時(shí)間：2023-06-04 09:20:59
導(dǎo)語：在企業(yè)檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案得到快速的發(fā)展起來，其主要是利用磁性介質(zhì)及計(jì)算機(jī)磁盤來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的存儲(chǔ)，具有通用性，而且易于保管和利用。數(shù)字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實(shí)體具有明顯的區(qū)別，數(shù)字檔案是通過字節(jié)和比特方式使檔案信息得以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行流動(dòng)，從而可以確保用戶可以隨時(shí)對(duì)自己所需要的檔案信息進(jìn)行查詢和使用。
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費(fèi)時(shí)、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)提高了工作效率和對(duì)檔案信息的利用。主要優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關(guān)的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計(jì)算機(jī)中應(yīng)用設(shè)置好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理?？焖俚膶?shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的整理、統(tǒng)計(jì)分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動(dòng)生成目錄和文獻(xiàn)檢索，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時(shí)，只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速的查閱到相關(guān)信息，省去了查找的時(shí)間。
1.3 存儲(chǔ)穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，不僅浪費(fèi)空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲(chǔ)比較穩(wěn)定，只需要存儲(chǔ)在光盤、U盤或者存儲(chǔ)卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲(chǔ)時(shí)間長，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
1.4 實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費(fèi)時(shí)，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)信息共享。通過閱讀權(quán)限的開通，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補(bǔ)錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補(bǔ)充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且程序繁瑣。在數(shù)字?jǐn)?shù)電子檔案管理中，只需要輸入關(guān)鍵詞，查閱到對(duì)應(yīng)的檔案，然后對(duì)其進(jìn)行編輯即可，省時(shí)省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務(wù)量大，耗時(shí)耗力，檔案管理者根本沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)，更沒有精力研究對(duì)檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)，提高對(duì)檔案的利用效率。
2 當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計(jì)算機(jī)在國內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣，但大多是用在會(huì)議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會(huì)議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。
2.2 對(duì)電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員，對(duì)制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對(duì)文件、圖片多次備份更罕見。時(shí)長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價(jià)值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲(chǔ)存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式，這些儲(chǔ)存方式比較復(fù)雜，一旦儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生損壞時(shí)很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時(shí)電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1 構(gòu)建電子檔案管理體系的構(gòu)建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處，使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項(xiàng)管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個(gè)角落。
3.2 加強(qiáng)電子檔案的控制和管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護(hù)企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等各個(gè)方面。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，維護(hù)電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔掌安全保障體系建沒，確保各項(xiàng)檔案安全管理措施落到實(shí)處。
3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
由于電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容繁雜，需要通過實(shí)踐積累豐富管理經(jīng)驗(yàn)的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動(dòng)，保持電子檔案管理工作的長期性、延續(xù)性。其次是企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其更好的掌握信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)和，從而更好的適應(yīng)企業(yè)電子檔案發(fā)展的要求。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案管理；問題；改進(jìn)措施
1引言
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動(dòng)化、智能化和機(jī)械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對(duì)電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對(duì)電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術(shù)，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計(jì)算機(jī)磁盤等信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存的，將電子圖像等文件進(jìn)行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲(chǔ)存過程中，利用磁盤或光盤的儲(chǔ)存方式較為常見，在云計(jì)算時(shí)代的發(fā)展過程中，一些信息化技術(shù)水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.1電子檔案的優(yōu)勢(shì)
電子檔案的應(yīng)用具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：第一，電子檔案的信息具有非人工識(shí)讀性，這樣的功能優(yōu)勢(shì)能夠降低人工篩選檔案所耗費(fèi)的時(shí)間，即節(jié)約了人力，同時(shí)又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有高密度性，隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著較大的儲(chǔ)存空間，電子檔案對(duì)企業(yè)信息的儲(chǔ)存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨(dú)立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存的過程中，信息與云平臺(tái)之間是相互獨(dú)立的，電子檔案的儲(chǔ)存只是暫時(shí)性的借用云空間而已，企業(yè)隨時(shí)隨地都可以將電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，方便企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。
2.2電子檔案管理工作的重要性
通過對(duì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應(yīng)用價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，同時(shí)，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應(yīng)用優(yōu)勢(shì)：首先，相對(duì)于紙質(zhì)檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時(shí)展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，是企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)志，企業(yè)在查詢檔案時(shí)，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時(shí)間，且通過計(jì)算機(jī)備份技術(shù)，若電子檔案因設(shè)備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進(jìn)行找回，保證了檔案使用的安全性。
3企業(yè)電子檔案管理存在的問題
3.1電子檔案管理軟件通用性不足
我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行管理的。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設(shè)，但是對(duì)與電子檔案的應(yīng)用管理還存在一些不足之處。如，由于對(duì)電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內(nèi)的其他型號(hào)電腦進(jìn)行共享，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。
3.2檔案管理的保密性與安全性不高
當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項(xiàng)工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認(rèn)為電子檔案不會(huì)被泄露出去，就降低了對(duì)電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息多樣的特點(diǎn)，若計(jì)算機(jī)或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會(huì)發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失[2]。
3.3缺乏專業(yè)的技術(shù)人才
在企業(yè)電子檔案建設(shè)過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，越來越多的人加大了對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的研究力度，但是，對(duì)于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護(hù)管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施
4.1進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，企業(yè)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責(zé)任，制定相應(yīng)的管理制度，明確管理責(zé)任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分類管理，并及時(shí)歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對(duì)于歸檔信息還應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2劃分多級(jí)權(quán)限
為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)做好安保工作，劃分多級(jí)權(quán)限，提高電子檔案信息的保密等級(jí)。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級(jí)，設(shè)定必要的查閱權(quán)限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應(yīng)嚴(yán)格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進(jìn)行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行高級(jí)別的加密處理，嚴(yán)禁外部人員瀏覽，進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機(jī)密以及方便瀏覽應(yīng)用[4,5]。
4.3提高管理人員技術(shù)水平
在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術(shù)水平低，管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其管理技術(shù)水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平。
5結(jié)語
總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，在信息化社會(huì)發(fā)展過程中，企業(yè)需緊跟時(shí)代腳步，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，提高電子檔案管理隊(duì)伍水平，劃分多級(jí)權(quán)限，做好檔案的安保工作，并進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。
【參考文獻(xiàn)】
【1】張?jiān)诳?王豐霞.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].中國集體經(jīng)濟(jì),2017(12):31-32.
【2】黃黎黎.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].企業(yè)改革與管理,2017(08):15.
【3】莫麗華.企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].企業(yè)改革與管理,2017(08):59.
【4】曾蘇.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案工作初探[J].機(jī)電兵船檔案,2017(02):17-20.
