時(shí)間：2023-05-30 15:13:47
導(dǎo)語(yǔ)：在個(gè)人檔案的重要性的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（安徽中煙蕪湖卷煙廠，蕪湖 241000）
（China Tobacco Anhui Industrial Co.，Ltd. Wuhu Cigarette Factory，Wuhu 241000，China）
摘要： 本文通過(guò)闡述人事檔案的特點(diǎn)，結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)歷，研究分析人事檔案的重要性，同時(shí)提出相應(yīng)的政策建議，進(jìn)而為人事檔案管理提供參考依據(jù)。
Abstract: This paper explains the characteristics of personnel files, researches the importance of personnel files based on the author´s work experience, and puts forward the corresponding policy recommendations, which provide reference for the management of personnel files.
關(guān)鍵詞 ： 人事檔案；管理；檔案利用
Key words: personnel files；management；utilization of archives
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1006-4311（2015）02-0138-02
0 引言
在我國(guó)人事管理制度中，人事檔案是一項(xiàng)重要的特色，通過(guò)該檔案記錄個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等信息，并且與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障，以及組織關(guān)系等緊密聯(lián)系。個(gè)人檔案為出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)等提供參考依據(jù)，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位中，人事檔案的重要性顯得更加重要。
1 人事檔案固有的特點(diǎn)
①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)等方面的相關(guān)信息。同時(shí)，記錄著員工的個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史等方面的內(nèi)容。②現(xiàn)實(shí)性。由于人事檔案記錄著員工詳細(xì)的個(gè)人信息，人事（勞動(dòng)）部門(mén)依據(jù)人事檔案，正確使用人才，同時(shí)合理解決工資等問(wèn)題。③真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案的根本，人事管理部門(mén)需要確保人事檔案整體內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而在一定程度上才能為用人部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。④流動(dòng)性。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要與員工的人事管理進(jìn)行統(tǒng)一，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，需要將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門(mén)。⑤機(jī)密性。在人事檔案中，其內(nèi)容涉及多個(gè)方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機(jī)密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會(huì)提供服務(wù)。
2 人事檔案在現(xiàn)實(shí)中利用的主要方面
通過(guò)筆者近些年在人事部門(mén)的工作經(jīng)驗(yàn)，員工對(duì)人事檔案資料的運(yùn)用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門(mén)對(duì)材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時(shí)必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無(wú)疑要查閱個(gè)人的檔案資料。在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于以前對(duì)個(gè)人檔案資料重要性認(rèn)識(shí)的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無(wú)法直接從某個(gè)人的檔案資料中直接驗(yàn)證，往往需要經(jīng)過(guò)連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗(yàn)證的情況。②干部的選用和提拔。由于國(guó)有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對(duì)提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門(mén)提供的說(shuō)明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個(gè)人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗(yàn)，這時(shí)個(gè)人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個(gè)人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會(huì)保障部門(mén)在職工退休手續(xù)辦理時(shí)對(duì)年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問(wèn)題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個(gè)人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實(shí)中往往會(huì)出現(xiàn)職工對(duì)于參加工作時(shí)間提出疑問(wèn)，如歷史造成的臨時(shí)工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對(duì)于曾經(jīng)下放的職工下放時(shí)間的確認(rèn)等，如個(gè)人檔案中沒(méi)有相關(guān)可以證明的原料資料，社會(huì)保障部門(mén)是無(wú)法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無(wú)法成為職工工齡時(shí)間確認(rèn)的依據(jù)。
3 人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國(guó)有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對(duì)員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時(shí)，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時(shí)仍不可避免地會(huì)對(duì)干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，在他們看來(lái)，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對(duì)檔案收集的意識(shí)，導(dǎo)致“檔到用時(shí)方恨少”的局面。其次，員工缺乏對(duì)檔案資料收集、保管和提交的意識(shí)。在日常工作中對(duì)于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎(jiǎng)勵(lì)等資料沒(méi)有及時(shí)收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時(shí)間的推移難免會(huì)出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫(xiě)如簡(jiǎn)歷表等存檔資料時(shí)不夠重視，填寫(xiě)隨意，對(duì)重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫(xiě)、或填寫(xiě)不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒(méi)有廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個(gè)版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對(duì)企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書(shū)資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個(gè)人信息資料主要依賴于人事部門(mén)基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時(shí)間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)法將員工日常的部門(mén)和崗位變動(dòng)、工資調(diào)整等與反映個(gè)人成長(zhǎng)變化經(jīng)歷的信息反映到個(gè)人檔案中，會(huì)導(dǎo)致將來(lái)調(diào)閱個(gè)人檔案相關(guān)資料時(shí)信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對(duì)不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無(wú)疑問(wèn)在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門(mén)的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個(gè)人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時(shí)性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無(wú)疑是困難重重。
4 加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議
結(jié)合人事檔案目前的利用之處，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理提出自己的一些掘見(jiàn)：①加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高員工的檔案意識(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)作一件大事來(lái)抓，高度重視這項(xiàng)工作。從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識(shí)，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動(dòng)、自發(fā)地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時(shí)檔案專業(yè)人員加以督促、指導(dǎo)和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項(xiàng)事務(wù)，而成為全員性的一項(xiàng)工作。②加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)目前配備了一支兼職檔案員的隊(duì)伍，負(fù)責(zé)各級(jí)部門(mén)檔案資料管理工作，對(duì)檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業(yè)性，今后要進(jìn)一步提升這支隊(duì)伍人員的專業(yè)素質(zhì)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。③進(jìn)一步加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。筆者所在企業(yè)歷史悠久，隨著時(shí)間的推移，大至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小至企業(yè)員工都會(huì)發(fā)生很大的變動(dòng)，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現(xiàn)為，人動(dòng)大而復(fù)雜，并且檔案材料數(shù)量過(guò)大，通過(guò)加快檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提高檔案管理效率。
綜上所述，在體制、政策、制度改革的前提下，需要對(duì)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，進(jìn)而在一定程度上滿足社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，為人才管理和使用提供服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]張新玲.人事檔案管理的重要性存在的問(wèn)題及措施[J].圖書(shū)情報(bào)，2012（41）.
