時(shí)間：2023-03-30 10:37:59
導(dǎo)語：在文書檔案管理論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.1有關(guān)工作人員的管理意識(shí)淡薄
現(xiàn)實(shí)工作中，相當(dāng)多的技術(shù)工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)對(duì)防雷技術(shù)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，也存在一定的誤區(qū)，僅僅認(rèn)為技術(shù)檔案管理就是簡(jiǎn)單的歸檔工作，頂多就是抄抄寫寫，并非日常工作的重點(diǎn)，根本不能與基本業(yè)務(wù)相提并論，投入過多并不能給單位帶來任何收益，只要保管好、不損壞、不丟失，能應(yīng)付檢查就行了。這種對(duì)防雷技術(shù)檔案管理不重視的行為，恰恰都表明了他們并沒有真正了解檔案工作的內(nèi)涵。對(duì)防雷技術(shù)檔案管理工作不重視，投入就不足，那么對(duì)檔案信息資源的開發(fā)就不到位，對(duì)其利用的效率也就不高了。
1.2檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理的手段也不斷增多，尤其是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，給檔案管理帶來更加先進(jìn)的手段。但是，目前利用該先進(jìn)手段管理防雷技術(shù)檔案的防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)較少，甚至有部分防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)還采用手工管理檔案的方式，顯然已跟不上時(shí)代的步伐，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如：效率低、保密性差、各類檔案信息的查找、更新、維護(hù)過程煩瑣等。
2做好防雷檔案管理工作的辦法
2.1改變防雷檔案管理人員的工作觀念
防雷技術(shù)檔案管理既單調(diào)又乏味，工作人員容易產(chǎn)生厭倦情緒，甚至草草應(yīng)付，這對(duì)檔案管理工作實(shí)際上是很危險(xiǎn)的。因此在實(shí)際管理工作中，要采取措施，調(diào)動(dòng)工作人員積極性和熱情，改變其觀念，才能有效地完成工作。獎(jiǎng)罰要明確，對(duì)于勤懇耐勞、負(fù)責(zé)任的工作人員，應(yīng)當(dāng)為他們搭建一個(gè)公平公正的、各盡其職的舞臺(tái)。
2.2提高工作人員素質(zhì)
防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視防雷技術(shù)檔案工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是其檔案管理技能的提升。檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的提升，一定層面上能夠推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，新技術(shù)不斷形成，防雷技術(shù)檔案管理工作要不斷地適應(yīng)這種發(fā)展步伐，這是檔案管理工作面臨的新的挑戰(zhàn)，當(dāng)然，有挑戰(zhàn)，便有機(jī)會(huì)。防雷技術(shù)檔案管理工作人員在這種環(huán)境和背景下，通過積極學(xué)習(xí)，拓寬視野，及時(shí)更新知識(shí)，了解掌握所涉及工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，對(duì)其自身素質(zhì)的提高有著非常好的作用。檔案管理人員的素質(zhì)提升、業(yè)務(wù)技能提高，他們就能夠?qū)⒄莆盏降男吕碚?、新技術(shù)運(yùn)用到防雷技術(shù)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。
2.3健全防雷檔案管理制度
有效的制度是完善措施，是做好一切工作的必要條件，更是做好防雷檔案管理工作的必要保證。如：
①科學(xué)、合理的規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，對(duì)于防雷技術(shù)檔案的管理，應(yīng)該有一套科學(xué)合理的制度，這種制度必須符合防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際，使制度真正發(fā)揮作用。
②簡(jiǎn)單明了的規(guī)章制度。制定的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)是可執(zhí)行的，具有可操作性的，并且要方便實(shí)用，以便充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，否則，不具有可操作性的制度就是無用之制度。③約束性的規(guī)章制度。防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行程度直接影響規(guī)章制度對(duì)工作人員的執(zhí)行力，因此，技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)率先垂范，自覺遵守檔案管理制度，起垂范作用。
2.4改進(jìn)和完善檔案功能
嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和相關(guān)方針政策，以堅(jiān)持最大程度服務(wù)公眾，充分發(fā)揮檔案管理作用為宗旨，做到設(shè)置合理、設(shè)施完整、功能完備，又不浪費(fèi)，滿足防雷技術(shù)檔案的歸集、整理、保存、查詢以及使用等工作需要。
2.5采用先進(jìn)的管理手段
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，以最快的速度來實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。利用計(jì)算機(jī)對(duì)受檢單位進(jìn)行的防雷資料檔案管理有這些特點(diǎn)：實(shí)時(shí)性、可靠性、可維護(hù)性、方便操作、檢索迅速、效率高、壽命長(zhǎng)、成本低等。實(shí)現(xiàn)防雷技術(shù)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
3結(jié)論
林業(yè)生產(chǎn)建設(shè)是塞罕壩機(jī)械林場(chǎng)作為“全國科技興林示范林場(chǎng)”、“全國森林經(jīng)營(yíng)示范國有林場(chǎng)”的支撐，在全國、全省起到帶頭示范作用，林場(chǎng)先后在全省了《云杉育苗技術(shù)規(guī)程》、《云杉造林技術(shù)規(guī)程》、《容器育苗技術(shù)規(guī)程》等地方育苗、造林技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)林場(chǎng)還制定了《樟子松經(jīng)營(yíng)技術(shù)規(guī)程》、《落葉松經(jīng)營(yíng)技術(shù)規(guī)程》以指導(dǎo)全場(chǎng)的營(yíng)林生產(chǎn)。塞罕壩機(jī)械林場(chǎng)40多年林業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)實(shí)用性較強(qiáng)。對(duì)于同類地區(qū)的育苗、造林和生產(chǎn)管理，具有重要的借鑒意義。鑒于此，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目“再建三個(gè)塞罕壩林場(chǎng)”項(xiàng)目得以立項(xiàng)并實(shí)施。場(chǎng)與場(chǎng)、場(chǎng)與鄉(xiāng)銜接，常常引發(fā)林權(quán)糾紛問題，檔案中的原始材料就是作為林場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最有利證據(jù)，能充分證明林場(chǎng)是林地的林權(quán)所有者，確保了林場(chǎng)的合法權(quán)益。
