資料進(jìn)行全面的收集。需要建立的制度和規(guī)范主要內(nèi)容應(yīng)該涉及檔案的目錄管理以及借閱管理工作。除上述以外，為了保證和維護(hù)檔案及文件資料的完整性，應(yīng)該設(shè)置專門機(jī)構(gòu)和人員對(duì)檔案及文件資料進(jìn)行保管。在對(duì)圖書館的檔案以及文件資料的管理工作中，除了要做好資料的收集和整理工作，還需要加強(qiáng)對(duì)其的日常管理工作。做好對(duì)其的防火以及防潮工作，保證檔案資料的完整性和可靠性，防止其在存放和存儲(chǔ)的過(guò)程中受到外界環(huán)境的影響而導(dǎo)致發(fā)生損壞，盡可能的提高檔案資料存放的時(shí)間，為今后的圖書館事業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)和提供參考。
2.2做好圖書館檔案和文件資料的開(kāi)發(fā)和利用
在對(duì)圖書館檔案資料進(jìn)行管理的工作中，必須對(duì)其進(jìn)行有效的利用，充分發(fā)揮其作用，為了充分地對(duì)其作用進(jìn)行發(fā)揮，主要采取以下幾點(diǎn)有效的措施：①加強(qiáng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)的決策工作，并且加強(qiáng)協(xié)調(diào)和配合。一旦需要對(duì)檔案資料進(jìn)行利用，必須保證檔案資料提供的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，保證工作開(kāi)展能夠得到有效的參考和依據(jù)，保證圖書館活動(dòng)的順利開(kāi)展。這樣不僅可以不斷完善以及豐富檔案資料的完整性，還能夠根據(jù)檔案資料的需求，保證資源的充分性，以此對(duì)圖書館的正常運(yùn)行工作進(jìn)行有效的展開(kāi)，并且對(duì)圖書館的日常工作效率進(jìn)行促進(jìn)和提高。②對(duì)圖書館的各種活動(dòng)以及任務(wù)進(jìn)行積極地配合，對(duì)需要的檔案資料進(jìn)行及時(shí)并且積極地提供，保證檔案資料檢索以及傳輸工作的快捷，積極有效地推動(dòng)圖書館正常工作的展開(kāi)。③保證圖書館檔案資料的完整性，能夠?yàn)閳D書館的創(chuàng)優(yōu)工作提供有效的參考。
2.3圖書館檔案及文件資料管理工作要做到高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求
2.3.1爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案及文件資料工作的關(guān)鍵
圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案資料的管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案資料重要性的認(rèn)識(shí)，將圖書館檔案資料的管理工作納入到每年的工作計(jì)劃中。并且為了保證圖書館管理工作的有效性，領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該加強(qiáng)設(shè)置專門人員以及專門機(jī)構(gòu)，購(gòu)置專門的資料管理柜以及資料管理盒等相關(guān)檔案資料存儲(chǔ)設(shè)施對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)。
2.3.2增強(qiáng)檔案及文件資料的管理意識(shí)
必須加強(qiáng)管理的意識(shí)，提高檔案管理工作的及時(shí)性，對(duì)檔案資料的管理工作進(jìn)一步重視，加強(qiáng)對(duì)日常資料的收集、處理和存儲(chǔ)工作，保證檔案資料的管理工作正常進(jìn)行。
2.3.3提高管理水平并發(fā)揮檔案及文件資料的作用
在管理工作中，必須全面發(fā)揮人的作用，利用更新技術(shù)手段對(duì)檔案及文件資料的管理工作進(jìn)行加強(qiáng)，不斷地推動(dòng)檔案及文件資料管理工作逐漸向著高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量以及高效率的方向發(fā)展。
2.4加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理信息化建設(shè)
在全球化以及信息化的今天，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，必須強(qiáng)化信息化技術(shù)在檔案資料管理工作中的運(yùn)用。運(yùn)用信息化技術(shù)可以加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理工作的效率，減少其人力以及物力的投入，有效節(jié)約了工作時(shí)間并且減少了工作量。圖書館檔案及文件資料管理信息化建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，它包括了檔案及文件資料信息資源的有序整理、檔案及文件資料信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案及文件資料信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案及文件資料信息資源的開(kāi)發(fā)利用等。檔案及文件資料管理信息化是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)的檔案及文件資料、聲像檔案及文件資料、實(shí)物檔案及文件資料進(jìn)行錄入、掃描、數(shù)碼處理，將館內(nèi)各類檔案及文件資料數(shù)字化，以達(dá)到對(duì)檔案及文件資料信息管理和利用的高效、準(zhǔn)確。