一、高校學(xué)生檔案的重要性
檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)、思想動(dòng)態(tài)、日常表現(xiàn)的重要體現(xiàn)。從新生入學(xué)起，每個(gè)學(xué)生就帶著其高中檔案來(lái)到大學(xué)，新生輔導(dǎo)員可以通過(guò)查閱學(xué)生個(gè)人高中檔案了解其高中表現(xiàn)和特長(zhǎng)，從而制定科學(xué)合理的培養(yǎng)計(jì)劃，有針對(duì)性地對(duì)每個(gè)學(xué)生進(jìn)行妥善的教育和管理。在開(kāi)始大學(xué)生活之后，便逐漸形成大學(xué)期間的檔案，如：新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、獎(jiǎng)懲材料等。這些材料構(gòu)成了學(xué)生檔案的主要內(nèi)容，學(xué)生畢業(yè)之后，走到就業(yè)崗位，用人單位就會(huì)通過(guò)這些資料來(lái)對(duì)學(xué)生進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)和考核，從而篩選出最優(yōu)秀最合適的人才。因此，大學(xué)期間的檔案對(duì)于學(xué)生就業(yè)來(lái)講是至關(guān)重要的一個(gè)部分。
二、高校學(xué)生檔案信息化管理的意義
計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展以及國(guó)際網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的普及，逐漸將人們的生活、工作帶入信息化時(shí)代，就檔案工作來(lái)講，現(xiàn)在有越來(lái)越多的電子文件產(chǎn)生，而這些電子文件有很大一部分有非常重要的意義，所以就產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案具有接收方便、歸檔及時(shí)、齊全、體積小、容量大等特點(diǎn)。對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)每個(gè)學(xué)生進(jìn)行編號(hào)、掃描入庫(kù)，每個(gè)學(xué)生都有自己的信息庫(kù)，這樣，既方便我們查找實(shí)物檔案，也可以實(shí)現(xiàn)信息共享，讓相關(guān)部門(mén)及時(shí)了解學(xué)生情況，從而提高工作效率，同時(shí)，不斷對(duì)信息庫(kù)內(nèi)的信息進(jìn)行及時(shí)的更新，保證了學(xué)生檔案的完整性。建立畢業(yè)生檔案派遣信息庫(kù)，保證無(wú)論何時(shí)都能準(zhǔn)確找到畢業(yè)生檔案派遣具體地址，讓學(xué)生了解自己的檔案去向。
三、如何加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的信息化管理
信息化時(shí)代既要有信息化的文件也要有信息化的管理，從高校學(xué)生檔案管理的角度來(lái)看，學(xué)生檔案中主要包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、獎(jiǎng)懲材料等，由于目前各個(gè)高校信息化發(fā)展水平不均、各個(gè)高校管理上的差異，以及整個(gè)社會(huì)電子信息發(fā)展現(xiàn)狀和人們對(duì)檔案的傳統(tǒng)觀念等原因，現(xiàn)在要實(shí)現(xiàn)以電子文件完全替代紙質(zhì)文件是不可能的，但是，我們可以通過(guò)信息化的管理來(lái)保證學(xué)生檔案的完整性和高效的利用。
（1）配備適當(dāng)?shù)脑O(shè)備與專門(mén)人員，保證學(xué)生檔案的完整性和一致性。首先，既然是信息化管理就應(yīng)該配備適當(dāng)?shù)男畔⒒O(shè)備和管理系統(tǒng)，必要的硬件與軟件是進(jìn)行高校學(xué)生檔案信息化管理的必要前提。其次，還要設(shè)置專門(mén)人員進(jìn)行信息化管理，從學(xué)生入學(xué)之初，即對(duì)每個(gè)學(xué)生建立學(xué)生個(gè)人檔案信息庫(kù)，將個(gè)人基本信息及其入學(xué)時(shí)高中檔案中所包含材料目錄錄入系統(tǒng)中，從最開(kāi)始就做好學(xué)生檔案信息存儲(chǔ)工作。最后，各高校要根據(jù)自身學(xué)校要求與規(guī)定確定學(xué)生檔案應(yīng)有材料內(nèi)容，在學(xué)生學(xué)習(xí)期間隨著檔案材料的不斷增加，同步更新學(xué)生檔案信息庫(kù)，保證每個(gè)學(xué)生檔案材料內(nèi)容目錄與信息庫(kù)中信息的一致性，同時(shí)對(duì)個(gè)別特殊情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的備注。
（2）完善學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。要做好全校的網(wǎng)絡(luò)信息化，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案高效充分的利用就必須完善整個(gè)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓與學(xué)生檔案相關(guān)的所有部門(mén)和相關(guān)責(zé)任人都能夠及時(shí)掌握和利用信息庫(kù)中的信息來(lái)進(jìn)行各項(xiàng)工作，真正地實(shí)現(xiàn)資源共享。目前各高校中對(duì)在校學(xué)生檔案進(jìn)行管理的一般都是學(xué)生處（科）或檔案館（科），由于不是對(duì)學(xué)生進(jìn)行直接管理，所以在學(xué)生的日常學(xué)習(xí)生活中會(huì)有很多問(wèn)題了解得不及時(shí)、不充分，因此必須發(fā)揮利用好各個(gè)學(xué)院的力量，各個(gè)學(xué)院根據(jù)學(xué)生在校平時(shí)歸入的各種材料，及時(shí)錄入相關(guān)信息數(shù)據(jù)。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，再由相關(guān)部門(mén)分別錄入學(xué)生綜合信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲信息等，從而形成大學(xué)生在校幾年一個(gè)完整的、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。
1 學(xué)籍檔案的內(nèi)容
高中階段學(xué)生的檔案管理主要包括兩個(gè)方面，個(gè)人檔案和學(xué)籍管理檔案。個(gè)人檔案主要是學(xué)生學(xué)籍檔案冊(cè)和學(xué)生的成長(zhǎng)記錄袋，主要包括學(xué)生的學(xué)籍登記，學(xué)習(xí)情況以及綜合實(shí)踐情況、身體狀況，家庭狀況等。成長(zhǎng)記錄袋主要是學(xué)生在成長(zhǎng)中的一些作品，一些手工作品或者是論文、獲獎(jiǎng)的作品等，通過(guò)這些主要記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程和成果。學(xué)籍管理檔案主要包括學(xué)籍檔案、修習(xí)狀況等，學(xué)籍檔案工作主要由學(xué)校教務(wù)處進(jìn)行管理，檔案主要是學(xué)生個(gè)人為單位進(jìn)行建立，檔案建立好后由學(xué)校進(jìn)行保管，畢業(yè)時(shí)再帶走。成長(zhǎng)記錄袋是由學(xué)生自己建立自己保管，學(xué)籍檔案管理主要是以電子版為主，方便教育教學(xué)管理。
2 學(xué)籍檔案的特點(diǎn)
檔案管理時(shí)間具有分散性，學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作需要比較長(zhǎng)的時(shí)間，一般是從學(xué)生入學(xué)開(kāi)始到畢業(yè)，這就需要三年時(shí)間，檔案管理都具有一定的變動(dòng)性，這就使得檔案的形成具有一定的周期性，學(xué)生學(xué)籍檔案一直處于變動(dòng)過(guò)程中，學(xué)生在學(xué)習(xí)中可能有休學(xué)復(fù)學(xué)、受處分取消處分等情況，這都需要記錄到學(xué)生檔案中。此外，檔案內(nèi)容也相對(duì)比較豐富，包含學(xué)生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況等。檔案管理還具有一定的私密性，學(xué)生學(xué)籍檔案管理包含學(xué)生的很多個(gè)人信息，主要有學(xué)生的姓名、出生年月、家庭情況等等，這些都屬于學(xué)生的隱私信息。為此，在高中檔案管理中要注重隱私工作的處理，保證學(xué)生檔案不被泄露。檔案管理還在教育教學(xué)中進(jìn)行頻繁的使用，學(xué)生在報(bào)考學(xué)校以及補(bǔ)辦學(xué)校證件時(shí)都會(huì)用到學(xué)籍檔案，這些都決定了檔案管理具有一定的特殊性和復(fù)雜性，一定要能夠做好學(xué)籍檔案管理工作。