【關(guān)鍵詞】檔案管理 國有企業(yè) 策略
企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，是國家檔案全宗的重要組成部分。國有企業(yè)的檔案工作是我國檔案工作的重點(diǎn)，講檔案工作要為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，最直接的就是搞好我國國有企業(yè)的檔案工作，本人認(rèn)為，搞好檔案工作至少有以下作用：檔案工作對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理至關(guān)重要，尤其是國有企業(yè)，要建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)制度，就離不開科學(xué)和規(guī)范的管理，而檔案的管理是其中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。此外，檔案工作的科學(xué)管理也是國有企業(yè)滿足國家資產(chǎn)積累要求的基礎(chǔ)。過去由于檔案的不規(guī)范引起的國有資產(chǎn)流失值得我們深思?？傊?，在新時(shí)代，我們必須從一個(gè)新的高度去認(rèn)識(shí)檔案工作的意義。
1現(xiàn)代國有企業(yè)及檔案工作的變化及特征
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，在國有企業(yè)轉(zhuǎn)機(jī)建制的過程中，出現(xiàn)了許多新問題，從國有企業(yè)本身來看，發(fā)生了這樣一些非常明顯的變化：
1.1國有企業(yè)改革帶來的檔案管理變化
與過去大鍋飯式的老國有企業(yè)不同，現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)產(chǎn)權(quán)清晰，責(zé)任明確。很多國有企業(yè)因此走上了公司制。這樣，國有企業(yè)檔案管理與過去稍有不同，即國有資產(chǎn)仍歸國家所有，但更強(qiáng)調(diào)法人代表的自主管理權(quán)。
1.2市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理的變化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國有企業(yè)合并潮的出現(xiàn)，這樣必然給國有企業(yè)檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。例如：有的工人下崗后自謀出路，他們的檔案應(yīng)該如何管理，這些都是新時(shí)期國有企業(yè)檔案工作重要的變化。
1.3“國有民營”，“公有個(gè)營”，“租賃經(jīng)營”企業(yè)的出現(xiàn)，這類企業(yè)的產(chǎn)權(quán)性質(zhì)并沒有任何改變，但企業(yè)的經(jīng)營方式和管理卻有了很大的變化，這對(duì)企業(yè)檔案工作也產(chǎn)生了很大的影響。如果把國有企業(yè)改組改造改制這個(gè)時(shí)期看成一個(gè)特定的歷史時(shí)期，我們可以說，這在我國企業(yè)發(fā)展史上是一個(gè)“過渡時(shí)期”。新時(shí)期檔案工作具有以下特征：
（1）國有企業(yè)檔案主管部門進(jìn)行合并和重組。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)勝劣汰導(dǎo)致國有企業(yè)管理部門合并，那么作為重要行政部門的檔案管理科同樣面臨人員和機(jī)構(gòu)的改革。它也會(huì)對(duì)新條件下的檔案工作帶來一定的影響。
（2）國有企業(yè)檔案類型趨向復(fù)雜化。隨著國有企業(yè)改革的深入，其檔案內(nèi)容和類型也改變了過去單一性的特點(diǎn)。如過去的人事檔案較為穩(wěn)定，職工變化不大。但現(xiàn)在則面臨人員的頻繁調(diào)動(dòng)等新情況。
（3）國有企業(yè)檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用在不斷擴(kuò)大。它不但是企業(yè)進(jìn)行有效管理的工具，而且也是員工進(jìn)行維護(hù)權(quán)益所必需的東西。
（4）國有企業(yè)檔案管理方式發(fā)生了變化。由于信息科技的飛速發(fā)展，企業(yè)的檔案工作不再局限于過去傳統(tǒng)的管理模式。計(jì)算機(jī)和數(shù)碼通訊等高科技產(chǎn)品被廣泛運(yùn)用于國有企業(yè)檔案管理。
（5）由于公司制的影響，法人掌握了企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置權(quán)，這樣比過去更靈活了。需要強(qiáng)調(diào)的是，盡管企業(yè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置權(quán)屬于企業(yè)的法人，但是企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)的企業(yè)管理活動(dòng)，有自身的規(guī)律。如果我們要強(qiáng)調(diào)企業(yè)管理的有效性，尤其是強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案管理的有效性，就必須按科學(xué)規(guī)律辦事，檔案機(jī)構(gòu)的也就不能僅憑個(gè)人的意志，而應(yīng)該是從企業(yè)的利益出發(fā)，從出效率的原則出發(fā)，科學(xué)地企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)。
2轉(zhuǎn)型時(shí)期國有企業(yè)檔案工作所面臨的問題與對(duì)策
新時(shí)期，國有企業(yè)檔案管理得到了加強(qiáng)。當(dāng)然也有一部分企業(yè)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不高，如檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁，因而削弱了企業(yè)檔案工作。目前主要存在以下主要問題：
（1）思想解放不夠。我們大多數(shù)同志還是堅(jiān)持計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代國有企業(yè)檔案管理老觀念，這樣就會(huì)和新時(shí)代的環(huán)境格格不入。我們應(yīng)該更新國有企業(yè)檔案管理觀念，真正做到與時(shí)具進(jìn)。其實(shí)在改革的大環(huán)境下，我們要肯定過去成功經(jīng)驗(yàn)和做法，并繼承下來，同時(shí)要研究變化了的外部環(huán)境對(duì)國有企業(yè)檔案工作的影響，從中發(fā)現(xiàn)新的問題，并從這個(gè)起點(diǎn)上發(fā)展現(xiàn)代國有企業(yè)的檔案管理科學(xué)。
（2）企業(yè)檔案的管理體系不科學(xué)。企業(yè)檔案管理科學(xué)，從學(xué)科建設(shè)上看，是一門年輕的科學(xué)，企業(yè)法人，他們中的大部分對(duì)檔案在企業(yè)中所處的位置，檔案對(duì)企業(yè)意味著什么，并不大清楚，這對(duì)企業(yè)檔案工作的開展是非常不利的。從這個(gè)意義上講，完善企業(yè)檔案的科學(xué)體系就顯得非常之緊迫。
（3）轉(zhuǎn)型時(shí)期國有企業(yè)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。目前我們?nèi)狈σ恢I(yè)務(wù)能力強(qiáng)，思想水平高的檔案工作隊(duì)伍。如許多國有企業(yè)檔案工作者并不是圖書檔案管理專業(yè)科班出身，有些是思想政治工作者，有些是中文或歷史相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，業(yè)務(wù)水平需要不斷提高。我們必須對(duì)他們加大培訓(xùn)力度，通過各種學(xué)習(xí)班或?qū)嵺`學(xué)習(xí)來打造一支高效的隊(duì)伍。
（4）國有企業(yè)檔案管理硬件措施不到位。如電腦配備，辦公條件等。當(dāng)然，企業(yè)資金短缺是一方面的原因，但歸根到底還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)國有企業(yè)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠。我們必須堅(jiān)持一點(diǎn)：國有企業(yè)的檔案工作是我國檔案工作的重點(diǎn)，講檔案工作也是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。所以，各級(jí)部門要加大檔案管理硬件的投資，雖然短期我們看不到它對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的作用，但它制約了國有企業(yè)的長期發(fā)展。
3結(jié)束語
國有企業(yè)檔案工作正處在一個(gè)非常關(guān)鍵的發(fā)展時(shí)期。從現(xiàn)象上看，國有企業(yè)檔案工作好象出現(xiàn)了滑坡，企業(yè)法人似乎顧不到檔案上來，企業(yè)檔案干部，尤其是國有企業(yè)的檔案干部出現(xiàn)了不同程度的思想波動(dòng)，國家制定的有關(guān)檔案工作規(guī)范的貫徹實(shí)施遇到了一定的困難，但是如果把這些情況同我國建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境結(jié)合起來分析，就不難得出這樣一個(gè)結(jié)論，我國國有企業(yè)檔案工作，正處在一個(gè)歷史性的轉(zhuǎn)折時(shí)期，國有企業(yè)檔案工作出現(xiàn)一些新問題，是舊的體制不適應(yīng)新的外部環(huán)境所導(dǎo)致的結(jié)果，當(dāng)新的體制建立后，一個(gè)充滿活力的國有企業(yè)檔案工作局面一定會(huì)出現(xiàn)，才能發(fā)現(xiàn)問題。離開國有企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境來分析企業(yè)的檔案，只能是空談，我們相信當(dāng)國有企業(yè)走上健康發(fā)展的軌道，國有企業(yè)檔案工作一定會(huì)得到企業(yè)法人和全社會(huì)的重視，步入發(fā)展的快車道。
【參考文獻(xiàn)】
[1]李和平.國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[M].企業(yè)檔案工作規(guī)范.中國檔案出版社.2010..
