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賣方：__________________
鑒于招標人為獲得所有臨床需要使用的_____市醫(yī)療機構第一輪衛(wèi)生耗材集中招標（議價）采購范圍內(nèi)的耗材而進行集中招標采購，并接受了投標人對上述耗材的投標。現(xiàn)雙方簽定耗材購銷合同，本合同在此聲明如下：
1.本合同中的詞語和術語的含義與《采購文件》通用合同條款中定義相同。
2.下述文件是本合同不可分割的一部分，并與本合同一起閱讀和解釋：
投標人提交的投標函（參見《采購文件》）；衛(wèi)生耗材需求一覽表（參見《采購文件》）；中標（議價）品種確認單（參見《中標（議價）品種確認單》）；通用合同條款及前附表（參見《采購文件》）； ______市醫(yī)療機構第一輪衛(wèi)生耗材集中招標采購購銷合同附表。
3.本合同僅為明確買方在本次耗材集中招標采購的有效采購期（_____年___月-______年____月）內(nèi)的耗材采購品牌、價格及服務。實際交易量以買賣雙方簽訂的批次合同為準。
4.買方只能采購其選擇確認的成交品種，賣方無違約行為，買方不得以任何理由以其他品種替代成交品種。
5.賣方應根據(jù)相關規(guī)定在與買方簽訂本合同后向招標服務機構繳納招標服務費，賣方未按照規(guī)定繳納招標服務費的，買方有權拒絕其參加以后的招標采購活動。
6.本合同一式四份，買賣雙方各一份，_____市醫(yī)療機構衛(wèi)生耗材集中招標采購辦公室（以下簡稱“招標辦”）一份，招標服務機構_________有限公司留存一份。
7.本合同中涉及“參見”的內(nèi)容，由招標機構保存?zhèn)洳椤?/p>
8.本合同加蓋買賣雙方及中介服務單位（_________有限公司）公章，合同可從“招標辦”領取，“招標辦”保留對本合同的解釋權。
9.鑒于耗材采購的特性，根據(jù)實際需要進行采購。
其他條款：_______________________________________
買方（蓋章）___________賣方（蓋章）_________
日期：_________________日期：_______________
中介服務機構：_________
1公立醫(yī)院風險管理的必要性
雖然公立醫(yī)院為公益性質(zhì)的非盈利性醫(yī)院，但由于處在市場經(jīng)濟環(huán)境中，醫(yī)院管理的風險也在不斷擴大。2013年，央視報道的葛蘭素史克商業(yè)賄賂問題，2016年報道的北京醫(yī)院號販子天價掛號費問題都暴露出醫(yī)院內(nèi)部控制與風險管理方面所存在的漏洞與問題。公立醫(yī)院目標是追求社會醫(yī)療福利的最大化，一旦醫(yī)院出現(xiàn)偏離目標的行為，就意味著風險已經(jīng)產(chǎn)生，作為醫(yī)院的管理者就要提高警惕，對這些風險嚴加控制。近幾年來醫(yī)療行業(yè)風險逐漸受到社會大眾的關注，公立醫(yī)院內(nèi)部各個臨床、醫(yī)技、行政、后勤等科室工作人員的風險管理概念有所加強。但對風險的理解比較簡單，不能將個體風險或者單個層面的風險與醫(yī)院整體聯(lián)系起來，醫(yī)院的風險管理框架也不夠完整，只在一部分臨床科室中開展了針對醫(yī)療領域的風險管理，對行政后勤科室則沒有相關的風險控制與管理制度。缺少風險管理的氛圍，醫(yī)院領導大都是醫(yī)療領域的專家，在經(jīng)濟管理方面尤其是支出管理方面，對于風險管理的整體認識不足。醫(yī)院領導的管理知識、相關法律法規(guī)的了解程度都不足以支持開展全面風險管理體系構建。公立醫(yī)院尤其對醫(yī)院輔助業(yè)務方面的風險管理缺乏重視，輔助業(yè)務的風險管理主要是對醫(yī)院非直接醫(yī)療業(yè)務的管理活動中存在的風險點進行控制和甄別，并在此基礎上建立一套行之有效的醫(yī)院內(nèi)部控制體系。由于醫(yī)院開支大部分是由輔助業(yè)務支出的，所以輔助業(yè)務的風險管理是醫(yī)院內(nèi)部控制的重中之重。醫(yī)院風險管理的范圍很廣，本文所指的風險管理主要是指醫(yī)院物資采購領域的風險管理。
2采購活動的風險點
物資采購是一項風險高發(fā)的活動，它包括物資采購計劃的編制，采購計劃的審批，供應商的選擇，采購價格的確定，采購合同的簽訂與執(zhí)行，貨物的驗收與入庫，物資款項的結算等環(huán)節(jié)。由于內(nèi)部與外部存在著各種不確定的因素，對采購活動的每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生消極或積極的影響，這就是采購活動中的潛在風險。采購方必須對這些風險加強重視，有效開展控制措施，否則采購活動會出現(xiàn)暗箱操作、、弄虛作假、以次充好、收受回扣等現(xiàn)象。
2．1編制需求計劃和采購計劃
編制需求計劃與采購計劃是采購業(yè)務的第一個環(huán)節(jié)，也是直接影響采購活動質(zhì)量的首要環(huán)節(jié)。主要風險為編制需求計劃不準確。由于相關人員主觀估計的誤差或者客觀信息溝通的問題造成編制的采購計劃與實際需求相差甚遠。
2．2請購
請購是在計劃編制完成后，根據(jù)相應的權限審核批準采購計劃的環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)的風險主要有審批權限不清晰，造成采購計劃審批不足或者重復審批;審批流程不完善，造成采購計劃審批拖沓，延誤采購時間與效率，增加采購成本。
2．3選擇供應商
選擇供應商是在采購計劃批準后，實際開始執(zhí)行時非常重要的一個環(huán)節(jié)，供應商的選擇對采購后續(xù)環(huán)節(jié)甚至整個采購活動的質(zhì)量都起著確定性的作用。主要風險包括供應商選擇缺乏標準與參考，造成采購人員執(zhí)行沒有依據(jù)，主觀判斷成為選擇的主導因素，容易判斷失誤;供應商選擇不當，造成采購的物資不能滿足需求或采購的物資價格偏高，甚至有可能出現(xiàn)、收受回扣的現(xiàn)象。
2．4確定采購價格
確定采購價格是與選擇供應商相互聯(lián)系的一個環(huán)節(jié)，有時兩者同時進行，有時會先選擇供應商之后再確定采購價格。這個環(huán)節(jié)的主要風險包括采購價格的確定缺乏細致調(diào)查，對于供應商的報價缺乏比較與核實，采購價格過高造成采購方利益受損，采購價格過低會影響到采購物資的質(zhì)量保證或相關服務保障;缺乏采購價格追溯與跟蹤機制。由于采購貨物價格變動而造成在長時間的采購過程中出現(xiàn)采購方利益受損的問題。
2．5訂立框架協(xié)議或采購合同
簽訂合同或框架性協(xié)議是在采購方確定供應商之后，雙方簽訂具有法律效力的書面文件的環(huán)節(jié)。其中框架性協(xié)議可以不確定采購價格，而采購合同則必須對采購活動的每個細節(jié)作出詳細規(guī)定，并指出違約責任。這個環(huán)節(jié)的風險主要有采購合同不嚴謹，造成雙方履行時出現(xiàn)矛盾;合同存在欺詐導致其中一方利益受損;未經(jīng)合理授權擅自對外簽訂采購合同，造成采購方權益受損。
2．6管理供應過程
這個環(huán)節(jié)主要是指采購方在執(zhí)行采購合同時，對采購物資進行追蹤，對供應商履行合同的情況與附加服務履行的情況進行追蹤的環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)存在的風險缺乏有效的監(jiān)督與對合同執(zhí)行情況的追蹤，忽視附加服務的執(zhí)行，由于合同執(zhí)行不及時而造成采購方損失。
2．7驗收
驗收是指采購方對采購回來的物資依據(jù)采購合同或相關標準進行核實確定，確保物資質(zhì)量合乎要求。這個環(huán)節(jié)的主要風險有驗收的標準不明確、相關人員對驗收標準執(zhí)行不到位、對驗收過程中的意外情況沒有合理的處理方式。