3 新形勢(shì)下的高中學(xué)籍檔案管理策略
3.1 優(yōu)化學(xué)籍檔案管理制度
高中階段學(xué)籍檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣泛，管理人員的工作也相對(duì)比較系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作不僅包含對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，還包括對(duì)學(xué)生檔案的收集、保管等。為此，在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中要注重完善學(xué)籍檔制度，要能夠結(jié)合高中學(xué)校本身的發(fā)展情況制定完善的規(guī)章制度，要對(duì)檔案管理的收集、整理等做好相應(yīng)規(guī)范，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行全面整理，以便保證檔案信息的完整性。對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行整理收集時(shí)要能夠注意應(yīng)用分類進(jìn)行整理，以便保證檔案工作的有序性，對(duì)于已經(jīng)收集好的學(xué)籍檔案要能夠做到定期檢查，以免出現(xiàn)一些紕漏或者是影響學(xué)籍檔案安全性的問(wèn)題發(fā)生，要能夠時(shí)刻注意學(xué)籍檔案的變動(dòng)，以便更好的提升學(xué)籍檔案的有效性。
3.2 注重檔案管理人員素質(zhì)的提升
高中階段對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，檔案管理人員要從檔案形成直到檔案應(yīng)用都要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，為此，提升檔案管理人員的素質(zhì)就顯得尤為重要。為此，在高中學(xué)校可以設(shè)置一定的獎(jiǎng)勵(lì)制度，以此激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性，不斷完善學(xué)籍檔案管理的相關(guān)策略，提升對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視程度，以便更好的提升檔案管理工作的效率。此外，還要注重對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行法制觀念培訓(xùn)，不斷完善學(xué)籍檔案管理制度，在當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中不斷提升檔案管理人員素質(zhì)，使得檔案管理人員明確自身職責(zé)，做好檔案管理的收集、保存以及應(yīng)用工作等。此外，學(xué)校在發(fā)展中還要重視學(xué)籍檔案管理工作，要能夠?qū)n案進(jìn)行定期檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行定期整改，以便更好的促進(jìn)檔案管理的時(shí)效性。工作人員在檔案管理中要能夠不斷積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，以便更好的提升其工作水平。
3.3 應(yīng)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行學(xué)籍檔案管理
在高中學(xué)籍檔案管理中一直是采用比較傳統(tǒng)的檔案管理的方式，使用紙質(zhì)的形式對(duì)信息進(jìn)行管理，這樣的管理方式存在一定的局限性，紙質(zhì)檔案不容易長(zhǎng)久保存，如果檔案管理中出現(xiàn)受潮現(xiàn)象將會(huì)影響到檔案的保存，也就浪費(fèi)了大量的人才物力。如果使用計(jì)算機(jī)單機(jī)的形式對(duì)檔案進(jìn)行管理就會(huì)使得檔案信息缺乏一定的時(shí)效性。為此，在高中學(xué)籍檔案管理中要能夠使用現(xiàn)代化手段對(duì)其進(jìn)行管理。可以利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)通過(guò)平臺(tái)對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍檔案管理。首先要能夠?qū)W(xué)校相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新，引進(jìn)專業(yè)化的學(xué)籍檔案管理設(shè)備，以此對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行輸入。學(xué)校要能夠采用自動(dòng)化的辦公信息系統(tǒng)，在學(xué)籍檔案管理中能夠做到自動(dòng)檢索檔案信息，使得相關(guān)人員能夠快速查找到自己想要的信息，學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作要和學(xué)校教學(xué)工作結(jié)合起來(lái)，為學(xué)校教師開(kāi)展教學(xué)工作提供一定的便利。還要能夠現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行完善，以便更好的對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理。
[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]C[文章編號(hào)]1673-7210（2007）07（a）-166-02
居民衛(wèi)生檔案通常是指記錄社區(qū)居民健康資料的系統(tǒng)化文件，主要包括：家庭檔案、個(gè)人檔案、健康檔案等。健康檔案的重要性不僅被醫(yī)務(wù)界所認(rèn)同，而且在社會(huì)上也受到各界人士的關(guān)注。檔案的建立，是為居民提供連續(xù)性、綜合性、協(xié)調(diào)性和完整的醫(yī)療保健服務(wù)，所以要求掌握居民的資料，以便使工作有條不紊。健康檔案是以健康檢查為基礎(chǔ)，并利用功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，動(dòng)態(tài)連續(xù)且全面的記錄過(guò)程，通過(guò)其中詳細(xì)完整的健康記錄，提供各種健康管理服務(wù)。因此，它是提供一切與健康管理相關(guān)服務(wù)的依據(jù)。
1 資料的收集
資料的收集是一項(xiàng)煩繁而細(xì)致的工作，首先必須入戶調(diào)查。調(diào)查的方式是以家庭為單位，對(duì)家庭內(nèi)的每一位成員進(jìn)行登記，其內(nèi)容包括：姓名、性別、出生年月、民族、身份證號(hào)、出生地、婚姻狀況、職業(yè)狀況、工作單位、文化程度、身高、體重、血型、月經(jīng)史、生育史、過(guò)敏藥物、醫(yī)療費(fèi)用來(lái)源、經(jīng)常就診單位、煙酒嗜好、飲食習(xí)慣、身體狀況、健康重視程度、參加鍛煉方式、既往病史、聯(lián)系電話等。健康檔案包括：病歷記錄、體檢記錄、隨訪記錄和計(jì)劃免疫記錄。
2 資料的整理
為了便于管理，資料收集后需要進(jìn)行分類整理，如：家庭及個(gè)人檔案管理，六大慢性?。ǜ哐獕骸⑻悄虿?、心血管病、腦卒中、腫瘤、結(jié)核）的管理，重點(diǎn)人群（60歲以上）的管理，殘疾人管理，兒童保健，婦幼保健等。對(duì)六大慢性病人、重點(diǎn)人群、殘疾人等每季度進(jìn)行一次隨訪，并作好記錄。這些資料都是工作的依據(jù)，整理好了才便于今后各項(xiàng)工作的開(kāi)展。
3 數(shù)字化管理
