時(shí)間：2023-05-15 16:31:58
導(dǎo)語(yǔ)：在訴訟檔案管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、法院訴訟檔案信息化的基本理論
“訴訟檔案信息化是信息化在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn), 其基本內(nèi)涵與信息化的內(nèi)涵是一致的。 訴訟檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程, 由諸多相關(guān)項(xiàng)目構(gòu)成。訴訟檔案信息化建設(shè)絕不是某一個(gè)或幾個(gè)方面的事, 它也不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過(guò)程, 也不能簡(jiǎn)單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等同起來(lái)。訴訟檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息化建設(shè), 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè), 檔案信息資源的有序組織, 檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用, 檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓(xùn), 檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施, 信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等等?！盵2]筆者認(rèn)為：人民法院訴訟檔案信息化是指在訴訟檔案形成、收集、整理、歸檔、查詢、管理等各個(gè)方面，推廣和應(yīng)用以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心的科學(xué)技術(shù)，構(gòu)筑由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件實(shí)現(xiàn)的訴訟檔案信息資源共享優(yōu)勢(shì)，利用信息技術(shù)傳播速度塊、存儲(chǔ)量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)以科技手段智能化輔助法官辦案的系統(tǒng)工程。
二、法院訴訟檔案信息化建設(shè)的必要性
訴訟檔案是審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是法院眾多信息資源中最基礎(chǔ)的部分。在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的信息時(shí)代，訴訟檔案面臨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代的嚴(yán)峻考驗(yàn)，訴訟檔案的信息化建設(shè)已成為歷史必然。
（一）訴訟檔案信息化建設(shè)是深化法院改革的必由之路，關(guān)系到我國(guó)法制建設(shè)的進(jìn)程。信息化建設(shè)在法院改革發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要的地位和作用，作為信息化工作的一個(gè)重要組成部分，法院訴訟檔案信息化建設(shè)尤為關(guān)鍵?？茖W(xué)、有序、高效的檔案管理模式將徹底改變法院過(guò)去傳統(tǒng)的“看守庫(kù)房式”檔案管理辦法，數(shù)字檔案的全新管理理念、利用信息技術(shù)構(gòu)建的新型法院檔案管理信息系統(tǒng)，為審判工作和司法實(shí)務(wù)工作的開(kāi)展提供了全新、快捷、安全的服務(wù)。因此，訴訟檔案的信息化建設(shè)深化法院改革的必由之路，關(guān)系到我國(guó)法制建設(shè)的進(jìn)程。
（二）訴訟檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)法院“公正與效率”的技術(shù)保障。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心的信息化建設(shè)，具有傳播速度快、存儲(chǔ)量大、查詢快捷等特點(diǎn)，改變了傳統(tǒng)的思維模式和手工操作的運(yùn)行機(jī)制，在檔案管理領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作帶來(lái)了全新的科學(xué)管理手段和先進(jìn)快捷的檢索辦法。這將更有效地提高法院工作的質(zhì)量和效率，是實(shí)現(xiàn)法院“公正與效率”的技術(shù)保障。
(三) 訴訟檔案信息化建設(shè)能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。訴訟檔案信息化建設(shè)可以完全代替原紙制材料進(jìn)行調(diào)閱，使得原本檔案材料可以長(zhǎng)期封存保護(hù)，避免紙質(zhì)檔案損毀。電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問(wèn)題。同時(shí)，訴訟檔案的信息化建設(shè)可以對(duì)案卷進(jìn)行密級(jí)管理，對(duì)查詢?nèi)藛T進(jìn)行限制，特定檔案只對(duì)有權(quán)限用戶開(kāi)放，設(shè)置安全級(jí)別，依權(quán)限分級(jí)管理，有效解決檔案泄密等問(wèn)題，能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。
三、法院訴訟檔案信息化建設(shè)的障礙
鑒于訴訟檔案的重要性，推進(jìn)其信息化建設(shè)已勢(shì)在必行，然而在我國(guó)現(xiàn)有環(huán)境下，訴訟檔案的信息化建設(shè)并非一帆風(fēng)順，存在著諸多障礙。
（一）訴訟檔案信息化建設(shè)觀念相對(duì)落后。盡管訴訟檔案的重要性逐漸被人們認(rèn)識(shí)，但在我國(guó)仍有仍有相當(dāng)一部分人檔案意識(shí)淡薄, 認(rèn)為檔案無(wú)足輕重, 沒(méi)有多大用途，這就造成了在訴訟檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的非積極投入及非規(guī)范行為, 最終會(huì)造成檔案信息化建設(shè)的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（二）訴訟檔案質(zhì)量不高，檔案管理混亂。《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》對(duì)訴訟檔案的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規(guī)定。然而這些規(guī)定并沒(méi)有得到很好的落實(shí)。實(shí)踐中訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項(xiàng)目填寫(xiě)不全、裝訂不齊等等，嚴(yán)重影響了訴訟檔案的質(zhì)量和壽命。另一方面，部分法院檔案管理人員責(zé)任不清，加之頻頻換崗、交接手續(xù)不完備，一部分檔案借出后沒(méi)有按期歸還，有些卷宗材料放置較長(zhǎng)時(shí)間得不到及時(shí)整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，[3]這些都造成了檔案管理的混亂。而這勢(shì)必影響法院訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
（三）檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)滯后。檔案信息化建設(shè)的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化, 即用共同的信息技術(shù)和信息語(yǔ)言組織檔案信息。正如iso主席漢茲所說(shuō):“如果不靠國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)來(lái)有效引導(dǎo)信息迅猛發(fā)展趨勢(shì), 必將出現(xiàn)一個(gè)電子混亂局面”。自1979年以來(lái), 我國(guó)已頒布了不少檔案工作標(biāo)準(zhǔn), 但其中絕大多數(shù)是針對(duì)紙質(zhì)、音像等檔案, 針對(duì)數(shù)字化檔案的寥寥無(wú)幾。而檔案信息化建設(shè)主要面對(duì)的是數(shù)字化的檔案信息, 這就需要從數(shù)字檔案信息的著錄、保護(hù)等方面入手, 制定新的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范工作實(shí)踐。
（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。法院訴訟檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)復(fù)合的檔案管理人員，其不僅要有專業(yè)的法律知識(shí)，還要有較高的計(jì)算機(jī)操作水平以及檔案管理知識(shí)。實(shí)踐中檔案管理人員由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多, 能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的 的更是少之又少, 這是推進(jìn)法院訴訟檔案信息化建設(shè)又一障礙。
四、完善法院訴訟檔案信息化建設(shè)的建議
前已論及，在信息化時(shí)代推進(jìn)法院訴訟檔案信息化建設(shè)已勢(shì)在必行，而在推進(jìn)法院訴訟檔案信息化建設(shè)中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對(duì)這些障礙，如何推進(jìn)訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，筆者有以下建議：
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立檔案意識(shí)。在訴訟檔案信息化建設(shè)中, 每個(gè)人都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變, 都要樹(shù)立現(xiàn)代檔案管理、利用意識(shí), 逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過(guò)渡。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)信息化的重要性, 認(rèn)識(shí)檔案資源信息化對(duì)檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性, 切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來(lái)思考, 這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問(wèn)題, 也是創(chuàng)新與改革的方向。同時(shí)，檔案工作者應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇, 加強(qiáng)工作責(zé)任感, 樹(shù)立現(xiàn)代化管理思想, 努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案, 適應(yīng)時(shí)展的要求。在檔案工作重心上, 要實(shí)