3結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)階段隨著我國(guó)教育改革進(jìn)一步深化，對(duì)高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來(lái)很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。
關(guān)鍵詞：
高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。
1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。
1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。
2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。
2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。
第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。
參考文獻(xiàn)：
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一、檔案數(shù)字化工作中應(yīng)注意的法律問(wèn)題
館藏檔案的數(shù)字化，應(yīng)該從法律策略上要保證整個(gè)數(shù)字化工作在合理合法的前提下進(jìn)行，規(guī)避侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)以及保密法等相關(guān)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
1、電子檔案的法律效力問(wèn)題。由于電子文件的易變性、信息與特定載體之間的可分離性等特點(diǎn)，使得在對(duì)電子文檔的管理過(guò)程中，電子檔案的法律問(wèn)題始終困擾著檔案界。電子檔案在輸入、存儲(chǔ)、傳輸和提供利用過(guò)程中存在著信息失控、污染、干擾、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，這些不安全因素和不穩(wěn)定性特點(diǎn)，使電子檔案容易失真，因而難以成為合法的證據(jù)。此外，我們知道通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定的，電子檔案沒(méi)有固定的載體，其信息具有可變性、可操作性、流動(dòng)性等特點(diǎn)，電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案過(guò)程的原始性和憑證性難以得到確認(rèn)，電子檔案就無(wú)法真正取得“檔案”的資格，發(fā)揮“檔案”的憑證作用。
2、檔案數(shù)字化產(chǎn)生的“著作權(quán)”保護(hù)問(wèn)題。首先，要區(qū)分哪些檔案受知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。1999年12月，國(guó)家版權(quán)局頒發(fā)的《關(guān)于制作數(shù)字化制品的著作權(quán)規(guī)定》中明確規(guī)定：“將已有的作品制成數(shù)字化制品，不論已有作品以何種形式表現(xiàn)和固定，都屬于《著作權(quán)法》所稱的復(fù)制行為”，而復(fù)制權(quán)是著作權(quán)人的專有權(quán)，不容更改。根據(jù)《著作權(quán)法》的有關(guān)規(guī)定，在檔案館中保存有大量具有著作權(quán)意義的檔案，如立檔單位的年鑒、工程設(shè)計(jì)圖、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、影像材料等等，這些都是受著作權(quán)法保護(hù)的載體，也是社會(huì)感興趣、利用率較高的檔案。而檔案館不能因?yàn)橹鳈?quán)問(wèn)題而剝奪了人們的利用權(quán)利，這就造成了著作權(quán)和公民知情權(quán)的矛盾。其次，檔案數(shù)字化由此產(chǎn)生合理使用的法律適用。合理使用作為對(duì)著作權(quán)人權(quán)利的限制，主要著眼于協(xié)調(diào)著作權(quán)人與社會(huì)公共利益的沖突。依據(jù)我國(guó)修改后的《著作權(quán)法》第22條第8項(xiàng)的規(guī)定，“圖書館、檔案館、紀(jì)念館、博物館、美術(shù)館等為陳列或者保存版本的需要，復(fù)制本館收藏的作品的行為，可以不經(jīng)著作權(quán)人許可，不向其支付報(bào)酬，但應(yīng)當(dāng)指明作者姓名、作品名稱，并且不得侵犯著作權(quán)人依照《著作權(quán)法》享有的其他權(quán)利?！