時(shí)間：2023-05-31 14:56:07
導(dǎo)語(yǔ)：在會(huì)計(jì)檔案管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 管理 作用
1.前言
會(huì)計(jì)檔案為會(huì)計(jì)核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具體涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬目、報(bào)表材料、信息化應(yīng)用存儲(chǔ)軟件等。其屬于國(guó)家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了核心價(jià)值作用。為此，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理尤為重要，我們只有明晰其現(xiàn)實(shí)特征，針對(duì)管理階段中存在的問(wèn)題制定科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)策略，方能激發(fā)會(huì)計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2.會(huì)計(jì)檔案特征
會(huì)計(jì)檔案的形成需要應(yīng)用會(huì)計(jì)核算手段，其同企事業(yè)單位從事的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及財(cái)務(wù)收支密切關(guān)聯(lián)，因而需體現(xiàn)科學(xué)專業(yè)性。會(huì)計(jì)核算主體應(yīng)用賬戶的設(shè)置、填寫(xiě)與管理憑證、記賬、經(jīng)營(yíng)成本核算、資產(chǎn)清查管理與會(huì)計(jì)報(bào)表等方式，針對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象實(shí)施持續(xù)全面的詳細(xì)登記以及管理監(jiān)督。由此決定會(huì)計(jì)核算應(yīng)體現(xiàn)實(shí)踐的嚴(yán)密性。
3.會(huì)計(jì)檔案核心作用
會(huì)計(jì)檔案為企事業(yè)單位從事會(huì)計(jì)分析以及審計(jì)核查必不可少的依據(jù)，因此其體現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)的依據(jù)作用。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案還體現(xiàn)了一定的憑證作用，可成為單位考察評(píng)估會(huì)計(jì)事項(xiàng)的有效證明材料。會(huì)計(jì)檔案可作為企事業(yè)單位探索經(jīng)濟(jì)發(fā)展、研究財(cái)政事務(wù)的優(yōu)質(zhì)資料，因此，可將會(huì)計(jì)檔案用作某個(gè)區(qū)域或機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理的史料基礎(chǔ)。
4.會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐管理中包含的問(wèn)題
目前，企事業(yè)單位管理會(huì)計(jì)檔案工作中，體現(xiàn)了一定現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，即管理制度不全面。一些單位決策領(lǐng)導(dǎo)層忽略了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，沒(méi)有形成整體的會(huì)計(jì)檔案建檔、歸檔管理、查閱借還以及銷毀體制，進(jìn)一步令會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐管理體現(xiàn)出一定的無(wú)序性。對(duì)于檔案資料的裝訂也存在不規(guī)范性，一些企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，主體由管理檔案員工進(jìn)行資料的裝訂，較易令檔案保存一段時(shí)間后，形成破損或丟失。再者，一些企事業(yè)單位保管會(huì)計(jì)檔案欠缺妥善性，令應(yīng)用壽命顯著下降，沒(méi)有達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)期限。
5.強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)策略
5.1優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作體制，完善裝訂立卷
為完善會(huì)計(jì)檔案管理，各企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)人員，應(yīng)正視會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性，依據(jù)財(cái)政部門(mén)以及檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)精神，就實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，編制管理會(huì)計(jì)檔案工作機(jī)制。應(yīng)就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進(jìn)行細(xì)化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學(xué)管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。為此，工作人員應(yīng)提升責(zé)任感，依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，將會(huì)計(jì)憑證按冊(cè)裝訂。應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的核查原始會(huì)計(jì)憑證在裝訂粘貼過(guò)程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每?jī)?cè)厚度是否相同，應(yīng)確保裝訂的完整、結(jié)實(shí)，同時(shí)體現(xiàn)一定的美觀性。
5.2規(guī)范會(huì)計(jì)檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理
規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理可預(yù)防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建細(xì)致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會(huì)計(jì)人員可進(jìn)行直接的借閱。而他類部門(mén)員工與外單位員工在借閱時(shí)應(yīng)履行詳細(xì)登記手續(xù)，填寫(xiě)姓名、借閱的檔案信息以及時(shí)間，并簽字確認(rèn)。在還回會(huì)計(jì)檔案之時(shí)，工作人員則應(yīng)細(xì)致的檢驗(yàn)，確認(rèn)是否完好無(wú)損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預(yù)防會(huì)計(jì)檔案流通階段中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，定期移交應(yīng)予以歸檔的會(huì)計(jì)資料到管理檔案機(jī)構(gòu)，不應(yīng)隨意進(jìn)行封閉的保管。同時(shí)檔案部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料的點(diǎn)收，履行工作職責(zé)，做好交接手續(xù)的辦理。對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)按冊(cè)以及序號(hào)進(jìn)行逐個(gè)清點(diǎn)，并遵循記賬要領(lǐng)進(jìn)行賬簿的全面核實(shí)。同時(shí)應(yīng)核查備案資料完整性，確保賬表一致、信息相符，提升會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性以及充實(shí)性。歸檔處理的各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)遵循原卷冊(cè)封袋的原則，倘若需要進(jìn)行拆卷，則應(yīng)聯(lián)合經(jīng)辦人一同負(fù)責(zé)整理，明確職責(zé)分工。
5.3科學(xué)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案的綜合鑒定以及銷毀工作
做好會(huì)計(jì)檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應(yīng)依據(jù)規(guī)范原則標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)超期檔案信息進(jìn)行再次評(píng)估，分析其應(yīng)用價(jià)值。將不具保存效用的會(huì)計(jì)檔案全面剔除銷毀。實(shí)踐工作中應(yīng)體現(xiàn)良好的科學(xué)性，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)出具鑒定意見(jiàn)，并聯(lián)合單位會(huì)計(jì)部門(mén)構(gòu)建鑒定小組，進(jìn)行全面細(xì)致的評(píng)估。資料需要銷毀時(shí)，應(yīng)撰寫(xiě)銷毀報(bào)告，填寫(xiě)審批表格，報(bào)告之中應(yīng)涵蓋鑒定評(píng)估檔案信息的具體時(shí)間，資料銷毀的總量以及簡(jiǎn)要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當(dāng)銷毀報(bào)告通過(guò)審批后便可實(shí)施具體的銷毀，同時(shí)檔案以及財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)委派工作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。
6.結(jié)語(yǔ)
總之，會(huì)計(jì)檔案資料信息量豐富，具有良好的應(yīng)用價(jià)值。為此我們應(yīng)明確其核心作用，針對(duì)實(shí)踐管理中存在的問(wèn)題制定科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)策略，方能激發(fā)會(huì)計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升其應(yīng)用效率水平，為企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理、創(chuàng)新探索提供科學(xué)參考依據(jù)，促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]孟秀麗.淺談境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理[J].北京檔案，2011（5）
[2]孫紅雁、邱明東、王櫻樺.淺探信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2012（19）
一、會(huì)計(jì)檔案的定義和內(nèi)容
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(一)會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類:總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管;有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案;有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案;還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。
(二)會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全;有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多，無(wú)處存放。
三、會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的解決措施
(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
(二)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。 裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表” 。
(三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門(mén)保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén)，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
(四)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
(五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
(六)完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門(mén)，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
(七)加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻(xiàn)
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[2]《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》.
