時(shí)間：2023-11-08 11:03:35
導(dǎo)語：在職工檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：檔案管理 特性 作用 措施
1 企業(yè)檔案管理工作的特性
1.1 獨(dú)立性 企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧形式的特殊經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)對(duì)其資產(chǎn)有獨(dú)立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)組成部分,企業(yè)也依法享有獨(dú)立的支配權(quán)。同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對(duì)外開放，沒有對(duì)外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。
1.2 專業(yè)性 在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)主要是以經(jīng)營為中心開展一系列活動(dòng)，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營性的文件材料。同時(shí)，為了在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分。
1.3 系統(tǒng)性 企業(yè)檔案工作不僅包括對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動(dòng)中的一個(gè)系統(tǒng)工程。
2 職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用
2.1 對(duì)企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進(jìn)作用 企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對(duì)企業(yè)競爭發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)推動(dòng)作用。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競爭勝負(fù)的關(guān)鍵因素。而加強(qiáng)職工德檔案管理工作，從一定程度上對(duì)企業(yè)員工的地位、榮譽(yù)、認(rèn)定等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。
2.2 是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具 核心競爭力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財(cái)富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強(qiáng)力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對(duì)于企業(yè)而言，只有進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進(jìn)而樹立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的培育。
2.3 是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段 職工檔案對(duì)單位負(fù)責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實(shí)、完整的個(gè)人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。同時(shí)，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對(duì)職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測，并制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。
3 加強(qiáng)職工檔案管理工作的措施
3.1 制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，流動(dòng)性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)這個(gè)中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實(shí)現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長”的目的。
3.2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化
當(dāng)前，企業(yè)各項(xiàng)制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊(duì)伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實(shí)。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時(shí)效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時(shí)有效提供。因此，盡快實(shí)現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個(gè)環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動(dòng)腦筋，有針對(duì)性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時(shí)，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計(jì)算機(jī)檢索、文件級(jí)裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時(shí)間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號(hào)，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計(jì)算機(jī)來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實(shí)踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。
3.3 努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業(yè)的理論知識(shí)，掌握這項(xiàng)工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧，第二要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)知識(shí)和應(yīng)用文寫作等方面的知識(shí)。如果沒有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力，不熟悉檔案的內(nèi)在聯(lián)系和業(yè)務(wù)工作中的的環(huán)節(jié)、步驟，就不可能做好做實(shí)檔案工作。檔案保管價(jià)值的鑒定取決于它所記述的科學(xué)技術(shù)知識(shí)的價(jià)值，只有全面掌握相關(guān)門類的知識(shí)，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒有扎實(shí)的語言功底就無法有效搞好這項(xiàng)工作。因此，作為現(xiàn)代化企業(yè)的檔案工作者，必須嚴(yán)格要求，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代化檔案理論知識(shí)和管理能力，并且要加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握多方位的知識(shí)，以適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要。
4 結(jié)束語
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化企業(yè)改革也在不斷深化。作為企業(yè)順利實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理重要基礎(chǔ)工作之一的職工檔案工作，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)內(nèi)在素質(zhì)和競爭力，全面建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
1 社保檔案的特點(diǎn)