林業(yè)技術(shù)檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項(xiàng)目特點(diǎn)主要分為4大類：育苗技術(shù)檔案、工程造林技術(shù)檔案、營(yíng)林技術(shù)檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術(shù)檔案。對(duì)育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，掌握各樹種苗木生長(zhǎng)規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實(shí)施細(xì)則，為重點(diǎn)工程造林項(xiàng)目提供優(yōu)質(zhì)壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場(chǎng)苗圃年度施工設(shè)計(jì)方案，全場(chǎng)年度計(jì)劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計(jì)表、施工卡片。
工程造林技術(shù)檔案。工程造林特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目造林（生態(tài)防護(hù)林工程、“再造三個(gè)塞罕壩林場(chǎng)”項(xiàng)目）是國家重點(diǎn)投資項(xiàng)目，工程建設(shè)要求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設(shè)中的示范帶頭作用，必須加強(qiáng)工程造林技術(shù)檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對(duì)工程有指導(dǎo)性的文件。主要包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的文件等。主要包括工作總結(jié)、典型材料、簡(jiǎn)報(bào)、進(jìn)度報(bào)表等。主要包括可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目批復(fù)文件、施工設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報(bào)告、竣工報(bào)告、管護(hù)措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項(xiàng)目申請(qǐng)書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進(jìn)行裝訂，包括年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、施工驗(yàn)收卡片等。
營(yíng)林技術(shù)檔案。營(yíng)林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長(zhǎng)、土地變更的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測(cè)、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等，以便更好地為森林經(jīng)營(yíng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經(jīng)采、修枝）進(jìn)行整理。主要包括上級(jí)批復(fù)的年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、林權(quán)證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴(yán)重危害森林的無煙火災(zāi)，嚴(yán)重地危害著林木生長(zhǎng)。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場(chǎng)對(duì)各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進(jìn)行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗(yàn)和材料的積累在指導(dǎo)病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、防治效果、“四率”評(píng)比材料、上級(jí)來文以及年度預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)資料。同時(shí)將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理
按照林業(yè)生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目，按年度、類別逐卷進(jìn)行，編制檔案歸檔號(hào)、檔案卷內(nèi)目錄，然后加備考表、裝盒。同時(shí)在微機(jī)的檔案軟件中錄入案卷檔號(hào)、題名、責(zé)任者、文件開始和結(jié)束時(shí)間、總頁數(shù)、保管期限、歸檔日期，形成電子檔案。檔案整理完畢后，分項(xiàng)目建立一個(gè)清晰、明了的索引，索引中包括類別（項(xiàng)目類、指導(dǎo)類、綜合類、科技類）、歸檔號(hào)、題名、材料的起止年度及各類別的卷內(nèi)目錄各一份。歸檔存放時(shí)按其性質(zhì)分長(zhǎng)期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中，并設(shè)專人進(jìn)行保管，同時(shí)定期對(duì)檔案進(jìn)行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術(shù)處理；對(duì)檔案中需進(jìn)行更改、殘缺不全或字跡不清的及時(shí)進(jìn)行整理、修補(bǔ)、復(fù)制，保證檔案的清楚、完整、準(zhǔn)確和有價(jià)值性；建立健全檔案的移交、借閱、使用制度；履行制度規(guī)定、手續(xù)，借閱人員按期歸還借閱檔案，如有丟失，追查借閱人的責(zé)任；各類技術(shù)檔案在管理中實(shí)行雙重管理，建立文書檔案和微機(jī)檔案。
1.宏觀管理模式
(1)集中管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的集中式管理式檔案工作域信息資源建設(shè)發(fā)展方面具有關(guān)鍵作用。一是通過集中管理模式能夠使得數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)具有一定的計(jì)劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進(jìn)其合理利用與開發(fā)二是數(shù)字檔案館通過集中式管理模式能夠?qū)ζ湫畔①Y源建設(shè)進(jìn)行有效控制監(jiān)督檔案館各級(jí)信息資源建設(shè)的具體行為規(guī)范工作流程保證數(shù)字檔案館信息資源的可持續(xù)發(fā)展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設(shè)缺乏一定的創(chuàng)新性。