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門(mén)或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等?！稌?huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)政策、法規(guī)都對(duì)會(huì)計(jì)檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內(nèi)容進(jìn)行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會(huì)計(jì)檔案在管理中還存在著問(wèn)題，這些問(wèn)題一直影響會(huì)計(jì)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
1 對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題分析
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案管理職能缺失。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理職能，則由專職會(huì)計(jì)人員擔(dān)任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時(shí)，往往會(huì)以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價(jià)。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。
2.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對(duì)原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會(huì)計(jì)信息資料的正確性和準(zhǔn)確性，由于社會(huì)上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對(duì)于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒(méi)有嚴(yán)格的界定，只要有稅務(wù)監(jiān)制章或財(cái)政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會(huì)計(jì)從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等地差異，最終都導(dǎo)致不合法原始憑證在會(huì)計(jì)信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。
3.會(huì)計(jì)憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為規(guī)范要求沒(méi)有太大的實(shí)際意義，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一普遍存在，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
4.電子檔案管理不到位。隨著會(huì)計(jì)電算化的廣泛實(shí)施，電子檔案已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤(pán)、升級(jí)程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報(bào)表等。由于財(cái)務(wù)工作人員不是專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員，對(duì)于軟件及計(jì)算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的保護(hù)等工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為都在電腦上存放著，不會(huì)出問(wèn)題，不會(huì)丟失，但是一旦機(jī)器由于人為及自然災(zāi)害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無(wú)法彌補(bǔ)，造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。
2 提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開(kāi)展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?jiàn)，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，在職責(zé)中明確崗位責(zé)任，制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細(xì)用充分。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育和培訓(xùn)，才能針對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中出現(xiàn)的新食物新問(wèn)題找出不同情況情況下地業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有不斷組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能讓會(huì)計(jì)人員及時(shí)掌握業(yè)務(wù)的新形式和特點(diǎn)，針對(duì)性的提高業(yè)務(wù)水平和處理問(wèn)題的能力。在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，使得檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明，直到由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
4.結(jié)合會(huì)計(jì)電算化工作特點(diǎn)，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時(shí)應(yīng)注意磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時(shí)，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時(shí)打印歸檔；安排軟件維護(hù)人員，定期對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)；安排專業(yè)計(jì)算機(jī)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)行狀況進(jìn)行檢測(cè)、查殺病毒；做好計(jì)算機(jī)硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡(luò)，不要將安裝了財(cái)務(wù)軟件的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。
總之，在新的歷史條件下會(huì)計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感，會(huì)計(jì)檔案管理工作就會(huì)取得不斷進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：石油企業(yè) 會(huì)計(jì) 檔案 管理
在石油企業(yè)中，會(huì)計(jì)檔案的管理主要是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行綜合管理。在石油會(huì)計(jì)檔案中包含的內(nèi)容有比較強(qiáng)的紀(jì)實(shí)因素。這就引起了企業(yè)管理層的重視，其中企業(yè)優(yōu)化管理要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。但是從目前企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案中可以看出目前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案中存在著許多問(wèn)題，其主要的表現(xiàn)是：編寫(xiě)不夠規(guī)范、其中的科目不夠正確、數(shù)據(jù)之間存在著矛盾。這就是石油企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案中存在著問(wèn)題。因此要對(duì)這種會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行不斷的改革，提高管理的層次以及相關(guān)的管理規(guī)范程序。
1、石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題
在我國(guó)石油企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案中，由于石油企業(yè)的種類多、專業(yè)多但是在石油會(huì)計(jì)檔案的管理中對(duì)于檔案的編撰、建檔、使用以及歸檔工作，對(duì)于石油企業(yè)存在的特殊模式就有一定的積極作用。但是在檔案的管理中存在著：對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的重視程度不夠高，其中會(huì)計(jì)檔案的管理中存在著認(rèn)識(shí)性的不足，主要的表現(xiàn)在：對(duì)于會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案人才培養(yǎng)，基本上對(duì)于會(huì)計(jì)部門(mén)的人才培養(yǎng)側(cè)重點(diǎn)放在了對(duì)資產(chǎn)、成本、資金的管理方面，會(huì)計(jì)檔案的編撰人員都是一些兼職人員。這其中就有可能造成前期與后期的內(nèi)容不對(duì)應(yīng)，思路和文法不一致，影響了會(huì)計(jì)檔案的整體效果；會(huì)計(jì)檔案的信息反應(yīng)的不夠到位。會(huì)計(jì)信息的圖表比較專業(yè)。這就造成經(jīng)濟(jì)信息不夠明顯的表現(xiàn)，這就給非會(huì)計(jì)專業(yè)的管理人員造成了一定的困難。會(huì)計(jì)信息所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不連續(xù)，沒(méi)有在會(huì)計(jì)檔案上進(jìn)行詳細(xì)的記載。這種會(huì)計(jì)信息的存檔，影響了下一個(gè)會(huì)計(jì)年度的連續(xù)性。會(huì)計(jì)信息反映的內(nèi)容不夠完善。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的編寫(xiě)格式不合理。
2、石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的基本思路
在石油企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案的管理中，要抓住其中基本的思路，明確會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。這就要求會(huì)計(jì)管理人員要做到：要充分的認(rèn)識(shí)和提高會(huì)計(jì)檔案在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展中的地位和相關(guān)的作用。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理在石油企業(yè)中有著特殊的作用。會(huì)計(jì)檔案的管理直接影響著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的戰(zhàn)略因素。在檔案的管理中，要借助石油企業(yè)檔案管理體系的平臺(tái)，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案來(lái)具體的反應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，最終促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)改革的發(fā)展。