[2]張曉.現(xiàn)代企業(yè)文檔管理制度建設(shè)研究[J].檔案學(xué)通訊，2010（6）：45.
[3]王瑾，徐峰.檔案信息化實(shí)施中的一些做法：省能源集團(tuán)有限公司實(shí)施檔案信息化的思考[J].浙江檔，2007（06）.
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 責(zé)任 素質(zhì) 規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點(diǎn)，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預(yù)測(cè)的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作方法的指南針。近年來國家各級(jí)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體日益重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行，會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸，會(huì)計(jì)檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。
盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。
一、目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進(jìn)行核算，出具財(cái)務(wù)報(bào)告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會(huì)計(jì)材料的收集、整理和歸檔，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對(duì)檔案管理知識(shí)和信息化管理知識(shí)的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴(yán)重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案的收集和整理直接與會(huì)計(jì)從業(yè)人員打交道，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對(duì)所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視，以致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。
二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
針對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強(qiáng)管理。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任、提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確責(zé)任，確定職責(zé)。其次要明確定義、細(xì)化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓(xùn)部門需適時(shí)組織培訓(xùn)或者引進(jìn)專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對(duì)本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門要明確會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容，通過“6s”管理、“精細(xì)化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進(jìn)行攻關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門各崗位是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案整理的第一崗位，財(cái)務(wù)人員是會(huì)計(jì)檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，招聘、吸收具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息資源管理專業(yè)方面知識(shí)的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會(huì)計(jì)工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握
計(jì)檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實(shí)際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對(duì)檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進(jìn)行。保管期滿銷毀的時(shí)候，必須由檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門共同提出銷毀意見，報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人審批，編制銷毀清冊(cè)并詳細(xì)列明檔案項(xiàng)目等等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化、辦公自動(dòng)化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。
三、總論
會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息，可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為，還可以為上級(jí)乃至國家制定決策提供參考等。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強(qiáng)監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；對(duì)策
一、企業(yè)檔案的概述
企業(yè)檔案具有一定的保存價(jià)值，通過文字、視頻、音頻等載體將企業(yè)在改革與發(fā)展的過程中各個(gè)方面的活動(dòng)客觀、真實(shí)的記錄下來，主要包括生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等環(huán)節(jié)，是企業(yè)的重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。如果沒有企業(yè)檔案，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理都會(huì)受影響。因此，企業(yè)將檔案管理納入日常工作體系，使之成為企業(yè)管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性
企業(yè)檔案為企業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展提供了保證，為企業(yè)重大戰(zhàn)略決策的制定與實(shí)施提供了可靠的參考依據(jù)，同時(shí)它還是企業(yè)文化厚重的積淀，做好檔案工作，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。首先能夠使企業(yè)的整體管理水平得到提升。檔案直接記錄的是企業(yè)開展的各項(xiàng)工作、各種活動(dòng)，通過檔案可以對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督，經(jīng)過分析利弊更利于為企業(yè)的管理，從而提升企業(yè)的整體管理水平。其次加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理既是自身發(fā)展的需要，也是時(shí)展的需要。隨著時(shí)代的進(jìn)步，先進(jìn)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，尤其是信息技術(shù)，更是在各行各業(yè)發(fā)揮著重要的作用，檔案管理信息化已成為必然趨勢(shì)。企業(yè)原有的檔案管理模式，已經(jīng)滯后于企業(yè)發(fā)展的步伐，使檔案的價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)，主要體現(xiàn)在檔案信息資源利用率不高，企業(yè)檔案管理涉及的范圍比較廣，繁瑣復(fù)雜，利用信息化手段進(jìn)行管理，可以使工作更加規(guī)范、嚴(yán)格，還有效實(shí)現(xiàn)了資源共享，使之積極主動(dòng)地為企業(yè)開展的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，不僅利于工作的開展，還促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。
三、企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題
1.重視程度不夠，缺乏先進(jìn)的檔案管理意識(shí)。企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營投入的資金比較充足，而忽視了檔案管理工作，檔案意識(shí)認(rèn)識(shí)比較淺薄，導(dǎo)致檔案工作重保管輕利用，在企業(yè)中沒有充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)果造成大量信息資源處于閑置狀態(tài)。其次，重形式輕內(nèi)容現(xiàn)象突出，多數(shù)情況主要是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，忽略了對(duì)于信息、文件的收集、歸檔工作，再加上人員流動(dòng)性大，檔案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技術(shù)資料丟失、流失現(xiàn)象，不利于工作。2.檔案管理的方式方法有待于改進(jìn)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作內(nèi)容不斷細(xì)化，數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滯后，如果企業(yè)一味停留在老路上，不僅提高不了工作效率，甚至給管理部門增加了負(fù)擔(dān)，不利于檔案價(jià)值最大化的實(shí)現(xiàn)。很多企業(yè)檔案的整理、歸檔工作，仍以手工方式為主，面對(duì)大量的工作，只能望檔案而興嘆，勞動(dòng)強(qiáng)度增加了，工作效率得不到提升，在使用時(shí)檢索慢、查準(zhǔn)率低，雖然有些企業(yè)配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于人員素質(zhì)、系統(tǒng)單一等問題，缺乏綜合處理技術(shù)能力。3.檔案管理制度不完善，工作不規(guī)范。