2．8付款
付款是采購流程中的最后一個環(huán)節(jié)，是指采購方在之前的所有環(huán)節(jié)中對供應商提供的貨物與服務等均無異議，按照采購合同進行款項支付的環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)的主要風險包括付款審批流程不規(guī)范、付款方式選擇不恰當、付款時間沒有按照合同執(zhí)行造成糾紛等。
3采購風險管理措施
3．1利用信息系統(tǒng)合理制訂采購計劃
升級庫存物資信息管理，例如可以使用HRP(HospitalResourcePlanning)相關軟件，利用歷史庫房發(fā)放物資數(shù)據(jù)，分 析出每月各種物資應該儲備的數(shù)量，設定安全庫存，合理推算庫房補貨計劃。利用物資管理信息系統(tǒng)所提供的歷史數(shù)據(jù)分析出季節(jié)性物資需求波動，有針對性地對特定種類物資實施特定采購。這樣保管員在編制庫房需求計劃時有數(shù)據(jù)查閱，依照歷史數(shù)據(jù)與個人經(jīng)驗更加準確地確定庫房物資需求量。在物資管理信息系統(tǒng)中設立二級庫房，采購部門庫房為一級庫房，各使用科室設立二級庫房，對庫房保管員實施績效考核，將庫存管理水平納入績效考核當中，若出現(xiàn)庫存不足、貨庫存積壓等情況將影響保管員收入水平;將二級庫房管理水平納入到使用科室績效考核當中去。這樣可以保證采購部門保管員與使用科室有準確的編制物資需求計劃。
3．2明確審批權限
合理進行后勤物資分類，明確常規(guī)物資目錄，確定物資名稱、規(guī)格、參數(shù)、使用要求等;常規(guī)物資是指平時常用、庫房常備或應急情況下不能耽擱的物資，對于常規(guī)物資，只要在控制費用范圍內(nèi)，使用科室直接向采購部門申請，無需院領導審批，采購部門每月末統(tǒng)一編制采購計劃報批，應急情況下可以不經(jīng)院領導審批直接購買，事后補到下月物資需求計劃中，辦理審批手續(xù);非常規(guī)物資是指常規(guī)物資目錄以外的物資。
3．3合理確定采購方式
根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《政府采購法實施條例》《山西省政府集中采購目錄及采購限額標準》確定公開招標范圍，細化公開招標物資目錄，合理劃分標段。招標物資目錄應包括物資名稱、規(guī)格、參數(shù)、質(zhì)量保修及使用要求、建議品牌、附加服務要求等，每年度進行一次公開招標，確定中標或入圍供應商。對于不適合于公開招標的物資，根據(jù)《政府采購非招標采購方式管理辦法》《山西省政府集中采購目錄及采購限額標準》，采用競爭性談判、單一來源采購或詢價采購方式進行采購。醫(yī)院根據(jù)實際工作情況選擇合適的非招標采購方式。對于只能從唯一供應商采購的物資，采用單一來源采購方式采購，醫(yī)院在官方網(wǎng)站上進行公示，公示期不少于5個工作日。采購部門采購員編寫協(xié)商情況記錄，包括公示情況說明，協(xié)商日期和地點，合同主要條款及價格商定情況。協(xié)商情況記錄應當由相關科室人員簽字認可。對于適合于采用競爭性談判方法采購的物資，首先在醫(yī)院官網(wǎng)上公示通知，符合要求的供應商在一定期限內(nèi)報名參加。醫(yī)院成立競爭性談判小組，由采購部門科長、采購員、使用科室人員、聘請的相關評審專家等人員組成，競爭性談判小組通過對不同供應商統(tǒng)一談判的方式確定供應商，最終結果應當由談判小組全體人員簽字認可。對于適合于詢價方法采購的物資，采購部門成立詢價小組，在招標入圍的供應商范圍內(nèi)向相關供應商發(fā)出書面或電子詢價通知，并作相關記錄。詢價通知發(fā)出之日起至供應商響應截止之日不少于3個工作日。供應商根據(jù)要求報價，該報價不可更改，且只有一次機會。詢價小組匯總供應商報價后，開會討論決定，相關人員做好記錄工作。
3．4嚴格執(zhí)行驗收標準
對于單價較高或單次采購批量較大的物資，要向供應商索要物資質(zhì)檢合格證明，嚴格按照采購合同與采購物資要求驗收物資;對于沒有達到驗收標準的物資一律退回。對于下送物資的驗收，不能為了簡化手續(xù)而放棄必要的內(nèi)部控制方法，下送物資必須由供應商、采購員、保管員、使用科室資產(chǎn)管理員四方共同在場的情況下驗收，從流程上杜絕舞弊的可能性。
3．5建立采購價格與供應商追蹤體系
關鍵詞：醫(yī)療設備采購合同；合同生命周期管理；采購風險；采購成本
醫(yī)療設備采購合同管理是對醫(yī)療設備采購項目過程中涉及到合同的管理。醫(yī)療設備采購項目的過程是圍繞合同進行的，合同是作為買賣雙方之間的法律文件，是對雙方都具有約束力的協(xié)議。合同管理是一個過程，它保證合同按照一定標準履行，從而充分達到醫(yī)院（買方）和供應商（賣方）約定的合同目的。有效的合同管理是促進合同雙方當事人全面履行合同約定的義務，確保質(zhì)量、工期、進度等目標實現(xiàn)的重要手段，最終促成采購項目的順利完成。
一、合同的定義：
1、合同又稱為契約、協(xié)議，是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當事人協(xié)商一致的產(chǎn)物，是兩個以上的意思表示相一致的協(xié)議。只有當事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。
2、依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權合同?！吨腥A人民共和國民法通則》第85條：合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。《中華人民共和國合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。
二、醫(yī)療設備采購合同管理的意義
合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理要保證合同雙方認真履行各自的合同義務，還必須充分協(xié)調(diào)好雙方之間的合同行為，分清權責，在合同雙方建立起一種相互支持、相互促進、合作共贏的伙伴型關系。合同管理時應當遵循以下三個管理的原則：
1、誠信原則
即誠實信用原則，是指當事人在簽訂和執(zhí)行合同時，應該講究誠實、恪守信用，以善意的方式履行合同規(guī)定的義務，不得規(guī)避法律和合同。這里包含著相互關聯(lián)的兩層意思：一是量力而行作出現(xiàn)實、可行的承諾；二是嚴格履行自己的承諾。在一般情況下，應該認為合同當事人在簽訂合同之前都認真閱讀和理解了合同文件，都明白該合同的各項條款的意義。一般應該認為雙方當事人在簽訂合同時都具有善意，遵循對等原則，不刻意添加隱瞞或故意疏漏合同條款。
2、公平原則
法律是維護公平的，維護在一定的社會歷史條件下，各公民、團體之間的公平。根據(jù)公平原則，顯失公平的合同條款是無效的，對合同進行解釋時，應該兼顧雙方當事人的權益。對合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同約定的解釋順序和有關整體解釋慣例進行解釋后仍含糊不清，則可按不利于合同起草一方（業(yè)主）的原則進行解釋。在這種情況下，可以理解為業(yè)主故意使用了這種有歧義的詞句，因此他應承擔相應的責任。
3、效率原則
經(jīng)濟合同其管理與實施當然受經(jīng)濟學原理的約束。經(jīng)濟學講究的是效率，及如何以盡量少的資源來達到既定的目標，或以既定的資源實現(xiàn)目標的最優(yōu)化。在項目管理中，項目經(jīng)理需要維護的是整個項目的效率，即實現(xiàn)項目質(zhì)量、成本、進度、范圍等目標的綜合最優(yōu)。根據(jù)效率原則，有時需要比較靈活地執(zhí)行某些合同規(guī)定。需要特別強調(diào)的是，必須追求項目整體的效率，而不要片面追求某一方面的效率。由于項目各分目標的相互矛盾，某一個分目標的優(yōu)化可能必須以另一個或幾個分目標的損害為代價。