社保檔案在整個(gè)社保工作中具有非常重要的地位，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障信息交流與共享的保證，是參保者維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。作為一項(xiàng)專業(yè)的管理工作，社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有以下特點(diǎn)：一是，數(shù)量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實(shí)現(xiàn)全民參保，這就是社保檔案數(shù)量的龐大。二是，動(dòng)態(tài)變化。個(gè)人的社保檔案會(huì)隨著個(gè)人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社保繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)個(gè)人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動(dòng)態(tài)變化。三是，以人為本。社保檔案以人為基本對(duì)象來辦理的，個(gè)人是社會(huì)保險(xiǎn)檔案的最基礎(chǔ)的形成單位。社保檔案是個(gè)人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個(gè)人變化，產(chǎn)生相應(yīng)變化。四是，規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是，辦理活動(dòng)的規(guī)范，即各類社會(huì)保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；二是，形成材料的規(guī)范，即各類社會(huì)保險(xiǎn)都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報(bào)表，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。
2 加強(qiáng)社保檔案管理的必要性及重要意義
一是，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會(huì)人”。社會(huì)保險(xiǎn)部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。二是，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫保險(xiǎn)卡及個(gè)人詳細(xì)情況表等作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人賬戶、計(jì)算利息，有時(shí)還要對(duì)繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。三是，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)?？梢詾闆Q策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會(huì)保險(xiǎn)工作的前提條件。
3 完善八個(gè)環(huán)節(jié)，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平
基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。要想社會(huì)保障事業(yè)取得長足健康的發(fā)展，首先就需要從基礎(chǔ)工作抓起，夯實(shí)檔案在社會(huì)保險(xiǎn)工作中的基礎(chǔ)地位，充分發(fā)揮好檔案的服務(wù)作用重點(diǎn)做好以下八個(gè)方面的工作。
3.1 科學(xué)分類
檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個(gè)工作程序，更重要的是在整個(gè)歸檔文件整理工作中具有主導(dǎo)的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定社會(huì)保險(xiǎn)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎(chǔ)，同時(shí)又指導(dǎo)著其它各項(xiàng)工作的有序展開。
3.2 日常歸檔
平時(shí)歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時(shí)歸入臨時(shí)卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時(shí)歸檔。平時(shí)歸檔要“隨辦隨歸”，今日事今日畢，不得積累到第二年立卷時(shí)再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時(shí)間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進(jìn)行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對(duì)破損的應(yīng)按裱糊技術(shù)要求進(jìn)行托裱。
3.3 合理編號(hào)
整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁號(hào)。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。同時(shí)，搞好編制目錄。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、所在頁號(hào)（或件號(hào)）、備注等項(xiàng)目。件號(hào)即文件材料的排列順序號(hào)。責(zé)任者是指制發(fā)文件材料的組織或個(gè)人。文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)。題名即文件材料的標(biāo)題。日期即文件材料的形成時(shí)間。頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)。備注即需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。
3.4 標(biāo)準(zhǔn)化裝訂
按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會(huì)計(jì)類和社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認(rèn)可，符合檔案保護(hù)要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對(duì)齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。
3.5 填寫卷面和檔案裝盒
案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、案卷標(biāo)題、起始時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號(hào)。案卷封面項(xiàng)目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準(zhǔn)確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個(gè)欄次的概念：（1）全宗號(hào)。全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案局給定的全宗號(hào)填寫，暫未給定的此項(xiàng)可空置，待同級(jí)檔案館給定全宗號(hào)后再行填寫。（2）年度。年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度。填寫時(shí)要采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯小寫數(shù)字表示，不得簡化。（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長期”、“短期”。長期為16-50年，短期為15年以下。（4）機(jī)構(gòu)或問題。機(jī)構(gòu)或問題欄是指按哪種類目進(jìn)行分類。如果檔案按科室分就是“機(jī)構(gòu)”，如“辦公室、業(yè)務(wù)科”；如按照業(yè)務(wù)類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業(yè)務(wù)臺(tái)賬”。卷面填寫完畢后，根據(jù)不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應(yīng)，避免歸檔文件材料彎曲受損。
3.6 定期移交
按照有關(guān)規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應(yīng)在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整。
3.7 規(guī)范排列
案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個(gè)年度、一個(gè)類別的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序。便于查找利用。
【關(guān)鍵詞】 信息技術(shù)；檔案存儲(chǔ)；無紙辦公；電子文檔；管理信息系統(tǒng)；數(shù)據(jù)分析；移動(dòng)互聯(lián)；智能決策