要對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)施科學(xué)的管理。由于會(huì)計(jì)檔案信息量比較大，其中涉及的范圍、內(nèi)容以及專業(yè)的知識(shí)比較多，因此在管理中要采用科學(xué)的方式進(jìn)行管理。對(duì)于基礎(chǔ)信息，要借助與財(cái)務(wù)報(bào)表，采取定量化的方式進(jìn)行，要根據(jù)石油企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行，對(duì)于收入、支出、盈虧進(jìn)行具體的研究。其中收入項(xiàng)目是對(duì)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、投資收益、營(yíng)業(yè)外收入、補(bǔ)貼收入進(jìn)行具體的研究。相對(duì)應(yīng)的研究支出和盈虧。在企業(yè)的活動(dòng)中，同樣借助企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告，采取定量與定性相結(jié)合的方式進(jìn)行。對(duì)于每年會(huì)計(jì)部門(mén)為了要配合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)其他管理部門(mén)要開(kāi)展強(qiáng)化資金運(yùn)營(yíng)、推行成本管控、優(yōu)化應(yīng)收款項(xiàng)管理以及加速資金運(yùn)作的效率等進(jìn)行活動(dòng)的研究。要開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案人才的培訓(xùn)。重視對(duì)于石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的人才培養(yǎng)，這就要求在管理中要根據(jù)具體的分班進(jìn)行，要掌握基本的檔案學(xué)的知識(shí)，能夠規(guī)范的進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理工作。在管理中要重點(diǎn)突出，培養(yǎng)專業(yè)的頂尖人才。進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。要培養(yǎng)高管人才，這樣帶動(dòng)管理。
3、在石油企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理中要注意的問(wèn)題
3.1其中管理的檔案要符合一般的原則
檔案的管理要按照檔案撰寫(xiě)的規(guī)定、在管理中要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)格，要如實(shí)的反應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的具體情況。反應(yīng)重大的經(jīng)濟(jì)狀況，對(duì)于項(xiàng)目、技術(shù)以及收益要保證準(zhǔn)確性的信息。
3.2信息的數(shù)據(jù)口徑
對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的信息口徑要一致。要根據(jù)正確的方法以及要根據(jù)專業(yè)的部門(mén)在管理中確定正確的數(shù)據(jù)口徑，對(duì)于提供的數(shù)據(jù)要保證會(huì)計(jì)的年度工作量、以及企業(yè)增加值的數(shù)據(jù)。對(duì)于其中涉及的工資、薪金以及勞動(dòng)生產(chǎn)的效率要以人力資源部門(mén)的信息為依據(jù)。要保證準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。
3.3在石油信息管理中的可持續(xù)發(fā)展的問(wèn)題中
由于我國(guó)對(duì)于石油企業(yè)的財(cái)務(wù)考核在不斷的變化，例如在2010年跟2011年中，集團(tuán)公司要求各個(gè)油田上報(bào)的會(huì)計(jì)信息增加利稅信息。而在2011年就變成了稅費(fèi)問(wèn)題。其中對(duì)于這兩種費(fèi)用的信息管理要正確使用。這種現(xiàn)象就造成了信息的連續(xù)性。其中在利稅的信息上可以變換稅費(fèi)的信息，就是在利稅的考核上添加具體的時(shí)期，這種辦法就是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的可持續(xù)性戰(zhàn)略。
4、總結(jié)
在對(duì)石油企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理中，為了保證會(huì)計(jì)檔案管理信息的準(zhǔn)確性、可靠性，這就要求石油企業(yè)的管理人員在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的同時(shí)要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，以便及時(shí)的進(jìn)行解決，保證會(huì)計(jì)檔案的合理性、準(zhǔn)確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供有效的信息資源以及檔案管理工作，保證企業(yè)的順利發(fā)展。因此在石油企業(yè)檔案管理工作中，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)的管理策略，讓企業(yè)會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)改革發(fā)展的重要手段。
參考文獻(xiàn)：
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隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多高職院校采用會(huì)計(jì)電算化的方式進(jìn)行日常工作，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵和外延都產(chǎn)生了深刻的變化，而新的會(huì)計(jì)檔案形式仍然沒(méi)有規(guī)范的管理方法和處理措施，這是促成高職院校會(huì)計(jì)檔案管理混亂的原因之一。而我國(guó)現(xiàn)階段高職院校多數(shù)由中專學(xué)校升格合并，多校合并時(shí)沒(méi)有對(duì)需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理，也極易造成管理不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。
會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料具體包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他類會(huì)計(jì)核算資料，而這四大類資料就構(gòu)成了會(huì)計(jì)檔案的全部范圍。眾所周知，會(huì)計(jì)檔案不僅僅是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，同時(shí)也是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)。所以，保管好會(huì)計(jì)檔案可以方便在必要的時(shí)候進(jìn)行查閱和審計(jì)。而在高職院校當(dāng)中的會(huì)計(jì)檔案有以下幾類：
會(huì)計(jì)憑證：是一種記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并且按一定格式編制的據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的書(shū)面證明。會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最初發(fā)生時(shí)就馬上填寫(xiě)的書(shū)面證明，包括如飛機(jī)票、火車票等外來(lái)原始憑證或借款單、工資發(fā)放明細(xì)表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據(jù)，作為記入賬簿內(nèi)各個(gè)分類賬戶的書(shū)面證明，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。
會(huì)計(jì)賬簿：會(huì)計(jì)賬簿具有一定格式并且由相互聯(lián)系賬頁(yè)所組成，是通過(guò)序時(shí)、分類等方式全面的記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案。連接會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表的中間環(huán)節(jié)就是設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿，做好會(huì)計(jì)賬簿的工作對(duì)于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理具有非常重要的意義。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：是指高職院校對(duì)國(guó)家上級(jí)主管部門(mén)提供的反映單位某一特定日期財(cái)務(wù)狀況的書(shū)面文件。包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出表、財(cái)政補(bǔ)助收入支出表和附注等。
其他：包括上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財(cái)會(huì)文件，高職院校內(nèi)部制定的有關(guān)財(cái)會(huì)部門(mén)的制度文件和銀行存款對(duì)賬單、y行存款余額調(diào)整表、國(guó)庫(kù)統(tǒng)一支付對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清單和會(huì)計(jì)系統(tǒng)支持軟件及密碼等。其他類會(huì)計(jì)檔案也是高職院校會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，而這部分會(huì)計(jì)檔案也常常與文書(shū)檔案相混淆。
會(huì)計(jì)檔案的重要性
會(huì)計(jì)檔案是單位總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、確定責(zé)任事故、分析和判斷事故原因、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪的重要依據(jù)之一。單位可以通過(guò)會(huì)計(jì)檔案所提供的過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)史料。對(duì)本單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)前景預(yù)測(cè)，并由此預(yù)測(cè)作出實(shí)際經(jīng)營(yíng)決策，進(jìn)一步編制相關(guān)財(cái)務(wù)、成本計(jì)劃。鑒于會(huì)計(jì)檔案的重要性，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定，各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、散失和。
會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題
對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。有領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不重視，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理混亂的首要原因。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的忽視容易造成會(huì)計(jì)檔案管理人員在管理會(huì)計(jì)檔案時(shí)疏忽大意，沒(méi)有做好相應(yīng)的管理和保密工作，使會(huì)計(jì)檔案的管理雪上加霜。