边@是法律直接規(guī)定的檔案館等類似性質(zhì)機(jī)構(gòu)的合理使用， 與《著作權(quán)法》第22條其它項(xiàng)規(guī)定共同構(gòu)成著作權(quán)法上的“合理使用”制度。但這需要注意一點(diǎn)的是，復(fù)制的目的僅僅限于本館陳列和保存，不得用于借閱、出售和出租，這就說(shuō)明如果數(shù)字化的目的是為了陳列或者保存檔案，則屬于合理使用，但檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，不僅僅是為了保存和陳列的需要，而更是為了建立數(shù)字檔案館，便于網(wǎng)上利用，事實(shí)上就可能超出了合理使用的范圍，如果未經(jīng)著作權(quán)人授權(quán)或者許可，把館藏內(nèi)受著作權(quán)保護(hù)的檔案擅自進(jìn)行數(shù)字化處理則有侵權(quán)行為之嫌疑，這就要求我們要按照著作權(quán)法的規(guī)定采取相應(yīng)的措施加以解決。
3、檔案數(shù)字化產(chǎn)生的公開(kāi)與保密問(wèn)題。政府信息公開(kāi)制度是公民享有知情權(quán)這一憲法權(quán)力的具體化?！墩畔⒐_(kāi)條例》明確指出：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配置相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！边@就要求檔案館應(yīng)當(dāng)依法公開(kāi)公眾所需的檔案信息，以最大的熱情投入到社會(huì)信息資源共享的建設(shè)中。而檔案信息與政府信息的緊密聯(lián)系使得數(shù)字化檔案信息成為電子政務(wù)信息資源深度開(kāi)發(fā)和及時(shí)處理的核心資源，但由于種種原因，檔案的開(kāi)放鑒定工作非常緩慢，使得大量本應(yīng)解密開(kāi)放的檔案仍處于不開(kāi)放狀態(tài)，檔案的公開(kāi)和保密之間的矛盾非常緊迫，造成了檔案的保密性和社會(huì)大眾的利用需求二者之間的矛盾。與此同時(shí)，檔案數(shù)字化不僅涉及著作權(quán)的法律問(wèn)題，還涉及到保密法與隱私權(quán)問(wèn)題。這些具有密級(jí)的檔案信息中不僅涉及到國(guó)家的利益，而且還包含著大量的個(gè)人隱私信息，這些檔案在危害國(guó)家安全或者未經(jīng)個(gè)人同意的情況下數(shù)字化是要經(jīng)過(guò)特殊處理的。
二、涉及相關(guān)法律問(wèn)題的解決途徑
檔案數(shù)字化中涉及的法律問(wèn)題對(duì)當(dāng)前的檔案數(shù)字化工作提出了一個(gè)重要的課題。如何在信息時(shí)代下更好地規(guī)避這些法律問(wèn)題，在此提出幾點(diǎn)看法與大家共同探討。
1、統(tǒng)籌規(guī)劃，認(rèn)真做好檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的系統(tǒng)工程，有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，必須從檔案工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，從檔案事業(yè)整體發(fā)展需要出發(fā)，綜合考慮，科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)地制定出近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。同時(shí)，加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作，認(rèn)真做好前期準(zhǔn)備工作。針對(duì)可能出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，應(yīng)在抓好檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開(kāi)展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確保檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。在制定檔案數(shù)字化方案時(shí)，可邀請(qǐng)法律專家擔(dān)任數(shù)字化的知識(shí)產(chǎn)權(quán)顧問(wèn)，解決檔案數(shù)字化過(guò)程可能出現(xiàn)或遇到的法律問(wèn)題，處理與產(chǎn)權(quán)人之間發(fā)生的法律糾紛，維護(hù)檔案館的各項(xiàng)權(quán)益，保護(hù)數(shù)字化后的作品檔案的使用安全。