三、合同生命周期管理在醫(yī)療設備合同管理中的應用
有效的合同管理是對項目采購實施過程中所發(fā)生的或所涉及到的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、爭議解決、終止與評價的全過程進行的管理。項目采購管理過程所涉及的各種活動構成了合同生命周期。通過對合同生命周期進行管理，在簽訂合同時仔細斟酌合同條款和條件的措詞，盡可能的回避或減輕某些可識別的項目風險，并采取一定的措施以保證項目有效的完成。蘇州大學附屬第二醫(yī)院在設備合同的管理過程中，著重做好設備購置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場論證，為設備的引進和購置決策提供科學依據(jù)。合同在產(chǎn)生和完善過程中，做到科學、規(guī)范、嚴謹，發(fā)現(xiàn)誤差及時糾正。同時，合同管理人員積極做好溝通協(xié)調(diào)工作，確保環(huán)環(huán)緊扣，流程暢通，執(zhí)行及時、準確、快捷。并且在設備合同生命周期管理過程中，重視了以下幾個環(huán)節(jié)：
3.1設備購置的可行性論證
（1）需求論證。即設備購置的必要性。臨床科室根據(jù)各自的功能特點，從滿足患者就醫(yī)的需要、醫(yī)療技術發(fā)展的需要、教學和科研的需要及與醫(yī)院等級和品牌相匹配的需要幾方面著眼，制定合理的設備購置計劃。
（2）效益論證。引進設備前，醫(yī)院根據(jù)年度發(fā)展計劃及財務預算，結合醫(yī)院實際情況，對現(xiàn)有同類設備尤其是大型設備進行成本效益分析，以利于準確掌握設備的運行情況及需求度，避免醫(yī)療設備重復購置、設備閑置或使用率低等，造成資源浪費，為設備的引進和購置決策提供科學依據(jù)。
（3）市場論證。在進行需求論證的同時，設備采購部門通過調(diào)研了解國內(nèi)外市場行情，收集相關信息資料，引導科室開展業(yè)務。對確定購買的設備，設備采購部門必須對購買的設備進行綜合調(diào)研評估，如：使用科室、已知商家及歷史價格等，同時要求參加投標的商家提供全套資質(zhì)證件及待購設備的主要用戶名單、業(yè)績，了解其市場份額占有率。經(jīng)嚴格審核后，再在醫(yī)院領導牽頭下，組織相關科室主任、護士長和醫(yī)學專家、工程技術人員以及財務審計等相關人員共同進行醫(yī)療設備招標選型或商務談判，通過貨比三家，選擇性價比較高的商家，確保引進設備的功能先進、質(zhì)量上乘、價格合理。
3.2設備購置合同的形成
（1）合同簽訂。醫(yī)療設備確定購置后，醫(yī)院和供應商簽訂經(jīng)濟合同。合同上詳細注明購置設備的產(chǎn)地、品名、規(guī)格型號、配置清單、付款方式、安裝調(diào)試、技術培訓、質(zhì)量保證及維修保養(yǎng)等條款。
（2）合同交接。設備處將經(jīng)使用科室認可，供應商和項目工程師、設備管理部門領導、院領導逐級簽署的合同定點存放，由專人編號、蓋合同章后進行分發(fā)。在合同交接過程中，注重細節(jié)，對合同交接的每個環(huán)節(jié)進行書面登記，謹防在交接過程中的遺失和誤差現(xiàn)象。
（3）合同錄入。建立設備合同管理臺賬，及時錄入新的合同信息，以便于及時、便捷、準確、科學地查找和執(zhí)行合同條款。及時按照固定資產(chǎn)編碼規(guī)則進行錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，做到及時、準確，確保沒有疏漏。
3.3設備購置合同的執(zhí)行管理
（1）設備驗收。設備送達指定地點，由相關人員和項目工程師共同進行到貨、安裝與技術驗收，列入《檢驗檢疫機構商品目錄》內(nèi)的進口醫(yī)療設備需進行商檢，調(diào)試正常運行后，憑驗安裝驗收單和發(fā)票，錄入固定資產(chǎn)管理庫。
（2）設備付款。合同付款嚴格按照合同條款執(zhí)行，不拖欠款項也不在不具備付款條件的情況下預付合同款。
（3）合同核對。為確保設備合同在執(zhí)行過程中準確無誤，我們建立健全了查對制度，定期由設備處領導、固定資產(chǎn)管理人員和財務處等相關人員參與合同核對，要求賬實相符、合同條款有效執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
3.4設備購置合同的收尾
合同收尾管理就是結束合同管理并結清賬目，結束合同工作和當事人之間的合同關系，進行采購審計并將有關資料收集存檔供未來使用，包括解決所有尚未了結的事項。采購結束后，未決爭議可能需要進入訴訟程序。合同收尾管理包含以下幾點：
（1）財務結算退還質(zhì)保金。
（2）合同建檔設備購置合同及時歸檔。同時設備處對設備購置的申購報告、論證材料、訂購合同、驗收清單、設備資料(使用說明書、維修手冊及其它有關技術資料)一律登記、編號、建立索引、歸檔。
（3）定期開展采購審計是對從計劃采購過程到管理采購過程的所有過程進行結構化審查。其目的是找出可供其它采購項目借鑒的成功經(jīng)驗與失敗教訓。
（4）根據(jù)合同實施過程的情況，總結合同管理的經(jīng)驗教訓。
四、結束語
設備管理部門要加強合同管理意識，同臨床科室、資產(chǎn)管理部門以及法務部門積極合作，提高合同管理水平，通過規(guī)范的流程和完善的制度依法管理，實現(xiàn)對醫(yī)院設備采購合同的全生命周期管理。
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熟悉國家有關的法律、法規(guī)和上海市的有關規(guī)定,認真閱讀施工合同文件,仔細理解施工合同條款的真切含義,是提高工程審價質(zhì)量的…一個重要步驟。凡施工合同條款中對工程結算方法有約定的,且此約定不違反國家的法律、法規(guī)和上海市的有關規(guī)定的,那就應按合同約定的方式進行工程結算。凡施工合同條款中沒有約定工程結算方法,事后又沒有補充協(xié)議或雖有約定,但約定不明確的,則應按建設部與上海市的有關規(guī)定進行結算。
如有一家醫(yī)院簽訂裝修改造工程的施工合同,對裝飾人工的單價作了約定:技術工一個工日45元,普通工一個工日35元。但合同中沒有對45元一個工日的技術工和35元一個工日的普通工約定進直接費。審價人員參照上述審價慣例,根據(jù)上海市標準與定額管理總站規(guī)定的技術工一個工日30元、普通工一個工日22元可以進直接費的條款執(zhí)行。從而有效解決了雖有合同約定但約定不明確的普遍問題。從這個案例中可以看出,合同條款的定義必須準確,約定必須完整,不然容易造成工程結算中建設方與施工方各執(zhí)一詞,影響工程審價工作的質(zhì)量和時效。
又如某民用裝修改造工程,其施工合同中對拆除的安裝工程做了如下約定:安裝的拆除工程按九三年《全國統(tǒng)一安裝工程預算定額上海市單位估價匯總表》中相應安裝定額基價的50%計算。這個約定與二三年六月《上海建設工程標準與造價信息》中“上海市安裝工程預算定額問題解答”沖突。該解答規(guī)定“民用建筑中的拆除項目不論是破壞性、保護性拆除,均按該相應項目安裝的工日數(shù)的10%計算?！睂弮r人員就此與建設方交換了意見,并在審價會議上提出該約定屬無效的約定,因為拆除工程按定額基價的50%是針對機械設備拆除,而不是對所有的安裝拆除適用,因此,其他的安裝拆除工程應以現(xiàn)行的新規(guī)定為準。施工單位查詢后表示認同審價人員的觀點。從這件案例中可以得出:審價人員除了需具備相關的業(yè)務知識外,還需熟悉國家有關的法律、法規(guī)和上海市的有關規(guī)定,只有這樣才能對合同的具體條款有一個準確地把握,才能甄別出合同條款是否與法律、法規(guī)和上海市的有關規(guī)定相沖突。
