時(shí)間：2022-03-15 18:10:10
導(dǎo)語(yǔ)：在紙質(zhì)檔案論文的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[論文提要]探討知識(shí)管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀(jì)的人類(lèi)社會(huì)正在全面朝著知識(shí)時(shí)代邁進(jìn)，知識(shí)作為一種具有無(wú)限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識(shí)的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識(shí)，并且得到了社會(huì)的廣泛認(rèn)同。處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)管理的浪潮中，檔案工作者必須對(duì)知識(shí)管理理論有清晰、明確的認(rèn)識(shí)，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。這個(gè)世界是一個(gè)非線性的、動(dòng)態(tài)性的、過(guò)程性的、互補(bǔ)性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們?cè)谶@樣的背景中無(wú)法被動(dòng)的接受，只能是在“激活”這些“背景知識(shí)”的過(guò)程中，形成自己的新見(jiàn)解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識(shí)管理的需要，必須率先實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動(dòng)態(tài)知識(shí)元的過(guò)渡，即實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)化。
1、知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇
“知識(shí)管理”原是基于企業(yè)對(duì)知識(shí)創(chuàng)新需要而發(fā)展起來(lái)的一種管理活動(dòng)或者說(shuō)是管理體制。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來(lái)越高，在以提高競(jìng)爭(zhēng)力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類(lèi)“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運(yùn)用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運(yùn)而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識(shí)資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動(dòng)受到時(shí)空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運(yùn)作方式，落后的管理形式，相對(duì)呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開(kāi)發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開(kāi)放式的知識(shí)型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過(guò)程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對(duì)科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類(lèi)智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對(duì)的主要是對(duì)文檔這種顯在知識(shí)的管理。
2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對(duì)象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來(lái)指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來(lái)越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門(mén)有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門(mén)的趨勢(shì)。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒(méi)有被充分開(kāi)發(fā)?，F(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析
檔案信息管理工作從總體上來(lái)說(shuō)偏重于“內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)利用則專門(mén)指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無(wú)疑也針對(duì)這一方面，即以信息內(nèi)容的開(kāi)發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。
知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。
檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對(duì)組織的經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開(kāi)發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅是開(kāi)發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無(wú)疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營(yíng)銷(xiāo)體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來(lái)檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。
2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過(guò)去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。
3、知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
知識(shí)管理對(duì)檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，缺乏對(duì)檔案信息資源的深入開(kāi)發(fā)，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識(shí)管理水平的提高。
四、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)
提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門(mén)與其他部門(mén)和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過(guò)建設(shè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實(shí)現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享的目的。對(duì)于外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)和用戶、市場(chǎng)的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬(wàn)維網(wǎng)的用戶則可以通過(guò)檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁(yè)或者鏈接的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)。
五、知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
文書(shū)檔案工作又有高度的政治性，又是一項(xiàng)由許多具體環(huán)節(jié)組成的事務(wù)性的工作。文檔、檔案工作的性質(zhì)決定了從事這項(xiàng)工作的人，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和崇高的責(zé)任感。首先，要理解文書(shū)、檔案工作的重要性，熱愛(ài)自己所從事的文書(shū)、檔案工作。其次，對(duì)文書(shū)、檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用要有正確的認(rèn)識(shí)，這樣才能勤勤懇懇、默默無(wú)聞地做無(wú)名英雄。文書(shū)、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)，為基層服務(wù)的。這種服務(wù)體現(xiàn)在每一件公文的辦理中，具體說(shuō)，黨政機(jī)關(guān)為了貫徹黨和國(guó)家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發(fā)送出機(jī)關(guān)，都離不開(kāi)文書(shū)、檔案工作。上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的指示、命令，下級(jí)反映情況、匯報(bào)工作的公文，也都要經(jīng)文書(shū)、檔案工作人員的手來(lái)具體辦理?？梢哉f(shuō)，黨和國(guó)家的各頂事業(yè)的成就，中間都包含著文書(shū)檔案工作人員的一份辛勤勞動(dòng)。文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)感到光榮和自豪，并以高度的事業(yè)心和責(zé)任感做好文書(shū)、檔案工作。