現(xiàn)從過(guò)去較多強(qiáng)調(diào)安全和保密( 重于保管、積累史料) 向以用戶需求為主導(dǎo)的重心轉(zhuǎn)變, 要從用戶出發(fā), 研究用戶的需求, 開(kāi)展有針對(duì)性的服務(wù)。這就為檔案工作確定了操作性強(qiáng)的目標(biāo)和主線, 也是轉(zhuǎn)變觀念的一個(gè)基點(diǎn)。[5] （二）提高訴訟檔案質(zhì)量，規(guī)范訴訟檔案管理。針對(duì)法院訴訟檔案質(zhì)量不高，管理混亂的局面，一方面，法院應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范卷宗評(píng)查和審核制度，提高訴訟檔案質(zhì)量。法院應(yīng)把卷宗評(píng)查、審核納入案件流程管理，建立嚴(yán)格的卷宗評(píng)查、審核制度，從實(shí)體和程序兩個(gè)方面規(guī)范卷宗評(píng)查、審核工作，對(duì)不合格的卷宗堅(jiān)決不歸檔，嚴(yán)格規(guī)范卷宗歸檔。另一方面，強(qiáng)化訴訟檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格檔案借閱制度。通過(guò)制定《檔案管理辦法》、《檔案分類方案》、《訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范管理，特別是加強(qiáng)對(duì)外調(diào)卷及法院內(nèi)部調(diào)卷的規(guī)范管理。
一、法院檔案及其管理工作的特點(diǎn)
法院檔案主要由行政文書(shū)檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、照片檔案、聲像檔案及實(shí)物檔案七部分組成。其中數(shù)量最多且利用最頻繁的是訴訟檔案，這部分檔案專業(yè)性強(qiáng)，較為分散，也是保管難度最大的一種檔案類型。隨著全國(guó)法院審判信息管理系統(tǒng)的啟用，各地法院將案件信息錄入電腦，實(shí)際上形成了紙質(zhì)檔與電子檔雙向保存的情況。因此，法院檔案管理工作的重點(diǎn)即是處理好相關(guān)訴訟案卷紙質(zhì)檔保存利用及電子檔收錄統(tǒng)計(jì)的雙重任務(wù)。具體管理環(huán)節(jié)中，法院檔案與其他類型專門(mén)檔案也存在較大不同。從案卷信息的歸類方式到編排方法，從案卷實(shí)體的收集整理到入庫(kù)存放，從檔案資料的調(diào)取利用到歸還反饋，都不同于其他類型檔案。法院檔案及其管理工作主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
(一)檔案珍貴，且具有損壞不可逆轉(zhuǎn)的特點(diǎn)
法院檔案記錄了法院訴訟活動(dòng)的過(guò)程，大部分卷宗都是由獨(dú)立訴訟材料裝訂而成，其中的法律文書(shū)及各種簽名訴訟材料都是只有一份的珍貴材料，尤其是當(dāng)事人提交的原始訴訟證據(jù)，都是孤本，這些材料都是反映訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和證明。
(二)保管數(shù)量多而分散，分類方式復(fù)雜
隨著法制建設(shè)的不斷完善，訴訟活動(dòng)要求的文書(shū)記錄越發(fā)詳細(xì)完整，導(dǎo)致訴訟檔案數(shù)量不斷增多，遠(yuǎn)超過(guò)其他系統(tǒng)的檔案數(shù)量。同時(shí)訴訟案卷的裝訂是以案件為立卷單位的，案件與案件之間并無(wú)緊密聯(lián)系，因此在檔案保管上就相對(duì)分散。對(duì)于案卷的分類方式主要是采用多維度方法，包括案件類型、案號(hào)、年份等多個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的維度，使得檔案分類方式及電子信息記錄都比較復(fù)雜。
(三)檔案保管期限長(zhǎng)，且時(shí)間跨度不統(tǒng)一
根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長(zhǎng)期或永久。并且根據(jù)案件的不同性質(zhì)，有不同的處理方式。這使得檔案保管工作必，貞有時(shí)間針對(duì)性，以達(dá)到節(jié)約庫(kù)存空間，準(zhǔn)確把握庫(kù)存信息的管理目的。
(四)檔案存儲(chǔ)形式多樣化
法院檔案不僅僅局限于紙質(zhì)的檔案形式，還有一部分是聲像類檔案及實(shí)物類檔案。聲像類檔案易損易丟失，并且在不適當(dāng)?shù)沫h(huán)境下可能導(dǎo)致不可修復(fù)的嚴(yán)重后果。因此對(duì)于聲像類檔案的保存管理，就需要管理人員區(qū)別對(duì)待，及時(shí)做好備份工作，以免電腦、程序病毒等意外事故導(dǎo)致資料丟失。實(shí)物類檔案具有品種繁多、性質(zhì)各異的特點(diǎn)，對(duì)于此類檔案就應(yīng)具體對(duì)象具體分析。
(五)訴訟檔案利用率高，使用頻繁
一方面，國(guó)家公安、安全機(jī)關(guān)及檢察機(jī)關(guān)在打擊犯罪、維護(hù)社會(huì)治安和國(guó)家安全的工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索、證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。另一方面，當(dāng)事人申請(qǐng)?jiān)賹彙⑸暝V上訪等，法院本系統(tǒng)在開(kāi)展案卷評(píng)查、講評(píng)分析、抽查等審判管理活動(dòng)時(shí)，都需要從檔案室重新調(diào)取案卷，往往涉及數(shù)量較多、規(guī)模較大。
(六)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重備份
隨著全國(guó)法院審判工作信息化電子化的進(jìn)程，各地法院將案件信息錄入信息管理系統(tǒng)，形成了案件電子檔案，是一個(gè)紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重備份的格局。因此管理人員不僅耍確保這兩種信息完整準(zhǔn)確，更要關(guān)注兩者之間是否對(duì)應(yīng)無(wú)誤。
二、法院檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題
(一)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)偏低
隨著法院檔案工作的信息化不斷推進(jìn)，檔案工作人員的素質(zhì)及技術(shù)水平與信息工作實(shí)際要求之間的矛盾越發(fā)凸顯。人員素質(zhì)參差不齊、整體素質(zhì)低、工作適應(yīng)性不強(qiáng)，很難適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用要求，對(duì)進(jìn)一步研究和探索檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展形成了制約。
(二)資源共建共享機(jī)制缺乏，對(duì)檔案的利用手段單一法院內(nèi)部缺乏資源共建共享的電子平臺(tái)，檔案狀態(tài)信息不詳，往往借卷人和調(diào)檔部門(mén)事先無(wú)法知曉所查閱檔案的狀態(tài)信息，一定要到檔案室詢問(wèn)，檔案工作人員查詢系統(tǒng)后方知是否可借。該過(guò)程中就易產(chǎn)生操作上的無(wú)效勞動(dòng)，造成調(diào)檔工作的低效。另外，法院訴訟檔案的利用手段單一，一般只負(fù)責(zé)借閱檔案一項(xiàng)業(yè)務(wù)，屬于被動(dòng)檔案管理；而整理、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)、編研等工作幾乎為空白，缺乏主動(dòng)開(kāi)展檔案管理及服務(wù)的意識(shí)。
(三)案卷調(diào)卷操作信息滯后，對(duì)檔案的利用未建立相應(yīng)的反饋機(jī)制
法院的案卷調(diào)取基本都是臨時(shí)緊急性質(zhì)的調(diào)卷，因此存在實(shí)體操作先進(jìn)行，后續(xù)再將借卷、歸檔信息輸入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象。這樣操作的結(jié)果是信息處理滯后于實(shí)體操作，易產(chǎn)生實(shí)體操作與系統(tǒng)信息的不對(duì)應(yīng)等問(wèn)題，給后續(xù)的工作造成一定的困擾。同時(shí)，未建立相應(yīng)的檔案利用反饋機(jī)制，使得檔案室對(duì)檔案利用的情況不了解。只是單一的從事檔案歸檔借出的操作，不利于檔案價(jià)值的社會(huì)效益體現(xiàn)。(四)輕視文書(shū)檔案的信息化處理由于以審判工作為主的單位性質(zhì)和由此而長(zhǎng)期形成的習(xí)慣，導(dǎo)致法院重訴訟檔案、輕文書(shū)檔案的現(xiàn)象較普遍。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書(shū)資料受到禮遇，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對(duì)于文書(shū)檔案歸檔工作重視不夠，一些重要的文書(shū)檔案、基建檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等缺乏系統(tǒng)規(guī)范的電子信息記錄。
三、加強(qiáng)信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對(duì)策
(一)建立檔案信息共享機(jī)制，開(kāi)放部分檔案查詢信息
運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門(mén)可以在自己的網(wǎng)站上提供已開(kāi)放的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。法院可以借鑒圖書(shū)館借閱信息平臺(tái)的模式，建立專門(mén)的檔案信息檢索入口，在安全和保密的前提下，把豐富的檔案資源放在網(wǎng)絡(luò)上，便于調(diào)檔部門(mén)自行查詢和利用檔案信息。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的介入使得檔案數(shù)據(jù)能以更快的速度和更少的手續(xù)被法院相關(guān)部門(mén)獲得，節(jié)省了以往在部門(mén)之間調(diào)取檔案所耗費(fèi)的人力、物力以及時(shí)間，提高了工作效率和管理水平。
(二)引入條形碼射頻技術(shù)，提高信息輸入的效率與準(zhǔn)確性
針對(duì)信息流與實(shí)物流不同步，存在滯后現(xiàn)象的問(wèn)題，法院可以引入條形碼射頻技術(shù)，提高信息輸入的效率與準(zhǔn)確性。條形碼技術(shù)最早產(chǎn)生于風(fēng)聲鶴唳的二+世紀(jì)二+年代，誕生于威斯汀豪斯的實(shí)驗(yàn)室里。條形碼是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。條形碼技術(shù)具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)：①輸入速度快：條形碼輸入的速度是鍵盤(pán)輸入的5倍，能實(shí)現(xiàn)“即時(shí)數(shù)據(jù)輸入”。②可靠性高：采用條形碼技術(shù)誤碼率低于百萬(wàn)分之一。③采集信息量大：利用傳統(tǒng)的一維條形碼一次可采集幾十位字符的信息，二維條形碼更可以攜帶數(shù)干個(gè)字符的信息。④靈活實(shí)用：條形碼標(biāo)識(shí)可以和有關(guān)識(shí)別設(shè)備組成一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化識(shí)別。因此，條形碼是現(xiàn)代管理中不可或缺的電子信息工具。