會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀不及時(shí)。目前，全國(guó)高職院校所存放的會(huì)計(jì)檔案大多數(shù)都已經(jīng)超過(guò)法律規(guī)定的存放年限，應(yīng)給予銷毀的會(huì)計(jì)檔案大量堆積，而沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期清理不僅造成了大量陳年會(huì)計(jì)檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當(dāng)大的儲(chǔ)存空間。造成該現(xiàn)狀的原因有以下幾點(diǎn)：責(zé)任意識(shí)缺失和執(zhí)行力度的不強(qiáng)，大部分高職院校在會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程中不愿意銷毀到達(dá)存放期限的會(huì)計(jì)檔案，擔(dān)心承擔(dān)相關(guān)責(zé)任；現(xiàn)階段大多高職院校由中專學(xué)校升格合并而成，但在合并時(shí)大量會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的清理和銷毀，只是簡(jiǎn)單將兩校的會(huì)計(jì)檔案搬到一起作為合并；上級(jí)主管部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏相應(yīng)的監(jiān)督，致使會(huì)計(jì)檔案銷毀工作不能如期進(jìn)行；高職院校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會(huì)計(jì)檔案不僅要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，也需要消耗大量人力物力財(cái)力，而有點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為不能銷毀上個(gè)領(lǐng)導(dǎo)任期所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，避免承擔(dān)責(zé)任耗時(shí)耗力。
會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的解決措施
會(huì)計(jì)檔案管理人員方面：會(huì)計(jì)檔案管理人員平時(shí)應(yīng)積極主動(dòng)宣傳相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)，通過(guò)潛移默化的宣傳加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視度，盡早將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入工作指標(biāo)當(dāng)中。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)積極提升自身職業(yè)修養(yǎng)素質(zhì)，參與培訓(xùn)，做好對(duì)會(huì)計(jì)檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。
高職院校單位方面：不僅僅是會(huì)計(jì)檔案管理人員，從全單位和領(lǐng)導(dǎo)的角度上來(lái)看，也應(yīng)當(dāng)自上而下的加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理重視，設(shè)置專門(mén)管理會(huì)計(jì)檔案的崗位，劃撥固定的會(huì)計(jì)檔案室，做好檔案室的設(shè)施工作，包括防潮防蟲(chóng)等。
加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的宣傳力度。通過(guò)宣傳學(xué)習(xí)提升財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的理解和認(rèn)識(shí)。多舉辦培訓(xùn)班，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)和財(cái)務(wù)人員職業(yè)能力，確保會(huì)計(jì)檔案的正確管理。
完善相關(guān)管理制度和責(zé)任辦法，明文列出會(huì)計(jì)檔案銷毀的責(zé)任歸屬，明確各會(huì)計(jì)人員的職權(quán)范圍，定期銷毀會(huì)計(jì)檔案。
會(huì)計(jì)委派制是由政府部門(mén)和產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)以所有者身份，委派會(huì)計(jì)代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)監(jiān)督國(guó)有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制度是我國(guó)會(huì)計(jì)管理工作中的新生事物，是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)委派制有兩種形式，一種叫“會(huì)計(jì)委派直接管理”，另一種叫“財(cái)務(wù)集中制”。
1.“會(huì)計(jì)委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會(huì)計(jì)人員。在這種形式下，委派對(duì)象大多是單位的財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)，管理方式大多采用直接管理，即對(duì)會(huì)計(jì)人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動(dòng)等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會(huì)計(jì)人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。
2.“財(cái)務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財(cái)務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不配備會(huì)計(jì)人員，只設(shè)報(bào)賬員，將招考來(lái)的會(huì)計(jì)的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會(huì)計(jì)人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會(huì)計(jì)核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來(lái)，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告，保管會(huì)計(jì)檔案等財(cái)務(wù)活動(dòng)，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會(huì)計(jì)服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會(huì)計(jì)核算中心查詢本單位的財(cái)務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書(shū)所授權(quán)的范圍內(nèi)對(duì)單位資金享有財(cái)務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無(wú)支配和使用權(quán)。
目前，會(huì)計(jì)委派制下會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀大致是：
一、委派會(huì)計(jì)受財(cái)政部門(mén)委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，所形成的會(huì)計(jì)檔案由委派會(huì)計(jì)整理立卷，會(huì)計(jì)檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級(jí)，會(huì)計(jì)檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財(cái)務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會(huì)計(jì)統(tǒng)一核算、報(bào)賬，各村形成的會(huì)計(jì)檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會(huì)計(jì)檔案。
二、會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門(mén)，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。由于會(huì)計(jì)核算中心是新成立的機(jī)構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當(dāng)做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報(bào)銷、辦公擠在一起，沒(méi)有專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房和專門(mén)的檔案員，加之各單位的報(bào)賬人員頻繁往來(lái)，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會(huì)計(jì)檔案也基本沒(méi)有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理仍存在一些問(wèn)題，其主要表現(xiàn)為：
1.有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或不及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案。這不符合《檔案法》特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門(mén)類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。
2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理?！比欢鴮?shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門(mén)，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
3.會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
4.財(cái)政部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門(mén)的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門(mén)還是檔案部門(mén)都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門(mén)也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門(mén)只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
5.會(huì)計(jì)檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制的改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：
1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
關(guān)鍵詞：缺陷與不足 應(yīng)對(duì)措施 會(huì)計(jì)檔案 規(guī)范化管理