在很多企業(yè)，對(duì)于檔案管理缺乏明確的制度，致使檔案工作不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在職責(zé)不夠明確，在工作中做事推諉，使很多有價(jià)值的資料不能及時(shí)歸檔、或使檔案破損嚴(yán)重，喪失了其價(jià)值與功能，這對(duì)企業(yè)來說造成的損失較大。4.企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠高。缺少專業(yè)的管理人員也是目前企業(yè)檔案管理水平低的一個(gè)重要原因。一方面從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識(shí)老化嚴(yán)重，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不熟練，不能為檔案管理的實(shí)際工作帶來有益的幫助。其次，檔案人員身兼多職的，精力和時(shí)間上難以保證，達(dá)不到新形勢(shì)下企業(yè)對(duì)檔案工作的需要。四、提高企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策1.提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。企業(yè)上下應(yīng)該形成共識(shí)，達(dá)成一致意見，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，雖然檔案管理不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的，但檔案管理可以為企業(yè)的其他工作提供便利，促進(jìn)其創(chuàng)造效益，具有明顯的幫助作用，所以企業(yè)要通過多種形式加強(qiáng)宣傳，為提高檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)，把檔案管理工作作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，使檔案管理工作高效、實(shí)效、有效，做好企業(yè)檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。另外，鼓勵(lì)企業(yè)在做出重大決策前多參考相關(guān)歷史檔案材料，制定合理正確的發(fā)展策略。2.深化檔案改革，升級(jí)管理方式。將信息技術(shù)引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，大力引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，支持檔案管理工作。不斷更新管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作更加實(shí)用、更加人性化。存儲(chǔ)和快速檢索有機(jī)結(jié)合，不僅信息檢索的流程更簡(jiǎn)便了，提高了準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。簡(jiǎn)便的操作，既省力又快捷，給工作提供便利的同時(shí)，工作效率大大提高。企業(yè)應(yīng)該盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化與檔案現(xiàn)代化的同步發(fā)展，使企業(yè)檔案管理工作不再是一個(gè)口號(hào)，而且真正做到為企業(yè)做事，為企業(yè)著想，讓企業(yè)享受到更多的權(quán)益。3.加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)的提高。隨著檔案現(xiàn)代化管理逐步的深入，對(duì)檔案工作人員提出了較高的要求，人才是提高檔案管理工作效率的主要因素，高素質(zhì)、復(fù)合型人才才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。不僅熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，還要努力掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以適應(yīng)檔案管理工作的新要求。企業(yè)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)能力，從而提高工作人員的整體素質(zhì)，其次，通過培訓(xùn)，讓檔案工作人員深入了解形勢(shì)，使檔案管理工作適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用。另外，提升檔案管理人員的責(zé)任感，提高工作自覺性，工作中遇到的困難及時(shí)想辦法解決，在實(shí)際行動(dòng)中做好檔案工作。4.健全檔案管理制度。企業(yè)應(yīng)積極完善、健全檔案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學(xué)，進(jìn)一步加大應(yīng)用力度。結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，通過制定獎(jiǎng)懲制度等，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，激發(fā)每個(gè)人的工作能力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作充滿活力和創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)功能和利用率。五、結(jié)語新時(shí)期做好企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，檔案管理是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中必不可少的組成部分，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)改革意義非同小可。新形勢(shì)的發(fā)展對(duì)企業(yè)的檔案管理提出了更高的要求，因此，企業(yè)檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，發(fā)揮其高效、便捷的服務(wù)功能，更好地推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]舒向東.將檔案管理納入企業(yè)質(zhì)量管理體系的探索[J].中國檔案,2012(07).
[2]王瑾.企業(yè)檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐與探索[J].浙江檔案,2012(06).
[3]羅寶勇.2000-2009年國有企業(yè)檔案管理研究綜述[J].檔案學(xué)研究,2011(01).
[4]張斌.對(duì)我國企業(yè)檔案管理困惑的思考[EB/OL].中華文庫網(wǎng),2010(12).
[關(guān)鍵詞]招投標(biāo)檔案；現(xiàn)狀分析；存在問題；對(duì)策建議
企業(yè)招投標(biāo)檔案是指企業(yè)在公開招（投）標(biāo)、邀請(qǐng)招（投）標(biāo)、比選、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源等訂立合同（協(xié)議）預(yù)備階段，形成的具有憑證作用和保存價(jià)值的各類文字、聲像等原始材料。
招投標(biāo)檔案是企業(yè)招投標(biāo)活動(dòng)的客觀記錄，是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目的重要法律依據(jù)。同時(shí)，招投標(biāo)檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。結(jié)合所在企業(yè)的現(xiàn)狀，研究分析招投標(biāo)檔案管理存在的問題，明確解決問題的對(duì)策和基本思路，確保招投標(biāo)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，對(duì)維護(hù)相關(guān)利益者的合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
目前，企業(yè)招投標(biāo)檔案主要存在以下幾大問題：
一是招投標(biāo)檔案數(shù)量龐大、規(guī)格不一，造成嚴(yán)重的管理負(fù)擔(dān)。
由于每個(gè)項(xiàng)目所形成的招投標(biāo)歸檔文件資料較多，尤其是未中標(biāo)單位的標(biāo)書數(shù)量巨大，加之現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定與條例缺乏明確的保管期限劃分，給企業(yè)的檔案庫房帶來巨大的壓力，增加企業(yè)的管理成本。同時(shí)，招投標(biāo)檔案形成主體多且分散，致使投標(biāo)材料規(guī)格不一致，投標(biāo)人通常欠缺歸檔意識(shí)，認(rèn)為投標(biāo)材料越厚越好，包裝越精美越好，導(dǎo)致檔案實(shí)體規(guī)格不一，包裝復(fù)雜，給裝訂入盒帶來一定的難度，影響企業(yè)的管理效益。
二是招投標(biāo)檔案形成分散、程序復(fù)雜，造成檔案完整性不夠。
招投標(biāo)檔案一般涉及到需求部門、主辦部門（采購部門）等，一般來說，招投標(biāo)檔案應(yīng)該是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，但是，由于招投標(biāo)檔案的形成主體不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部門形成；采購前期、資格預(yù)審、評(píng)審文件、中選文件等一般在主辦部門（采購部門）形成，檔案資料大多散落在各經(jīng)辦人手中，同時(shí)缺乏相關(guān)制度和措施對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把控，導(dǎo)致不能及時(shí)地抓取到產(chǎn)生的文件，最終造成招投標(biāo)檔案完整性不夠。另外，由于招投標(biāo)工作程序非常復(fù)雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員大部分精力集中在具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)資料的收集反饋一般都是被動(dòng)應(yīng)付，長期的滯后移交造成招投標(biāo)檔案易缺失，且缺失的部分難以找回。
三是招投標(biāo)檔案管理模式落后，造成檔案的信息化水平不高。
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，不少企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，包括建立了檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)大多局限于對(duì)招投標(biāo)項(xiàng)目檔案的目錄管理，而對(duì)招投標(biāo)檔案原文的數(shù)字化應(yīng)用甚少，導(dǎo)致在查閱利用時(shí)，只能先在檔案管理系統(tǒng)上檢索到該招投標(biāo)檔案的檔號(hào)，再到庫房翻閱原始資料，不僅產(chǎn)生了更多的工作量，而且容易造成原始檔案的破損。另外，目前的檔案管理系統(tǒng)大多是在招投標(biāo)項(xiàng)目歸檔立卷后，進(jìn)行后期的錄入管理，而沒有與相關(guān)的招投標(biāo)管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，無法保證數(shù)字化生成的招投標(biāo)文件在辦理完畢時(shí)第一時(shí)間歸檔，未達(dá)到真正的信息化、數(shù)字化。