2、加強(qiáng)立法保障，推進(jìn)檔案信息化的法制建設(shè)。社會(huì)的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對(duì)新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時(shí)修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。特別是大量電子檔案的產(chǎn)生，原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。因此，電子檔案的法律效力問(wèn)題，最終的、最直接的解決辦法還是要以專門的法律對(duì)電子檔案的證據(jù)價(jià)值予以界定。國(guó)家應(yīng)加強(qiáng)電子文件和電子檔案的立法工作，在法律、法規(guī)及相應(yīng)的檔案法規(guī)中明確電子文件和電子檔案的法律地位。
3、檔案數(shù)字化建設(shè)中行使合理使用權(quán)。從目前著作權(quán)保護(hù)的趨勢(shì)來(lái)看，人們基本上認(rèn)同了著作權(quán)人利益優(yōu)先的國(guó)際保護(hù)原則，著作權(quán)人的權(quán)利隨著技術(shù)的發(fā)展得到了不斷的擴(kuò)張，公眾合理使用的范圍越來(lái)越小。但從著作權(quán)的立法精神、著作權(quán)保護(hù)的目的以及著作權(quán)保護(hù)范圍主要針對(duì)作品的商業(yè)性利用而設(shè)定來(lái)看，基于個(gè)人學(xué)習(xí)目的、基于公益事業(yè)或其他不以贏利為目的而進(jìn)行的“合理使用”，就仍有存在的價(jià)值和必要性。檔案館是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，它的公益性質(zhì)決定了檔案館是可以享有合理使用的權(quán)利的。同時(shí)，《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》的第七條和第十二條還對(duì)檔案館等非贏利性質(zhì)的機(jī)構(gòu)的權(quán)利給予了認(rèn)可。這些機(jī)構(gòu)可以不經(jīng)著作權(quán)人許可，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)向本館館舍內(nèi)服務(wù)對(duì)象提供本館收藏的合法出版的數(shù)字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數(shù)字化形式復(fù)制的作品，不向其支付報(bào)酬，但不得直接或者間接獲得經(jīng)濟(jì)利益。明確了檔案機(jī)構(gòu)的臨時(shí)復(fù)制使用權(quán)。
4、開(kāi)展檔案開(kāi)放利用的鑒定工作。著重分析檔案涉及隱私的內(nèi)容和有關(guān)保密檔案內(nèi)容，從而確定哪些檔案屬于控制范圍。對(duì)檔案的重要程度劃分等級(jí)，以決定采取不同的保護(hù)措施。還要建立一些規(guī)章制度，避免使所有的檔案館人員都能接觸到敏感的個(gè)人資料（如出身、種族、政治傾向、、犯罪記錄等），確保只有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的人員才能收集、查閱、傳播這些個(gè)人資料。對(duì)于已到開(kāi)放期的檔案，要嚴(yán)格按照《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》、《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定，對(duì)擬開(kāi)放檔案組織認(rèn)真鑒定，以決定包含個(gè)人資料的檔案的開(kāi)放時(shí)間、開(kāi)放方式和范圍。
5、推進(jìn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案數(shù)字化的目的是適應(yīng)信息時(shí)代檔案利用需要，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享共用，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)則是檔案資源網(wǎng)上交流實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)包括了計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件、電子文檔信息化處理的規(guī)范，電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。檔案信息化工作的開(kāi)展，將徹底改變?cè)趥鹘y(tǒng)檔案工作條件下各自為政、標(biāo)準(zhǔn)各異的檔案管理狀況。
一、傳統(tǒng)基建檔案管理存在的弊端
一是占用大量的檔案存儲(chǔ)空間。醫(yī)院基建檔案涉及的內(nèi)容較多，且較為繁雜。如若應(yīng)用傳統(tǒng)的基建檔案管理模式，會(huì)占用大量的檔案存儲(chǔ)空間；二是現(xiàn)如今醫(yī)院的基建檔案管理來(lái)看，其大多數(shù)還采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。該模式非常不利于查閱檔案。具體而言，為了查閱基建檔案，工作人員需要完成手工查找案卷目錄、庫(kù)房進(jìn)行紙質(zhì)檔案的調(diào)卷等一系列程序。這些程序過(guò)于繁復(fù)，費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)，很有可能耽誤工程建設(shè)；三是利用受空間限制。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依靠醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行實(shí)體管理方式，實(shí)體管理方式存在明顯的局限性，基建檔案管理受空間限制。