再如某醫(yī)院病房大樓裝修改造工程,其施上合同中的開辦費條款包含了拆除工程的費用,而施工單位在工程結算書中,不但列出了開辦費中的拆除費用,而且根據(jù)簽證的工程量套用定額計算了拆除費用。審價人員在向建設方了解到簽證中的拆除內(nèi)容與施工合同中開辦費條款中拆除工程費用屬同一內(nèi)容后,指出了施工單位在結算書中出現(xiàn)了重復計取拆除工程費用的情況,并在結算審核時對重復部分進行了扣除,施工單位對重復計算的事實最終表示了認可。由此看到,在訂立合同時,涉及開辦費的,應當盡量列明開辦費的具體項目和工作內(nèi)容,這樣可以避免施工過程中涉及開辦費內(nèi)容的重復簽證,杜絕重復計取費用之類事情的發(fā)生。
再如某商城的裝修改造項目,承建底樓的施工單位在開辦費的產(chǎn)品保護費這一項列出了0.5萬元人民幣。實際施工中,由于工期緊迫,底樓的地面面磚先于樓上標段完工前鋪貼好,其樓上標段完工后的建筑材料和建筑垃圾都要從底樓已鋪好面磚的地面上通過。承建底樓標段的施工單位為保護已貼面磚的完好,在其通道面磚上鋪了一層細木工板作保護層,增加了2萬元的費用支出。在結算審核中,底樓標段的施工單位提出要增加地面鋪設細木工板所花費的產(chǎn)品保護費,審價人員和建設方都沒有認可。因為該工程辦理過施工招投標手續(xù)。這0.5萬元是施工單位在施工開辦費中產(chǎn)品保護費一項的投標價,雖然不足施工中實際發(fā)生的產(chǎn)品保護費用,但施工招標文件中有開辦費包干使用的條款。施工投標文件作為施工合同文件的一部分,與施工合同具有相同的法律效力,施工合同中沒有約定的,則應以投標文件中的條款作為計價依據(jù)。
施工合同是由建設方、施工方共同簽訂,雙方的權利、義務均以合同約定為準。若有爭議,當以合同為解決爭議的依據(jù)。因此,審價人員一定要認真閱讀施工合同文件,這樣才能在審價工作中善于發(fā)現(xiàn)上述案例中的問題,并采取有效的方法予以解決。
二、認真審核材料價格,做好詢價調(diào)研工作
認真審核材料價格,搞好市場調(diào)研,亦是提高審價質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。過去多數(shù)施工合同對材料價格的約定是:材料價格有指導價的按指導價,沒指導價的按信息價,沒信息價的按市場價。此時,審價工作的一個工作重心就是材料市場價的調(diào)研。首先應由施工單位提供建設方認可品牌的材料發(fā)票,亦可由施工單位提供材料供應商的報價單和材料采購合同,然后根據(jù)這些資料有的放矢地進行市場調(diào)研,則可提高詢價工作效率。但審價人員應該清楚地知道,材料供應商的報價和材料采購合同價與實際采購價會存在一定的差距。在審價實際工作中,應當找出“差距”,按實計算。
上述某商城裝修改造工程的竣工結算審價工作就遇到過類似的情況。當時審價人員讓施工單位提供無框玻璃門的拉手、地彈簧、上下幫條、地鎖等材料發(fā)票,施工單位因沒支付材料款,無法提供發(fā)票。在這種情況下,審價人員要求施工單位提供材料采購合同。結果從其提供的材料采購合同的材料價格中看出,施工單位上報的結算價高出了材料采購合同價的20%。隨后,審價人員又根據(jù)該材料采購合同中約定的品牌和規(guī)格,進行了更為深入的市場調(diào)研,摸清了施工單位上報的結算價與其所購材料市場價存在著35%的差距。審價人員在結算審核時對這些材料價格一一作了調(diào)整,僅這一項,就為建設方節(jié)約了近十萬元人民幣。該案情況證明,如不搞市場調(diào)研,僅根據(jù)材料采購合同來定價也是不行的。材料采購合同中有時會含有“水份”,材料供應商的讓利可以體現(xiàn)在材料采購合同中,也可以體現(xiàn)在材料采購合同外,即在合同外另行約定。審價人員只有在市場調(diào)研的基礎上,才能正確界定材料供應商讓利的情況,做好工程審價中的材料核價工作。
這里需特別提出,審價人員對施工單位提供的材料發(fā)票,要仔細辨認,分清真?zhèn)?。因為目前存在個別承包商為獲取非法利潤,通過開假發(fā)票冒高材料價格的案例。這也是審價人員在審價工作中需要特別重視的地方。如某工廠的工程結算審價就遇到了施工單位提供的材料發(fā)票有假的情況。在該工程結算審價過程中,施工單位提供了安裝工程的主要材料發(fā)票。審價人員憑借自己的工作經(jīng)驗,發(fā)現(xiàn)其中的配電箱價格要高出市場價一大截,隨后審價人員就此材料價格進行了市場調(diào)研,查清了此品牌配電箱的市場組成價格,調(diào)查后的事實證明,施工單位所提供的配電箱發(fā)票上的價格有不實之處,此配電箱發(fā)票不可作為結算的依據(jù)。在調(diào)研事實面前,施工單位不得不同意按審價人員根據(jù)市場價提出的材料價格來進行結算。
案例證明,不論施工單位提供的是材料采購合同,還是材料發(fā)票,都需要審價人員認真審核,做好市場調(diào)研工作。這些工作做得如何,都將直接影響到工程審價質(zhì)量的優(yōu)劣。
三、認真踏勘施工現(xiàn)場,及時掌握第一手資料
隨著科技發(fā)展的日新月異,目前在工程審價中常常會遇到新的施工工藝和新材料,沒有現(xiàn)成可以套用的定額子目,需要審價人員自己測算人工、材料、機械的用量。收集這些新的施工工藝和新材料的基礎資料,是做好審價工作的前提條件。
2021年醫(yī)學裝備管理委員會工作總結
2021年一二季度在醫(yī)院各級領導的關懷下,在臨床各科室和后勤的配合幫助下，本著“誠實、務實、踏實”的工作態(tài)度,在設備的招標采購、管理和維護、計量管理等方面盡職盡責地作了一系列的工作，匯報如下：一、日常工作方面 上半年醫(yī)學裝備委員會加強了設備管理的規(guī)范化和制度化建設，認真學習6月1日新修訂的《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》做好醫(yī)療設備的申請、論證、采購、安裝、調(diào)試、驗收、交付使用等各項工作，承擔起收集、整理資料、歸檔等系列工作。加強設備管理制度建設，全面執(zhí)行《縣級醫(yī)院醫(yī)學裝備管理指南》進一步規(guī)范我院醫(yī)學裝備的管理，完善設備使用登記，完善臺帳資料，對每臺設備均進行安裝驗收記錄，加強設備使用管理，提高使用率。認真做好全院設備的管理和維護保養(yǎng)工作，有效地承擔起全院的醫(yī)療設備的維修及保養(yǎng)工作。并一一做好維修保養(yǎng)記錄。有效保證臨床使用。在維修的同時，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，一時無法完成的也能帶回科室及時做好，在巡檢的同時聽取臨床對我們科室工作的意見和建議，和臨床科室經(jīng)常溝通，保持聯(lián)系。
加強設備計量管理工作。進行了B超、心電、X線機、生化分析儀等設備的計量檢測，保證了醫(yī)療設備檢測的準確性。還對特種設備進行了檢測，重點檢查供應室高壓消毒設備的壓力表和安全閥，保證設備安全使用，牢固樹立安全第一的思維意識。二、設備管理方面： 加強了對醫(yī)療設備管理工作的重視，基本建立了負責全院醫(yī)療器械設備的計劃預算、購置論證、審核審批、安裝調(diào)試、維護維修、報廢處理等整個封閉的管理模式。能認真履行工作職責，切實發(fā)揮監(jiān)督管理職能，積極圍繞科室工作重點。加強協(xié)調(diào)和聯(lián)系工作。不論是設備采購工作，還是設備的維修、計量工作，都需要與各科室、各相關人員加強協(xié)調(diào)和聯(lián)系，作好上傳下達工作，對設備工作決策作出積極有益的建議，積極配合各科室做好設備管理和維護工作，最大限度為臨床服務好。三、設備采購方面 上半年簽訂醫(yī)療設備采購合同22份，共91臺/件，總價值237萬元。疫情采購方面簽訂采購合同17份，總價值361.30萬元。