針對(duì)以上招投標(biāo)檔案管理存在的突出問題，結(jié)合工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)優(yōu)化招投標(biāo)檔案管理的對(duì)策建議。
解決方法1：依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號(hào)令）和《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》，將招投標(biāo)檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。土建項(xiàng)目、對(duì)外投資項(xiàng)目，以及使用年限在30年以上的大型設(shè)備的招投標(biāo)檔案，保管期限為永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各類設(shè)備的招投標(biāo)檔案，保管期限為30年；其他招投標(biāo)檔案的保管期限均為10年。在公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)活動(dòng)中，未中標(biāo)方的材料可作為資料由主辦部門負(fù)責(zé)保存。保存期限為：第一未中標(biāo)方的材料保存6年及以上；其他未中標(biāo)方的材料保存2年及以上。超過保管期后，主辦部門可根據(jù)實(shí)際保管情況，組織開展資料清理工作。另外，在發(fā)標(biāo)時(shí)對(duì)招投標(biāo)各項(xiàng)材料提出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從投標(biāo)載體、規(guī)格大小、內(nèi)容涵蓋等方面均做出明確的要求，從源頭上保證招投標(biāo)材料整齊劃一，便于日后的立卷歸檔。
解決方法2：首先，檔案管理部門要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通和協(xié)調(diào)，將檔案管理觸角前移，及時(shí)關(guān)注采購部門的采購情況通報(bào)，掌握采購進(jìn)度，保證能及時(shí)地向相關(guān)部門進(jìn)行催收。其次，檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳，使業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認(rèn)識(shí)到確保招投標(biāo)檔案的完整性，是對(duì)其自身合法權(quán)益的有效保護(hù)，能做到日常及時(shí)收集、完整保存招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的各種文件資料，并及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料移交給檔案管理人員。再次，將招投標(biāo)檔案移交清單進(jìn)行優(yōu)化，與招投標(biāo)項(xiàng)目的采購類型、采購環(huán)節(jié)保持一致，使得業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在日常清標(biāo)時(shí)，即完成招投標(biāo)檔案移交清單，減少業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量，提高工作效率。最后，檔案管理部門要加強(qiáng)招投標(biāo)檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。通過便捷的查閱利用服務(wù)，推動(dòng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門愿意將招投標(biāo)檔案移交給檔案管理部門。
本文簡(jiǎn)要介紹了汽車檔案管理中存在的一些問題，檔案內(nèi)容過于繁雜、汽車檔案管理模式不統(tǒng)一、以及缺乏必備的技術(shù)支持等。針對(duì)這些問題，分析企業(yè)管理學(xué)視域下的汽車檔案管理的相關(guān)改進(jìn)，基于企業(yè)管理學(xué)視域下汽車檔案管理的趨勢(shì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)在汽車檔案管理中的應(yīng)用。
關(guān)鍵詞：
企業(yè)管理；汽車檔案；管理汽車檔案管理，是在企業(yè)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，企業(yè)對(duì)于汽車運(yùn)輸業(yè)的技術(shù)管理，從而確保汽車運(yùn)輸運(yùn)力，能夠安全有效、低耗的完成運(yùn)輸任務(wù)。在改革開放后，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的建立，汽車管理技術(shù)也越發(fā)被重視。企業(yè)使用計(jì)算機(jī)對(duì)汽車運(yùn)輸管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)運(yùn)輸市場(chǎng)的宏觀調(diào)控，同時(shí)能夠監(jiān)督運(yùn)輸行業(yè)有序的發(fā)展，從而保證運(yùn)輸安全。企業(yè)加強(qiáng)汽車檔案管理還有助于運(yùn)輸市場(chǎng)的穩(wěn)定，對(duì)于提高全行業(yè)的運(yùn)輸效率以及經(jīng)濟(jì)效益有著重要意義。
一、汽車檔案管理存在的問題
自從1990年交通部頒發(fā)了13號(hào)令后，省交通局便制定了很多配套文件。這些文件在一定程度上使得在道路運(yùn)輸行業(yè)中，車輛技術(shù)管理工作有序運(yùn)作，汽車技術(shù)檔案管理等基礎(chǔ)工作也在逐漸完善中。但在汽車檔案管理中，仍然存在一些問題。第一，檔案內(nèi)容過于繁雜。汽車檔案管理涉及多個(gè)方面，需要面面俱到，這就使得汽車檔案由于填寫不當(dāng)或填寫不便讓地方車輛技術(shù)檔案過于形式化。第二，汽車檔案管理模式不統(tǒng)一。在我國各省各市中，地方交通管理部門一般只負(fù)責(zé)個(gè)體或者部分運(yùn)輸企業(yè)的車輛技術(shù)檔案的填寫以及管理?；诖?，政府很難掌握整個(gè)汽車運(yùn)輸行業(yè)的車輛管理情況，也就無法對(duì)企業(yè)汽車檔案管理提供相關(guān)資料。第三，缺乏必備的技術(shù)支持。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的如今，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)加劇。汽車企業(yè)在開展信息化、技術(shù)管理工作中，存在的企業(yè)信息化觀念相對(duì)薄弱，企業(yè)資金緊張等問題，因而，對(duì)于汽車檔案管理較為忽略，缺乏必備的技術(shù)支持。
二、企業(yè)管理學(xué)視域下的汽車檔案管理改進(jìn)
（一）企業(yè)管理學(xué)視域下汽車檔案管理的趨勢(shì)在企業(yè)管理學(xué)領(lǐng)域下，汽車檔案管理越發(fā)科學(xué)化、有序化、有效化，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在汽車檔案管理中起著巨大的作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅使汽車數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)速度更快更準(zhǔn)確，同時(shí)能夠詳細(xì)地反映車輛各項(xiàng)指標(biāo)的實(shí)際情況，同時(shí)將企業(yè)管理下，運(yùn)輸管理部門、各汽車保修廠、輸運(yùn)業(yè)戶相結(jié)合。在一定程度上，能夠?qū)n案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)的統(tǒng)計(jì)和分析。汽車檔案管理是一個(gè)復(fù)雜、涉及面廣、工作量大的過程，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以節(jié)省管理部門的勞動(dòng)力、物力等資源的消耗，同時(shí)能夠使得管理更加科學(xué)化。且計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，能夠幫助企業(yè)更好地掌握車輛的運(yùn)行情況，是進(jìn)行再生產(chǎn)的一個(gè)必要條件。企業(yè)可以根據(jù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，編制有序的車輛運(yùn)行情況分析表，使得汽車運(yùn)輸業(yè)戶能夠知道自己車輛的所處情況。它也是運(yùn)輸管理部門進(jìn)行規(guī)章制度等相關(guān)計(jì)劃制度建立的一個(gè)重要依據(jù)，能夠幫助企業(yè)評(píng)價(jià)車輛的保修質(zhì)量。而且，能夠有助于不同地區(qū)之間的管理交流，從而加強(qiáng)對(duì)車輛技術(shù)管理的監(jiān)督?；诖?，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于汽車檔案管理來說，是一個(gè)不可缺少的管理技術(shù)。企業(yè)在進(jìn)行汽車檔案管理時(shí)，需要合理的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，它不僅能夠使我國的運(yùn)輸行業(yè)管理更加科學(xué)化、現(xiàn)代化，也能夠使我國交通運(yùn)輸行業(yè)更加健康的發(fā)展。
（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)在汽車檔案管理中的應(yīng)用
1、計(jì)算機(jī)技術(shù)在汽車檔案管理資料獲取過程中的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在近年來，發(fā)展比較迅速，是一項(xiàng)集計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通信技術(shù)為一體的全新技術(shù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義不止是將世界各地的信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)系，更是對(duì)某些行業(yè)有著不可替代的促進(jìn)作用，是創(chuàng)造靈感的來源。比如說，企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢到汽車管理方面的相應(yīng)技術(shù)資料，有目的、系統(tǒng)性的將網(wǎng)絡(luò)資料進(jìn)行收集，分類歸檔到汽車管理檔案中。且互聯(lián)網(wǎng)不僅有著許多世界著名汽車公司的各類車型資料、站點(diǎn)等，也有著許多汽車檢測(cè)維修、咨詢，售后服務(wù)等網(wǎng)址。這都有利于企業(yè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源對(duì)汽車檔案進(jìn)行相關(guān)的記錄，使得資料更加全面和完整。
