時間：2023-03-20 16:11:34
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1.1對于技術(shù)檔案管理重視程度不夠
企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟效益和社會價值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產(chǎn)任務重、人力資源有限的企業(yè)，同時由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業(yè)管理者對該項工作有意無意的回避。
1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范
技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗，而具備這樣經(jīng)驗的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術(shù)支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。
1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性
技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責不發(fā)生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術(shù)檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業(yè)生產(chǎn)活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規(guī)劃也會造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。
2對于技術(shù)檔案管理中存在問題的應對措施
針對技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。
2.1加強技術(shù)檔案管理意識
首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對企業(yè)造成不可預測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項重要內(nèi)容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。
2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系
技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變造成技術(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。
2.3實現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理
考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點性工作為考核點，技術(shù)檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時，對技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進行有效監(jiān)督和指導，也是推動技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。
3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)
要實現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項目前期對于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。
3.1技術(shù)檔案的格式
技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點存放以及檢索關(guān)鍵條目，應類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實現(xiàn)對于技術(shù)檔案檢索效率。
3.2技術(shù)檔案的變更程序
技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務需求進行較大變動的情況下不對技術(shù)檔案格式進行調(diào)整，而對內(nèi)容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。
3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理
針對企業(yè)生產(chǎn)各個階段的實際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計階段完成項目科研報告、審批文件、設(shè)計資料等技術(shù)資料的收集以及對于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報告、設(shè)計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機組性能參數(shù)、試驗記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運維相關(guān)資料收集以及對現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對于技術(shù)檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。
3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿
要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應強化技術(shù)檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎懲機制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進度和完成質(zhì)量。