總之，在院領導的關心支持下，在各科室的配合下，使醫(yī)院在設備管理和維護方面規(guī)范化、制度化。我們科將進一步加強設備管理、維修人員技術技能培訓，進一步加強設備工作制度化、規(guī)范化建設。提供更好的醫(yī)療服務，使醫(yī)院取得更好的經(jīng)濟和社會效益。
關鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應用
經(jīng)濟合同是指法人、其他經(jīng)濟組織，個體工商戶、承包經(jīng)營戶之間，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的、明確相互權利義務關系而訂立的合同。目前已成為市場經(jīng)濟環(huán)境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關系的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進一步提高醫(yī)院管理水平，維護醫(yī)院合法權益。
1審計合同管理存在問題
集團中心審計部于2016年9～10月對中心（集團）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟合同，包括設備采購、物資采購、建筑工程、設備維保、總務類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務查賬，付款逐筆核實，倉庫調(diào)查到貨入庫情況等方式，對經(jīng)濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計部門對合同審閱時發(fā)現(xiàn)，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導致醫(yī)療設備存在運行風險。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
2針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運行流程以及相應的查詢統(tǒng)計功能，一致認為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團領導層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構建一些常用合同文本，并實現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應用
（1）提供合同標準模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實現(xiàn)編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實現(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統(tǒng)可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務時系統(tǒng)會將款項發(fā)生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現(xiàn)全程款項信息跟蹤。（3）實現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號、合同狀態(tài)等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時省力。（4）實現(xiàn)預警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續(xù)約沒有預警機制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應付系統(tǒng)進行關聯(lián)，對設備采購以及合同的付款進度進行監(jiān)督，對付款總額進行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實現(xiàn)審核權限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟合同類型設置審批流，并將關鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關。（6）實現(xiàn)與其他模塊關聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現(xiàn)資源整合。（7）實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。通過系統(tǒng)對合同內(nèi)容、付款情況進行統(tǒng)計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計事務中解脫出來，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
2017年4月起，用友公司對集團及各院區(qū)經(jīng)濟類合同相關部門進行了操作培訓，大家對該模塊逐漸適應并熟練使用相應功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動報銷系統(tǒng)關聯(lián)，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動APP報銷，為了實現(xiàn)合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會與移動APP報銷系統(tǒng)關聯(lián)，實現(xiàn)手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進行關聯(lián)，實現(xiàn)對設備采購的監(jiān)控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關聯(lián)可實現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預算相關聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項經(jīng)濟合同按照系統(tǒng)設置的預算項目自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設備維保費等項目的預算，也可以獲取大額資金付款項目。
參考文獻
【關鍵詞】醫(yī)療設備;采購成本;監(jiān)督
【Abstract】 With the development of medical equipments and the new requirement of clinical medicine, the key field of work about purchasing medical equipments is changing. How can we make it more scientific and more standardizing of purchasing medical equipments? It needs the related departments to strengthen the supervision. This article mentions several points about establishing and improving the supervision mechanism for purchasing medical equipments.
【Key words】 medical equipments; procurement costs; supervision.