(2)分散管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強(qiáng)的靈活性和適用性。通過分散管理模式能夠調(diào)動(dòng)不同地區(qū)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的積極性充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)工作。同時(shí)數(shù)字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設(shè)提供了個(gè)性化發(fā)展的渠道提高了檔案信息資源建設(shè)工作中的創(chuàng)新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統(tǒng)不兼容、共享交換不方便的問題。
2.微觀管理模式
(1)內(nèi)外結(jié)合模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的內(nèi)外結(jié)合模式指的是數(shù)字檔案館根據(jù)其自身信息資源不足的現(xiàn)實(shí)情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設(shè)的一種模式。內(nèi)外結(jié)合管理模式的核心是數(shù)字檔案館通過整合內(nèi)部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設(shè)工作。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)采用內(nèi)外結(jié)合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長(zhǎng)處使檔案信息資源的建設(shè)具有較強(qiáng)的適應(yīng)性。一是通過充分利用數(shù)字檔案館現(xiàn)有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設(shè)的質(zhì)量;二是利用內(nèi)外結(jié)合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設(shè)的信息技術(shù)、專業(yè)人才等，彌補(bǔ)數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過程中的不足加強(qiáng)檔案館工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)加快信息資源建設(shè)步伐。
(2)專項(xiàng)建設(shè)模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的專項(xiàng)建設(shè)模式指的是將其建設(shè)力量集中在某一個(gè)具體領(lǐng)域方面，由此集中力量解決數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過程中遇到的棘手問題盡可能找到問題的突破口。因此專項(xiàng)建設(shè)模式更適用于數(shù)字檔案館信息建設(shè)的最初時(shí)期或者用于專業(yè)性較強(qiáng)的數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)中。
二、數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)管理流程
數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的工作包括總體分析、制訂計(jì)劃和一些具體業(yè)務(wù)共同構(gòu)成。為了能夠有效控制管理數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作必須對(duì)其進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃役計(jì)建設(shè)流程。第一階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段包括建設(shè)總體分析和建設(shè)整體規(guī)劃兩個(gè)方面。該階段主要是對(duì)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的環(huán)境、條件等進(jìn)行系統(tǒng)分析提出可行性研究報(bào)告為數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃同時(shí)進(jìn)一步細(xì)化具體業(yè)務(wù)的建設(shè)計(jì)劃。第二階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的具體業(yè)務(wù)的實(shí)施管理包括信息需求分析、獲取數(shù)字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息開發(fā)和信息維護(hù)更新等環(huán)節(jié)。該階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的最終目的是控制整個(gè)過程保證其信息資源的建設(shè)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。第三階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的總體評(píng)估和驗(yàn)證階段包括數(shù)字檔案館建設(shè)績(jī)效評(píng)估和信息反饋兩個(gè)方面，該階段工作的最終目的是對(duì)其信息資源建設(shè)的實(shí)現(xiàn)流程、開發(fā)利用程度進(jìn)行有效評(píng)估臉證數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作是否已經(jīng)達(dá)到最初目標(biāo)總結(jié)建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)與問題將信息資源建設(shè)過程中遇到的問題進(jìn)行反饋。
三、數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的策略構(gòu)建
1.深入開發(fā)檔案信息資源