4結(jié)語
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術(shù)應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。
電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責明確，做到責任落實到個人。電力項目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項目簽訂開始，就應該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責任落實到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實到具體科室，最后把責任落實到每個人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗。進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領(lǐng)導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統(tǒng)化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。
2對于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。
2.1建立學習考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規(guī)劃，請專業(yè)的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內(nèi)部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設(shè)施的運行，改建，設(shè)備升級，企業(yè)自身經(jīng)濟效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業(yè)經(jīng)濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實的精神面貌、工作作風等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業(yè)才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負責人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設(shè)備廠商，每一個材料供應商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關(guān)工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環(huán)節(jié)，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
3結(jié)語
檔案的“完整”指齊全配套，反映項目建設(shè)全過程“；準確”是其真實可靠“；系統(tǒng)”是指應保持文件材料之間的有機聯(lián)系；“有效”是指歸檔文件應具備合法效力。有了完整、準確、系統(tǒng)、有效的項目檔案，才能為項目建設(shè)和維護提供可靠的依據(jù)，才能最大限度的發(fā)揮項目檔案的作用。確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效是對檔案實體本身提出的基本要求，也是對項目檔案管理工作最基本、最重要的要求。
二、航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的主要特點
1．項目工作“重立項、輕管理”。這一特點集中表現(xiàn)為整個項目團隊將絕大部分精力投入項目批準立項中，缺少對后續(xù)管理控制工作，特別是檔案管理工作的重視。沒有根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)、行業(yè)相關(guān)標準等及時制定、修訂自身的管理辦法與規(guī)章制度；在管理辦法、管理人員配置、管理設(shè)施配備、技術(shù)手段引入等方面，缺乏完備的管理體系支撐；在項目檔案的形成積累、整理歸檔和開發(fā)利用等發(fā)面，缺乏行之有效的操作指南。這都將成為后續(xù)檔案工作開展的重大災難。
2．項目工作“重保密、輕流程”。所謂“重保密、輕流程”是指重視保密工作，輕視流程梳理與優(yōu)化。作為隸屬國防工業(yè)的航天工業(yè)，保密工作貫穿航天企業(yè)的方方面面，是不可觸碰的高壓線，因此為確保固定資產(chǎn)投資項目工作符合保密工作要求，在原有基礎(chǔ)流程中會加入不少加強信息控制的流程。這些流程的引入在確保保密的同時，無疑增加了處理工序、延長了工作時間，特別是相關(guān)文檔資料的運轉(zhuǎn)時間，有時甚至造成流程迂回、冗長、運轉(zhuǎn)不暢等方面的問題，增加檔案部門與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)難度，容易形成溝通上的困擾，影響項目進程。
3．檔案工作“重環(huán)節(jié)、輕實體”。航天企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目具備項目大、周期長、關(guān)系復雜等特點，檔案部門理清相應的工作環(huán)節(jié)已屬不易，再加上大部門文件檔案都在相關(guān)承包單位手中整理和保存，可能直至驗收前期才得見“真容”，因此檔案部門職能對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行重點監(jiān)察和把握，而對于數(shù)量巨大的文件實體只能“心有余而力不足”了。
三、對開展航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的幾點建議