二、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
文書(shū)檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國(guó)家以及單位政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機(jī)密科研成果。如果我們不嚴(yán)加防范，失去警惕，就有可能使黨和國(guó)家在政治上、經(jīng)濟(jì)上遭到不可彌補(bǔ)的重大損失。文書(shū)檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機(jī)密，因此，文書(shū)檔案工作人員不僅要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，而且應(yīng)該具有高度自覺(jué)的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說(shuō)的，絕對(duì)不說(shuō)，守口如瓶，不該看的，絕對(duì)不看;不該記錄的，絕對(duì)不記錄。不在私人通信上或公共場(chǎng)所、家屬子女面前談?wù)摍C(jī)密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀(jì)律，同時(shí)也要嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書(shū)檔案工作人員是機(jī)關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機(jī)會(huì)比較多，了解的機(jī)密也比較多，因此，他們?cè)跒闄C(jī)關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時(shí)，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機(jī)會(huì)和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書(shū)檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清正廉潔，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國(guó)家秘密。
三、精明干練、主動(dòng)負(fù)責(zé)
文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時(shí)還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書(shū)檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書(shū)、檔案工作人員要有勤奮工作，主動(dòng)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書(shū)檔案工作人員同時(shí)兼任秘書(shū)工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動(dòng)的負(fù)責(zé)精神。
四、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)
埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書(shū)、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準(zhǔn)則。文書(shū)檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻(xiàn)的精神。文書(shū)、檔案工作又是十分細(xì)致的工作，有許多相當(dāng)細(xì)小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯(cuò)，只有具備嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的工作精神，才能做到周到、圓滿。
五、謙虛謹(jǐn)慎
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作是給人印象比較神秘的工種之一，因?yàn)楹芏鄼n案都具有機(jī)密或者保密的性質(zhì)，所以大家關(guān)注的焦點(diǎn)是如何實(shí)現(xiàn)檔案的良好保存，而不是如何利用。改革開(kāi)放之后，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立，這種守舊的思想意識(shí)已經(jīng)不能很好的繼續(xù)檔案管理工作。而高校更是一個(gè)新銳思想的聚集地，對(duì)于改革的理念貫徹也更加深入，這種守舊的檔案管理模式已經(jīng)與高校發(fā)展相脫節(jié)。因此，主動(dòng)的更新傳統(tǒng)觀念，建立起現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)非常有必要。檔案管理工作應(yīng)該與學(xué)校的發(fā)展相結(jié)合，并將學(xué)校發(fā)展置于中心地位，緊緊圍繞這一中心展開(kāi)相應(yīng)的工作，為高職院校的師生提供完善的檔案服務(wù)。
二、加大檔案管理工作的改革力度，提升服務(wù)質(zhì)量和水平
（一）加強(qiáng)檔案管理的制度化
、規(guī)范化建設(shè)實(shí)施由檔案館(室)集中統(tǒng)一管理，學(xué)校各個(gè)管理職能部門(mén)專人負(fù)責(zé)的檔案兩級(jí)管理體制，從源頭加強(qiáng)檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案管理工作采取人員崗位責(zé)任制和嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲制度。
（二）創(chuàng)新檔案管理模式
利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)舊有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升管理水平，最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率。
（三）引入市場(chǎng)化管理機(jī)制
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，任何事物的存在和發(fā)展都要看其是否符合市場(chǎng)的需要，只有以市場(chǎng)為導(dǎo)向，才能獲得最大的發(fā)展動(dòng)力。檔案管理工作也應(yīng)該考慮廣大師生的實(shí)際需求，更具其需要構(gòu)建自己的服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)一定的收費(fèi)既可以擴(kuò)大部門(mén)收入來(lái)源，又能夠提升軟硬件水平進(jìn)而為廣大師生提供更好的服務(wù)，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)服務(wù)管理機(jī)制的建立，不斷獲得反饋意見(jiàn)，及時(shí)的整改，提升部門(mén)工作服務(wù)質(zhì)量。
三、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的專業(yè)技能和素質(zhì)