信息技術(shù)可能是現(xiàn)展最快的技術(shù)之一，日新月異的新技術(shù)、新概念、新產(chǎn)品和新服務(wù)等層出不窮，伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，許多傳統(tǒng)領(lǐng)域內(nèi)已經(jīng)存在并運(yùn)行多年的機(jī)制受到了沖擊，企業(yè)職工檔案管理也不例外。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，這場信息技術(shù)革命帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也帶了機(jī)遇，只有勇于面對(duì)挑戰(zhàn)，積極主動(dòng)的將信息技術(shù)的新成果源源不斷的應(yīng)用到檔案管理這一傳統(tǒng)領(lǐng)域中，才能讓傳統(tǒng)領(lǐng)域得到更快更好的發(fā)展，不被時(shí)代所淘汰。
本文回顧了信息技術(shù)在企業(yè)職工檔案管理中應(yīng)用的過去，研究了當(dāng)前的現(xiàn)狀，并展望了未來。
一、信息技術(shù)在企業(yè)職工檔案管理中的起源
1.無紙化存儲(chǔ)：最初在檔案管理中引入信息技術(shù)，源于一個(gè)樸素的意圖，隨著時(shí)間的流逝，常規(guī)的紙質(zhì)檔案所需要的保管空間要求越來越大，檢索和調(diào)閱也越來越困難，而電子存儲(chǔ)方式，不僅可以獲得高得多的存儲(chǔ)密度，而且可以在極短的時(shí)間內(nèi)查詢和檢索。
在此階段，經(jīng)常使用的方法是對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化復(fù)制，例如人工輸入或者光電掃描等，日常管理活動(dòng)中，使用電子化版本，但是為了避免引起法律爭議，仍然進(jìn)行紙質(zhì)存檔，以作為可采信的證據(jù)。
2.電子文檔： 伴隨著數(shù)據(jù)加密技術(shù)的發(fā)展，電子簽名技術(shù)再一次推動(dòng)了檔案管理的信息化進(jìn)程。在電子化的檔案中嵌入一般情況下難以破譯的電子簽名信息后，可以有效的保證電子版檔案的真實(shí)性和完整性。
尤其是當(dāng)相關(guān)法律法規(guī)相繼推出后，從法律上認(rèn)可了電子簽名的有效性，使得電子文檔得到了廣泛的應(yīng)用，這使得完全拋棄紙質(zhì)文檔成為可能。
3.無紙化辦公 電子流程：在解決了無紙化存儲(chǔ)和電子文檔后，并未完全實(shí)現(xiàn)和達(dá)成無紙化辦公的目標(biāo)，這體現(xiàn)在各種各樣的電子文檔的流轉(zhuǎn)和會(huì)簽過程。電子流程(又名辦公自動(dòng)化工作流)技術(shù)的發(fā)明和推廣，解決了文檔流轉(zhuǎn)和會(huì)簽的過程控制問題。
二、信息技術(shù)在企業(yè)職工檔案管理中的發(fā)展
1.增值應(yīng)用 管理信息系統(tǒng)：無紙化辦公和電子文檔僅僅解決了檔案管理的最基本問題，即高效的檔案存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的企業(yè)組織行為，各個(gè)部門各自維護(hù)和管理自己的職工檔案，一方面存在檔案資料的冗余，如每個(gè)部門的職工檔案都包含了大同小異的職工個(gè)人基本資料，另一方面有些專門的個(gè)人資料需要其他部門提供數(shù)據(jù)支持，例如財(cái)務(wù)部門發(fā)放工資需要人力資源部門提供工資數(shù)據(jù)。
2.數(shù)據(jù)分析和決策支持：在得到了具有充分歷史數(shù)據(jù)的檔案資料之后，如何利用這些數(shù)據(jù)，就成為了體現(xiàn)檔案管理水平的關(guān)鍵。如果僅僅只是將這些電子化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)化檔案一樣簡單封存?zhèn)洳榈脑?，那將是一種極大的浪費(fèi)。通過設(shè)計(jì)良好的決策支撐系統(tǒng)，可以對(duì)這些電子化的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)分析和處理，并形成各種直觀的報(bào)表和圖表，以幫助企業(yè)管理者做出更符合實(shí)際情況的管理決策。
三、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的未來
1.多媒體數(shù)據(jù)：多媒體技術(shù)已經(jīng)獲得了成熟的發(fā)展，使得企業(yè)職工檔案中除了可以容納常規(guī)的文本、數(shù)字和圖片之外，現(xiàn)在還可以容納影音資料。使用對(duì)象技術(shù)，還可以容納幾乎所有類型的特殊數(shù)據(jù)。這就使得檔案的內(nèi)容更加豐富翔實(shí)，管理決策依據(jù)更加充分。
移動(dòng)互聯(lián)：移動(dòng)計(jì)算技術(shù)的發(fā)展獲得了長足的進(jìn)步，智能手機(jī)和平板電腦等手持計(jì)算設(shè)備已經(jīng)進(jìn)入了大眾消費(fèi)類電子產(chǎn)品的主流市場。這就使得在現(xiàn)場處理問題能夠獲得管理信息系統(tǒng)的協(xié)助，從而避免人工轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)的差錯(cuò)。例如，在現(xiàn)場清點(diǎn)每個(gè)員工領(lǐng)用的公共資源時(shí)，可以使用手持設(shè)備直接對(duì)這些公共資源的條碼標(biāo)簽進(jìn)行掃描，同時(shí)對(duì)該員工的身份識(shí)別卡進(jìn)行識(shí)別，自動(dòng)完成清點(diǎn)工作，如果存在問題，也可以現(xiàn)場就獲得告知。又比如，當(dāng)員工外出并沒有攜帶便攜式計(jì)算機(jī)時(shí)，也可以直接使用智能手機(jī)或者平板電腦從管理信息系統(tǒng)獲取信息和完成操作。
2.網(wǎng)際互聯(lián)：隨著各企業(yè)、單位和政府機(jī)構(gòu)的企業(yè)管理信息化進(jìn)程的推廣和深化，形成了大量的獨(dú)立的管理信息系統(tǒng)，由于需要在不同的企業(yè)、單位和政府機(jī)構(gòu)之間共享信息，因此通過互聯(lián)網(wǎng)提供訪問平臺(tái)顯得越發(fā)必要。
傳統(tǒng)上，一般只提供了人機(jī)訪問接口，需要操作者人工輸入信息進(jìn)行查詢和操作，這意味著操作者可能需要在本單位的管理信息系統(tǒng)和對(duì)方單位的管理信息系統(tǒng)之間來回切換進(jìn)行操作，并人工復(fù)制和重新輸入數(shù)據(jù)。如果在開發(fā)公共訪問平臺(tái)的同時(shí)，提供應(yīng)用程序編程接口供其余管理信息系統(tǒng)直接調(diào)用，而不需要操作員人工干預(yù)，自動(dòng)完成跨系統(tǒng)的信息和資源共享，將極大程度的提高系統(tǒng)的可用性。
在公共領(lǐng)域內(nèi)，已經(jīng)存在了大量類似的情況，例如可以直接使用第三方的用戶授權(quán)信息進(jìn)行WEB網(wǎng)站的登錄。而在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)，還需要加快建設(shè)。例如，本企業(yè)的員工薪酬福利系統(tǒng)可以和公共社會(huì)保障管理系統(tǒng)直接掛接，本企業(yè)系統(tǒng)的使用者完全無需知道公共社會(huì)保障管理系統(tǒng)的存在，即可以得到社會(huì)保險(xiǎn)的繳納和使用情況。
四、結(jié)論
隨著新的信息技術(shù)逐步引入和應(yīng)用到檔案管理事務(wù)中，作為檔案管理的策劃者和實(shí)施者，有責(zé)任引導(dǎo)檔案管理工作向著更加智能化的方向發(fā)展，而不僅僅局限于傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、更新和檢索等簡單操作。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作，既是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，也是一個(gè)難得的機(jī)會(huì)，只有發(fā)揮積極性和主動(dòng)性，才能更好的改進(jìn)檔案管理工作的水平。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理服務(wù)；下崗職工；作用
檔案是個(gè)人職業(yè)生涯總體情況的總結(jié)與記錄。檔案管理有著重要的社會(huì)價(jià)值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。從上世紀(jì)八十年代起，我國開始出現(xiàn)下崗職工到現(xiàn)在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴(yán)峻。在下崗職工的管理當(dāng)中，檔案成為管理的重要依據(jù)，面對(duì)下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級(jí)政府與部門必須加強(qiáng)對(duì)下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對(duì)下崗職工再就業(yè)所產(chǎn)生的作用。