1．健全的管理體制，是項目檔案通過驗收的有力保障。（1）建立統(tǒng)一的領(lǐng)導和管理機構(gòu)。根據(jù)“三納入”的要求，在項目立項之初，建設(shè)單位就要建立項目檔案工作管理機構(gòu)，明確有關(guān)領(lǐng)導分管項目檔案工作，并要成立項目檔案領(lǐng)導小組，建立健全的項目檔案崗位責任制。項目各門類檔案要實行集中統(tǒng)一管理，檔案人員要與固定資產(chǎn)投資項目管理人員一起，建立項目檔案管理網(wǎng)絡，定期對項目進行登記。（2）堅決履行檔案管理職能。根據(jù)“四參加”要求，在項目立項初期，相關(guān)職能部門在進行項目申報時，檔案人員就要積極介入，了解項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計及批復，經(jīng)常與相關(guān)職能部門進行溝通，做到在項目立項之初及時掌握項目整體情況；項目進行招標評審時，檔案人員從檔案管理角度對招標方案提出建議，從質(zhì)量、種類和數(shù)量等各方面確保招投標文件符合歸檔要求；在項目合同審查過程中，檔案人員須進行審查會簽，根據(jù)最終檔案驗收的要求提出相應條款，使文件歸檔要求在合同條款中得以體現(xiàn)，具有法律效力，為后續(xù)文件資料的收集工作打下良好基礎(chǔ)；項目的設(shè)備儀器開箱驗收時，檔案人員應與對方單位及相關(guān)職能部門進行有效溝通，記錄裝箱文件的種類和數(shù)量，及時提出缺失項，開箱驗收單有檔案人員簽字方能生效；單項驗收評審時，檔案人員清查上述幾個階段所提出的文件資料是否補齊，文件資料達到項目檔案驗收標準后才能出具單項驗收評審結(jié)論；單項尾款支付時，檔案人員必須出具歸檔資料完整的簽字后，財務部門才能支付尾款。（3）加強檔案人員的項目知識培訓。項目檔案工作既是基礎(chǔ)性的工作，同時又是一項專業(yè)性很強的管理工作，檔案人員不僅要熟練檔案管理業(yè)務，也要對各個項目做到心中有數(shù)，這就需要檔案人員具備扎實的專業(yè)知識和豐富的管理經(jīng)驗，加強項目檔案專兼職管理人員的系統(tǒng)培訓非常重要。
2．完善的規(guī)章制度，使項目檔案工作有章可循。（1）制定檔案工作專項計劃。在項目建設(shè)（實施）計劃中，要明確提出文件材料的收集和歸檔任務，要制定項目檔案的專項工作計劃，提出文件材料的歸檔要求。（2）建立文件管理制度。在項目建設(shè)初期，就要提出項目文件的收集和積累要求，建立項目文件預立卷和歸檔制度，建立項目檔案監(jiān)督和檢查制度，建立項目檔案的實體管理制度，并要將檔案工作納入項目相關(guān)管理制度之中。
（一）高校檔案真切的還原了學生在校時期的成長歷程及行為表現(xiàn)
高校檔案管理的確立不僅包括了入學之初的學籍信息、在學校學習期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學水平的提升，同時也記載了在學生成長的關(guān)鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學生在學校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學生的擇業(yè)提供了雙向的機會
我國教育模式與就業(yè)機制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調(diào)動缺乏相對明確的管理規(guī)章制度
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學校針對學生在校表現(xiàn)進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業(yè)中產(chǎn)生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴重的混亂現(xiàn)象
高校學生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)接時沒有準確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實時的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時期。因此，政府要在此時給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準時與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉(zhuǎn)接出去的檔案進行有效的核對。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時也確保了企業(yè)人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進行檔案關(guān)系的定向信息反饋
第一，企業(yè)對招聘人員進行職位表現(xiàn)的直接反饋，學?；蛘呦嚓P(guān)部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養(yǎng)方案進行適當?shù)恼{(diào)整，真正實現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據(jù)學校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點，重新確立就業(yè)目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、總結(jié)
許多企業(yè)都比較注重優(yōu)先發(fā)展經(jīng)濟，不注重檔案管理工作。大部分的企業(yè)，從上級管理人員到下級普通員工都認為檔案管理工作比較枯燥、乏味，不能推動企業(yè)的快速發(fā)展，有些員工甚至認為過于強調(diào)檔案管理工作，阻礙生產(chǎn)力的發(fā)展，并且阻礙企業(yè)創(chuàng)造更大的財富。所以，大部分的電力企業(yè)對于檔案管理工作一點也不重視。
二、電力企業(yè)檔案管理工作開展形式比較落后
雖然我國的市場經(jīng)濟體制早已建立，但是絕大多數(shù)的人的思想依然停留在計劃經(jīng)濟的時期，這些明顯存在于電力企業(yè)檔案管理工作。并且現(xiàn)在的電力企業(yè)檔案管理工作仍然使用以前的舊模式，對檔案的進行統(tǒng)一整理，并且運用特殊的標記做好記錄，不注重對科學技術(shù)的運用。這些方式對于電力企業(yè)檔案管理工作的進一步開展有一定的限制，尤其是這新的時期下，由于每個工作人員的文化程度、教育水平以及經(jīng)濟能力都不相同，所以這些明顯不能促進電力企業(yè)的快速發(fā)展。
三、新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新策略