在信息化的快速發(fā)展格局下，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，工作人員要緊緊契合這一時(shí)展機(jī)遇，積極的掌握新技術(shù)，培養(yǎng)新技能，接受新思想，加強(qiáng)自己的專業(yè)能力建設(shè)，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)提高檔案管理工作的水平。首先，要確立人才意識(shí)?，F(xiàn)代社會(huì)對(duì)人才的重視程度不斷增加“，以人為本”的理念正在逐步確立，從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，人才對(duì)于工作的持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展具有重要的推動(dòng)作用。人才并不是憑空產(chǎn)生的，需要自我的不斷努力和大量的工作經(jīng)驗(yàn)累積才能造就?；诖?，高職院校應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的工作人員提供定期培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并鼓勵(lì)他們加強(qiáng)自己的繼續(xù)教育，提升其知識(shí)能力，加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的理解和掌握能力，從而建立起一支專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)，技能素質(zhì)過(guò)硬，責(zé)任感強(qiáng)的人才隊(duì)伍。其次，要嘗試建立人才的競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)從業(yè)人員不斷積極進(jìn)取。優(yōu)秀的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的引入，可以極大的激發(fā)人迸發(fā)自己的工作熱情，對(duì)于個(gè)人的提升和整體工作水平的提高都具有很大的促進(jìn)作用。國(guó)內(nèi)外已經(jīng)有無(wú)數(shù)的企事業(yè)單位在這方面取得了成功，本文認(rèn)為，高職院校的檔案管理工作也應(yīng)該引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，讓更多的人在工作中感受到壓力的存在，也感受到美好前景的存在，有助于改變當(dāng)前多數(shù)高職院校檔案管理中改變沉悶守舊的工作作風(fēng)。另外，可以嘗試建立動(dòng)態(tài)化的用人機(jī)制，實(shí)行優(yōu)秀人才走進(jìn)來(lái)，無(wú)能低素質(zhì)之人請(qǐng)出去的辦法，保障檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)質(zhì)性。再次，引導(dǎo)檔案管理工作人員及時(shí)的了解國(guó)內(nèi)外先進(jìn)行業(yè)動(dòng)態(tài)，多與其他兄弟單位進(jìn)行交流與合作，既能引進(jìn)來(lái)，又能走出去，實(shí)現(xiàn)良好的交流互動(dòng)，有助于培養(yǎng)對(duì)新技術(shù)、新信息的了解和掌握。檔案管理人員也要及時(shí)的適應(yīng)新要求所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，通過(guò)新理論、新技能的學(xué)習(xí)實(shí)現(xiàn)自己全面素質(zhì)的提高。
四、結(jié)語(yǔ)
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過(guò)程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性”①。
應(yīng)該說(shuō)，這一認(rèn)識(shí)是正確的。然而查啟森同志卻對(duì)這一傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說(shuō)就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因?yàn)椴皇窃加涗?，就不能算是檔案了。而事實(shí)上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書(shū)手稿，即文物和圖書(shū)手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性。”②
筆者認(rèn)為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機(jī)械地理解原始記錄性。對(duì)形成文件的機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機(jī)關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個(gè)完整的有機(jī)整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無(wú)疑的。其二，不可否認(rèn)，圖書(shū)手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書(shū)手稿也是印刷圖書(shū)的依據(jù)，但圖書(shū)產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過(guò)程中遺留下來(lái)的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者說(shuō)它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。”③當(dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實(shí)物即可作為實(shí)物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”?？梢?jiàn)，同樣是原始記錄，并不影響我們對(duì)檔案與圖書(shū)、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。
也許有人會(huì)說(shuō)，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機(jī)統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實(shí)，這是對(duì)文件與檔案關(guān)系所作的錯(cuò)誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說(shuō)，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說(shuō)的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個(gè)名稱，也就說(shuō)明了這一點(diǎn)。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對(duì)原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認(rèn)為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒(méi)有這一程序，也就沒(méi)有檔案?！豹擢ミ@一認(rèn)識(shí)似乎是正確的，因?yàn)闄n案保管機(jī)構(gòu)保存下來(lái)的檔案一般是經(jīng)過(guò)歸檔這一程序的。但問(wèn)題在于，歸檔并不是檔案保管機(jī)構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔，相對(duì)于檔案保管機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)就是檔案的接收。檔案保管機(jī)構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會(huì)征集和搜集檔案這一補(bǔ)充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無(wú)異于否定了檔案保管機(jī)構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對(duì)此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實(shí)際情況是，無(wú)論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案?！豹嘁蚨鴮⒖陀^記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會(huì)所接受，檔案是一種信息的認(rèn)識(shí)也被檔案界所認(rèn)同，于是劉建平同志便認(rèn)為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。
當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無(wú)疑是信息。但是，圖書(shū)、情報(bào)所記錄的內(nèi)容也是信息?？梢?jiàn)，信息性是檔案、圖書(shū)、情報(bào)的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因?yàn)椤皺n案學(xué)界一般都認(rèn)為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒(méi)有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認(rèn)為檔案具有信息性或說(shuō)檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說(shuō)是毫無(wú)意義的?！雹溪?/p>
應(yīng)該說(shuō)，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴(kuò)充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴(kuò)散性、可分享性外，還具有自己的特點(diǎn)：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因?yàn)樾畔⒖煞譃樯鐣?huì)信息和自然信息，從記錄方式來(lái)看，社會(huì)信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會(huì)信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會(huì)信息，而圖書(shū)、情報(bào)則屬于派生的社會(huì)信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。