【關(guān)鍵詞】法院檔案；信息化改革；思考
法院系統(tǒng)的檔案管理工作是其工作的一個(gè)重要組成部分，隨著科技進(jìn)步，信息化無(wú)疑給法院檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇。利用信息技術(shù)傳播速度快、存儲(chǔ)量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢(shì)，完善檔案管理改革工作，充分運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、技術(shù)，完善檔案管理制度，可以為法院的審執(zhí)工作提供有力的信息支持。
一、傳統(tǒng)檔案管理存在不足之處
（一）傳統(tǒng)檔案管理方式較為封閉單一。傳統(tǒng)的檔案記錄方式較為單一，各級(jí)法院形成較為封閉的本院訴訟檔案管理空間。以各級(jí)法院管理本院自身形成的訴訟檔案并不能夠滿足多人查閱，卷宗使用環(huán)節(jié)效率不高。借閱環(huán)節(jié)上安全無(wú)法充分保障無(wú)疏漏，對(duì)于信息的完整性及客觀性無(wú)法做到全程監(jiān)控，這一定程度上導(dǎo)致案件的跨區(qū)域辦理障礙。
（二）傳統(tǒng)檔案數(shù)量與管理空間不協(xié)調(diào)。隨著時(shí)間的推移，法治進(jìn)程的不斷加深，法院案件受理數(shù)量不斷增加，檔案管理的空間日趨緊張。很多單位在檔案室的建立上缺乏前瞻性，檔案管理沒(méi)有形成足夠的空間儲(chǔ)存。另一方面，對(duì)于紙質(zhì)的檔案保存也缺乏相應(yīng)有效的措施，難以避免出現(xiàn)磨損現(xiàn)象，制約了檔案的長(zhǎng)久保存。
（三）傳統(tǒng)檔案信息缺乏專業(yè)規(guī)范化管理。法院對(duì)于審執(zhí)工作的重視程度一般會(huì)高于檔案管理工作，造成檔案工作缺乏相關(guān)專業(yè)管理人員，在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不能形成統(tǒng)一的歸檔統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔不及時(shí)、不規(guī)范，無(wú)法將情況客觀地反映。同時(shí)，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無(wú)法查閱的問(wèn)題，辦案人員調(diào)取相關(guān)卷宗的工作量相應(yīng)增加，對(duì)檔案的運(yùn)用效率造成了較大的影響。
二、檔案信息化改革的優(yōu)勢(shì)
（一）一次投入，多次利用。隨著立案登記制度的不斷完善，收案數(shù)量不斷增加，檔案信息化改革可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速再次利用。通過(guò)信息化平臺(tái)將檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，在浩如煙海的檔案中能夠精準(zhǔn)化找到所需文件資料，并實(shí)現(xiàn)多次呈現(xiàn)，省去了手工操作的重復(fù)勞動(dòng)，并且能同時(shí)滿足資源共享。
（二）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，管理規(guī)范。檔案信息化管理能夠有效將各級(jí)法院的檔案信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息管理系統(tǒng)通過(guò)與法院審判管理系統(tǒng)的對(duì)接，并提供網(wǎng)上歸檔信息登記，對(duì)各立檔部門(mén)形成的電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，可以改變法院檔案管理各自為政的傳統(tǒng)模式，有利于更好地規(guī)范檔案管理工作，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
（三）分級(jí)管理，安全保密。檔案信息化建設(shè)可以減少原紙制材料的調(diào)閱，使得原本檔案材料可以長(zhǎng)期封存保護(hù)，避免紙質(zhì)檔案損毀。 電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問(wèn)題，及時(shí)查找到案件負(fù)責(zé)人。同時(shí)，訴訟檔案的信息化建設(shè)可以對(duì)案卷進(jìn)行保密管理，限制查詢?nèi)藛T，特定檔案只對(duì)有權(quán)限用戶開(kāi)放，分級(jí)管理，有效解決檔案泄密等問(wèn)題，能夠提高法院檔案的安全保密性。
三、檔案信息化改革的建議
（一）改變傳統(tǒng)思想束縛，樹(shù)立檔案管理改革意識(shí)。思想意識(shí)不能緊跟時(shí)代步伐，管理就會(huì)被落在后面。新時(shí)期對(duì)檔案管理有了新的要求，法院對(duì)于檔案信息化改革建設(shè)也提出了新的需求，每一個(gè)干警切實(shí)改變頭腦中固有的思想束縛是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理改革的重要標(biāo)志。檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化管理的專業(yè)學(xué)習(xí)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段實(shí)踐到具體工作中。領(lǐng)導(dǎo)干部必須具備大局意識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)意識(shí)，拓寬視野，提高思想意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理改革的重要性和緊迫性。
（二）切實(shí)加大投入，積極穩(wěn)妥推進(jìn)信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投入大、周期長(zhǎng)、見(jiàn)效慢的工作，但是可以為今后的案件查詢等工作帶來(lái)實(shí)實(shí)在在的效果。根據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍，并為檔案室購(gòu)置與其信息化建設(shè)相配套的基礎(chǔ)設(shè)備，減輕相關(guān)人員的工作量。實(shí)現(xiàn)照片檔案、訴訟檔案、文書(shū)檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步推廣電子文檔。檔案信息化建設(shè)需要緊緊依托網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺(tái)的進(jìn)一步完善，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力。同時(shí)，法院檔案信息化管理必須兼顧安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險(xiǎn)的水平。全面實(shí)施信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)和非信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)工程，滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺(tái)。
（三）依法制定標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案載體也呈現(xiàn)出多元化，法院應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合其實(shí)際情況，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立和完善檔案管理體系。
第一，電子檔案的鑒定及電子文件的形成、保管、上傳都應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和格式要求，使其規(guī)范化。第二，不斷完善檔案信息化管理的制度建設(shè)，及時(shí)應(yīng)對(duì)新情況、解決新問(wèn)題。修訂檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵，保障檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。第三，加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化的激勵(lì)約束制度的建設(shè)，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實(shí)，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。
由于傳統(tǒng)檔案的封閉性，大部分檔案成為“信息孤島”，檔案信息資源不能充分發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。建立統(tǒng)一的法院系統(tǒng)檔案信息化資源庫(kù)，對(duì)分散的司法檔案信息資源進(jìn)行整合和應(yīng)用，是法院檔案信息化建設(shè)的必由之路。
【參考文獻(xiàn)】
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談到檔案工作，部分專業(yè)檔案中也存在正卷和副卷的名詞概念。例如：
1994年印發(fā)的《派出所檔案管理規(guī)定》中第五條：根據(jù)公安部《關(guān)于重點(diǎn)人口管理工作規(guī)定》，對(duì)列管的重點(diǎn)人口(包括暫住人口中的重點(diǎn)人口)進(jìn)行管理中形成的有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)建立重點(diǎn)人口卷。已經(jīng)查實(shí)的有法律效用的材料，立為正卷；內(nèi)部審批的和未經(jīng)查實(shí)的材料，立為副卷。
1991年印發(fā)的《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》中第二十一條規(guī)定了“各類案件副卷訴訟文書(shū)材料的排列順序”，閱卷筆錄，案件承辦人的審查報(bào)告，承辦人與有關(guān)部門(mén)內(nèi)部交換意見(jiàn)的材料或筆錄，有關(guān)本案的內(nèi)部請(qǐng)示及批復(fù)，合議庭評(píng)議案件筆錄，審判庭研究、匯報(bào)案件記錄，審判委員會(huì)討論記錄，案情綜合報(bào)告原、正本，判決書(shū)、裁定書(shū)原本，審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見(jiàn)書(shū)和其他不宜對(duì)外公開(kāi)的材料都在副卷之中。
1991年印發(fā)的《公安業(yè)務(wù)檔案管理辦法》中的政治偵察案卷、刑事偵查案卷、預(yù)審案卷、調(diào)查案卷、組織案卷等類檔案均需要建立副卷。