會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的總結(jié)和歸宿。可是，會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案工作的重要性易被弱化，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。
一、會(huì)計(jì)檔案管理中
普遍存在不足與缺陷
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴(yán)重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)以為只要夯實(shí)了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會(huì)計(jì)裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會(huì)計(jì)前期業(yè)務(wù)的行為，必然導(dǎo)致放松會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的一種簡(jiǎn)單延續(xù)。思想決定行動(dòng)，有這種觀念的單位，會(huì)計(jì)管理工作人員往往會(huì)缺乏會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)，也缺乏會(huì)計(jì)檔案基本理論知識(shí)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案理論學(xué)習(xí)與操作訓(xùn)練，造成對(duì)現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)電算化檔案信息理解不清，最后只能是會(huì)計(jì)檔案的保管員而不是管理員。
2.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料和文書(shū)檔案材料收集不全。很多單位對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作材料會(huì)注意留存，而對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)及單位收發(fā)文沒(méi)有足夠重視，造成上級(jí)文件及單位形成的文書(shū)文件遺漏或者不全，導(dǎo)致歸檔會(huì)計(jì)文件材料與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料相脫離，影響會(huì)計(jì)檔案的收集率及歸檔的完整性，進(jìn)而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。
3.導(dǎo)向錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)工作重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員檔案管理能力弱化。長(zhǎng)期以來(lái)，一些單位會(huì)計(jì)檔案人員沒(méi)有得到相應(yīng)的待遇，對(duì)檔案工作失去興趣，業(yè)務(wù)上不求上進(jìn)，不能安心本職工作，對(duì)待會(huì)計(jì)檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對(duì)于不符合會(huì)計(jì)檔案規(guī)定，不合要求的會(huì)計(jì)檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案工作的不規(guī)范，而且直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不真實(shí)，對(duì)單位、對(duì)國(guó)家造成嚴(yán)重的后果。
4。會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理程度低。由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，有的單位連基本的檔案管理機(jī)構(gòu)也沒(méi)有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會(huì)計(jì)檔案崗位，但軟、硬件設(shè)備不足，很難正常開(kāi)展工作。有的單位雖然有會(huì)計(jì)檔案管理崗位，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)臨時(shí)指定某會(huì)計(jì)人員兼任，這樣做的結(jié)果就是單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)檔案無(wú)法規(guī)范化整理，更談不上會(huì)計(jì)檔案的鑒定及過(guò)期會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，這無(wú)疑為后續(xù)的檔案整理帶來(lái)極大困難，直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案開(kāi)發(fā)利用的效率低，甚至無(wú)法開(kāi)展利用工作。
5.電算化會(huì)計(jì)技術(shù)的使用，電子檔案的形成增加了會(huì)計(jì)檔案管理的難度。如果不能及時(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效收集、整理和保存，同樣會(huì)導(dǎo)致單位會(huì)計(jì)信息檔案管理的松懈，容易造成會(huì)計(jì)檔案信息資源的丟失。缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案存取的研究，或拖延的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，則會(huì)使會(huì)計(jì)檔案信息因?yàn)檐浖母聯(lián)Q代影響導(dǎo)致無(wú)法讀取，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息的有效利用。
6.會(huì)計(jì)檔案信息化管理程度不高。不少單位的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作尚未開(kāi)始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒(méi)有付諸實(shí)施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準(zhǔn)備不充足是影響會(huì)計(jì)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。
二、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。近幾年來(lái)，由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)對(duì)各單位檔案規(guī)范化管理進(jìn)行年度檢查，極大地促進(jìn)了單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對(duì)檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個(gè)方面說(shuō)，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的重視和加大檢查力度，能有效地促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)重視會(huì)計(jì)檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財(cái)力以保證單位會(huì)計(jì)檔案工作常態(tài)化、制度化。
2.建立完善的會(huì)計(jì)檔案材料收集制度。會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)是會(huì)計(jì)工作材料完整的收集過(guò)程，各單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)和辦法，結(jié)合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定出適合本單位會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實(shí)檔案規(guī)范化工作基礎(chǔ)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控和檢查，以保證會(huì)計(jì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案走上規(guī)范化管理的道路。
3.要把會(huì)計(jì)檔案管理工作提高到和會(huì)計(jì)日常工作同等重要地位。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的生命延續(xù)，不論在認(rèn)識(shí)上還是實(shí)踐上，都必須把整個(gè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作包括會(huì)計(jì)檔案管理工作緊密聯(lián)系起來(lái)，按照同樣重要的原則安排好工作。會(huì)計(jì)檔案管理人員必須按照會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作，在工作實(shí)踐中提高會(huì)計(jì)檔案管理員的作用至關(guān)重要。單位要為會(huì)計(jì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育開(kāi)綠燈，加大培訓(xùn)的力度，徹底改革會(huì)計(jì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓每一個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理人員都能掌握會(huì)計(jì)檔案工作的基本技能和基礎(chǔ)知識(shí)。
4、會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會(huì)計(jì)檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化，制訂并出臺(tái)規(guī)范化的管理制度是落實(shí)的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標(biāo)，各負(fù)其責(zé)。如《單位會(huì)計(jì)檔案人員崗位職責(zé)》、《單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實(shí)際相結(jié)合，可操作性強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案管理才能有法可依、有章可循。
5.確保會(huì)計(jì)電算化生成的大量電子會(huì)計(jì)檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會(huì)計(jì)電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點(diǎn)。應(yīng)購(gòu)置專門(mén)的存貯設(shè)備，并注意備份保存并設(shè)專人進(jìn)行管理，對(duì)外一律不開(kāi)放。應(yīng)確保歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案能直接導(dǎo)入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時(shí)設(shè)置立卷部門(mén)才能調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案查閱授權(quán)，防止會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案材料可開(kāi)展適當(dāng)?shù)木幯泄ぷ?，如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編和財(cái)會(huì)法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供便利。