為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求，提高工作效率，我們所有的資料都是通過(guò)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理。
3.1 系統(tǒng)的功能
家庭檔案數(shù)據(jù)管理：以家庭為單位的管理；個(gè)人檔案數(shù)據(jù)管理：記錄每個(gè)人的基本資料；保健數(shù)據(jù)管理：包括病歷數(shù)據(jù)、體檢數(shù)據(jù)、免疫數(shù)據(jù)、婦女保健數(shù)據(jù)、兒童保健數(shù)據(jù)，殘疾登記等；實(shí)用的數(shù)據(jù)查詢：能根據(jù)自己的定義從系統(tǒng)查詢各種數(shù)據(jù)，對(duì)提取的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行整理并輸出為EXCEL文件；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：能根據(jù)自己的定義從系統(tǒng)提取各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)圖；靈活的報(bào)表打?。合到y(tǒng)提供多種報(bào)表格式，可根據(jù)定義從系統(tǒng)提取所需數(shù)據(jù)以形成各種報(bào)表；數(shù)據(jù)備份：能進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)備份，數(shù)據(jù)不易丟失；數(shù)據(jù)合并：能將各服務(wù)站數(shù)據(jù)集中合并到服務(wù)中心。
3.2 數(shù)據(jù)的類型
各數(shù)據(jù)之間既有關(guān)聯(lián)性又有獨(dú)立性。數(shù)據(jù)分為與系統(tǒng)有關(guān)的“應(yīng)用數(shù)據(jù)”和與系統(tǒng)管理有關(guān)的“管理數(shù)據(jù)”兩大類。應(yīng)用數(shù)據(jù)包括：家庭檔案、個(gè)人檔案、保健檔案、兒童檔案、殘疾檔案、死亡檔案等。這些數(shù)據(jù)記錄不同類別的信息，它們具有各自獨(dú)立的特性，但是這些信息又是互相關(guān)聯(lián)的。通過(guò)這些數(shù)據(jù)之間的關(guān)系可以幫助我們對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和查詢。
4 管理優(yōu)勢(shì)
4.1 及時(shí)掌握和查找信息
通過(guò)數(shù)字化管理，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)人員能及時(shí)掌握和查找社區(qū)內(nèi)居民從出生到死亡的所有生命體征的變化，以及自身所從事過(guò)的與健康相關(guān)的一切行為與事件。具體的內(nèi)容包括每個(gè)人的生活習(xí)慣、以往病史、診治情況、家族病史、現(xiàn)病史、體檢結(jié)果及疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療和轉(zhuǎn)歸的過(guò)程等。
4.2 管理系統(tǒng)化
通過(guò)數(shù)字化管理，掌握社區(qū)內(nèi)居民的疾病譜。慢性病的發(fā)生率在我們社區(qū)內(nèi)心血管病的發(fā)生率占11.3 %，糖尿病占3.1%，腦卒中占0.12%，腫瘤占0.37%。在我國(guó)60歲以上老年的人口每年以3.2%的速度增長(zhǎng)，2000年60歲以上人口占總?cè)丝诘谋壤殉^(guò)10%，預(yù)計(jì)2050年將達(dá)4億，占總?cè)丝诘?5%[1]。在我們社區(qū)10 527位居民中，60歲以上的達(dá)1 942 人，占人口總數(shù)的18.44%，并以每年1.18%的速度遞增，75歲高齡的241人，占人口總數(shù)的2.29%。人口的老年化使老年人的健康、保健及慢性病治療等一系列需求不斷增加。系統(tǒng)化管理，為慢性病的防治和老年保健提供了依據(jù)。
4.3 有利于健康教育的開(kāi)展
健康教育是我們社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的重要任務(wù)之一，健康教育的開(kāi)展需要有序地進(jìn)行，如組織專家講座、座談會(huì)、交流會(huì)等。根據(jù)教育的主題，我們會(huì)有計(jì)劃地組織不同人群參加，這使我們能方便快捷地從系統(tǒng)中提取不同人群，進(jìn)行組織和聯(lián)系，大大提高了工作效率。
4.4 為醫(yī)生處理急救病人提供依據(jù)
社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)是一種綜合的服務(wù)體系，社區(qū)居民對(duì)我們衛(wèi)生服務(wù)站已經(jīng)有了依從性，社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中，經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的急診病人，在情況緊急而又沒(méi)有攜帶任何資料的情況下，可以從系統(tǒng)中及時(shí)提取患者信息，為醫(yī)生及時(shí)診斷和救治提供依據(jù)。
4.5 其他
能動(dòng)態(tài)觀察兒童的生長(zhǎng)及發(fā)育情況，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)處理，為各項(xiàng)調(diào)查研究打下基礎(chǔ)。在殘疾人的管理中，通過(guò)數(shù)據(jù)處理，能動(dòng)態(tài)觀察康復(fù)需求及服務(wù)情況，掌握康復(fù)訓(xùn)練進(jìn)展情況。
通過(guò)兩年多的努力，為社區(qū)內(nèi)10 527位居民建立了衛(wèi)生檔案，并逐步得到完善，檔案的建立和數(shù)字化管理，能及時(shí)掌握社區(qū)內(nèi)居民的基本情況，更有效地為社區(qū)居民提供預(yù)防、醫(yī)療護(hù)理、康復(fù)、保健、健康教育和計(jì)劃生育教育技術(shù)為一體的綜合、連續(xù)、便捷的健康服務(wù)，為我們社區(qū)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展打下基礎(chǔ)。在目前社區(qū)醫(yī)務(wù)人員少、任務(wù)重的情況下，規(guī)范化的管理能提高工作效率，使我們的各項(xiàng)工作能有序地進(jìn)行，為居民健康的維護(hù)和促進(jìn)起到了積極的作用。
[參考文獻(xiàn)]
【關(guān)鍵詞】 PICC；維護(hù)；體會(huì)
PICC置管是指由外周靜脈（貴要靜脈、肘正中靜脈、頭靜脈）穿刺置管，導(dǎo)管沿血管走行到達(dá)上腔靜脈或鎖骨下靜脈的一種穿刺技術(shù)。PICC技術(shù)能夠避免因長(zhǎng)期輸液或輸注高濃度、強(qiáng)刺激性藥物而帶來(lái)的血管損害，也可以減輕反復(fù)靜脈穿刺的痛苦。作為目前公認(rèn)的最佳長(zhǎng)期輸液途徑之一，這一技術(shù)也極易引發(fā)導(dǎo)管滑脫、血栓、靜脈炎、導(dǎo)管堵塞和血流感染等并發(fā)癥。加強(qiáng)PICC維護(hù)的管理，控制并發(fā)癥的發(fā)生，是患者帶管期間的安全保證。
我科室于2010年1月開(kāi)展了PICC導(dǎo)管門(mén)診維護(hù)，對(duì)外院PICC置管病人用藥間歇期進(jìn)行就近維護(hù)，極大方便了患者和家屬，對(duì)管腔堵塞、局部感染等并發(fā)癥進(jìn)行護(hù)理干預(yù)，延長(zhǎng)病人置管時(shí)間，配合化療治療順利進(jìn)行，深受患者的好評(píng)?，F(xiàn)將體會(huì)報(bào)告如下：
1 一般資料與方法
1.1 對(duì)象 ：2011年1月—2011年7月我科行PICC置管維護(hù)患者83例，男23例，女60例，年齡14—60歲，乳腺癌68例，胃癌10例，惡性淋巴瘤4例，絨毛膜癌1例。
1.2 方法：
1.2.1 嚴(yán)格無(wú)菌操作，嚴(yán)格執(zhí)行消毒隔離制度，維護(hù)室內(nèi)定時(shí)消毒通風(fēng)、干燥，每個(gè)病人均按常規(guī)進(jìn)行置管護(hù)理。
1.2.2 更換貼膜方式自下而上揭去貼膜，經(jīng)75%酒精脫脂三次待干后用碘伏消毒三次待干 ，再用75%酒精消毒待干，因人而異導(dǎo)管進(jìn)行U、L、S形固定，透明敷貼型號(hào)為10*12厘米，自上而下貼緊皮膚。
