時(shí)間：2023-03-10 14:47:12
導(dǎo)語(yǔ)：在人事檔案室工作計(jì)劃的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.1人員配備不足，素質(zhì)不高
目前，絕大部分檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都沒(méi)有配置專(zhuān)職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數(shù)職來(lái)管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業(yè)務(wù)眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動(dòng)和培訓(xùn)滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專(zhuān)業(yè)科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識(shí)。具筆者所知，未經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)就匆匆上任管理人事檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這種情況導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識(shí)。
1.2場(chǎng)地不足，設(shè)施缺乏
目前，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)普遍未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理場(chǎng)所，僅僅是在檔案室設(shè)立一個(gè)柜子和其他檢驗(yàn)報(bào)告存放在一起，無(wú)法達(dá)到三室分開(kāi)的要求（即檔案庫(kù)房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調(diào)，但防盜和防火設(shè)施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規(guī)范
由于目前社會(huì)上很多公司企業(yè)普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當(dāng)一些新進(jìn)人員由外面的企業(yè)調(diào)入檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，往往導(dǎo)致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，材料的制作往往達(dá)不到國(guó)家的要求，這直接影響到整份檔案的質(zhì)量和價(jià)值。
2、新時(shí)代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識(shí)，加強(qiáng)管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)水長(zhǎng)流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態(tài)化，列入日常工作計(jì)劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關(guān)的檢查制度，定期對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、獎(jiǎng)懲。具體經(jīng)辦人員應(yīng)建立常態(tài)化的匯報(bào)渠道，直接將存在問(wèn)題和一些有益的建議上報(bào)至檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層。
2.2加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平
傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，應(yīng)加大人事檔案信息化建設(shè)的投入，提高科學(xué)管理的水平才有可能提高效率。利用現(xiàn)代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)等完整而真實(shí)地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質(zhì)材料。這樣就可以在保密的前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實(shí)用性、時(shí)效性。
2.3加強(qiáng)培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質(zhì)才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員是比較困難，但加強(qiáng)培訓(xùn)還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對(duì)此，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)因建立相應(yīng)的人員培訓(xùn)和考核制度。根據(jù)自身的情況，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)加大這方面的培訓(xùn)交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開(kāi)展由針對(duì)性的交流，這無(wú)疑是提高人員素質(zhì)的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎(chǔ)。人事干部應(yīng)積極爭(zhēng)取單位甚至上級(jí)部門(mén)的的支持。完善庫(kù)房的“六防”設(shè)施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個(gè)檔案才真實(shí)可靠。對(duì)于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，人員的職稱(chēng)經(jīng)常發(fā)生變化。另外，由于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平要求越來(lái)越高，人員參加各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育也相當(dāng)普遍，還經(jīng)常參加各種執(zhí)業(yè)資格考試。作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理人員應(yīng)特別留意收集這方面的材料，及時(shí)豐富人事檔案的內(nèi)容，只有這樣的人事檔案才能真實(shí)反應(yīng)個(gè)人的情況，發(fā)揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國(guó)家要求都必須使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專(zhuān)業(yè)檔案制作設(shè)備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
3、結(jié)束語(yǔ)
為完善公司的管理體系，規(guī)范公司的經(jīng)營(yíng)行為，促進(jìn)全公司的持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本辦法。
一、總則
1.目的：為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門(mén)人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本辦法。
2.適用范圍：本辦法適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
二、檔案整理及分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)
公司的檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。主要分為文書(shū)檔案、基建工程檔案、儀器設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)人事檔案、函等類(lèi)型：
1.公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)則等方面的文件材料；
2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；
3.行政類(lèi)文件：政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件，本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)。
4.黨團(tuán)工青婦方面的文件；
5.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；
6.勞動(dòng)工資、人事、技術(shù)職稱(chēng)審批、獎(jiǎng)懲、法律事務(wù)管理方面的文件材料；
7.經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；
8.儀器、設(shè)備方面的文件材料；
9.基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工方面的文件材料；
10.聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料。
11.電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>
12.其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。
三、檔案管理歸檔工作
1.設(shè)立檔案管理員，隸屬總經(jīng)理辦公室，對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理。
2.各部門(mén)設(shè)立二級(jí)(兼職)檔案員，二級(jí)（兼職）檔案檔案員對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。
3.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織各部門(mén)做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對(duì)各部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。
4.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)部設(shè)專(zhuān)人配合總經(jīng)理辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。
5.歸檔各部門(mén)應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。
6.歸檔范圍及管理：
（1）各類(lèi)資質(zhì)文件、規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