6.努力實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，會(huì)計(jì)檔案信息也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會(huì)計(jì)信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會(huì)計(jì)檔案信息材料的正常延續(xù)和過(guò)渡。如果不能恢復(fù)原來(lái)的管理系統(tǒng)，那么原存會(huì)計(jì)檔案形同虛設(shè)，因此在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化貯存時(shí)，必須留存相應(yīng)的開(kāi)啟利用系統(tǒng)。所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的會(huì)計(jì)檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應(yīng)的保管條件，如購(gòu)置防磁柜等專門(mén)貯存電子檔案的設(shè)備。在實(shí)際操作時(shí)必須做到磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并嚴(yán)格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進(jìn)行保護(hù)。因此，必須固化會(huì)計(jì)檔案信息安全措施，嚴(yán)防發(fā)生泄密事件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與穩(wěn)定。
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會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，其中記載著企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)展的歷程、財(cái)務(wù)發(fā)展的情況、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金流轉(zhuǎn)情況等內(nèi)容。這些資料都屬于企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密性材料，能夠?yàn)槠髽I(yè)的信息決策提供過(guò)依據(jù)，對(duì)企業(yè)未來(lái)良好的發(fā)展具有重要的意義。為此，企業(yè)必須將會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重點(diǎn)工作，充分利用信息化的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。
1.當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理形勢(shì)分析
社會(huì)信息化條件下，為會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)了一些新形勢(shì)和新變化，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
第一，與電子檔案及電子安全相關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)為應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案提供了基礎(chǔ)。近些年來(lái)，國(guó)家頒布的有關(guān)信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)法律法規(guī)相繼出臺(tái)使得電子檔案管理在法律上也得到了相應(yīng)的肯定。如，2012年8月出臺(tái)的《電子檔案移交與接收辦法》，對(duì)電子檔案移交與接收工作進(jìn)行了規(guī)范，并且明確了電子檔案載體的標(biāo)注內(nèi)容和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。類似上述這類法律文件的出臺(tái)，為電子會(huì)計(jì)檔案管理提供了法律保障，使電子會(huì)計(jì)檔案管理具有可實(shí)施性【1】。
第二，電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)銀行等的發(fā)展使得原始憑證以電子數(shù)據(jù)的形式存在。原始憑證是會(huì)計(jì)檔案管理的重要組成部分，也是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的證明，并且傳統(tǒng)的原始證明均已書(shū)面和紙質(zhì)的形式存在。然而，隨著電子商務(wù)和網(wǎng)上銀行的發(fā)展，原始憑證開(kāi)始以電子數(shù)據(jù)的形式存在，越來(lái)越多的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)證明不再以紙質(zhì)的形式產(chǎn)生，原始憑證形態(tài)的變化定會(huì)使得會(huì)計(jì)檔案管理的形式發(fā)生相應(yīng)的變化。
第三，會(huì)計(jì)檔案的信息源作用將會(huì)逐漸受到人們的重視。會(huì)計(jì)管理信息化的主要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)職能由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向現(xiàn)代管理會(huì)計(jì)理念轉(zhuǎn)變。在這一轉(zhuǎn)變過(guò)程中，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)加工處理形成的財(cái)務(wù)固化信息已經(jīng)難以滿足企業(yè)內(nèi)部管理者的信息需求，因此會(huì)計(jì)人員將會(huì)更加注重檔案信息源的作用，并且通過(guò)各種數(shù)據(jù)處理工具來(lái)滿足企業(yè)科學(xué)的管理對(duì)經(jīng)濟(jì)信息的需求。
2.當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案信息化中存在的缺陷
2.1宏觀管理存在缺陷
現(xiàn)存的有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律規(guī)范體系主要1984年頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，該辦法在1998年獲得第一次修訂，在2011年7月又再次提出修改意見(jiàn)。盡管修改意見(jiàn)已經(jīng)提出，然而最終的定稿仍未正式確定和發(fā)文，并且在修改的內(nèi)容上也是部分的修訂與補(bǔ)充，并未發(fā)生實(shí)質(zhì)性的改變，對(duì)電子檔案管理的具體內(nèi)容以及形成過(guò)程規(guī)范也沒(méi)有涉及，使得會(huì)計(jì)檔案管理信息化的宏觀管理存在明顯的缺陷【2】。
2.2電子檔案管理未得到重視
在我國(guó)，會(huì)計(jì)管理工作主要由各級(jí)的財(cái)政管理部門(mén)負(fù)責(zé)，與此同時(shí)行業(yè)部門(mén)對(duì)其所屬單位的會(huì)計(jì)工作肩負(fù)著指導(dǎo)、管理和監(jiān)督的責(zé)任。然而，在實(shí)際工作中，由于受到人力、物力和財(cái)力的限制，各級(jí)財(cái)會(huì)部門(mén)的管理人員并沒(méi)有對(duì)單位具體的會(huì)計(jì)工作實(shí)施有效的管理，行業(yè)主管部門(mén)在會(huì)計(jì)管理中發(fā)揮的作用也逐漸衰弱，管理機(jī)制落實(shí)不夠到位，電子檔案管理處于一種無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，嚴(yán)重缺乏重視。
2.3會(huì)計(jì)軟件存在問(wèn)題
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理，在會(huì)計(jì)電算化階段需要從紙質(zhì)的憑證中選取部分的信息手工輸入到電算化系統(tǒng)之中，通過(guò)部分軟件的掃描能夠?qū)⒓堎|(zhì)轉(zhuǎn)化為電子圖片存放于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，這一做法比較適合紙質(zhì)原始憑證。但是，隨著電子發(fā)票等的出現(xiàn)，許多大量的原始憑證開(kāi)始以電子數(shù)據(jù)的形式存在，而現(xiàn)有的軟件不能直接對(duì)電子數(shù)據(jù)源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息與原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源之前的聯(lián)系被割斷。
3.完善會(huì)計(jì)檔案信息化的有效對(duì)策
3.1對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善
信息化背景下，會(huì)計(jì)檔案最大的變化就是反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證以及反應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程的記賬憑證、報(bào)表等的電子數(shù)據(jù)化，這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)提出了更高的要求【3】。會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)不能僅停留于對(duì)原始法規(guī)的修改和補(bǔ)充上，而應(yīng)該進(jìn)行不斷地創(chuàng)新與突破，依據(jù)電子數(shù)據(jù)化所帶來(lái)的變化，并結(jié)合現(xiàn)有的《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》等內(nèi)容，對(duì)電子檔案管理的法律法規(guī)的概念、內(nèi)容、傳遞和保管等進(jìn)行不斷的補(bǔ)充和完善。
3.2重視宏觀管理
依據(jù)目前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的現(xiàn)狀，單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和成效不佳，這主要與部門(mén)宏觀管理的不善和缺失有關(guān)部分省份已經(jīng)初步建立起了會(huì)計(jì)人員工作考核機(jī)制，并且通過(guò)稅務(wù)部門(mén)的信息反饋對(duì)會(huì)計(jì)人員的工作水平和工作表現(xiàn)等進(jìn)行考核與評(píng)分。雖說(shuō)這一做法在某種程度上有利于稅務(wù)部門(mén)征稅工作的順利進(jìn)行和開(kāi)展，但是其在目的和程序上依舊比較片面。因此，要全面加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理的工作，首先還是要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作的宏觀管理，將管理的主體由會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)向企業(yè)，并依據(jù)會(huì)計(jì)法的相關(guān)規(guī)定來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容。同時(shí)，會(huì)計(jì)管理部門(mén)應(yīng)該將會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)條例納入企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的內(nèi)容之中，并結(jié)合各方信息對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行年度考察，并且將這種考察與單位的稅收檢查與優(yōu)惠以及信用評(píng)級(jí)等進(jìn)行相互的關(guān)聯(lián)，在此基礎(chǔ)之上來(lái)不斷完善單位會(huì)計(jì)人員的考核機(jī)制，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的宏觀管理。