一、新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級(jí)部門的重視。一些單位對(duì)下崗職工的檔案管理，指定專門的機(jī)構(gòu)與管理人員，明確職責(zé)，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時(shí)，為了增強(qiáng)管理的實(shí)效性，還擴(kuò)大了下崗職工檔案內(nèi)容范圍，除了個(gè)人的基本資料之外，還包括個(gè)人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業(yè)活動(dòng)材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務(wù)活動(dòng)，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會(huì)等形式，促進(jìn)下崗職工的再就業(yè)。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現(xiàn)在的檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中還存在不少的弊端，比如說相關(guān)部門對(duì)下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應(yīng)有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，一些企業(yè)沒有按照規(guī)定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產(chǎn)兼并的企業(yè)管理調(diào)動(dòng)頻繁，調(diào)動(dòng)下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時(shí)有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。在這種情況下，企業(yè)就無法為下崗職工管理機(jī)構(gòu)提供完善的檔案材料，也就無法針對(duì)下崗職工的現(xiàn)狀，采取針對(duì)性的促進(jìn)其就業(yè)的措施。
二、檔案管理服務(wù)對(duì)下崗職工再就業(yè)作用發(fā)揮
針對(duì)新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，為了發(fā)揮檔案管理服務(wù)對(duì)下崗職工再就業(yè)的作用，提出如下建議：
1.強(qiáng)化宣傳、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
當(dāng)前，各級(jí)政府及企事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于下崗職工再就業(yè)的重要作用和意義，在工作當(dāng)中加強(qiáng)檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，強(qiáng)化檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。從各級(jí)政府及勞動(dòng)部門的角度來講，應(yīng)把檔案工作當(dāng)做透視社會(huì)現(xiàn)象、掌握社會(huì)就業(yè)信息的主要渠道，展開具體深入的領(lǐng)導(dǎo)宣傳活動(dòng)。例如，在相關(guān)就業(yè)市場開設(shè)宣傳專欄，張貼宣傳標(biāo)語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會(huì)認(rèn)識(shí)與接收檔案工作管理與服務(wù)，提高人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。而勞動(dòng)者在工作當(dāng)中，要主動(dòng)配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動(dòng)部門提供檔案，并按照勞動(dòng)主管部門的要求對(duì)檔案材料進(jìn)行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎(chǔ)上，為檔案管理服務(wù)的發(fā)揮創(chuàng)造條件。
2.推動(dòng)下崗職工檔案管理的社會(huì)化
下崗職工再就業(yè)不只是勞動(dòng)部門的職責(zé)，而是全社會(huì)面臨的一項(xiàng)重要社會(huì)問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當(dāng)中，不要局限在勞動(dòng)就業(yè)部門，而是要實(shí)現(xiàn)下崗職工檔案管理的社會(huì)化。同時(shí)，伴隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理職能呈現(xiàn)社會(huì)化的特征，在職工檔案管理當(dāng)中，開始有社會(huì)機(jī)構(gòu)的參與，這說明檔案的社會(huì)功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當(dāng)中，要推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。勞動(dòng)就業(yè)部分應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前下崗職工檔案管理社會(huì)化的現(xiàn)狀，積極采取針對(duì)性的措施，提高社會(huì)化管理水平，使檔案能夠更好的發(fā)揮其服務(wù)作用。比如對(duì)無力交納管理費(fèi)用的下崗職工可以采取減交或者免交。對(duì)于一些滯留原單位的“死檔案”，應(yīng)積極派相關(guān)人員收繳。另外，政府部門應(yīng)當(dāng)適當(dāng)投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時(shí)解除檔案對(duì)下崗職工的束縛，讓檔案服務(wù)于社會(huì)，從而對(duì)促進(jìn)再就業(yè)產(chǎn)生積極的推動(dòng)。
3.強(qiáng)化用人單位與勞動(dòng)就業(yè)部分的檔案管理配合
工會(huì)是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問題，與各級(jí)工會(huì)的配合顯得非常重要。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與工會(huì)與就業(yè)機(jī)構(gòu)合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務(wù)，并努力進(jìn)行對(duì)檔案的加工。協(xié)同工會(huì)部門為下崗職工協(xié)調(diào)工作接收單位，積極配合就業(yè)部門宣傳以及對(duì)檔案與人才的發(fā)掘，及時(shí)向其提供下崗職工的檔案及相關(guān)資料。完善整個(gè)再就業(yè)的系統(tǒng)。同時(shí)，在再就業(yè)檔案管理當(dāng)中，用人單位與勞動(dòng)就業(yè)部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據(jù)勞動(dòng)就業(yè)部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對(duì)下崗職工會(huì)的檔案進(jìn)行完善，及時(shí)提交給勞動(dòng)就業(yè)部門，同時(shí)根據(jù)要求提供其他與下崗職工檔案有關(guān)的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業(yè)接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業(yè)職工的檔案接收及管理工作，以更好的對(duì)再就業(yè)的職工進(jìn)行管理。
總之，下崗職工檔案管理對(duì)于新時(shí)期的下崗職工再就業(yè)工作具有重要意義，勞動(dòng)就業(yè)部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認(rèn)真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行積極科學(xué)的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動(dòng)就業(yè)上的不足，開展針對(duì)性的再就業(yè)培訓(xùn)，提高下崗職工的勞動(dòng)就業(yè)能力，使檔案管理在下崗職工再就業(yè)當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。
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摘要：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實(shí)、個(gè)人養(yǎng)老金不能按時(shí)發(fā)放等問題屢見不鮮。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
關(guān)鍵詞：企業(yè)職工檔案管理
1當(dāng)前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