實際上，如果電力企業(yè)檔案管理工作管理不到位，造成工作上出現(xiàn)錯誤或者失誤，都將給電力企業(yè)的正常發(fā)展帶來很大的影響。然而，如果做好電力企業(yè)檔案管理工作，不僅可以使企業(yè)能夠正常運作，而且還能夠使工作人員及時的發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營中出現(xiàn)的問題，以確保企業(yè)的可持續(xù)經(jīng)營。所以，電力企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變電力企業(yè)檔案管理工作的思想，注重檔案管理工作，保障電力企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。電力企業(yè)可以通過以下幾個方面去做好新形勢下的做好新形勢下的電力企業(yè)檔案管理工作。
1.改變傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理理念
電力企業(yè)必須轉(zhuǎn)變固有觀念，加強對電力企業(yè)檔案管理工作的重視程度：首先要從行動上突破電力企業(yè)固有的觀念。上至電力企業(yè)的領(lǐng)導，下至電力企業(yè)的員工都要轉(zhuǎn)變固有的觀念，讓他們都認識到電力企業(yè)檔案管理工作的重要性。其次要加強對電力企業(yè)檔案管理工作的管理，賦予電力檔案管理部門相應的職權(quán)。最后要在電力政工管理部門制定相應的獎罰措施，提高電力企業(yè)檔案管理工作人員的工作積極性。除此之外，電力企業(yè)還要定期的對電力企業(yè)檔案管理工作人員進行思想教育活動，使員工能夠時刻保持良好的工作態(tài)度。
2.提高電力企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)
切實提升電力企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)，對于電力企業(yè)檔案管理工作素質(zhì)低下問題，一方面電力企業(yè)要從源頭上解決此項問題，電力企業(yè)在招聘的時候，一定要制定嚴格的招聘規(guī)章制度，并且要招聘工作人員嚴格按照規(guī)則制度進行招聘，從根本上提高電力企業(yè)檔案管理工作人員的基本素質(zhì)，避免在招聘的過程中出現(xiàn)賄賂和任人唯親的現(xiàn)象的發(fā)生。另一方面在電力企業(yè)檔案管理工作人員上崗之前，一定要對電力檔案管理工作人員進行崗前培訓，使他們熟悉自己的工作內(nèi)容，提高他們的業(yè)務技能和業(yè)務水平。同時還要采取多種教育形式，提高工作效率。電力企業(yè)檔案管理工作要想有所創(chuàng)新，就必須改變以前的落后教育模式。首先將以前單一的檔案管理工作改變成多樣化的，并且結(jié)合新的技術(shù)以及設(shè)備對其進行管理。其次由于每個電力企業(yè)檔案管理工作人員的知識水平層次、社會背景以及對待問題的認識程度和理解程度不同，所以對于電力企業(yè)檔案管理工作要有針對的進行教育，進而提高電力企業(yè)檔案管理工作人員的工作效率，促進企業(yè)的快速發(fā)展。
3.采用先進的科學技術(shù)對電力企業(yè)檔案進行管理
摘要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應該從提高檔案意識、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進一步推進網(wǎng)絡化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識；制度；網(wǎng)絡；數(shù)據(jù)庫
隨著社會的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務。
1要進一步提高檔案意識
檔案管理部門應該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。
2要加大經(jīng)費投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件
煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，努力進行檔案信息的研編，為領(lǐng)導的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導的重視，爭取領(lǐng)導在資金上，政策上的支持。
3建立保障檔案數(shù)字化的制度
在煤炭企業(yè)檔案進行數(shù)字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進數(shù)字化建設(shè)。
4要積極推動網(wǎng)絡化歸檔工作
當前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡化辦公為網(wǎng)絡化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網(wǎng)絡化歸檔就不難實現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。
5檔案的數(shù)字化先要保證重點檔案的數(shù)字化工作
煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地數(shù)字化是不現(xiàn)實的，因此對保存檔案的數(shù)字化要保證重點、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經(jīng)營策略等，應該對那些對當前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進行數(shù)字化。對企業(yè)長遠發(fā)展有重要指導意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。
6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全
建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密，檔案的數(shù)字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。
7建立檔案網(wǎng)站
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；資源