（2）涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等與工程施工有關(guān)的資料由匯新環(huán)保科技有限公司負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。
（3）各類(lèi)證件：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)歸檔。如IC卡、貸款卡；國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開(kāi)戶許可證等及各類(lèi)財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔。
(4)涉及黨團(tuán)青工婦等各種文件材料，由黨群辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
（5）凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門(mén)二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。
四、文書(shū)檔案歸檔基本要求
1.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)）無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
2.在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，文電應(yīng)合一歸檔。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
4.下發(fā)文件要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印。
6.工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
五、檔案保管制度
1.各門(mén)類(lèi)檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對(duì)濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6. 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7.與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2.凡到公司檔案室查閱檔案者，要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室。
3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料。
4.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料者，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案資料給他人。
4.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
5.借閱檔案時(shí)，不得刪改、涂寫(xiě)、拆損案卷，閱后要及時(shí)歸還。
八、檔案銷(xiāo)毀制度
1.檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)的真實(shí)歷史記錄，檔案的銷(xiāo)毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)規(guī)定。
2.對(duì)已超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，相關(guān)利害關(guān)系部門(mén)需對(duì)上報(bào)銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行全面，認(rèn)真的鑒定，并寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，提出存毀意見(jiàn)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；優(yōu)化
1 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的必要性
機(jī)關(guān)檔案工作是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案管理工作是以機(jī)關(guān)檔案室為主要模式開(kāi)展的。當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理工作始建于上世紀(jì)50年代，主要是依據(jù)1983年頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）建立起來(lái)的。隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)、民主政治、社會(huì)文化快速發(fā)展，檔案事業(yè)也得到長(zhǎng)足發(fā)展。但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，檔案管理水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，這是因?yàn)楣逃械墓芾矸绞阶陨泶嬖谥y以適應(yīng)時(shí)展的局限性，使檔案管理水平難以持續(xù)提高。事實(shí)也證明，時(shí)代快速發(fā)展的今天，《條例》在指導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作方面已顯示出一定的局限性。當(dāng)前，事業(yè)單位的改革在不斷深入進(jìn)行，事業(yè)單位通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。因此，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。
2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題分析
（1）檔案工作的重視程度不平衡
行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡，個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視還不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，雖然各部門(mén)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專(zhuān)人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓等方面還存在缺陷。
（2）檔案管理模式有待提高
多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門(mén)不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。
（3）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱
檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類(lèi)和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。個(gè)別檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。
（4）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后
當(dāng)前，我國(guó)的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備相對(duì)落后，檔案管理的硬件設(shè)備并沒(méi)有隨經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)而有及時(shí)的更新。事業(yè)單位不能充分發(fā)揮檔案的作用，且不談利用高科技設(shè)備進(jìn)行檔案的科學(xué)化和規(guī)范化。既不重視信息資源的開(kāi)發(fā)，也忽視對(duì)現(xiàn)代檔案資源的利用與管理，不善加利用當(dāng)代的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)?？傊聵I(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理設(shè)備對(duì)檔案的信息保護(hù)作用甚微，收效甚小。
（5）檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作不夠完善
許多事業(yè)單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認(rèn)為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責(zé)任，而忽視了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案是國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富，檔案部門(mén)應(yīng)該想方設(shè)法的開(kāi)發(fā)利用這些資源，最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
3 優(yōu)化途徑探討
（1）加強(qiáng)人事檔案管理宣傳工作
提高人們對(duì)人事檔案管理整體，加快人事檔案管理制度改革的速度，首先就要結(jié)合人事檔案管理工作實(shí)際，通過(guò)各種途徑擴(kuò)大對(duì)人事檔案管理重要性的宣傳工作。通過(guò)教育和宣傳工作的開(kāi)展，使大眾清晰地認(rèn)識(shí)到，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的大背景下，無(wú)論是區(qū)域之間還是企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，從根本上來(lái)說(shuō)都是圍繞人才進(jìn)行的競(jìng)爭(zhēng)。
（2）促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的深化發(fā)展
對(duì)于我國(guó)而言，現(xiàn)階段各類(lèi)型事業(yè)單位均需要借助于規(guī)范的組織學(xué)習(xí)以及定期的思想宣傳方式強(qiáng)化有關(guān)單位內(nèi)部檔案管理的重要性認(rèn)知。從這一角度上來(lái)說(shuō)，要想在事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程當(dāng)中落實(shí)檔案管理的重要地位，其前期在于構(gòu)建一支優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的引導(dǎo)及榜樣職能，以定期或是不定期的方式針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與檢查。在此基礎(chǔ)之上，各類(lèi)型事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，構(gòu)建一套與本單位經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況相結(jié)合的檔案管理工作考核達(dá)標(biāo)機(jī)制，以事業(yè)單位檔案管理工作的落實(shí)程度作為考核達(dá)標(biāo)機(jī)制的關(guān)鍵衡量指標(biāo)，通過(guò)級(jí)別或是薪資升降的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案管理工作考核達(dá)標(biāo)機(jī)制的動(dòng)態(tài)化管理。更為關(guān)鍵的一點(diǎn)在于：事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)依托于單位自身發(fā)展使勁，構(gòu)建有關(guān)檔案管理工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)明確事業(yè)單位檔案管理在工作過(guò)程中存在的問(wèn)題與應(yīng)采取應(yīng)對(duì)措施，從而規(guī)范檔案管理發(fā)展。