四、非現(xiàn)行性
傅榮校同志認(rèn)為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實(shí)踐活動(dòng)的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果?！雹歇?/p>
很顯然，這一認(rèn)識(shí)是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚(yáng)和非現(xiàn)行文件三種。由于我國(guó)不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點(diǎn)持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認(rèn)為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性?！雹血?/p>
筆者認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認(rèn)識(shí)是不符合我國(guó)的實(shí)際的。因?yàn)閲?guó)外的現(xiàn)行文件是指“一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點(diǎn)的文件?！雹曳乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件。”⒂而我國(guó)一般認(rèn)為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件?？梢?jiàn)，我國(guó)的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認(rèn)識(shí)的。在我國(guó)，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機(jī)關(guān)單位的檔案保管機(jī)構(gòu)移交。我國(guó)的檔案概念是具有我國(guó)自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國(guó)與西方國(guó)家對(duì)檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來(lái)解釋我國(guó)的檔案概念顯然是不妥的?！雹怨P者認(rèn)為，由此而認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬
性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對(duì)檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁(yè)。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書(shū)情報(bào)知識(shí)》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁(yè)。
⑤韓玉梅主編《外國(guó)現(xiàn)代檔案管理教程》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁(yè)。
⑥劉智勇《我國(guó)現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問(wèn)題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮?！段募芷诶碚撗芯?之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
1臨汾市水利局檔案管理現(xiàn)狀
臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來(lái)，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進(jìn)工作條件，提高管理水平，被評(píng)定為山西省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理一級(jí)單位。在加快法治水利建設(shè)中推進(jìn)執(zhí)法檔案管理。推進(jìn)法治水利建設(shè)，探索出“一覆蓋，兩推進(jìn)，三加強(qiáng)”工作經(jīng)驗(yàn)，被臨汾市委在全市推廣。實(shí)施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內(nèi)的200多萬(wàn)字的《法律法規(guī)選編》，在全市第一家實(shí)現(xiàn)了法規(guī)制度的全覆蓋；強(qiáng)化執(zhí)法基礎(chǔ)能力建設(shè)，增購(gòu)配備了檔案柜、錄像機(jī)等執(zhí)法辦公、記錄設(shè)備；初步建立起水利法治的領(lǐng)導(dǎo)、工作管理體系。這些努力，為水政執(zhí)法檔案管理，奠定了良好的基礎(chǔ)，改進(jìn)了執(zhí)法檔案管理工作環(huán)境。又啟動(dòng)了推行執(zhí)法三項(xiàng)制度工作，將為全面推進(jìn)執(zhí)法檔案管理創(chuàng)造了新的契機(jī)。面對(duì)新形勢(shì)新要求，臨汾水政執(zhí)法檔案管理目前還存在許多不足和問(wèn)題。一方面，執(zhí)法檔案制度不完善，管理不規(guī)范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執(zhí)法工作的掣肘，如執(zhí)法文書(shū)格式不統(tǒng)一，記錄不及時(shí)、不全面，歸檔不及時(shí)，執(zhí)法體制不順，執(zhí)法分散，市縣執(zhí)法專職編制偏少，過(guò)度分散執(zhí)法等。
2加強(qiáng)水利法治檔案管理的對(duì)策
2.1加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)、管理體系和隊(duì)伍建設(shè)。黨的領(lǐng)導(dǎo)是執(zhí)法檔案管理的根本保障，機(jī)構(gòu)組織是基礎(chǔ)平臺(tái)，隊(duì)伍是關(guān)鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執(zhí)法隊(duì)伍中設(shè)立適度比例的專職執(zhí)法檔案管理崗位，同時(shí)要加大力度，加強(qiáng)法治和執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面大幅度提高執(zhí)法檔案隊(duì)伍素質(zhì)。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實(shí)施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規(guī)，完善市級(jí)水利執(zhí)法檔案管理制度，把執(zhí)法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規(guī)的普法納入《水利普法規(guī)劃》及《“誰(shuí)執(zhí)法誰(shuí)普法”普法責(zé)任制》中，全面推進(jìn)檔案管理普法全覆蓋，進(jìn)一步增強(qiáng)依法治檔意識(shí)，為推進(jìn)法治檔案筑起強(qiáng)有力的文化支撐。加大制度執(zhí)行力，提高依法治檔水平。把執(zhí)法檔案管理納入法治建設(shè)績(jī)效考核內(nèi)容，加大力度推進(jìn)執(zhí)法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發(fā)展軌道。2.3改進(jìn)和創(chuàng)新管理方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一管理。按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)執(zhí)法檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，達(dá)到五個(gè)統(tǒng)一，即“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)和集中統(tǒng)一保管”。積極推進(jìn)執(zhí)法“文檔一體化”管理。把執(zhí)法文書(shū)工作和檔案工作有效地結(jié)合起來(lái)，有效實(shí)現(xiàn)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)高效率和檔案管理高質(zhì)量，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務(wù)。深化和提升執(zhí)法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效手段，對(duì)于提高檔案利用率，提高檔案信息的時(shí)效性，拓寬服務(wù)范圍都有不可替代的作用。結(jié)合文檔一體化，積極推行執(zhí)法文書(shū)和執(zhí)法卷宗電子化。建立執(zhí)法檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)互聯(lián)互通和資源共享，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，結(jié)合辦公自動(dòng)化和執(zhí)法辦案系統(tǒng)建設(shè)，探索推行即時(shí)上傳全過(guò)程音像記錄的云存儲(chǔ)模式，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法全過(guò)程同步網(wǎng)絡(luò)管理，提高行政執(zhí)法記錄和檔案管理的信息化水平。