1 企業(yè)檔案管理中的制度建設(shè)問題
檔案管理工作是一項巨大的工作，同時也是一項長期性的工作，檔案管理工作的持續(xù)健康開展，才能為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營及管理活動提供有效數(shù)據(jù)和資料。建立企業(yè)檔案管理制度，保證企業(yè)檔案管理工作的正確方向，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的良性運轉(zhuǎn)，才能發(fā)揮企業(yè)檔案資源的應有作用。
從當前我國國內(nèi)企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，大多數(shù)企業(yè)對檔案管理都存在錯誤認知，把檔案管理片面的解讀為檔案歸檔、儲存。認為檔案管理工作就是把有用的資料收集并存放起來，之后便天下太平，不需要制定一些瑣碎的制度來給企業(yè)工作增加負擔，于是便導致了各種疑難雜癥的出現(xiàn)。如企業(yè)并沒有建立借閱制度，一些部門和個人在借閱資料后，由于沒有登記，也沒有人及時提醒，便忘了將資料歸回檔案室，當其他部門或者個人借閱此份資料時，卻找不到了這份資料的蹤影，這就造成了資料的浪費甚至是丟失。
面對上述問題，要想做好企業(yè)的檔案管理工作，必須首先制定完善的管理制度，將檔案管理納入到制度的條框當中，這樣才能夠保證企業(yè)檔案資源的完整性。具體來講，就是要建立檔案管理的歸檔制度、借閱制度、交接制度及銷毀制度。建立企業(yè)檔案歸檔制度，要求歸檔管理人員每隔一定周期就對需要歸檔的資料進行收集整理，在歸檔時要注明歸檔部門、歸檔時間，編制統(tǒng)一的歸檔編號，建立歸檔電子檔案等；建立企業(yè)檔案借閱制度，要求檔案借閱人在借閱記錄薄上簽字，記錄節(jié)約時間，告知應歸還時間等等；建立企業(yè)檔案交接制度，明確交接雙方的責任和義務，確保交接雙方在交接檔案時無異議；建立企業(yè)檔案銷毀制度，對需要及時銷毀的檔案資料，由兩人以上檔案管理工作人員在場共同進行銷毀，等級銷毀記錄薄等。
2 企業(yè)檔案管理中的設(shè)施建設(shè)問題
企業(yè)檔案管理中的設(shè)施建設(shè)，既包括檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，也包括檔案管理中的軟件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施方面，主要包括檔案管理室、檔案柜等存儲設(shè)備、檔案歸檔裝訂機等歸檔設(shè)備等。軟件設(shè)施方面，主要是指在信息網(wǎng)絡化時代背景下企業(yè)檔案管理的信息網(wǎng)絡建設(shè)及檔案管理軟件平臺建設(shè)等。企業(yè)檔案管理的軟硬件設(shè)施，是企業(yè)檔案管理工作的必備基礎(chǔ)條件，是企業(yè)檔案安全性、完整性的保障。
從國內(nèi)當前企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，狀況不容樂觀。首先在硬件設(shè)施方面，很多企業(yè)對檔案管理工作重視不足，特別是對檔案管理的安全性認識不足，檔案管理室多為已經(jīng)淘汰了的辦公室，這些辦公室沒有加裝防火裝置，一旦發(fā)生火災，檔案資源損失巨大。也沒有加裝除潮除濕機，部分手寫檔案資料受潮自己逐漸模糊，檔案資源信息收到損壞。在一些企業(yè)當中，也沒有購買專門的檔案儲藏柜，往往用一般辦公用的鐵皮柜來儲藏，極易導致檔案資源受損；其次在軟件設(shè)施方面，很多企業(yè)的檔案管理工作仍停留在手工管理階段，沒有建立檔案管理的現(xiàn)代信息網(wǎng)絡，缺少檔案資源的電子備案，檔案資源一旦丟失便永遠丟失，成為不可再生資源。而在已經(jīng)建立了檔案管理信息網(wǎng)絡的企業(yè)中，極少有企業(yè)能夠安裝專業(yè)的檔案管理軟件，雖然實現(xiàn)了電子信息化管理，但管理效率和管理質(zhì)量依然很低。
檔案管理設(shè)施在檔案管理中扮演者不可或缺的角色，要改進當下國內(nèi)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，就必須做足基礎(chǔ)工作，加快企業(yè)檔案管理的設(shè)施建設(shè)。首先在企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)方面，企業(yè)應重視檔案管理工作，將檔案管理工作當做一項基礎(chǔ)工作來做，按照國家《企業(yè)檔案管理辦法》及其他相關(guān)的法律法規(guī)，建設(shè)標準化檔案室，以確保檔案資源的完整性、安全性為出發(fā)點，購置高標準的檔案柜等等；其次在企業(yè)檔案管理的軟件設(shè)施方面，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，購置檔案管理軟件，提高檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平。
3 企業(yè)檔案管理中的人員隊伍問題
企業(yè)檔案管理工作屬于企業(yè)管理的一個具體的范疇，何為管理工作呢？所謂的管理工作其實就是采取一定的措施，為了讓某個人達到某種行為效果的各種行為的總和。管理的具體實施者不可能是組織，只可能是組織中的某個人，這個人我們通常稱之為管理者。在企業(yè)檔案管理工作當中，管理者就是企業(yè)檔案管理工作人員。企業(yè)檔案管理工作人員隊伍的建設(shè)情況，直接關(guān)乎到企業(yè)檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，也決定著企業(yè)檔案管理工作的工作質(zhì)量。
從國內(nèi)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，國內(nèi)企業(yè)檔案管理工作人員隊伍建設(shè)主要還存在以下幾個問題：其一，尚未設(shè)立專職的檔案管理人員工作崗位，尚未明確專職的檔案管理人員。大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都被列入到辦公室來負責，檔案管理工作人員也沒有固定下來，辦公室工作人員誰有時間誰就是檔案管理工作人員，半路出家的和尚其工作質(zhì)量可想而知；其二，檔案管理工作人員隊伍的整體素質(zhì)偏低。一方面很多檔案管理工作人員多為兼職，缺少必要的專業(yè)基礎(chǔ)教育，理論基礎(chǔ)薄弱，另一方面很多檔案管理工作人員信息網(wǎng)絡素養(yǎng)較低，很難滿足當前信息網(wǎng)、網(wǎng)絡化檔案管理工作的需求。