1.1現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動(dòng)和社會(huì)保障工作的基礎(chǔ),是職工個(gè)人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實(shí)政策的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項(xiàng)勞動(dòng)待遇、記錄參加社會(huì)保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級(jí)等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費(fèi)和發(fā)放，簽定、解除勞動(dòng)合同等形成的材料?，F(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業(yè)主管部門管理，有的在企業(yè)管理，沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對(duì)所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場。
1.2企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善。企業(yè)以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，這種方式嚴(yán)重制約了人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
1.3企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，利用率低。一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡單雷同，個(gè)人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價(jià)值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。
1.4檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
2加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理的建議及措施
2.1明確企業(yè)職工檔案的管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)?shù)卣畱?yīng)制定本地《企業(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門認(rèn)定后，具備保管條件的的用人單位，二是當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心。嚴(yán)禁職工個(gè)人或他人保管檔案，民營中介服務(wù)機(jī)構(gòu)也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對(duì)有單位接收的人員應(yīng)及時(shí)將其檔案辦理交接；對(duì)臨時(shí)未落實(shí)單位人員，歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心管理，待落實(shí)單位后，辦理轉(zhuǎn)遞；對(duì)解除勞動(dòng)關(guān)系的人員，其檔案歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心管理；對(duì)下崗人員的檔案，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞到勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業(yè)時(shí)使用。
2.2強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高企業(yè)職工檔案工作地位。一是加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。充分利用報(bào)紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關(guān)勞動(dòng)保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對(duì)有關(guān)丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓(xùn)形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用，最大限度地被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識(shí)，工作實(shí)踐中自覺地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。
關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個(gè)過程實(shí)施中，師資隊(duì)伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機(jī)制談幾點(diǎn)自己的建議。
一、關(guān)于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實(shí)地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評(píng)審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對(duì)象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動(dòng)性,要從學(xué)校各個(gè)部門收集原始材料,又有被動(dòng)性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時(shí)間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn),引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機(jī)制分析
1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動(dòng)力和積極性，平時(shí)所做的工作也只是應(yīng)付一下上級(jí)部門的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時(shí)也在引進(jìn)新的師資隊(duì)伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項(xiàng)龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項(xiàng)工作中來，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應(yīng)付上級(jí)部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項(xiàng)工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個(gè)重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實(shí)際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時(shí)的工作中加強(qiáng)人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，隨時(shí)補(bǔ)充和更新人事檔案專業(yè)知識(shí)和其他知識(shí)，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識(shí)。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時(shí)性，也可以增強(qiáng)干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運(yùn)行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒有建立建立健全此項(xiàng)制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項(xiàng)工作對(duì)整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進(jìn)此項(xiàng)工作順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識(shí)編寫進(jìn)去，分發(fā)給各個(gè)部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個(gè)教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時(shí)的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時(shí)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應(yīng)用6S管理模式研究[J].科學(xué)管理,2015,(19).