第一加強(qiáng)科學(xué)合理的成本投入?？茖W(xué)合理的成本投入是保證數(shù)字檔案館檔案信息資源正常開放與利用的前提。檔案館信息資源的建設(shè)與應(yīng)用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒有合理的成本投入數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開發(fā)就會(huì)受到各種阻礙，難以提高信息資源產(chǎn)品的品質(zhì)和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據(jù)數(shù)字檔案館的實(shí)際建設(shè)情況而定。因此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開發(fā)要保證有一定的成本投入同時(shí)避免資源浪費(fèi)的問題出現(xiàn)。第二朋確信息產(chǎn)品特點(diǎn)。信息產(chǎn)品的特點(diǎn)與特色是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過程中的取勝關(guān)鍵。檔案信息產(chǎn)品在社會(huì)中具有較強(qiáng)的特性例如原始性、不可復(fù)制性等由此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開發(fā)工作更應(yīng)該抓住這一特點(diǎn)朋確檔案信息產(chǎn)品的特色提高檔案信息產(chǎn)品的品質(zhì)與價(jià)值。第三實(shí)施聯(lián)合開發(fā)。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開發(fā)工作是一個(gè)整體過程對(duì)于檔案信息產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、專業(yè)人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分?jǐn)?shù)字檔案館都無法滿足以上這些要求需要經(jīng)過多方機(jī)構(gòu)的整體協(xié)調(diào)加強(qiáng)檔案館之間、檔案部門與其他機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系實(shí)施聯(lián)合開發(fā)建設(shè)，以此提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的步伐。
2.不斷更新檔案信息資源
隨著檔案信息產(chǎn)生和冗余信息價(jià)值的消失以及信息技術(shù)和生產(chǎn)設(shè)備的不斷提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)仍然需要持續(xù)更新主要包括以下三個(gè)方面片是添加新的檔案信息主要是及時(shí)將最新的信息資源加入到數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)開發(fā)工作中這也是檔案信息資源的重新建設(shè)不斷添加檔案信息資源，能夠提高數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)的適應(yīng)性和可用性。二是及時(shí)清除已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案信息由于數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)占用的存儲(chǔ)空間有限不能夠滿足隨時(shí)增加新的信息資源因此需要及時(shí)清除已經(jīng)失去價(jià)值的檔案信息。而且這些老化無效的檔案信息如果不能夠及時(shí)清除不但會(huì)影響數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的運(yùn)行速度還阻礙了用戶使用系統(tǒng)查找信息資源的行為。但是清除失去價(jià)值的檔案信息需要經(jīng)過嚴(yán)格的審查和鑒定并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)記錄。三是數(shù)字檔案館信息資源管理系統(tǒng)的更新是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)行的肖數(shù)字檔案館原始的信息系統(tǒng)無法滿足實(shí)際工作需求時(shí)，就需要對(duì)信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行一次更新本質(zhì)上是將原始信息資源系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
3.科學(xué)合理的存儲(chǔ)信息資源
檔案信息的合理存儲(chǔ)是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)函待解決的問題，由于要充分考慮到檔案信息存儲(chǔ)與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長(zhǎng)期有效存儲(chǔ)的問題，在數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過程中要重點(diǎn)規(guī)劃信息存儲(chǔ)問題通過有效的信息技術(shù)手段和保障措施加強(qiáng)檔案信息的存儲(chǔ)效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲(chǔ)方案在數(shù)字檔案館信息資源存儲(chǔ)建設(shè)中其信息技術(shù)手段包括分布式管理、數(shù)據(jù)挖掘、模糊識(shí)別、信息檢索等由于信息技術(shù)的發(fā)展是持續(xù)的，因此，不可能建設(shè)一種完全合理的信息資源存儲(chǔ)方案。但是數(shù)字檔案館應(yīng)該充分考慮其建設(shè)環(huán)境和條件積極尋找科學(xué)合理的信息資源存儲(chǔ)方案，以最大限度滿足數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)需求這也是其信息資源建設(shè)過程中必須要綜合考慮的問題。其次要遵循數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。數(shù)字化建設(shè)提出以來信息領(lǐng)域?qū)τ跀?shù)字信息標(biāo)準(zhǔn)的研究方面也取得了一定進(jìn)展。因此數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)在對(duì)信息存儲(chǔ)進(jìn)行合理規(guī)劃時(shí)要充分考慮到數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數(shù)字檔案館檔案信息存儲(chǔ)要選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)載體。載體是存儲(chǔ)檔案信息的實(shí)體。數(shù)字檔案信息與傳統(tǒng)檔案材料相同其存儲(chǔ)、保存、提取都與載體密不可分。數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的品質(zhì)與性能是影響檔案信息安全應(yīng)用的關(guān)鍵因素油此數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過程中對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)要采用性能穩(wěn)定、安全可靠的信息載體。
四、總結(jié)
農(nóng)業(yè)科研所在科研、黨政管理等項(xiàng)工作中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。
存在的問題
1.文件資料收集不完整
據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個(gè)單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分。同時(shí)，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔(dān)了國家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，科研人員對(duì)科研檔案建檔意識(shí)較強(qiáng)，也比較重視，但對(duì)文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對(duì)檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎(jiǎng)懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。