國內(nèi)企業(yè)要想做好企業(yè)檔案管理工作，必須加快檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)。其一，重視企業(yè)檔案管理工作，明確專人專職的負責檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，挖掘人才、留住人才；其二，嚴格檔案管理工作人員的準入制度，檔案管理工作人員隊伍建設(shè)的根本準入準則即受過專業(yè)檔案管理教育，擁有扎實的理論基礎(chǔ)；其三，檔案管理工作人員必須加緊自身信息現(xiàn)代化素養(yǎng)的培育，學習檔案管理軟件的操作，為推進信息化、網(wǎng)絡化檔案管理工作做好準備。
4 企業(yè)檔案管理中的成果運用問題
企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)的一種寶貴資源，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及管理活動提供一手資料，讓企業(yè)少走彎路。企業(yè)檔案管理的成果運用是對企業(yè)檔案管理工作成績的肯定，同時也是企業(yè)檔案管理工作價值的具體體現(xiàn)。
從當前國內(nèi)檔案管理工作實際來看，大多數(shù)企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作的成果運用還不到位，可以說超過半數(shù)企業(yè)從檔案歸檔之后就讓其走入了養(yǎng)老院，棄之不理，難以把企業(yè)檔案管理工作的成果充分的運用起來。
企業(yè)要想為實現(xiàn)檔案管理工作的價值，就必須學會通過多種途徑充分發(fā)揮檔案管理工作的價值，如將整理完成的檔案信息按照部門分類劃分保管，設(shè)置關(guān)鍵詞，一旦某個部門需要查閱資料，只要通過關(guān)鍵詞檢索就能夠迅速找到檔案資源等。再如組織一次主題為“回顧歷史”的主體活動，讓企業(yè)領(lǐng)導層及各部門負責人充分參與進來，通過梳理、規(guī)整企業(yè)檔案信息資源，增進他們對企業(yè)檔案資源的熟悉程度，方便其需要時信手拈來。
參考文獻
[1]嚴祥輝.淺談企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 科技信息（科學教研）. 2008（24）
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領(lǐng)導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數(shù)位高級專業(yè)技術(shù)人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉(zhuǎn)到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，分院和經(jīng)濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫(yī)院
人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務檔案建立衛(wèi)生技術(shù)
人員檔案，對專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括:①基礎(chǔ)材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進修證明、證書;專業(yè)技術(shù)工作總結(jié);參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術(shù)資格任職材料:專業(yè)技術(shù)職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業(yè)技術(shù)職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術(shù)成果材料:著作專題研究報告，學術(shù)論文(分級)，專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫(yī)德醫(yī)風評價材料;參加專業(yè)學術(shù)會議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務工作者的材料、證書和獎狀;專業(yè)技術(shù)失誤差錯材料。衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務檔案的建立，為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務，為醫(yī)院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經(jīng)濟體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質(zhì)量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規(guī)范化、社會化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機網(wǎng)絡分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡系統(tǒng)傳發(fā)給財務科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。超級秘書網(wǎng)
2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設(shè)，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標的設(shè)定，使我們認識到自身工作的價值及業(yè)績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設(shè)立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認識到自身工作對醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。
【參考文獻】