1.2.3 用藥期間用生理鹽水沖管，用藥間歇每周沖、封管1次，脈沖方式?jīng)_管，以正壓方式封管，封管使用肝素鈉生理鹽水。
1.3 結(jié)果：出現(xiàn)并發(fā)癥5例：穿刺點(diǎn)局部紅腫化膿1例，導(dǎo)管堵塞2例，貼膜下皮膚出現(xiàn)紅點(diǎn)、水泡2例，對(duì)出現(xiàn)的并發(fā)癥及時(shí)進(jìn)行護(hù)理干預(yù)，均無(wú)提前拔管。
1.3.1 置管局部感染化膿每日進(jìn)行消毒換藥處理，用無(wú)菌敷料覆蓋局部，3天治愈。
1.3.2 導(dǎo)管不完全堵塞用尿激酶邊推邊溶解血栓邊回抽通管，再按正常沖管方法沖管。
1.3.3 貼膜下皮膚紅點(diǎn)、水泡常規(guī)消毒后涂金霉素軟膏，告知患肢制動(dòng)抬高，很快好轉(zhuǎn)。
2 護(hù)理體會(huì)
2.1 規(guī)范PICC維護(hù)的護(hù)士管理是成功維護(hù)的關(guān)鍵。進(jìn)行PICC維護(hù)的護(hù)士必須具有專科以上學(xué)歷和5年以上工作經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)PICC維護(hù)護(hù)士培訓(xùn)（內(nèi)容包括無(wú)菌觀念與無(wú)菌操作、導(dǎo)管維護(hù)、并發(fā)癥預(yù)防、觀察何處理）取得資質(zhì)者能熟練進(jìn)行PICC日常維護(hù)和處理PICC維護(hù)中出現(xiàn)的問(wèn)題。
2.2 制定PICC維護(hù)操作規(guī)范和PICC維護(hù)流程是成功維護(hù)的保證。制定維護(hù)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)范，指導(dǎo)護(hù)士操作，對(duì)置管后的維護(hù)、并發(fā)癥的預(yù)防和處理、導(dǎo)管相關(guān)性感染的預(yù)防等環(huán)節(jié)實(shí)行各個(gè)擊破。
2.3 建立PICC導(dǎo)管的個(gè)人檔案是成功維護(hù)的基礎(chǔ)。每一個(gè)護(hù)士維護(hù)時(shí)，詳細(xì)評(píng)估PICC導(dǎo)管機(jī)能、患者置管處皮膚、患者情況、維護(hù)的情況等，并認(rèn)真、真實(shí)的填寫(xiě)PICC導(dǎo)管的個(gè)人檔案，使每一位進(jìn)行維護(hù)的護(hù)士能有一個(gè)良好的溝通，能比較全面的了解患者的情況，從而保證導(dǎo)管的維護(hù)延續(xù)性和及時(shí)性，利于總結(jié)護(hù)理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和護(hù)理質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。
2.4 PICC置管帶管時(shí)間半年至一年，在治療間歇期多在家休養(yǎng)，因此置管后的健康教育常決定置管的成敗。
2.4.1 醫(yī)務(wù)人員、病人及家屬建立置管成功≠順利用藥的觀念。通過(guò)對(duì)病人的健康教育一方面提高了病人對(duì)PICC置管進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到維護(hù)的重要性，使病人和家屬主動(dòng)參與導(dǎo)管維護(hù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的并發(fā)癥早期癥狀及時(shí)干預(yù)，防止惡化，另一方面，幫病人解決維護(hù)問(wèn)題，得到病人尊重和信任，讓患者和家屬養(yǎng)成遵醫(yī)行為，提高自護(hù)能力。
2.4.2 心理護(hù)理和飲食護(hù)理 關(guān)心病人和家屬，積極疏導(dǎo)病人，幫助病人減輕心理負(fù)擔(dān)，擺脫情緒困擾，積極改善生活質(zhì)量，指導(dǎo)多進(jìn)食營(yíng)養(yǎng)豐富、易消化及可口美味飲食，特別是化療后體質(zhì)虛弱更應(yīng)該加強(qiáng)調(diào)養(yǎng)，提高機(jī)體免疫力和抗癌能力，有利于疾病康復(fù)。
2.4.3 教會(huì)病人自己觀察穿刺點(diǎn)的情況，如有紅、腫、熱、痛等及時(shí)去醫(yī)院復(fù)診。
2.4.4 告知病人不當(dāng)行為對(duì)PICC置管的影響。
2.4.4.1 劇烈活動(dòng)造成回血堵管；洗澡、夏季汗?jié)窈蟛患皶r(shí)更換貼膜；維護(hù)間期延長(zhǎng)等等可造成提前拔管，強(qiáng)調(diào)保持局部清潔干燥，避免過(guò)度牽拉、暴力活動(dòng)、及時(shí)維護(hù)的重要性，要求家屬共同參與。
2.4.4.2 置管維護(hù)受季節(jié)影響，夏季氣溫高，有些病人出汗多，貼膜下滿是細(xì)密汗珠，貼膜卷邊與皮膚粘合不密切，增加感染幾率，加強(qiáng)病人宣教，減少活動(dòng)，避免到人多和高溫環(huán)境，安心養(yǎng)病，延長(zhǎng)置管時(shí)間。
【關(guān)鍵詞】人事檔案; 特點(diǎn); 重要性
人事檔案是單位人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，本著實(shí)事求是的原則，將個(gè)人工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷的履歷表、登記表;代表個(gè)人政治思想、品德作風(fēng)方面變化的入黨入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、自傳、獎(jiǎng)懲材料;代表個(gè)人業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇的學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)、職稱（職務(wù)）評(píng)審表、考核表、工資審批表等內(nèi)容的文件材料收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)仔細(xì)檢查，認(rèn)真鑒別、詳細(xì)核對(duì)形成的一個(gè)個(gè)人案卷，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查的檔案材料具備真實(shí)性和完整性，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，由單位人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
一、人事檔案具有的特點(diǎn)
（一）全面性。人事檔案的全面性在于它記錄了職工個(gè)人德、能、勤、績(jī)、智、體全方位的情況。反映職工個(gè)人經(jīng)歷方面，有個(gè)人履歷表、自傳。反映職工業(yè)務(wù)技能方面，有歷年的鑒定（考評(píng)）表、學(xué)歷、學(xué)位申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)評(píng)聘表、任免表。反映個(gè)人的政治歷史情況，有入黨入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)，獎(jiǎng)勵(lì)、處分等通知。而職工個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資審批表則反映了個(gè)人經(jīng)濟(jì)狀況，還有反映個(gè)人身體狀況的體檢表等等方面的有關(guān)材料。它是一個(gè)人在漫長(zhǎng)的職場(chǎng)生涯中成長(zhǎng)、進(jìn)步的歷史，就像個(gè)人經(jīng)歷的巨幅畫(huà)卷，全面展示了個(gè)人家庭、社會(huì)關(guān)系，職場(chǎng)經(jīng)歷、專業(yè)素質(zhì)和個(gè)人身體的狀態(tài)，是個(gè)人信息的儲(chǔ)存室，全面準(zhǔn)確地反映了職工個(gè)人的全貌。
（二）實(shí)際性。人事檔案區(qū)別于其它檔案的一個(gè)重要標(biāo)志是他的實(shí)際性。人事檔案是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的，檔隨人走，當(dāng)今社會(huì)，人才流動(dòng)頻繁，無(wú)論干部職工到何處任職，其檔案都必須跟著轉(zhuǎn)遞到新的單位，為新單位人事（勞動(dòng)）部門(mén)正確使用人才發(fā)揮實(shí)際性作用。同時(shí)人事檔案所記載的內(nèi)容也作為該職工升職、任免、合理確定其薪金等過(guò)程的一個(gè)重要參考依據(jù)。人事檔案實(shí)際性的特點(diǎn)要求收集的檔案資料必須真實(shí)可靠，杜絕弄虛作假。