在地方專業(yè)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)參與制發(fā)的專業(yè)檔案管理制度中，也出現(xiàn)了正副卷的字樣。如2010年印發(fā)的《廣東省勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理辦法》中第七條：勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案文書(shū)材料按照利于保密、方便利用的原則，分別立正卷和副卷。
既然正副卷名詞概念在如此多的專業(yè)檔案中出現(xiàn)，是否意味著按字面理解，正卷和副卷各自包含的檔案形式、內(nèi)容、保存價(jià)值差別巨大呢?
筆者認(rèn)為顯然不是。例如在《勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁辦案規(guī)則》中規(guī)定：副卷包括：評(píng)議記錄、立案審批表、調(diào)查提綱、閱卷筆錄、會(huì)議筆錄、底稿、結(jié)案審批表等。仔細(xì)分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁過(guò)程之中形成的，是完整的仲裁檔案中不可或缺的組成部分。缺少任何一種材料只能說(shuō)明仲裁過(guò)程某個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有進(jìn)行或者是歸檔未實(shí)現(xiàn)齊全完整。這些文件材料是仲裁過(guò)程中部分環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，是仲裁檔案的組成部分，根本沒(méi)必要列為副卷。公安業(yè)務(wù)檔案、人民法院訴訟檔案的副卷情況類似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》中第六條中規(guī)定：罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動(dòng)教養(yǎng)之后，其檔案應(yīng)進(jìn)行整理，正副卷合并，每個(gè)人的檔案組成一卷或數(shù)卷。這說(shuō)明正卷、副卷內(nèi)的檔案材料同樣重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必將其先分開(kāi)后合并，增加基層檔案工作人員的無(wú)效工作呢?
據(jù)筆者了解，在實(shí)際工作中，仲裁檔案的正卷是可以讓申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人查閱、復(fù)制的，而副卷牽涉到仲裁工作人員對(duì)當(dāng)事雙方利益平衡問(wèn)題，因而不能向申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人提供利用。這一做法源于2002年12月7日實(shí)施的《最高人民法院關(guān)于訴訟人查閱民事案件材料的規(guī)定》中的條文，民事案件的當(dāng)事人及訴訟人可免費(fèi)到法院查閱本人案件的案卷，查閱案卷的范圍僅限于“正卷”，包括書(shū)、答辯書(shū)、庭審筆錄及各種證據(jù)材料等。
如果說(shuō)在若干年前手工立卷方式下，必須通過(guò)實(shí)體分開(kāi)以達(dá)到限制利用的目的，那么在計(jì)算機(jī)管理非常普及、以件為單位進(jìn)行整理的今天，再提正副卷這樣的名詞概念就顯得很滯后了。有關(guān)部門(mén)完全可以通過(guò)單獨(dú)標(biāo)識(shí)、單件利用的方式解決限制利用問(wèn)題，沒(méi)必要再使用似是而非的名詞概念。
不過(guò)也有例外，《派出所檔案管理規(guī)定》中的副卷中包括“未經(jīng)查實(shí)的重大嫌疑線索和群眾檢舉材料……耳目提供未證實(shí)的材料”等材料，而后面又規(guī)定“已查明否定的嫌疑材料”屬于不歸檔范圍。這就是自相矛盾的規(guī)定，屬于不歸檔范圍的材料為什么要納入到檔案的副卷去呢?這恐怕就是常識(shí)性錯(cuò)誤了。
在此需要特別指出的是，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施辦法第四條規(guī)定“國(guó)務(wù)院各部門(mén)經(jīng)國(guó)家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門(mén)經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門(mén)同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法”。如果專業(yè)主管機(jī)關(guān)擅自專業(yè)檔案管理制度，就多多少少有違法的嫌疑。
近年來(lái)，我院檔案管理工作在上級(jí)法院和市檔案局的指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理?xiàng)l例》，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化為目標(biāo)，狠抓檔案管理質(zhì)量，開(kāi)拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，開(kāi)創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評(píng)為全國(guó)、省、市級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個(gè)大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計(jì)九十平方米，檔案辦公室二間，微機(jī)室一間，閱卷室一間。密集架108組，預(yù)計(jì)可容納到年的各大門(mén)類全部檔案。同時(shí)檔案室還配備了微機(jī)一臺(tái)、復(fù)印機(jī)一臺(tái)，檔案庫(kù)房加裝了金屬防盜門(mén)、防盜窗，配備了空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕計(jì)和滅火器等必要的辦公設(shè)備，“六防措施”全部落實(shí)，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個(gè)部分向領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報(bào)我院的檔案管理情況：
一、主要做法
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進(jìn)行的重要保證。院黨組始終堅(jiān)持把檔案工作作為法院工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭(zhēng)創(chuàng)一流”的口號(hào)，無(wú)論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長(zhǎng)，以為副組長(zhǎng)，有關(guān)庭、處、室正職為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)。并根據(jù)班子成員變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場(chǎng)辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽(tīng)取一次檔案管理工作匯報(bào)，每半年講評(píng)一次各庭室訴訟和行政文書(shū)歸檔情況。高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地建設(shè)檔案室及檔案庫(kù)房，購(gòu)置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專用微機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長(zhǎng)分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時(shí)，院黨組還注重提高全院干警對(duì)檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。重點(diǎn)在全院干警中抓了“三個(gè)克服，一個(gè)提高”。“三個(gè)克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無(wú)關(guān)的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無(wú)所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績(jī)，干好干壞一個(gè)樣的思想。“一個(gè)提高”就是提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責(zé)上有分工，日常工作有人問(wèn)，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。
（二）明確責(zé)任，嚴(yán)格檔案管理規(guī)程。從院領(lǐng)導(dǎo)到一般人員充分調(diào)動(dòng)積極性，每人都理順與檔案管理工作的關(guān)系：專職保密員負(fù)責(zé)到上級(jí)法院和市委拿送文件、辦公室人員負(fù)責(zé)印章管理、行政處負(fù)責(zé)訴訟文書(shū)及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負(fù)責(zé)立案材料的入檔、審判人員負(fù)責(zé)卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標(biāo)責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，規(guī)范檔案卷宗的書(shū)寫(xiě)與裝訂，我院還先后組織開(kāi)展了“書(shū)記員卷宗裝訂觀摩評(píng)比”、“優(yōu)秀法律文書(shū)評(píng)比”等活動(dòng)，并由審判監(jiān)督庭對(duì)案卷進(jìn)行評(píng)查，定期通報(bào)存在的問(wèn)題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會(huì)管理檔案的良好氛圍。
（三）強(qiáng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，按照最高法院關(guān)于訴訟檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和《河南省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合審判工作特點(diǎn)，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案設(shè)備維護(hù)使用制度以及重大活動(dòng)檔案登記制度等16項(xiàng)制度，實(shí)行案件流程管理，及時(shí)歸檔。嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即評(píng)查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過(guò)“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，請(qǐng)上級(jí)法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗(yàn)收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗(yàn)收合格；“精”，對(duì)已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒?，F(xiàn)在，我院檔案室共有文書(shū)檔案