【中圖分類號】R197.324【文獻標識碼】A 【文章編號】1006-1959(2009)10-0024-02
隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展,醫(yī)療設備也在不斷地推陳出新,其不斷提高的科技含量,為現(xiàn)代臨床醫(yī)學的診斷和治療提供了更為有效的手段和平臺。這也使得臨床醫(yī)學診治活動對現(xiàn)代醫(yī)療儀器與設備依賴性越來越明顯。因此,醫(yī)院的醫(yī)療設備的種類、規(guī)模及其先進程度也成了現(xiàn)代化醫(yī)院的一個重要標志。如何用有限的資金購買到更多、更好的儀器成為醫(yī)院管理的一個重要環(huán)節(jié)。加強儀器設備采購的監(jiān)督管理工作更是提高資金使用效益的有效途徑,是減少決策失誤,確保工作人員不犯錯誤的有力措施,其目的就是使采購工作向“公開、公正、公平”的方向發(fā)展[1]。本文從我院醫(yī)療設備監(jiān)管機制的建立就建立健全醫(yī)院醫(yī)療設備采購監(jiān)管機制提出幾點看法和大家進行探討。
1 供貨商的管理
供應商評選是要對現(xiàn)有供應商在過去合作過程中的表現(xiàn)或?qū)π麻_發(fā)的供應商作全面的資格認定。評估供應商主要著重于對他們的技術;質(zhì)量;交貨;服務;成本結構和管理水平等方面的能力進行綜合評定。建立醫(yī)院醫(yī)療設備數(shù)據(jù)庫和供貨商目錄,對所購設備及供貨商進行監(jiān)管,如果發(fā)現(xiàn)售后服務及產(chǎn)品質(zhì)量上有問題則取消其合格供貨商的資格。此項工作的實施由醫(yī)院醫(yī)學工程科負責,醫(yī)院設備委員會負責監(jiān)管,設備委員會有決策權,臨床使用科室應積極配合工作的開展。
2 采購成本管理
2.1 成本管理的關鍵是成本分析:在醫(yī)療設備采購工作中,重要的問題是談判前必須掌握所購置設備的市場行情。通過加強業(yè)界之間的合作和交流收集到準確的市場價格行情和售后服務條款等,并通過外貿(mào)合同查詢,進行配置比較,認真進行產(chǎn)品對比分析,找出購置設備與所掌握的市場行情在品牌、規(guī)格型號、性能參數(shù)和功能用途方面的相同和不同之處,做出分析報告,供決策者參考。此項工作必須設定專人負責,由談判外的第三方來進行價格合適,如選拔有較強專業(yè)基礎,在設備維護修理方面有實踐經(jīng)驗,工作踏實、責任心強、人品好的人員擔任市場行情調(diào)查員,出現(xiàn)購置價格高于市場行情的情況由此人負主要責任,采購及部門領導負連帶責任。
2.2 臨床科室對所申報設備應認真做好設備投資效益分析,充分考慮投資回報率。雖然投資回報率有不同的計算方式, 最普通的表示方法如下:
投資回報率(ROI)= 利潤率(Profit Margin)×資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率(Asset Turnover Rage)
利潤率代表了相對于收益,對成本控管的能力。 成本的降低則會帶來利潤率的提高,從而增加投資回報率,降低了醫(yī)院的管理成本,同時也給老百姓帶來實惠。對于科室對申購設備投資效益分析不充分,盲目購置,造成設備閑置、使用率低的情況,由設備科核實后,經(jīng)設備委員會通過,則對科室按設備購置金額的百分比進行罰款,科室主任承擔主要責任和一半以上罰款金額。
2.3 在采購方式的選擇上,集權采購(Centralized Purchasing)也是很有效的降低成本的方法之一。醫(yī)院應選擇集中采購的方式將各科室的需求集中起來或由使用量最多的單位來整合所有采購數(shù)量,并負責主導采購議價。這樣做更能促進采購部門與使用部門的緊密合作,充分掌握使用部門的需求狀況。醫(yī)院便可用較大的采購量作為砝碼得到較好的數(shù)量折扣價格。如此,行政費用的支出也會因采購統(tǒng)一作業(yè)而減少, 采購部便可以有更多的時間將資源用在開發(fā)新的供應商。其它如由各相關部門代表組成的產(chǎn)品委員會;聯(lián)合采購;長期合約以及采購產(chǎn)品生命周期所需的總需求量合約等都是可以交互使用的[2]。
3 談判和議價
在采購活動中,議價是一個勘察和交易的過程(包括計劃,總結,分析,讓步)。采購人員和銷售商都以各自的觀點和目的參與其中,期望在采購交易各方面包括價格、服務、規(guī)格、技術和品質(zhì)要求及支付條款等達成相互滿意的協(xié)議。
談判活動的技巧性很強, 通常對整個談判工作的規(guī)劃包括:談判前:建立談判小組;作計劃和準備原始數(shù)據(jù);訂立談判希望達成的目標和采取的策略 ;談判時要注重戰(zhàn)略戰(zhàn)術和技巧的運用和談判小組成員的互相配合;談判結束后要按照談判結果制訂書面協(xié)議并且將談判有關的文件整理歸檔, 以便在進一部談判時作為基礎和依據(jù)。
醫(yī)院一般都有儀器設備采購管理規(guī)定,但并不是每個醫(yī)院采購都有規(guī)范化的流程,包括每一個步驟,每個步驟由誰來做,所以,在此基礎上必須建立和完善采購管理規(guī)定的實施細則,包括談判的人員、談判過程和談判前的準備都要按科學的和規(guī)范化的流程進行,每一步都有據(jù)可查,如出現(xiàn)問題即可追查到責任人,這樣可以避免出現(xiàn)人為因素的有意操作行為。
4 交貨期管理
從采購的角度來看,自向供應商發(fā)出采購訂單直到貨物交到指定地點為止的這段時間被稱之為采購的前置時間。 換句話說,從客戶向供應商表達出其需求時開始計算,直到客戶的需求被完全滿足為止,其中所花費的時間總和便是前置時間。由此,我們可以觀察出一點,實際交期的長短與前置時間有很大的關系。 基本上,交期是由供應商決定而非客戶隨意指定。但是,我們卻能通過有效的管理方法來影響整個交期的長短。縮短交貨期就是要縮短前置時間,達到提前使用設備的目的,也就進一步降低了設備成本。如果是進口設備,我們在合同簽訂后即應通過外貿(mào)公司開出信用證,貨到醫(yī)院后,應立即組織人員進行貨物清點并和廠家工程技術人員一起進行安裝、驗收,同時進行有效地質(zhì)量控制檢測,全部合格后即可投入使用,盡量縮短前置時間。此項工作中涉及到設備的提貨、驗收、質(zhì)檢等環(huán)節(jié),醫(yī)院應制訂設備安裝驗收使用等方面的實施細則,由臨床科室進行監(jiān)督,如未能按要求執(zhí)行,由臨床科室向設備科的上級管理機關提出,按設備科責任分工處罰條例給與責任人處罰。
5 合約管理