［關(guān)鍵詞］國有企業(yè) 改制 員工檔案 管理
［中圖分類號(hào)］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1009－5349（2012）06－0065－01
2004年以來國家逐步對(duì)國有企業(yè)進(jìn)行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發(fā)了《四平市人民政府印發(fā)關(guān)于推進(jìn)國有企業(yè)改革問題的若干規(guī)定的通知》，由此拉開國有企業(yè)改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅(jiān)，一鼓作氣打響了國企改革的攻堅(jiān)戰(zhàn)。地方政府籌措大批資金對(duì)廠辦集體企業(yè)、區(qū)街集體企業(yè)進(jìn)行改制。據(jù)統(tǒng)計(jì)，到目前為止改制涉及員工近十四萬人，這些退出國有、集體企業(yè)員工的檔案管理工作任務(wù)十分繁重，過去由企業(yè)管理的員工檔案，大部分要移交到就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)托管，這部分人再就業(yè)、退休、異地就業(yè)、續(xù)繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)等業(yè)務(wù)都要由就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)去做。經(jīng)過各級(jí)就業(yè)服務(wù)部門不辭辛苦的工作，這項(xiàng)繁重的工作已經(jīng)步入正軌。
大批解除勞動(dòng)合同人員個(gè)人檔案委托就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，不僅僅是工作任務(wù)繁重，不斷加強(qiáng)個(gè)人檔案管理，認(rèn)真分析個(gè)人檔案信息，通過檔案調(diào)檔分析再就業(yè)狀況以及社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)續(xù)繳狀況對(duì)于做好人力資源和社會(huì)保障工作至關(guān)重要。從現(xiàn)有個(gè)人檔案資料分析，存在的問題比較突出。
一、檔案記錄不夠完整，問題比較突出
國有企業(yè)改制、集體企業(yè)改制，解除勞動(dòng)合同人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏高，這部分人大部分是上世紀(jì)50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規(guī)范，出生日期與身份證記載不一致的問題也比較突出。造成這個(gè)問題的原因是多方面的，既有個(gè)人因素，也有政策因素。眾所周知在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，國有企業(yè)招工要受指標(biāo)限制和就業(yè)年齡限制，搞到招工指標(biāo)的人千方百計(jì)地把自己超過當(dāng)初國家規(guī)定年齡或者沒有達(dá)到最低就業(yè)年齡的子女送進(jìn)國有企業(yè)，這就造成個(gè)人檔案記載不真實(shí)。至于特殊工種記載由于國有企業(yè)眾多，期間工種名錄也不夠規(guī)范，一個(gè)工種多種叫法的現(xiàn)象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業(yè)記載為“搬運(yùn)工”。再有就是期間十幾年國家沒有調(diào)整職工工資，直至改革開放以后1983年國家進(jìn)行一次工資普調(diào)，1986年進(jìn)行一次普遍增加工資，當(dāng)初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。
二、拖欠社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)問題比較普遍
1986年我們國家在勞動(dòng)用工、工資分配、社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)域?qū)嵭兄卮蟾母?，用工打破鐵飯碗實(shí)行勞動(dòng)合同制，工資打破八級(jí)工資制實(shí)行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實(shí)現(xiàn)按勞分配。在社會(huì)保險(xiǎn)制度改革過程中改變企業(yè)負(fù)擔(dān)養(yǎng)老辦法，實(shí)行社會(huì)統(tǒng)籌，這項(xiàng)改革是在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上逐步推開的。盡管國家在改革過程中投入了大量人力物力和財(cái)力，但是在改革過程中由于企業(yè)效益差別等原因，造成一些企業(yè)欠繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，甚至個(gè)別企業(yè)到改革開始仍然沒有為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，因此造成一批員工拖欠社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)問題。在改革過程中國家，地方政府籌措資金、改制企業(yè)籌措資金，參加改制的員工有的也承擔(dān)一部分社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，基本上把改制截止前欠繳的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)補(bǔ)繳到位。但是改制后這部分員工與企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系，沒有實(shí)現(xiàn)再就業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)又出現(xiàn)新的欠繳。