二、醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理的便利之處
一是減少檔案存儲(chǔ)的空間。在信息化時(shí)代大背景下，記錄在紙張上面的內(nèi)容被轉(zhuǎn)化為電子文檔，在電腦上（光盤或者是磁盤）存儲(chǔ)，不僅信息能被完整保存，還能節(jié)省大量存放空間。因此，利用數(shù)字化檔案管理模式有利于減少檔案存儲(chǔ)的空間；二是提高了檔案的利用率。采用數(shù)字化基建檔案管理模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)索引，可以很快地檢索出需要查找的檔案，既能提高基建檔案的查閱速度，又能提升檔案的利用率；三是讓檔案資源實(shí)現(xiàn)共享。采用數(shù)字化基建檔案管理模式，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破了空間障礙，利用者能通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)就可以查閱檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享。
三、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議
（一）健全相關(guān)檔案數(shù)字化管理制度?，F(xiàn)階段，醫(yī)院基建項(xiàng)目比比皆是，檔案數(shù)字化管理任務(wù)量非常龐大。但是，醫(yī)院基建檔案管理中存在諸多問(wèn)題，其中最突出的問(wèn)題是醫(yī)院在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)制度作為參照，在具體檔案數(shù)字化管理中，出現(xiàn)很多問(wèn)題。醫(yī)院基建檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，建立一套完整的醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并按照該體系實(shí)施基建檔案管理，以滿足基建檔案信息傳遞、信息存儲(chǔ)、信息利用等管理要求。
（二）完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。實(shí)施醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理模式，必然會(huì)借助計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，做好計(jì)算機(jī)軟硬件與相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作非常必要。在基建項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理中，完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)屬于基礎(chǔ)部分，只有完成該部分工作，才能更好地完成后續(xù)管理工作?？紤]到此方面，醫(yī)院應(yīng)該增加對(duì)檔案管理方面的投入，并將一部分資金或者資源劃分給建設(shè)計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)與設(shè)施當(dāng)中。具體而言，應(yīng)該從以下幾方面入手：第一，完善醫(yī)院計(jì)算機(jī)硬件配置。檢查計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、相關(guān)辦公設(shè)備的功能是否存在不足，以免影響基建檔案管理；第二，配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)工程與軟件開(kāi)發(fā)與維護(hù)人才。這樣做主要有兩個(gè)方面的作用，一是便于設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)化共建檔案管理平臺(tái)；二是確保日?；n案管理不出現(xiàn)任何技術(shù)性的問(wèn)題。