從管理的角度講,合同是生意場上調(diào)和矛盾的一種機制。因為合同中各個事項的參與者都會有各自不同的目的和利益,怎樣保證他們結合在一起時能好好地運作呢?首先要認識合同的簽訂過程與合同執(zhí)行過程往往有很多形式的差異。①績效上的差異是指書面合同和實際使用的合同間的差異。有的人將書面合同放入抽屜,執(zhí)行時往往將其拋在腦后,直至碰到麻煩才想起它。②相關性差異:激烈的競爭迫使許多采購單位運用較靈活,較策略的而不是呆板的,程序式的方法來優(yōu)化供應商,但另一方面,采購者還沒有發(fā)展出一套新的績效衡量方法,而仍延用舊的純價格的方法來考量供應商。③理解上的差異是指合同制訂者與合同執(zhí)行者之間的差異。如果出現(xiàn)以上三種情況,就會造成合同條款的不充分執(zhí)行。比如,談設備時,設備保修期也許不止一年,科室在設備使用一年后出現(xiàn)問題,科室和執(zhí)行部門也許不了解合同的保修期是多長時間,造成維修費用的問題等等,所以,合約的有效管理非常重要。醫(yī)院的采購合同原則上應有院長簽訂或根據(jù)金額大小由院長授權代表簽訂,應避免由醫(yī)學工程科(設備科)具體實施部門來簽訂合同,這樣就避免了同一部門又簽訂合同又執(zhí)行合同,對于合同執(zhí)行的情況,由設備委員會進行監(jiān)管。
6 小結
6.1 建立健全醫(yī)療設備采購監(jiān)管機構:建立健全醫(yī)療設備采購監(jiān)管機構,形成既互相制約又順暢、高效、廉潔的工作機制是保證醫(yī)療設備采購監(jiān)管工作正常開展的關鍵。另外要成立由院長、負責設備科工作的機關領導和臨床具有責任心,水平較高,品德端正的科室主任和專家以及設備科領導組成的設備委員會,對全院醫(yī)療設備進行宏觀管理,制訂醫(yī)院醫(yī)療設備的中長期裝備規(guī)劃及年度計劃并對大型及急需設備進行論證。其主要監(jiān)管:醫(yī)療設備購置計劃是否符合規(guī)定;醫(yī)療設備的購入渠道時候合法;醫(yī)療設備的購入過程中有無違規(guī)違紀問題;醫(yī)療設備購入后是否落實到位;設備法規(guī)制度的制訂是否落實等。
6.2 采購程序的監(jiān)督與管理:從采購程序著手,進行每一步的中的監(jiān)督與管理。主要步驟包括編制采購計劃、進行采購談判、簽定采購合同、驗收入庫、進行會計結算等過程。從監(jiān)督方法角度分析,糾錯防弊的關鍵方法和步驟是醫(yī)院內(nèi)部要有醫(yī)療設備采購的監(jiān)管機構和監(jiān)管體系,有專門負責的人員配置,只有這樣才能有效地控制整個采購過程。其具體措施是從醫(yī)院權責劃分、履行授權批準程序,建立和健全內(nèi)部控制制度、追蹤審查、糾正控制制度差錯,建立記賬與業(yè)務處理人員、付款人員和審批人員高度分離等方面進行嚴格監(jiān)督與控制。嚴格執(zhí)行采購制度,加強監(jiān)督與管理,確保整個過程的規(guī)范運做是紀檢監(jiān)察工作的重點,主要監(jiān)管以下幾點,首先看采購過程是否符合法律法規(guī)和有關制度的要求,看采購計劃決策是否符合有關規(guī)定和醫(yī)院的整體規(guī)劃,從源頭就開始進行監(jiān)督可以減少和避免問題的發(fā)生。對采購醫(yī)療設備的全過程進行監(jiān)管有利于醫(yī)療設備引進活動高效、健康、有序地進行,發(fā)揮出其應有的效能;有利于提高整個采購過程的透明度,降低人為因素的影響,從根本上遏止采購活動中的不正之風,這對整個醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。[3]
綜上所述,由于醫(yī)療設備的特殊性、醫(yī)療體制的復雜性以及目前醫(yī)療設備招標采購固有的弊端,醫(yī)療設備的招標采購只是目前的一個過渡性措施。設備的采購和使用中問題的解決,根本上還必須依靠市場經(jīng)濟自身的作用,以及醫(yī)療保障體制的深層次改革。
參考文獻
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藥品與材料的采購是藥品管理的重要環(huán)節(jié)，其是醫(yī)院藥品與材料成本管理的關鍵環(huán)節(jié)。藥品與材料的采購應當依據(jù)醫(yī)療業(yè)務的具體需求，定期編制合理的采購計劃，并且綜合醫(yī)院庫存情況和市場供應現(xiàn)狀，嚴格依據(jù)計劃組織采購活動。同時，處理好藥品積壓與緊缺這兩方面的矛盾，分析和掌握用藥規(guī)律，熟悉藥品市場動態(tài)，及時了解供求信息，擴寬購藥渠道，盡可能通過主渠道進藥，完善內(nèi)部流通體系和外部調(diào)整網(wǎng)絡，科學預測藥品應用前景，確定最佳采購時機，規(guī)避盲目采購和超定額采購的現(xiàn)象發(fā)生，預防產(chǎn)生過高的藥品采購和儲存成本。財務主管部門要仔細核查藥品的采購發(fā)票和采購合同，強化藥品與材料采購的內(nèi)部控制，及時分離確定供應商與詢價、付款與采購等諸多不相容的崗位，以提升藥品與材料價格的公開度和透明度，縮減藥品費用和采購成本。
二、加強藥品與材料庫存成本控制
根據(jù)最新的調(diào)查結果顯示，藥品與材料的存貨占據(jù)醫(yī)院流動資金的比例通常會高到五到六成，大量的流動資金被藥品與材料庫存長期占有，不僅導致了醫(yī)院損失大量的資本利息，也造成了醫(yī)院管理費用、儲備成本和機會成本的大幅增加。醫(yī)院必須平衡庫存量與流動資金的關系，既要確保充足的臨床藥品供應，又要減少庫存量，縮減醫(yī)院成本，使流動資金實現(xiàn)最佳配置，提升醫(yī)院經(jīng)濟效益。當前醫(yī)院普遍使用的方法有品種數(shù)量控制法、金額控制法等。而其中，常用的品種數(shù)量控制法主要包括雙維控制法、滾動計劃控制法、ABC分類控制法等。醫(yī)院藥品與材料種類繁多，部分藥品的品種數(shù)量非常少，但單價可能非常高，如果醫(yī)院管理不善，就會產(chǎn)生極大的經(jīng)濟損失。相反，部分藥品即使品種繁多，但單價微小。所以，醫(yī)院應當對藥品與材料分成A、B、C3類進行科學管理。其中，A類藥品與材料的特征是單價巨大，但品種數(shù)量不多。B類藥品與材料則單價一般，但是品種數(shù)量較多。C類藥品與材料則品種數(shù)量繁多，但單價非常少。三類藥品的單價比大致是7：2：1，而品種數(shù)量比大致是l：2：7，醫(yī)院通過對藥品與材料進行A、B、C分類，不僅能夠輔助醫(yī)院弄清楚管理工作的主次，還有利于醫(yī)院制定相應的策略進行合理的控制和管理。A類藥品與材料應當重點管理，非常嚴格地控制藥品的庫存量，降低儲存周期，加多采購次數(shù)，進而提升資金周轉(zhuǎn)率，常用的儲存期以30天為宜。B類藥品與材料的狀況居中，可進行一般常規(guī)管理，儲存周期設定為60天左右。C類藥品與材料則可以適當增加儲存量，延長儲存周期，縮減采購次數(shù)，進而實現(xiàn)降低采購成本，縮減工作量，提升工作效率的目的。
三、結論
關鍵詞：醫(yī)院 物資采購 庫存 管理
中圖分類號：F253.3
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2016）11-240-02