三、面臨退休高峰期
一、中學(xué)學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
第一，管理水平較為落后。當(dāng)前中學(xué)學(xué)校人事檔案管理中存在著管理水平較為落后的問題，其主要體現(xiàn)于硬件與軟件兩個(gè)方面。對(duì)于硬件而言，其主要體現(xiàn)于當(dāng)前中學(xué)學(xué)校人事管理的整體設(shè)施較為落后。檔案的管理并不是單純的儲(chǔ)存、調(diào)用與匯總，而是應(yīng)當(dāng)逐漸提升檔案管理的水平，不單注重檔案管理的安全性，而且還應(yīng)注重檔案管理的可用性。大多數(shù)中學(xué)學(xué)校沒有建立專門用于管理檔案的場所、沒有設(shè)置具有檔案管理要求的柜子和文件夾、沒有設(shè)置較為完善的門禁與安保系統(tǒng)等。這些問題的存在給當(dāng)前中學(xué)學(xué)校人事檔案管理帶來了硬件管理水平較弱的現(xiàn)狀與問題。對(duì)于軟件而言，其主要體現(xiàn)于當(dāng)前中學(xué)學(xué)校人事管理制度與系統(tǒng)的落后，對(duì)于大多數(shù)中學(xué)學(xué)校而言，盡管已經(jīng)開始從意識(shí)上對(duì)檔案管理加以重視，但是卻會(huì)由于缺乏較為完善與科學(xué)的檔案管理機(jī)制造成檔案管理功能性與專業(yè)性的缺失。其主要體現(xiàn)于當(dāng)前較多中學(xué)學(xué)校人事檔案管理調(diào)用與使用流程的缺失、各部門均肩負(fù)部門檔案管理職能，造成整體檔案管理效率與質(zhì)量較低、人事檔案管理沒有與現(xiàn)代科技信息技術(shù)平臺(tái)相互對(duì)接，導(dǎo)致重復(fù)錄入與檔案篩選時(shí)的大工作量。
第二，管理人員素質(zhì)較低。除了第一方面的現(xiàn)狀與問題之外，中學(xué)學(xué)校人事檔案管理還存在有管理人員素質(zhì)較低的問題。產(chǎn)生這一問題的原因主要有兩個(gè)方面。其一在于中學(xué)學(xué)校大多數(shù)為事業(yè)單位，但是由于整體學(xué)校工作量較大和事業(yè)編制人數(shù)較少等問題，使中學(xué)學(xué)校聘請(qǐng)了大量不具備較高素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)能力的工勤人員。而檔案管理作為文書類、文秘類的工作通常會(huì)由不具有應(yīng)有條件的工勤人員擔(dān)任。其二在于檔案管理缺乏人才隊(duì)伍培養(yǎng)機(jī)制。近年來中學(xué)學(xué)校在不斷擴(kuò)大招生與市場化發(fā)展的過程中，已經(jīng)開始重視人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。然而對(duì)于檔案管理而言，沒有對(duì)整個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量提升產(chǎn)生直接聯(lián)系，從而造成了檔案管理人才培養(yǎng)的缺失。并且，大多數(shù)中學(xué)學(xué)校并未針對(duì)人事檔案管理專門建設(shè)考核與評(píng)價(jià)機(jī)制，從而造成了人事檔案丟失、錯(cuò)漏、欠缺整理等大量問題的存在。
二、對(duì)中學(xué)學(xué)校人事檔案管理提出的對(duì)策與建議
第一，提升人事檔案管理水平。人事檔案管理在硬件與軟件方面均存在較多問題，可從這兩個(gè)方面加以完善與改進(jìn)。針對(duì)硬件方面，中學(xué)人事部門應(yīng)積極向?qū)W校申請(qǐng)專用檔案管理資金用以對(duì)現(xiàn)有檔案管理的硬件設(shè)施加以完善。在此過程當(dāng)中應(yīng)從學(xué)校當(dāng)前的師資力量出發(fā)，為學(xué)校設(shè)計(jì)更加符合實(shí)際管理情況與檔案使用情況的硬件設(shè)施建立方案。與此同時(shí)，可以在不具有專門精力開展檔案管理時(shí)，聘請(qǐng)外部檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行初始整理，以契合未來學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大后對(duì)檔案管理提出的更高質(zhì)量要求。針對(duì)軟件方面，中學(xué)人事部門應(yīng)逐漸結(jié)合時(shí)代背景使用電子計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)云存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)原有紙質(zhì)基礎(chǔ)檔案的信息對(duì)接與共享，以便于利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。與此同時(shí)，也可借助云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)中學(xué)學(xué)校自由檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，便于為相關(guān)軟件數(shù)據(jù)進(jìn)行備份及共享。