（三）真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案實(shí)際性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案與個(gè)人的前途和利益息息相關(guān)，必須做到整體內(nèi)容完整齊全，對(duì)應(yīng)歸入干部人事檔案的材料要及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，認(rèn)真甄別、去偽存真。維護(hù)干部人事檔案的真實(shí)性，是一項(xiàng)非常重要的工作，關(guān)系到人才的合理利用、社會(huì)分配的公允。作為人事檔案管理人員，必須具備高度的工作責(zé)任心和歷史使命感，在干部人事檔案材料的收集過(guò)程中做到“五不收”，成套材料不齊全的不收、手續(xù)不完備的不收、書(shū)寫(xiě)不符合要求的不收、材料不真實(shí)的不收、有涂改問(wèn)題的材料不收。個(gè)體材料客觀真實(shí)的檔案，才是可信的，可以為用人部門(mén)提供準(zhǔn)確的服務(wù)。
（四）波動(dòng)性與延續(xù)性。人事檔案與其他檔案相比，最顯著的特點(diǎn)在于它的波動(dòng)性與延續(xù)性。人事檔案是一個(gè)人的活動(dòng)過(guò)程的記錄，隨著個(gè)人生活、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的進(jìn)程不斷地增加和補(bǔ)充，而且相當(dāng)頻繁。職場(chǎng)生涯都有一個(gè)長(zhǎng)達(dá)幾十年的連續(xù)過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)不間斷地形成一些個(gè)人職務(wù)（職稱）晉升、所犯錯(cuò)誤的處罰、年度考核考評(píng)、政治思想表現(xiàn)等方面的最新材料，這些材料會(huì)源源不斷地注入到個(gè)人檔案中，人事檔案也就彰顯了其波動(dòng)性。人事檔案必須及時(shí)收集最新的檔案材料，確保其內(nèi)容的完整和常新，才能發(fā)揮人事檔案的實(shí)際作用。人事檔案要求打孔裝訂，就是為了方便按照檔案分類隨時(shí)補(bǔ)充新材料。
（五）流動(dòng)性。1.伴隨我國(guó)人事制度的改革，人才“從一而終”的局面被打破，職場(chǎng)流動(dòng)性非常大，按照人事檔案“檔隨人走”的管理原則，檔案的流動(dòng)性也就隨之加大。干部人事檔案管理部門(mén)，應(yīng)與干部人事部門(mén)建立必要的聯(lián)系制度，隨時(shí)掌握干部職務(wù)或工作單位的變化情況，確保干部人事檔案能夠隨著干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)而及時(shí)轉(zhuǎn)遞。2.因干部職務(wù)變動(dòng)而產(chǎn)生干部管理權(quán)限變動(dòng)，個(gè)人檔案案卷會(huì)流向更高的管理部門(mén);職工工作調(diào)動(dòng)，按“檔隨人走”的原則，應(yīng)及時(shí)將其人事檔案轉(zhuǎn)至其新的主管單位，相應(yīng)的管理部門(mén);職工離退休后，檔案的保管部門(mén)發(fā)生變動(dòng)以及職工辭世引起的檔案流動(dòng)，檔案在轉(zhuǎn)移過(guò)程要嚴(yán)格按照《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》進(jìn)行操作。避免產(chǎn)生檔案遺失、損毀等情況。
（六）機(jī)密性。1.人事檔案的內(nèi)容涉及到職工本人的自然情況，包括身體健康狀況、因犯錯(cuò)誤被處分的經(jīng)過(guò)、家庭隱私等等，有些涉及到工作中的重大歷史事件，個(gè)人工作上的失誤情況等，因此干部人事檔案是個(gè)人的機(jī)密也是國(guó)家的機(jī)密。2.人事檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準(zhǔn)在電話、網(wǎng)絡(luò)上提及干部人事檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所，不準(zhǔn)個(gè)人私自保存他人的檔案材料。3.查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞干部檔案一定要按規(guī)定辦理審批和登記手續(xù)，并要按保密規(guī)定做好保密工作，嚴(yán)格按照查閱檔注意事項(xiàng)辦事。
二、人事檔案的重要性
人事檔案所具備的特點(diǎn)決定了人事檔案無(wú)論對(duì)個(gè)人和單位均具有重要的意義。單位在接收新人入職時(shí)可以通過(guò)人事檔案對(duì)新人的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、業(yè)務(wù)水平、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況作一個(gè)大致的了解。人事檔案甚至成為一個(gè)人職場(chǎng)機(jī)遇的起點(diǎn)，決定了新人是否能被應(yīng)聘單位錄用。入職后，人事檔案作為一種憑證，又是聘用單位人事組織部門(mén)正確合理使用人才，決定人員定崗、定編的重要依據(jù)。
作為個(gè)人信息的“記錄儀”，人事檔案是組織上歷史地、全面地考察和了解干部，公正地選賢任能的“信息源”。
說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉。據(jù)了解，“人事檔案無(wú)用論”正在社會(huì)上逐漸流行。隨著越來(lái)越多“單位人”變成“社會(huì)人”，導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，尤其是大中專院校的畢業(yè)生，放棄人事檔案呈逐年上升的趨勢(shì)。
導(dǎo)致“人事檔案無(wú)用論”主要有以下幾方面原因造成：一是人事關(guān)系存檔費(fèi)高，導(dǎo)致不少人紛紛“棄檔”；二是用人單位與人事檔案之間的依附關(guān)系不大，加之轉(zhuǎn)檔的手續(xù)繁瑣，或有些人合同末滿就想跳槽，為了逃避交納違約金，很多人在流動(dòng)或工作轉(zhuǎn)換中放棄檔案；三是大中專學(xué)生畢業(yè)后自謀職業(yè)成普遍趨勢(shì)，暫末找到工作的畢業(yè)生將檔案放在人才市場(chǎng)后置之不理。通常情況下，不少檔案就會(huì)長(zhǎng)期掛靠無(wú)人過(guò)問(wèn)，從而產(chǎn)生了人們俗稱的“死檔”、“棄檔”。
為什么人事檔案由昔日的“香餑餑”變成為今天的“雞肋”？更進(jìn)一步剖析，不難發(fā)現(xiàn)：在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌過(guò)程中，人事檔案的作用在淡化，檔案與就業(yè)、工資、分房等息息相關(guān)的現(xiàn)象已漸漸走進(jìn)歷史，檔案不再是眾多企事業(yè)單位考察個(gè)人能力的標(biāo)準(zhǔn)。其二，戶籍制度改革的深化和戶籍觀念的淡化，連戶口都不如的檔案多了一個(gè)被遺棄的理由。其三，一些不合時(shí)宜的規(guī)章制度成了人才自由流動(dòng)的絆腳石，過(guò)高的檔案管理費(fèi)和煩瑣的檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)，成了“棄檔”的借口。其四，各地人事檔案管理單位對(duì)檔案僅限于保管這一低層次服務(wù)，無(wú)法給當(dāng)事人帶來(lái)就業(yè)或成長(zhǎng)的指導(dǎo)和幫助，是導(dǎo)致檔案日益貶值的重要原因。
筆者認(rèn)為：人事檔案是一個(gè)人的人生履歷，非常重要。檔案如果長(zhǎng)期“沉睡”或丟棄，會(huì)給檔案所有者的人生道路帶來(lái)始料不及的麻煩，以至影響一生，主要有以下四個(gè)方面。
1.影響?zhàn)B老金的領(lǐng)取。辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取的時(shí)候，要經(jīng)過(guò)檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保受保時(shí)間等都是以個(gè)人檔案的記錄為依據(jù)的。除了養(yǎng)老金外，其他社會(huì)保險(xiǎn)，也與個(gè)人檔案相關(guān)。