伴隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷增大，醫(yī)院對物資的需求量也與日俱增。相應地，完善物資采購及庫存管理的重要性也日益凸顯。深化醫(yī)院改革，有效進行醫(yī)院經(jīng)濟管理，亟需規(guī)范物資采購及庫存管理。提高物資采購及庫存管理的水平，不僅有利于醫(yī)院經(jīng)營成本的降低、醫(yī)院經(jīng)濟效益的提高，而且可以有效地從源頭上遏制物資采購領域滋性腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。醫(yī)院高層應該更加重視物資采購及庫存的管理工作。
一、醫(yī)院物資采購及庫存管理工作中存在的一些缺陷
筆者通過研究相關文獻并在了解多家醫(yī)院實際情況的基礎上，認為醫(yī)院物資采購及庫存管理主要存在以下四個問題：
1.缺乏采購規(guī)章制度的構建。部分醫(yī)院沒有建立完善的采購工作制度及流程；部分醫(yī)院雖然建有比較完備的制度及流程，但是缺乏執(zhí)行力，導致醫(yī)院采購工作的隨意性較大、采購管理漏洞較多。
2.缺乏物資采購管理專職機構。部分醫(yī)院沒有對庫存管理活動進行全盤管理監(jiān)督，而是采取分散管理模式，即總務科、設備科等分別管理。而且，基本依靠科室內(nèi)部自我控制，院內(nèi)雖有院紀委、審計科、行風辦、工會等部門參與監(jiān)控，但監(jiān)督力不強，往往流于形式，極易造成腐敗。
3.缺乏物資采購的事前監(jiān)控。醫(yī)院對物資采購沒有采取事前調(diào)查、分析，部分采購業(yè)務未經(jīng)院領導批準即可辦理，有時采購業(yè)務發(fā)生后，再進行相關手續(xù)的補辦。
4.缺乏針對采購過程的風險防范措施。物資采購的過程中往往隱藏著廉政風險，有時物資價格與市場情況不相符，則會導致議價不力。此外，物資采購需用醫(yī)院大量現(xiàn)金，結清不及時的情況時有發(fā)生，致使跨月報賬，部分票據(jù)有時會出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。
二、規(guī)范醫(yī)院物資采購及庫存管理的著力點
1.建章立制、規(guī)范流程。醫(yī)院要以“重視計劃、招標采購、質(zhì)量為主、價格適中”為主要內(nèi)容，以“成本降低、保障供給、堵塞漏洞”為主要目標，建立科學、規(guī)范、合理、完整的工作流程和規(guī)章制度，使物資采購工作更加規(guī)范，責任到人，層層把關，嚴格落實。為此，在工作中對各項規(guī)章制度落實不到位，執(zhí)行不到位的問題，應嚴格追責。
2.健全機構，職責明確，強化對物資采購活動的監(jiān)控力度。醫(yī)院可以設立物資采購中心，確定分管領導，由分散管理變?yōu)榧泄芾?，對大宗物資材料實行招標采購，個別物資材料采取綜合采購詢價、議價管理措施，切實保障采購價格的合理性。同時，材料采購人員及倉庫管理人員應全面了解和掌握物資材料使用及庫存狀況，根據(jù)材料招標及議價再進行調(diào)查核實和市場調(diào)查，跟客戶簽訂材料采購合同。在此過程中必須要在有院紀委、審計、行風辦、工會等部門參與監(jiān)管的前提下完成。
要依照物資采購、物資供應以及物資使用“三原則”背景下加強市場調(diào)查，對管理工作中及物資材料采購工作中出現(xiàn)的問題進行整改，進一步避免采購工作、庫存管理工作中的盲目性，降低物資的非正常耗損。醫(yī)院要統(tǒng)一購進物資、集中統(tǒng)一管理，對物資供需數(shù)量和材料質(zhì)量進行監(jiān)督、控制，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，進而改變各自為戰(zhàn)的現(xiàn)象發(fā)生。同時，合同還要統(tǒng)一集中管理，防止因醫(yī)院財務資金支付款而導致的資金流失與財務風險的發(fā)生。
3.加強中標合同管理，嚴把進貨質(zhì)量關。嚴格按照《合同法》要求，與配送公司簽訂購銷合同，明確品種、規(guī)格、價格、回款時間，履行方式、違約責任等內(nèi)容，認真履行合同約定的義務，禁止合同外采購行為。倉庫管理人員對購進物資、衛(wèi)生材料嚴格檢查，嚴格把關，對物資產(chǎn)地、規(guī)格、價格、票據(jù)進行嚴格檢查，從而確保物資采購的最終質(zhì)量，為醫(yī)院提供性價比更高的產(chǎn)品。
4.加強庫存管理，嚴格對賬制度。加強監(jiān)督檢查，倉庫會計月底嚴格與財務對賬制度，確保入庫物資總額與財務賬金額賬實相符，落實對賬記錄簽名制度，并做到倉庫每月清倉查庫，每年由國資辦組織全院對庫存物資進行清查，做到賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
5.注重教育培訓，強化監(jiān)督控制，從思想上防止滋生腐敗問題的發(fā)生。為確保各項采購管理制度的貫徹落實，須注重對倉庫管理人員、采購人員的教育培訓工作，同時在監(jiān)管上，采取“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、集中負責”的措施，使預算權、采購權、驗貨權、付款權相分離。通過這些措施，使權力分散，減少腐敗現(xiàn)象的滋生。醫(yī)院審計科應當強化對醫(yī)院材料采購的全過程跟蹤，并實施監(jiān)管與控制。院紀委、工會應當參與對醫(yī)院物資采購全過程的監(jiān)督，對違規(guī)采購、不規(guī)范采購行為，依法依規(guī)進行問責處理。
6.利用網(wǎng)絡軟件系統(tǒng)進行物資采購管理及倉庫物資管理，提高管理水平。在倉庫材料管理中，賬務處理是整個物資庫存管理全過程的重要一環(huán)。材料管理軟件的應用既可以提高倉庫管理人員賬務處理的及時性、準確性，同時又能克服手工操作、簽字容易出錯的弊端，為及時準確地完成財務、成本核算創(chuàng)造條件。同時材料管理軟件可對物資報表格式實現(xiàn)統(tǒng)一模式，做到所出具的報表一致、數(shù)據(jù)準確，并及時與財務對賬。因此要加強物資管理方面的軟件投資，實現(xiàn)物資采購、驗收、發(fā)放、存放、盤點等方面的數(shù)據(jù)直接與財務數(shù)據(jù)進行有效對接。醫(yī)院科室分布廣、用人量大，特別是使材料在發(fā)放使用過程中的材料成本管理的數(shù)據(jù)分析，能變得更加方便。對材料成本差異、量價對比情況，在執(zhí)行過程中所反映的問題，能做到及時發(fā)現(xiàn)，及時整改。
三、結束語
總之，醫(yī)院物資采購及庫存管理中存在不少問題，如對供應商的管理不到位，采購人員、庫存管理人員素質(zhì)不高和監(jiān)督重點把握不準等。為此，在今后的采購工作中，應加強培訓工作，提高采購人員、庫存管理人員的綜合素質(zhì)。通過招標為主、多種采購方式并存，才有可能堵塞采購中存在的漏洞，降低物資采購成本，保證供應，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。
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（作者單位：山東省萊蕪市人民醫(yī)院 山東萊蕪 271100）