（3）事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)著眼于對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)展進(jìn)程不斷推進(jìn)的背景作用之下，檔案管理工作人員作為檔案管理的工作主體，其自身素質(zhì)狀況直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量的高低，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言同樣如此。考慮到事業(yè)單位檔案管理工作有著較強(qiáng)的實(shí)踐性與專(zhuān)業(yè)性，若從事檔案管理作業(yè)的工作人員缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法有效開(kāi)展，事業(yè)單位有關(guān)檔案管理的收集與整合需求也就無(wú)法得到充分實(shí)現(xiàn)。從這一角度上來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位一方面需要強(qiáng)化對(duì)職業(yè)道德的完善，引導(dǎo)檔案管理工作人員明確與樹(shù)立科學(xué)化的職業(yè)道德基本觀念，一方面需要借助于對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員文字駕馭能力以及綜合分析能力等專(zhuān)業(yè)水平的有效提升，通過(guò)對(duì)復(fù)合型事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)確?，F(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作綜合需求能夠得到有效滿足。
（4）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，加快其現(xiàn)代化進(jìn)程
伴隨信息時(shí)代的來(lái)到，加快檔案管理的現(xiàn)代化刻不容緩，目前事業(yè)單位檔案管理引進(jìn)計(jì)算機(jī)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)越性，結(jié)合檔案管理和信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。從而極大地提高檔案的利用水平與管理水平。同時(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理方式，利用高科技加強(qiáng)管理效率與其現(xiàn)代化進(jìn)程。
（5）提高檔案作為信息資源的服務(wù)能力
機(jī)關(guān)單位檔案管理工作不僅僅是對(duì)材料的保管，更加重要的是提高檔案服務(wù)能力。盡管機(jī)關(guān)檔案的服務(wù)能力是隱蔽的，看似無(wú)足輕重。實(shí)際上，檔案為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供利用所發(fā)揮的作用不可估量。而且政務(wù)公開(kāi)的逐步推進(jìn)，機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)要改變傳統(tǒng)工作模式，提高服務(wù)能力。機(jī)關(guān)可以建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)，要進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的高效使用。
【摘要】醫(yī)院中的檔案建設(shè)是醫(yī)院在管理及醫(yī)療服務(wù)中形成的最能反映醫(yī)院工作狀況的歷史記錄，是醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的重要依據(jù)。通過(guò)醫(yī)院等級(jí)評(píng)審，發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)醫(yī)院工作中的不足，推動(dòng)醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升醫(yī)院工作質(zhì)量。本文主要對(duì)黔江區(qū)婦幼保健院在等級(jí)醫(yī)院創(chuàng)建過(guò)程中檔案建設(shè)工作作了分析探討。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院；檔案建設(shè)；等級(jí)評(píng)審；保健院
一、檔案建設(shè)在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中的作用和意義
（一）在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中開(kāi)展檔案建設(shè)工作的重要意義。醫(yī)院評(píng)審的目的和意義在于通過(guò)等級(jí)醫(yī)院評(píng)審，不斷促進(jìn)醫(yī)院加強(qiáng)管理，促使醫(yī)院不斷提升、強(qiáng)化醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)水平，為廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院等級(jí)評(píng)審是衛(wèi)生行政部門(mén)對(duì)醫(yī)院實(shí)行監(jiān)督管理的最基本手段，也是醫(yī)院尋找差距、尋求自身發(fā)展的必然途徑。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中，醫(yī)院檔案建設(shè)具有重要的作用。醫(yī)院中的檔案建設(shè)是醫(yī)院在管理及醫(yī)療服務(wù)中形成的最能反映醫(yī)院工作狀況的歷史記錄，是醫(yī)院管理質(zhì)量的具體體現(xiàn)，是醫(yī)院發(fā)展最真實(shí)、最權(quán)威的寫(xiě)照，具有憑證性的價(jià)值，同時(shí)它直接關(guān)系到醫(yī)院評(píng)審專(zhuān)家組對(duì)醫(yī)院概貌的了解，是醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的重要依據(jù)。因此，我們要重視醫(yī)院檔案建設(shè)工作，做好技術(shù)檔案、行政管理檔案、人事管理檔案等醫(yī)院檔案工作。
（二）在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中開(kāi)展檔案建設(shè)的具體工作。一是技術(shù)檔案建設(shè)。醫(yī)院技術(shù)檔案管理的重要任務(wù)是全面管理各級(jí)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)技術(shù)信息及全院性技術(shù)信息，技術(shù)檔案的建設(shè)工作主要分為兩類(lèi)：第一，技術(shù)人員技術(shù)考核情況、技術(shù)職稱(chēng)變更情況、進(jìn)修、培訓(xùn)、發(fā)表的論文、取得的科研成果及帶教情況。第二，進(jìn)修人員信息、本院開(kāi)展的各類(lèi)學(xué)術(shù)講座情況、科研成果、開(kāi)展的新技術(shù)、新設(shè)備信息。技術(shù)檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠的依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。充分利用開(kāi)發(fā)科技檔案，有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開(kāi)發(fā)、推廣和應(yīng)用。在生命醫(yī)學(xué)研究工作中，按照客觀事物的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，要想加快科學(xué)研究的進(jìn)程，取得更多的科研成果，就必須擁有大量充分可靠的資料。二是行政管理檔案建設(shè)。行政管理檔案主要包括常規(guī)的編制部門(mén)文件、醫(yī)院對(duì)內(nèi)、對(duì)外的各類(lèi)正式公文，醫(yī)院年度工作計(jì)劃、各種醫(yī)療合同文件、院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主要日程安排、記錄、工作記錄等材料。在醫(yī)院檔案建設(shè)工作中要做好行政檔案的管理工作。三是人事管理檔案建設(shè)。在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中，醫(yī)院、醫(yī)生的醫(yī)風(fēng)、德風(fēng)是重要的評(píng)審依據(jù)，是體現(xiàn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此要建立健全醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的建設(shè)，健全人事檔案管理，采取有效的措施，充分發(fā)揮醫(yī)術(shù)精湛、醫(yī)德高尚的醫(yī)務(wù)人員的模范帶頭作用，樹(shù)立良好的醫(yī)院形象。四是建立醫(yī)院檔案規(guī)章制度。醫(yī)院每年都要派人到檔案部門(mén)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理綜合素質(zhì)，根據(jù)《檔案法》及《重慶市檔案管理?xiàng)l例》的相關(guān)要求，搞好制度化建設(shè)，主要有《歸檔制度》《人事檔案管理制度》《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《檔案室安全防范制度》等。
二、通過(guò)開(kāi)展檔案建設(shè)工作所取得的主要成就
（一）通過(guò)開(kāi)展檔案建設(shè)工作，使日常檔案再創(chuàng)新突破。通過(guò)加強(qiáng)檔案日常管理，切實(shí)做到檔案資料整齊有序，聘請(qǐng)專(zhuān)職檔案員全面負(fù)責(zé)檔案整理歸檔工作。明確每類(lèi)文件材料整理規(guī)范、排列順序、移交時(shí)間等，做到文件材料“月月清、年年清”。同時(shí)，指派專(zhuān)人參加由市檔案局舉辦的檔案人員繼續(xù)教育培訓(xùn)。通過(guò)檔案基礎(chǔ)編研材料撰寫(xiě)、檔案登記備份工作和數(shù)字檔案室建設(shè)、檔案分類(lèi)與管理等方面的學(xué)習(xí)，全面系統(tǒng)掌握檔案管理理論知識(shí)，為提高檔案管理水平打下扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。