3.3對(duì)平臺(tái)建設(shè)給予重視并加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主要從兩個(gè)方面入手：其一，要重視原始憑證標(biāo)準(zhǔn)化和交換平臺(tái)的建設(shè)，不斷提高會(huì)計(jì)軟件對(duì)電子原始憑證的處理能力。在會(huì)計(jì)電算化時(shí)代，賬務(wù)系統(tǒng)的唯一入口就是記賬憑證，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的外部數(shù)據(jù)主要依靠手工輸入。而在會(huì)計(jì)信息化時(shí)代，電子數(shù)據(jù)逐漸增多，需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)接口完成原始憑證的導(dǎo)入。而要實(shí)現(xiàn)這一過(guò)程，就必須建立電子原始憑證的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成電子原始憑證數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，從而為會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)處理原始憑證打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其二，要重視會(huì)計(jì)檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案歸檔的保管可以采用紙質(zhì)形式，但這種形式不利于數(shù)據(jù)的二次利用，為了能夠有提高數(shù)據(jù)的二次利用，可以采用電子文件的形式，通過(guò)運(yùn)用XBRL技術(shù)實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與軟件的無(wú)關(guān)性，從而不斷完善電子檔案的生成和歸檔工作。
摘 要 目前我國(guó)煤炭企業(yè)正步入轉(zhuǎn)型發(fā)展、資源整合的重大時(shí)期，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于煤炭企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)來(lái)講具有十分重要的意義。本文結(jié)合信息化時(shí)代背景，對(duì)煤炭企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作做了一些有利的探討，指出了目前煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的不足，提出了會(huì)計(jì)檔案管理的思路和對(duì)策，以期推動(dòng)煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理水平進(jìn)一步提高。
關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 管理
隨著我國(guó)煤炭企業(yè)步入轉(zhuǎn)型發(fā)展和資源整合的重大時(shí)期，煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理迫切需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。在過(guò)去礦務(wù)局的基礎(chǔ)上改制后組建的國(guó)有企業(yè)通過(guò)近幾年的跨越式大發(fā)展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開(kāi)采、煤化工、火力發(fā)電、房地產(chǎn)等多個(gè)產(chǎn)業(yè)的大型煤炭企業(yè)集團(tuán)。由于受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和舊的手工賬下的會(huì)計(jì)檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理逐步地與財(cái)務(wù)管理信息化的要求不相適應(yīng)。會(huì)計(jì)信息化發(fā)展提高了會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)資金管理的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步規(guī)范了操作流程，提升了財(cái)務(wù)人員的工作效率，降低了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來(lái)，更好地參與到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理決策中來(lái)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作既是當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的客觀需要，也是時(shí)展的必然訴求。管好用好會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)每一個(gè)財(cái)務(wù)工作者的重要責(zé)任，也是會(huì)計(jì)工作向高水平方向發(fā)展的重要前提。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度不夠。不少企業(yè)重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視會(huì)計(jì)檔案管理工作，未設(shè)置專職的會(huì)計(jì)檔案管理員，在制度設(shè)計(jì)上缺少檔案保管項(xiàng)目，監(jiān)督管理缺乏。這種作法導(dǎo)致會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業(yè)的管理水平的提升。會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿多年來(lái)只歸檔不鑒定，更不銷毀，認(rèn)為地將會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導(dǎo)致新的憑證檔案不能順利歸檔，會(huì)計(jì)部門(mén)暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現(xiàn)象，這甚至影響到后續(xù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，從而影響了財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和效果。
2.會(huì)計(jì)檔案制度缺乏具體操作規(guī)程，責(zé)任不明確。目前國(guó)家會(huì)計(jì)培訓(xùn)教材往往偏重于規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作，屬于會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，主要是規(guī)范了保存年限等內(nèi)容，對(duì)于具體的裝訂等方面沒(méi)有做具體要求。具體檔案保管操作規(guī)范需要企業(yè)在本企業(yè)會(huì)計(jì)制度中自行規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息的載體，對(duì)于檔案要求不明確，會(huì)計(jì)人員執(zhí)行主觀性偏大造成會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到管理要求。對(duì)于合同類會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部門(mén)往往錯(cuò)誤認(rèn)為合同屬于煤礦企業(yè)管理科管理，自己就無(wú)須整理了，這樣不僅導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案不全，還造成了財(cái)務(wù)付款缺乏依據(jù)，不能按照合同進(jìn)度進(jìn)行付款，甚至出現(xiàn)超付，給企業(yè)帶來(lái)了一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
3.會(huì)計(jì)檔案整理工作不夠規(guī)范，未能實(shí)行分類別管理。往往在整理歸檔時(shí)側(cè)重于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料并沒(méi)有進(jìn)行整理，如財(cái)務(wù)決算批復(fù)、審計(jì)意見(jiàn)等資料未能及時(shí)附到憑證后面。部分煤礦財(cái)務(wù)由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨(dú)裝訂。對(duì)于資料的輕重緩急區(qū)分不夠，遺漏重要會(huì)計(jì)文件的存檔工作，給未來(lái)查閱帶來(lái)了不必要的麻煩。會(huì)計(jì)檔案在銷毀時(shí)未能及時(shí)將土地使用權(quán)等涉及資產(chǎn)購(gòu)置的憑證、未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證及時(shí)抽出，導(dǎo)致對(duì)未來(lái)會(huì)計(jì)期間會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生重大影響。
4.會(huì)計(jì)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)。從業(yè)人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的基本操作規(guī)程、財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)不清楚。有的單位甚至存在財(cái)務(wù)人員利用會(huì)計(jì)檔案管理的職權(quán)違反會(huì)計(jì)法規(guī)，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個(gè)人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標(biāo)，在沒(méi)有實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的情況下違反國(guó)家稅收征管和發(fā)票管理規(guī)定，為他人虛開(kāi)、為自己虛開(kāi)、讓他人為自己虛開(kāi)、介紹他人虛開(kāi)增值稅專用發(fā)票，玩企業(yè)的考核辦法于股掌之間，欺騙上級(jí)監(jiān)管部門(mén)。有的則為了完成項(xiàng)目部經(jīng)營(yíng)指標(biāo)而人為調(diào)劑原煤與項(xiàng)目部利潤(rùn)。建假賬、建賬外賬、虛列成本設(shè)置“小金庫(kù)”行為造成會(huì)計(jì)核算工作的很不規(guī)范，會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了企業(yè)集團(tuán)的戰(zhàn)略決策。
5.財(cái)務(wù)檔案管理重書(shū)面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計(jì)算機(jī)普及和網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐步地考慮到將紙質(zhì)文檔以電子文本的形式保存下來(lái)，但是由于保存措施不當(dāng)，未能進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。由于沒(méi)有及時(shí)辦理借閱手續(xù)，導(dǎo)致不知所蹤難以找回。由于網(wǎng)絡(luò)傳播的普遍性和及時(shí)性，不經(jīng)意間透露的企業(yè)的某些會(huì)計(jì)檔案信息有可能會(huì)被人利用，泄露企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，給企業(yè)造成不必要的損失，加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)安全性成為當(dāng)務(wù)之急。