2、計(jì)算機(jī)技術(shù)在汽車檔案資料管理中的應(yīng)用。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在計(jì)算機(jī)技術(shù)中發(fā)展得較為快速和成熟，在很多領(lǐng)域中發(fā)揮了不可替代的重要作用。比如說對(duì)汽車檔案的保存、查詢輸出以及整理歸類等的管理中。數(shù)據(jù)庫技術(shù)不僅能夠使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按照企業(yè)要求進(jìn)行相應(yīng)的排序和統(tǒng)計(jì)，同時(shí)也能夠使數(shù)據(jù)進(jìn)行連接、關(guān)聯(lián)、存儲(chǔ)、規(guī)則等相關(guān)集合。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在汽車檔案資料管理中，能讓庫存數(shù)據(jù)發(fā)揮其最大的效益，使得數(shù)據(jù)與檔案想結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案資料的獲取和分類儲(chǔ)存。
3、計(jì)算機(jī)技術(shù)在汽車檔案日常管理工作中的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)檔案管理工作的一個(gè)客觀要求。合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行汽車檔案管理，可以及時(shí)、準(zhǔn)確以及系統(tǒng)的獲得汽車信息，從而提高企業(yè)管理的工作效率和工作質(zhì)量。在汽車檔案日常管理中，企業(yè)需要建立一個(gè)滿足檔案管理需要的一個(gè)基本數(shù)據(jù)庫，這個(gè)數(shù)據(jù)庫包括了各種汽車資料的目錄、資料的接受目錄等等。同時(shí)，企業(yè)通過局域網(wǎng)的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)汽車檔案信息資源共享，從而將一些重要的資料進(jìn)行相應(yīng)的備份。這些計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠使檔案的管理不再局限于紙質(zhì)文件管理備份，在一定程度上不止有助于加快企業(yè)汽車檔案管理效率，也能夠使檔案管理更加安全化。
參考文獻(xiàn)：
[1]譚紅楊,周利.計(jì)算機(jī)技術(shù)與汽車科技檔案管理[J].北京汽車,1999,01:22-23,26.
[關(guān)鍵詞]知識(shí)管理；企業(yè)；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132
[中圖分類號(hào)]G275；F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-0-01
1 知識(shí)管理的內(nèi)容
企業(yè)的知識(shí)管理指的是通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部各個(gè)信息和資源進(jìn)行有效地識(shí)別、歸類和管理，包括對(duì)企業(yè)和市場(chǎng)信息地收集、加工及應(yīng)用，并且企業(yè)知識(shí)管理鼓勵(lì)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新，以期讓知識(shí)帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)水平和科技發(fā)展能力。企業(yè)知識(shí)管理的核心內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：①企業(yè)知識(shí)是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，是企業(yè)立足市場(chǎng)，投身競(jìng)爭(zhēng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)只有加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)知識(shí)地開發(fā)和利用，才能有效避免知識(shí)流失的現(xiàn)象，提高企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力；②企業(yè)知識(shí)實(shí)現(xiàn)的主要途徑是知識(shí)共享，企業(yè)實(shí)行知識(shí)共享可以極大地促進(jìn)企業(yè)知識(shí)資源的豐富和拓展，更好地面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代市場(chǎng)潮流的沖擊；③企業(yè)運(yùn)用知識(shí)的目的一定是要為客戶提供服務(wù)的。企業(yè)可以把知識(shí)管理作為一種經(jīng)營管理形式，來加強(qiáng)企業(yè)自身的創(chuàng)新能力和造血能力。
2 知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的新要求
2.1 知識(shí)管理要求企業(yè)進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作
對(duì)于大多數(shù)企業(yè)和管理者來說，企業(yè)要改進(jìn)檔案管理工作最有效的方式就是設(shè)計(jì)更好的工作流程，來提高消費(fèi)者的消費(fèi)體驗(yàn)，以顯示企業(yè)管理的科學(xué)化和紅專業(yè)化。企業(yè)進(jìn)行檔案改革是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理思想的一項(xiàng)沖擊，為企業(yè)提供了一種新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，能讓企業(yè)更好地整合現(xiàn)有資源，提高企業(yè)內(nèi)部管理和外部管理的質(zhì)量和水平，進(jìn)而提升整個(gè)企業(yè)的知識(shí)管理工作水平。關(guān)于企業(yè)開展知識(shí)管理工作的步驟，主要有以下幾點(diǎn)：首先，要突破以往知識(shí)管理思想的束縛，要摒棄以往對(duì)企業(yè)知識(shí)管理的認(rèn)知，用新的觀點(diǎn)和新的理念來看待企業(yè)這一改革活動(dòng)，更加關(guān)注企業(yè)發(fā)展文件的系統(tǒng)性，重視文件的連續(xù)性；其次，要建立一個(gè)更加信息化的企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高企業(yè)信息管理模式的運(yùn)營效率和運(yùn)行水平。因此，要加快企業(yè)檔案一體化工作進(jìn)程，提高企業(yè)檔案的信息化水平，把文檔的管理活動(dòng)和要求同時(shí)運(yùn)用信息化的方式進(jìn)行整合，運(yùn)用現(xiàn)代科技水平進(jìn)行信息化的全程管理，提高企業(yè)知識(shí)的信息化程度和可利用率。
2.2 知識(shí)管理要求企業(yè)完善檔案管理的職能
知識(shí)管理對(duì)企業(yè)運(yùn)營的影響是多方面的，不僅可以對(duì)企業(yè)的管理戰(zhàn)略和管理模式產(chǎn)生影響，甚至還能改變企業(yè)的工作流程和運(yùn)營方式。如果對(duì)知識(shí)管理改變企業(yè)這一現(xiàn)象進(jìn)行研究，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在知識(shí)管理的要求下，企業(yè)檔案管理的職能相比以往已發(fā)生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應(yīng)該不斷發(fā)展來適應(yīng)這種改變。在具體的實(shí)踐中，可以通過以下幾個(gè)方面進(jìn)行改造：第一，企業(yè)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變道路要契合企業(yè)知識(shí)管理的要求，為知識(shí)管理服務(wù)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是實(shí)體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當(dāng)然也影響了企業(yè)檔案的利用效率，而在知識(shí)管理的要求當(dāng)中，企業(yè)檔案占據(jù)了非常重要的地位，因此，加快企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)化是適應(yīng)知識(shí)管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉(zhuǎn)變，從以往的實(shí)體保管轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理，即從一個(gè)僅僅保證檔案完好的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)閾碛袑I(yè)知識(shí)的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業(yè)檔案里傳遞出來的信息，必要時(shí)候甚至可以提供知識(shí)和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個(gè)人能力和專業(yè)素養(yǎng)，個(gè)人意志要符合企業(yè)的發(fā)展理念，不斷參與到企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)工作當(dāng)中，發(fā)揮出知識(shí)管理應(yīng)有的作用。為此檔案管理員必須掌握現(xiàn)代管理知識(shí)，熟悉企業(yè)檔案內(nèi)容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，從單純的體力輸出者轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的智力輸出者，為企業(yè)的發(fā)展提供智力和決策支持。
2.3 知識(shí)管理要求企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術(shù)