（二）通過(guò)醫(yī)院檔案建設(shè)，服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)療工作。醫(yī)院檔案建設(shè)應(yīng)結(jié)合等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的具體情況，積極挖掘綜合檔案室有利用價(jià)值的檔案信息，開(kāi)發(fā)醫(yī)院現(xiàn)有資源，服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)療工作，從而服務(wù)于醫(yī)院等級(jí)建設(shè)。
（三）通過(guò)開(kāi)展檔案建設(shè)工作，醫(yī)院的重要部位流程得到了規(guī)范，醫(yī)院分區(qū)更趨合理。積極向先進(jìn)檔案管理單位學(xué)習(xí)，規(guī)范工作流程，提高工作效率。
（四）通過(guò)開(kāi)展檔案建設(shè)工作，健全并落實(shí)了制度職責(zé)，院內(nèi)管理更加規(guī)范。通過(guò)二甲創(chuàng)建，規(guī)范了行政質(zhì)量管理、公共衛(wèi)生婦幼保健管理、財(cái)務(wù)及后勤服務(wù)管理、醫(yī)療保健質(zhì)量管理、護(hù)理質(zhì)量及院內(nèi)感染管理、門(mén)急診管理等。
（五）通過(guò)開(kāi)展檔案建設(shè)工作，社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益得到同步增長(zhǎng)。通過(guò)二甲婦幼保健院建設(shè)，黔江區(qū)群體保健管理進(jìn)一步加強(qiáng)，孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理、兒童系統(tǒng)管理及各項(xiàng)重大公共衛(wèi)生服務(wù)管理更加規(guī)范，婦女兒童健康水平明顯提高。
綜上所述，醫(yī)院中的檔案建設(shè)是醫(yī)院在管理及醫(yī)療服務(wù)中形成的最能反映醫(yī)院工作狀況的歷史記錄，它直接關(guān)系到醫(yī)院評(píng)審專(zhuān)家組對(duì)醫(yī)院概貌的了解，是醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的重要依據(jù)。通過(guò)醫(yī)院等級(jí)評(píng)審，發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)醫(yī)院工作中的不足，推動(dòng)醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升醫(yī)院工作質(zhì)量。黔江區(qū)婦幼保健院在“二甲”創(chuàng)建過(guò)程中，是對(duì)醫(yī)院的管理水平、醫(yī)療技術(shù)水平、服務(wù)水平的一次“大閱兵”，通過(guò)檔案建設(shè)工作，使黔江區(qū)婦幼保健院在醫(yī)院等級(jí)評(píng)審過(guò)程中更加完善，從而使醫(yī)院的醫(yī)療水平和工作質(zhì)量得到更大提高。
參考文獻(xiàn)：
一、立卷歸檔受政策法規(guī)變化的影響大
近年來(lái)，國(guó)家、省、市組織部門(mén)都對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一法規(guī)性文件指導(dǎo)，這些文件的實(shí)施使得干部檔案的管理工作在一定時(shí)期、一定程度上基本實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。但有的法規(guī)文件要求不統(tǒng)一、變化相對(duì)快，有的條款只是暫時(shí)的并多次改變，如工資級(jí)別登記表1992年以前立卷歸檔時(shí)沒(méi)放，1992年以后要放，并只須放九類(lèi)1-1號(hào)，可是20__年又發(fā)文規(guī)定新整檔案工資級(jí)別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計(jì)材料，入黨積極分子考察表，預(yù)備黨員考察表，20__年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來(lái)就有一定難度。
二、干部檔案立卷不規(guī)范
1、歷史遺留問(wèn)題多。以前大部分管檔人員專(zhuān)業(yè)程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴(yán)，對(duì)立卷歸檔的材料沒(méi)有認(rèn)真把關(guān)、鑒別，再加上部分單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒(méi)歸檔，有的填寫(xiě)不全，不該歸檔的材料混入了檔案內(nèi)，造成了案卷質(zhì)量低。近年來(lái)對(duì)干部檔案進(jìn)行目標(biāo)考核，干部檔案管理部門(mén)為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代本文來(lái)源：文秘站 久遠(yuǎn)，原件無(wú)法找到。責(zé)成有關(guān)部門(mén)補(bǔ)辦的材料雖經(jīng)認(rèn)真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性。
2、紙張不統(tǒng)一，表格不規(guī)范。雖然明文規(guī)文秘雜燴網(wǎng)定檔案材料要統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)，但材料形成過(guò)程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過(guò)裝訂線等，無(wú)形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。檔案目標(biāo)管理要求紙張必須19×26.5規(guī)格，組織部門(mén)印制的表格都達(dá)到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門(mén)形成的材料大部分用a4紙，如報(bào)送的學(xué)歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問(wèn)題的出現(xiàn)，又必將影響到將來(lái)的檔案立卷工作，影響案卷質(zhì)量。
3、檔案意識(shí)淡薄，部分材料散失嚴(yán)重，歸檔不及時(shí)。隨著人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)，大多數(shù)檔案都能及時(shí)立卷歸檔，但立卷中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴(yán)重。
三、檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高
干部檔案立卷工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、知識(shí)性較強(qiáng)的工作，需要有一定業(yè)務(wù)知識(shí)的人才能做好。但現(xiàn)實(shí)并非如此，檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，沒(méi)有足夠時(shí)間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，還有些檔案人員認(rèn)為“政治上沒(méi)奔頭、搞檔案無(wú)盡頭”，導(dǎo)致了干檔人員調(diào)整頻繁，剛剛熟悉業(yè)務(wù)，又被調(diào)到其它崗位。新的檔案管理人員又開(kāi)始新一輪熟悉業(yè)務(wù)的過(guò)程。
以上問(wèn)題已經(jīng)影響到干部檔案立卷工作和案卷質(zhì)量。為切實(shí)加強(qiáng)理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對(duì)檔案立卷管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，基層檔案管理部門(mén)和上級(jí)部門(mén)要高度重視。
首先，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。文件的類(lèi)別、條款等盡量少改動(dòng)。要求形成干部檔案材料單位的紙張規(guī)格要用a4紙，特別是高校的一些學(xué)籍材料。這樣會(huì)避免少拆卷，少改動(dòng)，少切紙，避免浪費(fèi)過(guò)多的人力、物力，同時(shí)也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統(tǒng)一的法規(guī)文件指導(dǎo)下，走上健康發(fā)展的道路。
集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)企業(yè)檔案管理的基本要求，也是做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義，一是檔案實(shí)體集中，企業(yè)各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門(mén)檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門(mén)管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門(mén)的統(tǒng)一管理下開(kāi)展檔案工作，提供檔案利用。建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人，建立健全專(zhuān)兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類(lèi)方案、保管期限表、各項(xiàng)檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，這是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必須建立的制度。如果一個(gè)單位沒(méi)有落實(shí)“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與健康發(fā)展，使檔案工作無(wú)法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實(shí)“四參加”“四同步”制度，就無(wú)法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所形成的重要檔案全部保存下來(lái)，無(wú)法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
要搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開(kāi)發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬(wàn)倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化。近年來(lái)，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，在公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)上多次提出加強(qiáng)檔案管理工作，建立了以公司黨委書(shū)記負(fù)責(zé)制，公司辦公室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作發(fā)展目標(biāo)列入公司年度工作計(jì)劃，檔案管理要上新臺(tái)階，使其達(dá)到檔案法規(guī)的要求。公司檔案管理工作取得了很大的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)了文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、聲像電子、實(shí)物、人事檔案的集中統(tǒng)一管理，并于2010年8月通過(guò)了河南省檔案工作目標(biāo)管理先進(jìn)單位，檔案管理工作步入正規(guī)化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，充分發(fā)揮了檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用。
要加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫(kù)房“八防”設(shè)施的配備，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類(lèi)事故的發(fā)生；二是對(duì)電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)。新時(shí)期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫(xiě)作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才。要結(jié)合當(dāng)前的中心工作，為科學(xué)決策提供參考。
關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院發(fā)展
醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學(xué)研究等方面有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)進(jìn)步和發(fā)展的關(guān)鍵因素。醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、研究、藥品管理、衛(wèi)生管理、行政管理以及各項(xiàng)其它活動(dòng)，醫(yī)院檔案包括病歷、科研、圖書(shū)、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書(shū)文件、人事等方面，它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程最好的記錄和見(jiàn)證，也是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組織部分，是具有保存和研究?jī)r(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類(lèi)的載體和不同形式的歷史記錄。
醫(yī)院檔案不僅涉及到醫(yī)院的歷史發(fā)展，更關(guān)系到廣大人民群眾的各種健康資料。它是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策時(shí)的可靠依據(jù)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理中有著極其重要的意義。
1加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義
醫(yī)院面對(duì)醫(yī)療改革的日益深入和競(jìng)爭(zhēng)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。
1.1 檔案管理人員的綜合素質(zhì)醫(yī)院檔案管理人員一般來(lái)自臨床或其它非檔案管理專(zhuān)業(yè)的人員，人員素質(zhì)參差不齊。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專(zhuān)業(yè)人才。這種檔案專(zhuān)業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)；精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤(pán)刻錄技術(shù)；有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會(huì)關(guān)系較簡(jiǎn)單、檔案管理專(zhuān)業(yè)技能較強(qiáng)的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專(zhuān)業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，定期實(shí)行嚴(yán)格的專(zhuān)業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)。
1.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化醫(yī)院綜合檔案部門(mén)是醫(yī)院保存和管理本單位各種門(mén)類(lèi)檔案的獨(dú)立部門(mén)，要建立健全歸檔工作體系，實(shí)行文件處理部門(mén)立卷制度。辦理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門(mén)或檔案工作人員進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門(mén)或檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量檢查和驗(yàn)收。
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化問(wèn)題就迎刃而解了。
檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；有計(jì)劃地把縮微、光盤(pán)技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。
1.3加強(qiáng)檔案管理的作用
1.3.1加強(qiáng)檔案管理工作在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用，它是衡量一個(gè)醫(yī)院是否積極發(fā)展現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是衡量一個(gè)醫(yī)院醫(yī)學(xué)水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。
1.3.2加強(qiáng)檔案管理工作有利于醫(yī)院的綜合發(fā)展。有利于院長(zhǎng)做出長(zhǎng)遠(yuǎn)準(zhǔn)確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的依據(jù)；有利于醫(yī)院的各種設(shè)備設(shè)施的管理，通過(guò)對(duì)其使用性能、使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。
1.3.3醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各種形式的醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析的過(guò)程。檔案管理能夠形成科學(xué)的、有效的、準(zhǔn)確的醫(yī)療數(shù)據(jù)。
2醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題
2.1檔案管理格局混亂，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實(shí)。在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。
2.3檔案專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)展的要求懸殊較大。隨著檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來(lái)愈高的要求。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
2.4對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書(shū)檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等等。由于對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。
2.5未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。
2.6醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。
3加強(qiáng)檔案管理工作更需科學(xué)化
3.1 科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺(tái)，把收集整理好的眾多檔案構(gòu)建成檔案查詢(xún)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，共同促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。
3.2 配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，提高工作效率檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)。能夠很好的做好檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研工作。檔案管理人員必須具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，防止檔案的丟失、破壞和篡改。
3.3 不斷改進(jìn)檔案管理方法，提高檔案利用率運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作的全程自動(dòng)化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、利用和數(shù)字管理全過(guò)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用使得檔案由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)化，計(jì)算機(jī)管理是檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化的前提條件。
4加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展