（三）制定與強(qiáng)化各項(xiàng)安全措施。醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理，能為醫(yī)院基建工作者帶來(lái)諸多便利，但是我們也不能忽視這種管理模式存在的問(wèn)題。醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理主要依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，但計(jì)算機(jī)存在軟件漏洞或者系統(tǒng)漏洞等問(wèn)題，不免會(huì)為醫(yī)院基建檔案管理造成困擾?；诖朔矫婵紤]，有必要有針對(duì)性地提高醫(yī)院基建檔案管理的安全性。為此，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，設(shè)置安全系數(shù)較高的防火墻，必要時(shí)增加使用防護(hù)軟件，進(jìn)而減少木馬病毒；第二，針對(duì)特別重要的基建檔案資料，實(shí)施加密處理；第三，做好檔案?jìng)浞荩n案數(shù)據(jù)庫(kù)）。綜上所述，對(duì)于醫(yī)院而言，醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理需要一步一步地落實(shí)。面對(duì)如今增多的基建項(xiàng)目，醫(yī)院基建檔案管理人員應(yīng)提高積極性，為基建項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的力量，以實(shí)現(xiàn)基建檔案存儲(chǔ)、處理、查詢和共享，提升醫(yī)院基建檔案管理質(zhì)量。
作者:熊瑛 單位:湖北省孝感市中心醫(yī)院
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一、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化定義
農(nóng)業(yè)科技檔案的數(shù)字化，意為將基于各種載體的資源轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化形式，并可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化鏈接，以期及時(shí)、安全地提供相關(guān)服務(wù)，利于資源的共享及傳承。具體而言，即以手工操作進(jìn)行的諸如收集、篩選、整理、鑒定、保管、搜索、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用等步驟，借助電[1]子信息系統(tǒng)來(lái)完成，達(dá)到數(shù)字化管理的效果。農(nóng)業(yè)科技檔案的數(shù)字化管理屬于當(dāng)今時(shí)代信息化建設(shè)的一項(xiàng)關(guān)鍵性內(nèi)容，其中的核心無(wú)疑在于資源管理。對(duì)于農(nóng)業(yè)科技檔案來(lái)說(shuō)，其資源范圍涵蓋面很廣，而且信息保有量大，且在多個(gè)種類上都有顯現(xiàn)，農(nóng)、林、牧、漁齊備，科研、生產(chǎn)兼具，而按照事物本質(zhì)屬性進(jìn)行劃分，農(nóng)業(yè)科技檔案資源管理工作可以有：綜合類工作、農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)工作、糧食作物工作、農(nóng)產(chǎn)品貯藏工作、農(nóng)業(yè)新技術(shù)應(yīng)用工作、農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)工作等等。所以，相關(guān)人員需要了解農(nóng)業(yè)科研檔案在當(dāng)今時(shí)期的涵蓋范圍，并提前制定形成完善的應(yīng)對(duì)策略，以保證工作的有條[2]不紊進(jìn)行。
二、農(nóng)業(yè)科研檔案特點(diǎn)農(nóng)業(yè)科技檔案具有下述幾項(xiàng)特點(diǎn)。
（一）特殊化特點(diǎn)農(nóng)業(yè)科技檔案形成于區(qū)域差異化極大的自然環(huán)境之中，同時(shí)因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科技人員在洞察力及思維力等方面的區(qū)別，其原始記錄必然不[3]同，均屬于難以取代的特殊資源。
（二）專業(yè)化特點(diǎn)農(nóng)業(yè)科技檔案基于農(nóng)業(yè)科技研究而形成，每一項(xiàng)研究?jī)?nèi)容都較專業(yè)，長(zhǎng)期積累下來(lái)，產(chǎn)生的幾乎所有原創(chuàng)性材料，都具有獨(dú)一性和專業(yè)性特色。
（三）系統(tǒng)化特點(diǎn)農(nóng)業(yè)科技檔案的整個(gè)積累過(guò)程，基本處在相對(duì)穩(wěn)定的系統(tǒng)內(nèi)狀態(tài)。同時(shí)，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技研究的關(guān)鍵性目標(biāo)之一帶動(dòng)農(nóng)業(yè)增效，發(fā)展農(nóng)業(yè)先進(jìn)生產(chǎn)力?；谶@樣的原因，所有階段性成果都是系統(tǒng)環(huán)節(jié)中不可拆分的一部分。
（四）權(quán)威化特點(diǎn)農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)從計(jì)劃形成，到實(shí)踐階段，再到后期的驗(yàn)收、推廣、應(yīng)用、獎(jiǎng)勵(lì)等，均應(yīng)把第一手材料予以科學(xué)化歸納整理。所以，相關(guān)檔案內(nèi)容既應(yīng)可以表達(dá)出信息的真實(shí)可靠性，具有權(quán)威優(yōu)勢(shì)。