當(dāng)今社會(huì)，科技和知識(shí)的更新水平越來越快，更新周期也相應(yīng)縮短。為了適應(yīng)更加快節(jié)奏的技術(shù)和資源需求革新，企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來適應(yīng)現(xiàn)代化的知識(shí)管理需求。通過對(duì)目前企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀分析，筆者發(fā)現(xiàn)制約我國企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設(shè)施不到位等。企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識(shí)管理工作的缺點(diǎn)和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步開展。筆者結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)現(xiàn)狀，給出以下幾點(diǎn)建議：首先，企業(yè)應(yīng)加大研發(fā)部門的投入，加強(qiáng)自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門進(jìn)行合作，共同開發(fā)企業(yè)檔案管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)來選擇不同的道路，比如，自身財(cái)力雄厚的企業(yè)，應(yīng)更多地傾向于自主開發(fā)檔案管理技術(shù)；其次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息資源的開發(fā)。隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產(chǎn)方式、管理方式等逐漸走向科學(xué)化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很難適應(yīng)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時(shí)應(yīng)主要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺(tái)化，積極加大檔案資源地開發(fā)和利用，爭(zhēng)取提高企業(yè)知識(shí)管理的效率和效益。
知識(shí)和信息是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)發(fā)展的核心和動(dòng)力，是支撐企業(yè)發(fā)展的核心。企業(yè)檔案作為一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展最直觀地反映和記錄，只有受到企業(yè)管理者的關(guān)注和重視，才能在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮更大的作用。
主要參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理；信息資源
進(jìn)入21世紀(jì)，知識(shí)作為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量，在社會(huì)眾多領(lǐng)域發(fā)揮著越來越大的作用。而知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為眾多企事業(yè)單位為適應(yīng)新時(shí)期要求和保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要選擇。人們重視知識(shí)、追求知識(shí)、視知識(shí)為財(cái)富。而檔案信息資源中蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)，檔案信息資源已成為促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的重要力量，這已經(jīng)引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對(duì)知識(shí)管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正逐步從傳統(tǒng)管理模式向知識(shí)管理模式演變。那么知識(shí)管理對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式到底帶來了哪些影響，面向知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)采取哪些措施和變革，不斷向前發(fā)展，是本文試圖要探討的問題。
1知識(shí)管理是全新的管理理念
知識(shí)管理是一種理念，目前知識(shí)管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識(shí)管理主要是針對(duì)知識(shí)本身的管理，廣義的知識(shí)管理不僅包括對(duì)知識(shí)本身的管理，還包括對(duì)與知識(shí)有關(guān)的各種資源和無形資產(chǎn)的管理，涉及知識(shí)組織、知識(shí)設(shè)施、知識(shí)資產(chǎn)、知識(shí)人員等全方位、全過程的管理。這里提到的檔案工作中的知識(shí)管理，是一種符合新時(shí)期企事業(yè)單位檔案館發(fā)展的全新管理理念，即將知識(shí)管理理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合的管理思想和方法。其目的就是要通過對(duì)檔案信息資源靜態(tài)的顯性知識(shí)和人們?cè)诳蒲猩a(chǎn)過程中大腦所形成的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、篩選、分類、整理與編研，并在動(dòng)態(tài)知識(shí)庫體系中進(jìn)行存儲(chǔ)、傳播和應(yīng)用，為利用者提供最有效的知識(shí)共享平臺(tái)，為單位創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。
2知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系
檔案管理是一項(xiàng)歷史悠久的管理活動(dòng)，從古代到現(xiàn)代，檔案管理經(jīng)歷了漫長的道路，經(jīng)過了實(shí)體管理、信息管理和知識(shí)管理等三個(gè)階段的發(fā)展演變過程。第一階段檔案實(shí)體管理主要是對(duì)在科研生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中所產(chǎn)生的原始實(shí)體狀態(tài)檔案資料進(jìn)行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、編研及存儲(chǔ)等內(nèi)容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網(wǎng)絡(luò)化管理，是一種比較先進(jìn)的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識(shí)管理階段，其實(shí)質(zhì)是針對(duì)社會(huì)對(duì)信息的需求進(jìn)行分析研究，能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識(shí)，并將其獲得的信息知識(shí)服務(wù)于科技活動(dòng)中，從而達(dá)到為社會(huì)創(chuàng)造出更大經(jīng)濟(jì)效益的目的。知識(shí)管理本質(zhì)上就是人們?cè)谥R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)知識(shí)創(chuàng)新的需求而發(fā)展起來的一種新型的管理模式，知識(shí)管理的主要組成元素是數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、人和共享。人是知識(shí)活動(dòng)的主體，將顯性知識(shí)和人頭腦中的隱形知識(shí)結(jié)合起來，相互轉(zhuǎn)換，發(fā)揮人的潛能，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，快捷、迅速地把信息知識(shí)傳遞給需要利用的人，從而達(dá)到知識(shí)共享。檔案是一種信息的載體，離開了這種載體，知識(shí)的獲取、創(chuàng)造、儲(chǔ)存及傳遞都將無法繼續(xù)。知識(shí)管理不僅是對(duì)知識(shí)載體、知識(shí)信息、知識(shí)實(shí)踐活動(dòng)的管理，同時(shí)也是對(duì)檔案工作的管理，對(duì)顯性知識(shí)的管理和檔案人員頭腦中隱性知識(shí)的管理。這些管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的管理理念和范圍。由此可知，知識(shí)管理與檔案管理有著內(nèi)在的聯(lián)系，密不可分。但同時(shí)，知識(shí)管理又是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。
3知識(shí)管理對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響
3.1知識(shí)管理使傳統(tǒng)檔案管理的職能發(fā)生變化
知識(shí)管理作為一種新的思維方法，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理職能產(chǎn)生了很大的影響，使過去重視檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貦n案信息知識(shí)的管理，使過去注重查據(jù)憑證的功能轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息知識(shí)的開發(fā)利用，把注重文檔歸檔管理變?yōu)橹鲃?dòng)參與，把對(duì)檔案控制管理變?yōu)橹R(shí)提供資源的共享，把過去傳統(tǒng)的借閱方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)。這樣一來，傳統(tǒng)檔案管理職能發(fā)生了深刻變化，原來檔案部門的檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅R(shí)的開發(fā)者，成為知識(shí)的管理者、提供者及決策咨詢者。
3.2知識(shí)管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作對(duì)現(xiàn)行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識(shí)管理是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型的管理模式，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的過程發(fā)生變化，必然會(huì)引起企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造。把知識(shí)管理應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理者就會(huì)依據(jù)文件生命周期理論，把文件檔案看作一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理，對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程重新梳理，對(duì)文件生命周期的全過程重新設(shè)計(jì)。因此，知識(shí)管理可以引起傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程的改變。
3.3知識(shí)管理豐富了傳統(tǒng)檔案信息資源的種類