3加快推行執(zhí)法“三項(xiàng)制度”，促進(jìn)執(zhí)法檔案管理
目前各地積極推行的“行政執(zhí)法公示、全過(guò)程記錄、重大執(zhí)法決定法制審核”三項(xiàng)制度，要求對(duì)執(zhí)法“六大行為”和全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化記錄和歸檔，實(shí)行全過(guò)程留痕和可回溯管理，使執(zhí)法的開(kāi)放度、社會(huì)化程度陡增，監(jiān)督空前強(qiáng)化。將使執(zhí)法資料信息井噴式增加，為執(zhí)法檔案管理開(kāi)辟更廣闊的空間，提供更好的環(huán)境。抓住機(jī)遇，認(rèn)真推行執(zhí)法三項(xiàng)制度，必定會(huì)把執(zhí)法檔案管理推上一個(gè)更高的臺(tái)階。行政執(zhí)法案卷，是在執(zhí)法活動(dòng)中形成，并經(jīng)依法歸檔的案卷檔案。對(duì)行政執(zhí)法案卷進(jìn)行評(píng)查、檢查、評(píng)議和監(jiān)督，是提高執(zhí)法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認(rèn)真開(kāi)展執(zhí)法案卷評(píng)查，能不斷地從執(zhí)法案卷中發(fā)現(xiàn)執(zhí)法和檔案工作存在的問(wèn)題，既提升了執(zhí)法案卷的規(guī)范化管理，也促進(jìn)了執(zhí)法整體工作的管理水平。
4搞好執(zhí)法檔案的開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)檔案管理
案件材料實(shí)行檔案管理人員（書(shū)記員可以兼任）立卷制度，做到誰(shuí)承辦，誰(shuí)立卷，案結(jié)卷成。案件承辦人員在結(jié)案后15天內(nèi)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查案件的全部材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)文件材料不齊備應(yīng)當(dāng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救，并去掉與該案無(wú)關(guān)的材料，再行排列整理。歸檔的專利行政執(zhí)法文件材料，一般只保存一份（有領(lǐng)導(dǎo)批示的除外），重份的材料應(yīng)當(dāng)剔除。多余的調(diào)解書(shū)、處理決定書(shū)、撤銷(xiāo)案件通知書(shū)，為備日后查考，可以保留3份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
2專利執(zhí)法案件的立卷整理
執(zhí)法文書(shū)應(yīng)當(dāng)使用A4紙，雙面打印，縱向使用。執(zhí)法文書(shū)應(yīng)當(dāng)加蓋管理專利工作的部門(mén)騎縫章。對(duì)專利執(zhí)法案件材料的歸納立卷整理。專利執(zhí)法案件的立卷原則是真實(shí)原則，即收集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是執(zhí)法過(guò)程中產(chǎn)生的原始文件，獨(dú)立原則，即每一個(gè)案件應(yīng)當(dāng)建立一份獨(dú)立的案卷。專利行政執(zhí)法案件立卷的形式是對(duì)收集的的執(zhí)法案件材料必須完整，準(zhǔn)確，保證相互關(guān)聯(lián)，全面客觀地反映專利行政執(zhí)法工作的全過(guò)程。專利執(zhí)法案件材料必須用A4規(guī)格紙張，或折疊為A4規(guī)格大小。專利行政執(zhí)法案件的案卷包括：案卷夾、卷宗封面、卷內(nèi)目錄、案卷夾內(nèi)的各種文件。
3專利執(zhí)法案卷的移交案件
自立案之日起6個(gè)月內(nèi)由案件承辦人員向案件檔案管理員移交。專利行政執(zhí)法的文件材料，按年度、一案一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷，每個(gè)案件從立案到結(jié)案所形成的法律文書(shū)、公文、函電等一律使用立案時(shí)編定的案號(hào)。案件移交前，案件檔案管理人員應(yīng)當(dāng)逐卷清點(diǎn)，檢查案卷質(zhì)量，對(duì)不符合規(guī)定要求的案卷應(yīng)當(dāng)及時(shí)地采取措施予以補(bǔ)救。案件檔案管理人員確認(rèn)移交案卷符合要求后，交接雙方要在案卷移交清單上簽字。
4專利執(zhí)法案件的檔案管理
4.1專利執(zhí)法案件的報(bào)送管理專利
工作的部門(mén)要建立及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效的專利執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)報(bào)送制度，明確責(zé)任人和聯(lián)系人，責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)執(zhí)法數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，聯(lián)系人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)報(bào)送工作，由報(bào)送單位負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)送的案件數(shù)據(jù)的質(zhì)量負(fù)責(zé)。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局對(duì)專利執(zhí)法數(shù)據(jù)報(bào)送情況按年度進(jìn)行檢查，有關(guān)報(bào)送和工作情況，做為評(píng)價(jià)地方管理專利工作的部門(mén)工作成績(jī)的重要指標(biāo)之一。管理專利工作的部門(mén)在報(bào)送專利糾紛調(diào)處案件或假冒專利案件查處時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送相應(yīng)的立案表或結(jié)案表。對(duì)重大專利案件報(bào)送管理時(shí)，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)報(bào)送調(diào)解書(shū)、處理決定書(shū)、行政處罰書(shū)、案件涉及的主要書(shū)面證據(jù)等有關(guān)材料（復(fù)印件）。市級(jí)管理專利工作的部門(mén)在每月15日前將上月本單位專利執(zhí)法案件報(bào)至所屬的各省級(jí)管理專利工作的部門(mén)，省級(jí)管理專利工作部門(mén)在每月20日之前將上月本轄區(qū)內(nèi)的專利執(zhí)法數(shù)據(jù)整理上報(bào)至國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局，對(duì)重大專利案件報(bào)告的時(shí)間要求，按相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。執(zhí)法數(shù)據(jù)包括紙件和電子文檔各一份，紙件通過(guò)郵寄方式上報(bào)，電子文檔發(fā)送至國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局指定的電子郵箱。
4.2專利執(zhí)法案件的備案管理專利
執(zhí)法案件報(bào)告?zhèn)浒?，必須?jiān)持真實(shí)、全面、高效的原則。重大專利執(zhí)法案件應(yīng)當(dāng)自結(jié)案之日起1周內(nèi)，也可以在辦案過(guò)程中，由承辦案件的管理專利工作的部門(mén)報(bào)告國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局，承辦單位是市（地、州）級(jí)管理專利工作的部門(mén)的還應(yīng)當(dāng)同時(shí)向省級(jí)管理專利工作的部門(mén)報(bào)告。對(duì)關(guān)系到國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全與人身安全的特別重大的專利案件，辦案機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)在立案前或立案之日起1周內(nèi)向國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局報(bào)告，承辦單位是市（地、州）級(jí)管理專利工作的部門(mén)的還應(yīng)當(dāng)同時(shí)向省級(jí)管理專利工作的部門(mén)報(bào)告。重大專利執(zhí)法案件調(diào)處或查處后，當(dāng)事人不服，管理專利工作的部門(mén)決定，向當(dāng)?shù)胤ㄔ禾嵩A的，或管理專利工作的部門(mén)請(qǐng)求人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。管理專利工作的部門(mén)應(yīng)當(dāng)訴訟結(jié)束或執(zhí)行情況報(bào)告國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局負(fù)責(zé)具體的報(bào)告接收、備案及相應(yīng)的管理、協(xié)調(diào)工作。地方管理專利工作的部門(mén)可以查閱案件材料，了解備案情況。