在現(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院檔案管理人員，都要認(rèn)真研究科學(xué)檔案管理的有效措施，結(jié)合創(chuàng)新理念，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，把檔案管理科學(xué)化，真正為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)提供豐富有效的數(shù)據(jù)，真正為廣大醫(yī)院工作者、患者服務(wù)。
5結(jié)論
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的醫(yī)院檔案管理只有改革創(chuàng)新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。加強(qiáng)檔案管理可以不斷地提升醫(yī)院管理水平，才能促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，才能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞檔案管理；藥檢機(jī)構(gòu)；問(wèn)題及對(duì)策
作者簡(jiǎn)介 孫紅兵，玉林市食品藥品檢驗(yàn)所檔案室館員，廣西玉林537000
中圖分類(lèi)號(hào) G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1672―2728(200s)08―0149―04
藥品檢驗(yàn)所是國(guó)家藥品監(jiān)督質(zhì)量保證體系的重要組成部分和技術(shù)依托部門(mén)，是《藥品管理法實(shí)施辦法>規(guī)定執(zhí)行國(guó)家對(duì)藥品監(jiān)督檢驗(yàn)的法定專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，其中心工作是承擔(dān)依法實(shí)施藥品審批和藥品質(zhì)量監(jiān)督檢查所需的藥品檢驗(yàn)工作，主要職責(zé)是依法對(duì)藥品在生產(chǎn)、流通、使用等環(huán)節(jié)的質(zhì)量實(shí)施技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)。隨著藥品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當(dāng)前藥檢所整體管理工作的基礎(chǔ)。
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書(shū)材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書(shū)檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力的技術(shù)支撐的寶貴財(cái)富。
一、當(dāng)前藥檢所檔案管理中存在的主要問(wèn)題及原因分析
主要表現(xiàn)在以下一些方面：
1 領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)及重視不夠。廣西于2003年對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行體制改革，撤銷(xiāo)除自治區(qū)藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區(qū)劃設(shè)置的91個(gè)各級(jí)藥檢所，重新設(shè)置由自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個(gè)相當(dāng)于副處級(jí)的區(qū)域藥檢所至今，雖基本設(shè)置有檔案庫(kù)房，卻只有桂林、玉林兩個(gè)藥檢所實(shí)現(xiàn)了符合檔案管理要求的大集中統(tǒng)一保管并通過(guò)了檔案行政管理部門(mén)評(píng)審驗(yàn)收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達(dá)標(biāo)定級(jí))。
2 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時(shí)間短，檢驗(yàn)及辦公場(chǎng)地小、場(chǎng)所少，故未設(shè)檔案室或檔案專(zhuān)人、專(zhuān)庫(kù)，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒(méi)有落實(shí)防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒(méi)有空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備。有個(gè)別原在已獲得“科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理自治區(qū)級(jí)”的市級(jí)藥檢所基礎(chǔ)上組建的區(qū)域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查時(shí)就因檔案庫(kù)房條件簡(jiǎn)陋、專(zhuān)用檔案存放空間未保證等硬件問(wèn)題而未能得以更名換證。
3 檔案管理格局不明晰。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書(shū)檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書(shū)檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案格局。
4 檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認(rèn)真落實(shí)。在藥檢所管理中，一般均按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則――《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》《記錄管理冊(cè)》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類(lèi)人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。雖然自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局對(duì)各藥檢所的《年度工作目標(biāo)管理考評(píng)細(xì)則》要求各單位設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室并規(guī)范化、認(rèn)真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認(rèn)真實(shí)施，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
5 對(duì)藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延也隨之發(fā)生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書(shū)檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，各藥檢所根據(jù)自己的理解和實(shí)踐“因地制宜”管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。
6 檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在學(xué)歷層次、理論水平、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，與時(shí)展要求懸殊是目前我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門(mén)是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統(tǒng)中還有表現(xiàn)為專(zhuān)職少、兼職多，專(zhuān)項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理觀念不強(qiáng)；在人才培養(yǎng)中，重視藥檢技術(shù)人員素質(zhì)及動(dòng)手能力的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒(méi)有納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
7 檔案管理水平不高。現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢所管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢所管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開(kāi)發(fā)和利用，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
8 未將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢所近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和能力認(rèn)可。
9 監(jiān)管關(guān)系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗(yàn)報(bào)告是判定一個(gè)藥品是否符合規(guī)定的法律文書(shū)，若該被檢藥品被判不符合規(guī)定，監(jiān)管相對(duì)人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)乃至上百萬(wàn)巨額罰款，甚至是取消經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證或是藥品批準(zhǔn)文號(hào)的嚴(yán)厲處罰，超出了一般藥品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和使用機(jī)構(gòu)的承受能力，使監(jiān)管相對(duì)人存在戒心；另一方面隨著我國(guó)
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，民眾購(gòu)買(mǎi)被稱(chēng)作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規(guī)意義的消費(fèi)者觀念被引用至治療活動(dòng)中，由于藥品費(fèi)用居高不下，當(dāng)藥品治療效果不理想時(shí)，就怪罪藥品質(zhì)量、怪罪藥品生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗(yàn)報(bào)告就成為了雙方裁決質(zhì)量爭(zhēng)議的焦點(diǎn)。而藥檢報(bào)告質(zhì)量尚有一定缺陷，使提高藥檢報(bào)告書(shū)寫(xiě)質(zhì)量及其可溯源性，完善藥檢報(bào)告管理成為了藥檢檔案管理的重要內(nèi)容。
10 藥檢檔案開(kāi)發(fā)利用少。主要是由于檔案的內(nèi)向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，檔案室在單位中又處于弱勢(shì)地位，館藏建設(shè)被作為檔案室的后臺(tái)工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺(tái)，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實(shí)例不匯編、不發(fā)表，使其應(yīng)有的文化功能沒(méi)有得到充分發(fā)揮，很少直接影響大眾的生活品質(zhì)。
綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現(xiàn)的問(wèn)題既是我國(guó)現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代和我國(guó)新一輪大部委制、“大衛(wèi)生”形勢(shì)下衛(wèi)生、藥監(jiān)機(jī)構(gòu)改革的到來(lái)，藥檢所須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路以改進(jìn)檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)要求。
二、做好當(dāng)前藥檢所檔案管理工作的主要對(duì)策
1 依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本?？刹扇《喾N形式，大力加強(qiáng)和廣泛開(kāi)展《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《廣西壯族自治區(qū)檔案人員崗位培訓(xùn)管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育、學(xué)習(xí)貫徹活動(dòng)，實(shí)施《藥品檢驗(yàn)檔案管理規(guī)范》，增強(qiáng)藥檢所干部職工的檔案法制意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。
2 領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關(guān)鍵。一個(gè)單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著直接的關(guān)系，尤其是藥檢檔案管理工作面對(duì)新形勢(shì)下存在的難度增大問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替將來(lái)著想”的態(tài)度，提高對(duì)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認(rèn)識(shí)，把綜合檔案室建設(shè)特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護(hù)、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)財(cái)政經(jīng)費(fèi)經(jīng)常性增加情況適時(shí)予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設(shè)施、設(shè)備，不改變檔案室及其庫(kù)房用途。此外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)明確：對(duì)檔案“實(shí)行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強(qiáng)檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進(jìn)而提高檔案對(duì)藥檢、藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務(wù)的效能，才是檔案管理工作的目的。
3 建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)是搞好藥檢檔案工作的前提。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，可在全區(qū)食藥監(jiān)管系統(tǒng)各藥監(jiān)局及其所轄各行政、業(yè)務(wù)科室、稽查大隊(duì)和各藥檢所明確專(zhuān)、兼職檔案人員，使每個(gè)單位從橫向(藥檢――藥監(jiān))到縱向(檔案室――各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入單位、科室、個(gè)人的目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保無(wú)論是在藥監(jiān)局、還是藥檢所的各行政、業(yè)務(wù)檢驗(yàn)科室還是稽查工作的各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
4 加強(qiáng)制度建設(shè)是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過(guò)渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)。
第二，堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因?yàn)樗帣z檔案是藥檢所科學(xué)技術(shù)和藥品檢驗(yàn)工作的歷史，它不僅真實(shí)地反映本單位科技活動(dòng)的現(xiàn)狀，說(shuō)明整個(gè)科技工作歷史的進(jìn)程。還為當(dāng)前的業(yè)務(wù)工作和科研工作服務(wù)，為今后的工作服務(wù)，是珍貴的科技資源和科技儲(chǔ)備。
第三。將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質(zhì)量管理體系的組成部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)，不但與各科室、各崗位人員的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，做到獎(jiǎng)罰分明，還要在評(píng)優(yōu)、晉升、進(jìn)修政策上給予一定傾斜，以促進(jìn)檔案工作人員和專(zhuān)兼職文檔人員主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書(shū)資料的完整性和系統(tǒng)性。
第四，設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
5 提高檔案人員素質(zhì)是搞好藥檢檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對(duì)藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時(shí)間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動(dòng)性大、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實(shí)力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實(shí)加強(qiáng)和提高檔案人員素質(zhì)。
第一，以人為本，加強(qiáng)藥檢檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。一是重視智力引進(jìn)工作，可采取引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人才或通過(guò)向社會(huì)公開(kāi)招錄所學(xué)專(zhuān)業(yè)為檔案學(xué)、歷史學(xué)、漢語(yǔ)言文學(xué)或計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學(xué)本科畢業(yè)生充實(shí)到藥檢檔案工作隊(duì)伍中來(lái)，壯大藥檢檔案人才隊(duì)伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點(diǎn)、有方向地培養(yǎng)造就藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對(duì)單位內(nèi)部綜合素質(zhì)好、有發(fā)展?jié)摿Α⒅驹斧I(xiàn)身檔案事業(yè)的同志進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進(jìn)人才脫穎而出。
第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統(tǒng)。樹(shù)立新觀念，用“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會(huì)的理念和改革開(kāi)放、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的思維方式指導(dǎo)檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暲?；三是要改變傳統(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集。
第三，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和管理水平。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是一項(xiàng)需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)；二要辦好崗位培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和藥檢檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、歷史、文化、法律等檔案?jìng)鹘y(tǒng)方面管理知識(shí)和系統(tǒng)工程原理和方法、縮微技術(shù)和數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)應(yīng)用等現(xiàn)代管理、現(xiàn)代科技實(shí)踐技能和新技術(shù)的學(xué)習(xí)，吸取和總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以達(dá)到理論知識(shí)和實(shí)踐能力有機(jī)結(jié)合；三要與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設(shè)新檔案管理模式，使全系統(tǒng)檔案工作人員適應(yīng)檔案工作特別是新形勢(shì)下藥檢檔案工作發(fā)展需要；四要多走出去參加培訓(xùn)或開(kāi)展學(xué)術(shù)講座，學(xué)習(xí)一些院?；虬l(fā)達(dá)地區(qū)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，拓寬工作思路，促進(jìn)管理科學(xué)化，提升檔案管理水平。
關(guān)鍵詞： 學(xué)校； 歸檔資料； 收集
中圖分類(lèi)號(hào)： G647.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2013）02-0060-01
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案在各項(xiàng)工作中的作用越來(lái)越明顯，對(duì)學(xué)校檔案管理工作也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。作為一名在校的檔案管理工作人員，我更加深刻地理解歸檔資料的收集工作是學(xué)校檔案管理及利用的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，為科學(xué)、及時(shí)、準(zhǔn)確地做好這項(xiàng)工作，更好地為學(xué)校的管理、發(fā)展和建設(shè)提供決策，結(jié)合我工作實(shí)際談以下幾點(diǎn)看法。