第二，培育具有人事?n案管理素質(zhì)的人才隊(duì)伍。人事檔案管理需要具備專業(yè)素質(zhì)與能力的現(xiàn)代化人才，以便于能夠與時(shí)代背景下中學(xué)人事檔案管理的需求相互對(duì)接。對(duì)于人事檔案管理人員隊(duì)伍的組建，首先應(yīng)當(dāng)從學(xué)校層面加以重視，為學(xué)校檔案管理工作配備具有一定素質(zhì)能力的人才。其次，應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)與研討方面對(duì)現(xiàn)有從事人事檔案管理的教職工隊(duì)伍專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)能力進(jìn)行提升。另外，還可以利用加強(qiáng)中學(xué)學(xué)校與社會(huì)檔案部門之間的聯(lián)絡(luò)，開展檔案管理工作方法與手段的交流，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案管理教職工隊(duì)伍綜合素質(zhì)與經(jīng)驗(yàn)的提升與積累。
［關(guān)鍵詞］檔案管理;問題;人員素質(zhì)
在現(xiàn)代社會(huì)，檔案管理成為社會(huì)分工中不可缺失的一個(gè)部門和專業(yè)，隨著科技的發(fā)展，檔案管理也由原來的紙質(zhì)記錄，檔案袋分類管理，過渡到上述方法與電子文檔管理合并管理的階段，而且隨著時(shí)間的推移，原來的那種原始的檔案記載方式會(huì)被各種高科技手段代替，隨之而來的是一個(gè)檔案管理徹底與舊的記錄記載方式告別的新的檔案管理時(shí)代。
在這里我們要探討的不是檔案管理的科技問題，而是在這當(dāng)中管理者本身的問題，就是檔案管理人員素質(zhì)問題和品德問題。
在社會(huì)發(fā)展的一切活動(dòng)中，起到關(guān)鍵作用的還是人的作用。檔案管理工作也是如此。在這個(gè)枯燥而又嚴(yán)肅的工作崗位上，一個(gè)工作人員的心態(tài)、責(zé)任心、努力程度、文化素質(zhì)等都是決定這個(gè)工作管理好壞的關(guān)鍵因素，要是這些方面存在問題，再好的硬件環(huán)境和設(shè)施也難以干好工作，達(dá)到管理標(biāo)準(zhǔn)。
我認(rèn)為做好檔案工作對(duì)人的要求要有以下幾點(diǎn)
一、要有一個(gè)堅(jiān)定的政治覺悟
檔案工作是我們各級(jí)機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的一個(gè)重要部門，一個(gè)崗位，檔案工作的好壞也直接影響我們的各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，甚至是國家的安全。所以檔案管理人員要有一個(gè)堅(jiān)定的政治覺悟，開闊的眼界，要把檔案工作當(dāng)做一個(gè)高尚的，嚴(yán)格的，責(zé)任重大的崗位來對(duì)待，只有這樣，才能真正地重視這個(gè)崗位，把繁瑣而細(xì)致的工作做到最好。
二、要有一個(gè)較高的文化素質(zhì)和科技素養(yǎng)
檔案工作涉及的門類可以說是各行各業(yè)，尤其是一個(gè)綜合性的檔案管理機(jī)構(gòu)，所面臨的檔案內(nèi)容可以說是五花八門，對(duì)這些內(nèi)容的整理、歸檔、編序、備份、存儲(chǔ)等需要很多方面的知識(shí)和技能。不僅要有專業(yè)的知識(shí)，還要有文學(xué)的，歷史的，藝術(shù)的各方面的修養(yǎng)。所以真正的? 做一個(gè)合格的檔案管理工作人員，那得是一個(gè)通才。所以要不斷地學(xué)習(xí)，不斷地鉆研，博覽多學(xué)，不斷地豐富自己的知識(shí)含量，提高視野范圍，以能夠應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜的檔案內(nèi)容。
三、要有一個(gè)良好的人際溝通能力
因?yàn)檫@個(gè)崗位涉及的部門很多，要收集很多信息和資料，因而要有一個(gè)很好的溝通能力， 大的檔案管理? 機(jī)構(gòu)同事們之間的溝通協(xié)調(diào)也是干好本職工作的必要條件。和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通匯報(bào)，爭取上級(jí)的支持與理解，就得從良好的溝通開始。
四、要有一種奉獻(xiàn)精神
檔案管理工作，繁雜，費(fèi)事，費(fèi)時(shí)，要有很好的耐性，和一種奉獻(xiàn)精神。因?yàn)樾畔⒌氖占皇窍嗟鹊臅r(shí)間獲得等量的信息，而是分階段的，信息獲得的密度不是平均的。有時(shí)在月末，有時(shí)在年末會(huì)有大量的檔案材料信息匯總，要想及時(shí)把這些材料，信息歸類，備案，貯存，就得花費(fèi)很多精力時(shí)間，就得犧牲個(gè)人的時(shí)間，因此要有一種奉獻(xiàn)精神，把工作放在首位，不辭辛苦，默默工作，很難有令人矚目的成就，但要有一顆平常心，寧靜致遠(yuǎn)。
五、要做好粗和細(xì)的統(tǒng)籌結(jié)合
粗的方面，就是宏觀方面的把握，比如把哪些信息和資料作為重要檔案貯存，哪些可作為一些次要的信息和材料進(jìn)行歸類，必須要有一個(gè)原則方面的把握。同時(shí)哪些是必須想辦法必須獲得的信息資料，哪些是沒有價(jià)值，剔除刪除的信息或者材料做到心中有數(shù)。細(xì)的方面是把已經(jīng)獲得的需要備案的貯存的信息或者資料轉(zhuǎn)化成可以查閱，檢索的檔案時(shí)，要認(rèn)真把每一條分門別類的分列清楚，做到分類明了，易查找。
六、要樹立服務(wù)意識(shí)