2.文件資料歸檔過程中存在漏洞
目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對(duì)本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識(shí)又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。
3.人員管理和文件印制中造成浪費(fèi)
【摘要】面對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù),必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化,建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須明確目標(biāo),抓住機(jī)遇,加強(qiáng)協(xié)調(diào),統(tǒng)一建設(shè),重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍,每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想,使檔案質(zhì)量不斷提高。
【關(guān)鍵詞】檔案管理質(zhì)量
一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)
檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作人員以科學(xué)方法為手段,充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平,以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量,人人有責(zé)”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理?？茖W(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。
二、建立檢查檔案管理制度
1.提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí)
提高檔案管理的認(rèn)識(shí)是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多,一般包括:檢查準(zhǔn)備階段資料:檢查通知書、檢查實(shí)施方案、檢查提綱等;檢查實(shí)施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報(bào)告、檢查報(bào)告送達(dá)通知、送達(dá)回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關(guān)的調(diào)研資料等;檢查結(jié)論及總結(jié)資料:檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請(qǐng)示及回復(fù)文件等;檢查整改資料:入庫單、調(diào)賬憑證復(fù)印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。
檢查檔案的形成是由每一個(gè)環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的,是一項(xiàng)全面、細(xì)致的工作。一項(xiàng)檢查工作從檢查內(nèi)容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發(fā),檢查工作的開展,到檢查報(bào)告的撰寫、處理決定的落實(shí)、違紀(jì)違規(guī)問題的整改等,整個(gè)過程都必須有嚴(yán)格的工作規(guī)則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí),是做好檔案管理工作的前提。
2.全員參與、分工負(fù)責(zé),是保證檔案質(zhì)量的重要手段
檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務(wù)工作質(zhì)量緊密相連,統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識(shí),高質(zhì)量地完成檢查工作。實(shí)踐證明,建立具體檢查人員負(fù)責(zé)檔案整理、專職檔案管理人員再進(jìn)行復(fù)核的工作制度,是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對(duì)違紀(jì)問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時(shí)的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關(guān)性。
3.加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,是提高檔案質(zhì)量的制度保障
檢查檔案的管理水平是隨著一定時(shí)期檢查工作的內(nèi)容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應(yīng)檢查工作發(fā)展要求,檢查檔案管理工作重心也應(yīng)由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質(zhì)量的問題,加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問題,才能不斷適應(yīng)監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求,保證檢查檔案的質(zhì)量。
4.積極推進(jìn)信息化進(jìn)程,是提高檔案管理質(zhì)量的必然要求
隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及,財(cái)政檢查機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高工作效率,還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規(guī)范,查找時(shí)一目了然,又能夠?yàn)椴殚喺咛峁┭杆?、?zhǔn)確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質(zhì)量。
三、完善檔案管理自身制度
1.必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)
檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)清檔案管理的重要性,認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨,要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí),用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。
2.建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制