2.影響轉(zhuǎn)正定級(jí)和計(jì)算工齡。有很多畢業(yè)生找到工作后，沒(méi)有及時(shí)辦理參加工作的有關(guān)手續(xù)，幾年以后仍是學(xué)生身份，從而影響轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡及退休金的計(jì)算。
3.影響職稱評(píng)定和工作調(diào)動(dòng)。大學(xué)畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)正定級(jí)后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動(dòng)。而某些畢業(yè)生檔案在畢業(yè)后沒(méi)有提交單位，也沒(méi)有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)不全而受到影響。
4.影響考研、出國(guó)等手續(xù)辦理?？佳小⒖脊珓?wù)員、出國(guó)升學(xué)、結(jié)婚、生育等，這些事情都需要政府所屬人才市場(chǎng)開(kāi)具相關(guān)證明，缺少檔案將無(wú)法辦理這些證明。
因此，做為檔案管理工作者，要充分重視此項(xiàng)工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書(shū)檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價(jià)值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實(shí)現(xiàn)其工作的特有職能。
（1）提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。一是做好咨詢服務(wù)工作，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息；二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高管檔人員素質(zhì)。管檔人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作效率，開(kāi)發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
（2）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。一是全面普查案卷，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，并編寫(xiě)頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題，一一對(duì)應(yīng)，裝訂成冊(cè)；二是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。結(jié)合本地實(shí)際注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值；三是實(shí)行專門(mén)統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門(mén)別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門(mén)的畢業(yè)生人事檔案庫(kù)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
1.人事檔案意識(shí)薄弱。我認(rèn)為企業(yè)人事檔案意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是企業(yè)管理者對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，一是員工個(gè)人的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用，對(duì)該項(xiàng)工作持漠視態(tài)度，未投入足夠的時(shí)間、精力、人力來(lái)進(jìn)行必要的檔案記錄與更新工作，使人事檔案失去存在的意義。
2.檔案管理缺乏規(guī)范。在淡薄的人事檔案意識(shí)的影響下，檔案管理勢(shì)必缺乏必要的規(guī)范。從調(diào)查中我發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的人事檔案存在著內(nèi)容缺失、信息不完善的問(wèn)題，甚至還有員工真實(shí)情況與檔案記錄嚴(yán)重不符的情況。我看到很多企業(yè)的人事檔案在進(jìn)行信息記錄時(shí)只是簡(jiǎn)單地將姓名、年齡、文化程度、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等納入檔案當(dāng)中，員工的業(yè)務(wù)能力、品行操守、晉升歷程都缺乏及時(shí)的更新，動(dòng)態(tài)資料不完善，使人事檔案缺乏反應(yīng)員工真實(shí)情況的能力。人事檔案內(nèi)容的缺失是人事檔案管理失范的表現(xiàn)，使斷檔現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。
3.管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低。企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足，直接影響到檔案管理崗位的人員安排，使得該崗位人員不足。我曾在走訪某大型企業(yè)時(shí)發(fā)現(xiàn)，只有一名員工負(fù)責(zé)全公司的人事檔案管理工作，難免兼而不顧。有的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理崗位安排時(shí)隨意性過(guò)大，不顧及人員的實(shí)際檔案管理能力，使企業(yè)的人事檔案管理工作效率低下，質(zhì)量難以保障。
4.檔案利用價(jià)值不高。通過(guò)調(diào)查走訪，我發(fā)現(xiàn)雖然多數(shù)企業(yè)都會(huì)開(kāi)展檔案管理，但檔案的實(shí)際利用價(jià)值不高，往往被束之高閣。首先這與檔案資料的不全面有很大關(guān)系，檔案反映不了員工的實(shí)際情況，自然就不會(huì)被當(dāng)做考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)，失去利用價(jià)值。其次，企業(yè)將精力都放在員工的績(jī)效考核上，但相應(yīng)的績(jī)效記錄卻沒(méi)有跟上，人員實(shí)際工作情況與檔案信息存在較大差距，影響檔案的實(shí)際利用價(jià)值。
二、新形勢(shì)下改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理模式的措施
1.全面提升檔案意識(shí)。作為新時(shí)代的企業(yè)，必須全面提升檔案意識(shí)，重視起對(duì)人才的管理。我建議企業(yè)應(yīng)該首先樹(shù)立起依法管檔的理念，從制度上對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，在檔案管理崗位上配備數(shù)量足夠、素質(zhì)較高的管理人才，將檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)重要工作。只有先從意識(shí)上給予足夠的重視，后續(xù)工作的推進(jìn)就會(huì)更加順利。作為員工個(gè)人也要意識(shí)到檔案的重要性，關(guān)注企業(yè)的檔案管理工作，在變更工作單位時(shí)，要從原單位起走個(gè)人檔案，保證檔隨人走，確保個(gè)人檔案的完整性。
2.著力加強(qiáng)硬件建設(shè)。要促使檔案管理更加規(guī)范，我建議大小企業(yè)都應(yīng)該積極推進(jìn)硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。用現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行檔案記錄可以大大提升工作效率，使管理工作更加科學(xué)易行。對(duì)于經(jīng)常變更的人事信息，管理者可以將它們及時(shí)準(zhǔn)確地輸入到個(gè)人電子檔案當(dāng)中，方便快捷，自動(dòng)化程度較高。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要途徑，使檔案管理工作更加符合時(shí)代要求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