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局對(duì)報(bào)告?zhèn)浒傅闹卮髮＠讣牧蠈?shí)行規(guī)范管理，按年度進(jìn)行綜合分析，并通告地方管理專利工作的部門(mén)和國(guó)務(wù)院有關(guān)部門(mén)。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局對(duì)重大專利案件報(bào)告情況按年度進(jìn)行檢查，有關(guān)報(bào)案和工作情況，作為評(píng)價(jià)地方管理專利工作的部門(mén)工作成績(jī)的重要指標(biāo)之一。專利管理部門(mén)要按照轉(zhuǎn)換政府職能、強(qiáng)化事中事后監(jiān)管要求，加強(qiáng)對(duì)基層工作的指導(dǎo)檢查。將資源向執(zhí)法一線傾斜，配備必要的交通工具和執(zhí)法宣傳手冊(cè)。在市民中開(kāi)展侵權(quán)、假冒專利案件的宣傳教育并發(fā)放宣傳手冊(cè)，讓廣大市民深刻了解專利執(zhí)法案件的相關(guān)知識(shí)。更好的維護(hù)了市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)秩序、保護(hù)了消費(fèi)者的權(quán)益。專利管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立專利保護(hù)和維權(quán)援助制度，為專利權(quán)人提供及時(shí)、有效的求助渠道，并發(fā)揮行業(yè)協(xié)會(huì)、專利服務(wù)機(jī)構(gòu)的作用。指導(dǎo)專利維權(quán)機(jī)構(gòu)開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)。專利管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立專利信息公共服務(wù)平臺(tái)，建立支柱產(chǎn)業(yè)和重點(diǎn)技術(shù)領(lǐng)域的專利信息數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)專利信息的傳播、開(kāi)發(fā)和利用。專利管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)本地區(qū)重點(diǎn)行業(yè)、支柱產(chǎn)業(yè)和重點(diǎn)技術(shù)領(lǐng)域的國(guó)內(nèi)外專利狀況，建立專利預(yù)警通報(bào)制度，指導(dǎo)有關(guān)行政部門(mén)和行業(yè)協(xié)會(huì)、企業(yè)建立專利預(yù)警與應(yīng)急機(jī)制。發(fā)展改革、經(jīng)濟(jì)和信息化、科學(xué)技術(shù)等行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)將擁有專利的質(zhì)量和數(shù)量，作為財(cái)政資金支持和研究開(kāi)發(fā)、技術(shù)改造、高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)化等項(xiàng)目立項(xiàng)和審批的重要條件，作為工程研究中心、工程技術(shù)中心、企業(yè)技術(shù)中心、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、工程實(shí)驗(yàn)室等認(rèn)定和考核的指標(biāo)。
5總結(jié)
轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)服務(wù)
只有思想解放，觀念轉(zhuǎn)變，將“服務(wù)”作為立館的根本，放在最重要位置，不斷進(jìn)行服務(wù)領(lǐng)域拓展，改變服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，增加專業(yè)性，對(duì)接市場(chǎng)，城建檔案工作才可以不斷地做大做強(qiáng)。一是城建檔案工作需要為城市的規(guī)劃、建設(shè)以及管理主動(dòng)提供大量的依據(jù)、咨詢和決策信息。二是主動(dòng)介入圍繞城市進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)的業(yè)務(wù)，將館內(nèi)的藏聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化基礎(chǔ)管理工作，積極提供各種形式服務(wù)工作。三是將現(xiàn)存館藏的城建檔案聲像及信息等資料通過(guò)城各種陳列開(kāi)放活動(dòng)，積極宣傳城市的規(guī)劃建設(shè)和管理成就，為社會(huì)提供廣泛地利用服務(wù)。拓寬服務(wù)的范圍，并改變服務(wù)方式。一是充分整合檔案資源信息，建立城建檔案的信息管理系統(tǒng)，增加檔案利用效益及水平。二要深層次挖掘城建檔案所蘊(yùn)藏的各類(lèi)信息，開(kāi)展各類(lèi)信息數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)工作提供各類(lèi)基礎(chǔ)信息，三要是建立網(wǎng)站，加強(qiáng)城建檔案館和社會(huì)溝通的能力，使大眾能方便地獲知城建檔案工作的信息資源，把服務(wù)作為工作出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)展，這才是城建檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展之路。
加強(qiáng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)建設(shè)，提高城建檔案館的整體管理水平
要不斷增強(qiáng)館藏建設(shè)。檔案是一個(gè)檔案館的根本，所以進(jìn)一步增加館藏依舊是今后很長(zhǎng)一時(shí)間的工作重點(diǎn)，在重視各類(lèi)工程竣工時(shí)的檔案收集同時(shí)，也要進(jìn)一步地加大收集規(guī)劃編制和建設(shè)系統(tǒng)過(guò)程的檔案資料，例如市政設(shè)施、土地房產(chǎn)、人防、管線、防洪等各種重點(diǎn)防護(hù)工程的資料和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件所急需的檔案資料收集，而且要將這些保障性的措施和城建檔案工作的法制建設(shè)職能及其體系的建立進(jìn)行一并考慮，使其能夠統(tǒng)一規(guī)劃和解決。進(jìn)行城建檔案工作的人員要主動(dòng)積極地開(kāi)展工作，運(yùn)用各類(lèi)宣傳工作，使得有關(guān)單位積極將向我們進(jìn)行檔案報(bào)送。做好城建檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)工作，能充分應(yīng)用城建相關(guān)專業(yè)的學(xué)科知識(shí)。對(duì)城建檔案的工作者來(lái)說(shuō)必須要求其既要懂城建檔案的管理知識(shí)，也要有能力進(jìn)行實(shí)地操作，而且了解工程建設(shè)知識(shí)，是一種復(fù)合型交叉類(lèi)人才。這就需要我們的城建檔案管理部門(mén)及檔案管理的工作人員盡快地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求，不斷進(jìn)行知識(shí)更新，掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)和專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)方法。所以，在城建檔案的培訓(xùn)工作當(dāng)中，對(duì)城建檔案的業(yè)務(wù)人員需加大新知識(shí)理論應(yīng)用、新技術(shù)設(shè)備和新方法的培養(yǎng)以及城建檔案管理的信息化知識(shí)運(yùn)用建設(shè)培訓(xùn)。增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員對(duì)現(xiàn)代化知識(shí)技術(shù)的掌握運(yùn)用，不斷提高整體隊(duì)伍的知識(shí)水平及業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)人員的政治思想教育和職業(yè)道德素質(zhì)，樹(shù)立勤奮工作、無(wú)私奉獻(xiàn)、合作團(tuán)結(jié)、積極進(jìn)取的精神狀態(tài)風(fēng)貌。
推進(jìn)城建建設(shè)信息化，加大收集管理地下管線和重要工程