要不斷提高檔案人員素質(zhì),加強(qiáng)管理,完善規(guī)章制度,建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說,就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,要有良好的服務(wù)意識(shí),要有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作,檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計(jì)劃,使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。
3.運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)
計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能,同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn),能及時(shí)、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位,給檔案工作注入生機(jī)和活力。
總之,檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé),提高檔案管理人員的意識(shí),檔案科學(xué)管理,用豐富科技信息資源,推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。
參考文獻(xiàn):
音像檔案數(shù)字化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字化載體相比于傳統(tǒng)的磁帶或者錄音帶，它不會(huì)有文件逐漸播放不出來的危險(xiǎn)，其存放空間更大，可以存放更多的東西，而載體的生產(chǎn)成本相比于磁帶也更加的便宜。也不需要很多的地方來保存這些文件了。并且數(shù)字化設(shè)備能實(shí)現(xiàn)高度集成化，通用性強(qiáng)能進(jìn)行系統(tǒng)性、模塊化處理，通過互聯(lián)網(wǎng)建立綜合錄音檔案數(shù)據(jù)庫，可實(shí)現(xiàn)音像檔案進(jìn)行便捷查詢，進(jìn)而有利于數(shù)字化錄音檔案的管理，很好的解決傳統(tǒng)錄音檔案的分散性和多樣性問題。數(shù)字化音像檔案信息除了便于查找外，也更容易被復(fù)制，可以解除特定載體對(duì)其的束縛。其具有可分離的特點(diǎn)，讓數(shù)字化音像檔案信息的增刪修改比較方便，除了對(duì)檔案原件的修改具有權(quán)限控制外，相對(duì)于手工填寫的著錄信息具有更大的可操作性。
二、音像檔案數(shù)字化技術(shù)要求
（一）技術(shù)步驟為了實(shí)現(xiàn)音像檔案數(shù)字化管理，就需要技術(shù)的支撐。在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已走進(jìn)千家萬戶。再加上國家對(duì)檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環(huán)境合作的開展等等，為音像檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持。以下步驟是關(guān)于音像檔案數(shù)字化管理的具體操作步驟。第一，數(shù)字化采集。數(shù)字化采集是指將傳統(tǒng)介質(zhì)、傳統(tǒng)信號(hào)經(jīng)過計(jì)算機(jī)軟件的處理，生產(chǎn)數(shù)字化媒體數(shù)據(jù)，并保存在數(shù)字化媒體介質(zhì)上，如：硬盤、數(shù)據(jù)路磁帶、光盤等。第二，編目信息標(biāo)引。在將各類音像檔案入庫之前必須經(jīng)過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統(tǒng)，能將無序的信息變?yōu)橛行虻馁Y源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數(shù)據(jù)檢索。標(biāo)好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關(guān)的查詢條件，使用者能快速、準(zhǔn)確、全面的找到想要的資料。第四，數(shù)據(jù)下載。如果有需要，可以向系統(tǒng)提出下載的請(qǐng)求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進(jìn)大家的生活，不會(huì)蒙上歷史的灰塵。第五，存儲(chǔ)管理，互聯(lián)網(wǎng)及其系統(tǒng)，工作人員能夠輕松監(jiān)控整個(gè)儲(chǔ)存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)情況，便于管理。
（二）音像檔案數(shù)字化管理面臨的問題雖然音像檔案數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢(shì)，也是歷史進(jìn)程中的必然，但是我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展明顯滯后，除了一些電視臺(tái)和極少數(shù)的檔案館開展了音像檔案數(shù)字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術(shù)方面的不過關(guān)，另一部分是由于國家發(fā)展中的資金不到位，各個(gè)地方的發(fā)展不平衡，還有的就是對(duì)音像檔案數(shù)字化沒有引起足夠的重視。
三、結(jié)束語
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時(shí)間的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率，信息及時(shí)準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時(shí)效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長(zhǎng)的時(shí)間，而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會(huì)造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不同部門的檔案有時(shí)候可以共享，便于及時(shí)、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
（一）信息時(shí)展的必然需求。長(zhǎng)期以來，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被高速發(fā)展的信息社會(huì)所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識(shí)、服務(wù)社會(huì)。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會(huì)大眾家庭教育等需求，在落實(shí)科教興國科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會(huì)地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。切實(shí)把數(shù)字化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