卷，其中永久卷，長(zhǎng)期卷，短期卷，業(yè)務(wù)檔案卷，合計(jì)卷，全部達(dá)到和基本達(dá)到上級(jí)要求的歸卷標(biāo)準(zhǔn)。
（四）嚴(yán)格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類檔案文件中，大部分需進(jìn)行保密管理。面對(duì)借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個(gè)重要課題。針對(duì)這種情況，我院認(rèn)真履行有關(guān)保密工作規(guī)則，嚴(yán)格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執(zhí)行保密制度。對(duì)檔案管理人員實(shí)行加強(qiáng)保密教育，并要求其嚴(yán)格做到“不該說(shuō)的不說(shuō)，不該看得不看”，使檔案管理的保密工作有序進(jìn)行。同時(shí)，根據(jù)法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開(kāi)發(fā)，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類檔案移交登記本”。對(duì)訴訟檔案實(shí)行書(shū)本式和卡片式索引，文書(shū)檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長(zhǎng)期索引實(shí)行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國(guó)家秘密的前提下，為大量的申訴復(fù)查、審判質(zhì)量評(píng)查及公安、檢察司法機(jī)關(guān)偵破案件提供了及時(shí)的服務(wù)和可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案工作的效益。
（五）采取有效措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了全面搞好檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和管理工作，我院在加強(qiáng)自身建設(shè)的同時(shí)，還十分重視對(duì)基層法院檔案管理工作的指導(dǎo)和幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面深入各基層法院檔案室進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)解決。二是引導(dǎo)各基層法院檔案員相互參觀，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，交流經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)組織他們參加地方檔案局的培訓(xùn)，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，三是加強(qiáng)同地方檔案管理部門(mén)的聯(lián)系，積極參加各級(jí)主各類的檔案檢查，并請(qǐng)他們到法院檢查指導(dǎo)工作。四是及時(shí)準(zhǔn)確地收集和報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息。
二、存在的問(wèn)題和困難
我們雖然為檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步做了一些工作，也取得了一定的成績(jī)，但是離領(lǐng)導(dǎo)的要求、形勢(shì)發(fā)展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當(dāng)大的差距，還存在一些不可忽視的問(wèn)題和困難。主要表現(xiàn)在一是專職檔案員少，工作中只是疲于應(yīng)付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進(jìn)步；二是基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善還有薄弱環(huán)節(jié)；三是基層法院的檔案管理工作發(fā)展不夠平衡。
三、今后工作打算
（一）繼續(xù)深入貫徹執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)精神，提高工作人員依法治檔的意識(shí)。要經(jīng)常組織全院檔案工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》等法律法規(guī)，充分運(yùn)用內(nèi)部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規(guī)、政策，形成一個(gè)懂法、守法、共同關(guān)心檔案工作的良好氛圍。同時(shí)繼續(xù)完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。版權(quán)所有
（二）全面提高檔案質(zhì)量，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。在檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)基礎(chǔ)上,檔案工作要進(jìn)一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，不得使用木質(zhì)等粗糙紙張作檔案書(shū)寫(xiě)材料，不準(zhǔn)使用圓珠筆、藍(lán)墨水筆及化學(xué)材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性；二是嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按年度歸檔，防止積存文件；三是采取新的立卷方法，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案分類、保管期限、編目、裝盒要達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求；四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，不得分散；五是建立檔案工作臺(tái)帳，做好檔案統(tǒng)計(jì)和鑒定工作。
一、抓好規(guī)范化，夯實(shí)基礎(chǔ)
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動(dòng)中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進(jìn)行審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應(yīng)做到把好“三關(guān)”。
（一）把好“收集關(guān)”，基礎(chǔ)材料規(guī)范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴(yán)格樹(shù)立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的高度責(zé)任感，嚴(yán)格按照法律、法規(guī)及上級(jí)的要求，認(rèn)真細(xì)致、按時(shí)保質(zhì)地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準(zhǔn)確反映整個(gè)訴訟活動(dòng)等工作的全過(guò)程，使整個(gè)法院檔案形成鏈條式的材料體系，準(zhǔn)確完整，從根本上提高檔案質(zhì)量。
（二）抓好“整理關(guān)”，科學(xué)立卷規(guī)范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強(qiáng)對(duì)各職能部門(mén)檔案工作的督查和指導(dǎo)，職能業(yè)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)與檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通與交流，齊心協(xié)力抓好檔案基礎(chǔ)建設(shè)，制定統(tǒng)
一、科學(xué)的檔案整理方案，增強(qiáng)訴訟檔案規(guī)范建設(shè)的可操作性，提高訴訟檔案建設(shè)的整體水平。要把法院系統(tǒng)檔案管理和《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，從而真正實(shí)現(xiàn)基層法院檔案的規(guī)范化。
（三）強(qiáng)化“考核關(guān)”，促進(jìn)檔案規(guī)范化
針對(duì)近年來(lái)基層法院書(shū)記員新招人員較多，在業(yè)務(wù)能力上參差不齊，在檔案管理上時(shí)有問(wèn)題發(fā)生。因此，這就要求基層法院在加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)強(qiáng)化考核，使每個(gè)相關(guān)人員加強(qiáng)工作責(zé)任心，深刻認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺(jué)性，并通過(guò)量化考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應(yīng)有地位。
二、落實(shí)制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現(xiàn)代管理科學(xué)的重要方面，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的各項(xiàng)制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實(shí)上我認(rèn)為應(yīng)著重從三個(gè)方面：
（一）組織落實(shí)
法院的檔案管理是一個(gè)科學(xué)、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個(gè)方面，哪一個(gè)環(huán)節(jié)去落實(shí)是不夠的，必須從案件受理直至案件審結(jié)以及調(diào)檔查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)，全方位的按照檔案法律和上級(jí)的制度去執(zhí)行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個(gè)同志，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，光靠幾個(gè)檔案人員是永遠(yuǎn)不夠的，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并建立一套組織體系，從各項(xiàng)工作的源頭，從案件的起點(diǎn)就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項(xiàng)工作落實(shí)到位，形成一級(jí)抓一級(jí)，一層抓一層，壓力傳遞，人人負(fù)責(zé)的良好氛圍和責(zé)任意識(shí)。
（二）不斷完善
隨著社會(huì)發(fā)展，改革創(chuàng)新的不斷深化，面對(duì)新的形勢(shì)，原有的制度、規(guī)定可能就不能完全適應(yīng)新的形勢(shì)的需要，因此，這要求我們要用創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新的思維去不斷地完善和健全規(guī)章制度，對(duì)已有的檔案管理制度，要根據(jù)新近頒發(fā)的檔案法規(guī)和規(guī)定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應(yīng)法院檔案發(fā)展的需求。