積極推進(jìn)城市建設(shè)的信息化管理，力爭(zhēng)將城建檔案館設(shè)置為城市的建設(shè)信息中心。城建檔案信息的資源管理是一個(gè)城市所有建設(shè)中最為集中、全面和豐富實(shí)用的信息寶庫(kù)，經(jīng)過(guò)一個(gè)很長(zhǎng)時(shí)間的積累和發(fā)展才可以形成一定規(guī)模。檔案館要充分發(fā)揮自身資源信息、技術(shù)人員優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展創(chuàng)造性工作。加強(qiáng)地下管線的檔案信息收集與管理，努力將城建檔案館建設(shè)成地下管線檔案信息管理中心。加強(qiáng)各種城市地下管線的檔案管理，作為城建檔案館重要內(nèi)容。加強(qiáng)兩個(gè)方面工作：一加強(qiáng)管線檔案管理機(jī)制建設(shè)，將各種管線的建設(shè)檔案信息都收集進(jìn)館；二加強(qiáng)管線的檔案信息管理，使管線檔案信息力爭(zhēng)得到最充足開(kāi)發(fā)利用。大力加強(qiáng)對(duì)城市建設(shè)中重要工程、重要數(shù)據(jù)的收集，將城建檔案館建設(shè)成為城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)備份中心。城建檔案部門(mén)應(yīng)做好三個(gè)方面的工作：一是做好重要工程檔案的收集管理，包括重點(diǎn)建筑、管線、人防、防洪、軍事等工程的檔案收集管理。在集中管理的前提下盡可能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，特別是對(duì)結(jié)構(gòu)、消防、能源供給、給排水及各種流向等內(nèi)容進(jìn)行高效數(shù)字化管理，確保緊急狀態(tài)下能夠及時(shí)提供使用；二是加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)安全保密規(guī)定，做好重點(diǎn)檔案?jìng)浞莅踩９芄ぷ鳎⒕o急情況下重要工程檔案的利用機(jī)制都和受損恢復(fù)機(jī)制；三是加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程檔案的研究分析，提高重要工程檔案研究利用能力和水平，培養(yǎng)相關(guān)高素質(zhì)專業(yè)人才，為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。
（一）管理動(dòng)機(jī)指標(biāo)的趨近
檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會(huì)綜合發(fā)展需求，其決定聯(lián)合知識(shí)管理核心價(jià)值進(jìn)行企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的完善，特定知識(shí)必將同步傳輸?shù)教囟ㄈ巳褐?，為了將?nèi)部決策調(diào)試到最佳狀態(tài)，檔案管理的落腳點(diǎn)識(shí)別工作將全面遵照知識(shí)細(xì)節(jié)銜接特征做好相關(guān)掌控。兩者日常學(xué)習(xí)生活中都會(huì)給予用戶知識(shí)服務(wù)，要知道文件與知識(shí)管理存在多方面交織跡象，只有經(jīng)過(guò)精細(xì)化篩選控制才可確保單位成員獲得有關(guān)信息。檔案管理可說(shuō)是高度停駐在知識(shí)服務(wù)頂點(diǎn)，在促進(jìn)共享能效上與科學(xué)教育機(jī)制廣泛交接，具體的差異效應(yīng)不過(guò)是廣度、深度的異質(zhì)結(jié)果。
（二）管理流程的趨同
我國(guó)檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)圍繞基礎(chǔ)資料接收、整合、科學(xué)鑒定、長(zhǎng)效保管與重編服務(wù)等流程進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，力爭(zhēng)發(fā)揮文件的集成管制特征。知識(shí)管理則主張將創(chuàng)新機(jī)理內(nèi)涵實(shí)施科學(xué)存儲(chǔ)與整理，對(duì)象歸屬方向上沒(méi)有精準(zhǔn)設(shè)定，強(qiáng)調(diào)集中化存儲(chǔ)，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開(kāi)拓廣泛引用價(jià)值，并且深度開(kāi)發(fā)中仍舊會(huì)產(chǎn)生新文件格式類(lèi)別，這無(wú)疑是開(kāi)啟后期創(chuàng)新知識(shí)延展力度的最佳手段。
（三）技術(shù)應(yīng)用形態(tài)一致
透過(guò)數(shù)字化文件格式與檔案流轉(zhuǎn)功能鑒別，有關(guān)計(jì)算機(jī)操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動(dòng)都不可從中脫離而獨(dú)自運(yùn)行。知識(shí)管理可說(shuō)是信息高度發(fā)展的核心產(chǎn)物類(lèi)別，其中網(wǎng)絡(luò)通訊活動(dòng)廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)整編、檢索媒介、門(mén)戶系統(tǒng)以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無(wú)論是檔案或是知識(shí)管理都是借助現(xiàn)代信息技術(shù)予以統(tǒng)一掌控操作的。
二、檔案、知識(shí)管理行為的差異效果解析
利用管理界面認(rèn)知，檔案管理活動(dòng)歸屬于專業(yè)技術(shù)項(xiàng)目行列；而知識(shí)管理則借助管理模式與創(chuàng)新價(jià)值理念進(jìn)行人民思想結(jié)構(gòu)完善，同時(shí)延展更高等級(jí)管理體系以及方法論渠道。實(shí)質(zhì)上檔案處置需要明確載體格式；知識(shí)管理明確將側(cè)重點(diǎn)向基礎(chǔ)信息角度偏移，其將檔案結(jié)構(gòu)顯性要點(diǎn)梳理，并向圖書(shū)館員工大腦內(nèi)部隱形架構(gòu)灌輸，確保日后多元材料規(guī)劃與日常服務(wù)的實(shí)效價(jià)值。綜合來(lái)講，檔案管理始終注重維護(hù)材料的真實(shí)性和可靠?jī)r(jià)值，力求穩(wěn)定程序、制度的規(guī)范化特征，希望各類(lèi)人員充分發(fā)揮創(chuàng)新思維效應(yīng)，促使政策良好定義結(jié)果；知識(shí)管理在管理體系上一向?qū)捤商幹?，希望發(fā)揮內(nèi)部情報(bào)傳播功效，力求服務(wù)大眾，督促其掌握更多實(shí)用情報(bào)，杜絕認(rèn)知混亂結(jié)果的滋生，偏偏這種不受約束特征會(huì)相應(yīng)造成對(duì)傳統(tǒng)組織格式輔助功效的忽視結(jié)果，這點(diǎn)應(yīng)當(dāng)引起現(xiàn)場(chǎng)規(guī)劃人員的強(qiáng)效關(guān)注。
三、檔案與知識(shí)管理銜接特征細(xì)節(jié)補(bǔ)充
（一）知識(shí)管理能夠有效拓寬檔案管理整體認(rèn)知功效
首先，知識(shí)管理能夠盡量延展檔案規(guī)范空間，過(guò)往企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案搜集、整編強(qiáng)調(diào)與情報(bào)文件的區(qū)分，經(jīng)常會(huì)對(duì)一些圖書(shū)資料排除職責(zé)界定范圍，基本與現(xiàn)實(shí)服務(wù)方向偏離，企業(yè)存在價(jià)值長(zhǎng)期受到質(zhì)疑，這對(duì)于其今后長(zhǎng)遠(yuǎn)綜合化發(fā)展勢(shì)必造成重大創(chuàng)傷。知識(shí)管理需要將各類(lèi)文件進(jìn)行多重載體形態(tài)的劃分，做好日常知識(shí)細(xì)節(jié)集成工作，力求借此開(kāi)創(chuàng)相對(duì)完善的資源架構(gòu)體系，其充分注重企業(yè)在不同生產(chǎn)流程下的共享、應(yīng)用的知識(shí)要素，希望企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造能效就此得到有機(jī)彰顯。長(zhǎng)期堅(jiān)持此類(lèi)策略，檔案管理也會(huì)順勢(shì)被自然納入到一個(gè)較為寬闊的領(lǐng)域之中，期間先進(jìn)組織戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)活動(dòng)充分融合，為企業(yè)秩序創(chuàng)新調(diào)整提供不少協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)。其次，知識(shí)管理進(jìn)一步提升檔案規(guī)劃工作的基礎(chǔ)價(jià)值地位。過(guò)往企業(yè)內(nèi)部檔案管理經(jīng)常忽視綜合利用價(jià)值的呈現(xiàn)特征，基本就是利用廣泛借閱、復(fù)印等落后手段實(shí)施淺層服務(wù)，這對(duì)于各類(lèi)用戶即時(shí)性補(bǔ)充需求難以深度滿足，致使企業(yè)各類(lèi)生產(chǎn)、管理活動(dòng)嚴(yán)重脫節(jié)，生產(chǎn)動(dòng)力自然飽受限制。由此，知識(shí)管理活動(dòng)開(kāi)始主動(dòng)開(kāi)辟先進(jìn)技術(shù)實(shí)用格局，根據(jù)智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識(shí)服務(wù)成果，爭(zhēng)取將企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力彰顯完全。這部分管理活動(dòng)可說(shuō)是有效強(qiáng)化了知識(shí)開(kāi)發(fā)潛質(zhì)，令文件管理人員全面理解知識(shí)規(guī)劃專家輔助意見(jiàn)，加快檔案開(kāi)發(fā)利用效率，日漸提升內(nèi)部統(tǒng)一管制能效與機(jī)構(gòu)存在地位。
（二）檔案管理進(jìn)一步為知識(shí)管理提供疏通機(jī)遇與適應(yīng)空間