3.提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。人事檔案管理工作并非人們想象得那么簡(jiǎn)單，對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求是比較高的。我認(rèn)為主要有以下三個(gè)方面：首先管理者要具備法律意識(shí)，依據(jù)《檔案法》來(lái)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、保密性。其次，管理者要有強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感，在進(jìn)行檔案記錄時(shí)嚴(yán)格遵守制度，盡職盡責(zé)地管理好企業(yè)人事檔案，以便為企業(yè)提供真實(shí)全面的人事信息。第三，人事檔案的管理人員必須有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，并能用理論知識(shí)來(lái)指導(dǎo)實(shí)際工作，保證檔案管理的質(zhì)量。在企業(yè)人事檔案管理的崗位上實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。
4.提高檔案利用價(jià)值。我認(rèn)為企業(yè)管理者不能忽視檔案管理的潛在價(jià)值，要對(duì)其利用價(jià)值進(jìn)行充分挖掘。人事檔案記錄著每個(gè)員工的個(gè)人信息，在一定程度上反映了員工的能力，企業(yè)完全可以通過(guò)科學(xué)的檔案分析來(lái)進(jìn)行人才選拔，選擇有能力的員工進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)層，給員工充分的晉升空間。作為檔案管理者要掌握檔案分析技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案信息處理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的參考資料。使檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
5.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供檔案管理。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
6.建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)。功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開(kāi)放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過(guò)程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開(kāi)發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
三、結(jié)語(yǔ)
在人事檔案中，所記載的是醫(yī)院每個(gè)工作人員的經(jīng)歷，也是每個(gè)職工在從業(yè)過(guò)程中的成長(zhǎng)軌跡。因此，人事檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都具有重大的意義，值得檔案管理人員的重視，同時(shí)，每個(gè)人都需要足夠重視人事檔案對(duì)自身工作發(fā)展的影響。
二、采用信息化管理，促進(jìn)人事檔案發(fā)展
醫(yī)院主要是為大眾提供安全、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，對(duì)如何提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)藥業(yè)務(wù)的發(fā)展成為管理人員關(guān)注的重點(diǎn)，而忽視了其他方面的工作，特別是醫(yī)院的行政后勤等方面的工作。因此，導(dǎo)致了各個(gè)科室對(duì)個(gè)人檔案意識(shí)不重視，對(duì)歸檔和檔案利用的意識(shí)都不強(qiáng)烈，缺乏這方面的動(dòng)態(tài)信息，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案不能全面反應(yīng)工作人員的真實(shí)工作情況。由于在管理上沒(méi)有對(duì)人事檔案進(jìn)行足夠的重視，因此，帶來(lái)的直接后果就是對(duì)此工作投入大大減少，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后，主要的收集，整理歸類等工作都沒(méi)有做到真正的無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，因此造成了檢索困難、校對(duì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力、保管困難等情況。
各個(gè)醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身醫(yī)院的實(shí)際情況選擇一個(gè)適合的人事檔案管理制度。因?yàn)槿耸聶n案在不同的渠道、部門(mén)和時(shí)間移送給檔案管理部門(mén)，由于差異性導(dǎo)致移送材料的不規(guī)范。另外，隨著人事制度的不斷發(fā)展，人員的流動(dòng)，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案都變得相當(dāng)簡(jiǎn)化。要想提高人們對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，需要在日常管理工作中將人事檔案管理工作納入到平日的決策議事日程中來(lái)，另外可以安排一個(gè)專門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督單位人事檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)，進(jìn)一步明確各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的責(zé)任。單位對(duì)人事檔案工作制定出每年相應(yīng)的財(cái)政預(yù)算，利用制度化的預(yù)算體系建立人事檔案管理工作的配套設(shè)備，設(shè)置專門(mén)的檔案室和檔案柜，在檔案保管中保護(hù)措施上應(yīng)多下功夫，最好是將原件進(jìn)行掃描，以便更好的保護(hù)原始檔案，避免原始檔案在不可抗力的因素下丟失或受損。
強(qiáng)化人事檔案信息化管理和現(xiàn)代化的建設(shè)，主要是提高人事檔案的管理效率，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過(guò)一系列的技術(shù)處理，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，讓紙質(zhì)和電子版的并存，使得人事檔案管理效率不斷向新臺(tái)階邁進(jìn)。建立完善的人事檔案管理制度可以使得人事檔案管理更加的規(guī)范化、程序化和專業(yè)化。
從檔案的收集、整理、歸檔到移交檔案室管理以及對(duì)檔案的日常保養(yǎng)工作等一系列業(yè)務(wù)流程都要制定出嚴(yán)格的制度，檔案管理的每一步都要嚴(yán)格依照制度執(zhí)行，如對(duì)于檔案的借閱查閱要嚴(yán)格執(zhí)行檔案登記制度，以防止檔案泄密和篡改。對(duì)檔案管理執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要嚴(yán)格按照所定制度追究其相應(yīng)的責(zé)任。
三、總結(jié)
通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用價(jià)值的分析，就目前我國(guó)人事檔案管理所存在的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，無(wú)論是醫(yī)院或是個(gè)人的角度，做好人事檔案管理的工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，最重要是在只有依據(jù)人事檔案中的信息，才能有助于醫(yī)院做好人才選拔的工作。