如今，伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)工作的信息化與現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)奠定的堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)的，然而，不容忽視的是，我們?cè)诔姓J(rèn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來的便利的同時(shí)，還需看到由其帶來的重大困擾，即網(wǎng)絡(luò)安全問題。首先，由系統(tǒng)漏洞帶來的安全隱患。部分高校的檔案管理操作系統(tǒng)在設(shè)計(jì)方面，多因設(shè)計(jì)的不合理而出現(xiàn)一些漏洞，從而為黑客的入侵提供了便利，使得整個(gè)管理系統(tǒng)遭到破壞，最終導(dǎo)致高校的整個(gè)檔案管理陷入混亂，甚至癱瘓；其次，由網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊帶來的安全隱患。同其它領(lǐng)域相比較，高校的檔案管理系統(tǒng)雖然不是黑客們的主要攻擊對(duì)象，但是有些黑客獲取會(huì)出于好奇而直接竊取高校的檔案，從而導(dǎo)致高校檔案信息的不合法泄漏情況發(fā)生；最后，由病毒泛濫帶來的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在給信息管理帶來便捷的同時(shí)，也帶來了網(wǎng)絡(luò)病毒。一些黑客就借助網(wǎng)絡(luò)將一些病毒植入到軟件中，只有其同用戶發(fā)生了郵件往來，就可實(shí)現(xiàn)病毒的傳輸。如蠕蟲就是網(wǎng)絡(luò)黑客們用于騷擾與攻擊的一種病毒，這種病毒不僅可自行傳播，而且還能會(huì)消耗大量流量，從而使得用戶計(jì)算機(jī)網(wǎng)速變慢，最終死機(jī)，甚至是部分特定蠕蟲病毒，會(huì)自動(dòng)刪除系統(tǒng)文件，從而給高校的檔案管理帶來極大的影響[2]。
二、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用分析
1、革新觀念，強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)
目前，關(guān)于檔案管理的信息化建設(shè)，主要是以依靠新時(shí)期現(xiàn)代化的眾多信息技術(shù)理念、辦法與設(shè)備、技術(shù)的優(yōu)化整合配置來實(shí)現(xiàn)的，基于此，要想在高校的檔案管理工作中有效應(yīng)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，首先就需從其觀念革新入手，積極引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，逐步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理員的信息化意識(shí)，從而在認(rèn)識(shí)與實(shí)踐基礎(chǔ)上形成完善的系統(tǒng)化理論[3]。所謂檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，指的就是把員工的工作業(yè)績(jī)同其經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，構(gòu)建一套完善的檔案管理規(guī)章制度與與之配套的考核機(jī)制，而且考核機(jī)制應(yīng)做到權(quán)責(zé)分明，分工明確，嚴(yán)格落實(shí)，以此來提升管理員的工作積極性，強(qiáng)化其工作責(zé)任心；具體結(jié)合本校的具體情況，以便利、高效為工作宗旨，強(qiáng)化科學(xué)配置，制定出符合實(shí)際的檔案管理辦法，以進(jìn)一步提升高效的檔案管理水平；其次，有意識(shí)、有目的地強(qiáng)化檔案管理科學(xué)研究成果在管理實(shí)踐中的落實(shí)。即在檔案管理實(shí)踐中，充分應(yīng)用各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，創(chuàng)新工作方法，形成信息化檔案管理意識(shí)，尋找出適合本校檔案管理的辦法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際管理工作存在著各種問題，比如使用條形碼取代原有檔案號(hào)，從而便于學(xué)生的信息查詢，方便檔案管理工作的開展，節(jié)省人力資源，從整體上提升高校檔案管理的水平與質(zhì)量。
2、詳細(xì)制定檔案著錄與數(shù)字掃描的標(biāo)準(zhǔn)
對(duì)于高校檔案管理，在制定出相應(yīng)著錄標(biāo)準(zhǔn)之前，若檔案存在著同原有檔案資料檔案號(hào)不統(tǒng)一的情況，則需對(duì)所有的老檔案進(jìn)行重新編制檔案號(hào)處理，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分門別類的制定著錄方法與標(biāo)準(zhǔn)[4]。同時(shí)，因高校檔案有著眾多的種類，如基建檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、照片檔案等，而且同一類檔案也可能因年代的不同而選用不同的載體材質(zhì)，特別是一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案，多半存在紙質(zhì)發(fā)黃等問題，為此，數(shù)字化環(huán)境下，各高校需具體結(jié)合其實(shí)際情況制定出相應(yīng)的掃描標(biāo)準(zhǔn)和辦法。比如，對(duì)于照片檔案，掃描參數(shù)就可設(shè)為彩色600DPI，而基建圖紙其掃描參數(shù)就為彩色200DPI；文件格式主要包括PDF與JPG兩類，圖像傾斜角應(yīng)控制在±3%以內(nèi)，且圖像的周邊不可有黑邊等。如鄭州輕工業(yè)學(xué)院在數(shù)字化檔案建設(shè)中，對(duì)于那些字跡已經(jīng)模糊的檔案，則先復(fù)印加黑，后掃面復(fù)印件的形式進(jìn)行的，以此來確保其數(shù)字掃面的質(zhì)量。
3、漢子識(shí)別與電子簽名技術(shù)的有效應(yīng)用
首先，漢子識(shí)別技術(shù)，指的就是讓計(jì)算機(jī)自主識(shí)字的一種技術(shù)，可借助光電信號(hào)的轉(zhuǎn)換而生成文本數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描、識(shí)別與校對(duì)、修正，并使之成為電子文檔，從而將紙質(zhì)檔案中的固定信息有機(jī)轉(zhuǎn)化成可被檢索與利用的“活信息”[5]。為此，在高校的檔案管理員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，就可將那些需要利用的紙質(zhì)檔案內(nèi)容借助掃描與漢字識(shí)別的方式錄入到電腦中，或是將其打印成統(tǒng)一格式后再掃描到電腦上，以此來減輕工作的負(fù)擔(dān)。而對(duì)于“電子簽名技術(shù)”，因當(dāng)前各高?；疽呀?jīng)形成了局域網(wǎng)，但是在檔案內(nèi)容被錄入到電腦，形成數(shù)據(jù)庫之后，在信息資源的利用與安全方面仍存在著一定問題，而該技術(shù)的應(yīng)用，就可在整理、上傳與歸檔等工作中實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的加密處理，通過相關(guān)權(quán)限的設(shè)置來確保檔案資源的安全有效。首先，電子簽名可借助加密技術(shù)于網(wǎng)絡(luò)通信中在每一個(gè)終端上設(shè)置一個(gè)可公開的加密密鑰與一個(gè)不可公開的加密密鑰，從而確保電子檔案于實(shí)際傳輸中的真實(shí)性、完整性與原始性；其次，在管理高校電子檔案權(quán)限的時(shí)候，還可給每一位合法用戶發(fā)放一個(gè)用戶名與口令，從而在信息查詢的時(shí)候，只需要輸入用戶名與口令即可，從而最大限度避免檔案信息被隨意編輯、更改的可能性[6]；最后，可在相關(guān)軟件中將檔案設(shè)置成是只讀狀態(tài)，從而有效避免檔案信息的真實(shí)性。