第一，檔案管理可以將創(chuàng)新知識(shí)挖掘、交流工作進(jìn)一步協(xié)調(diào)。創(chuàng)新知識(shí)傳播主要借助語(yǔ)言、書(shū)面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡(jiǎn)潔特征，希望透過(guò)單一話題挖掘更多知識(shí)創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，但是由于內(nèi)部時(shí)間、空間限制效應(yīng)影響，信息知識(shí)傳播范圍不大，并且經(jīng)過(guò)多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應(yīng)；另外，語(yǔ)言交流過(guò)程中會(huì)同步滋生相對(duì)應(yīng)的書(shū)面記錄結(jié)果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書(shū)面交流由于程序規(guī)范力度加劇，涉及單一問(wèn)題的討論上難以即時(shí)開(kāi)展，并且會(huì)對(duì)員工創(chuàng)新思維產(chǎn)生一定的約束。但是，透過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)便可將一系列時(shí)間、空間限制效應(yīng)清除，有效遏制信息傳輸過(guò)程中的失真反應(yīng)。由此可見(jiàn)，電子文件已經(jīng)成為先進(jìn)知識(shí)傳輸、共享的必要媒介，相對(duì)地提升文件流轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)知識(shí)的高度傳播與交流能度。
第二，檔案管理可以進(jìn)一步穩(wěn)固創(chuàng)新知識(shí)的挖掘、理解程度。檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)秉承來(lái)源最高識(shí)別原則，過(guò)往定義標(biāo)準(zhǔn)為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術(shù)廣泛交織，這類(lèi)定義結(jié)果已經(jīng)朝向鮮活動(dòng)機(jī)指標(biāo)過(guò)渡轉(zhuǎn)移。其實(shí)就是強(qiáng)調(diào)文件需要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及明確銜接結(jié)構(gòu)予以調(diào)試，此類(lèi)信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價(jià)值。上述強(qiáng)調(diào)的背景知識(shí)原理可以有效促進(jìn)創(chuàng)新知識(shí)原理的銜接進(jìn)度，適當(dāng)方便工作人員盡快掌握知識(shí)應(yīng)用拓展依據(jù)。具體來(lái)講，文件管理工作者可以使知識(shí)管理者對(duì)信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。
第三，檔案管理可以為知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)做足補(bǔ)充貢獻(xiàn)。企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無(wú)形資產(chǎn)、知識(shí)資本。保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要保證，也是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文件、檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的過(guò)程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。
四、結(jié)語(yǔ)
1.1各種檢查、評(píng)估工作導(dǎo)致檔案整理工作困難重重。近年來(lái)隨著國(guó)家對(duì)中職學(xué)校教育重視程度的不斷提高，中職學(xué)校在不斷提高辦學(xué)規(guī)模的同時(shí)，面臨的各種評(píng)估與檢查工作也越來(lái)越多。這些繁多的檢查項(xiàng)目需要中職學(xué)校精心準(zhǔn)備相關(guān)的檔案材料，但是不同的檢查與評(píng)估工作根據(jù)評(píng)估內(nèi)容的不同要求中職學(xué)校準(zhǔn)備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學(xué)校每次在面對(duì)具體的評(píng)估檢查項(xiàng)目時(shí)需要對(duì)這些繁多的資料進(jìn)行重復(fù)的整理與分類(lèi)，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理工作停滯不前。
1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，其內(nèi)容繁瑣，尤其是在學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，這些材料的日益積累必然會(huì)導(dǎo)致一些檔案信息在查閱的時(shí)候非常的不方便，根據(jù)五家渠職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子版，這樣的結(jié)果是不僅影響學(xué)校檔案材料的保存，容易因?yàn)楣芾聿簧贫鴮?dǎo)致檔案材料出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象，同時(shí)也會(huì)增加學(xué)校的管理運(yùn)行負(fù)擔(dān)，眾所周知，檔案信息的紙質(zhì)化要求不僅要求學(xué)校建設(shè)相應(yīng)的檔案室，還要消耗學(xué)校大量的紙張等辦公用品。
1.3檔案資料的收集不完整?；谥新殞W(xué)校廣大教育者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度還不夠，導(dǎo)致人們?nèi)狈n案材料的收集意識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的缺乏；同時(shí)中職學(xué)校在選擇檔案材料的時(shí)候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒(méi)有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職學(xué)校的管理者決定著學(xué)校檔案的信息內(nèi)容，比如對(duì)學(xué)校負(fù)面信息不保存，而只保存關(guān)于學(xué)校良好報(bào)道的信息。
2新時(shí)期完善中職學(xué)校檔案管理工作的具體對(duì)策
基于新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作所存在的問(wèn)題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化提高中職學(xué)校檔案管理工作的水平。
2.1加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計(jì)算機(jī)中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復(fù)利用率：首先，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實(shí)現(xiàn)電子化就可以避免因?yàn)槭艹钡葘?dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現(xiàn)出所要反映的信息，實(shí)現(xiàn)照片的信息化主要通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描和數(shù)碼設(shè)備直接形成數(shù)字照片。
2.2加大投入，提高硬件設(shè)施。中職學(xué)校檔案管理工作水平的提高，離不開(kāi)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的支持力度，設(shè)立專門(mén)檔案室收集、整理全校各類(lèi)檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設(shè)備，提高檔案館(室)的建設(shè)，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。
2.3增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技能的培訓(xùn)：一是學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊(duì)伍；二是學(xué)校要增加檔案管理人員編制，積極引進(jìn)一批懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才，同時(shí)也要積極聘請(qǐng)社會(huì)上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學(xué)校擔(dān)任名譽(yù)教師，定期對(duì)現(xiàn)有教師進(jìn)行培訓(xùn)。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理。學(xué)校要建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集學(xué)校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門(mén)類(lèi)、不同載體按年度、類(lèi)別分別整理歸檔。各部門(mén)要加強(qiáng)檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎(chǔ)。
3結(jié)束語(yǔ)