三、農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理對(duì)策
（一）有條不紊的建設(shè)
檔案信息走數(shù)字化轉(zhuǎn)化之路，是當(dāng)前檔案館工作的重點(diǎn)內(nèi)容?，F(xiàn)在一般所應(yīng)用的手段為把全部檔案內(nèi)容借助手工著錄及掃描等辦法存儲(chǔ)至光盤與磁盤之中。在此環(huán)境下，工作人員需要有計(jì)劃、分重點(diǎn)地實(shí)施。在實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、健全規(guī)則，達(dá)到檔案數(shù)字信息化的標(biāo)準(zhǔn)效果。特別是應(yīng)當(dāng)做到統(tǒng)一的規(guī)劃，以應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化的大規(guī)模實(shí)施，并且一定要具備開(kāi)放性好、兼容性強(qiáng)的計(jì)算機(jī)處理軟件，以該軟件為中心，在系統(tǒng)內(nèi)部上下協(xié)調(diào)，環(huán)環(huán)相扣，滿足檔案資源交流共享的要求。
（二）定期檢查檔案載體
現(xiàn)今，如果溫度及濕度等外部環(huán)境適應(yīng)，光盤一類的載體使用壽命可以達(dá)到100年左右，而縮微膠片一類的載體使用壽命則能夠高于300年[4]，然而即使這樣，我們依然需要采取多種手段促進(jìn)載體穩(wěn)定性及應(yīng)用壽命的提升，其中常規(guī)性工作即是適時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)遷移工作，若是遇到檔案載體同計(jì)算機(jī)語(yǔ)言產(chǎn)生變化的情況，便要依照軟、硬件的實(shí)際情況，把數(shù)字資源由環(huán)境升級(jí)到新環(huán)境，，繼而保證所有的數(shù)字資源得以在新環(huán)境中能夠應(yīng)用裕如。另外，檔案館需要形成合作管理模式，注意到資源持續(xù)保存與應(yīng)用需要考慮國(guó)內(nèi)甚至國(guó)際的合作，因此檔案館需要同圖書館、各研究所以及政府、軟件硬件供應(yīng)商等加強(qiáng)合作，以有效增加資源應(yīng)用時(shí)間。
（三）積極確保檔案安全
檔案部門需要形成科學(xué)的檔案安全思維，始終堅(jiān)持防御和防治相結(jié)合的策略，依照檔案法、保守國(guó)家秘密法、計(jì)算機(jī)病毒防治法等法律規(guī)章，并參考本部門的實(shí)際工作情況，形成盡可能完善化的檔案信息安全保護(hù)系統(tǒng)[5]。另外，檔案管理者一定要積極謀求自身保密意識(shí)的強(qiáng)化，使工作過(guò)程中的各種行為均受到嚴(yán)格監(jiān)督與自我監(jiān)督，有效避免人為因素的影響。而在技術(shù)層面，則應(yīng)當(dāng)努力增加電子文件與電子檔案密碼的技術(shù)含量，且做好訪問(wèn)控制技術(shù)的升級(jí)等，用于避免檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下被不法分子訪問(wèn)與利用的可能性。
（四）提供人才與經(jīng)費(fèi)保障
人才和經(jīng)費(fèi)的保障對(duì)于各行業(yè)來(lái)說(shuō)都是基礎(chǔ)性的。對(duì)于農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理工作來(lái)說(shuō)同樣如此。首先需要做的是增加人才創(chuàng)新培養(yǎng)，給農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化以必要人才支持，及時(shí)確定引入急需人才、培養(yǎng)既有人才、發(fā)掘后備人才的完善科學(xué)觀念，將三種觀念妥善結(jié)合，統(tǒng)一落實(shí)到具體的工作當(dāng)中去，用以促進(jìn)數(shù)字化管理相關(guān)工作人員能力的持續(xù)進(jìn)步。其次要做的是保證必要經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，按照自身館藏實(shí)際情況，多方籌措，量入為出，形成合理的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃。
四、總結(jié)
對(duì)檔案加以數(shù)字化處理，是檔案館基礎(chǔ)工作之一，同時(shí)也是信息化環(huán)境下的客觀需求。我們應(yīng)當(dāng)努力做好農(nóng)業(yè)科技檔案的數(shù)字化管理工作，以冷靜的思維、客觀的精神、務(wù)實(shí)的態(tài)度做好相關(guān)工作，努力防止建設(shè)數(shù)字化檔案館過(guò)程中的偏失。
作者:蘭前 單位:寧德市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所
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