（三）長(zhǎng)效管理
牢固樹(shù)立長(zhǎng)效管理的科學(xué)發(fā)展理念，摒棄“為爭(zhēng)創(chuàng)而爭(zhēng)創(chuàng)”和“管理達(dá)標(biāo)萬(wàn)事大吉”的思想，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到法院業(yè)務(wù)管理工作中去，進(jìn)一步明確各業(yè)務(wù)崗位的職責(zé)分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日?；⒁?guī)范化、制度化，使歸檔驗(yàn)收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實(shí)，從而使基層法院檔案管理工作長(zhǎng)效有序的發(fā)展。
三、依托信息化，科學(xué)發(fā)展
法院檔案信息化建設(shè)是拓寬檔案服務(wù)利用外延，提高檔案服務(wù)效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進(jìn)程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。這就要求基層法院在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等的同時(shí)，亦要積極加大適應(yīng)基層法院檔案管理實(shí)際工作的軟件設(shè)備的開(kāi)發(fā)和利用。
（二）加快檔案信息庫(kù)的建設(shè)
檔案信息資源共享的前提是各類
蓮山課件信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。因此在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，不光要對(duì)室藏檔案數(shù)字化，同時(shí)還對(duì)新生成的文件進(jìn)行數(shù)字化。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，建立一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務(wù)。
（三）加大檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)
一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)增強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
長(zhǎng)期以來(lái)，個(gè)別干警對(duì)檢察檔案工作存在錯(cuò)誤的思想認(rèn)識(shí)，即認(rèn)為檔案工作是辦公室的事情，自己只要是把案子及時(shí)準(zhǔn)確的辦結(jié)了，領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作完成了，不出什么問(wèn)題，工作基本上就算完成了，不用在檔案工作上花時(shí)間，費(fèi)精力，這就需要我們轉(zhuǎn)變思想觀念。一要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提供保障。要加大檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，改善工作環(huán)境和條件，實(shí)施規(guī)范化和科學(xué)化管理。二要培養(yǎng)檢察機(jī)關(guān)的全員檔案意識(shí)。檢察機(jī)關(guān)的檔案工作是一項(xiàng)全員參與的群眾性工作，許多門(mén)類檔案的形成要經(jīng)過(guò)數(shù)個(gè)部門(mén)、多人之手。例如，訴訟檔案的形成就要經(jīng)過(guò)審查批捕、審查、立卷等幾個(gè)環(huán)節(jié)，從材料的來(lái)源看，既有公安機(jī)關(guān)移送的，也有檢察機(jī)關(guān)在自偵過(guò)程中形成的；既有向外界調(diào)取的，又有內(nèi)部形成的，呈現(xiàn)材料來(lái)源的多樣性和材料收集的廣泛性。所以必須在全體干警中樹(shù)立全程管理的意識(shí)，注重抓好每個(gè)環(huán)節(jié)材料收集，才能保證卷宗材料的完整、齊全，保證檢察檔案的高質(zhì)量。三要加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值及內(nèi)涵的再認(rèn)識(shí)。檢察機(jī)關(guān)的各類檔案反映了檢察工作，便于檢察機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)的查考、利用，是構(gòu)成國(guó)家檔案的重要組成部分。這就要求在檔案工作規(guī)劃方面要有大局意識(shí)，在檔案建設(shè)中要有統(tǒng)籌意識(shí)，擴(kuò)大視野，將檔案工作貫穿于監(jiān)督工作的始終，并不斷延伸檔案工作內(nèi)涵，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，為社會(huì)提供良好的信息服務(wù)。四要樹(shù)立檔案的服務(wù)意識(shí)。利用工作是檔案的核心工作，從這種意義上講，檔案的其它工作都圍繞利用這一中心任務(wù)展開(kāi)。一方面，只有做好利用工作，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值，促進(jìn)其它各項(xiàng)工作的開(kāi)展；另一方面，各項(xiàng)工作取得成果后，會(huì)作用于檔案工作，促使其更好地建設(shè)和發(fā)展。
二、強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，扎實(shí)提高檔案人員業(yè)務(wù)綜合技能
我國(guó)《檔案法》第七條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”；《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》第五條也明確規(guī)定：“基層檢察院應(yīng)設(shè)專職或兼職檔案人員”。由此可知，設(shè)置專門(mén)機(jī)構(gòu)和配有專門(mén)的檔案人員是實(shí)施檔案工作科學(xué)化管理的先決條件，只有選配綜合素質(zhì)高、愛(ài)崗敬業(yè)，具有較強(qiáng)的從事檔案工作的專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，才能保證檔案工人的質(zhì)量。檢察機(jī)關(guān)檔案工作人員包括各業(yè)務(wù)部門(mén)兼職人員，要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，采用組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)歷教育、定期業(yè)務(wù)考核等方式，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，最終以培養(yǎng)復(fù)合性的專業(yè)人才為目標(biāo)，使檔案人員既有較強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又有一定法律知識(shí)和綜合知識(shí)，還能操作運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的復(fù)合性人才。新時(shí)期檢察機(jī)關(guān)檔案工作對(duì)檔案工作人員的自身素質(zhì)也提出了更高的要求。一是提升檢察檔案管理人員政治素質(zhì)，樹(shù)立高度的職業(yè)責(zé)任感和堅(jiān)定明確的事業(yè)心，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)和法制觀念，充分認(rèn)識(shí)檢察檔案的重要性以及它潛在的價(jià)值，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。二是提升檢察檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要具備相關(guān)的檢察業(yè)務(wù)知識(shí)。三是提升檢察檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)方面，只有具備較全面的知識(shí)，才能做好各門(mén)類檔案的收集、管理、鑒定、利用等工作。
三、豐富工作內(nèi)涵，確保檔案管理適應(yīng)檢察工作需求
檔案工作的職能在新的歷史條件下需要進(jìn)一步調(diào)整，突出其服務(wù)功能。一是工作重心由收集、保管向綜合利用轉(zhuǎn)換。由于檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案封閉管理的機(jī)制沿襲時(shí)間較長(zhǎng)，在一段歷史時(shí)期又遭受到嚴(yán)重破壞，檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作重點(diǎn)放在了檔案的收集、保管齊全、完整上，對(duì)鑒定銷毀等工作開(kāi)展采取了消極、謹(jǐn)慎的態(tài)度。對(duì)利用開(kāi)發(fā)工作上則顯得投入不足，服務(wù)質(zhì)量不高，僅能滿足簡(jiǎn)單的檔案調(diào)閱。編研工作處在低水平、低層次的文件匯編、摘錄階段。新時(shí)期，檔案工作要更好地配合法律監(jiān)督及社會(huì)需要，著力加強(qiáng)編研工作，在保證檔案完整翔實(shí)的基礎(chǔ)上，挖掘檔案內(nèi)涵，提供更加全面的信息參考和更深層次的咨詢服務(wù)。二是服務(wù)方式由被動(dòng)接受查檔向主動(dòng)提供服務(wù)模式轉(zhuǎn)換。新時(shí)期檢察機(jī)關(guān)的信息資源對(duì)工作查考、借鑒、決策、證據(jù)、調(diào)研等方面的作用更加突出。檔案工作者必須具備前瞻意識(shí)，主動(dòng)預(yù)測(cè)、捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，并作出相應(yīng)對(duì)策；加強(qiáng)檔案的宣傳工作，征求各方對(duì)檔案利用的意見(jiàn)，公布或提供服務(wù)的范用、內(nèi)容，便于利用者了解室藏情況，更好地利用檔案資源。三是服務(wù)范圍由嚴(yán)格限制向面向社會(huì)轉(zhuǎn)換。一方面要減少對(duì)利用者身份的限制，由過(guò)去主要面向法院、公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、及案件的當(dāng)事人，逐步面向全社會(huì)；另一方面在利用內(nèi)容范圍上要擴(kuò)展，在符合《檔案法》的規(guī)定，并且不違反監(jiān)督工作的要求和保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的前提下，掌握好檔案的公開(kāi)范圍，采取多種形式向社會(huì)提供利用，滿足社會(huì)不斷增長(zhǎng)對(duì)檢察院各類檔案的信息需求。
四、規(guī)范檔案管理，推動(dòng)新時(shí)期檢察檔案工作科學(xué)發(fā)展