二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。我國(guó)會(huì)計(jì)法律體系的基本法《會(huì)計(jì)法》第二十三條規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定?！眴挝回?fù)責(zé)人負(fù)有依法辦理本單位會(huì)計(jì)工作移交和保管會(huì)計(jì)檔案資料的責(zé)任。單位負(fù)責(zé)人作為會(huì)計(jì)工作的主要責(zé)任人，要進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的理念，從維護(hù)企業(yè)真實(shí)面貌的高度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，及時(shí)解決會(huì)計(jì)檔案管理工作中的實(shí)際困難和問(wèn)題。本單位的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要把會(huì)計(jì)檔案工作列入本部門(mén)年度崗位目標(biāo)責(zé)任制考核，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案工作人員職責(zé)，有效地開(kāi)展工作，為會(huì)計(jì)檔案工作創(chuàng)造有利條件，確保會(huì)計(jì)檔案完整有效。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理知識(shí)的考核培訓(xùn)，提高管理人員的知識(shí)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。作為會(huì)計(jì)檔案整理的直接責(zé)任人，專職（或兼管）會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的認(rèn)知和熟練度，直接決定了會(huì)計(jì)檔案工作質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，會(huì)計(jì)檔案管理人員除了具有較強(qiáng)的專業(yè)技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養(yǎng)知識(shí)技能全面的會(huì)計(jì)檔案管理人員是做好新形勢(shì)下財(cái)務(wù)管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關(guān)心愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會(huì)計(jì)人員參加檔案部門(mén)舉辦的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮好會(huì)計(jì)檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，不斷提高企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)檔案管理水平。
3.建立健全本單位會(huì)計(jì)檔案工作機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)。為落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任制，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作，做到管理到位、責(zé)任到人，各單位要建立健全會(huì)計(jì)檔案室，明確財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和專（兼）職會(huì)計(jì)檔案員，會(huì)計(jì)檔案管理員要保持相對(duì)穩(wěn)定，若要更換則要做好交接手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案室主要履行以下職責(zé)：貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案法律法規(guī)，建立健全會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)章制度；對(duì)本部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；統(tǒng)一保管財(cái)務(wù)部門(mén)的各種會(huì)計(jì)檔案，并按規(guī)定向本單位檔案室移交；負(fù)責(zé)所保管會(huì)計(jì)檔案的提供和利用；協(xié)助稅務(wù)、財(cái)政機(jī)關(guān)查閱會(huì)計(jì)檔案；完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。建立健全會(huì)計(jì)檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開(kāi)發(fā)利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責(zé)任制等制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。因管理不善或給檔案造成嚴(yán)重?fù)p失的，依法追究有關(guān)負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人的責(zé)任。財(cái)務(wù)工作實(shí)行定期輪崗制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員也不例外，通過(guò)檔案管理工作定期輪崗有利于提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平。
4.會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況以及事務(wù)特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)檔案分類進(jìn)行管理以提高會(huì)計(jì)檔案利用率。會(huì)計(jì)檔案可以按照來(lái)源不同分為內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案和外部會(huì)計(jì)檔案。外部會(huì)計(jì)檔案是按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定要定期移送到檔案管理部門(mén)的資料，如年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，而內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)部門(mén)自行保存的會(huì)計(jì)檔案，如預(yù)算管理類報(bào)告、工程管理類、稅政管理類、資產(chǎn)資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時(shí)要根據(jù)檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性加以篩選保存，制定統(tǒng)一格式，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于查詢利用。
5.建立健全會(huì)計(jì)檔案安全機(jī)制，維護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密。安全是會(huì)計(jì)檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長(zhǎng)鳴。信息技術(shù)的發(fā)展給我們的工作帶來(lái)巨大的變化，電子文檔在信息存儲(chǔ)上相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔具有空間小而容量大的特點(diǎn)。這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但并不意味著紙質(zhì)檔案不重要。我們要在保留一份紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，保留一份電子檔案，實(shí)現(xiàn)雙備份，雙保險(xiǎn)。在保存上對(duì)電子信息要定期刻制光盤(pán)加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應(yīng)急方案，確保檔案絕對(duì)安全。在信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)信息作為一種資源在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中的地位越來(lái)越顯得重要，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業(yè)設(shè)置了財(cái)務(wù)信息專網(wǎng)，要設(shè)置權(quán)限限制非本企業(yè)財(cái)務(wù)人員登錄訪問(wèn)，及時(shí)修改登錄密碼，防止財(cái)務(wù)信息泄露。對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)以外人員要求提供財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)信息要建立健全責(zé)任追究制度，未經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)不得對(duì)外提供企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，否則要承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還要加以辭退。
6.深化ERP系統(tǒng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)記賬憑證與原始憑證電子檔案聯(lián)查功能。會(huì)計(jì)核算軟件中不能僅僅是賬務(wù)處理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)深化會(huì)計(jì)檔案功能的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)記賬憑證與相關(guān)原始憑證和支持文件的聯(lián)查功能。目前個(gè)別國(guó)產(chǎn)軟件如用友的NC系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了該功能，即在編制憑證分錄的同時(shí)，能夠在對(duì)應(yīng)的憑證分錄上實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對(duì)于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費(fèi)。因此應(yīng)當(dāng)在滿足電子查閱功能的同時(shí)，最大限度提升系統(tǒng)空間的使用效率，加強(qiáng)憑證附件上傳的監(jiān)督管理工作，防止無(wú)效文件上傳，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。
總之，會(huì)計(jì)檔案工作應(yīng)當(dāng)要緊密聯(lián)系會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的時(shí)代要求，在遵守現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上積極采取有效措施，探索創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式，促進(jìn)煤炭企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作更上一個(gè)新臺(tái)階。
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