三、結(jié)束語
近年來，雖然房產(chǎn)檔案管理方法在不斷地改進(jìn)和完善當(dāng)中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個(gè)主要的原因就是相關(guān)人員對(duì)房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的管理模式的實(shí)現(xiàn)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)其重視程度明顯不足。不注重房產(chǎn)檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡(jiǎn)單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的重要的作用。因此，在實(shí)際的管理實(shí)施過程中，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒉杉c分類環(huán)節(jié)，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴(yán)重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價(jià)值，也耽誤了大量的時(shí)間，拖延了工作進(jìn)度。
2．缺乏專業(yè)的人員指導(dǎo)和開展檔案管理工作
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和變遷，我們必須清楚認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化的知識(shí)型檔案管理早已逾越傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)范疇。我國在房產(chǎn)檔案管理中缺乏對(duì)專業(yè)人才的投入，大多數(shù)檔案管理人員都不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員，也沒有經(jīng)過嚴(yán)格的審核和培訓(xùn)，有些是臨時(shí)從別的部門抽掉過來補(bǔ)充人員短缺的，他們只是單純的認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集、分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。
3．有效實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的若干措施
(1)提高房產(chǎn)業(yè)相關(guān)人員對(duì)檔案管理數(shù)字化的深層認(rèn)識(shí)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的主要目的在于科學(xué)、系統(tǒng)的管理房產(chǎn)檔案，方便檔案的調(diào)用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學(xué)性和便利性，為企業(yè)管理者制定企業(yè)決策提供正確的依據(jù)。而一旦檔案資料在管理過程中因?yàn)楣芾聿簧?，而?dǎo)致檔案內(nèi)容的缺損、不完整、記錄不規(guī)范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實(shí)性和實(shí)用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產(chǎn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平在某種意義上受到人力、財(cái)力、物力等相關(guān)因素的制約。所以想要快速實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，不斷地提高相關(guān)業(yè)務(wù)管理水平和工作效率，房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該注重從相關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)上著手，深化員工對(duì)這一科學(xué)的管理模式重要性的認(rèn)知，突出顯示出其在企業(yè)在未來市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，著重強(qiáng)調(diào)其相對(duì)于傳統(tǒng)的管理模式相比所顯示出的巨大的優(yōu)勢(shì)，讓其從根本上意識(shí)到實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的必要性，并在實(shí)踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動(dòng)檔案管理工作向著優(yōu)質(zhì)、高效的方向發(fā)展，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。
(2)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)員工的專業(yè)化、規(guī)范化［2］數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理，是一門集眾多學(xué)科于一體，對(duì)專業(yè)性和技術(shù)性有著較高的要求。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才，必須擁有全面系統(tǒng)的知識(shí)框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數(shù)字檔案建設(shè)過程中發(fā)揮出其作用。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的時(shí)代背景下，要想富有成效的實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，管理部門必須建立一支有專業(yè)素養(yǎng)高、文化水平高、思想覺悟高、業(yè)務(wù)水平高的卓越的房產(chǎn)檔案管理人才。因此培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的既懂檔案管理業(yè)務(wù)工作，又熟練掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)的綜合型人才則對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略意義非凡。這就要求相關(guān)單位應(yīng)該重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，充分激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產(chǎn)檔案人員的能力，打造出一直專業(yè)知識(shí)過硬、綜合實(shí)力超強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)。
4．結(jié)語