隨著國(guó)家各項(xiàng)法律、法規(guī)的健全和完善，檢察機(jī)關(guān)工作任務(wù)日趨繁重，檢察院的檔案數(shù)量增幅較大，工作量急劇上升。過(guò)去檔案主要以手工技術(shù)為主要的管理手段，無(wú)論在信息檢索速度、范圍、質(zhì)量及信息的貯藏等方面已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息服務(wù)“快、廣、準(zhǔn)”的要求。檔案管理只有充分利用以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，才能達(dá)到提高檔案工作效率與更好地滿足利用需求的根本目的。首先建立以室藏內(nèi)容提高利用工作為目標(biāo)的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)、利用、管理工作現(xiàn)代化。其次建立以維護(hù)檔案完整與安全為目的的檔案實(shí)體管理系統(tǒng)。包括防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)；溫濕度的自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)；采取“八防”等相應(yīng)有效措施，實(shí)現(xiàn)檔案整體管理現(xiàn)代化。第三建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)由訴訟資源信息本院系統(tǒng)內(nèi)各用戶之間共享，逐步發(fā)展成檢察系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，更好地發(fā)揮檢察院檔案信息資源的社會(huì)效益。
一、深化檢察檔案工作機(jī)制建設(shè)
建立、健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,形成由主管檢察長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo),辦公室分管主任負(fù)責(zé),檔案員統(tǒng)一管理與具體指導(dǎo),各部門(mén)協(xié)調(diào)配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規(guī)范執(zhí)法、促進(jìn)檢察業(yè)務(wù)工作發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容,及時(shí)解決檔案工作中存在問(wèn)題,及時(shí)制定、修訂各類檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷毀等工作制度。加大監(jiān)管和服務(wù)力度,提高質(zhì)量。嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度,加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目的收集與整理,確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時(shí)。加大檔案監(jiān)管力度,強(qiáng)化檔案“收、管、用”各個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)任務(wù),切實(shí)提升檔案管理水平。
二、深化檔案隊(duì)伍素質(zhì)能力建設(shè)
堅(jiān)持黨要管黨、從嚴(yán)治黨,推進(jìn)黨建統(tǒng)領(lǐng)的新常態(tài)。鞏固教育實(shí)踐活動(dòng)成果,嚴(yán)格履行檔案隊(duì)伍責(zé)任意識(shí)和履職能力,定期開(kāi)展理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。積極營(yíng)造健康向上、務(wù)實(shí)清廉的工作氛圍。一是提升基層檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平。加大教育培訓(xùn)力度,通過(guò)舉辦專題培訓(xùn)、開(kāi)展觀摩交流等形式增強(qiáng)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)精神的培養(yǎng),積極營(yíng)造團(tuán)結(jié)進(jìn)取檔案隊(duì)伍。二是培養(yǎng)檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、埋頭苦干、甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神,把教育培訓(xùn)經(jīng)常化、系統(tǒng)化、制度化來(lái)抓,不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能和理論水平。三是定期組織檔案知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn),不斷更新知識(shí)、更新理念、更新觀點(diǎn)、提高認(rèn)識(shí),確保檔案工作保持良好發(fā)展局面。 四是加強(qiáng)檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)研討活動(dòng),提高檔案人員綜合素養(yǎng),以“講能力、轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹(shù)形象、求實(shí)效”為主題,全面提升檔案人員職業(yè)道德水平,服務(wù)大局的良好工作氛圍。
三、深化檢察檔案管理體系建設(shè)
隨著司法改革的推進(jìn)和社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng),依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯,訴訟檔案的法制建設(shè)也將受到更多的關(guān)注。檔案資源是一切工作開(kāi)展的基礎(chǔ),是深化管理手段、挖掘信息價(jià)值,從而換發(fā)檔案工作的生機(jī)和活力。檢察檔案記載著檢察事業(yè)的發(fā)展歷程,更主要反映著檢察工作民主法制進(jìn)程和重大司法改革的原貌。
(一)依法管檔,法律先行
作為檔案守護(hù)者、執(zhí)行者,必須練就一身過(guò)硬的本領(lǐng),熟知相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度,時(shí)刻保持清醒的頭腦,及時(shí)更新、補(bǔ)充知識(shí),擴(kuò)大自己的知識(shí)面,嚴(yán)格按照《檔案法》規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)管理檔案事業(yè),任何人都不能凌駕法律之上,凡是違反檔案法律法規(guī)的行為,都必須依法追究法律責(zé)任。 作為檔案工作者只有熟悉法條,依法辦事,才能贏得社會(huì)的理解和尊重,才能為檔案事業(yè)法制化建設(shè)添磚加瓦。
(二)依法管檔,從源頭抓起
檔案接收工作是檔案管理工作的起點(diǎn),接收工作的質(zhì)量直接影響到檔案管理與檔案利用,因此,對(duì)待接收工作不能絲毫懈怠,更不能馬馬虎虎礙于情面,對(duì)不符合要求卷宗材料堅(jiān)決退回整改。
(三)依法管檔,抓好檔案入口關(guān)
在訴訟檔案歸檔時(shí),檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對(duì)訴訟檔案進(jìn)行分類管理,人民檢察院訴訟檔案的編號(hào)應(yīng)以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提,將不同保管期限永久、長(zhǎng)期、短期的案卷每年各編一個(gè)順序號(hào)。并對(duì)訴訟卷宗的編號(hào)、案件來(lái)源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報(bào)人姓名、案由、處理結(jié)果、收案日期、結(jié)案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進(jìn)行全面審查,以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實(shí)、合法、有序,全面提高檔案歸檔質(zhì)量。
(四)依法管檔,建立信息采集制度
加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通,建立信息采集制度,信息采集是電子文件(檔案)備份中心系統(tǒng)的基礎(chǔ),沒(méi)有豐富的電子數(shù)據(jù)支撐,電子文件備份中心就成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。因此,信息采集制度的建立需要各部門(mén)的參與、支持、配合,明確采集范圍、內(nèi)容及保密措施。 四、深化檢察檔案安全保密體系建設(shè)
保障檔案實(shí)體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應(yīng)當(dāng)構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系,加強(qiáng)內(nèi)部管理,把安全責(zé)任、安全制度、保障措施落實(shí)到實(shí)處。一是加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)投入,逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案庫(kù)房、音像檔案庫(kù)房、實(shí)物檔案庫(kù)房、閱覽室“四分開(kāi)”。二是加大檔案庫(kù)房配備監(jiān)控報(bào)警設(shè)備、溫濕度控制調(diào)節(jié)設(shè)備、氣體滅火設(shè)備、驅(qū)蟲(chóng)殺菌設(shè)備,配齊音像檢測(cè)和播放設(shè)備、數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)、備份設(shè)備、檔案管理軟件及專用服務(wù)器,切實(shí)提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統(tǒng)安全保障。按照國(guó)家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系, 嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度,嚴(yán)防把檔案?jìng)鬏數(shù)椒蔷W(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件、檔案專用計(jì)算機(jī)、檔案專用服務(wù)器和其他檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全保密管理,確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的安全。四是堅(jiān)持定期自查和檔案安全巡查。定期清點(diǎn)庫(kù)存檔案,檢查借閱制度落實(shí)情況,加大互查力度,細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn),確保制度落實(shí)到實(shí)處。
五、深化檢察檔案利用服務(wù)能力
隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步,人們對(duì)檔案利用的