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理主要是進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識(shí)管理要求信息知識(shí)共享，這就要求檔案部門必須構(gòu)建多樣化特色的知識(shí)庫。檔案部門應(yīng)借助知識(shí)管理的理念，通過對(duì)檔案信息資源的二次開發(fā)，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會(huì)各類人員對(duì)檔案知識(shí)的需求。
3.4知識(shí)管理促進(jìn)了檔案管理人員素質(zhì)的提高
知識(shí)管理不僅對(duì)企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，而且對(duì)檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應(yīng)用知識(shí)管理到檔案管理工作中，必然會(huì)要求檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，還要具備多方面的素質(zhì)，比如：廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時(shí)期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識(shí)管理。
4應(yīng)用知識(shí)管理進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的必要性
有創(chuàng)新才會(huì)有發(fā)展，有發(fā)展才會(huì)有進(jìn)步。知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為各企事業(yè)檔案部門適應(yīng)時(shí)代要求、自我發(fā)展和保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要選擇。
4.1時(shí)展的需要
眾所周知，檔案部門經(jīng)歷了從傳統(tǒng)管理到科學(xué)管理和信息化管理漫長的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展到電子、網(wǎng)絡(luò)等多種載體形式，而服務(wù)方式也從傳統(tǒng)單一的服務(wù)形式向網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)、電子閱覽、多媒體和數(shù)據(jù)庫等多種服務(wù)形式發(fā)展，所有這一切都使檔案的管理模式發(fā)生了根本性的變化。隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，人類知識(shí)產(chǎn)量空前浩繁，獲取知識(shí)的途徑更加便捷，但是面對(duì)知識(shí)冗余、知識(shí)泛濫的情況，人們?nèi)狈Λ@得有效知識(shí)的能力。在這種情況下，檔案部門引入知識(shí)管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識(shí)，滿足利用者的需求，凸顯了時(shí)展的需要。
4.2自身發(fā)展的需要
檔案部門是信息管理的組織機(jī)構(gòu)，其服務(wù)宗旨是滿足利用者對(duì)各種檔案信息資源的需求。而知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，檔案知識(shí)管理也是對(duì)顯性知識(shí)和隱形知識(shí)的管理，其實(shí)質(zhì)相應(yīng)表現(xiàn)為對(duì)檔案信息資源實(shí)體的管理和對(duì)人的大腦智力資源的管理，盤活資源，進(jìn)行組合，使其得到充分利用。于此同時(shí)，人們的管理思維、管理設(shè)施、操作手段等都有了不同程度的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，這一切正好說明了，檔案管理自身的發(fā)展起了質(zhì)的變化。
4.3檔案服務(wù)功能的需要
不管是傳統(tǒng)檔案館還是數(shù)字檔案館，服務(wù)是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門實(shí)施知識(shí)管理就是創(chuàng)新服務(wù)方式，更好地滿足利用者的需求。將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理創(chuàng)新中，檔案部門就可將核心競(jìng)爭(zhēng)力定位于知識(shí)服務(wù)，以利用者的需求為調(diào)節(jié)手段，以知識(shí)為本、以服務(wù)為核心，在檔案管理的服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)形式等各方面進(jìn)行拓展和深化，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，提高檔案知識(shí)服務(wù)的質(zhì)量。
5應(yīng)用知識(shí)管理推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的策略
如何應(yīng)用知識(shí)管理推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，筆者認(rèn)為可通過管理組織創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理文化創(chuàng)新及優(yōu)化人力資源等策略來實(shí)現(xiàn)，在思路、途徑和方法上不斷創(chuàng)新、不斷探索，這樣知識(shí)管理就能應(yīng)用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
5.1開展管理組織創(chuàng)新，構(gòu)建知識(shí)管理行政管理體系
構(gòu)建知識(shí)管理行政管理體系，這是檔案管理組織結(jié)構(gòu)的變革和創(chuàng)新。按照知識(shí)管理的理念，現(xiàn)代檔案館必須再設(shè)計(jì)和變革組織結(jié)構(gòu)，建立新的知識(shí)管理行政管理體系，創(chuàng)建一個(gè)能促進(jìn)學(xué)習(xí)、積累知識(shí)和知識(shí)共享的良好氛圍和環(huán)境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識(shí)創(chuàng)新掃除障礙，拉近領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的距離，調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。
5.2開展制度創(chuàng)新，不斷完善知識(shí)管理職能
知識(shí)管理就是要做好知識(shí)積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴(yán)格的制度作保障。首先，要建立知識(shí)管理運(yùn)作機(jī)制，這主要是包括知識(shí)管理投入機(jī)制、系統(tǒng)建設(shè)管理、知識(shí)交流機(jī)制、知識(shí)制度等內(nèi)容，這是為了確保知識(shí)管理和傳播的各項(xiàng)措施到位。其次，要建立知識(shí)管理的績(jī)效機(jī)制，績(jī)效機(jī)制的主要功能是要對(duì)個(gè)人和單位的管理成果進(jìn)行審查和評(píng)定，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，順利推進(jìn)知識(shí)管理工作向前發(fā)展。再次，要建立知識(shí)管理激勵(lì)機(jī)制，包括對(duì)知識(shí)薪酬、支付制度、知識(shí)培訓(xùn)制度和知識(shí)淘汰制度等的編制。
5.3開展技術(shù)創(chuàng)新，搭建知識(shí)管理信息平臺(tái)
要想成功地在企業(yè)檔案工作中進(jìn)行知識(shí)管理，就必須要構(gòu)建一套完整有效的知識(shí)管理信息系統(tǒng)，才能將海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和呈現(xiàn)，才能讓知識(shí)共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率。首先，搭建知識(shí)整合平臺(tái)，把館藏檔案、文件、業(yè)務(wù)流程、網(wǎng)絡(luò)信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識(shí)進(jìn)行集中，然后進(jìn)過優(yōu)化篩選、分類、編研、創(chuàng)新、整合，最后以恰當(dāng)合理的形式集成存儲(chǔ)，形成各種主題的知識(shí)庫，以便提供服務(wù)。其次，搭建知識(shí)轉(zhuǎn)換平臺(tái)，建立知識(shí)管理系統(tǒng)，發(fā)揮人的潛能，促進(jìn)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)相互轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換中創(chuàng)造新的知識(shí)，并將經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的有價(jià)值的知識(shí)存儲(chǔ)起來，以便應(yīng)用。第三，搭建知識(shí)傳播平臺(tái)。知識(shí)管理的本質(zhì)是知識(shí)共享，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，采用多樣化傳播方式，把知識(shí)和信息傳遞給所需要的人,從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。
5.4優(yōu)化人力資源，建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍
為了做好檔案管理中的知識(shí)管理，就需要有一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)隊(duì)伍。由于傳統(tǒng)管理模式的影響，長期以來形成了檔案管理人員素質(zhì)偏低、人才結(jié)構(gòu)不合理、真正懂得知識(shí)管理的人比較短缺的現(xiàn)象。因此，要做好知識(shí)管理工作，就必須加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，以保障檔案知識(shí)管理工作的順利開展和推進(jìn)。綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，檔案部門應(yīng)該順應(yīng)這種潮流，積極探索，不斷創(chuàng)新，深化和拓展知識(shí)管理在檔案管理工作的應(yīng)用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價(jià)值，為社會(huì)創(chuàng)造出更大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。
作者:姚文 單位:中航工業(yè)第一飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院十二所
主要參考文獻(xiàn):
［1］韓海濤.基于知識(shí)管理的現(xiàn)代檔案館管理創(chuàng)新［J］.機(jī)電兵船檔案,2010(6).