一、積極宣傳，提高學(xué)校歸檔資料的收集意識(shí)
歸檔資料的收集工作是學(xué)校檔案管理及利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。作為一名檔案管理工作者，必須立足現(xiàn)實(shí)、不斷探索，吸收和借鑒優(yōu)秀的歸檔資料收集管理者的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，不斷完善歸檔資料的收集工作，一定要在思想上重視起來(lái)，認(rèn)真組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，經(jīng)常與學(xué)校黨政辦、各年級(jí)組辦公室及學(xué)校其它科室保持密切的溝通與聯(lián)系，盡量將全校的歸檔材料收集齊全，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)還可以利用學(xué)校的展板、政務(wù)宣傳欄、黑板報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、電子郵箱、QQ群、各種集會(huì)等宣傳工具積極宣傳相關(guān)的檔案知識(shí)，并要求學(xué)校廣大教職工及各科室相關(guān)工作人員自覺(jué)把歸檔材料上交到檔案室來(lái)，宣傳工作要?jiǎng)?chuàng)新思路，轉(zhuǎn)變觀念，多挖掘、多思考，不斷提高信息宣傳的深度和廣度，最終達(dá)到通過(guò)大力宣傳，提高廣大教職工歸檔文件的收集意識(shí)，確保文件材料收集工作有條不紊地進(jìn)行。
二、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全學(xué)校的檔案資料收集制度
我校把檔案資料的收集工作作為檔案管理及利用的重點(diǎn)事項(xiàng)來(lái)抓并把檔案管理工作列入重要議事日程。為確保我校檔案資料收集的齊全、準(zhǔn)確和完整性，一是成立了以分管學(xué)校檔案管理的副校長(zhǎng)任組長(zhǎng)、專(zhuān)職檔案管理員任副組長(zhǎng)、各科室領(lǐng)導(dǎo)和各年級(jí)組長(zhǎng)任成員的檔案資料收集領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，密切配合、共同協(xié)作，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時(shí)性的原則，實(shí)現(xiàn)歸檔的規(guī)范性。做。二是建立健全學(xué)校的檔案資料收集制度。制度是收集工作必須嚴(yán)格遵守的辦事規(guī)律和行為準(zhǔn)則，它是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案材料收集工作科學(xué)化、規(guī)范化的必要手段和重要保證。因此我們學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況制定了《檔案收集歸檔制度》、《收、發(fā)文登記制度》、《學(xué)校發(fā)文留存制度》、《文件傳閱制度》、《部門(mén)和個(gè)人定時(shí)主動(dòng)移交材料》、《催收索要材料制度》、《材料收集聯(lián)絡(luò)員制度》、《收集材料鑒定入檔制度》、《材料轉(zhuǎn)遞登記統(tǒng)計(jì)制度》等。
三、科學(xué)劃分，明確學(xué)校歸檔文件的收集范圍
學(xué)校檔案大體上可分為如下幾類(lèi)：教職工檔案、教師業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、學(xué)生檔案、文書(shū)檔案、科技檔案（包括設(shè)備檔案、基建檔案）、聲像檔案、實(shí)物檔案和財(cái)務(wù)檔案。以我校教師業(yè)務(wù)考績(jī)檔案為例，可分為以下條目：一是教師每學(xué)期的教學(xué)工作計(jì)劃，工作總結(jié)、教師工作業(yè)績(jī)、獲獎(jiǎng)材料及證書(shū)等；二是教改、課后反思、教學(xué)實(shí)踐等方面的材料；三是優(yōu)秀教案、課件、教學(xué)研究活動(dòng)、各專(zhuān)業(yè)教師自編教材等方面的資料。
學(xué)校歸檔文件的收集范圍是指檔案管理工作人員對(duì)本學(xué)校文件材料的收集后形成的各種門(mén)類(lèi)與載體的歷史記錄。凡是具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬收集范圍，其中那些記錄和反映本單位主要職能活動(dòng)及基本歷史面貌的文件材料應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)收集。具體來(lái)說(shuō)，主要有四個(gè)方面：一是上級(jí)來(lái)文；二是本單位形成的各類(lèi)文件材料；三是平行單位的往來(lái)文件材料；四是下級(jí)單位報(bào)送的文件材料。但在文件材料的具體收集工作中應(yīng)注意鑒別各類(lèi)文件材料的價(jià)值，絕不能有文就收，這樣會(huì)給后期的整理歸檔帶來(lái)不必要的麻煩。
四、文件收集的方式
學(xué)校文件的收集工作是一項(xiàng)細(xì)致而又繁瑣的工作，收集人員要主動(dòng)開(kāi)展工作，做到腦勤、手勤、腿勤、嘴勤，立足平時(shí)收集，適時(shí)定期收集，年末清理收集。一是平時(shí)收集。根據(jù)各類(lèi)文件材料的形成和運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際情況，在辦理完畢之后，平時(shí)能收集的要注意及時(shí)收集，并有規(guī)律地放入預(yù)先準(zhǔn)備的相應(yīng)文件盒中。二是定期收集。對(duì)于那些在短時(shí)間內(nèi)沒(méi)有處理完畢的或不便于隨時(shí)收集的文件材料，擬定一個(gè)具體的、固定的收集時(shí)間進(jìn)行收集。三是協(xié)同收集。學(xué)校產(chǎn)生的檔案多而雜，特別是各年級(jí)部、各學(xué)科教師產(chǎn)生的檔案，若僅靠檔案管理工作者去完成是很困難的，這就需要各學(xué)科之間建立一種聯(lián)動(dòng)機(jī)制，協(xié)同檔案管理工作人員完成檔案的收集工作。四是建立檔案收集聯(lián)絡(luò)員制度。要求各科室、各年級(jí)組選派一名工作能力強(qiáng)、思想素質(zhì)好、工作認(rèn)真細(xì)致的工作人員作為檔案收集工作的聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)對(duì)個(gè)科室、年級(jí)組的檔案收集工作。
五、學(xué)校歸檔文件在收集過(guò)程中存在的問(wèn)題
一是檔案意識(shí)淡漠。由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識(shí)淡漠，對(duì)檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識(shí)不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來(lái)源等情況。二是材料缺漏嚴(yán)重。隨著近幾年人事制度的改革，我校通過(guò)遴選引進(jìn)了一部分學(xué)科緊缺的教師，引進(jìn)的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團(tuán)）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專(zhuān)業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動(dòng)表等。三是檔案管理人員業(yè)務(wù)不精。檔案管理工作者對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不深，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，出現(xiàn)一些人事檔案材料填寫(xiě)用紙不規(guī)范，裝訂順序比較混亂等現(xiàn)象。
六、應(yīng)對(duì)的措施
（一）提高檔案管理人員素質(zhì)。首先是增強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德的培養(yǎng)。檔案管理人員要提高政治修養(yǎng)和黨性修養(yǎng)、忠于職守、愛(ài)崗敬業(yè)、堂堂正正做人、清清白白做事、不為名利，以一顆平常心，默默奉獻(xiàn)。應(yīng)積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，積極開(kāi)展職業(yè)道德教育，發(fā)揚(yáng)敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，檔案管理人員只有真正理解自身的責(zé)任，才能適應(yīng)社會(huì)的需求，才能做到愛(ài)崗、敬業(yè)、奉獻(xiàn)。其次是增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。檔案管理人員可以積極利用業(yè)余時(shí)間閱讀檔案業(yè)務(wù)書(shū)籍、積極上網(wǎng)查詢(xún)、瀏覽、搜集檔案業(yè)務(wù)資料并加以學(xué)習(xí)研究、努力豐富自己的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自己的檔案工作業(yè)務(wù)理論水平，才能在檔案管理工作當(dāng)中開(kāi)創(chuàng)出新局面。
（二）提高全體師生的檔案意識(shí)。學(xué)校各部門(mén)和每位師生員工都與檔案有著或多或少的聯(lián)系，因此，提高全體師生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)是非常有必要的。檔案管理人員可以充分利用展板、政務(wù)宣傳欄、黑板報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、工作通訊等大力宣傳與全體干部職工切身利益相關(guān)的檔案知識(shí)，并利用各種集會(huì)組織他們對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，普及檔案知識(shí)，使單位領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工都能充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和它的利用價(jià)值。
資料收集工作就是檔案工作的起點(diǎn)，沒(méi)有文件資料的收集工作，就沒(méi)有完整、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案，因而加強(qiáng)學(xué)校歸檔資料的收集工作，對(duì)于全面貫徹黨的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有十分重要的意義。
參考文獻(xiàn)：
[1] 陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué) 第三版[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008.