要求越來(lái)越高,檔案提供利用服務(wù),就是最大限度的滿足檔案利用需求,發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發(fā)揮價(jià)值的集中體現(xiàn),實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的拓展與增值,充分發(fā)揮各類檔案的作用,實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。 (一)嚴(yán)格借閱檔案審批制度,確保檔案利用安全
結(jié)合檔案利用多的情況下,制定嚴(yán)格的檔案審批程序,制定檔案利用審批表,由檔案利用人簽名,填寫(xiě)借閱事項(xiàng)、借閱目的和借閱時(shí)間,經(jīng)處室兼職檔案員簽名,報(bào)處室正、副處長(zhǎng)審批,再報(bào)主管檢察長(zhǎng)批準(zhǔn)。文書(shū)檔案屬于我院機(jī)密檔案,一般不外借,如外單位利用我院文書(shū)檔案時(shí),需經(jīng)主管檢察長(zhǎng)批準(zhǔn),方可辦理借閱手續(xù),并限期規(guī)檔。
(二)嚴(yán)格借閱登記手續(xù),確保證件齊全
檔案利用人辦理完檔案借閱審批手續(xù)后,需到檔案室填寫(xiě)檔案利用登記卡,由檔案部門(mén)專職檔案員簽字確認(rèn)其身份后方可借出。歸還卷宗時(shí),由借閱人填寫(xiě)歸還卷宗冊(cè)數(shù)和歸還時(shí)間,方可確認(rèn)歸還卷宗。上級(jí)檢察院和同級(jí)法院、公安局、安全局,因工作需要借閱卷宗的,除上述程序外,還需持有單位介紹信、工作證經(jīng)我院辦公室主任和主管檢察長(zhǎng)審批方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。其他單位一般不外借,因特殊情況需要借閱時(shí),需經(jīng)主管檢察長(zhǎng)批準(zhǔn),并限期歸還。
(三)借閱卷宗催還制度,確保卷宗完整
1 人事檔案管理信用化改革的可行性
第一將人事檔案與信用檔案相結(jié)合，從某種方面上來(lái)說(shuō)，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對(duì)人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業(yè)單位對(duì)于人的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，而信用作為人的最重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之一，理所應(yīng)當(dāng)?shù)膽?yīng)該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來(lái)，使檔案的管理更加的完善，為市場(chǎng)提供更為完整詳實(shí)的社會(huì)信息，從而更完善的評(píng)價(jià)一個(gè)人。
第二，我國(guó)早已經(jīng)設(shè)立了一個(gè)完善的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時(shí)候我國(guó)的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫(kù)就已開(kāi)始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經(jīng)收集社會(huì)上各行各業(yè)工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會(huì)企業(yè)、政府部門(mén)等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。[1]
第三，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)借鑒信用檔案的管理方式
信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個(gè)幾個(gè)值得深思的性質(zhì)：一信息來(lái)源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來(lái)源多種多樣，內(nèi)容詳實(shí)；二信息開(kāi)放性：信用檔案是開(kāi)放的，沒(méi)有藏匿的，隨時(shí)隨地都可以供相關(guān)的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒(méi)有偏向性的，絕對(duì)真實(shí)的；四信息的時(shí)效性：信用信息不能是一成不變的，保持內(nèi)容的更新，要隨著信息的來(lái)源人的信用行為而改變，信用檔案內(nèi)容也是擁有時(shí)間性質(zhì)的，一般來(lái)說(shuō)，信息來(lái)源人的負(fù)面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內(nèi)的信用信息不能用作商業(yè)行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權(quán)的行為，而作為信息的來(lái)源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時(shí)刻更正性：信息的來(lái)源人，可以質(zhì)疑信息的真實(shí)性，或者發(fā)現(xiàn)信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實(shí)，可以獲得更改的權(quán)利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護(hù)的，管理過(guò)程中每一個(gè)程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質(zhì)，這些性質(zhì)都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]
2 人事檔案信息信用化管理的具體策略
2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當(dāng)前的社會(huì)的發(fā)展
人事檔案收錄進(jìn)信用檔案有利于全方位的評(píng)價(jià)一個(gè)人，個(gè)人品德方面也將會(huì)被納入人才的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，信用檔案本身就擁有時(shí)效性，可以使人事檔案的資料即時(shí)的更新對(duì)于人的評(píng)價(jià)也能與時(shí)俱進(jìn)，信用記錄中擁有個(gè)人記錄與職業(yè)記錄，信用記錄包含個(gè)人的貸款和還款記錄、社會(huì)保障信息、訴訟記錄等等，職業(yè)記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對(duì)于記錄人的評(píng)價(jià)，是其未來(lái)工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對(duì)于人由不良信用產(chǎn)生的負(fù)面評(píng)價(jià)有了詳實(shí)的記錄，維護(hù)了人才市場(chǎng)的公正。[3]
2.2 改變?nèi)耸聶n案的工作職能，有控制轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)與監(jiān)管
政府建立人事檔案管理機(jī)制，是為了保障人合法的享受社會(huì)權(quán)利與工作權(quán)利，現(xiàn)如今的檔案管理機(jī)制卻走向了控制的道路，這是與國(guó)家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉(zhuǎn)變其工作職能，走向服務(wù)與監(jiān)管的道路是很有必要的，下面列出幾項(xiàng)措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務(wù)與監(jiān)管的功能，加大人事檔案信用功能的發(fā)揮。二：增強(qiáng)人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數(shù)人的權(quán)利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務(wù)。三：人事檔案的記錄人應(yīng)當(dāng)擁有知情權(quán)，使人人所有翻閱檔案的權(quán)利和質(zhì)疑檔案真實(shí)性的權(quán)利。四：檔案里的負(fù)面記錄，應(yīng)當(dāng)在一定的時(shí)間里刪除，不能永遠(yuǎn)跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業(yè)目的使用，任何侵犯記錄人隱私權(quán)的行為都應(yīng)當(dāng)受到法律的譴責(zé)。六：在法律上予以保護(hù)，檔案的形成、管理、使用都應(yīng)當(dāng)有監(jiān)察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事檔案管理社會(huì)化
檔案的管理應(yīng)當(dāng)有權(quán)限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權(quán)利，人事檔案終究是為社會(huì)服務(wù)的，人事檔案的社會(huì)化為市場(chǎng)尋找人才的提供了要求標(biāo)準(zhǔn)，下面提出推行人事檔案社會(huì)化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權(quán)對(duì)記錄人進(jìn)行工作能力、職業(yè)道德方面的評(píng)價(jià)。當(dāng)記錄人離開(kāi)單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業(yè)的中立機(jī)構(gòu)管理如人才市場(chǎng)等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對(duì)客觀，將檔案集中管理，也是為了節(jié)約管理的成本，使檔案的管理高效。
2.4 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理
檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)逐漸走向了新媒體的時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代，作為自媒體設(shè)備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫(kù)，將檔案集中管理后建立數(shù)據(jù)庫(kù)輸入電腦，將身份證作為唯一的識(shí)別碼保護(hù)檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監(jiān)控分散在全國(guó)各個(gè)單位的檔案，也能為其提供安全的監(jiān)管與服務(wù)。[4]
2.5 完善相關(guān)的法律，推行人事檔案管理制度化，社會(huì)化
當(dāng)前中國(guó)的人事檔案管理制度，依舊需要更多的完善，應(yīng)當(dāng)通過(guò)法律來(lái)規(guī)范其管理制度和推行使人事檔案社會(huì)化的進(jìn)程加快，在信息的尋覓、歸納、管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)由法律進(jìn)行監(jiān)督，檔案管理集中化的法律法規(guī)目前國(guó)家還沒(méi)有頒布，對(duì)于檔案隱私權(quán)的維護(hù)的相關(guān)法律也沒(méi)有實(shí)行，這些都是檔案管理制度化過(guò)程中的法律漏洞，理當(dāng)予以補(bǔ)全。